Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario

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1 P29 Attività del servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario Responsabile processo: Dirigente Capo Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario Strutture interessate: Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario Edizione 5 Adeguamento per modifiche normative ed organizzative 21 gen 2016 Redattore A: Vianello Responsabile funzione 21 gen 2016 Responsabile processo S. Danieli 22 gen 2016 Responsabile qualità P. Vedovato 22 gen 2016 Segretario generale R. Valente Protocollo n data 22 gen 2016

2 Indice 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo Ambito di applicazione ed esclusioni Elementi in ingresso del processo Prodotti del processo Identificazione dei clienti/utenti principali del processo Norme di riferimento e vincoli RESPONSABILITÀ MODALITÀ OPERATIVE Approvazione del Piano annuale dell attività ispettiva Attività ispettiva e di vigilanza Attività ispettiva ordinaria Piano annuale Attività ispettiva ordinaria: analisi dei verbali degli Organi di controllo interni Attività ispettiva straordinaria Esame da parte degli Organi consiliari Esame delle relazioni della Giunta sull attività ispettiva ordinaria e straordinaria Richieste di accesso ad informazioni sull attività ispettiva svolta o in corso di svolgimento Attività in convenzione MONITORAGGIO E REGISTRAZIONI ISTRUZIONI OPERATIVE MODULI E MODELLI ALLEGATI Edizione n. 5 Data 25 gen Pagina 2 di 10

3 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1.1 Scopo Scopo della presente procedura è quello di descrivere le attività di vigilanza sulle aziende unità locali socio sanitarie (ULSS) e ospedaliere, sull Istituto oncologico veneto (IOV), sull Agenzia regionale per la prevenzione e protezione ambientale del Veneto (ARPAV) e sugli enti pubblici e privati autorizzati, che afferiscono al settore sociale, sanitario e socio sanitario. 1.2 Ambito di applicazione ed esclusioni L attività del Servizio di vigilanza sul sistema socio-sanitario si articola nella verifica amministrativa e contabile della regolarità del procedimento esaminato rispetto alle norme di legge. 1.3 Elementi in ingresso del processo L attività ispettiva e di vigilanza prende avvio da: - Art. 5 del Regolamento n. 1/2011 che prevede l analisi dei verbali degli Enti di competenza; - Piano annuale dell attività ispettiva; - Segnalazione formale: - della Giunta regionale o dei suoi componenti; - dei componenti del Consiglio regionale. Gli elementi per l effettuazione dell attività ispettiva e di vigilanza sono: a) le informazioni e la documentazione necessari allo svolgimento dell attività ispettiva e di vigilanza da fornirsi, su richiesta del Servizio, dagli enti controllati nei tempi indicati dalla struttura e, tempestivamente, da tutte le strutture ed enti regionali; b) i verbali degli Organi di controllo interno degli enti sanitari e sociali, trasmessi alla struttura entro 30 giorni dall adozione; c) i dati del sistema informativo socio-sanitario regionale. 1.4 Prodotti del processo I prodotti dell attività ispettiva sono: - archiviazione su supporto informatico dell attività di analisi dei verbali degli Organi di revisione degli enti sanitari e sociali; - relazioni sull attività ispettiva ordinaria effettuata sulla base del Piano annuale di attività; - relazioni sull attività ispettiva straordinaria attivata dalla Giunta regionale o dai suoi componenti e dai consiglieri regionali. 1.5 Identificazione dei clienti/utenti principali del processo I destinatari dei prodotti del processo sono: - il Presidente della Commissione consiliare competente; - la Giunta regionale; - l Assessore competente; - i richiedenti dell attività ispettiva straordinaria. Edizione n. 5 Data 25 gen Pagina 3 di 10

4 1.6 Norme di riferimento e vincoli - Legge regionale 5 agosto 2010, n. 21; - Regolamento regionale 26 maggio 2011, n. 1 Disciplina dell attività del servizio ispettivo e di vigilanza per il sistema socio-sanitario veneto (articolo 5, legge regionale 5 agosto 2010, n. 21) ; - Legge regionale 22 giugno 2012 n. 22 art. 10; - Legge regionale 23 novembre 2012 n. 43 art RESPONSABILITÀ La responsabilità del processo è del Dirigente Capo del Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario. Edizione n. 5 Data 25 gen Pagina 4 di 10

5 3. MODALITÀ OPERATIVE 3.1 Approvazione del Piano annuale dell attività ispettiva P29D01 - Piano annuale dell attività ispettiva Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario Gruppo di lavoro (art. 4 del regolamento) Commissione Predispone ed invia al Presidente della commissione una bozza di piano entro 15 febbraio di ogni anno Esamina la bozza e definisce la proposta di piano Approva il Piano annuale dell attività ispettiva Trasmette al Servizio il piano approvato P29D02 Il Dirigente della struttura presenta, entro il 15 febbraio di ogni anno, al Presidente della Commissione consiliare una proposta di Piano di attività e collabora con il gruppo di lavoro e con la Commissione per la definizione del Piano medesimo. Il Dirigente della struttura, per esigenze particolari, può proporre al Presidente della Commissione consiliare modifiche al Piano annuale. Edizione n. 5 Data 25 gen Pagina 5 di 10

6 3.2 Attività ispettiva e di vigilanza P29D02-A - Attività ispettiva e di vigilanza Soggetti attivanti Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario Soggetti controllati Comma 1 art. 1 LR 21/ 2010 Strutture regionali P29D01 Verbali soggetti Richiesta attività ispettiva straordinaria Invio verbali degli organi di controllo interni È necessaria l acquisizione di dati dai soggetti controllati? si richiesta Invio dati richiesti no È necessaria l acquisizione di dati dalle strutture regionali? si richiesta Invio dati richiesti no È necessaria la collaborazione di personale? si si Richiesta tramite Segretario regionale sanità e sociale Richiesta tramite assessore competente Messa a disposizione del personale Messa a disposizione del personale no Effettuazione dell attività di indagine e di vigilanza P29D02-B Edizione n. 5 Data 25 gen Pagina 6 di 10

7 P29D02-B - Attività ispettiva e di vigilanza Soggetti attivanti Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario Presidente commissione consiliare Assessore competente P29D02-A Vi sono troppe richieste di ispezioni straordinarie si Richiesta delle priorità Sentito il gruppo di lavoro e la Commissione definisce le priorità no Riscontrate situazioni di particolare gravità? si Relazione con procedura d urgenza Fine Fine no Redazione prodotto conclusivo Archiviazione su supporto informatico dell attività di analisi dei verbali Relazione sull attività ispettiva ordinaria Piano annuale Relazione sull attività ispettiva straordinaria Fine fine Trasmissione ai soggetti previsti dalla LR 21/2010 e RR 1/2010 P29D03 Edizione n. 5 Data 25 gen Pagina 7 di 10

8 3.2.1 Attività ispettiva ordinaria Piano annuale Le relazioni predisposte dal Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario, in esecuzione del Piano annuale, sono trasmesse al Presidente della Commissione consiliare, che le invia alla Giunta, e all Assessore competente. La Giunta, entro 60 giorni dall invio delle risultanze ispettive, relaziona alla Commissione sull attività intrapresa Attività ispettiva ordinaria: analisi dei verbali degli Organi di controllo interni. I verbali degli enti sanitari e sociali, delle IPAB (a campione) e dell ARPAV vengono esaminati ai fini del monitoraggio continuo delle criticità in essi evidenziate. Tale disamina può rendere necessaria l interlocuzione con i vertici dell Ente e/o con il Collegio stesso. L attività di analisi sui verbali dei Collegi Sindacali, degli Enti sanitari, delle IPAB e dell ARPAV è supportata da una procedura informatica che, per ciascuna seduta del Collegio, consente l archiviazione elettronica dei seguenti dati: - n e data del verbale; - n e data di acquisizione al protocollo del Consiglio regionale; - data di esame del verbale e funzionario competente; - presenze/assenze dei componenti del Collegio; - sintetica descrizione delle osservazioni formulate dall Organo di controllo; - indicazione della materia cui afferiscono le osservazioni; - sintetica descrizione dei chiarimenti/documenti richiesti all Ente controllato; - eventuali osservazioni della struttura ispettiva sulle questioni rilevate; - eventuali note interlocutorie sulle questioni rilevate, tra la Struttura ispettiva e la Direzione dell Ente e/o il Collegio. - esito finale del controllo con indicazione del parere espresso dall Organo di controllo. La procedura consente l estrapolazione di report e di query statistiche Attività ispettiva straordinaria La segnalazione per l avvio dell attività ispettiva straordinaria deve pervenire per iscritto al Dirigente della struttura e deve esplicitare gli elementi essenziali del fatto, le circostanze rilevanti e recare, in allegato, eventuale documentazione a comprova. Qualora pervenga un numero di segnalazioni tale da non consentire l avvio delle indagini in tempi ragionevoli, il Dirigente della struttura richiede, al Presidente della Commissione, di definire l ordine di priorità delle ispezioni. Il Presidente, sentito il gruppo di lavoro, pone la questione all ordine del giorno della Commissione (vedi P01) e comunica le decisioni al Dirigente della struttura ispettiva. Le relazioni predisposte dal Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario sono inviate al Presidente della Commissione consiliare, che le trasmette alla Giunta, all Assessore competente e al soggetto attivante. La Giunta, entro 60 giorni dall invio delle risultanze ispettive, relaziona alla Commissione sull attività intrapresa. Edizione n. 5 Data 25 gen Pagina 8 di 10

9 3.3 Esame da parte degli Organi consiliari Esame delle relazioni della Giunta sull attività ispettiva ordinaria e straordinaria La relazione predisposta dalla Giunta regionale viene inviata al Presidente del Consiglio che provvede alla formale assegnazione alla Commissione per il vaglio di competenza. Detta relazione è classificata REND (Per il trattamento delle REND vedi P01). P29D03 - Esame delle relazioni sull attività ordinaria da parte del Consiglio regionale Giunta regionale Consiglio P29D02 Predispone relazione sull attività intrapresa alla commissione Classifica le relazioni come REND Vedi P Richieste di accesso ad informazioni sull attività ispettiva svolta o in corso di svolgimento Le richieste di accesso ad informazioni sull attività ispettiva svolta o in corso di svolgimento sono rivolte al Presidente della Commissione, che decide in merito. Il Presidente della Commissione può, sentito il Dirigente della struttura, differire motivatamente l accesso alle informazioni riguardanti le ispezioni non ancora concluse. Le richieste di documentazione, inerente verifiche ispettive già concluse, formulate per iscritto da componenti della Giunta e del Consiglio sono rivolte al Dirigente della struttura ispettiva. Edizione n. 5 Data 25 gen Pagina 9 di 10

10 3.5 Attività in convenzione Il Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario è la struttura referente per specifiche attività istruttorie delegate dalla Procura regionale della Corte dei Conti, in forza di apposita Convenzione. 4. MONITORAGGIO E REGISTRAZIONI Il monitoraggio viene effettuato attraverso la registrazione dei dati del processo in un file formato excel nel quale è prevista la registrazione delle principali fasi, come da file allegato (P29A01). I dati vengono conservati per almeno tutta la legislatura successiva a quella nella quale sono state effettuate le attività ispettive. 5. ISTRUZIONI OPERATIVE La presente procedura non ha istruzioni operative collegate. 6. MODULI E MODELLI P29Me01: Richiesta ispezione straordinaria. P29Me02: Richiesta relazione su verifiche ispettive effettuate. 7. ALLEGATI P29al01 Monitoraggio delle attività di vigilanza Legge regionale 5 agosto 2010, n. 21 Norme per la riorganizzazione del servizio ispettivo e di vigilanza per il sistema socio-sanitario veneto Regolamento regionale 26 maggio 2011, n. 1 Disciplina dell attività del servizio ispettivo e di vigilanza per il sistema socio-sanitario veneto (articolo 5, legge regionale 5 agosto 2010, n. 21). Edizione n. 5 Data 25 gen Pagina 10 di 10

11 P29Me01 ed. 1 dell 12 set 2014 Venezia Al Dirigente del Servizio di Vigilanza sul Sistema Socio-Sanitario SEDE e p.c. Al Presidente V Commissione Consiglio regionale del Veneto SEDE oggetto: Richiesta di avvio dell attività di vigilanza, ai sensi dell art. 7, comma 1, del Regolamento regionale 26 maggio 2011, n Ente interessato dalla verifica e/o oggetto della verifica. Con la presente, si chiede l avvio dell attività di vigilanza, di cui all art. 2, comma 5, della L.R. 21/2010, presso l Azienda /Ipab../. Nello specifico, si invita il Servizio di vigilanza sul sistema socio-sanitario a verificare. In relazione a quanto sopra, si allega la seguente documentazione:.. Distinti saluti. L ASSESSORE REGIONALE/IL CONSIGLIERE REGIONALE....

12 P29Me02 ed. 1 dell 12 set 2014 Venezia Al Dirigente del Servizio di Vigilanza sul sistema socio-sanitario SEDE oggetto: Richiesta di accesso agli atti, ai sensi dell art. 7, comma 2, del Regolamento regionale 26 maggio 2011, n Verifica condotta, ai sensi della L.R. n. 21/2010, presso..., avente ad oggetto Con la presente, si chiede, a conclusione della procedura di verifica in oggetto indicata, di ricevere copia della prescritta relazione, contente gli esiti degli accertamenti effettuati. Si chiede, altresì, di ricevere copia della seguente documentazione:... Distinti saluti. L ASSESSORE REGIONALE/IL CONSIGLIERE REGIONALE....