PIATTAFORMA E-PROCUREMENT:

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1 PIATTAFORMA E-PROCUREMENT: Manuale per l Operatore Economico Referente Convenzioni Responsabile Ordinativi

2 Titolo del documento: Referente Convenzioni Responsabile Ordinativi Tipo di documento: Manuale Versione: 1.0 Data del Documento: 11 Maggio 2018 Revisione: AF Soluzioni S.r.l. Codice del documento: **

3 Sommario Introduzione 1 Funzioni di Amministratore 1 Gestione Utenti Nuovo Responsabile Ordinativo Elimina Profili Associa Profilo Modifica Azioni Seleziona, Stampa, Esporta in xls 7 Negozio Elettronico 7 Convenzioni Conferma/Rifiuto della Convenzione 11 Rinnovi/Estensioni 11 Listini Conferma/Rifiuto del Listino 15 Monitoraggio Convenzioni 16 Ordinativi di fornitura Accettazione/Rifiuto Ordinativo di Fornitura Comunicazione Ordinativo Annullato 20 Indice delle Figure 21

4 Introduzione Il presente Manuale illustra le linee guida per l utilizzo delle seguenti funzionalità, raggiungibili dall Operatore Economico da due distinte voci di menu dell area riservata della piattaforma: : per la creazione e la gestione degli utenti con profilo Responsabile Ordinativi e la gestione degli utenti con il profilo Responsabile Convenzione ; : per la gestione e il monitoraggio delle convenzioni e dei relativi rinnovi/estensioni nonché dei listini e degli Ordinativi di fornitura. Per utilizzare tali funzionalità, è necessario innanzitutto accedere al Portale Gare Telematiche di. Funzioni di Amministratore All atto della pubblicazione di una Convenzione, il Sistema assegna automaticamente all utente indicato come referente nella Convenzione stessa, i due profili di Referente Convenzione e Responsabile Ordinativi. Tale utente potrà avere accesso alla funzione Gestione Utenti, di seguito descritta, per visualizzare tutti gli utenti dell Operatore Economico registrati alla Piattaforma e indicare ad esempio un nuovo Responsabile degli Ordinativi. Gestione Utenti Accedendo al gruppo funzionale e quindi alla sottovoce, il Sistema visualizzerà la seguente schermata: Figura 1 - Funzioni di Amministratore - Gestione utenti 1

5 Attraverso un riepilogo in forma tabellare, viene riportata la lista di tutti gli utenti registrati dell Operatore Economico. Nella parte superiore della schermata, è invece predisposta un area di ricerca, per filtrare la griglia in base ad uno o più criteri. Sopra la tabella di riepilogo degli utenti è presente una toolbar per la gestione della funzione: Nuovo Responsabile Ordinativo; Elimina profilo; Associa profilo; Modifica; Azioni; Seleziona; Stampa; Esporta in xls 1.1 Nuovo Responsabile Ordinativo Il comando consente di gestire la creazione di un nuovo Responsabile Ordinativo. Facendo clic sul comando, apparirà la seguente schermata: Figura 2 - Nuovo Utente Responsabile Ordinativi In alto viene riportato il nominativo del Compilatore (colui che sta inserendo il nuovo Utente), mentre le informazioni relative al Registro di Sistema, Data, Nome 2

6 Utente, Data creazione Utente e Stato dell Utenza verranno compilate automaticamente all atto della conferma. Nella sezione Dati Utente verranno immessi i dati anagrafici relativi al nuovo utente (Nome, Cognome, Qualifica, , Telefono, Codice Fiscale). Il Sistema verifica che non sia già presente un utente con lo stesso codice fiscale per quell Operatore Economico. Inserite tutte le informazioni richieste, fare clic sul comando video confermerà l operazione.. Un messaggio a Figura 3 - Creazione Nuovo Utente Responsabile Ordinativi Il Sistema invierà in automatico al nuovo utente l con il riepilogo dei dati anagrafici e le credenziali di accesso al Sistema. Fare clic sul comando per tornare alla schermata precedente. Il Sistema aggiornerà la griglia degli utenti dell Operatore Economico con il nuovo nominativo, come di seguito mostrato. 3

7 Figura 4 - Lista degli Utenti di un Operatore Economico Per visualizzare il dettaglio di una scheda utente, fare clic sull icona colonna Apri. Verrà mostrato un documento suddiviso nelle seguenti schede: presente nella Dati Utente : che raccoglie le informazioni anagrafiche dell utente; Profili : mostra la lista dei profili associati all utente con la relativa data di attivazione; Storico : mostra la lista delle operazioni effettuate sull utente selezionato. Figura 5 - Dettaglio Utente 1.2 Elimina Profili Il comando consente l eliminazione del solo profilo Responsabile Ordinativo agli utenti che lo possiedono. Selezionare il check ( ) in corrispondenza dell utente sul quale agire e fare clic sul comando. 4

8 Figura 6 - Elimina Profilo Il Sistema chiederà conferma dell azione che si sta per compiere. Fare click su per procedere alla cancellazione del profilo sull utente. Un messaggio a video informerà l utente sull esito. Nel caso in cui l utente sia stato creato attraverso il comando e non possegga altri profili associati, all atto dell eliminazione dell unico profilo esistente Responsabile Ordinativo, lo stato dell utente verrà impostato su Cessato e ad esso verrà inibito l accesso al Sistema. Figura 7 - Responsabile Ordinativo Cessato 1.3 Associa Profilo Il comando consente di associare il profilo Responsabile Odinativo ad uno o più utenti già censiti. Per associare il profilo, selezionare il check ( ) in corrispondenza dell Utente (o degli Utenti) da abilitare e fare clic sul comando. Il Sistema confermerà l operazione con un messaggio a video. Figura 8 - Esito assegnazione Profilo Responsabile Ordinativo 5

9 1.4 Modifica Il comando permette di modificare tutti i dati eccetto il Codice Fiscale di un utente a cui è assegnato il solo Profilo Responsabile Ordinativo. Per accedere alla funzione, selezionare il check ( ) in corrispondenza dell utente da modificare e fare clic sul comando. Il sistema mostrerà la scheda utente in versione editabile. Modificare quindi le informazioni necessarie e fare clic sul comando. 1.5 Azioni Il comando permette di intraprendere una serie di azioni per recuperare le credenziali di uno o più utenti. Figura 9 Azioni Dopo aver selesionato gli utenti ai quali si intende applicare un azione, procedere con la funzione desiderata: Recupero Credenziali permette di recuperare il Codice di Accesso e il Nome Utente. Un messaggio a video confermerà l azione intrapresa; l Utente riceverà un contenente le credenziali richieste. Figura 10 - Recupero Credenziali Recupero Password permette di recuperare il Codice di Accesso, il Nome Utente e la Password. L Utente riceverà un contenente la password richiesta. Figura 11 - Recupero Password 6

10 Invio Credenziali permette di recuperare - oltre al Codice di Accesso, Nome Utente e Password - anche alcuni dati relativi all utente (es. qualifica, telefono, ). Forza Cambio Password impone all Utente selezionato il cambio password sul successivo login. Un messaggio a video confermerà l azione intrapresa: Figura 12 - Forza Cambio Password 1.6 Seleziona, Stampa, Esporta in xls Il comando, utile in particolar modo quando gli utenti associati all Operatore Economico sono numerosi, permette di selezionare o deselezionare tutte le righe nonché di invertire la selezione. Figura 13 Seleziona Il comando permette di stampare la lista completa degli utenti. Fare clic su per confermare l azione oppure su per tornare alla lista degli utenti. Figura 14 - Stampa Il comando permette di esportare la lista degli utenti in formato.xls. Negozio Elettronico Il Gruppo funzionale permette la visualizzazione delle Convenzioni stipulate e da stipulare con, il perfezionamento dei listini, il monitoraggio delle iniziative e la gestione degli Ordinativi di fornitura. 7

11 Alle funzioni possono avere accesso solo gli Utenti con profilo Referente Convenzione e Responsabile Ordinativi. In particolare, i comandi disponibili riguardano: Convenzioni; Rinnovi/Estensioni; Listini; Monitoraggio; Ordinativi di Fornitura. Convenzioni Possono utilizzare le funzionalità del comando gli utenti dell Operatore Economico validati con il profilo di Referente Convenzione. All atto di inserimento a Sistema di una nuova Convenzione da stipulare con Città Metropolitana di Napoli, il Referente Convenzione sarà avvisato con un di notifica e - effettuato il login - sarà indirizzato nella Lista Attività, che di norma riporta tutte le attività alle quali bisogna prestare attenzione prima di entrare nell'applicazione. In questo caso, la Lista Attività riporterà le righe relative alla Convenzione e al listino inviato da per la validazione, come mostra a titolo esemplificativo la schermata che segue. Figura 15 - Lista Attività Da questa schermata sarà già possibile accedere al dettaglio del documento cliccando sull Oggetto della riga di interesse. Attraverso il comando, invece, l utente sarà reindirizzato nella homepage del Portale, da cui sarà possibile selezionare il comando dalla voce di menu. Verrà in questo caso mostrata la seguente schermata: 8

12 Figura 16 Convenzioni L utente potrà visualizzare l elenco di tutte le Convenzioni stipulate con Città Metropolitana di Napoli attraverso un riepilogo in forma tabellare, ordinato per Data Invio, che riporta per ogni iniziativa il relativo Nome, Registro di Sistema, Stato. In particolare, i possibili stati della Convenzione sono: Inviato : ha inviato la convenzione e non è stata ancora presa in carico dall Operatore Economico; In Lavorazione : l Operatore Economico ha preso in carico il documento; Confermato : l Operatore Economico ha sottoscritto la convenzione; Rifiutato : l Operatore Economico ha rifiutato la convenzione. In alto è presente una toolbar per la gestione della funzione: Apre/Chiude l area di ricerca : permette di accedere ad un area per effettuare ricerche in base ad uno o più criteri di filtro; Stampa : permette di stampare la lista delle Convenzioni; Esporta in xls : permette di esportare la lista delle Convenzioni in formato xls. Per accedere al dettaglio di una Convenzione, fare clic sul comando presente nella colonna Dettaglio in corrispondenza della riga della Convenzione d interesse. 9

13 Figura 17 - Dettaglio Convenzione 10

14 2.1 Conferma/Rifiuto della Convenzione Sul dettaglio della Convenzione sono presenti una serie di comandi per la gestione del documento: Salva: permette di salvare il documento per poi poterlo riprendere in un secondo momento sempre dalla cartella ; Conferma: per confermare quanto inserito nel documento. Il comando viene abilitato solo quando l Operatore Economico ha scaricato gli allegati già firmati dal Responsabile delle Convenzioni (Contratto Firmato e Clausola Vessatoria), applicato a sua volta la seconda firma digitale e ricaricato i file con estensione.p7m sulla Convenzione. All atto della conferma, il Sistema verificherà la presenza della doppia firma digitale e darà riscontro sull esito dell operazione con un messaggio a video. Lo stato del documento cambierà in Confermato ; Rifiuta: nel caso in cui i dati inseriti nel documento non siano corretti, l Operatore Economico può Rifiutare la Convenzione o l Integrazione di Convenzione, inserendo una motivazione nel campo Note e cliccando sul comando Rifiuta. Il Sistema confermerà l operazione con un messaggio a video e invierà una notifica al gestore della Convenzione per informarlo del contratto rifiutato. Lo stato sul documento cambierà in Rifiutato ; Assegna a: per assegnare la gestione del documento ad un altro utente abilitato. Stampa: per stampare il documento di Convenzione; Esporta in xls: per esportare il documento in formato excel; Chiudi: per chiudere il documento e tornare sulla schermata precedente. In basso, nella Lista Documenti e Cronologia verranno archiviati i diversi documenti della Convenzione e le azioni compiute dagli Utenti abilitati. Rinnovi/Estensioni La funzione consente di visualizzare l elenco dei rinnovi e delle estensioni di tutte le Convenzioni stipulate con. Gli utenti che possono utilizzare tali funzionalità sono gli utenti dell Operatore economico con il profilo di Referente Convenzione. Anche in caso di rinnovo o estensione, l Operatore Economico verrà avvisato con un di notifica. Per accedere alla funzione, fare clic sul gruppo Funzionale e quindi. Verrà mostrata una schermata con la lista dei rinnovi/estensioni, ordinati per data. 11

15 Figura 18 - Rinnovo/Estensione Per ciascuna riga, vengono riportate le seguenti caratteristiche: Titolo della Convenzione; Registro di Sistema Convenzione; Tipo Documento (Rinnovo / Estensione); Data invio; Registro di sistema; Stato. È possibile ordinare i dati per ognuno dei campi sopra elencati. In alto è predisposta una toolbar per la gestione della funzione: Apre/Chiude l area di Ricerca: per filtrare il contenuto della griglia in base ad uno o più criteri; Stampa: per stampare la lista dei documenti; Esporta in xls: per esportare in formato excel la lista dei documenti. Per accedere al dettaglio del documento, fare clic sul comando colonna Dettaglio, che consente di visualizzare: posto nella Nel caso di Rinnovo (estensione temporale), la nuova scadenza della Convenzione e le note inserite da ; Nel caso di Estensione, sia il Nuovo Valore Complessivo della Convenzione che la Ripartizione per ogni lotto. L estensione può interessare solo alcuni lotti. 12

16 Figura 19 - Estensione Convenzione Listini La funzione consente di visualizzare l elenco dei Listini relativi alle Convenzioni stipulate con. Gli utenti che possono utilizzare le funzionalità sono utenti dell Operatore Economico con il profilo di Referente Convenzione e Responsabile Ordinativi. Per accedere alla funzione, fare clic sulla voce e quindi. Verrà mostrata la seguente schermata: 13

17 Figura 20 Listini Viene riportata, anche in questo caso, una tabella con la lista dei Listini ricevuti, ordinati per data, che per ciascuna riga indica: Titolo della Convenzione; Nome del Listino; Data invio; Registro di sistema; Stato. È possibile ordinare i dati per ognuno dei campi sopra elencati. I possibili stati del Listino sono: Inviato: ha inviato il listino e non è stato ancora preso in carico dall Operatore Economico; In Lavorazione: l Operatore Economico ha preso in carico il documento e sta completando i dati; Confermato: l Operatore Economico ha perfezionato il listino; Rifiutato: l Operatore Economico ha rifiutato il listino inviato da. In alto è predisposta una toolbar per la gestione della funzione: Apre/Chiude l area di Ricerca: per filtrare il contenuto della griglia in base ad uno o più criteri; Stampa: per stampare la lista dei documenti; Esporta in xls: per esportare in formato excel la lista dei documenti. Per accedere al dettaglio del documento, fare clic sul comando colonna Dettaglio. Verrà mostrata la seguente schermata: posto nella 14

18 Figura 21 - Dettaglio del Listino 3.1 Conferma/Rifiuto del Listino Sul dettaglio del Listino sono presenti una serie di comandi per la gestione del documento: Salva: permette di salvare il documento per poi poterlo riprendere in un secondo momento sempre dalla cartella ; Conferma: per confermare quanto inserito nel documento. Il comando verrà abilitato solo quando l Operatore Economico ha completato le informazioni sulla scheda Prodotti e verificato che il tutto sia stato inserito correttamente attraverso il comando Verifica Informazioni. Eventuali errori verranno segnalati nell apposita colonna Esito Riga. La scheda Prodotti può essere compilata direttamente online oppure - in caso di numero elevato di articoli - è possibile scaricare la lista in file csv sul 15

19 proprio computer facendo clic sull icona accanto alla voce Foglio prodotti da compilare, compilarla e ricaricarla sul Sistema cliccando sull icona accanto alla voce Seleziona Prodotti. Eventuali anomalie verranno segnalate sempre nella colonna Esito Riga e potranno essere corrette direttamente online sulla riga del prodotto interessato. Completata la Scheda Prodotti, generare il file pdf del Listino attraverso l apposito comando Genera pdf in fondo alla pagina, salvarlo sul proprio pc, firmarlo digitalmente e ricaricarlo a Sistema attraverso il comando Allega pdf firmato. In fase di lavorazione è possibile modificare le informazioni inserite nella Scheda Prodotti anche dopo aver generato il pdf facendo clic sul comando Modifica Listino. Dopo le eventuali modifiche apportate, sarà però necessario rigenerare il pdf per la firma digitale. All atto della conferma, il Sistema effettuerà una serie di controlli: o Coerenza tra il codice fiscale del firmatario e il codice fiscale del certificato di firma digitale (che devono coincidere); o Certificato associato alla firma digitale in corso di validità e non revocato; o Verifica che il pdf firmato sia quello generato dalla piattaforma; o Controllo che il documento sia firmato dal referente della Convenzione indicato per l Operatore Economico. Un messaggio a video confermerà l operazione e lo stato del documento verrà aggiornato in Confermato. Rifiuta: nel caso in cui i dati inseriti nel documento non siano corretti, l Operatore Economico può Rifiutare il Listino inserendo una motivazione nel campo Note e cliccando sul comando Rifiuta. Il Sistema confermerà l operazione con un messaggio a video e verrà inviata una notifica al gestore della Convenzione per la notifica. Lo stato del documento cambierà in Rifiutato. Assegna a: per assegnare la gestione del Listino ad un altro utente abilitato; Stampa: per stampare il documento di Convenzione; Esporta in xls: per esportare il documento in formato excel; Chiudi: per chiudere il documento e tornare sulla schermata precedente. Monitoraggio Convenzioni La funzione consente di visualizzare una tabella di riepilogo di tutte le Convenzioni che l Operatore Economico ha stipulato con, con indicazione del Totale degli Ordinativi ricevuti e del residuo della Convezione. Gli utenti che possono accedere alla funzione sono utenti dell Operatore Economico con il profilo di Referente Convenzione e/o Responsabile Ordinativi. Per accedere alla funzione, selezionare il comando. Verrà mostrata la seguente schermata: e quindi la voce 16

20 Figura 22 Monitoraggio Convenzioni Viene presentata la lista delle Convenzioni attraverso un riepilogo in forma tabellare, che riporta per ogni iniziativa: Titolo della Convenzione; Numero Convenzione Completa; Scadenza; Totale Ordinativo; Residuo Convenzione. È possibile ordinare i dati per ognuno dei campi sopra elencati. In alto è predisposta una toolbar per la gestione della funzione: Apre/Chiude l area di Ricerca: per filtrare il contenuto della griglia in base ad uno o più criteri; Stampa: per stampare la lista delle Convenzioni; Esporta in xls: per esportare in formato excel la lista delle Convenzioni; Bandi Scaduti: per visualizzare le stesse informazioni sulla lista delle Convenzioni scadute. Ordinativi di fornitura La funzione consente di visualizzare l elenco degli Ordinativi di Fornitura inviati dagli Enti che aderiscono alla Convenzione. Gli Utenti che possono accedere alla funzione sono utenti dell Operatore Economico con il profilo di Responsabile Ordinativi. Per accedere alla funzione, selezionare il gruppo funzionale la voce. Verrà mostrata la seguente schermata: e quindi 17

21 Figura 23 - Lista Ordinativi di Fornitura In alto, è predisposta un area per filtrare il contenuto della griglia in base ad uno o più criteri di ricerca. In basso la lista degli Ordinativi attraverso un riepilogo in forma tabellare, ordinati per data, che riporta per ciascuna riga: Stato dell Ordinativo; Integrativo; Nome Ordinativo; Registro di Sistema; Data Inizio Ordinativo; Data scadenza Ordinativo; Nome della Convenzione Completa a cui fa riferimento; Totale Ordinativo; Ente. È possibile ordinare i dati per ognuno dei campi sopra elencati eccetto per la colonna Integrativo. Per accedere al dettaglio dell Ordinativo, fare clic sull icona Verrà mostrata la seguente schermata: nella colonna Apri. 18

22 Figura 24 - Dettaglio Ordinativo da lavorare 4.1 Accettazione/Rifiuto Ordinativo di Fornitura In alto, sul dettaglio dell Ordinativo è predisposta una toolbar per la gestione del Documento: Accetta: per accettare l ordinativo di Fornitura inviato dall Ente acquirente. Il compilatore dell ordinativo riceverà notifica dell avvenuta accettazione e potrà visualizzare le eventuali note inserite dall Operatore Economico; Rifiuta: Consente all Operatore Economico di respingere, in caso di anomalia, l Ordinativo di Fornitura, indicando obbligatoriamente una motivazione del rifiuto nel campo Note. Il compilatore dell Ordinativo riceverà notifica del rifiuto e potrà procedere alla compilazione di un 19

23 nuovo ordinativo. In questo caso, il totale dell Ordinativo verrà messo nuovamente a disposizione all interno dei relativi lotti della Convezione; Prendi In Carico: per prendere in carico il documento qualora sia stato rilasciato; Rilascia: per rilasciare il documento e renderlo disponibile per la lavorazione ad altri utenti con lo stesso permesso; Assegna a: per assegnare la lavorazione del documento ad un altro utente con gli stessi permessi; Stampa: per stampare l intero Ordinativo di Fornitura; Esporta in xls: per esportare in formato excel l Ordinativo di fornitura; Chiudi: per tornare alla schermata precedente. 4.2 Comunicazione Ordinativo Annullato Nel caso in cui un Ente annulli un Ordinativo di Fornitura, il Sistema invierà all Operatore Economico una notifica via e l Operatore Economico potrà visualizzare sulla Piattaforma la comunicazione contenente la motivazione dell annullamento. Per visualizzare la comunicazione, accedere al gruppo funzionale quindi. Fare clic sul comando per accedere al dettaglio. e Figura 25 - Comunicazione Annullamento Ordinativo 20

24 Indice delle Figure Figura 1 - Funzioni di Amministratore - Gestione utenti... 1 Figura 2 - Nuovo Utente Responsabile Ordinativi... 2 Figura 3 - Creazione Nuovo Utente Responsabile Ordinativi... 3 Figura 4 - Lista degli Utenti di un Operatore Economico... 4 Figura 5 - Dettaglio Utente... 4 Figura 6 - Elimina Profilo... 5 Figura 7 - Responsabile Ordinativo Cessato... 5 Figura 8 - Esito assegnazione Profilo Responsabile Ordinativo... 5 Figura 9 Azioni... 6 Figura 10 - Recupero Credenziali... 6 Figura 11 - Recupero Password... 6 Figura 12 - Forza Cambio Password... 7 Figura 13 Seleziona... 7 Figura 14 - Stampa... 7 Figura 15 - Lista Attività... 8 Figura 16 Convenzioni... 9 Figura 17 - Dettaglio Convenzione Figura 18 - Rinnovo/Estensione Figura 19 - Estensione Convenzione Figura 20 Listini Figura 21 - Dettaglio del Listino Figura 22 Monitoraggio Convenzioni Figura 23 - Lista Ordinativi di Fornitura Figura 24 - Dettaglio Ordinativo da lavorare Figura 25 - Comunicazione Annullamento Ordinativo Le immagini sono puramente indicative e possono subire variazioni. 21

25 AF Soluzioni S.r.l Via San Leonardo, Salerno Tel.: Fax: