Coordinamento Generale. Ufficio Legale

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1 Scheda n. 1 Area di rischio: Ufficio Legale e Contenzioso Livello di rischio: medio Processo: incarichi per patrocinio legale Procedimenti: Conferimento incarichi legali interni ed esterni Coordinamento Generale Ufficio Legale Costituzione nei giudizi e nei procedimenti per conto e nell interesse dell Ente Contenzioso morosità Contenzioso lavoro Liquidazione parcelle ai professionisti incaricati Pubblicazione sul sito Amministrazione Trasparente dello IACP di Messina degli incarichi legali Mappatura Rischi: Mancato rispetto dei termini di costituzione in giudizio, dei termini successivi e delle scadenze temporali previste Assenza di verifiche/controlli Discrezionalità nella valutazione e nei tempi di gestione dei procedimenti Assoggettamento a pressioni esterne nella gestione delle pratiche di competenza Mancata adeguata informazione ai fini della trasparenza Incompatibilità e/o sussistenza di conflitti di interesse tra il professionista incaricato e l Ente nei procedimenti legali affidati Misure di prevenzione: Attestazione resa dai professionisti incaricati all atto di affidamento dell incarico, riferita alla conoscenza ed al rispetto degli obblighi del P.T.P.C.T. e dei relativi allegati, con particolare riferimento al codice di comportamento con produzione di curriculum vitae ove già non in possesso dell Ente ovvero nei casi di aggiornamento per gli obblighi di pubblicazione

2 Attestazione resa dai professionisti incaricati relativa all insussistenza di situazioni, anche potenziali, di conflitto di interesse con l Ente Comunicazione annuale da parte del responsabile dell ufficio al Dirigente dell Ufficio dei dati relativi alle vertenze concluse stragiudizialmente, con relativi importi Predisposizione ai fini della successiva pubblicazione entro i termini, ove non espressamente attribuita dal Responsabile della Trasparenza, degli incarichi conferiti e delle liquidazioni nella sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale dell Ente Verifiche da parte del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell Ente dello stato di attuazione delle misure di prevenzione adottate in relazione ai procedimenti di competenza anche per eventuali modifiche in corso di anno

3 Scheda n. 2 Settore Contabile Ufficio Ragioneria Area di Rischio: gestione entrate e spese, servizio economato Livello di rischio: alto Processo: pagamento fornitori, gestione spese, maneggio valori Procedimenti: Accertamenti ed impegni di spesa Liquidazione mandati di pagamento ai fornitori per forniture e servizi Registrazione fatture Gestione di cassa per spese economali Forniture beni e servizi a mezzo MEPA Controllo disponibilità fondi per legge di finanziamento Verifica accrediti da parte dell Ente erogatore Liquidazioni mandati per lavori e professionisti Rendicontazione bancaria Mappatura Rischi: Assenza di verifiche/controlli Discrezionalità valutazione e nei tempi di gestione dei procedimenti di liquidazione somme dovute Assoggettamento a pressioni esterne nella gestione delle pratiche di competenza Mancata adeguata informazione Utilizzo stanziamento di bilancio per scopi e/o finalità diversi da quelle di destinazione Emissione di ordinativi di spesa senza titolo giustificativo Emissione di falsi mandati di pagamento Appropriazione indebita di denaro, beni o altri valori Misure di prevenzione: Rispetto del regolamento di contabilità ed economale Controlli periodici da parte del soggetto responsabile sull attività di maneggio di denaro e valori Verifica del Dirigente della cronologia delle registrazioni delle fatture e dei mandati di pagamento in relazione alla predisposizione delle determine di liquidazione predisposte Rispetto dei termini dei pagamenti previsti dalla normativa vigente

4 Controlli propedeutici al pagamento di fatture Predisposizione ai fini della successiva pubblicazione entro i termini, ove non espressamente attribuita dal Responsabile della Trasparenza, dei provvedimenti dirigenziali di competenza del Settore di scelta del contraente, dei pagamenti con cadenza trimestrale e di tutti i dati richiesti dalla normativa vigente nella sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale dell Ente Verifiche, da parte del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell Ente, dello stato di attuazione delle misure di prevenzione adottate in relazione ai procedimenti di competenza anche per eventuali modifiche in corso di anno

5 Scheda n. 3 Settore Amministrativo Ufficio Personale Area di rischio: Acquisizione e gestione delle risorse umane Livello di rischio: medio Processo: Acquisizione e gestione risorse umane Procedimenti: Gestione giuridica del personale (acquisizione presenze, richieste visite fiscali, trasmissione dati permessi sindacali GEDAP, etc) Richiesta e verifica e controllo sui permessi, congedi, etc Acquisizione presenze del personale Procedure di accesso dall esterno di personale e progressioni economiche Trasmissione presenze del personale ai fini della corresponsione dei buoni pasto all ufficio ragioneria ovvero ai fini di recupero somme Mappatura Rischi: Alterazione nel sistema di rilevazione delle presenze/assenze del personale Omessi controlli delle presenze e delle visite fiscali obbligatorie, con conseguente mancata segnalazione alla dirigenza Assenza di controlli e verifiche Discrezionalità nelle valutazioni e nei tempi di gestione dei procedimenti non discrezionali di competenza dell ufficio Misure di Prevenzione: Informazione in tempo reale, da parte del responsabile dell ufficio, al dirigente di Settore nel caso di esito positivo della procedura di verifica dei permessi e/o di anomalie nella rilevazione delle presenze Rispetto della tempistica procedimentale nelle comunicazioni da trasmettere all ufficio stipendi per le eventuali trattenute stipendiali dei dipendenti Predisposizione ai fini della successiva pubblicazione entro i termini, ove non espressamente attribuita dal Responsabile della Trasparenza, di tutti i dati di competenza dell ufficio, richiesti dalla normativa vigente in tema di trasparenza, nella sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale dell Ente

6 Verifiche, da parte del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell Ente, dello stato di attuazione delle misure di prevenzione adottate in relazione ai procedimenti di competenza anche per eventuali modifiche in corso di anno

7 Scheda n. 4 Settore Amministrativo Condomini, Morosità, Gestione locali commerciali, Inquilinato, Regolarizzazione rapporti locativi, Cessioni alloggi Area di rischio: gestione del patrimonio Livello di rischio: medio/alto Procedimenti: Recupero della morosità, con diffide agli inquilini Accordi di morosità e verifica delle rateizzazioni concesse Comunicazioni per l avvio del procedimento di revoca dell alloggio per perdita dei requisiti Tenuta elenco immobili liberi da inserire nel bando di affidamento locali commerciali e predisposizione dei bandi per l affidamento Attività di accertamenti locativi e censimenti da effettuarsi anche di concerto con i comuni competenti Predisposizione di contratti di locazione previa verifica dei requisiti degli aventi diritto Verifiche delle condizioni e dei requisiti sulle istanze di convalida e/o di sanatoria dei rapporti locativi ai sensi di legge e adempimenti successivi Adempimenti obbligatori, nei casi di mancata convalida e/o sanatoria mediante invio di accertamento locativo, recupero dell alloggio e della morosità Procedura di designazione per eventuale amministrazione condominiale di plessi di intera proprietà dell Ente nei casi di necessità d interventi Liquidazione delle quote ordinarie, con verifica della documentazione nel rispetto della cronologia delle pratiche Liquidazione delle quote straordinarie per lavori, con verifica della documentazione nel rispetto della cronologia delle pratiche Verifica delle condizioni e dei requisiti sulle istanze di acquisto alloggio ai sensi di legge e adempimenti successivi Adempimenti nei casi di mancato accoglimento delle istanze e avvio delle procedure di recupero dell alloggio e della eventuale morosità Procedure di contrattualizzazione degli alloggi dopo la fase di assegnazione da parte dei Comuni Adempimenti preliminari alla stipula dei contratti Determinazione canone di locazione secondo il reddito del nucleo familiare Richiesta periodica aggiornamento redditi per determinazione canoni di locazione

8 Comunicazione all ufficio convalide della mancata rispondenza tra i dati reddituali dei componenti nucleo familiare ed assegnatario, titolare del contratto di locazione Verifica incasso canoni e segnalazioni all ufficio morosità per gli inadempimenti successivi Mappatura di rischio: Violazione o elusione delle norme vigenti al fine di favorire soggetti non in possesso dei requisiti o per non disporre misure sanzionatorie nei confronti dei soggetti non legittimati, con abuso nell adozione di provvedimenti Non corretta verifica dei dati in materia condominiale per la liquidazione delle quote dell Ente proprietario (ordinarie e straordinarie) Mancato rispetto della cronologia nella gestione delle pratiche assegnate se non nei casi eccezionali giustificati da motivazione ovvero da aggravio di costi e spese per l Amministrazione Assoggettamento a pressioni e/o minacce esterne di vario genere Assenza di controlli/verifiche Utilizzo di discrezionalità nei tempi di gestione dei procedimenti in quelli non discrezionali Mancati o superficiali controlli sul rispetto dei versamenti dei canoni, anche in caso di autorizzate rateizzazioni in conformità alla normativa regolamentare Non corretta attivazione delle verifiche per recupero dei crediti dell Ente Disomogeneità nelle valutazioni istruttorie per casi analoghi e similari Appropriazione indebita di denaro o valori Misure di prevenzione: Rispetto regolamento gestione locali commerciali Predisposizione bandi di gara secondo regolamento vigente e verifica requisiti per assegnazione locali commerciali Rispetto regolamento di gestione condominiale Rispetto del criterio cronologico delle richieste Predisposizione ai fini della successiva pubblicazione entro i termini, ove non espressamente attribuita dal Responsabile della Trasparenza, di tutti i dati di competenza del Settore, richiesti dalla normativa vigente in tema di trasparenza, nella sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale dell Ente Verifiche, da parte del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell Ente, dello stato di attuazione delle misure di prevenzione adottate in relazione ai procedimenti di competenza anche per eventuali modifiche in corso di anno

9 Scheda n. 5 Settore Amministrativo Ufficio protocollo, Ufficio delibere, U.R.P. Area di rischio: registrazione telematica atti e documenti, contatti con l utenza Livello di rischio: basso Processo: registrazione telematica atti e documenti, contatti con l utenza Procedimenti: Gestione della posta in entrata e in uscita Estrazione copie autorizzate nel rispetto normativa tutela privacy Attività informativa ed assistenza all utenza con consegna moduli Accettazione delle istanze dell utenza e consegna all ufficio protocollo della documentazione ricevuta Registrazione delibere dell organo politico e delle determinazioni dirigenziali Mappatura dei rischi: Mancato rispetto della cronologia, salvo eccezioni autorizzate Appropriazione indebita di denaro e valori da parte dell utenza con cui si viene a contatto Assenza di controlli/verifiche Misure di prevenzione: Informatizzazione delle procedure e del servizio Registro per rilascio copie autorizzate dalla dirigenza (Ufficio Protocollo) Pubblicazione sul sito WEB della modulistica relativa ai procedimenti amministrativi dell Ente (Ufficio URP) Predisposizione di elenchi mensili delle determinazioni dirigenziali riferite al mese precedente dei Settori Coordinamento Generale ed Amministrativo anche ai fini della pubblicazione, da parte del servizio competente, sull Albo on-line (Ufficio Delibere) Verifiche, da parte del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell Ente, dello stato di attuazione delle misure di prevenzione adottate in relazione ai procedimenti di competenza anche per eventuali modifiche in corso di anno

10 Scheda n. 6 Settore Tecnico Ufficio Patrimonio Area di rischio: Gestione patrimonio, rilascio concessioni ed autorizzazioni, verifica della rispondenza dello stato dei luoghi Livello di rischio: medio/alto Processo: attività gestionale tecnica del patrimonio, rilascio concessioni ed autorizzazioni, verifica della rispondenza dello stato dei luoghi Procedimenti: Gestione patrimonio dell Ente Rilascio autorizzazioni, concessioni Aggiornamento/rettifica dati catastali Verifica immobili per accertamento Conformità dei luoghi, secondo l ordine cronologico di arrivo Mappatura dei rischi: Mancato rispetto della cronologia delle pratiche Assoggettamento a pressioni esterne di vario titolo Assenza di controlli/verifiche Discrezionalità nelle valutazioni e nei tempi di gestione dei procedimenti Misure di prevenzione: Obbligo di astensione in caso di conflitto di interessi Aggiornamento dell elenco degli immobili in proprietà o gestione dell Ente ai fini delle obbligatorie pubblicazioni entro i termini sul sito web istituzionale dell Ente e per il MEF Pubblicazione nella sezione Amministrazione Trasparente sottosezione Patrimonio immobiliare, in formato aperto, dell elenco dei beni immobili di proprietà o in gestione dell Ente indicante le informazioni identificative degli immobili nonché i canoni di locazione percepiti. Predisposizione ai fini della pubblicazione entro i termini, ove non espressamente attribuita dal Responsabile della Trasparenza, di tutti i dati di competenza dei servizi, richiesti dalla normativa vigente in tema di trasparenza, nella sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale dell Ente

11 Verifiche, da parte del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell Ente, dello stato di attuazione delle misure di prevenzione adottate in relazione ai procedimenti di competenza anche per eventuali modifiche in corso di anno

12 Scheda n. 7 Settore Tecnico Ufficio Manutenzione Area di rischio: attività di manutenzione ordinaria degli immobili, eliminazioni situazioni di pericolo Livello di rischio: alto Processo: attività di manutenzione ordinaria degli immobili, eliminazioni situazioni di pericolo, anche mediante procedure di urgenza Procedimenti: Esame, in ordine cronologico, delle richieste di intervento pervenute da parte di assegnatari ad eccezione delle segnalazioni che possano arrecare danno alla salute pubblica e alla pubblica incolumità per le quali necessiti intervento urgente e non procrastinabile Sopralluoghi tecnici per verifica segnalazioni Ordini di servizio alle imprese aggiudicatarie Esecuzione lavori e contabilità dei lavori eseguiti Emissioni periodiche SAL, in riferimento ai contratti ed ai relativi capitolato di appalto Mappatura dei rischi: Assoggettamento a minacce e/o pressioni esterne di vario titolo Assenza di controlli/verifiche Discrezionalità nelle valutazioni e nei tempi di gestione dei procedimenti tranne quelli di urgenza Appropriazione indebita di denaro e valori Misure di prevenzione: Osservanza delle norme di legge in materia di appalti, esecuzione lavori, con particolare riferimento al D.Lgs. n. 50/2016 e delle disposizioni impartite dall ANAC Rispetto della cronologicità, salvo i casi di urgenza Controlli obbligatori propedeutici al pagamento dei SAL e successiva registrazione dei pagamenti sulla piattaforma DIGITAL PA in uso all Ente Predisposizione ai fini della pubblicazione entro i termini, ove non espressamente attribuita dal Responsabile della Trasparenza, di tutti i dati di competenza dei servizi, richiesti dalla normativa vigente in tema di trasparenza, nella sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale dell Ente con particolare riferimento alla compilazione trimestrale di provvedimenti dirigenziali di scelta del contraente

13 Verifiche, da parte del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell Ente, dello stato di attuazione delle misure di prevenzione adottate in relazione ai procedimenti di competenza anche per eventuali modifiche in corso di anno

14 Scheda n. 8 Settore Tecnico Ufficio Direzione Lavori Area di rischio: Esecuzione lavori appaltati Livello di rischio: alto Processo: direzione lavori e redazione perizie di variante Procedimenti: Esecuzione lavori per interventi costruttivi Inoltro ordini di servizio alle imprese aggiudicatarie Redazione contabilità, emissione dei SAL, secondo quanto indicato nei capitolati di appalto dei contratti Perizie di variante Mappatura dei rischi: Assegnazioni a tecnici responsabili di procedimento in rapporto di contiguità con professionisti aventi titolo al fine di orientare le decisioni edilizie con obbligo di astensione, in tali casi, da parte del dipendente incaricato Potenziale condizionamento, favorito dall esercizio di attività professionali esterne svolte da dipendenti senza autorizzazione dell Ente con conseguenziale responsabilità disciplinare del dipendente per omessa richiesta autorizzativa e, in tal caso, per mancata obbligatoria astensione Omissione dell attività di verifica dei lavori in corso ovvero ritardi ingiustificati nell espletamento della direzione lavori Mancata e/o ritardata applicazione delle sanzioni pecuniarie alle imprese previste dal capitolato di appalto Assoggettamento a pressioni o minacce esterne di vario titolo Appropriazione indebita di danaro o valori Misure di prevenzione: Osservanza delle norme di legge in materia di direzione lavori, esecuzione lavori, con particolare riferimento al D.Lgs. n. 50/2016 Tenuta dei registri obbligatori dell appalto Verifica dell esecuzione dei lavori effettuati Obbligatori adempimenti propedeutici al pagamento dei SAL Pubblicazione sul sito WEB delle eventuali varianti in corso d opera e relativi importi e comunicazione agli organi competenti

15 Predisposizione ai fini della pubblicazione entro i termini, ove non espressamente attribuita dal Responsabile della Trasparenza, dei dati di competenza, richiesti dalla normativa vigente in tema di trasparenza, nella sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale dell Ente Verifiche, da parte del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell Ente, dello stato di attuazione delle misure di prevenzione adottate in relazione ai procedimenti di competenza anche per eventuali modifiche in corso di anno

16 Scheda n. 9 TUTTI I SETTORI Area di Rischio: Contratti pubblici Livello di rischio: alto Processo: appalti lavori, servizi e forniture Fasi del processo: programmazione, progettazione delle gare, selezione del contraente, verifica dell aggiudicazione, stipula del contratto, esecuzione, rendicontazione Procedimenti: Programmazione degli interventi di lavori pubblici ed acquisti di beni e servizi (piano triennale dei lavori pubblici e piano biennale degli acquisti di beni e servizi) e pubblicazione su sito istituzionale con eventuali aggiornamenti Designazione dei RUP, per ciascun intervento programmato, con indicazione del relativo nominativo nel piano triennale dei lavori pubblici Predisposizione bandi per lavori secondo le diverse fonti di finanziamento e relative procedure per la pubblicità (sotto soglia comunitaria) Espletamento attività delle gare fino all aggiudicazione definitiva Verifica dei requisiti e delle autocertificazioni ditta aggiudicataria Affidamenti diretti lavori eseguiti in somma urgenza secondo normativa di legge e regolamentare interna Procedure negoziate con e senza bando di gara Procedure d urgenza Predisposizione bandi per forniture e servizi e relative procedure per la pubblicità Espletamento attività per l espletamento delle gare di forniture e servizi Atti successivi all aggiudicazione fino alla predisposizione degli atti contrattuali Proroghe contrattuali Rinnovi contrattuali Mappatura rischi: Alterazione mercato concorrenza, violazione dei principi di non discriminazione, economicità, buon andamento, imparzialità, trasparenza, rotazione nella scelta del

17 contraente Accordi collusivi tra le imprese partecipanti alle volti a manipolarne gli esiti, utilizzando il meccanismo del subappalto come modalità per distribuire i vantaggi dell accordo a tutti i partecipanti allo stesso Definizione dei requisiti di accesso alle gare e, in particolare, dei requisiti tecnico-economici dei concorrenti al fine di favorire un impresa (es.: clausole dei bandi che stabiliscono requisiti di qualificazione, etc.) Uso distorto del criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa, finalizzato a favorire un impresa Utilizzo della procedura negoziata e abuso dell affidamento diretto al di fuori dei casi previsti dalla legge al fine di favorire un impresa Ammissione di varianti in corso di esecuzione del contratto per consentire all appaltatore di recuperare lo sconto effettuato in sede di gara o per conseguire extra guadagni Abuso del provvedimento di revoca del bando al fine di bloccare una gara il cui risultato si sia rivelato diverso da quello atteso e/o ai fini della attribuzione di un indennizzo all aggiudicatario Elusione delle regole di affidamento degli appalti, mediante l improprio utilizzo del modello procedurale dell affidamento delle concessioni al fine di agevolare un particolare soggetto Misure di prevenzione Utilizzo di indagini di mercato per favorire la concorrenza nei casi ammessi Ampliamento del ricorso al confronto concorrenziale anche nelle ipotesi in cui la legge consente l affidamento diretto Pubblicità in sede di apertura delle offerte Estensione delle modalità di apertura delle offerte in seduta pubblica anche oltre i casi obbligatori ex lege Utilizzo dell elenco operatori economici dell Ente Predisposizione e approvazione regolamento ex D. Lgs. 50/2016 Obbligo di astensione in caso di conflitto di interessi Utilizzo convenzioni CONSIP, secondo le previsioni di legge, e ricorso al MEPA ovvero ricorso a procedure concorrenziali a prezzi inferiori a quelli CONSIP previa valutazione di costi/benefici Predisposizione on-line delle documentazioni di gara e delle informazioni necessarie per la partecipazione dei soggetti interessati Conservazione della documentazione di gara per tempi compatibile con le verifiche successive Obbligo di rilascio dei soggetti coinvolti delle dichiarazioni previste (es. divieto di pantouflage,

18 conflitto di interessi etc.) Segnalazione all ANAC nelle ipotesi di accertata insussistenza dei requisiti di ordine generale e speciale in capo agli operatori economici. Verifica dei tempi d i esecuzione e attuazione delle sanzioni i n caso di mancato rispetto delle previsioni contrattuali Proroga quale ipotesi eccezionale da adottare comunque prima della scadenza del contratto al fine di assicurare la prosecuzione del rapporto e dell oggetto del contratto per tempi limitati alla predisposizione degli atti indizione ed espletamento della nuova procedura di gara, con obbligatorietà di motivazione Predisposizione ai fini della successiva pubblicazione entro i termini, ove non sia stata espressamente attribuita dal Responsabile della Trasparenza, di tutti i dati di competenza dei servizi, richiesti dalla normativa vigente in tema di trasparenza, nella sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale dell Ente con particolare riferimento alla predisposizione obbligatoria dell elenco mensile delle determine dirigenziali di competenza per la pubblicazione, da parte del servizio competente, nell Albo on-line e dell elenco dei provvedimenti dirigenziali di scelta del contraente da pubblicarsi a cadenza trimestrale nella sezione Amministrazione trasparente Verifiche, da parte del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell Ente, dello stato di attuazione delle misure di prevenzione adottate in relazione ai procedimenti di competenza anche per eventuali modifiche in corso di anno