Coordinamento Generale. Ufficio Legale

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1 Scheda n. 1 Coordinamento Generale Ufficio Legale Area di rischio: Ufficio legale e Contenzioso Livello di rischio: medio Processo: incarichi per patrocinio legale Conferimento incarichi legali Costituzione nei giudizi e nei procedimenti per conto dell Ente Contenzioso morosità Contenzioso lavoro Liquidazione parcelle ai professionisti incaricati Predisposizione delle determinazioni di incarico a professionisti esterni Mappatura Rischi: Mancato rispetto dei termini di costituzione in giudizio, dei termini successivi e delle scadenze temporali Insufficiente istruttoria delle pratiche di competenza Mancanza di verifiche/controlli Discrezionalità nelle valutazione e nei tempi di gestione dei procedimenti Omissione dei doveri d ufficio Assoggettamento a pressioni esterne nella gestione delle pratiche di competenza Mancata adeguata informazione Incompatibilità e/o sussistenza di conflitti di interesse tra il professionista incaricato e l Ente Misure di prevenzione: Attestazione resa dai professionisti incaricati all atto di affidamento dell incarico, riferita alla conoscenza ed al rispetto degli obblighi del P.T.P.C.T. e dei relativi allegati, con particolare riferimento al codice di comportamento Attestazione resa dai professionisti incaricati relativa all insussistenza di situazioni, anche potenziali, di conflitto di interesse con l Ente

2 Predisposizione di relazione a cadenza semestrale, da parte del responsabile dell ufficio delle costituzioni in giudizio dell Ente rispetto alle citazioni notificate Report annuale da parte del responsabile dell ufficio, dei dati relativi alle vertenze concluse stragiudizialmente, con relativi importi Report annuale del responsabile dell ufficio delle liquidazioni parcelle effettuate Report annuale del responsabile dell ufficio sul numero dei contenziosi per morosità con aggiornamento sullo stato delle procedure Pubblicazione sul sito WEB istituzionale dell Ente per estratto degli incarichi conferiti e delle liquidazioni

3 Scheda n. 2 Settore Contabile Ufficio Ragioneria Area di Rischio: Gestione entrate e spese Livello di rischio: alto Processo:gestione spese, maneggio valori Accertamenti ed impegni di spesa Liquidazione mandati di pagamento ai fornitori per forniture e servizi Registrazione fatture Gestione di cassa per spese economali Forniture beni e servizi a mezzo MEPA Controllo disponibilità fondi per legge di finanziamento Verifica accrediti da parte dell Ente erogatore Liquidazioni mandati per lavori e professionisti Rendicontazione bancaria Mappatura Rischi: Mancanza di verifiche/controlli Discrezionalità valutazione e nei tempi di gestione dei procedimenti Assoggettamento a pressioni esterne nella gestione delle pratiche di competenza Mancata adeguata informazione Utilizzo stanziamento di bilancio per scopi e/o finalità diversi da quelle di destinazione Emissione di ordinativi di spesa senza titolo giustificativo Emissione di falsi mandati di pagamento Appropriazione indebita di denaro, beni o altri valori Misure di prevenzione: Rispetto del regolamento di contabilità ed economale Controlli periodici da parte del soggetto responsabile sull attività di maneggio di denaro e valori Verifica del soggetto responsabile rispetto cronologico delle registrazioni delle fatture e dei mandati di pagamento in relazione alla predisposizione delle determine di liquidazione predisposte dagli altri uffici dell Ente

4 Rispetto dei termini dei pagamenti previsti dalla normativa vigente Effettuazione dei controlli obbligatori propedeutici al pagamento di fatture Predisposizione di report semestrale, da parte del responsabile dell ufficio, delle schede individuali per ciascun cantiere rispetto alle leggi di finanziamento Report semestrale del responsabile dell ufficio sulla cronologicità dei pagamenti alle imprese in relazione ai SAL maturati e trasmessi dal Settore Tecnico

5 Scheda n. 3 Settore Amministrativo Ufficio Personale Area di rischio: Acquisizione e gestione risorse umane Livello di rischio: medio/alto Processo: Acquisizione e gestione risorse umane Gestione giuridica del personale (acquisizione presenze, richieste visite fiscali, trasmissione dati permessi sindacali GEDAP, etc) Richiesta e verifica e controllo sui permessi, congedi Acquisizione presenze del personale Procedure di accesso dall esterno di personale e progressioni economiche Trasmissione presenze del personale ai fini della corresponsione dei buoni pasto all Ufficio ragioneria Mappatura Rischi: Alterazione nel sistema di rilevazione delle presenze/assenze del personale Omessi controlli delle presenze e delle visite fiscali obbligatorie, con conseguente mancata segnalazione ai dirigenti preposti Omissione dei doveri d ufficio Mancanza di tempestivi controlli e verifiche Discrezionalità nelle valutazioni e nei tempi di gestione dei procedimenti di competenza Misure di Prevenzione: Informazione in tempo reale, da parte del responsabile dell ufficio, al dirigente di Settore nel caso di esito positivo della procedura di verifica dei permessi e/o di anomalie nella rilevazione delle presenze Controlli a campione sulla effettiva presenza in servizio dei dipendenti con predisposizione dei fogli di controllo delle presenze del personale da parte del responsabile dell ufficio per la firma del Dirigente responsabile Comunicazione tassi di assenza del personale con rilevazione mensile, sul sito web dell Ente Rispetto della tempistica procedimentale nelle comunicazioni da trasmettere all ufficio stipendi per le eventuali trattenute stipendiali dei dipendenti

6 Scheda n. 4 TUTTI I SETTORI Area di Rischio: Contratti pubblici Livello di rischio: alto Processo: appalti lavori, servizi e forniture Fasi del processo: programmazione, progettazione delle gare, selezione del contraente, verifica dell aggiudicazione, stipula del contratto, esecuzione, rendicontazione Programmazione degli interventi di lavori pubblici ed acquisti di beni e servizi (piano triennale dei lavori pubblici e piano biennale degli acquisti di beni e servizi) e pubblicazione su sito istituzionale con eventuali aggiornamenti Designazione dei RUP, per ciascun intervento programmato, con indicazione del relativo nominativo nel piano triennale dei lavori pubblici Adozione del patto d integrità per l anno 2018 Predisposizione bandi per lavori secondo le diverse fonti di finanziamento e relative procedure per la pubblicità (sotto soglia comunitaria) Espletamento attività delle gare fino all aggiudicazione definitiva Verifica dei requisiti e delle autocertificazioni ditta aggiudicataria Affidamenti diretti lavori eseguiti in somma urgenza Procedure negoziate con e senza bando di gara Procedure d urgenza Predisposizione bandi per forniture e servizi e relative procedure per la pubblicità Espletamento attività per l espletamento delle gare di forniture e servizi Atti successivi all aggiudicazione fino alla predisposizione degli atti contrattuali Mappatura rischi:

7 Accordi collusivi tra le imprese partecipanti a una gara volti a manipolarne gli esiti, utilizzando il meccanismo del subappalto come modalità per distribuire i vantaggi dell accordo a tutti i partecipanti allo stesso Definizione dei requisiti di accesso alla gara e, in particolare, dei requisiti tecnico-economici dei concorrenti al fine di favorire un impresa (es.: clausole dei bandi che stabiliscono requisiti di qualificazione) Uso distorto del criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa, finalizzato a favorire un impresa Utilizzo della procedura negoziata e abuso dell affidamento diretto al di fuori dei casi previsti dalla legge al fine di favorire un impresa Ammissione di varianti in corso di esecuzione del contratto per consentire all appaltatore di recuperare lo sconto effettuato in sede di gara o di conseguire extra guadagni Abuso del provvedimento di revoca del bando al fine di bloccare una gara il cui risultato si sia rivelato diverso da quello atteso o di concedere un indennizzo all aggiudicatario Elusione delle regole di affidamento degli appalti, mediante l improprio utilizzo del modello procedurale dell affidamento delle concessioni al fine di agevolare un particolare soggetto Controllo preventivo su atti negoziali da adottare Utilizzo di indagini di mercato per favorire la concorrenza nei casi ammessi Ampliamento del ricorso al confronto concorrenziale anche nelle ipotesi in cui la legge consente l affidamento diretto Pubblicità in sede di apertura delle offerte Estensione delle modalità di apertura delle offerte in seduta pubblica anche oltre i casi obbligatori ex lege Predisposizione e approvazione elenco operatori economici dell Ente Predisposizione e approvazione regolamento ex D. Lgs. 50/2016 Obbligo di astensione in caso di conflitto di interessi Utilizzo convenzioni CONSIP, secondo le previsioni di legge, e ricorso al MEPA Accessibilità on line della documentazione di gara e delle informazioni necessarie Conservazione della documentazione di gara per tempicompatibile con le verifiche successive Obbligo di rilascio dei soggetti coinvolti delle dichiarazioni previsti (es. divieto di pantouflage,

8 conflitto di interessi etc.) Segnalazione all ANAC nelle ipotesi di accertata insussistenza dei requisiti di ordine generale e speciale in capo agli operatori economici. V e r i f i c a d e i t e m p i d i e s e c u z i o n e e a t t u a z i o n e d e l l e s a n z i o n i i n c a s o d i m a n c a t o r i s p e t t o d e l l e p r e v i s i o n i c o n t r a t t u a l i Pubblicazione di tutti i dati previsti sul sito istituzionale dell Ente e nella Sezione Amministrazione Trasparente Proroga quale ipotesi eccezionale da disporre prima della scadenza del contratto al fine di assicurare la prosecuzione del rapporto e dell oggetto del contratto per tempi limitati alla predisposizione degli atti indizione ed espletamento della nuova procedura di gara, con obbligatorietà di motivazione

9 Scheda n. 5 Settore Amministrativo Ufficio condomini, Ufficio morosità, Gestione locali commerciali, Ufficio inquilinato, Ufficio regolarizzazione rapporti locativi, Ufficio cessioni alloggi Area di rischio: gestione del patrimonio Livello di rischio: medio/alto Recupero della morosità, con diffide agli inquilini Accordi di morosità e verifica delle rateizzazioni concesse Comunicazioni per l avvio del procedimento di revoca dell alloggio per perdita dei requisiti Tenuta elenco immobili liberi da inserire nel bando di affidamento locali commerciali e predisposizione del bando per l affidamento Attività di accertamenti locativi e censimenti da effettuarsi anche di concerto con i comuni competenti Predisposizione di contratti di locazione previa verifica dei requisiti degli aventi diritto Verifiche delle condizioni e dei requisiti sulle istanze di convalida e di sanatoria dei rapporti locativi ai sensi di legge e adempimenti successivi Adempimenti nei casi di mancata convalida o sanatoria mediante invio di accertamento locativo, recupero dell alloggio e della morosità Procedura di designazione per eventuale amministrazione condominiale di plessi di proprietà dell Ente Liquidazione quote ordinarie e straordinarie, con verifica della documentazione nel rispetto della cronologia delle pratiche Verifiche delle condizioni e dei requisiti sulle istanze di acquisto alloggio ai sensi di legge e adempimenti successivi Adempimenti nei casi di mancato accoglimento delle istanze e avvio delle procedure di recupero dell alloggio e della eventuale morosità Procedure di contrattualizzazione degli alloggi dopo la fase di assegnazione da parte dei Comuni Attività preliminari (redditi, allaccio utenze etc.) alla stipula dei contratti Determinazione canone di locazione secondo il reddito del nucleo familiare Richiesta periodica aggiornamento redditi per aggiornamento canone di locazione

10 Comunicazione all ufficio convalide della mancata rispondenza tra i dati reddituali dei componenti nucleo familiare ed assegnatario, titolare del contratto di locazione Verifica incasso canoni e segnalazioni all ufficio morosità per gli inadempimenti successivi Mappatura di rischio: Violazione o elusione delle norme vigenti al fine di favorire soggetti non in possesso dei requisiti o per non disporre misure sanzionatorie nei confronti dei soggetti non legittimati, con abuso nell adozione di provvedimenti Non corretta verifica dei dati in materia condominiale per la liquidazione delle quote dell Ente proprietario (ordinarie e straordinarie) Mancato rispetto della cronologia nella gestione delle pratiche assegnate se non nei casi eccezionali giustificati da motivazione Assoggettamento a pressioni e/o minacce esterne di vario genere Mancanza o non adeguati controlli/verifiche Utilizzo di discrezionalità nei tempi di gestione dei procedimenti Mancati o superficiali controlli sul rispetto dei versamenti dei canoni, anche in caso di autorizzate rateizzazioni in conformità alla normativa regolamentare Omissione doveri d ufficio Mancata attivazione delle verifiche per recupero dei crediti dell Ente Disomogeneità nelle valutazioni istruttorie per casi analoghi e similari Appropriazione indebita di denaro o valori Misure di prevenzione: Predisposizione di report semestrale a cura del responsabile del procedimento con indicazione delle diffide inoltrate, delle procedure esecutive intraprese, degli accordi conclusi, degli accordi non rispettati, dei procedimenti di revoca avviati anche mediante azione legale Rispetto regolamento gestione locali commerciali Predisposizione bandi di gara secondo regolamento vigente e verifica requisiti per assegnazione locali commerciali Rispetto regolamento di gestione condominiale Rispetto del criterio cronologico delle richieste Predisposizione report semestrale del recupero delle quote condominiali anticipate per conto di inquilini morosi Verifica a campione sulla conclusione dei procedimenti di aggiornamento canone per modifica composizione nucleo familiare Verifica a campione corrispondenza titolare contratto di locazione con il nucleo familiare Verifica comunicazioni di morosità all ufficio competente

11 Scheda n. 6 Settore Amministrativo Ufficio protocollo, Ufficio delibere, U.R.P. Area di rischio: registrazione telematica atti e documenti, contatti con l utenza Livello di rischio: basso Processo: registrazione telematica atti e documenti, contatti con l utenza Gestione della posta in entrata e in uscita Estrazione copie autorizzate nel rispetto normativa tutela privacy Attività informativa ed assistenza all utenza con consegna moduli Accettazione delle istanze dell utenza e consegna all ufficio protocollo della documentazione ricevuta Registrazione delibere dell Organo Politico e delle determinazioni dirigenziali Mappatura dei rischi: Mancato rispetto della cronologia, salvo eccezioni autorizzate Omissione dei doveri d ufficio Appropriazione indebita di denaro e valori, nel ricevimento dell utenza Mancanza di controlli/verifiche Misure di prevenzione: Informatizzazione delle procedure e del servizio Registro per rilascio copie autorizzate dal dirigente Istituzione di un registro anche informatico con indicazione degli utenti cui è stata prestata assistenza della motivazione della richiesta e pubblicazione mensile dei dati di flusso dell utenza Pubblicazione sul sito WEB della modulistica relativa ai procedimenti amministrativi dell Ente Predisposizione di report, da parte del responsabile dell ufficio delibere, contenente gli aggiornamenti dei dati pubblicati Pubblicazione sul sito web dell Ente dei provvedimenti di competenza

12 Scheda n. 7 Settore Tecnico Ufficio Patrimonio Area di rischio: Gestione patrimonio, rilascio concessioni ed autorizzazioni, verifica della rispondenza dello stato dei luoghi Livello di rischio: medio/alto Processo: attività gestionale tecnica del patrimonio, rilascio concessioni ed autorizzazioni, verifica della rispondenza dello stato dei luoghi Gestione patrimonio dell Ente Rilascio autorizzazioni, concessioni Aggiornamento dati catastali Verifica immobili per accertamento Conformità dei luoghi, secondo l ordine cronologico di arrivo Mappatura dei rischi: Mancato rispetto della cronologia Assoggettamento a pressioni esterne di vario titolo Mancanza di controllo/verifiche Discrezionalità nelle valutazioni e nei tempi di gestione dei procedimenti Misure di prevenzione: Obbligo di astensione in caso di conflitto di interessi Relazione semestrale sulle autorizzazioni opere edilizie Relazione semestrale delle concessioni rilasciate Aggiornamento dell elenco degli immobili in proprietà o gestione dell Ente ai fini della obbligatoria pubblicazione sul sito web istituzionale dell Ente Pubblicazione nella sezione Amministrazione Trasparente sottosezione Patrimonio immobiliare, in formato aperto o elaborabile, dell elenco dei beni immobili di proprietà o in gestione dell Ente indicante le informazioni identificative degli immobili nonché i canoni di locazione percepiti.

13 Scheda n. 8 Settore Tecnico Ufficio Manutenzione Area di rischio: attività di manutenzione ordinaria degli immobili, eliminazioni situazioni di pericolo Livello di rischio: alto Processo: attività di manutenzione ordinaria degli immobili, eliminazioni situazioni di pericolo, anche mediante procedure di urgenza Esame, in ordine cronologico, delle richieste di intervento pervenute da parte di assegnatari ad eccezione delle segnalazioni che possano arrecare danno alla salute pubblica e alla pubblica incolumità Sopralluoghi tecnici per verifica segnalazione Ordine di servizio all impresa aggiudicataria Esecuzione lavori e contabilità dei lavori eseguiti Emissioni periodica SAL, in riferimento al capitolato di appalto Mappatura dei rischi: Assoggettamento a minacce o pressioni esterne di vario titolo Mancanze di controlli/verifiche Discrezionalità nelle valutazioni e nei tempi di gestione dei procedimenti Appropriazione indebita di denaro e valori Misure di prevenzione: Osservanza delle norme di legge in materia di appalti, esecuzione lavori, con particolare riferimento al D.Lgs. n. 50/2016 Report semestrale sulle richieste pervenute in relazione alle richieste pervenute Rispetto della cronologicità salvo i casi di urgenza Verifica a campione dell esecuzione dei lavori effettuati dall impresa aggiudicataria Controlli obbligatori propedeutici al pagamento dei SAL

14 Scheda n. 9 Settore Tecnico Ufficio Direzione Lavori Area di rischio: Esecuzione lavori appaltati Livello di rischio: alto Processo: direzione lavori e redazione perizie di variante Esecuzione lavori per interventi costruttivi Inoltro ordini di servizio all impresa aggiudicataria Redazione contabilità, emissione dei SAL, secondo quanto indicato nel capitolato di appalto Perizie di variante Mappatura dei rischi: Assegnazioni a tecnici responsabili di procedimento in rapporto di contiguità con professionisti aventi titolo al fine di orientare le decisioni edilizie Potenziale condizionamento esterno, favorito dall esercizio di attività professionali esterne svolte da dipendenti Omissione o parziale esercizio dell attività di verifica dell attività costruttiva in corso Mancata applicazione della sanzione pecuniaria prevista dal capitolato di appalto Assoggettamento a pressioni o minacce esterne di vario titolo Appropriazione indebita di danaro o valori Misure di prevenzione: Osservanza delle norme di legge in materia di direzione lavori, esecuzione lavori, con particolare riferimento al D.Lgs. n. 50/2016 Tenuta dei registri obbligatori dell appalto Verifica dell esecuzione dei lavori effettuati Obbligatori adempimenti propedeutici al pagamento dei SAL Pubblicazione sul sito WEB delle eventuali varianti in corso d opera e relativi importi e comunicazione agli organi competenti