MANUALE per la gestione delle attività di controllo del marchio collettivo geografico Tartufo della provincia dell Aquila

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1 MANUALE per la gestione delle attività di controllo del marchio collettivo geografico Tartufo della provincia dell Aquila REV. DATA PREPARATO Segreteria tecnica 0 19/10/ APPROVATO Responsabile della Struttura APPROVATO Responsabile Struttura della Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 1 di 16

2 INDICE 1 PRESENTAZIONE DEL MANUALE NORMATIVA DI RIFERIMENTO POLITICA DELLA QUALITÀ...4 STRUTTURA ORGANIZZATIVA E GESTIONE ATTIVITÀ DI CONTROLLO ORGANIGRAMMA GIUNTA CAMERALE SEGRETARIO GENERALE RESPONSABILE DELLA STRUTTURA SEGRETERIA TECNICA ORGANIZZATIVA STRUTTURA D ISPEZIONE STRUTTURA DI PROVA COMMISSIONE DI VALUTAZIONE CONSULTA PER I RICORSI SELEZIONE DEL PERSONALE INTERNO ITER PER LA GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE PRESSO GLI OPERATORI GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ, DEI RECLAMI E DELLE AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE NON CONFORMITÀ RECLAMI AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE EMISSIONE DEI DOCUMENTI MODIFICHE DELLA DOCUMENTAZIONE DISTRIBUZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE GESTIONE INFORMATICA DELLA DOCUMENTAZIONE REGISTRAZIONI Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 2 di 16

3 1 Presentazione del manuale Il presente Manuale descrive la struttura organizzativa, le procedure, i processi e le risorse che la Camera di Commercio dell Aquila adotta per la gestione delle attività di controllo e vigilanza sul Marchio Collettivo Geografico Tartufo della provincia dell Aquila. 2 Normativa di riferimento Il sistema qualità descritto nel presente Manuale e la terminologia utilizzata fanno riferimento alla seguente normativa: UNI CEI EN 17065:2012 Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi e servizi. Dir. CE 95/2008 relativa al riavvicinamento delle legislazioni degli Stati membri in materia di marchi d impresa. D.Lgs. 10/02/2005 n. 30 Codice della proprietà industriale, a norma dell articolo 15 della L. 12 dicembre 2002, n Legge 12 dicembre 2002, n. 273 Recante modifiche per favorire l iniziativa privata e lo sviluppo della concorrenza e successive modifiche. UNI EN ISO 9001 (2008) Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti". UNI EN ISO 9004 (2009) Sistemi di gestione per la qualità Guida per il miglioramento delle prestazioni. UNI EN ISO (2012) Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione. L.R. 21 dicembre 2012, n.66 Norme in materia di raccolta, commercializzazione, tutela e valorizzazione dei tartufi in Abruzzo. Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 3 di 16

4 3 Politica della Qualità L attività della Struttura della Camera di Commercio dell Aquila, come organismo per la gestione delle attività di controllo e vigilanza e di certificazione dei prodotti, nasce come risposta all esigenza di qualificare le produzioni agroalimentari rendendo evidenti e garantite al consumatore le caratteristiche qualitative e di provenienza dei prodotti. La Struttura della Camera di Commercio dell Aquila dovrà operare in maniera da essere indipendente, imparziale e riconosciuta per la sua competenza tecnica e pluralismo delle componenti che lo costituiscono. Le principali finalità di questa Struttura della Camera di Commercio dell Aquila sono: garantire il controllo e la vigilanza sulla rispondenza delle caratteristiche del prodotto ai parametri definiti e la costanza delle stesse mediante verifiche analitiche e del processo da cui scaturisce; rendere i prodotti nazionali competitivi sul mercato interno e su quello internazionale grazie alle garanzie fornite dalla certificazione; concorrere alla motivazione positiva verso l autocontrollo delle Aziende alimentari mettendo a disposizione uno strumento capace di portare a livello commerciale gli sforzi compiuti per soddisfare i requisiti di legge. Il Responsabile della Struttura ha l autorità e le responsabilità connesse all applicazione del presente Manuale e riferisce periodicamente al Segretario Generale della Camera di Commercio circa l andamento della struttura stessa. Il Responsabile della Struttura in occasione del consuntivo annuale, quale Riesame della direzione, individua gli obiettivi di miglioramento del servizio di certificazione per l anno successivo. A tal fine definisce degli indicatori che possono essere quantificati e controllati (ad es. numero e gravità dei rilievi emersi negli audit interni ed esterni, numero di reclami dei clienti, tempi di risposta ai clienti, tempi occorrenti per attuare le azioni correttive necessarie, etc.). Gli obiettivi fissati sono poi portati all attenzione del Segretario Generale per l approvazione. Il Presidente della Camera Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 4 di 16

5 Struttura Organizzativa e gestione attività di controllo La Camera di Commercio dell Aquila per rispondere alla funzione di Organismo designato ha attivato al proprio interno una Struttura di controllo (da ora denominata per semplicità Struttura ) in grado di gestire anche attività di accertamento del regolare utilizzo del marchio. Questa Struttura si articola in una serie di organi di proposta ed approvazione, alcuni costituiti da personale interno, altri da personale esterno, con adeguati livelli di professionalità, che nel loro insieme costituiscono una struttura operativa in grado di assicurare il corretto svolgimento di tutte le fasi dell iter di accertamento del regolare utilizzo del marchio. Di seguito è riportato l organigramma dell Ente che illustra i rapporti tra i diversi organi. 3.1 Organigramma L organigramma nominativo è predisposto e tenuto aggiornato dal Responsabile della Struttura, nel documento Organigramma nominativo. I dettagli circa l estensione e i limiti delle responsabilità delle funzioni e degli incarichi delle singole posizioni organizzative sono di seguito riportati. Presidente Camera di Commercio Giunta Camerale Segretario Generale Responsabile della Struttura Consulta per i ricorsi Commissione di Valutazione Segreteria Tecnica Struttura di Ispezione Laboratorio di prova Legenda: Rapporto di dipendenza Rapporto funzionale Struttura di controllo Organi/uffici camerali Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 5 di 16

6 3.2 Giunta Camerale Nell ambito della struttura di controllo la Giunta Camerale svolge le seguenti attività: Istituisce la Struttura di Controllo; Nomina la Commissione di Valutazione; Nomina la consulta dei ricorsi; Approva la politica della qualità. Approva il ; 3.3 Segretario Generale Nell ambito della struttura di controllo il Segretario Generale svolge le seguenti attività: Definisce le responsabilità per le diverse funzioni della Struttura. 3.4 Responsabile della struttura Il Segretario Generale nomina un Responsabile della Struttura, garante che il sistema qualità sia stabilito e mantenuto conformemente alla normativa di riferimento e a questo Manuale. Le principali attività svolte dal Responsabile della Struttura sono: predisporre e verificare periodicamente il ; assicurare l attuazione delle delibere della Commissione di valutazione; definire annualmente il piano di formazione; presentare al Segretario generale il rapporto sull andamento della Struttura ; rilasciare i pareri di conformità in seguito agli esisti positivi dei controlli documentali ed ispettivi effettuati sugli operatori; comminare ai concessionari del marchio le eventuali sanzioni conformemente a quanto previsto dall art. 10 del Regolamento d uso del marchio collettivo geografico Tradizioni Reggine. 3.5 Segreteria Tecnica Organizzativa Le principali attività svolte dalla Segreteria tecnica organizzativa sono di seguito riportate: pianificare l attività ispettiva; gestire la documentazione relativa all attività ispettiva; presentare al Responsabile della Struttura la documentazione relativa agli esiti delle verifiche documentali ed ispettive; curare secondo le indicazioni del Responsabile della Struttura la redazione dei piani di controllo, la stesura dei contratti e le eventuali comunicazioni di sospensione o revoca della licenza d uso; gestire i rapporti con gli ispettori; gestire i rapporti con i laboratori di prova; presentare, su esplicita attribuzione da parte del Segretario Generale, alla Commissione di valutazione le Aziende per il rilascio o il rifiuto, il rinnovo, la Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 6 di 16

7 sospensione, l esclusione della licenza d uso conformemente a quanto previsto del regolamento d uso del marchio collettivo geografico. 3.6 Struttura d ispezione Per il controllo sulla conformità del prodotto al disciplinare, per la concessione della licenza d uso e per l accertamento del regolare utilizzo del marchio, la Struttura si avvale del personale del Laboratorio della propria Azienda Speciale, che è in possesso dei seguenti requisiti: laurea in materie scientifiche; corso di 40 ore per Valutatori di Sistemi di Gestione della Qualità; attività di Audit per prodotti DOP svolta per un periodo di almeno cinque anni. Gli ispettori, all atto dell accettazione dell incarico, devono firmare l impegno di rispetto di tutte le regole definite dalla Struttura incluse quelle connesse alla riservatezza ed all indipendenza da interessi commerciali e di altra natura, precedenti e/o presenti, che possono influenzare l obiettività di giudizio. La Struttura, prima dell'affidamento del primo incarico, provvede a consegnare agli ispettori copia delle procedure e della modulistica vigenti. 3.7 Struttura di prova Per le eventuali attività di prova relative alle verifiche di conformità dei prodotti, la Camera di Commercio dell Aquila si avvale del Laboratorio chimico merceologico della propria Azienda Speciale, mediante campionamento anonimo effettuato da prelevatori individuati dalla struttura. Il laboratorio opera in conformità alle seguenti norme: a) UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005; b) Accreditamento ACCREDIA 3.8 Commissione di Valutazione La Commissione di valutazione ha il compito di esprimere una valutazione in merito alla concessione dell uso del marchio, al recesso e alle sanzioni ai concessionari. La Commissione è composta da uno a tre membri nominati dalla CCIAA tra tecnici ed esperti di competenza riconosciuta nel settore agroalimentare che abbiano maturato una particolare esperienza relativamente alla tipicità delle produzioni oppure agli aspetti tecnici, storici, culturali e turistici collegati alle produzioni del territorio. All'atto della nomina dei componenti della Commissione, la CCIAA provvede anche a nominarne il Presidente, nel caso in cui la commissione sia composta da più membri. La Commissione, una volta ricevuta la documentazione presentata, provvede a: - verificarne la completezza e la congruità; - verificare l esistenza o sussistenza dei requisiti indicati al precedente art. 3; - formulare un verbale definitivo da trasmettere alla Segreteria tecnica circa l ammissibilità o meno della richiesta. La Commissione, nel caso sia composta da più membri, delibera a maggioranza. La valutazione viene espressa in un verbale firmato dal Presidente della Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 7 di 16

8 Commissione. Tale verbale andrà trasmesso alla Segreteria tecnica non oltre il termine di 15 giorni dalla conclusione dei lavori di valutazione. La Commissione di Valutazione può attivare delle deleghe in relazione all emissione dei pareri di conformità per gli operatori come conseguenza dell esito positivo delle verifiche documentali. Il soggetto delegato è il Responsabile della Struttura di controllo. Le decisioni del Responsabile della Struttura sono verbalizzate e portate all approvazione della Commissione di valutazione nella successiva riunione utile. La CCIAA potrà affidare alla Commissione anche compiti di carattere consultivo su temi che abbiano pertinenza con l'attività di valorizzazione del prodotto. Per lo svolgimento degli incarichi loro affidati i membri della Commissione di valutazione potranno beneficiare di un gettone di presenza qualora previsto dalla CCIAA. Della Commissione di Valutazione non possono far parte coloro che, a qualsiasi titolo, siano coinvolti nelle attività di verifica, controllo e vigilanza o che potrebbero incorrere nel conflitto di interessi con le richieste di rilascio della licenza d uso del marchio collettivo geografico. Tutti i membri della Commissione di Valutazione sono tenuti a considerare come riservate le informazioni di cui vengono a conoscenza nel corso delle attività di certificazione svolta per incarico della Camera di Commercio dell Aquila di conseguenza firmano apposita dichiarazione di impegno alla riservatezza. 3.9 Consulta per i ricorsi Contro le decisioni prese dalla Struttura, l Azienda ha facoltà di inoltrare un ricorso scritto alla consulta per i ricorsi, esponendo le ragioni del dissenso entro 30 giorni dalla notifica della decisione. La Consulta per ricorsi è nominata dalla Camera di Commercio dell Aquila. Il numero massimo di componenti è fissato in tre, compreso il Presidente. Una volta insediata, la Consulta per i ricorsi nomina il Presidente. La Consulta provvede a dare conferma scritta dell avvenuta ricezione del ricorso e si impegna a rispondere nel merito entro 30 giorni dal ricevimento dello stesso. Le spese in questione sono a carico dell Azienda, salvo il caso di accoglimento. Nella Consulta non possono essere nominati membri in carica nella Commissione di Valutazione Selezione del personale interno La Struttura assicura una corretta gestione delle proprie attività mediante un organico adeguato alle esigenze operative. Il personale interno, coinvolto in attività connesse con le verifiche, all atto dell assunzione dei propri incarichi rilascia una dichiarazione di estraneità da interessi di carattere commerciale, finanziario o di altra natura che possano influenzare i risultati del processo. Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 8 di 16

9 ITER PER IL RILASCIO DELLA LICENZA D USO DEL MARCHIO AZIONE DESCRIZIONE AZIONE DOCUMENTI/REGIS TRAZIONI 1) Invio della domanda Il soggetto che intende richiedere la concessione dell uso del 1) Richiesta di licenza per la concessione marchio deve presentare alla Segreteria tecnica organizzativa della d uso del Marchio dell uso del MCG Camera di Commercio la richiesta di licenza d uso del Marchio Collettivo Collettivo contenente: 2) Attestato del a) i dati anagrafici aziendali; b) le dichiarazioni: di avere preso visione e di ben conoscere il disciplinare produttivo ed il Regolamento d uso del marchio collettivo Tartufo della provincia dell Aquila e di accettare integralmente e in ogni sua parte tutte le prescrizioni in esso contenute; di volersi assoggettare alle verifiche dell organismo di controllo consentendo il libero accesso agli ispettori, garantendo ogni assistenza durante le visite e fornendo loro ogni informazione utile per l espletamento dell incarico; che l Azienda non si trova in stato di liquidazione, concordato preventivo, fallimento o altra procedura concorsuale; di acconsentire al trattamento dei dati forniti solo per la definizione del presente procedimento ai sensi del Decreto legislativo 196/2003; di assoggettarsi ai controlli previsti dall organismo di controllo e ad osservare il Regolamento d uso del MCG Tartufo della provincia dell Aquila ; di impegno ad adempiere alle eventuali azioni correttive delle non conformità prescritte dall organismo di controllo e a comunicare all organismo di controllo entro 15 giorni ogni variazione dei dati riportati nella presente richiesta; c) l autorizzazione all organismo di controllo ad effettuare i controlli di conformità sul prodotto per il quale è stata richiesta l'iscrizione al sistema dei controlli. La richiesta di licenza d uso del Marchio Collettivo deve essere corredata dall attestato del versamento della eventuale quota di adesione. versamento della (eventuale) quota di adesione 2) Verifica della documentazione presentata La Segreteria tecnica organizzativa, una volta ricevuta la documentazione presentata, provvede a: - verificarne la completezza; - verificare l esistenza o sussistenza dei requisiti indicati all art. 3 del Regolamento d uso del marchio Tartufo della provincia dell Aquila ; - predisporre una scheda da trasmettere al Responsabile della Struttura di controllo circa l ammissibilità o meno della richiesta. Prima della decisione, la Segreteria tecnica organizzativa ha facoltà di richiedere al soggetto interessato chiarimenti in merito alla documentazione fatta pervenire o eventualmente un integrazione della stessa. 1) Scheda verifica documentazione 2) Altra eventuale documentazione ad integrazione di quella già presentata Richiesta integrazioni Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 9 di 16

10 3) Comunicazione della non ammissibilità della domanda 4) Svolgimento dei controlli ispettivi 5) Comunicazione esito delle verifiche alla Struttura di controllo 6) Comminazione sanzione 7) Rilascio licenza d uso del marchio Tartufo della provincia dell Aquila Il Responsabile della Struttura di controllo, in caso di esito negativo sulla base delle risultanze delle schede predisposte dalla Segreteria tecnica organizzativa, comunica ai soggetti interessati la non ammissibilità della domanda. La Segreteria tecnica organizzativa, su disposizione del Responsabile della Struttura, procede alla pianificazione delle verifiche ispettive di tutti gli operatori ammessi al circuito del MCG. La Struttura controlla, presso le aziende, la conformità del prodotto e dell operato delle stesse alle disposizioni del disciplinare di produzione, al Piano dei controlli e al Regolamento. Il Responsabile della Struttura provvede a convocare la Commissione di valutazione entro 15 giorni dall ultimazione delle verifiche ispettive La Commissione di Valutazione provvede a valutare gli esiti dei controlli presso gli operatori. Nel caso in cui siano stati riscontrate delle non conformità, le stesse possono essere: - lievi quando non pregiudicano la conformità dei requisiti del prodotto e/o del processo alle disposizioni del disciplinare di produzione; 2) quando non danneggiano l immagine e/o la reputazione del marchio. Tali non conformità possono essere risolte con un azione correttiva; - gravi quando pregiudicano la conformità dei requisiti del prodotto e/o del processo alle disposizioni del disciplinare di produzione; 2) quando danneggiano l immagine e/o la reputazione del marchio. Tali non conformità non possono essere risolte con un azione correttiva. A fronte delle non conformità sopra descritte la Struttura può applicare su parere non vincolante della Commissione di valutazione, salvo in ogni caso l eventuale risarcimento del danno, le seguenti sanzioni ai licenziatari responsabili: il verbale di ammonizione, la sanzione pecuniaria, la sospensione e l esclusione (v. Artt. 11, 12, 13, 14 del Reg. Uso del marchio). La sanzione pecuniaria, la sospensione e l esclusione sono annotate a cura della Segreteria tecnico organizzativa nello speciale Elenco dei Concessionari. Nel caso in cui non siano state riscontrate non conformità al termine delle verifiche, la Commissione di Valutazione invia entro 15 giorni dal ricevimento della documentazione relativa all esito della V.I. un parere di conformità al Responsabile della Struttura che procede al rilascio della licenza d uso del marchio ai soggetti interessati. La Commissione di Valutazione può delegare al Responsabile della Struttura l emanazione dei pareri di conformità. Le delibere su tali pareri sono, tuttavia, assunte dalla Commissione di Valutazione nella prima riunione utile. Comunicazione Verbale di verifica ispettiva 1) Parere di non conformità. 2) Sanzioni 1) Parere di conformità della CdV 2) Licenza d uso del Marchio Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 10 di 16

11 8) Iscrizione nell Elenco dei Concessionari Il soggetto che ha ottenuto l uso del marchio viene iscritto. a cura della Segreteria tecnica-organizzativa nell Elenco dei Concessionari tenuto presso la Camera di Commercio in modalità informatica e aperto alla consultazione pubblica. Tale elenco viene continuamente aggiornato con inserimenti / cancellazioni. Elenco dei concessionari Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 11 di 16

12 4 ITER PER LA GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE PRESSO GLI OPERATORI. AZIONE DESCRIZIONE AZIONE DOCUMENTI/REGIS TRAZIONI 1) Comunicazione nominativi a ispettore La Struttura di Controllo comunica all ispettore incaricato i nominativi degli operatori presso i quali effettuare i controlli ispettivi previsti dal Piano dei Controlli. Elenco operatori 2) Contatto operatori e definizione calendario incontri 3) Comunicazione calendario V.I. alla Struttura di Controllo 4) Comunicazione agli operatori della data / periodo della V.I. e del nome dell ispettore incaricato Sono stati rilevati problemi / impedimenti (es. ricusazione dell ispettore da parte dell operatore, altro)? 5) Il problema / impedimento è fondato Il problema / impedimento è fondato? 6) Esecuzione V.I. e predisposizione del verbale di V.I. e consegna copia del verbale all operatore verificato 7) Valutazione delle risultanze ad opera della CdV della Struttura di Controllo L ispettore definisce, previo contatto degli operatori, un calendario delle Verifiche Ispettive da effettuare e lo comunica alla Struttura di Controllo. La Struttura di Controllo comunica per iscritto ( , lettera, altro) agli operatori la data / periodo della verifica ispettiva ed il nominativo dell ispettore incaricato. Tale comunicazione deve essere effettuata almeno tre giorni prima della data della verifica ispettiva. Qualora siano stati rilevati dei problemi / impedimenti (es. ricusazione dell ispettore da parte dell operatore, ecc.) la Struttura di controllo procede ad un analisi della loro fondatezza. In caso di fondatezza dei problemi / impedimenti rilevati, la Struttura di Controllo provvede a nominare un nuovo ispettore. L ispettore procede all esecuzione dei controlli ispettivi previsti dal Piano dei Controlli finalizzati a verificare la conformità dei requisiti del prodotto e dell operato dell azienda alle disposizioni del disciplinare di produzione, in ottemperanza al Piano dei controlli. Al termine della verifica, l Ispettore redige un verbale di verifica in tre copie, di cui una è lasciata all operatore, una è detenuta dall Ispettore ed una è inviata alla Struttura di controllo. Ricevuto il verbale di verifica ispettiva (ed eventuali altre registrazioni ad esso allegate), la Struttura convoca la Commissione di Valutazione che valuta le risultanze della verifica ispettiva e, nel caso in cui non siano state riscontrate osservazioni/criticità, provvede a deliberare sulla conformità dell operatore. Calendario V.I. Comunicazione agli operatori della data / periodo della V.I. e del nome dell ispettore incaricato Verbale di V.I. Parere di conformità Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 12 di 16

13 5 Gestione delle non conformità, dei reclami e delle azioni correttive e preventive 5.1 Non conformità Le non conformità riscontrate: nei servizi forniti, nei documenti, nei servizi acquisiti dall esterno; vengono riportate, da chiunque le rilevi, sull apposito modulo di rapporto, consegnato al Responsabile della Struttura che concorda con il responsabile della funzione dove si è verificata la non conformità, le modalità e i tempi di attuazione per la sua risoluzione. La conclusione del provvedimento adottato viene riscontrata dal Responsabile della Struttura sullo stesso modulo del rapporto. Per le azioni correttive che riguardano l operato del Responsabile della Struttura, le sue funzioni sono assunte dal Segretario Generale o da altri da lui incaricato. 5.2 Reclami I reclami sull operato dell Ente, provenienti da terzi o dal mercato, possono essere trasmessi alla Struttura sotto qualsiasi forma. Il Responsabile della Struttura valuta il reclamo e, se ne riscontra la fondatezza, emette un rapporto di non conformità definendone la risoluzione e individuandone il responsabile dell attuazione. In seguito all apertura di non conformità originata da reclami, verrà accertato che la stessa non conformità non si sia verificata per altre attività in relazione ad altri clienti, attuando, se del caso, analoghi provvedimenti. I reclami presentati sono portati a conoscenza della Commissione di Valutazione. I reclami sul comportamento degli ispettori sono sottoposti alla Commissione di valutazione per decisioni relative alle sanzioni che possono arrivare fino alla cancellazione dal registro dei valutatori ed esperti. 5.3 Azioni correttive e preventive L azione correttiva è intrapresa per eliminare le cause di non conformità, difetti o altre situazioni indesiderate, al fine di prevenirne il ripetersi. L azione preventiva è intrapresa per eliminare le cause di potenziali non conformità, difetti o altre situazioni indesiderate, al fine di prevenirne il verificarsi. Le azioni correttive e preventive possono scaturire da: non conformità di sistema, analisi delle non conformità ripetitive, reclami, ricorsi e contenziosi, ritorni dal campo: osservazioni degli ispettori e delle Aziende, verifiche ispettive, non conformità in approvvigionamento. Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 13 di 16

14 Il Responsabile della Struttura compila il modulo del rapporto dell azione correttiva/preventiva e assegna le responsabilità per la sua attuazione, concordando con il responsabile le modalità e i tempi di attuazione. La chiusura del provvedimento è riscontrata dallo stesso Responsabile della Struttura. Le azioni correttive e preventive che riguardano l operato del Responsabile della Struttura sono gestite dal Segretario Generale. 6 Gestione della documentazione Le tipologie di documenti del Sistema sono: ; Istruzioni operative; Moduli; Regolamento; Tariffario; Piani di controllo 6.1 Emissione dei documenti Le responsabilità per l approvazione dei documenti sono definite nella tabella di seguito riportata. Documenti Predisposizione Approvazione - (e la modulistica collegata) Segreteria Tecnica/ Resp. della Struttura - Tariffari Segreteria Tecnica/ Resp. della Struttura - Piani di controllo Segreteria Tecnica/ Resp. della Struttura - Istruzioni operative Segreteria Tecnica/ Resp. della Struttura - Regolamento d uso del Marchio collettivo geografico Segreteria Tecnica/ Resp. della Struttura Giunta Camerale Giunta Camerale Giunta Camerale Responsabile della Struttura Giunta Camerale La Segreteria tecnica predispone e mantiene aggiornato l elenco dei documenti utilizzati dalla Struttura con il relativo stato di revisione. 6.2 Modifiche della documentazione Le modifiche alla documentazione sono eseguite dalle stesse funzioni previste per l emissione dei documenti. Le parti modificate della documentazione sono evidenziate rispetto alle revisioni precedenti con una barra laterale. I documenti modificati incrementano di un unità il loro numero di revisione; la Segreteria tecnica aggiorna lo stato revisionale del documento nell elenco dei documenti. Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 14 di 16

15 6.3 Distribuzione della documentazione I documenti trasmessi agli ispettori e alle Aziende sono distribuiti in forma controllata. A tal fine la Segreteria tecnica predispone una lista di distribuzione che riporta il numero e la data di revisione del documento, l assegnatario, la data d invio e l indicazione relativa alla conferma della ricezione del documento. 6.4 Gestione informatica della documentazione Il file in cui è salvato un documento è identificato con il codice del documento stesso seguito dalla sigla Rev. che sta per revisione e dal numero di revisione del documento. La documentazione della Struttura su base informatica è archiviata nella cartella Segreteria Tecnica MCG dell area Promozione. Le copie di back up sono eseguite su supporti informatici e conservate in ambienti sicuri. La Segreteria Tecnica aggiorna periodicamente le copie di back up, ed ogni volta sostituisce i file relativi ai documenti che sono stati modificati. 6.5 Registrazioni Di seguito si riportano le tipologie dei documenti di registrazione specifici dell attività di controllo, il luogo e la responsabilità della conservazione. Tutta la documentazione è mantenuta in archivio per un periodo minimo di 3 anni. Documentazione del rapporto con le Aziende La documentazione di cui si tratta è la seguente: rapporti di verifica ispettiva; corrispondenza relativa all attività di controllo. La documentazione amministrativa (altra documentazione aziendale non compresa nell elenco soprastante) in documento informatico conforme all originale è conservata presso l Ufficio Promozione della Camera di Commercio. La documentazione aziendale è conservata nella cartella di rete riservata alla Promozione. La Segreteria Tecnica ne garantisce la riservatezza; la visione al di fuori delle necessità relative alle attività di controllo può essere autorizzata solo dal Responsabile della Struttura, previa valutazione degli interessi coinvolti ed eventuale autorizzazione dell Azienda. Documentazione relativa agli ispettori Un cartella Ispettori qualificati comprende la seguente documentazione: Registro degli Ispettori, schede personali, curricula degli ispettori ed eventuale altra documentazione attestante la qualifica; documentazione contrattuale (accordo quadro, ecc.), elenco delle aziende cui hanno prestato o prestano attività di consulenza. I documenti personali sono raccolti in cartelle nominative. Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 15 di 16

16 Tale documentazione è riservata e la visione al di fuori delle necessità dei controlli può essere autorizzata solo dal Responsabile della Struttura, previa autorizzazione. Manuale_Organizzativo_ rev0.docx1 pagina 16 di 16