CODICE ETICO CODICE ETICO

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1 CODICE ETICO CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DEL 15 DICEMBRE 2010

2 INDICE 1. OGGETTO DESTINATARI E RILEVANZA DEL CODICE ETICO Destinatari Rilevanza del Codice Etico 1 2. PRINCIPI FONDAMENTALI RISPETTO DELLE LEGGI INTEGRITÀ DIGNITÀ ED EGUAGLIANZA TRACCIABILITÀ SICUREZZA DELL AMBIENTE DI LAVORO E DELLA SALUTE DEI LAVORATORI PROFESSIONALITÀ E SPIRITO DI COLLABORAZIONE CONFLITTO DI INTERESSI SVILUPPO SOSTENIBILE E COOPERAZIONE CON LA COMUNITÀ 4 3. COMUNICAZIONI ESTERNE COMUNICAZIONI VERSO L ESTERNO CIRCOLAZIONE DELLE INFORMAZIONI INFORMAZIONI RISERVATE 5 4. RAPPORTI ESTERNI DONATIVI, BENEFICI O ALTRE UTILITÀ RAPPORTI CON PARTNER D AFFARI E CONTROPARTI CONTRATTUALI RAPPORTI CON GOVERNI, ISTITUZIONI / UFFICI PUBBLICI AVENTI FUNZIONI PUBBLICHE 7

3 4.4. RAPPORTI CON PARTITI POLITICI, ORGANIZZAZIONI SINDACALI E ALTRE ASSOCIAZIONI PORTATRICI DI INTERESSI RAPPORTI CON I FORNITORI DI BENI E DI SERVIZI RAPPORTI CON I COLLABORATORI RAPPORTI CON I CLIENTI 9 5. RISORSE UMANE E POLITICA DELL'OCCUPAZIONE PRINCIPI GENERALI SELEZIONE, VALORIZZAZIONE E FORMAZIONE PROFESSIONALE REMUNERAZIONE ATTIVITÀ COLLATERALI AMBIENTE DI LAVORO UTILIZZO DI ATTREZZATURE E STRUTTURE AZIENDALI SOSTANZE ALCOLICHE E STUPEFACENTI, FUMO CONTROLLI INTERNI DATI CONTABILI REGISTRAZIONI CONTABILI RAPPORTI CON SINDACI E REVISORI PREVENZIONE DEL RICICLAGGIO REGOLE DI ATTUAZIONE DEL CODICE VIOLAZIONE DEL CODICE E SISTEMA SANZIONATORIO ORGANISMO DI VIGILANZA E SEGNALAZIONI SANZIONI 15

4 1. OGGETTO Il Codice Etico enuncia i valori etici che Aeroporti di Roma S.p.A. ( ADR o la Società ) riconosce, accetta e condivide, declara le responsabilità dei soggetti a cui è diretto, i comportamenti richiesti, i principi sanzionatori. 1.1 DESTINATARI E RILEVANZA DEL CODICE ETICO Destinatari Le norme del Codice Etico si applicano ai dipendenti 1 di ADR ( Dipendente/i ) e a tutti i collaboratori Esterni (quali, ad esempio, consulenti, rappresentanti, intermediari, agenti, partner in relazioni d affari e più in generale tutti coloro che intrattengono rapporti con la Società) che cooperano al perseguimento dei fini della stessa, nel contesto delle relazioni che essi intrattengono con la Società medesima e, nell interesse di questa, con terzi ( Collaboratori Esterni ed unitamente ai Dipendenti Soggetti ). Ciascun Dipendente dovrà svolgere con onestà, impegno e rigore professionale le proprie funzioni e dovrà, altresì, operare nel rispetto della legalità. I criteri di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto dovranno improntare i rapporti tra i Dipendenti, di qualsiasi livello, e tra questi ed i terzi estranei alla Società. Le azioni, le operazioni, le negoziazioni ed in genere qualsiasi altra attività, posta in essere dai Dipendenti nello svolgimento dell attività lavorativa, dovranno essere informate alla correttezza gestionale, alla trasparenza e completezza delle informazioni ed alla conformità alle procedure interne. I Soggetti sono tenuti ad adeguare i propri comportamenti alle disposizioni del Codice Etico. I componenti del Consiglio di Amministrazione sono tenuti a conformarsi ai principi del Codice Etico, così come successivamente identificati, nel fissare gli obiettivi della Società, nel proporre gli investimenti e realizzare i progetti, nonché in qualsiasi decisione o azione relativa alla gestione della Società; del pari i dirigenti, nel dare concreta attuazione all attività di direzione, dovranno conformarsi ai medesimi principi, sia all interno della Società, rafforzando così la coesione e lo spirito di reciproca collaborazione, sia nei confronti dei terzi che entrano in contatto con la Società stessa. Sono tenuti a conformarsi a principi del Codice Etico anche i Sindaci Rilevanza del Codice Etico L osservanza delle prescrizioni del Codice Etico costituisce parte integrante delle obbligazioni contrattuali dei Dipendenti, anche ai sensi e per gli effetti di cui all art. 1 Per Dipendenti della Società si intendono tutti coloro che hanno con la stessa un rapporto di collaborazione continuativa a tempo determinato o indeterminato con vincolo di riporto gerarchico all interno della Società e regolato da norme contrattuali ad personam e/o collettive. 1

5 2104 cod. civ. 2, mentre la violazione da parte dei Collaboratori Esterni, costituisce un inadempimento e può comportare la risoluzione del contratto e/o il risarcimento dei danni eventualmente derivanti da tale violazione nei confronti della Società. Ai Collaboratori esterni ADR richiede il rispetto dei principi etici di cui al presente Codice Etico. 2. PRINCIPI FONDAMENTALI 2.1 RISPETTO DELLE LEGGI ADR riconosce come principio fondamentale il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in Italia, nonché negli altri Paesi in cui dovesse trovarsi ad operare. Nell ambito delle proprie funzioni e nell esercizio delle rispettive attività, gli Amministratori, i Sindaci, i Dipendenti e i Collaboratori Esterni sono tenuti a rispettare le norme dell ordinamento giuridico (nazionale, sovranazionale o straniero) in cui essi operano e devono in ogni caso astenersi dal commettere violazioni delle leggi e dei regolamenti. Ciascun Soggetto deve acquisire con diligenza la necessaria conoscenza delle norme di legge e regolamentari applicabili allo svolgimento delle proprie funzioni, come nel tempo vigenti; la Società non tollera condotte in contrasto con i predetti precetti e non giustifica in alcun modo la mancata, adeguata conoscenza delle stesse. Ciascun Dipendente osserva, oltre ai principi generali di diligenza e fedeltà di cui all art cod. civ., anche le prescrizioni comportamentali contenute nei contratti collettivi ad esso applicabili. 2.2 INTEGRITÀ Nello svolgimento delle proprie funzioni gli Amministratori, i Sindaci e i Dipendenti tengono una condotta ispirata alla trasparenza ed all integrità morale e, in particolare, ai valori di onestà, correttezza e buona fede. La Società non attua forme di condizionamento che possano in qualsiasi modo influenzare le dichiarazioni da rendere all'autorità giudiziaria. 2.3 DIGNITÀ ED EGUAGLIANZA La Società riconosce e rispetta la dignità personale, la sfera privata ed i diritti della personalità di qualsiasi individuo. Non sono tollerate discriminazioni di alcun genere. 2 Art c.c.. Diligenza del prestatore di lavoro - Il prestatore di lavoro deve usare la diligenza richiesta dalla natura della prestazione dovuta, dall interesse dell impresa e da quello superiore della produzione nazionale. Deve inoltre osservare le disposizioni per l esecuzione e per la disciplina del lavoro impartite dall imprenditore e dai Collaboratori dai quali gerarchicamente dipende. 2

6 2.4 TRACCIABILITÀ Di ogni operazione effettuata deve essere conservata adeguata documentazione, al fine di consentire un controllo in ordine alle motivazioni sottese ad ogni scelta e delle caratteristiche dell'operazione stessa, tanto nella fase di autorizzazione, che di effettuazione, registrazione e verifica. 2.5 SICUREZZA DELL AMBIENTE DI LAVORO E DELLA SALUTE DEI LAVORATORI ADR ritiene di primaria importanza la salvaguardia della sicurezza e della salute dei lavoratori, ponendosi come obiettivo non solo il rispetto di quanto richiesto dalle specifiche normative in materia, ma anche un azione costante volta al miglioramento continuo delle condizioni di lavoro. La Società si adegua, pertanto, alle vigenti normative in materia di sicurezza ed igiene del lavoro. Ciascuno deve porre la massima attenzione nello svolgimento della propria attività, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione stabilite, per evitare ogni possibile rischio per sé e per chiunque altro. La responsabilità di ciascun Soggetto nei confronti dei propri colleghi impone la massima cura per la prevenzione di rischi di infortunio. Ogni Soggetto deve attenersi strettamente alle istruzioni ed alle direttive fornite dai soggetti ai quali la Società ha delegato l'adempimento degli obblighi in materia di sicurezza. 2.6 PROFESSIONALITÀ E SPIRITO DI COLLABORAZIONE Ciascun Dipendente svolge la propria attività con la professionalità richiesta dalla natura dei compiti e delle funzioni esercitate, adoperando il massimo impegno per conseguire gli obiettivi assegnatigli ed assumendosi le responsabilità che gli competono in ragione delle proprie mansioni. Ciascun Dipendente svolge con diligenza le necessarie attività di approfondimento ed aggiornamento. Per ADR la collaborazione reciproca tra i soggetti coinvolti a qualsiasi titolo in un medesimo progetto o processo produttivo rappresenta un principio imprescindibile. La qualità e l efficienza dell organizzazione aziendale e la reputazione di ADR sono determinate in misura rilevante dalla condotta di ciascun Dipendente che è pertanto tenuto a contribuire alla salvaguardia di tali valori. 2.7 CONFLITTO DI INTERESSI Non sono ammesse situazioni di conflitto di interessi tra attività svolte nell interesse personale e attività svolte nell interesse della Società. A titolo esemplificativo, sussiste conflitto di interessi in caso di: cointeressenza (palese od occulta) in attività di fornitori, clienti, concorrenti; strumentalizzazione della propria posizione funzionale per il perseguimento di interessi in contrasto con quelli della Società; 3

7 uso di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi e comunque in contrasto con gli interessi della Società; assunzione di cariche sociali o svolgimento di attività lavorative di qualunque genere presso clienti, fornitori, concorrenti e terzi in genere in contrasto con gli interessi di ADR. Ogni situazione potenzialmente idonea a pregiudicare la capacità di assumere decisioni nel migliore interesse della Società, deve essere immediatamente comunicata all Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D. Lgs 231/2001 ( Organismo di Vigilanza ), fatte salve le disposizioni di legge in materia, e determina, l obbligo di astenersi dal compiere atti connessi o relativi a tale situazione. 2.8 SVILUPPO SOSTENIBILE E COOPERAZIONE CON LA COMUNITÀ Tutte le attività di ADR sono svolte nella consapevolezza della responsabilità sociale verso gli stakeholder. La Società adotta, pertanto, una strategia di crescita che persegue obiettivi di incremento del valore economico d impresa, nel rispetto della comunità e dell ambiente in cui opera, considerando tale modello di sviluppo fattore fondamentale per il successo d impresa. 3. COMUNICAZIONI ESTERNE 3.1. COMUNICAZIONI VERSO L ESTERNO L informazione verso l esterno deve essere veritiera, chiara e trasparente. I rapporti con i mass media sono riservati esclusivamente alle responsabilità ed alle funzioni aziendali a ciò delegate. E fatto espresso divieto di fornire informazioni ai rappresentanti dei mass media o di impegnarsi a fornirle senza l autorizzazione della funzione aziendale competente. Non sono ammessi pagamenti, donativi o altre liberalità volti ad influenzare l attività professionale di mass media. Coloro che hanno il compito di fornire all esterno notizie riguardanti obiettivi, attività, risultati aziendali, tramite la partecipazione a pubblici interventi, convegni, congressi, seminari o la redazione di articoli, saggi e pubblicazioni in genere, sono tenuti ad ottenere l autorizzazione del vertice aziendale della Società circa i testi, le relazioni predisposte e le linee di comunicazione, concordando e verificando i contenuti con la funzione aziendale competente. E' fatto altresì divieto di utilizzare studi scientifici, atti, opere, anche se multimediali o inserite in opere collettive o composite o banche dati e se utilizzate anche solo per presentazioni istituzionali, che siano protette dalla normativa sul diritto d'autore. La Società riconosce ai media un ruolo fondamentale nel processo di trasferimento delle informazioni. Per tale ragione i rapporti con gli interlocutori sia nazionali che esteri sono gestiti nel pieno rispetto dei principi di trasparenza, accuratezza e 4

8 tempestività e degli organi a ciò espressamente delegati, il tutto nel rispetto delle procedure in materia adottate dalla Società. La Società si impegna ad informare correttamente, costantemente e tempestivamente tutti gli attori coinvolti, direttamente o indirettamente, nelle proprie attività. Per la delicatezza di tale compito, l attività di comunicazione e di divulgazione di notizie relative all operato della Società è riservata esclusivamente alle funzioni competenti: i rapporti informativi, destinati sia all interno (colleghi) sia all esterno (clienti, fornitori, interlocutori istituzionali) devono essere redatti in modo scrupoloso ed in conformità ai principi innanzi enunciati. È pertanto fatto divieto a chiunque altro di diffondere notizie inerenti alla Società, senza la preventiva autorizzazione da parte di quanti sono a ciò appositamente preposti. E proibita la diffusione di notizie false o fuorvianti, che possano trarre in inganno la comunità esterna CIRCOLAZIONE DELLE INFORMAZIONI Nell esercizio della propria attività la Società assicura la trasparenza delle scelte effettuate. La circolazione delle informazioni deve essere gestita secondo criteri di verità, accuratezza e tempestività. A tale fine i rapporti informativi, destinati sia all interno che all esterno devono essere redatti in modo scrupoloso ed in conformità a tali principi. La Società adempie agli obblighi di legge, ivi inclusi quelli in materia di comunicazioni, nei confronti delle competenti autorità, con particolare riferimento alle Autorità di vigilanza e controllo, e collabora con tali Autorità nello svolgimento delle loro funzioni in conformità alla normativa vigente INFORMAZIONI RISERVATE E considerata informazione riservata la conoscenza di un progetto, una proposta, un iniziativa, una trattativa, un intesa, un impegno, un accordo, un fatto o un evento, anche se futuro e incerto, attinenti la sfera di attività di ADR, in quanto società direttamente controllata da Atlantia S.p.A. (società quotata) che non sia di dominio pubblico e che, se resa pubblica, potrebbe recare pregiudizio alla società o costituire fatto rilevante ai sensi dell art. 114 del Testo Unico sulla Finanza e dell art. 66 della Delibera Consob n del 14 maggio 1999 e successive modificazioni ed integrazioni. Sono altresì considerati riservati i dati contabili previsionali e quelli consuntivi, anche consolidati, della Società, fino a che non siano oggetto di diffusione al pubblico a seguito di comunicazione effettuata secondo le norme del presente capitolo, nel rispetto della procedura prevista dalla citata delibera Consob. È contraria alla legge, e quindi rigorosamente vietata, ogni forma di strumentalizzazione, utilizzazione ai fini economici personali, in forma di investimento diretto o per interposta persona, che trovi la sua fonte in notizie aziendali riservate. 5

9 4. RAPPORTI ESTERNI 4.1. DONATIVI, BENEFICI O ALTRE UTILITÀ E fatto divieto di offrire, erogare, promettere o concedere a terzi, a nome e nell interesse della Società, donativi, benefici o altre utilità ed anche sotto forma di somme in denaro, beni o servizi. E fatto divieto di accettare o ricevere da terzi donativi, benefici o altre utilità anche sotto forma di somme in denaro, beni o servizi. Sono consentiti solo donativi di modico valore direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia commerciale e, comunque, tali da non poter ingenerare, nell altra parte ovvero in un terzo estraneo ed imparziale, l impressione che essi siano finalizzati ad acquisire o concedere indebiti vantaggi, ovvero tali da ingenerare comunque l impressione di illegalità o immoralità. In ogni caso tali donativi devono sempre essere effettuati in conformità alle regole contenute nelle procedure aziendali e documentati in modo adeguato. Chi riceve donativi, o offerte di donativi, non conformi a quanto precede deve immediatamente informare l Organismo di Vigilanza, per l adozione degli opportuni provvedimenti. E comunque vietato sollecitare l offerta o la concessione, ovvero l accettazione o la ricezione, di donativi di qualsiasi genere, anche se di modico valore. Qualunque Soggetto che, nell ambito delle proprie funzioni, stipuli contratti con terzi deve vigilare affinché tali contratti non prevedano o implichino donativi in violazione del presente Codice Etico RAPPORTI CON PARTNER D AFFARI E CONTROPARTI CONTRATTUALI I rapporti con i partner d affari e con le controparti contrattuali sono tenuti nel rispetto dei principi fondamentali di cui al presente Codice Etico e delle norme di legge di volta in volta applicabili. Le attività nei confronti delle controparti contrattuali devono uniformarsi ai principi di onestà, lealtà, disponibilità e trasparenza, e devono essere sorrette dai criteri di competenza, professionalità, dedizione ed efficienza. La Società condanna ogni condotta concorrenziale esercitata con violenza o con minaccia o comunque volta ad impedire, con mezzi fraudolenti, il libero esercizio di attività industriali e commerciali. Nello sviluppo delle iniziative con i partner d affari, si deve: instaurare rapporti esclusivamente con partner che godano di una reputazione rispettabile; assicurare la trasparenza degli accordi ed evitare la sottoscrizione di patti o accordi contrari alla legge; mantenere con i partner rapporti trasparenti e collaborativi; 6

10 segnalare tempestivamente all Organismo di Vigilanza di ADR ogni comportamento del partner che appaia contrario ai principi etici di cui al presente Codice RAPPORTI CON GOVERNI, ISTITUZIONI / UFFICI PUBBLICI AVENTI FUNZIONI PUBBLICHE I rapporti con la Pubblica Amministrazione e con le pubbliche istituzioni sono tenuti dai soggetti a ciò espressamente autorizzati ovvero dalle persone da essi delegate, nel rispetto delle norme del presente Codice Etico e dalle procedure adottate dalla Società in materia, avendo particolare riguardo ai principi di correttezza, trasparenza ed efficienza. In particolare, a mero titolo esemplificativo, sono vietati i seguenti comportamenti intrapresi sia in Italia che all estero: promettere, offrire o in alcun modo versare o fornire somme, beni in natura o altri benefici (salvo che si tratti di doni o utilità d uso di modico valore e comunque conformi alla normale pratica commerciale), anche a seguito di illecite pressioni, a titolo personale a pubblici funzionari o ad interlocutori privati, quando siano incaricati di pubblico servizio, con la finalità di promuovere o favorire gli interessi di ADR. Le predette prescrizioni non possono essere eluse ricorrendo a forme diverse di aiuti o contribuzioni, quali incarichi, consulenze, pubblicità, sponsorizzazioni, opportunità di impiego, opportunità commerciali o di qualsiasi altro genere, ecc.; tenere ed intraprendere tali comportamenti ed azioni nei confronti di coniugi, parenti od affini delle persone sopra descritte; tenere comportamenti comunque intesi ad influenzare impropriamente le decisioni dei funzionari che trattano o prendono decisioni per conto della Pubblica Amministrazione; fornire o promettere di fornire, sollecitare o ottenere informazioni e/o documenti riservati o comunque tali da poter compromettere l integrità o la reputazione di una od entrambe le parti in violazione dei principi di trasparenza e correttezza professionale; far rappresentare la Società da un consulente o da un soggetto terzo quando si possano creare conflitti d interesse; in ogni caso costoro, ed il loro personale, sono soggetti alle stesse prescrizioni del Codice Etico. I comportamenti descritti sono vietati sia nel corso della trattativa d affari, richiesta o rapporto con la Pubblica Amministrazione sia una volta che questi siano conclusi, se tenuti nei confronti dei funzionari che hanno trattato o preso decisioni per conto della Pubblica Amministrazione. 7

11 In nessun caso deve essere impedita o ostacolata l attività di verifica o di ispezione da parte degli organi della Pubblica Amministrazione RAPPORTI CON PARTITI POLITICI, ORGANIZZAZIONI SINDACALI E ALTRE ASSOCIAZIONI PORTATRICI DI INTERESSI I rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali e altre associazioni portatrici di interessi sono tenuti dai soggetti a ciò autorizzati ovvero dalle persone da essi delegate, nel rispetto delle norme del presente Codice Etico, avendo particolare riguardo ai principi di imparzialità ed indipendenza. Nei rapporti con tali categorie sono vietati i comportamenti e le azioni descritti al paragrafo precedente RAPPORTI CON I FORNITORI DI BENI E DI SERVIZI La selezione dei fornitori di beni o di servizi e, comunque, l acquisto di beni e servizi di qualsiasi tipo sono effettuati dalle apposite funzioni a ciò delegate, sulla base di criteri oggettivi e documentabili, improntati alla ricerca del miglior equilibrio tra vantaggio economico e qualità della prestazione. Nei rapporti con i fornitori, la Società si ispira a principi di trasparenza, eguaglianza, lealtà e libera concorrenza. In particolare, nell ambito di tali rapporti i Dipendenti sono tenuti a: instaurare relazioni efficienti, trasparenti, corrette e collaborative, mantenendo un dialogo aperto e franco in linea con le migliori consuetudini commerciali; evitare condotte che possano mettere il fornitore in una condizione di sudditanza psicologica tale che si trovi ad accettare condizioni contrattuali fortemente inique o comunque non in linea con il mercato; ottenere la collaborazione dei fornitori nell assicurare costantemente il più conveniente rapporto tra qualità, costo e tempi di consegna; esigere l applicazione delle condizioni contrattualmente previste; richiedere ai fornitori di attenersi ai principi del presente Codice Etico e includere nei contratti apposita previsione; operare nell ambito della normativa vigente e richiederne il puntuale rispetto RAPPORTI CON I COLLABORATORI Nell ambito delle relazioni con i Collaboratori Esterni, occorre: valutare attentamente l opportunità di ricorrere alle prestazioni di Collaboratori Esterni e selezionare controparti di adeguata qualifica professionale e reputazione; instaurare relazioni efficienti, trasparenti e collaborative, mantenendo un dialogo aperto e franco in linea con le migliori consuetudini commerciali; ottenere la cooperazione dei Collaboratori Esterni nell assicurare costantemente il 8

12 più conveniente rapporto tra qualità della prestazione e costo; esigere l applicazione delle condizioni contrattualmente previste; richiedere ai Collaboratori Esterni di attenersi ai principi del presente Codice Etico e includere nei contratti apposita previsione; operare nell ambito della normativa vigente e richiederne il puntuale rispetto RAPPORTI CON I CLIENTI L offerta di prodotti e servizi deve avvenire a condizioni competitive e nel rispetto di tutte le norme poste a tutela della leale concorrenza. E fatto obbligo di: osservare scrupolosamente le procedure interne relative alla gestione dei rapporti con i clienti; fornire accurate, veritiere ed esaurienti informazioni circa i prodotti e servizi offerti, affinché il cliente possa assumere decisioni consapevoli; fornire prodotti e servizi di alta qualità che soddisfino le ragionevoli aspettative del cliente e ne tutelino la sicurezza e l incolumità; attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie, commerciali o di qualsiasi altro genere. 5. RISORSE UMANE E POLITICA DELL'OCCUPAZIONE 5.1 PRINCIPI GENERALI La lealtà, la capacità, la professionalità, la serietà, la preparazione e il senso di appartenenza del personale rappresentano valori e condizioni determinanti per conseguire gli obiettivi della Società. Nell ambito della selezione - condotta nel rispetto dei principi di cui al presente Codice Etico, delle pari opportunità e senza discriminazione alcuna - ADR opera affinché le risorse acquisite corrispondano ai profili effettivamente necessari alle esigenze aziendali, evitando favoritismi e agevolazioni di ogni sorta. Nell ambito dello sviluppo delle risorse umane, ADR s impegna a creare e mantenere le condizioni necessarie affinché le capacità, le competenze, le conoscenze di ciascun Dipendente possano ulteriormente ampliarsi, al fine di assicurare l efficace raggiungimento degli obiettivi aziendali. Per tale ragione, la Società persegue una politica volta al riconoscimento dei meriti, nel rispetto delle pari opportunità. In tale contesto, al Dipendente è richiesto di coltivare e sollecitare l acquisizione di nuove competenze, capacità e conoscenze, nonché di operare, nello svolgimento della propria attività, nel pieno rispetto dell organizzazione interna del lavoro, anche al fine di consentire una corretta ed ordinata attivazione della catena dei controlli interni e la formazione di un preciso ed articolato quadro delle responsabilità. 9

13 5.2 SELEZIONE, VALORIZZAZIONE E FORMAZIONE PROFESSIONALE La selezione e l assunzione del personale deve avvenire nel rigoroso rispetto delle procedure standard definite dalla Società, ed essere informata a criteri di trasparenza, nella valutazione dei requisiti di competenza e professionalità, di capacità e potenzialità individuale. Nell assunzione e nella gestione del personale, così come nei rapporti professionali, ADR richiede di tenere in espressa e costante considerazione il rispetto della persona, della sua dignità e dei suoi valori, evitando qualsivoglia discriminazione fondata sul sesso, l origine razziale ed etnica, la nazionalità, l età, le opinioni politiche, le credenze religiose, lo stato di salute, l orientamento sessuale, le condizioni economico-sociali. É vietata anche la mera prospettazione di incrementi nella remunerazione, di altri vantaggi o di progressione in carriera, quale contropartita di attività difformi dallo Statuto e dalle leggi, dal presente Codice Etico e dalle norme e regole interne, anche limitatamente alla competenza. E proibito qualsiasi atto di ritorsione nei confronti di chi rifiuta di porre in essere condotte illecite o che lamenta o segnala tali comportamenti. 5.3 REMUNERAZIONE Fermo restando il rispetto di norme imperative, il sistema delle remunerazioni, a qualsiasi livello, sia nella parte in denaro che in quella costituita da benefits, deve essere ispirato al principio sulla base del quale la remunerazione viene determinata unicamente sulla base di valutazioni attinenti alla formazione, alla professionalità specifica, all esperienza acquisita, al merito dimostrato e al raggiungimento degli obiettivi assegnati. 5.4 ATTIVITÀ COLLATERALI Lo svolgimento di attività lavorative, anche saltuarie o gratuite, al di fuori di ADR è consentito a condizione che ciò non ostacoli l adempimento degli obblighi verso la Società e sempre che tali attività non pregiudichino gli interessi o la reputazione della Società. Per i lavoratori subordinati vigono in particolare le disposizioni al riguardo contenute nel contratto collettivo nazionale applicabile con i divieti di attività ivi contenuti. 5.5 AMBIENTE DI LAVORO All interno dell ambiente di lavoro occorre tenere una condotta improntata a serietà, ordine e decoro. La Società vieta espressamente che si tengano, verso chiunque, episodi di molestia o di intolleranza sui luoghi lavoro. 10

14 Tutti collaborano reciprocamente al fine del raggiungimento di risultati comuni e s impegnano per creare un ambiente di lavoro sereno e gratificante. 5.6 UTILIZZO DI ATTREZZATURE E STRUTTURE AZIENDALI I beni aziendali della Società e, in particolare, gli impianti e le attrezzature situate nei luoghi di lavoro, sono utilizzati per ragioni di servizio, ai sensi della normativa vigente. In nessun caso è consentito utilizzare i beni aziendali e, in particolare, le risorse informatiche e di rete per finalità contrarie a norme imperative di legge, all ordine pubblico o al buon costume, nonché per commettere o indurre alla commissione di reati o comunque all intolleranza razziale, all esaltazione della violenza o alla violazione di diritti umani. Non è consentito effettuare registrazioni o riproduzioni audiovisive, elettroniche, cartacee o fotografiche di documenti aziendali, salvi i casi in cui tali attività rientrino nel normale svolgimento delle funzioni affidate. Con espresso riguardo agli strumenti informatici aziendali, è altresì fatto esplicito divieto di installare software o programmi elettronici non autorizzati dalla Società e duplicare abusivamente programmi protetti da licenza; è inoltre fatto divieto di porre in essere condotte che in qualsiasi modo possano danneggiare, alterare, deteriorare o distruggere i sistemi informatici o telematici, programmi e dati informatici. L utilizzo di tali beni deve essere esclusivamente funzionale allo svolgimento delle attività aziendali o agli scopi autorizzati dai responsabili delle funzioni aziendali interessate. E', in particolare, fatto espresso divieto di utilizzare le risorse informatiche aziendali per la consultazione, l'accesso e, in genere, per qualsiasi attività che concerna siti a contenuto pedopornografico. Ciascuno è personalmente responsabile del mantenimento della sicurezza dei suindicati beni aziendali resi disponibili allo stesso dalla Società, evitando l uso fraudolento o improprio degli stessi nonché la cessione, anche a terzi, delle proprie user.id e password di accesso. 5.7 SOSTANZE ALCOLICHE E STUPEFACENTI, FUMO Ciascuno deve contribuire personalmente a promuovere e mantenere un clima di reciproco rispetto nell ambiente di lavoro; particolare attenzione è prestata alle condizioni di rispetto della sensibilità degli altri. Sarà considerata consapevole assunzione del rischio di pregiudicare tali caratteristiche ambientali, essere o trovarsi sotto l effetto di sostanze alcoliche, di sostanze stupefacenti o di sostanze di analogo effetto, nel corso della prestazione lavorativa e nei luoghi di lavoro. 5.8 CONTROLLI INTERNI Per Sistema di Controllo Interno si intende l insieme degli strumenti e processi necessari o utili ad indirizzare, gestire e verificare le attività della Società. 11

15 ADR prevede un Sistema di Controllo Interno orientato a verificare e guidare l organizzazione societaria, nonché a garantire l applicazione delle disposizioni di legge e di quelle regolamentari. 6. DATI CONTABILI 6.1. REGISTRAZIONI CONTABILI Le scritture contabili sono tenute secondo i principi di trasparenza, verità, completezza, chiarezza, precisione, accuratezza e conformità alla normativa vigente. A sostegno di ogni operazione deve conservarsi adeguata documentazione, che consenta un agevole registrazione contabile, la ricostruzione dell operazione e l individuazione di eventuali responsabilità. ADR impone il rispetto di tutte le normative applicabili e, in particolare, le regolamentazioni relative alla redazione dei bilanci e ad ogni tipo di documentazione amministrativo-contabile obbligatoria. La contabilità è impostata su principi contabili di generale accettazione e rileva sistematicamente gli accadimenti derivanti dalla gestione della Società. Per ogni rilevazione contabile che riflette una transazione societaria deve essere conservata un adeguata documentazione di supporto. Tale documentazione deve consentire di individuare il motivo dell operazione che ha generato la rilevazione e la relativa autorizzazione. La documentazione di supporto deve essere agevolmente reperibile ed archiviata secondo opportuni criteri che ne consentano una facile consultazione da parte sia di enti interni che esterni abilitati al controllo. In particolare gli organi di controllo, sia interni che esterni, devono avere libero accesso a dati, documenti ed informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro attività. E fatto espresso divieto di impedire od ostacolare lo svolgimento delle attività legalmente attribuite ai soci, nonchè delle attività di controllo attribuite ad altri organi sociali. I Dipendenti ed i Collaboratori Esterni sono tenuti a collaborare alla corretta e tempestiva registrazione in contabilità di ogni attività di gestione e ad operare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente, in modo che il sistema contabile possa conseguire le proprie finalità. L esistenza di errori o omissioni nel processo di rilevazione contabile dei fatti gestionali deve essere tempestivamente segnalata al Responsabile della funzione amministrativa. Comportamenti non in linea con le previsioni del presente paragrafo devono essere tempestivamente segnalati all Organismo di Vigilanza RAPPORTI CON SINDACI E REVISORI La Società impronta i propri rapporti con i Sindaci ed i Revisori alla massima diligenza, professionalità, trasparenza, collaborazione, disponibilità e nel pieno rispetto del loro 12

16 ruolo istituzionale, dando puntuale e sollecita esecuzione alle prescrizioni ed agli eventuali adempimenti richiesti, il tutto nel rispetto delle procedure al riguardo. I dati ed i documenti sono resi disponibili in modo puntuale ed in un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo in modo da fornire informazioni accurate, complete, fedeli e veritiere evitando e comunque segnalando, nella forma e nei modi idonei, situazioni di conflitto di interesse PREVENZIONE DEL RICICLAGGIO La Società esercita la propria attività nel pieno rispetto della vigente normativa antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità, impegnandosi a rifiutare di porre in essere operazioni sospette sotto il profilo della correttezza e della trasparenza. Occorre pertanto: verificare preventivamente le informazioni disponibili sulle controparti, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d'affari; evitare qualsiasi implicazione in operazioni idonee, anche potenzialmente, a favorire il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali, agendo nel pieno rispetto della normativa antiriciclaggio primaria e secondaria e delle procedure interne di controllo. E' inoltre fatto espresso divieto di acquistare beni che siano stati oggetto di un precedente reato, pur se ciò potrebbe apparire vantaggioso per la Società sotto il profilo economico. 7. REGOLE DI ATTUAZIONE DEL CODICE La Società provvede a portare a conoscenza delle disposizioni contenute nel Codice Etico tutti coloro che sono tenuti ad applicarlo ed a farlo applicare. Il compito di vigilare sul funzionamento e sull osservanza del presente Codice Etico è affidato all Organismo di Vigilanza, dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. L Organismo di Vigilanza di ADR avrà, relativamente alla vigilanza sull osservanza ed attuazione del Codice Etico, i poteri, compiti e doveri previsti nel Modello Organizzativo. Fermo restando il rispetto di ogni tutela prevista dalle normative o dai contratti collettivi vigenti e fatti salvi gli obblighi di legge, l Organismo di Vigilanza è legittimato a ricevere richieste di chiarimenti, reclami o notizie di potenziali o attuali violazioni del presente Codice Etico. Qualsiasi richiesta di chiarimenti, reclamo o notizia sarà mantenuta strettamente riservata in conformità alle norme di legge applicabili. L Organismo di Vigilanza opera con la massima riservatezza e secondo imparzialità, autorità, continuità, professionalità, autonomia. Il medesimo Organismo suggerisce eventuali aggiornamenti del Codice Etico, anche sulla base delle segnalazioni ricevute. 13

17 L Organismo di Vigilanza opera inoltre con ampia discrezionalità e con il completo appoggio dei vertici della Società, con i quali collabora in assoluta indipendenza. Allo scopo di garantire l effettività del presente Codice Etico, ADR predispone canali di informazione tramite i quali tutti coloro che vengano a conoscenza di eventuali comportamenti illeciti posti in essere all interno della Società possano riferire, liberamente, direttamente ed in maniera assolutamente riservata, all Organismo di Vigilanza. Le società controllate, direttamente ed indirettamente, da ADR, ricevono il Codice Etico e lo adottano adeguandolo - ove necessario - alle peculiarità della propria azienda in coerenza alla propria autonomia gestionale. Ciascuna società controllata assegna il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza del proprio Codice Etico al proprio Organismo di Vigilanza con atto formale dell organo amministrativo competente. I rappresentanti indicati da ADR negli organi sociali delle partecipate promuovono i principi e i contenuti del Codice Etico negli ambiti di rispettiva competenza. 8. VIOLAZIONE DEL CODICE E SISTEMA SANZIONATORIO 8.1. ORGANISMO DI VIGILANZA E SEGNALAZIONI Ogni violazione dei principi e delle disposizioni contenute nel presente Codice Etico dovrà essere segnalata prontamente all Organismo di Vigilanza da chi ne viene a conoscenza: le segnalazioni all Organismo di Vigilanza dovranno essere indirizzate al seguente indirizzo di posta elettronica (organismodivigilanza@adr.it) o di posta fisica (Via dell Aeroporto di Fiumicino Fiumicino - Roma). Sarà cura della Società assicurare la riservatezza circa l identità del segnalante, salve le esigenze connesse all espletamento dei doveri dell Organismo di Vigilanza, nonché garantire il segnalante da ritorsioni, illeciti condizionamenti, disagi e discriminazioni di qualunque tipo in ambito lavorativo, per aver segnalato la violazione dei contenuti del Codice Etico. A seguito delle segnalazioni ricevute, l Organismo di Vigilanza effettua i relativi accertamenti, eventualmente anche avvalendosi delle competenti funzioni aziendali. L Organismo di Vigilanza provvede quindi ad informare l organo competente sulla necessità di procedere all irrogazione delle sanzioni disciplinari in ordine alle violazioni del presente Codice Etico riscontrate. Tutte le segnalazioni pervenute all Organismo di Vigilanza sono gestite in assoluta confidenzialità, a pena di revoca del mandato ai componenti del medesimo Organismo di Vigilanza. 14

18 8.2. SANZIONI La Società, attraverso gli organi e le funzioni interne a ciò appositamente preposte, provvede ad irrogare, con coerenza, imparzialità, ed uniformità, sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice Etico e conformi alle vigenti disposizioni in materia di regolamentazione dei rapporti di lavoro. L applicazione delle sanzioni prescinde sia dalla rilevanza penale della condotta, sia dall avvio dell eventuale procedimento penale da parte dell Autorità Giudiziaria nel caso in cui il comportamento da censurare integri una fattispecie di reato, rilevante o meno ai sensi del D.Lgs 231/2001. L applicazione delle sanzioni potrà pertanto avere luogo anche se i Soggetti abbiano posto esclusivamente in essere una violazione dei principi sanciti dal Codice Etico che non concretino un Reato o un Illecito Amministrativo ovvero non determini responsabilità diretta della Società. Le violazioni al presente Codice Etico sono sanzionate secondo quanto espressamente indicato nel Modello di Organizzazione, gestione e controllo della Società. In particolare, ogni violazione delle prescrizioni di cui al Codice Etico da parte dei Collaboratori Esterni è comunicata al responsabile della funzione alla quale il contratto o il rapporto si riferiscono oppure al vertice aziendale, mediante sintetica relazione scritta. La relazione sarà inviata successivamente all Organismo di Vigilanza con i commenti del responsabile della funzione. Tali infrazioni sono sanzionate dagli organi competenti in base alle regole societarie interne, secondo quanto previsto dalle predette clausole, ed in ogni caso con l applicazione di penali convenzionali e/o l automatica risoluzione del contratto (ai sensi dell art cod. civ.), fatto salvo il risarcimento del danno. 15