Sede legale: Via Magellano, TORINO Ordine Mauriziano Tel di Torino

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1 DIPARTIMENTO AMMINISTRATIVO TECNICO LOGISTICO Direttore Dr.ssa Silvia TORRENGO Via Magellano n. 1 - Torino Telefono: Spett.le Società sfinanziario@mauriziano.it Allegati: 1 Scheda offerta economica OGGETTO: INVITO A PRESENTARE OFFERTA PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI TESORERIA E DI OGNI ALTRO SERVIZIO BANCARIO OCCORRENTE ALL AZIENDA OSPEDALIERA ORDINE MAURIZIANO DI TORINO PER LA DURATA DI 5 ANNI Questa Azienda Ospedaliera deve affidare il servizio di tesoreria e di ogni altro servizio bancario occorrente per l espletamento delle proprie attività istituzionali. A tal fine, con la presente lettera d invito, si chiede di presentare la migliore offerta economica e tecnica per l espletamento del servizio in oggetto, nell osservanza della vigente normativa regionale e nazionale in materia. OGGETTO, DURATA E MODALITA DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO L Istituto aggiudicatario del servizio, anche al fine del conseguimento per l AO delle migliori condizioni economiche dell offerta complessiva, avrà la facoltà di proporre eventuali convenzioni aggiuntive e ulteriori servizi a favore dei dipendenti (conto corrente, cessione del quinto dello stipendio, mutui, prestiti personali, etc.), che dovranno essere comprensivi delle relative condizioni applicate. Il servizio avrà la durata di anni 5, decorrenti dalla data di aggiudicazione, con possibilità di proroga tecnica per un periodo di sei mesi, a parità di condizioni contrattuali ed economiche nel caso in cui, allo scadere del termine naturale del rapporto, l Azienda non abbia provveduto ad individuare il nuovo contraente per il periodo successivo. L Azienda si riserva la facoltà di risolvere il contratto anticipatamente in qualunque momento, senza ulteriori oneri per l Azienda medesima, qualora disposizioni legislative nazionali e/o regionali, regolamentari o organizzative non ne consentano la prosecuzione in tutto o in parte. L Azienda mette a disposizione uno sportello interno di Tesoreria, il cui utilizzo non è vincolante. Tali locali (di circa 228 mq. complessivi) di proprietà dell Azienda sono siti al piano terra del Presidio Ospedaliero Umberto I, e per il loro eventuale utilizzo da parte della Banca Tesoriere viene chiesto un rimborso forfetario annuo, comprensivo del rimborso delle spese per utenze e altre accessorie (riscaldamento, energia elettrica, tassa rifiuti), il cui valore dovrà essere eventualmente indicato in offerta. 1

2 Si informa che detti locali sono attualmente già adibiti a sportello dall attuale Tesoriere dell Azienda Ordine Mauriziano, che, qualora non dovesse risultare aggiudicatario, rilascerà immediatamente i locali. Eventuali interventi manutentivi e/o impiantistici, che comunque si rendessero necessari alla sistemazione e/o adeguamento dei locali, così come l arredo e ogni altra attrezzatura fissa e mobile necessaria all attività saranno a totale carico della Banca Tesoriere aggiudicataria e non daranno diritto ad alcun riconoscimento economico al termine del contratto. Di seguito sono elencati i servizi necessari all'a.o. Mauriziano. Riscossioni Le entrate saranno incassate dal Tesoriere in base a ordinativi di riscossione (reversali) esclusivamente in formato digitale, emessi dall Azienda secondo le modalità e con i requisiti delle vigenti disposizioni in materia. Di tali incassi, il Tesoriere rilascerà quietanze liberatorie, numerate progressivamente e compilate con procedure meccanizzate e riportanti il codice SIOPE. Pagamenti Il Tesoriere effettua i pagamenti in base ai titoli di spesa (mandati) esclusivamente in formato digitale, individuali o collettivi, emessi dall Azienda, secondo le modalità e con i requisiti delle vigenti disposizioni in materia. E tenuto a dar corso ai pagamenti esclusivamente a valere sulle disponibilità in essere ed eventualmente sulle anticipazioni. Detti documenti contabili dovranno riportare il codice SIOPE ed ogni altro eventuale riferimento necessario ai sensi della normativa vigente. Il Tesoriere è tenuto ad estinguere gli ordinativi di pagamento nei seguenti termini: 1. Bonifici verso agenzie dell istituto Tesoriere entro il 2 giorno lavorativo susseguente l invio del flusso informatico dell ordinativo stesso; 2. Bonifici su altre banche entro il 4 giorno lavorativo susseguente l invio del flusso informatico dell ordinativo stesso; 3. Nei termini eventualmente indicati nel mandato. E stabilita l assenza di commissione nel caso di bonifici per pagamenti inerenti gli oneri retributivi del personale dipendente, dei Direttori, del Collegio Sindacale, degli assimilati a lavoratori dipendenti, delle utenze, delle imposte ed i rimborsi in generale (ad es. i rimborsi dei ticket non dovuti o comunque qualunque somma erroneamente incassata che deve essere rimborsata). Trasmissione e firma dei titoli Gli ordini di riscossione, o reversali di incasso ed i mandati di pagamento, sono trasmessi esclusivamente tramite i flussi del mandato informatico con firma digitale. La gestione ed archiviazione sostitutiva dei dati secondo i requisiti di legge sarà preferibilmente a cura dell A.O. Ordine Mauriziano : il Tesoriere dovrà mettere a disposizione dell Ente, secondo le modalità e le tempistiche concordate, i documenti firmati digitalmente, oppure indicare in offerta eventuali soluzioni alternative per l'archiviazione con strumenti propri. Anticipazioni di cassa Il Tesoriere si impegna a concedere all Azienda, se da questa richieste, anticipazioni per fronteggiare eventuali temporanee deficienze di cassa mensili nella misura di cui all art. 4 del D. Lgs n. 517 e ss.mm.ii. e dell art. 45 della Legge Regionale del n. 8. Chiusura dei conti, reclami, estratti conto Il Tesoriere darà all Azienda i seguenti flussi: 1. quotidianamente il giornale di cassa sul quale saranno indicati, per ogni pagamento e per ogni riscossione, gli estremi dei relativi mandati e reversali; 2

3 2. trimestralmente tutta la documentazione necessaria per le verifiche intese ad accertare la consistenza di cassa ai sensi dell'art. 14 comma 2 lettera c) della L.R. n. 10/95; 3. alla fine di ogni trimestre, trasmetterà all Azienda tutti gli estratti conti regolati alle suddette date per conti ed interessi. Tesoreria unica mista L Azienda Ospedaliera è tenuta ad applicare le norme vigenti in materia di Tesoreria unica mista di cui alla Legge 6 agosto 2008 n. 133 e successive integrazioni e modificazioni. In applicazione alle norme di cui sopra, l appaltante è titolare della seguente contabilità speciale n aperta presso la Banca Tesoriere d Italia Tesoreria Provinciale dello Stato sezione di Torino. Gestione informatizzata ed integrata del servizio Il servizio richiesto deve consentire, con procedure informatizzate, l interscambio dei dati necessari al miglior funzionamento della gestione finanziaria e di contabilità generale dell Azienda, garantendo servizi di home-banking. La Banca Tesoriere deve pertanto attivare il collegamento informatico con l Azienda garantendo la totale compatibilità, dei propri strumenti informatici dedicati alla gestione del servizio di Banca Tesoriere, con quelli che l Azienda utilizza. La Banca Tesoriere dovrà recepire il flusso dei bonifici degli stipendi dalla procedura del CSI Piemonte C.so Unione Sovietica, Torino e dovrà inoltre recepire il flusso delle reversali e mandati di pagamento dei fornitori dalla procedura informatica utilizzata dall A.O. (Eusis fornita dalla Società Gruppo GPI, Trento), secondo un tracciato record definito. La Banca Tesoriere deve organizzare tutte le attività informatiche di ricevimento, controllo, aggiornamento e restituzione dei dati inerenti la gestione del servizio e realizzare un collegamento telematico con l Azienda che consenta la trasmissione dei seguenti dati: a) da Azienda a Tesoriere 1. reversali e mandati (con relative modalità di pagamento) emessi con firma digitale b) da Tesoriere ad Azienda pagamenti e incassi effettuati giornalmente situazione completa dell archivio documenti firmati digitalmente per l archiviazione sostitutiva (se a carico dell'a.o.). Gestione punti gialli. Per la riscossione delle quote derivanti dalla partecipazione alla spesa sulle visite specialistiche, prestazioni di diagnostica strumentale, di laboratorio, di pronto soccorso e attività libero professionale ed altre eventuali tipologie di incassi già attive, il Tesoriere dovrà garantire fin dal primo giorno di operatività del contratto, il funzionamento dei riscuotitori automatici (denominati Punti Gialli ) per il pagamento mediante denaro contante e/o bancomat, in quest ultimo caso mediante Bancomat abilitato al circuito bancario e mediante carte di credito dei vari circuiti in uso, attualmente installati nell Azienda. Il Tesoriere dovrà provvedere alla completa gestione (caricamento, prelievo, trasporto, valuta, manutenzione ordinaria, manutenzione straordinaria, assicurazione furto per i valori contenuti, ecc) dei Punti Gialli. Il sistema attualmente utilizzato è stato realizzato dalla Ditta Metropolis con la collaborazione dei Sistemi Informativi aziendali. Presso la sede, il sistema attualmente è composto da n. 8 sportelli automatici multifunzionali mod. PGSI 2000 (punti gialli) abilitati all incasso di contanti e bancomat tramite POS. Gli attuali Punti Gialli sono tutti messi in sicurezza attraverso telecamere, sistema di antifurto e chiusura meccanica. 3

4 La Banca Tesoriere dovrà provvedere all'abilitazione del pagamento anche con pagamento con carte di credito o bancomat non abilitati sul circuito PagoBancomat. Tutti gli sportelli: 1. sono abilitati alla lettura dei codici a barre identificativi del documento di pagamento emesso dal sistema informativo ospedaliero 2. sono collegati alla rete aziendale 3. sono collegati al sistema informativo ospedaliero attraverso un web server che permette il seguente flusso operativo: ricerca sul sistema aziendale del documento di pagamento associato al codice a barre letto e verifica della sua correttezza e dell eventuale validità (documento ancora da pagare, paziente esente, documento non più valido, ecc) recupero dei dati relativi al paziente, alle prestazioni erogate ed all importo dovuto legate al documento ricercato notifica dell avvenuto pagamento emissione, a fronte dell avvenuto pagamento, della ricevuta/fattura utilizzando la numerazione ed i dati forniti dal sistema informativo ospedaliero sono collegati telematicamente con una centrale di controllo della Ditta Metropolis In caso danneggiamento, furto o asportazione dei Punti Gialli, il Tesoriere è obbligato alla loro riparazione o sostituzione nel più breve tempo possibile e, comunque entro 30 giorni dalla segnalazione. Per la durata del contratto deve essere prevista l attività di assistenza, manutenzione ed aggiornamenti delle versioni software e la manutenzione hardware dei Punti Gialli e dei POS. Pagamento on line del ticket sanitario Dovrà essere prevista la possibilità del Pagamento ticket on line per permettere di pagare on line il ticket sanitario con carta di credito, aggiungendo così un'altra modalità di pagamento, sempre disponibile, a quelle già utilizzabili. Tale metodologia di pagamento deve avvenire attraverso il portale SistemaPiemonte.it ( realizzato dal CSI Piemonte. La procedura permette il pagamento con l'inserimento del numero ticket e del codice fiscale dell'intestatario della prestazione e permette di stampare la ricevuta di pagamento valida per la detrazione fiscale. La Banca Tesoreria dovrà garantire la registrazione dell'avvenuto pagamento e il corretto flusso di informazioni al sistema aziendale. Pagamento tramite pos Le riscossioni devono poter essere effettuate anche con POS da tavolo e tecnologia mobile (POS in abbinamento a smartphone o tablet) per pagamento con carta di credito o bancomat, nell ambito di alcuni ambulatori, sportelli di accettazione e locali dedicati alla Libera Professione. Dovrà pertanto essere prevista la fornitura di 10 POS abilitati al circuito bancomat, bancoposta nonché delle principali carte di credito (VISA, MASTERCARD), che permettano il pagamento e la stampa della ricevuta di pagamento. La Banca Tesoreria dovrà garantire la registrazione dell'avvenuto pagamento e il corretto flusso di informazioni al sistema aziendale. In caso danneggiamento, furto o asportazione dei POS, il Tesoriere è obbligato alla loro riparazione o sostituzione nel più breve tempo possibile e, comunque entro 30 giorni dalla segnalazione. 4

5 Rimborso pagamento delle prestazioni La Banca Tesoriere dovrà garantire la registrazione dei rimborsi di pagamenti errati delle prestazioni utilizzando i codici a barre dei documenti di pagamento stampati dal Sistema Informativo dell A.O. Tale registrazione dovrà pervenire attraverso i flussi informativi secondo un tracciato record stabilito. MODALITA DI PRESENTAZIONE DELLE OFFERTE E CRITERI DI AGGIUDICAZIONE Per partecipare alla presente procedura, i concorrenti dovranno risultare in possesso dei seguenti requisiti di ordine generale e professionale come da dichiarazione sostitutiva e precisamente: Non trovarsi nelle situazioni di esclusione di cui all art. 38 del D.Lgs 163/2006 e ss.mm.ii. Essere Istituti bancari autorizzati all esercizio dell attività bancaria da parte della Banca d Italia o di corrispondente banca centrale estera (ai sensi dell art. 10 del D.Lgs. 385/1993) ed essere iscritti all albo di cui all art. 13 del medesimo D.Lgs. I plichi contenenti l offerta economica e la documentazione amministrativa dovranno recare all esterno la dicitura OFFERTA TESORERIA e pervenire a mezzo del servizio postale, mediante agenzia autorizzata o mediante consegna a mano all Ufficio Protocollo dell Azienda entro e non oltre le ore del giorno 26 maggio 2015 al seguente indirizzo: AZIENDA OSPEDALIERA Ordine Mauriziano - Ufficio Protocollo - Via Magellano, TORINO Si precisa che l orario dell Ufficio Protocollo è il seguente: dal lunedì al venerdì: dalle ore 9.00 alle ore L impresa concorrente dovrà presentare sintetica ma esauriente descrizione delle caratteristiche del servizio offerto, copia di scheda offerta (Allegato 1) debitamente compilata, sottoscritta e datata e copia della presente lettera d invito firmata per accettazione. L affidamento del servizio avverrà con il sistema della procedura negoziata ai sensi dell art. 125 del D.Lgs 163/2006 ss.mm.ii., del D.P.R. 207/2010 ss.mm.ii., nei confronti del concorrente che avrà presentato la migliore offerta complessiva ai sensi degli artt. 81 c.1 e 83 del Codice dei contratti. Si precisa che il punteggio sarà così attribuito: max. pt. 70 alla migliore offerta economica max. pt. 30 alla qualità così ripartiti: max. pt. 20 al progetto max pt. 10 alle opzioni e migliorie (inclusa l ipotesi di sportello interno). L'Azienda si riserva di procedere all affidamento del servizio anche in presenza di una sola offerta, purché valida e congrua. L Azienda Ospedaliera si riserva altresì la facoltà per motivi di opportunità e convenienza di sospendere la procedura o non procedere all affidamento del servizio. In ogni caso i concorrenti non avranno diritto a compensi, indennizzi, rimborsi, spese o quant altro. Durata vincolo offerte: minimo 180 giorni dalla data di presentazione delle offerte. A seguito dell aggiudicazione definitiva del servizio, sarà sottoscritto tra l Azienda Ospedaliera e l Impresa aggiudicataria specifico contratto recante le condizioni e le modalità del servizio aggiudicato. 5

6 TRATTAMENTO DATI PERSONALI I dati personali forniti dai concorrenti sono trattati nel rispetto del D.Lgs. 30/06/2003 n. 196 ss.mm.ii., Codice in materia di protezione dei dati personali. RINVIO A NORMATIVE Per tutto quanto non previsto nella presente lettera di invito, trovano applicazione le norme tutte in materia di servizi di tesoreria, nonché del Codice dei contratti e del Codice Civile in quanto applicabili. ALTRE INFORMAZIONI: Per eventuali informazioni fare riferimento ai seguenti recapiti: Tel.011/ sfinanziario@mauriziano.it Distinti saluti. Torino, Dipartimento Amministrativo Tecnico Logistico Il Direttore (D.ssa Silvia TORRENGO) RDA / RB 6