UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO E SERVIZIO GESTIONE INFORMATIZZATA DEI FLUSSI DOCUMENTALI E TRATTAMENTO DATI

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1 UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO E SERVIZIO GESTIONE INFORMATIZZATA DEI FLUSSI DOCUMENTALI E TRATTAMENTO DATI Esercizio Es Responsabile MIGUIDI MICHELE UOP del PEG settoriale: (203) U.O. Ufficio relazioni con il pubblico (205) Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati Riepilogo Obiettivi Obiettivo 1 Obiettivo 2 Gestione compiti e funzioni dell'ufficio relazioni con il pubblico Qualificazione AMPLIAMENTO (sigla: A) Unità Organizzative di PEG (203) U.O. Ufficio relazioni con il pubblico Gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati Qualificazione M EFFICACIA (sigla: EC) Unità Organizzative di PEG (205) Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati Data Stampa: 18/giu/ :45 1 di 22

2 Dettaglio Obiettivo N. 1 Denominazione Gestione compiti e funzioni dell'ufficio relazioni con il pubblico Annotazione L'obiettivo include, sotto il profilo finanziario, attività di ordinaria amministrazione ai fini della L. 56/2014. L'obiettivo è finalizzato a sviluppare i servizi informativi storicamente offerti dall'urp. L ufficio per le relazioni con il pubblico esplica le seguenti attività: - garantisce il diritto all'informazione generale sulle competenze istituzionali dell'ente, orario ed ubicazione degli uffici, nominativi dei responsabili delle varie strutture provinciali, tempi e modalità procedurali; - effettua attività di comunicazione interna con le diverse strutture dell ente al fine di disporre di documentazione e dati aggiornati destinati all utenza esterna; - effettua un costante monitoraggio sull utenza che si rivolge all ufficio; - verifica il livello di gradimento da parte dell utenza esterna dei servizi offerti dall ufficio (customer satisfaction); - gestisce la procedura relativa alle segnalazioni e reclami avanzati dall utenza esterna; - promuove il miglioramento dell attività di comunicazione all utenza esterna mediante realizzazione di schede informative su procedure ed attività della Provincia; - cura le abilitazioni dell utenza allo sportello del cittadino e gestisce ogni rapporto con l utenza derivante dalle stesse (risposte ai quesiti, rilascio informazioni, ecc..); - coordina gli sportelli URP decentrati della Provincia; - coordina la rete degli URP provinciali volta a consentire il rinvenimento sul sito dell'ufficio relazioni con il pubblico di informazioni e notizie di diverso livello degli enti del territorio. L'Ufficio è deputato ad incassare i diritti di riproduzione copie per conto degli uffici aventi sede a Palazzo Capuleti. Avvertenze e considerazioni generali La Provincia riconosce come strategiche le attività volte a garantire trasparenza e corretti ed efficaci rapporti con i cittadini, esplicate, tra l'altro, tramite: accesso agli atti, gestione dei reclami, aggiornamento banche dati e schede informative sui procedimenti. L URP, nello svolgere queste attività, attiverà la necessaria collaborazione con gli altri uffici provinciali. Viene effettuato un costante monitoraggio sull'affluenza al servizio dell utenza esterna con la redazione di specifici report mensili, verificando le modalità di contatto e le tipologie di richieste avanzate. Viene redatto un rapporto annuale sull affluenza complessiva dell anno precedente raffrontato con i dati (disponibili) dei periodi pregressi. Per la gestione dei reclami e dei suggerimenti prodotti dall utenza esterna sulla funzionalità dell URP e degli altri servizi provinciali, l ufficio si avvale di specifica procedura, idonea a consentirne il monitoraggio e la redazione di un report annuale. Viene mantenuta la pubblicazione dei recapiti telefonici su elenco nazionale, con gestione dell'affidamento e cura dei contenuti (numeri, indirizzi e referenti) da parte dell'urp. Direttive e indirizzi gestionali L'URP potrà partecipare ad iniziative, nazionali, regionali o comuni ad altre province e comuni capoluogo volte a promuovere la diffusione di informazioni di competenza. In funzione dell'esiguità delle risorse umane, l'urp potrà avvalersi dell'ausilio di personale con funzione di commesso-usciere, nei limiti in cui ciò si possibile stante la notevole contrazione anche di tali risorse. Numero Allegati: 1 [1] Indicatore di sintesi Nome % attuazione obiettivo n. 1 URP Unità Di Misura adimensionale Significato esprime il livello di attuazione complessivo dell'ob. 1 del PEG relazioni con il pubblico, flussi documentali e trattamento dati Avvertenze Elementi che compongono l'indicatore Codice Indicatore Significato Peso interrelazioni con altri URP EQT_01 livello assoluto di attività bollettini URP qualtià EQL_01 livello di customer satisfaction n. 6 bollettini da inviare agli URP del territorio e contenenti le informazioni di interesse generale per gli enti % attesa di customer satisfaction relativo all'attività di comunicazione dell'urp 1.02 diritto di accesso EQT_02 livello relativo di attività o % dei procedimenti conclusi nel Data Stampa: 18/giu/ :45 2 di 22

3 [1] Indicatore di sintesi Codice Indicatore Significato Peso grado di ris 1.03 reclami TEM_04 tempestività media di risposta al reclamo rispetto dei tempi previsti dal regolamento sui procedimenti amministrativi per le istanze di accesso ai documenti (24/30 giorni) tempo medio di risposta al reclamo 25 Attività 1.01 Gestione amministrativo-contabile dell'uo autonoma ufficio relazioni con il pubblico e attività di rilascio delle informazioni generali Periodo Atto Completamento cfr. subattività L'attività di comunicazione dell'urp consiste nel servizio di informazione e comunicazione all'utenza (sulle competenze istituzionali dell ente, orario ed ubicazione degli uffici, nominativi dei responsabili delle varie strutture, tempi e modalità procedurali). Rilevante importanza ha la redazione e l aggiornamento (in collaborazione con gli uffici competenti per materia) delle schede informative cosa fare per che descrivono i principali procedimenti dell ente nelle loro fasi. L attività di comunicazione è inoltre sviluppata attraverso il rilascio delle informazioni all utenza che si avvale dello sportello del cittadino. L'attività è monitorata da un indicatore di customer satisfaction conforme alla tipologia individuata nei documenti inerenti il sistema di gestione della qualità. Il volume di utenza registrato nel 2014 è stato di contatti (per una media di circa 95 contatti per giorno lavorativo). In particolare, tra i contatti, sono stati registrati: - n contatti telefonici, che hanno riguardato principalmente richieste di informazioni su uffici competenti, responsabili, procedure, bandi in scadenza, orientamento verso altri enti competenti per materia, assistenza allo sportello del cittadino; - n di visite all ufficio per il ritiro di pubblicazioni, depliant, bandi e modulistica, nonchè per l assistenza alla compilazione della stessa; - n contatti , posta, fax, hanno riguardato, in particolare, richieste di assistenza alla consultazione del portale e allo sportello del cittadino, accesso a documenti, informazioni su procedure ed infine richieste di orientamento verso altri enti competenti per materia. Subattività Promozione e diffusione di informazioni in merito alle iniziative della Provincia diffusione informazioni La subattività riguarda il rilascio di informazioni sulle iniziative promosse dalla Provincia e il supporto agli uffici proponenti in merito alla loro comunicazione. Subattività Interrelazioni con gli URP degli enti del territorio veronese rilevazione di riferimenti e informazioni dagli URP del territorio Vengono previste sinergie con gli omologhi uffici degli altri enti del territorio, soprattutto in rapporto a informazioni e comunicazioni che possano riguardare attività e funzioni trasversali. L'attività comporta un costante confronto con uffici che risultano diversamente strutturati e organizzati. Si provvede ad implementare ed aggiornare le pagine web relative alla rete degli URP provinciali nelle quali confluiscono sia le informazioni generali concernenti ciascun URP sia la documentazione, relativa a bandi, concorsi ed iniziative di pubblico interesse. Si potranno realizzare iniziative di aggiornamento (anche telematiche) sulle tematiche tipiche affrontate dagli URP quali diritto di accesso e chiarezza dell'informazione al cittadino, volta anche a pubblicizzare il ruolo della provincia nei confronti degli altri enti del territorio. [ ] Indicatore: EQT_01 livello assoluto di attività bollettini URP Nome EQT_01 livello assoluto di attività bollettini URP Unità Di Misura prodotti Significato n. 6 bollettini da inviare agli URP del territorio e contenenti le informazioni di interesse generale per gli enti Avvertenze Data Stampa: 18/giu/ :45 3 di 22

4 efficacia quantitativa Sulla base delle esperienze rinvenute in diverse pubbliche amministrazioni e al fine di dare risposta alle richieste degli URP presenti sul territorio saranno redatti ed inviati per mezzo posta elettronica 6 bollettini informativo dell'urp Graduazione 01/01/ /08/ /12/ % % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [a] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro a prodotti n. prodotti 6 bollettini Subattività Attività inerenti lo sportello del cittadino e il supporto ad altre strutture iscrizioni sportello, rilascio informazioni Per lo sportello del cittadino il servizio effettua attività di verifica documentale delle istanze di iscrizione, fornisce informazioni all'utenza sulle modalità di iscrizione e di fruibilità del servizio, effettua le iscrizioni. La subattività prevede, inoltre, il supporto al servizio gestione informatizzata dei flussi documentali nella gestione dei rapporti con l'impresa incaricata per la creazione o revisione di documenti o procedure. Subattività Aggiornamento delle schede informative dello Sportello del cittadino pubblicazione schede aggiornate Annotazione La subattività, tipicamente intersettoriale, viene svolta con la collaborazione della direzione generale, della segreteria generale e del servizio di gestione dei flussi documentali. Per diverse ragioni, negli anni, sono stati sviluppati tre diversi tipi di schede a descrizione di procedimenti e attività della Provincia. La finalità era quella di avere schede (talvolta destinate prioritariamente agli utenti, talaltra finalizzate a guida degli operatori) strettamente attinenti allo scopo che si intendeva perseguire. Cossichè si sono introdotte tre divese banche dati: - le schede "Cosa fare per...", curate dall'urp, aggiornate annualmente, attinenti sia attività che procedimenti, pubblicate sul sito tematico; - le schede connesse allo "Sportello del cittadino", a cura del servizio gestione infromatizzata flussi documentali, poste a guida dell'utente che impieghi tale applicativo per l'attivazione di procedimenti informatizzati; - le schede relative al registro dei procedimenti, coordinate dalla direzione generale. Nel 2014 la banca dati delle schede dello sportello è stata uniformata con quella cosa fare per dell URP. L'utilità delle schede informative è connessa al rilascio di informazioni di primo livello all'utenza e, per quel che concerne la parte pubblicata sullo Sportello, alla descrizione dei procedimenti attivabili on line. Nel tempo sono state predisposte circa 100 schede "cosa fare per..." che, oltre ad essere pubblicate sul portale, vengono distribuite all utenza che visita l ufficio, inviate tramite o consultate dall'ufficio per il rilascio di informazioni telefoniche. Le schede vengono aggiornate in relazione alla variazione dei procedimenti, alla normativa e al cambio della modulistica, in diretto contatto con gli uffici responsabili del procedimento. Subattività Controllo di qualità sui servizi erogati controllo di qualità attraverso rilevazione di customer satisfaction Data Stampa: 18/giu/ :45 4 di 22

5 La subattività, oltre al controllo della qualità dei servizi attraverso la rilevazione della soddisfazione dell'utenza, prevede la partecipazione al sistema provinciale di gestione della qualità con le azioni conseguenti le verifiche interne o esterne, azioni correttive e preventive. [ ] Indicatore: EQL_01 livello di customer satisfaction Nome EQL_01 livello di customer satisfaction Significato % attesa di customer satisfaction relativo all'attività di comunicazione dell'urp Unità Di Misura percentuale Avvertenze efficacia qualitativa i destinatari del questionario sono gli utenti esterni che si rivolgono all'ufficio. Nel questionario saranno rilevati dati statistici non oggetto di valutazione. Le domande saranno valutate con il seguente punteggio: - valutazione buono = 3 punti - valutazione medio = 2 punti - valutazione sufficiente = 1 punto - valutazione insufficiente = 0 punti L' indicatore è conforme alla tipologia individuata nei documenti inerenti il sistema di gestione della qualità. Il questionario utilizzato sarà quello validato della direzione generale con nota del 30 marzo Lo stesso sarà disponibile e compilabile anche via web. I dati utilizzati ai fini dell'indicatore sono quelli riconducibili ai due sistemi di raccolta (cartacea e telematica). Graduazione 01/01/ /12/ % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [b]/[c]*100 Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro b punteggio punteggio effettivo c punteggio punteggio programmato massimo realizzabile Subattività Supporto all'uo informatica nel rilascio di certificati di firma digitale Rilascio certificati firma digitale In collaborazione con l'uo informatica, viene previsto di rilasciare certificati di firma digitale a dipendenti e altri soggetti dell'ente per i quali il precedente certificato sia in scadenza. In misura marginale, e comunque solo in rapporto a convenzioni già in essere nei precedenti esercizi, potranno essere rilasciati certificati di firma digitale anche ad enti del territorio. In totale si prevede di rilasciare circa 50 certificati di firma digitale, comunque in rapporto alle risorse disponibili: un'unica dipendente abilitata, dedicata in via principale ad altri compiti. Subattività Partecipazione al processo di armonizzazione del bilancio e dei documenti di programmazione. Partecipazione alle inziative promosse dall'area economico-finanziaria (gruppi di lavoro, attività di formazione e aggiornamento). La subattività prevede il supporto all'area economico-finanziaria nel processo di cambiamento del sistema finanziario e contabile in seguito all'entrata in vigore del D.Lgs. 126/2014; il supporto sarà prestato, in particolare, nella ricognizione dei residui, nella classificazione di entrate e spese secondo le nuove logiche, nell'adattamento dei documenti di programmazione ai nuovi strumenti previsti dall'ordinamento. Data Stampa: 18/giu/ :45 5 di 22

6 Subattività Partecipazione alla programmazione e all'attuazione delle misure per la trasparenza e l'anti corruzione. adempimenti di cui programma della trasperenza Periodo Atto Completamento Attività 1.02 Gestione delle istanze di accesso rilascio informazioni L'attività di gestione del diritto di accesso agli atti si espleta secondo le seguenti modalità. L URP riceve le istanze, ne cura l istruttoria, contatta l ufficio che detiene il documento o, comunque, quello responsabile del procedimento (anche tramite preliminare notifica via ) al fine di richiedere: - se sussistano controinteressati e se ricorrano gli estremi per l'accessibilità in base alle specifiche norme di settore - rilasciare le copie o far visionare il fascicolo. Comunica, ad eventuali controinteressati, l esistenza dell istanza di accesso sentendo previamente l'ufficio interessato (salvo che lo stesso non l'abbia direttamente curata), rilascia all utente i documenti, incassa i diritti di riproduzione o visura. L'eventuale diniego di accesso viene disposto direttamente dall'ufficio interessato, stante la sua natura provvedimentale, ferma la possibilità di stabilire modalità concordate di comunicazione al richiedente l'accesso, facendo riferimento all'atto interno che ha motivato il diniego. Quando l istanza di accesso è gestita direttamente dall ufficio che detiene il documento, in quanto presentata direttamente a quest ultimo, l URP si affianca allo stesso per la consulenza e per il rilascio finale del documento, previo incasso dei diritti di riproduzione. In ogni caso, a prescindere dalla modalità di pervenimento dell'istanza, le comunicazioni inerenti l'accesso o il suo diniego vengono curate in collaborazione e su indicazioni dell'ufficio competente per materia, che ha conoscenza dei contenuti degli atti richiesti. Particolare attenzione da parte dell URP è rivolta al rispetto della tempistica di evasione dell istanza mediante la compilazione di un database che monitora i tempi delle varie fasi dell istruttoria. Nel caso di ritardo da parte dell ufficio che detiene il documento all evasione dell istanza, l URP, attraverso una , ricorda la scadenza e il rispetto dei tempi di evasione all ufficio competente. L'andamento delle istanze di accesso pervenute nell'ultimo triennio è stato il seguente: n. 139; n. 131; n Ulteriori istanze di accesso vengono gestite solo parzialmente prestando collaborazione, per alcune fasi del procedimento, agli uffici che le hanno ricevute. [1.02] Indicatore: EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris Nome EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris Unità Di Misura percentuale Significato % dei procedimenti conclusi nel rispetto dei tempi previsti dal regolamento sui procedimenti amministrativi per le istanze di accesso ai documenti (24/30 giorni) Avvertenze Il tempo di risposta indicato nel regolamento è di 30 giorni; per le istanze presentate per via telematica, attraverso lo Sportello del Cittadino, il tempo si riduce del 20% (24 giorni). L'indicatore si riferisce al procedimento al progressivo n. 6 del registro. I tempi sono monitorati su apposito data base reperibile presso il servizio. Al fine di monitorare la diversa tempistica, le istanze sono distinte a seconda della modalità di presentazione: - istanze telematiche, con tempo di 24 giorni; - istanze diversamente pervenute (contatto personale, via telefono, via , fax, ecc..), con tempo di 30 giorni. Le cause di sospensione o interruzione sono quelle previste dal regolamento provinciale sull'accesso e della legge. Gli scostamenti dei tempi saranno rendicontati e, qualora gli stessi siano dipendenti dalle strutture competenti per materia (salvo 7/10 giorni assegnati a dette strutture [a seconda che l'istanza sia pervenuta tramite lo sportello del cittadino o con altra modalità] e compresi nel monitoraggio dell'indicatore), saranno considerati causa esogena (es: tempi per riscontrare la richiesta preliminare sulla presenza di controinteressati, tempi per rendere disponibili i documenti oggetto di acceso, tempi comunque relativi al riscontro di quesiti preliminare alla possibilità di riscontrare l'istanza o provvedere alla notifica ai controinteressati, tempi utilizzati dall'ufficio competente per provvedere direttamente a comunicazioni a interessati o controinteressati, ecc.). Il rischio che si verifichino le suddette cause esogene è elevato. Graduazione 01/01/ /12/ % % 0 0 Approsimazione: Proporzionale alla posizione tra i valori non graduati Formula Data Stampa: 18/giu/ :45 6 di 22

7 [b]/[c]*100 Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro b procedimenti n. procedimenti evasi nel rispetto dei tempi c procedimenti n. procedimenti totali si prevede un numero di istanze pari a circa 110 unità Subattività Programmazione e attuazione dei piani trasparenza e anticorruzione: supporto operativo nell'accesso civico attività di partecipazione ai piani e supporto operativo accesso civico Ferme le competenze del responsabile provinciale della trasparenza, l'urp sollecita in via collaborativa gli uffici circa l'effettuazione delle pubblicazioni da assicurare in attuazione della legislazione in materia di trasparenza (quale, in primo luogo, il D.Lgs. 33/2013). L'attività non implica sostituzione nelle operazioni di pubblicazione su applicativi o portale internet e non contempla verifiche per tipologie di pubblicazioni già effettuate da altri uffici. Periodo Atto Completamento Attività 1.03 Gestione delle procedure concernenti i reclami chiarimenti e risposte La legislazione imputa all'ufficio per le relazioni con il pubblico compiti non solo di tipo procedimentale ma anche di cd. Human Governance. Le due funzioni si compendiano tipicamente nel procedimento di gestione dei reclami. L'attività consiste nella ricezione dei reclami dei cittadini, in una prima valutazione in ordine alla disponibilità delle informazioni, in una risposta immediata nel caso in cui le informazioni siano già disponibili o nell'individuazione della struttura competente dell'ente, alla quale viene richiesta la predisposizione di una risposta in tempi stretti, nonchè nella trasmissione di tale risposta al cittadino richiedente. L iter deve essere svolto non solo con celerità ma anche con modalità tali da soddisfare l'utente, soprattutto prestando molta attenzione alla chiarezza ed esaustività della risposta. Nei casi in cui la predisposizione della risposta venga curata da altri uffici, la funzione dell'urp è quella di assicurare che gli stessi rispettino la tempistica ed usino un linguaggio di facile comprensione non ricco di tecnicismi. L'attività è svolta con le modalità previste dalla direttiva n. 18/2009 "Valorizzazione dei reclami". [1.03] Indicatore: TEM_04 tempestività media di risposta al reclamo Nome TEM_04 tempestività media di risposta al reclamo Significato tempo medio di risposta al reclamo Unità Di Misura giorni Avvertenze L'indicatore si riferisce al procedimento di cui al progressivo n. 9 del registro. I tempi di risposta, secondo la tipologia di reclamo, possono dipendere esclusivamente dall'urp o, in caso di coinvolgimento di uffici esterni, derivare dai tempi delle strutture interessate. Poichè, sulle stesse vi è un compito di sollecitazione e sensibilizzazione dell'ufficio, viene introdotto un unico indicatore. Costituiscono cause esogene di scostamento i tempi prolungati da parte degli uffici in rapporto a questioni complesse (pianificatorie, relative ad opere pubbliche, ecc.). Il rischio che gli uffici a cui è rivolto il reclamo non rispondano entro il tempo necessario a far rispettare i termini è medio. Non si terrà conto delle risposte date da altri soggetti e delle procedure gestite direttamente da singole strutture o dagli amministratori. Dei tempi del rilascio e di tutte le fasi sarà dato conto in un data base periodicamente tempestivamente aggiornato, e pubblicato su intranet. Graduazione 01/01/ /12/ % % Approsimazione: Proporzionale alla posizione tra i valori non graduati Formula [somma(b)]/[c] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro c reclami n. reclami inoltrati all'urp numero dei reclami stimato: 100 somma(b) giorni sommatoria dei giorni di evasione dei reclami sommatoria dei tempi Data Stampa: 18/giu/ :45 7 di 22

8 Attività 1.04 Coordinamento degli sportelli URP decentrati Periodo Atto Completamento azioni di coordinamento L'attività prevede la gestione del flusso di informazioni tra URP e gli sportelli decentrati presso palazzo Scaligero (Servizio gestione flussi documentali e trattamento dati), la sede di via San Giacomo, la sede di San Floriano, il centro per l'impiego di Legnago, principalmente attraverso l utilizzo degli strumenti informatici (posta elettronica e portale URP). La finalità è quella di garantire un servizio informativo della Provincia, capillare su tutto il territorio provinciale. Tali sportelli hanno un ruolo informativo ridotto e lavorano in stretta collaborazione con l'urp di coordinamento di via delle Franceschine. Attività 1.05 Aggionamento portale internet dell'uffico relazioni con il pubblico Periodo Atto Completamento attività di aggiornamento pagina web dell'urp L'attività prevede un costante aggiornamento ed ampliamento delle informazioni contenute sulla pagina web dell'urp che consente la ricerca e la consultazione dei documenti da parte dell'utenza in maniera più veloce e semplificata, nonchè l'adeguamento alle eventuali modifiche che potranno verificarsi al portale web della Provincia. Risorse Umane per l'obiettivo Classe Matricola Unita Di Misura Assegnato % sull'obiettivo C-C2 D1-D MALUSA DANIELA Ore 1.500,00 100,00% 5145 POMPELE SANDRA Ore 1.500,00 100,00% Totale sull'obiettivo 3.000,00 Data Stampa: 18/giu/ :45 8 di 22

9 Dettaglio Obiettivo N. 2 Denominazione Gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati L obiettivo è finalizzato alla gestione di flussi documentali, protocollo, archivio (storico/di deposito), moduli e modulistica per l'erogazione dei servizi on line per quanto gestito dal servizio (in sinergia con l'urp), nonché del portale interattivo a servizio dei cittadini, associazioni e imprese, denominato Sportello del Cittadino. Oltre a garantire il regolare funzionamento delle attività di protocollazione (nella sua attuale modalità diffusa), l obiettivo si prefigge di ricercare soluzioni per la gestione informatizzata dei flussi documentali. L'informatizzazione dei procedimenti amministrativi, mediante l'utilizzo di tecnologie a codice sorgente aperto open source, è partita nel 2008 con lo sviluppo, in house, di un software di gestione (Opero) e del connesso portale rivolto a cittadini e imprese per l'erogazione di servizi on line (Sportello del Cittadino) anche nell'ottica del riuso. Tale sistema risulta obsoleto alla luce delle più recenti analisi, ma a fronte dei limitatissimi fondi a disposizione e dei più lunghi tempi per rinvenire o sviluppare soluzioni alternative (allo studio dell'uo informatica) viene previsto per il 2015/2016 il mantenimento dei procedimenti residui (a seguito dismissione di parte delle funzioni e sottesi flussi informatizzati) e di modeste attività di sviluppo. Archivi provinciali Accanto all ordinaria gestione della sezione corrente, è previsto il proseguimento della gestione, in convenzionamento con il Comune di Verona, delle sezioni storico e di deposito e del progetto condiviso di tutela, promozione e valorizzazione del patrimonio archivistico locale, anche mediante la possibile creazione di un polo archivistico provinciale. Sistemazione archivi provinciali Oltre all aspetto legato alla gestione degli archivi digitali, sempre più frequentemente si dovrà, quest anno, far fronte ad attività eccezionali di trasferimento di serie d archivio, relative alle funzioni ex provinciali, assegnate a seguito della riforma Delrio ad altri Enti. Sarà necessario fornire supporto straordinario agli utenti, al fine di garantire la corretta e completa tenuta dei fascicoli, sia analogici che digitali, e predisporre, secondo quanto imposto dalla norma, in accordo e previa autorizzazione da parte del Ministero dei Beni e della attività culturali (e della delegata competente Soprintendenza archivistica) il trasferimento dei complessi organici di documentazione dell archivio provinciale. Trattamento dati E' previsto l'assolvimento delle funzioni riguardanti il trattamento dei dati e gestione della privacy, per la parte centralizzata e non imputabile a ciascuna struttura. Riforma Province La non ancora compiuta riforma del Delrio, che ha rivisto le funzioni e le competenze degli enti provinciali, ha già avuto un forte impatto sulle attività dell Ente, obbligando a ridefinire modalità e a far i conti con una sempre minor disponibilità di risorse umane e finanziarie. Tale riforma, se da un lato toglie competenze all Ente, dall altro aggrava in particolar modo l attività di alcuni servizi per far forte alle emergenze determinate sia dalla carenza di organiche, che da necessarie attività di sistemazione e trasferimento degli archivi, non solo correnti. La riduzione di risorse umane nelle diverse strutture dell'ente crea un aggravio di attività per il servizio flussi documentali, in ragione del supporto da garantire sia a livello formativo che di accompagnamento anche a nuovi possibili referenti. Adeguamento dello Sportello del cittadino Il contesto normativo, ed in particolare l articolo 24, comma 3 bis del D.L. 90/2014, convertito in legge 11 agosto 2014, n. 114, prevede in capo alle pubbliche amministrazioni l obbligo di completa informatizzazione delle porcedure per la presentazione delle istanze, ponendo alle pubbliche amministrazioni l obiettivo di assicurare l erogazione on line di un numero crescente di servizi. Allo stato lo Sportello del Cittadino è l unico applicativo provinciale che permetta di assolvere agli obblighi normativi. Sarà necessario analizzare lo stato di informatizzazione delle procedure dell Ente, eliminando quelle non più di competenza provinciale, prevedendo interventi di aggiornamento e manutenzione di quelle già già presenti sullo sportello, attivando modulistica on line per le procedure ancora sprovviste (NB: il concetto di procedura è impiegato in senso informatico e non amministrativo). Adeguamento dei sistemi di protocollo e di conservazione a quanto disposto dalle regole tecniche Le nuove regole tecniche in materia di protocollo informatico e di conservazione digitale (approvate con i due DPCM 3 dicembre 2013 e il DPCM 13 novembre 2014) comportano la necessità di intervenire sui relativi sistemi non solo a livello di adeguamento informatico, ma anche regolamentare. E necessario pertanto, oltre che procedere a una verifica e ad un adeguamento tecnologico delle componenti dei 2 sistemi (Folium e JDoc, peraltro connessi), predisporre la revisione dei rispettivi Manuali, in particolar modo, per l anno in corso (quello del protocollo entro il 12 ottobre). Avvertenze e considerazioni generali L'obiettivo attua per il 2015, per le parti di competenza, il progetto della relazione previsionale e programmatica relativo alla razionalizzazione, consolidamento e sviluppo, del sistema informativo e dei flussi documentali, in fase di adeguamento. Viene prevista la collaborazione con la direzione generale e l'unità informatica finalizzata a mantenere il registro dei procedimenti e a delineare comunque scenari di sviluppo dell'informatizzazione dei flussi procedimentali. Data Stampa: 18/giu/ :45 9 di 22

10 Direttive e indirizzi gestionali Potrà essere verificata la possibilità di concludere accordi di collaborazione, anche operativi, con altri soggetti pubblici o privati per la realizzazione di specifici progetti di sviluppo del sistema informativo provinciale. Per quanto riguarda i software, dovranno essere privilegiati sistemi open source (anche se attualmente viene prevista la getione del sistema di protocollazione in uso, di tipo proprietario, e viene prevista la possibilità di acquisire un applicativo proprietario per la gestione degli atti); in caso di ricorso a sistemi proprietari i relativi provvedimenti dovranno esprimere le ragioni della scelta. Il dirigente potrà concludere accordi o disciplinari, comunque denominati, in un'ottica di efficienza ed efficacia dell'azione amministrativa, nei limiti degli stanziamenti disponibili. Riuso software Ai sensi dell'articolo 69, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, viene prevista la possibilità di concedere in riuso gli applicativi Opero e Sportello del Cittadino alle pubbliche amministrazioni richiedenti (in formato sorgente e completi della documentazione disponibile) affinché queste possano adattarli alle proprie esigenze e non sussistendo ragioni tecniche di impedimento in conformità al sopracitato disposto normativo. Viene corrispondentemente prevista la possibilità di richiedere il riuso di software sviluppati da altri enti. Gestione archivio Il dirigente potrà intrattenere contatti e concludere accordi operativi con le sopraintendenze ai beni archivistici, ed eventuali altri enti pubblici, in particolare con il Comune di Verona, allo scopo di delineare le strategie future della gestione degli archivi, anche in vista dell'eventuale creazione di un polo unico, o principale (anche tramite contratti o accordi locativi o di gestione). Tali eventuali accordi potranno essere conclusi anche per effetti ricadenti su esercizi futuri, purchè in un'ottica di non aumento della spesa rispetto alle condizioni rinvenibili sul mercato. Qualora emergano soluzioni più onerose, ma ritenute auspicabili per la valorizzazione del patrimonio storico, la questione dovrà essere sottoposta all esame del Presidente, con indicazione di rapporto costi-benefici. In rapporto alle evenienze, e in coordinamento anche con il servizio patrimonio, potrà essere valutata la possibilità di trovare diverse allocazioni, se del caso anche mediante contratti di locazione o servizi esternalizzati. Nei limiti del budget assegnato, potranno essere esternalizzate le attività di supporto alla gestione ordinaria dell'archivio e del servizio di conservazione sostitutiva nonchè ulteriori attività funzionali alla corretta assicurazione della gestione dei flussi documentali. [2] Indicatore di sintesi Nome % raggiungimento ob. 2 flussi documentali Unità Di Misura adimensionale Significato esprime il livello di attuazione complessivo dell'ob. 2 del PEG relazioni con il pubblico, flussi documentali e trattamento dati Avvertenze Elementi che compongono l'indicatore Codice Indicatore Significato Peso 2. Flussi documentali EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris Amministraz sistema protocollo TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza Corrispondenza in uscita TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza % attesa di supporti rilasciati nell'ambito dello svolgimento delle attività di cui all'obiettivo. rispetto scadenza del 30 settembre 2015 per l'aggiornamento del manuale di gestione del protocollo informatico, alla luce delle disposizioni tecniche introdotte dai DPCM 3/12/2013 e 13/11/2014. Dell'aggiornamento del manuale sarà data comunicazione agli uffici provinciali con rinvio al testo aggiornato. rispetto scadenza del 31/10/2015 per l'adozione della determinazione di aggiudicazione provvisoria/ affidamento/convenzionamento/ accordo quadro/presa d'atto gara deserta per l'affidamento del servizio di consegna, ritiro e spedizione della corrispondenza Gestione archivi TEM_04 tempestività media di tempo medio di risposta Data Stampa: 18/giu/ :45 10 di 22

11 [2] Indicatore di sintesi Codice Indicatore Significato Peso risposta Trasferimento archivi TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza programmato per la consultazione di documenti d'archvio da parte di esterni 22 giorni. rispetto scadenza del 15 dicembre per l'aggiornamento degli elenchi di consistenza a seguito dei trasferimenti di funzioni e servizi ad altri enti (sottscrizione degli elenchi) 15 [050.2] Indicatore: EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris Nome EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris Significato % attesa di supporti rilasciati nell'ambito dello svolgimento delle attività di cui all'obiettivo. Avvertenze Efficacia quantitativa. Per il 2015 il monitoraggio partirà dal mese di luglio. Unità Di Misura percentuale I prodotti e i relativi pesi attribuiti per il calcolo dell'indicatore sono: a) help desk di primo livello = 1 b) aperture help desk di secondo livello = 3 c) incontri formativi (PEC, Folium, ecc..) = 3 d) consultazioni di documenti dall'archivio da parte di uffici interni all'ente = 1 e) consultazioni di fascicoli dall'archivio = 3 Essendo tale monitoraggio di prima introduzione, sulla base dei dati rilevati durante gli ultimi esercizi, si presume di rilasciare supporti per un totale presunto di 2000 l'anno (da ricalcolarsi proporzionalmente in caso di dismissione di personale a seguito di dismissione di funzioni o riduzione di ore/lavoro dedicate all'obiettivo). Quanto all'help desk lo stesso è riferito alle richieste di supporto sull'utilizzo del sottosistema informativo per la gestione del protocollo e dei flussi documentali (HD di primo livello in cui la risposta viene garantita direttamente dal servizio, HD secondo livello in cui per la risposta siano necessari contatti con la ditta esecutrice) e alle richieste di supporto nell'ambito delle attività legate allo sportello del Cittadino, all'albo, alla gestione dei dati (privacy). Le risposte all'help desk saranno rilasciate tramite posta elettronica. Saranno monitorati esclusivamente i supporti rilasciati via mail, gli stessi saranno archiviati in apposite caselle di posta elettronica disponibili sui PC dei dipendenti del servizio. Non saranno tracciati nè monitorati ai fini dell'indicatore i supporti telefonici. Tutti i prodotti monitorati sono disponibili su archivi informatici. Il servizio terrà un data base di riepilogo. Graduazione 01/01/ /12/ % % % % % % % 0 39 Approsimazione: Inferiore Formula [b]/[c]*100 Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro b prodotti n. prodotti effettivi o n. domande evase c prodotti n. prodotti programmati o n. domande espresse si prevede di realizzare un punteggio (sommatoria dei prodotti) pari a Periodo Atto Completamento Attività 2.01 Gestione amministrativo-contabile del servizio e cfr. subattività Data Stampa: 18/giu/ :45 11 di 22

12 gestione informatizzata dei procedimenti amministrativi Annotazione Nell'attività sono collocate risorse finanziarie per l'assicurazione di servizi in rapporto ai quali potranno essere assunte spese in ragione di specifiche previsioni normative e della necessità di dargli riscontro. Nel 2015 sono in scadenza i contratti dei servizi esternalizzati (ad eccezione dei servizi di supporto alla gestione ordinaria e straordinaria dell'archivio generale), per alcuni dei quali sono emerse criticità normative e organizzative, legate anche all'assenza di disponibilità finanziarie adeguate. L'attività è finalizzata a consolidare e sviluppare il processo di informatizzazione dei procedimenti amministrativi dell'ente mediante il (e limitatamente al): - servizio di supporto (help desk di primo livello) rivolto agli utenti interni ed esterni dello Sportello del Cittadino e di Opero; - servizio esternalizzato di manutenzione correttiva, adeguativa ed evolutiva dei sopracitati applicativi. Subattività Revisione, aggiornamento e adeguamento dei servizi on line (Sportello del cittadino e Opero) al 30/06/2015 interventi di manutenzione adeguativa e correttiva In questa subattività sono ricomprese le azioni di revisione, aggiornamento e adeguamento necessarie al mantenimento degli applicativi provinciali per la gestione informatizzata dei procedimenti amministrativi mediante Sportello del Cittadino e Opero anche alla luce di quanto previsto dall'art. 26 c. 3 bis del D. L. 90/2014 (legge 114/2014) che impone alla PA l'obbligo di adozione di un sistema di completa informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, reclami e segnalazioni, che permetta a ciscun utente la compilazione on line con procedure guidate. Tali procedure devono permettere il loro completamento, tracciamento dell'istanza presentata, individuazione del responsabile del procedimento e dei termini di conclusione. Lo Sportello del Cittadino e Opero sono, allo stato, gli unici strumenti che consentono di assolvere gli obblighi normativi. Tuttavia, l'obsolescenza di alcune componenti e la necessità di aggiornamento alle nuove funzioni demandate all'ente impongono una importante attività di revisione e adeguamento mediante: a) aggiornamento dei servizi presenti; b) chiusura di procedimenti attivi per il passaggio di funzioni ad altri enti; c) rilevazione nuove esigenze sugli applicativi da parte della ditta esterna incaricata del servizio di manutenzione; d) collegamento e/o revisione / creazione registro dei procedimenti per rispettare dettato normativo; e) adegumento tecnologico delle componenti del sistema front-end per l'invio on line delle istanze di parte. La fattibilità dello sviluppo di procedimenti deve essere espressamente attestata dagli uffici richiedenti in rapporto alla disciplina normativa e amministrativa e all'effettiva intenzione di concretamente impiegare il modulo sviluppato, anche mediante la sottoscrizione del verbale di analisi svolta ai fini dell'individuazione delle caratteristiche tecnico-funzionali del servizio del quale viene richiesta l'informatizzazione. Subattività Gestione dei contratti di manutenzione dell'applicativo Opero e dello Sportello del Cittadino atti di gestione Il servizio di manutenzione adeguativa, correttiva ed evolutiva degli applicativi per la gestione informatizzata dei procedimenti amministrativi, Sportello del Cittadino e Opero, è garantito mediante affidamento esterno. In contratto è in scadenza nel prossimo mese di dicembre: sarà necessario nuovo affidamento. Nell'ambito di tale subattività sono ricompresi il monitoraggio degli interventi relativamente al rispetto dei termini contrattuali, nonché le attività di collaudo sugli interventi di manutenzione evolutiva realizzati, comprese le varifiche sull'interazione tra gli stessi e gli altri sistemi in uso in Provincia. Subattività Gestione, supporto e monitoraggio degli applicativi Sportello del Cittadino e Opero help desk, monitoraggio utilizzo, aggiornamento modelli La subattività è finalizzata alla gestione dello Sportello del Cittadino ovvero del portale dedicato ai servizi on line per l'utenza esterna. In collaborazione con l'urp, saranno attivati i servzi resi disponibili on line e sarà prestato supporto agli utenti attraverso: - informative sull'obbligatorietà dell'utilizzo delle procedure on line; - servizio di help desk si verso gli utilizzatori esterni/interni. La subattività è altresì finalizzata alla gestione dell'applicativo Opero ovvero del software open source finalizzato alla gestione informatizzata dei procedimenti amministrativi. Sono stati reingnegnerizzati e informatizzati finora: la concessione/diniego del patrocinio e la gestione delle Data Stampa: 18/giu/ :45 12 di 22

13 nomine per il trattamento dei dati personali e per l'accesso alle banche dati esterne. La gestione di tale applicativo prevede un'attività di supporto agli utilizzatori esterni/interni e l'eventuale possibilità di seguirne il riuso. Subattività Analisi per la gestione del flusso informativo dei provvedimenti analisi flusso A fronte della necessità di attendere lo sviluppo del sistema informativo provinciale per poter ivi progettare un sistema di gestione del flusso degli atti della Provincia, e stante l'abbandono in questa fase del progetto di acquisizione di un applicativo proprietario (la cui spesa non potrebbe essere assunta in gestione provvisoria) a seguito dell'analisi svolta lo scorso anno sulle possibili soluzioni praticabili al fine di informatizzare il procedimento di gestione degli atti, è prevista l'attivazione di una procedura di affidamento di un applicativo e/o soluzioni software che consentano di eliminare almeno la circolazione del cartaceo, per sostituirla con documenti digitali. Viene previsto di concentrarsi in modo particolare sulle determinazioni organizzative. Ove nell'analisi ne emerga la fattibilità, il documento potrà estendersi allo studio del flusso degli atti del Presidente e del Consiglio. Attività 2.02 Gestione del sistema di protocollo informatico e flussi documentali Periodo Atto Completamento cfr. subattività Annotazione Nella subattività sono collocate risorse finanziarie per l'assicurazione di parte delle attività del servizio in rapporto alle quali potranno essere assunte spese in ragione di specifiche previsioni normative o obblighi già assunti e della necessità di dargli riscontro. La Provincia utilizza un sistema di protocollo informatico, con modello organizzativo decentrato e con esternalizzazione del servizio di manutenzione dell'applicativo. L'attività comprende, oltre a ciò che concerne registrazione e protocollazione dei documenti: - la formazione e l'assistenza tecnica agli utilizzatori del sistema; - l'aggiornamento di regolamenti, manuali di gestione ecc..; - la gestione e l'aggiornamento del sottosistema informativo del protocollo e flussi documentali; - il supporto e coordinamento delle postazioni di protocollo decentrate; - la gestione del flusso della corrispondenza; - la gestione esternalizzata del servizio di spedizione della corrispondenza; - la gestione delle novità introdotte dalle regole tecniche (DPCM). Sarà necessario intervenire sia sugli applicativi di gestione del protocollo e dei flussi sia sul relativo manuale, al fine di tener conto degli obblighi introdotti. In particolare, per quanto riguarda il protocollo sarà necessario procedere con verifica ed eventuale adeguamento del sistema, anche in relazione al contratto in essere e con la revisione del manuale di gestione. Subattività Coordinamento, vigilanza, autorizzazione e regolamentazione delle attività di protocollazione. attività varie di vigilanza e coordinamento Annotazione Attività svolta ai sensi dell' art. 50 e ss DPR 445/2000 e Manuale di gestione 5 e ss. Nell'ambito di questa subattività sono ricomprese l'amministrazione del sistema protocollo informatico, ovvero la gestione dell'accreditamento degli utilizzatori, la definizione dei ruoli applicativi e relativi permessi, la vigilanza, anche mediante appositi sistemi di reportistica messi a disposizione dal sistema stesso, in merito all'applicazione di quanto previsto dal manuale di gestione relativamente alle operazioni di registrazione a protocollo dei documenti e alla gestione degli stessi, provvedendo, qualora ne ricorra il caso, ad eventuali annullamenti, anche parziali, delle predette registrazioni. Oltre a ciò, il personale del servizio provvede anche all'aggiornamento delle regole contenute nel manuale di gestione qualora si renda necessario l'aggiornamento. [ ] Indicatore: TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza Nome TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza Significato Unità Di Misura giorni Data Stampa: 18/giu/ :45 13 di 22

14 rispetto scadenza del 30 settembre 2015 per l'aggiornamento del manuale di gestione del protocollo informatico, alla luce delle disposizioni tecniche introdotte dai DPCM 3/12/2013 e 13/11/2014. Dell'aggiornamento del manuale sarà data comunicazione agli uffici provinciali con rinvio al testo aggiornato. Avvertenze temporale Graduazione 01/01/ /12/ % % % % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [#b]-[#c] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro #b data data effettiva #c data data prevista 30/09/2015 Subattività Gestione dei contratti per la manutenzione correttiva, adeguativa evolutiva dell'applicativo per la gestione del protocollo informatico (Folium) atti di gestione e determinazioni di liquidzione Il servizio di manutenzione adeguativa, correttiva ed evolutiva del sistema di protocollo informatico è stato affidato a ditta esterna specializzata. Il contratto in essere ha durata sino. Sarà pertanto necessario attivare tempestiva procedura di affidamento, tenendo conto che l'attuale sistema consente la protocollazione automatizzata delle fatture elettroniche, tale da minimizzare l'impatto sulle strutture dell'ente. Nell'ambito di tale subattività sono ricompresi il monitoraggio degli interventi relativamente al rispetto dei termini contrattuali, nonché autorizzazioni e i verbali di collaudo relativamente agli interventi di manutenzione evolutiva realizzati. Subattività Gestione della corrispondenza in ingresso con protocollazione e smistamento potocollazione, smistamento corrispondenza La subattività prevede: 1. la gestione della corrispondenza pervenuta presso la sede di palazzo Scaligero o alla casella istituzionale di PEC generale dell'ente, con protocollazione di quella destinata ai servizi presenti in tale sede e lo smistamento di quella destinata destinata ai servizi situati nelle altre sedi provinciali; 2. ripianificazione dello smistamento e consegna della corrispondenza a seguito della riorganizzazione dei servizi dell'ente e riduzione del personale impiegabile per i collegamenti logistici (anche con possibile esternalizzazione). Subattività Gestione del contratto per il servizio di consegna, ritiro e spedizione della corrispondenza provinciale con azioni per il contenimento delle spese corrispondenza in uscita Il servizio di consegna, ritiro e spedizione della corrispondenza provinciale è affidato a ditta esterna specializzata. L'attuale contratto è in scadenza: sarà attivata nuova procedura di scelta del contraente. Nell'ambito di tale subattività è ricompreso il monitoraggio mensile dei servizi resi per la verifica del rispetto dei termini contrattuali, nonché eventuali azioni per il contenimento dei costi di spedizione della corrispondenza provinciale. Data Stampa: 18/giu/ :45 14 di 22

15 [ ] Indicatore: TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza Nome TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza Unità Di Misura giorni Significato rispetto scadenza del 31/10/2015 per l'adozione della determinazione di aggiudicazione provvisoria/affidamento/convenzionamento/accordo quadro/presa d'atto gara deserta per l'affidamento del servizio di consegna, ritiro e spedizione della corrispondenza Avvertenze temporale Graduazione 01/01/ /12/ % % % % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [#b]-[#c] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro #b data data effettiva #c data data prevista 31/10/2015 Subattività Supporto agli operatori e utenti del sistema di protocollo informatico e delle PEC settoriali Help desk operatori e utenti La subattività è rivolta al supporto degli operatori ed utenti del sistema di protocollo informatico e delle PEC settoriali attraverso l'help desk, l'aggiornamento delle guide operative, ovvero mediante informative e/o news letter per specifiche particolari esigenze. Viene previsto un monitoraggio collaborativo sulle PEC settoriali. Subattività Approvvigionamento e gestione strumentazioni e materiale di consumo per le postazioni di protocollo gestione postazioni protocollo Attraverso tale subattività viene fornito annualmente il materiale di consumo per le postazioni di protocollo decentrato, mediante acquisizioni in economato. Il materiale viene consegnato tramite il servizio di assistenza informatica dell'ente. Periodo Atto Completamento Attività 2.03 Gestione degli archivi cfr. subattività Annotazione Nell'attività sono collocate risorse finanziarie per l'assicurazione di servizi in rapporto alle quali potranno essere assunte spese in ragione di specifiche previsioni normative e della necessità di dargli riscontro. La Provincia conserva il materiale archivistico per le sezioni storico ( ) e parte del deposito ( ) presso apposito sito nel Quadrante Europa, aderendo alla convenzione per la gestione associata dei servizi archistici con il Comune di Verona. La predetta convenzione è stata rinnovata fino al 2016, prevedendo anche interventi di tutela e valorizzazione del patrimonio archivistico provinciale da realizzare unitamente al Comune di Verona, per i quali è previsto il ricorso anche a contributi regionali. Data Stampa: 18/giu/ :45 15 di 22

16 Nell'ambito delle attività il servizio, oltre ad occuparsi della gestione delle richieste di consultazione di materiale archivistico, e di selezione e scarto, si occupa anche della conservazione dei documenti nativi digitali e/o digitalizzati, nonché dell'aggiornamento del piano di conservazione adottato con determinazione organizzativa n. 58 del 28 febbraio L'attività comprende, inoltre, il monitoraggio delle questioni concernenti la prosecuzione della conservazione digitale che dovrà tener conto della prossima scadenza contrattuale e degli obblighi di affidamento introdotti dal DPCM 3/12/2014. Subattività Gestione degli archivi provinciali: consultazioni, versamenti, riordino, selezione e scarto. aggiornamento degli elenchi di consistenza e attuazione operazioni di scarto, conferimento della documentazione all'archivio di deposito, ricompattazione dell'archivio corrente. La subattività è finalizzata alla gestione degli archivi corrente, deposito e storico. La gestione dell'archivio corrente è effettuata direttamente dagli uffici responsabili del procedimento (ove richiesto, nei limiti della programmazione delle risorse disponibili, con supporto di società esterna individuata dal servizio), mentre le sezioni storica e di deposito sono gestite dal servizio flussi documentali anche attraverso il convenzionamento con il comune di Verona (o supporto esterno). L'attività è finalizzata a: - gestire le richieste di consultazione del materiale archivistico da parte di utenti interni ed esterni; - attivare le procedure di selezione e scarto; - autorizzare interventi di riordino e versamento anche sulla base delle indicazioni fornite dall'archivista incaricato dalla ditta affidataria; - definire interventi di tutela, promozione e valorizzazione degli archivi provinciali ove possibile in collaborazione con il Comune di Verona, affidando, se nel caso, la realizzazione degli stessi a ditte esterne specializzate facendo ricorso anche alla contribuzione regionale. [ ] Indicatore: TEM_04 tempestività media di risposta Nome TEM_04 tempestività media di risposta Unità Di Misura giorni Significato tempo medio di risposta programmato per la consultazione di documenti d'archvio da parte di esterni 22 giorni. Avvertenze temporale L'indicatore monitora il procedimento con identificativo n. 177 dell'apposito registro. Il tempo procedimentale è di 30 giorni, ridotti a 24 per le istanze on line. Graduazione 01/01/ /12/ % 0 0 0% Approsimazione: Proporzionale alla posizione tra i valori non graduati Formula [somma(b)]/[c] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro somma(b) giorni b=tempo di risposta o durata (fase, attività, progetto) c fasi n. prestazioni, fasi, attività, progetti tempo medio 22 giorni Subattività Gestione del contratto per i servizi archivistici di supporto alla gestione ordinaria dell'archivio generale. Atti di gestione del contratto La subattività è finalizzata alla gestione del contratto per i servizi archivistici di supporto alla gestione ordinaria dell'archivio generale incluso il monitoraggio mensile dei servizi resi per la verifica del rispetto dei termini contrattuali. Viene prevista la possibilità di ulteriori livelli di esternalizzazione, sulla base dei finanziamenti disponibili. Data Stampa: 18/giu/ :45 16 di 22

17 Subattività Gestione della convenzione con il Comune di Verona atti di gestione della convenzione Vengono gestiti in convenzionamento con il Comune di Verona i servizi archivistici che interessano i fondi archivistici provinciali più prestigiosi (sezioni storico e di deposito). La subattività è finalizzata alla gestione di detta convenzione. La si impegna a liquidare la somma dovuta per gli interventi a seguito di rendicontazione da parte del Comune di Verona. Subattività Conservazione degli archivi digitali, aggiornamento del piano di conservazione, gestione organizzativa conservazione archivi digitali Attuazione delle misure di conservazione, tramite assegnazione ad idoneo operatore del mercato che assicuri, nella prima fase, una stretta connessione con l'attuale sistema di protocollo, così da ridurre le lavorazioni e le verifiche dei documenti da inviare in conservazione. Si prevede di aggiornare il piano di conservazione, con idonee indicazioni in rapporto a quella sostitutiva, regolamentata da apposito manuale. Si prevede il supporto alle strutture provinciali per la determinazione di buone prassi volte a garantire corretta gestione di documenti in formato digitale caricati su piattaforme informatiche imputabili ad enti terzi. Subattività Interventi di tutela, promozione, valorizzazione degli archivi Interventi di tutela, valorizzazione e restauro Potranno essere effettuati interventi di tutela, restauro conservativo dei documenti, promozione e valorizzazione degli archivi provinciali nell'ambito del progetto Dal governo delle carte alla governance del territorio, gestito in convenzione con il Comune di Verona. Il servizio potrà attivare procedure per richiedere contributi regionali finalizzati alla conservazione del documentale appartente alla sezione storico dell'archivio. La subattività è finalizzata alla promozione del patrimonio archivistico provinciale anche attraverso forme di divulgazione conseguenti all'impiego piattaforme informatiche. Subattività Trasferimento straordinario e riordino sezioni di archivio trasferimento archivi A seguito del trasferimento di sezioni di archivio ad altri enti, dovuta dal riassetto normativo delle funzioni provinciali con tempistica nota al momento solo in relazione ad una limitata competenza concernente i trasporti, viene previsto l'aggiornamento degli elenchi di consistenza. [ ] Indicatore: TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza Nome TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza Unità Di Misura giorni Significato rispetto scadenza del 15 dicembre per l'aggiornamento degli elenchi di consistenza a seguito dei trasferimenti di funzioni e servizi ad altri enti (sottscrizione degli elenchi) Avvertenze temporale Graduazione 01/01/ /12/ % 0 0 0% Approsimazione: Proporzionale alla posizione tra i valori non graduati Formula [#b]-[#c] Data Stampa: 18/giu/ :45 17 di 22

18 Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro #b data data effettiva #c data data prevista 15/12/2015 Attività 2.04 Gestione attività relative al trattamento dati Periodo Atto Completamento cfr. subattività L'attività comprende le azioni volte ad assicurare: - il coordinamento privacy per l'ente, l'aggiornamento e il supporto agli uffici per quanto concerne il trattamento dei dati; - l'aggiornamento e pubblicazione di vari documenti inerenti la gestione del trattamento di dati nell ente, quali il regolamento sul trattamento dei dati personali, la gestione dell'archivio delle nomine dei responsabili verticali e incaricati del trattamento tenuta e aggiornamento delle banche dati. La tenuta dell'archivio è limitata a quello conseguente all'impiego del modulo di Opero. Subattività Tenuta e gestione dell'archivio dei nominativi dei responsabili verticali e incaricati del trattamento dati. gestione modulo Opero nomine La gestione degli incarichi al trattamento dei dati è interamente informatizzata, mediante l'apposito modulo di Opero, denominato Operonomine. Il servizio provvede a supportare gli utenti nell'utilizzo dell'applicativo, monitorare gli incarichi assegnati e gestire il relativo data base, garantire la conservzione degli atti incarico. Subattività Tenuta del data base delle banche dati esterne archivi aggiornati Attraverso Opero vengono gestite le nomine a incaricato del trattamento dati per l'accesso alle banche dati esterne. Dopo il censimento delle banche dati esterne, il servizio cura la gestione del relativo data base nel rispetto delle indicazione del garante sulla privacy. Subattività Aggiornamento del documento riepilogativo in materia di sicurezza dei dati documento riepilogativo in materia di sicurezza dei dati La subattività prevede l'aggiornamento del documento riepilogativo in materia di sicurezza dati (sostitutivo del DPS abrogato dal D.L. 5 febbraio 2012, n. 5), ove ve ne sia necessità, per quanto di competenza dei Servizio flussi documentali Subattività Revisione, aggiornamento e pubblicazione delle informative obbligatorie ai sensi dell'art. 13 del d.lgs. n. 196/2003 Informative Le regole tecniche sulla gestione dei siti web, impongono di dotare ciascun portale di specifiche informative per l'utenza. A tale proposito il servizio, in collaborazione con l'u.o. informatica, revisiona ed aggiorna, se necessario, i contenuti delle suddette informative obbligatorie. Attività 2.05 Attività relative alla trasperenza e anti corruzione, Periodo Atto Completamento cfr. subattività Data Stampa: 18/giu/ :45 18 di 22

19 qualità, armonizzazione bilancio Subattività Gestione dell'applicativo albo pretorio on line Atti di gestione dell'albo on line Annotazione Viene prevista la possibilità di rinnovo o di indagine su altri prodotti del mercato disponibili che possano dare eventuali migliori prestazioni in termini di trasparenza o di integrazione con la gestione dei procedimenti. I finanziamenti necessari per lo sviluppo di un nuovo applicativo o per l'implementazione di quello utilizzato sono previste in rapporto alla prima attività dell'obiettivo. La subattività è finalizzata al coordinamento dell'albo pretorio on line, con il supporto, per quanto di competenza, dell'uo informatica e del servizio segreteria e affari generali. L'applicativo utilizzato è il software messo a disposizione da Ancitel. Nell'ambito di questa subattività sono ricomprese, l'amministrazione del sistema per la gestione dell'albo, ovvero la gestione dell'accreditamento degli utilizzatori, la definizione dei ruoli applicativi e relativi permessi, la vigilanza, anche mediante appositi sistemi di reportistica messi a disposizione dal sistema stesso, il supporto agli addetti alla pubblicazione per l'attivazione del servizio di assistenza ANCITEL. Il caricamento avviene a cura di ciascuna struttura competente. Subattività Partecipazione alla programmazione e all'attuazione delle misure per la trasparenza e l'anti corruzione. attività di partecipazione ai piani e relative misure organizzative Subattività Sportello decentrato URP di Palazzo Scaligero Gestione dello sportello urp decentrato di palazzo Scaligero, attraverso le seguenti attività: gestione della bacheca e degli espositori mediante la sistemazione manifesti e opuscoli nell'atrio di palazzo Scaligero; servizio di prima informazione all'utenza di palazzo Scaligero; informazioni e prima assistenza per il sistema bibliotecario. rilascio informazioni Subattività Controllo di qualità sui servizi erogati Attività di controllo qualità La subattività prevede la partecipazione al sistema provinciale di gestione della qualità con le azioni conseguenti le verifiche interne o esterne, azioni correttive e preventive. Subattività Partecipazione al processo di armonizzazione del bilancio e dei documenti di programmazione. Partecipazione alle inziative promosse dall'area economico-finanziaria (gruppi di lavoro, attività di formazione e aggiornamento). La subattività prevede il supporto all'area economico-finanziaria nel processo di cambiamento del sistema finanziario e contabile in seguito all'entrata in vigore del D.Lgs. 126/2014; il supporto sarà prestato, in particolare, nella ricognizione dei residui, nella classificazione di entrate e spese secondo le nuove logiche, nell'adattamento dei documenti di programmazione ai nuovi strumenti previsti dall'ordinamento. Data Stampa: 18/giu/ :45 19 di 22

20 Risorse Umane per l'obiettivo Classe Matricola Unita Di Misura Assegnato % sull'obiettivo B1-B3 B3-B6 C-C1 C-C3 D3-D CAPPATO ANNA Ore 1.284,00 100,00% 4850 PASETTO SERGIO Ore 625,00 100,00% 1999 CORSI MARTINA Ore 1.500,00 100,00% 1468 BUSATTA EDOARDO Ore 1.500,00 100,00% 6258 TOMBA CARMEN Ore 1.500,00 100,00% 2321 DEGANI MARY Ore 1.500,00 100,00% Totale sull'obiettivo 7.909,00 Data Stampa: 18/giu/ :45 20 di 22

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