AZIENDA USL 1 DI MASSA E CARRARA U.O. Convenzioni Uniche Nazionali

Transcript

1 AZIENDA USL 1 DI MASSA E CARRARA U.O. Convenzioni Uniche Nazionali AREA DEL PERSONALE CONVENZIONATO SULLA BASE DEGLI ACCORDI NAZIONALI DI LAVORO DEI MEDICI DI MEDICINA GENERALE, PEDIATRI DI LIBERA SCELTA E DEI MEDICI SPECIALISTI AMBULATORIALI INTERNI VALUTAZIONE DEL RISCHIO ANTICORRUZIONE PRINCIPALI ATTIVITA A RISCHIO A) Per Medici di Medicina Generale ( Assistenza Primaria, Continuità Assistenziale, Medicina dei Servizi, Emergenza Sanitaria Territoriale) e Medici Pediatri di Libera Scelta : 1. Instaurazione rapporto; 2. Trattamenti economici accessori; B) Per Medici Specialisti Ambulatoriali, Medici veterinari e altre professionalità ambulatoriali : 3. Instaurazione rapporto; 4. Rilevazione presenze ; 5. Trattamenti economici accessori; DESCRIZIONE SINTETICA DEI RISCHI Attività A.1 - Instaurazione rapporto per MMG e PLS : 1.1 entro la fine di Aprile e di Ottobre la Regione Toscana pubblica nel BURT l'elenco degli ambiti territoriali carenti previa comunicazione da parte dell'azienda alla data del 1 marzo e del 1 settembre dell'anno in corso sulla base dei criteri di cui all'art. 33 ACN MMG ( art. 32 per PLS); 1.2 errato calcolo della popolazione residente al 31 dicembre dell'anno precedente, non applicazione dei criteri previsti per la determinazione del numero dei medici iscrivibili per ciascun ambito territoriale dagli ACN MMG e PLS o dagli Accordi Regionali di riferimento; 1.3 inosservanza delle regole procedurali di verifica della documentazione prodotta e delle dichiarazioni presentate. Attività 2 Trattamenti economici accessori per MMG e PLS ; 2.1 liquidazione di componenti aggiuntive od accessorie non regolarmente e/o completamente maturate; 2.2 liquidazione di componenti aggiuntive od accessorie in misura ed entità differente da quanto previsto dalla normativa contrattuale. Attività 3 Instaurazione rapporto per Medici Specialisti Ambulatoriali, Medici veterinari e altre professionalità ambulatoriali: 3.1 irregolare composizione della Commissione paritetica finalizzata al reclutamento di candidati particolari; 1 1

2 3.2 inosservanza delle regole procedurali a garanzia della trasparenza e dell imparzialità della selezione, quali, ad es., la cogenza della regola dell anonimato per le prove scritte e la predeterminazione dei criteri di valutazione delle prove allo scopo di reclutare candidati particolari. Attività 4 Rilevazione presenze per Specialisti Ambulatoriali; 4.1 non accurato inserimento dei dati nell anagrafica del sistema rilevazione presenze; 4.2 tardiva ed intempestiva comunicazione delle causali di assenza; 4.3 inserimento manuale degli orari di servizio (mancata timbratura); 4.4 mancata corrispondenza fra timbratura, presenza in servizio e prestazioni effettuate. Attività 5 Trattamenti economici accessori per Specialisti Ambulatoriali; 5.1 liquidazione di componenti aggiuntive od accessorie non regolarmente e/o completamente maturate ; 5.2 liquidazione di componenti aggiuntive od accessorie in misura ed entità differente da quanto previsto dalla normativa contrattuale. VALUTAZIONE DEI RISCHI (Metodologia) Valori e frequenze delle probabilità: 0 (nessuna probabilità); 1 (improbabile); 2 (poco probabile); 3 (probabile); 4 (molto probabile); 5 (altamente probabile); Valori e importanza dell impatto 0 (nessun impatto); 1 (marginale); 2 (minore); 3 (soglia); 4 (serio); 5 (superiore) Valutazione del rischio = (valore frequenza probabilità) x (valore impatto) Indici di valutazione delle PROBABILITA Discrezionalità Il processo è discrezionale? No è del tutto vincolato 1 E parzialmente vincolato dalla legge e da atti amministrativi 2 E parzialmente vincolato solo dalla legge 3 E parzialmente vincolato solo da atti amm.vi (regol., direttive, circolari), ma anche contratti 4 E altamente discrezionale 5 Indici di valutazione dell IMPATTO Impatto organizzativo Rispetto al totale del personale impiegato nella singola U.O./servizio competente a svolgere il processo (o la fase di processo di competenza), nell ambito della stessa Azienda USL, quale percentuale di personale è impiegata nel processo? (se il processo coinvolge l attività di più servizi nell ambito aziendale occorre riferire la percentuale al personale impiegato nei servizi coinvolti). Fino a circa il 20% 1 2

3 Fino a circa il 40% 2 Fino a circa il 60% 3 Fino a circa il 80% 4 Fino a circa il 100% 5 Rilevanza esterna Il processo produce effetti diretti all esterno dell amministrazione? No, ha come destinatario finale un ufficio interno 2 Si, il risultato del processo è rivolto direttamente ad utenti esterni alla Azienda USL 5 Impatto economico Nel corso degli ultimi 5 anni sono state pronunciate sentenze della Corte dei Conti a carico di dipendenti della Azienda USL o sono state pronunciate sentenze di risarcimento del danno nei confronti della Azienda USL per la medesima tipologia di evento o di tipologie analoghe? No 1 Si 5 Complessità del processo Si tratta di un processo complesso che comporta il coinvolgimento di più amministrazioni (esclusi i controlli) in fasi successive per il conseguimento del risultato? No, il processo coinvolge una sola p.a. (Azienda USL) 1 Si, il processo coinvolge due amministrazioni 2 Si, il processo coinvolge più di tre amministrazioni 3 Si, il processo coinvolge più di cinque amministrazioni 5 Impatto reputazionale Nel corso degli ultimi 5 anni sono stati pubblicati su giornali o riviste articoli aventi ad oggetto il medesimo evento o eventi analoghi? No 0 Non ne abbiamo memoria 1 Si, sulla stampa locale 2 Si, sulla stampa nazionale 3 Si, sulla stampa nazionale e locale 4 Si, sulla stampa locale, nazionale e internazionale 5 Valore economico Qual è l impatto economico del processo? Ha rilevanza esclusivamente interna 1 Comporta l attribuzione di vantaggi a soggetti esterni, ma non di particolare rilievo economico 3 Comporta l attribuzione di considerevoli vantaggi a soggetti esterni 5 Impatto organizzativo, economico e sull immagine A quale livello può collocarsi il rischio dell evento (livello apicale, livello intermedio o livello basso), ovvero la posizione/il ruolo che l eventuale soggetto riveste nell organizzazione è elevata, media o bassa? A livello di addetto 1 A livello di collaboratore o funzionario 2 A livello di dirigente non generale ovvero di posizione apicale o di posizione organizzativa 3 A livello di dirigente capo dipartimento (di macro struttura) 4 3

4 A livello di dirigente generale (o di componenti della direzione aziendale) 5 Frazionabilità del processo Il risultato finale del processo può essere raggiunto anche effettuando una pluralità di operazioni di entità economica ridotta che, considerate complessivamente, alla fine assicurano lo stesso risultato? No 1 Si 5 CONTROLLI Per controllo si intende qualunque strumento di controllo utilizzato dall Azienda USL che sia confacente a ridurre la probabilità del rischio (e, quindi, sia il sistema dei controlli legali, come quello del collegio sindacale ed il controllo di gestione, sia altri meccanismi interni di controllo utilizzati dalla Azienda USL, ad es. i controlli a campione in casi non previsti dalle norme, i riscontri relativi all esito dei ricorsi giudiziali avviati). La valutazione dell adeguatezza del controllo va fatta considerando il modo in cui il controllo funziona concretamente. Per la stima della probabilità, quindi, non rileva la previsione dell esistenza in astratto del controllo, ma la sua efficacia in relazione al rischio considerato. Controlli Anche sulla base dell esperienza pregressa, il tipo di controllo applicato sul processo è adeguato a neutralizzare il rischio? No, il rischio rimane indifferente 1 Si, ma in minima parte 2 Si, per una percentuale approssimativa del 50% 3 Si, è molto efficace 4 Si, costituisce un efficace strumento di neutralizzazione 5 VALUTAZIONE DEI RISCHI PER CIASCUNA ATTIVITA DELL'U.O. CONVENZIONI UNICHE NAZIONALI MEDIANTE UTILIZZO DELLA METODOLOGIA COMUNE SOPRA ILLUSTRATA Attività 1 Instaurazione rapporto per Medici di Medicina Generale ( Assistenza Primaria, Continuità Assistenziale, Medicina dei Servizi, Emergenza Sanitaria Territoriale) e Medici Pediatri di Libera Scelta : 1.1.previsione di requisiti di accesso personalizzati ed insufficienza di meccanismi oggettivi e trasparenti idonei a verificare il possesso dei requisiti attitudinali e professionali richiesti in relazione alla posizione da ricoprire allo scopo di reclutare candidati particolari. Nota: il rischio è astrattamente molto basso in quanto i requisiti, per ciascuna qualifica, sono tassativamente stabiliti negli ACN MMG e PLS e dagli Accordi regionali. Le modalità di selezione sono parimenti definite dalla normativa regionale integrata dalle normative nazionali per l accesso al rapporto di lavoro autonomo convenzionato con il SSN. Indice di valutazione della probabilità 1 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,5 impatto organizzativo 1 4

5 complessità del processo 2 impatto reputazionale 2 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,5 Valutazione finale = (indice probabilità) x (indice impatto) = (1) x (2,5) = 2,5 Attività 2 Trattamenti economici accessori per MMG e PLS; 5.1 liquidazione di componenti aggiuntive od accessorie non regolarmente e/o completamente maturate. Nota: l obiettivo del controllo è quello di ottenere un accurata liquidazione delle componenti variabili aggiuntive. A tal fine gli operatori dell Ufficio Convenzioni effettuano un riscontro sulle attività autorizzate dai responsabili dei Distretti o dei Servizi in merito alle prestazioni previste dagli ACN di riferimento e dagli Accordi regionali quali: ADI, ADP, PPIP, BILANCI DI SALUTE, VISITE PEDIATRICHE DI C.A.,ORE STRAORDINARIO, INDENNITA' SUPERFESTIVE... Quanto sopra per arrivare a neutralizzare il rischio di errori. Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,75 impatto organizzativo 3 complessità del processo 2 impatto reputazionale 2 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,625 Valutazione finale = (indice probabilità) x (indice impatto) = (4) x (2,75) = liquidazione di componenti aggiuntive od accessorie in misura ed entità differente da quanto previsto dalla normativa contrattuale. Nota: il rischio è stato fortemente limitato dal fatto che le voci stipendiali in procedura possono essere inserite solo a livello centrale da Estav-NordOvest. L attivazione di nuovi codici (descrizione ed importo) può avvenire in sede centrale su esplicita richiesta (tracciabile) dalla sede periferica. Altri elementi accessori, per loro natura variabili di importo e/o quantità implicano il controllo incrociato fra operatori dell ufficio convenzioni uniche e quelli dei Distretti Territoriali, basato prevalentemente su atti formali o files, dal che ne consegue la riduzione del rischio di errori e la difficoltà di operare, eventualmente, con intenti fraudolenti. Trattasi, comunque, di un settore sensibile su cui controlli puntuali (preventivi e successivi) costituiscono un efficace strumento di neutralizzazione del rischio. 5

6 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 3,125 impatto organizzativo 3 complessità del processo 2 impatto reputazionale 2 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,75 Valutazione finale = (indice probabilità) x (indice impatto) = (4) x (2,75) = 11 Attività 3 Instaurazione rapporto per Medici Specialisti Ambulatoriali, Medici veterinari e altre professionalità ambulatoriali ; 3.1 irregolare composizione della Commissione paritetica finalizzata al reclutamento di candidati particolari. Nota: l'instaurazione del rapporto avviene attraverso l'assegnazione di turni orari vacanti e pertanto (dopo aver esaminato eventuali richieste di mobilità), si procede alla pubblicazione del turno vacante ai sensi dell'art. 23 dell'acn degli Specialisti Ambulatoriali che individua l'ordine delle priorità per l'assegnazione del suddetto turno. Qualora la pubblicazione dei turni disponibili inerenti una branca specialistica o area professionale contenga la richiesta di possesso di particolari capacità professionali, la scelta dello specialista ambulatoriale o del professionista, avviene previa valutazione secondo criteri definiti nell'accordo regionale, da parte di una Commissione Aziendale paritetica, composta da specialisti delegati dall'azienda e specialisti ambulatoriali o professionisti designati dai membri di categoria del Comitato Zonale. In questo caso si procede con i criteri dei concorsi pubblici ma i rischi in ogni caso sono limitati in quanto le modalità di composizione delle Commissioni sono stabilite dall'acn per la Specialistica Ambulatoriale e dalla normativa regionale. Inoltre come già detto, nelle nomine della commissione paritetica la metà dei componenti spetta alla parte sindacale. Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,25 impatto organizzativo 1 impatto reputazionale 1 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,25 Valutazione finale = (indice probabilità) x (indice impatto) = (4) x (2,25) = 9 6

7 3.2 inosservanza delle regole procedurali a garanzia della trasparenza e dell imparzialità della selezione, quali, la cogenza della regola dell anonimato per le prove scritte e la predeterminazione dei criteri di valutazione delle prove allo scopo di reclutare candidati particolari. Nota: nei concorsi per la specialistica ambulatoriale costituisce violazione di legge non assicurare le regole procedurali previste dalle normative nazionali o regionali per assicurare trasparenza ed imparzialità. Idem per i criteri di valutazione, astrattamente predeterminati dalle normative vigenti. Residua tuttavia il margine di discrezionalità da parte della Commissione di selezione. Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,625 impatto organizzativo 1 impatto reputazionale 1 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,25 Valutazione finale = (indice probabilità) x (indice impatto) = (4) x (2,25) = 9 Attività 4 Rilevazione presenze per Specialisti Ambulatoriali; 4.1 non accurato inserimento dei dati nell anagrafica del sistema rilevazione presenze. Nota: L obiettivo del controllo è la completezza e l accuratezza delle informazioni inserite. La periodicità è ad evento. Il rischio è molto basso in quanto la fase di inserimento nell anagrafica e la variazione comporta verifiche preventive e successive guidate dal sistema automatizzato (IRIS), oltre ad una verifica fra i dati forniti dall interessato (nel fascicolo assunzione) e quelli risultanti a sistema. Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 1,875 impatto organizzativo 2 impatto reputazionale 0 valore economico 3 impatto organizzativo, economico e sull immagine 2 7

8 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 1,875 Valutazione finale = (indice probabilità) x (indice impatto) = (4) x (1,875) = 7,5 4.2 tardiva ed intempestiva comunicazione delle causali di assenza. Nota: è un rischio importato dall ufficio convenzioni, nel caso in cui i servizi aziendali non comunichino tempestivamente la motivazione dell assenza del proprio dipendente. In tale evenienza possono risultare giornate vuote nel sistema con errata attribuzione di ferie ed altri permessi (necessità di rivalsa a posteriori). Per la malattia il rischio è stato ridotto dal sistema telematico dei certificati di malattia INPS. Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 1,875 impatto organizzativo 2 impatto reputazionale 0 valore economico 3 impatto organizzativo, economico e sull immagine 2 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 1,875 Valutazione finale = (indice probabilità) x (indice impatto) = (4) x (1,875) = 7,5 4.3 inserimento manuale degli orari di servizio (mancata timbratura). Nota: l operazione (anche se teoricamente giustificata da dimenticanza, smarrimento del badge, smagnetizzazione, furto dei documenti, ecc.) comporta il rischio di un errata valorizzazione oraria. Il rischio è stato ridotto sia dalla direttiva di non accettare, come per i dipendenti di ruolo, più di due mancate timbrature al mese, salvo casi eccezionali, sia dalla necessità dell attestazione di presenza convalidata dal responsabile per l inserimento manuale dell orario nel sistema da parte dell Ufficio Convenzioni. Resta però il pericolo di connivenza fra colleghi specialisti, qualora non adeguatamente sorvegliati dal Responsabile. Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 1,875 impatto organizzativo 2 8

9 impatto reputazionale 0 valore economico 3 impatto organizzativo, economico e sull immagine 2 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 1,875 Valutazione finale = (indice probabilità) x (indice impatto) = (4) x (1,875) = 7,5 4.4 mancata corrispondenza fra timbratura, presenza in servizio e prestazioni effettuate. Nota: la falsa attestazione della presenza in servizio, volontaria o meno, è un evento la cui frequenza non si può escludere in un azienda con personale convenzionato dislocato sui Distretti dell intero territorio provinciale, peraltro con numerose attività da svolgere all esterno. E un rischio importato dall ufficio convenzioni, di cui l inserimento manuale ex post delle timbrature può essere solo un sintomo. Esso può essere neutralizzato da un efficace azione di controllo da parte dei responsabili delle linee gestionali, oltre che da eventuali controlli esterni a campione. Indice di valutazione della probabilità 5 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,375 impatto organizzativo 2 impatto reputazionale 0 valore economico 3 impatto organizzativo, economico e sull immagine 2 frazionabilità del processo 5 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,375 Valutazione finale = (indice probabilità) x (indice impatto) = (5) x (2,375) = 11,875 Attività 5 Trattamenti economici accessori per Specialisti Ambulatoriali; 5.1 liquidazione di componenti aggiuntive od accessorie non regolarmente e/o completamente maturate. Nota: l obiettivo del controllo è quello di ottenere un accurata liquidazione delle componenti variabili aggiuntive. A tal fine gli operatori dell Ufficio Convenzioni effettuano un riscontro incrociato fra rilevazione presenze ed attività autorizzate dai responsabili in merito a: turni di pronta disponibilità, prolungamento dell'orario, ecc.. Quanto sopra per arrivare a neutralizzare il rischio di errori. Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,625 impatto organizzativo 3 9

10 complessità del processo 2 impatto reputazionale 1 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 2,625 Valutazione finale = (indice probabilità) x (indice impatto) = (4) x (2,625) = 10,5 5.2 liquidazione di componenti aggiuntive od accessorie in misura ed entità differente da quanto previsto dalla normativa contrattuale. Nota: il rischio è stato fortemente limitato dal fatto che le voci stipendiali in procedura possono essere inserite solo a livello centrale da Estav. L attivazione di nuovi codici (descrizione ed importo) può avvenire in sede centrale su esplicita richiesta (tracciabile) dalla sede periferica. Altri elementi accessori, per loro natura variabili di importo e/o quantità (es. compensi attività intramoenia, prestazioni aggiuntive, ecc.) implicano il controllo incrociato fra operatori dell ufficio convenzioni e quelli dei distretti, basato prevalentemente su atti formali o files, dal che ne consegue la riduzione del rischio di errori e la difficoltà di operare, eventualmente, con intenti fraudolenti. Trattasi, comunque, di un settore sensibile su cui controlli puntuali (preventivi e successivi) costituiscono un efficace strumento di neutralizzazione del rischio. Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 3 impatto organizzativo 2 complessità del processo 2 impatto reputazionale 1 frazionabilità del processo 5 Valore globale indici di valutazione dell impatto (Media) = 3 Valutazione finale = (indice probabilità) x (indice impatto) = (4) x (3) = 12 Filename: Valut. rischio ANC U.O. CC.UU.NN. Mappatura e valutazione dei rischi effettuata in conformità ai criteri ed alla metodologia di cui alle linee guida approvate con delibera CIVIT ANAC n. 72/2013 (Piano Nazionale Anticorruzione). CARRARA,