Scopo: Sistema Dipartimento:

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1 Titolo: Regole di fatturazione e raccolta Regole Procedura Linee guida Altro: Advocate Health Care Scopo: Sistema Sito: Dipartimento: I. SCOPO A. Lo scopo fondamentale di Advocate Health Care (AHC) è di assicurare cure mediche e relativi servizi, in modo efficace ed efficiente, in modo che rispondano alle necessità di singoli individui e di famiglie che risiedono nella comunità servita da AHC. Ai sensi di queste regole, AHC fa riferimento a ospedali senza scopo di lucro: BroMenn Medical Center, Christ Medical Center, Condell Medical Center, Eureka Hospital, Good Samaritan Hospital, Good Shepherd Hospital, Illinois Masonic Medical Center, Lutheran General Hospital, Sherman Hospital, South Suburban Hospital e Trinity Hospital. II. REGOLE A. Le regole descrivono le azioni che AHC può intraprendere per raccogliere le somme richieste dagli ospedali per i servizi forniti ai suoi pazienti. Le regole descrivono anche la procedura e i termini associati a queste attività di raccolta, le azioni che AHC può intraprendere in caso di mancato pagamento e che deve intraprendere per determinare se un paziente è idoneo a beneficiare dell assistenza finanziaria. B. Queste regole definiscono i modi in cui AHC può comunicare ai pazienti le somme dovute per i suoi servizi. C. Queste regole definiscono le circostanze in cui AHC può cancellare i conti di pazienti per cattiva situazione debitoria e il processo per controllare e monitorare le cancellazioni di conti di pazienti. D. AHC non si impegna in azioni straordinarie di raccolta come quelle descritte nell art. 501(r) dell Internal Revenue Code. E. Le regole e procedure illustrate in questa sede s intendono essere conformi alle norme dello Stato dell Illinois e all art. 501(r) dell Internal Revenue Code e relative linee guida. F. L autorità finale per determinare se Advocate ha compiuto ragionevoli sforzi per determinare l idoneità alla FAP risiede nell AHC s Shared Revenue Cycle Organization. 1

2 II. DEFINIZIONI/ABBREVIAZIONI A. Domanda: domanda significa una richiesta di assistenza finanziaria che va completata dal paziente. B. Periodo della richiesta: entro i termini previsti per inoltrare la domanda, AHC accetterà ed esaminerà una richiesta di assistenza finanziaria. I termini per inoltrare la domanda iniziano alla data in cui la cura è prestata al paziente e terminano il 240mo giorno dopo la data della prima fattura. C. Cancellazione per cattiva situazione debitoria: una regolazione a un conto di un paziente per somme considerate irrecuperabili, ma che il paziente ha la capacità di pagare le somme dovute. Questa determinazione si basa su criteri di raccolta prestabiliti ed è eseguita solo dopo che un conto è stato fatturato e che appropriati sforzi di raccolta sono stati in seguito compiuti. D. Regolazione contrattuale: una regolazione eseguita sul conto di un paziente per riflettere la differenza tra il totale delle somme addebitate al paziente ai tassi stabiliti e i rimborsi attesi da pagatori terzi, in base a regolamenti o accordi contrattuali. E. Azioni straordinarie di raccolta (ECA): si tratta di azioni di raccolta che richiedono un processo legale o giudiziario, oltre che altre attività come la vendita di debiti a un altra parte o il reporting di informazioni sfavorevoli alle agenzie o agli uffici di credito. AHC non utilizza le ECA e non permette di farlo ai suoi venditori. F. Assistenza finanziaria: per assistenza finanziaria si intende l assistenza offerta da AHC ai pazienti che corrispondono a determinati criteri finanziari e di idoneità, secondo la definizione fornita nella Politica di assistenza finanziaria di Advocate (FAP), per aiutarli a ottenere le risorse finanziarie necessarie per servizi di cure mediche di emergenza fornite negli ospedali di AHC. I pazienti idonei possono essere i pazienti non assicurati, i pazienti con basso reddito e i pazienti che hanno una copertura parziale, ma che non sono in condizione di pagare in tutto o in parte il resto delle spese mediche. L assistenza finanziaria non include le indennità contrattuali con compagnie di assicurazione e altre coperture garantite da terzi. G. Sommario in parole semplici (PLS): Un sommario in parole semplici della FAP di AHC include: 1) una breve descrizione dei requisiti di idoneità e dell assistenza offerta; 2) un elenco di localizzazioni del sito web e fisiche dove le domande di assistenza finanziaria possono essere accettate; 3) istruzioni sul modo per ottenere gratuitamente una copia cartacea della Politica di assistenza finanziaria; 4) informazioni di contatto per ottenere assistenza riguardo alla procedura di richiesta; 2

3 5) disponibilità di traduzioni della FAP e della relativa documentazione; e 6) una dichiarazione con cui si conferma che i pazienti riconosciuti come idonei per l assistenza finanziaria saranno addebitati in misura non superiore alle somme generalmente addebitate per i servizi di emergenza o necessari dal punto di vista medico. H. Sforzi ragionevoli: AHC compirà ragionevoli sforzi per informare i pazienti sulla FAP offrendo loro un sommario in parole semplici della FAP prima della dimissione dall ospedale. Inoltre, AHC eseguirà le seguenti operazioni per informare i pazienti sulla FAP. 1. Domanda incompleta: se il paziente o un membro della sua famiglia inoltra una domanda incompleta, l ospedale informerà per iscritto il richiedente e descriverà le informazioni addizionali o la documentazione necessaria. 2. Domande completate: se il paziente o un membro della sua famiglia inoltra una domanda completa, AHC lo informerà tempestivamente per iscritto se è idoneo o meno a beneficiare dell assistenza finanziaria e lo informerà per iscritto della determinazione (inclusa, se pertinente, l assistenza per la quale il paziente è idoneo) e delle ragioni di tale determinazione. Queste informazioni includeranno anche in percentuale la quantità dell assistenza finanziaria (per le domande accolte) o delle ragioni per il rifiuto e, quando applicabile, le somme a carico del paziente o della sua famiglia. Il paziente e/o la sua famiglia continueranno a ricevere comunicazioni durante la valutazione di una domanda completa. 3. Comunicazioni al paziente: AHC invierà una serie di comunicazioni con le quali descriverà il conto del paziente e le somme da lui dovute. Le comunicazioni al paziente includono una richiesta al paziente di assumersi la responsabilità di informare AHC di ogni copertura di assicurazione sanitaria disponibile e includono un avviso sulle regole di assistenza finanziaria di AHC, un numero di telefono per richiedere l assistenza finanziaria e l indirizzo del sito web dove la politica di assistenza finanziaria può essere ottenuta. 4. Sito web di AHC: i siti web di AHC informano, in un punto ben visibile, sulla disponibilità di un assistenza finanziaria, con una spiegazione della procedura da seguire per ottenerla. AHC indicherà le regole di assistenza finanziaria con un elenco di fornitori che sono coperti o meno in base alla FAP, un sommario in parole semplici, il modulo di domanda per l assistenza finanziaria e le regole di raccolta sul sito web di AHC : AHC rende disponibili gratuitamente copie cartacee di questi documenti nelle aree del dipartimento di emergenza e della registrazione all ospedale. 3

4 IV PROCEDURA A. Comunicazioni con i pazienti: il più presto possibile nel ciclo delle entrate, i pazienti riceveranno comunicazioni scritte o verbali riguardanti il loro saldo debitore, oltre che le aspettative di pagamento da parte di AHC. Tutte le comunicazioni con il paziente includeranno un avviso sulla disponibilità della FAP, un numero di telefono per ottenere ulteriori in formazioni e l indirizzo del sito web dove copie della FAP e i relativi documenti possono essere ottenuti. AHC consegnerà gratuitamente a tutti i pazienti prima della dimissione dall ospedale una copia del sommario in parole semplici della FAP. Ai pazienti non assicurati devono essere concessi 60 giorni e fornite 3 gentili comunicazioni, che descrivono la FAP, prima di ricevere un avviso con il saldo. B. Assistenza finanziaria: è la pratica di AHC di assistere i pazienti nell assicurare il rimborso da risorse di terzi disponibili. Saranno assicurati i servizi di consulenti finanziari per aiutarli a identificare e usufruirne i programmi di copertura sanitaria statali o federali eventualmente disponibili, oltre che a determinare la loro idoneità a beneficiare della FAP. Le attività di raccolta saranno interrotte in attesa del risultato di queste determinazioni, ma le comunicazioni ai pazienti continueranno a essere inviate. Per quanto riguarda l assistenza sanitaria di AHC, i criteri usati nel calcolo degli sconti, le misure prese da AHC per rendere il più possibile conosciuta la FAP all interno della comunità servita da AHC, la procedura seguita da AHC per determinare l idoneità all assistenza finanziaria e la procedura di richiesta sono descritti in dettaglio nelle Regole del sistema di AHC, Politica di assistenza finanziaria. C. Programmi di pagamento: AHC offre programmi di pagamenti dilazionati senza interessi ai pazienti che prevedono difficoltà a pagare le loro fatture. D. Attività di raccolta in caso di mancato pagamento: in caso di mancato pagamento, si farà ricorso a varie attività di raccolta basate sul saldo del conto, sulla responsabilità di rimborso da parte di un pagatore terzo, sull idoneità del paziente a ricevere fondi o assistenza finanziaria da parte della Pubblica Amministrazione, sulla collaborazione del paziente, sui precedenti pagamenti o cattivi precedenti debitori e/o sull incapacità di localizzare il paziente. Le attività di raccolta possono includere l appello a un rifiuto di un pagatore terzo; comunicazioni di follow up con un pagatore terzo, comunicazioni, lettere e chiamate telefoniche al paziente per offrire assistenza finanziaria o per richiedere il pagamento e una notifica finale al paziente o al suo garante che il conto è in mora ed è soggetto a essere consegnato a un agenzia di raccolta non meno di 120 giorni dalla data della prima dichiarazione con la quale il paziente è stato informato del saldo dovuto. Un azione legale può anche essere iniziata da AHC contro terzi responsabili del mancato pagamento del conto. 4

5 E. Cattiva situazione debitoria: i conti possono essere cancellati per cattiva situazione debitoria dopo che il conto è stato fatturato al pagatore terzo disponibile e/o al paziente/garante, la fatturazione costituita e le comunicazioni di follow-up si sono verificati, sono stati compiuti ragionevoli sforzi per informare il paziente della disponibilità di assistenza finanziaria, i termini di pagamento sono scaduti e i conti sono stati giudicati irrecuperabili. Quest ultimo tipo di conti sono stati inoltrati allo Shared Revenue Cycle Organization Customer Service Director su basi regolari e la cancellazione è stata approvata entro i termini per la spedizione a un agenzia di raccolta di terzi. F. Azioni di raccolta esterne: per assicurare che solo conti appropriati siano cancellati per cattiva situazione debitoria, e solo dopo aver completato gli sforzi di fatturazione e di raccolta, inclusa la raccomandazione appropriata a un azienda esterna per la raccolta, il team del Servizio Clientela esamina le cancellazioni per cattiva situazione debitoria per l approvazione. Utilizzando criteri di raccolta stabiliti e limiti di autorizzazione delle cancellazioni (vedere Regole del sistema AHC n , Transazioni di regolazione dei conti dei pazienti), il direttore del servizio clientela può approvare la cancellazione o raccomandare l azione appropriata al vice presidente del ciclo delle entrate. (I conti possono anche essere trasferiti automaticamente a un azienda esterna per la raccolta da parte del sistema di contabilità del paziente, basata sul pagatore prestabilito, sul saldo e sui parametri di attività di pagamento). Un elenco generato dal sistema di questi conti e prodotto ed esaminato dal manager dei servizi finanziari dei pazienti prima della raccomandazione). G. Implementazione: è la responsabilità dell azienda del ciclo delle entrate condiviso, di implementare questa politica e di sviluppare procedure operative del dipartimento specifico del sito. V. RIFERIMENTI INCROCIATI A. Regole del sistema AHC: Trattamento delle emergenze mediche negli ospedali di Advocate B. Regole del sistema AHC: Regole di assistenza finanziaria C. Sommario in parole semplici dell assistenza finanziaria D. Domanda di assistenza finanziaria VI. RIFERIMENTI VII. DOCUMENTI/ANNOTAZIONI CORRELATI 5