La conservazione dei documenti digitali al ParER Dalla dematerializzazione alla conservazione

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1 La conservazione dei documenti digitali al ParER Dalla dematerializzazione alla conservazione CARLA TOMASSETTI Bolzano 24 maggio 2016

2 Dalla dematerializzazione alla conservazione LA LUNGA STRADA VERSO LA CONSERVAZIONE 1) Documento informatico 2) Comunicazione telematica 3) Procedimento amministrativo dematerializzato 4) Registrazioni e protocollo 5) Gestione documentale 6) Accesso.. Conservazione

3 Documento tradizionale Testimonianza storica di atti o fatti Forma, supporto, scrittura sono gli elementi che dimostrano la sua autenticità Conservazione: luogo sicuro DOCUMENTO IMMUTABILE NEL TEMPO

4 Conservare il digitale tempo tempo tempo CONSERVARE IL DIGITALE E MOLTO PIU COMPLESSO tempo tempo tempo rischio molto maggiore rispetto al passato di perdita della possibilità di recuperare, restituire o interpretare informazioni

5 Un complesso di norme Regole tecniche sulle firme CAD e regole tecniche D. LGS 82/2005 DPCM Regolamento UE EIDAS 1/7/2016 Testo unico documentazione amministrativa Codice dei beni culturali e del paesaggio DPR 445/2000 D. Lgs. 42/2004 Legge Madia («FOIA») 2016 Procedimento amministrativo e accesso Trasparenza dell azione amministrativa Regole tecniche sulla PEC L. 241/1990 D. Lgs 33/2013 QUADRO NORMATIVO COMPLESSO, NON STABILE

6 Documento come bene culturale BENI CULTURALI Sono beni culturali gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali (D.Lgs. 42/2004 art. 10) I beni culturali non possono essere distrutti, deteriorati, danneggiati o adibiti ad usi non compatibili (D.Lgs. 42/2004 art. 20) Lo Stato, le regioni, gli altri enti pubblici territoriali hanno l obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza (D.Lgs. 42/2004 art. 30) Lo scarto dei documenti degli archivi pubblici è subordinato ad autorizzazione (D.Lgs. 42/2004 art. 21) La vigilanza sui beni culturali compete al Ministero (D.Lgs. 42/2004 art. 18)

7 Documento informatico DOCUMENTO INFORMATICO La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (D.Lgs. 82/2005 art. 1, lettera p) DOCUMENTO ELETTRONICO Qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva (Regolamento UE 910/2014 EIDAS - art. 3) A un documento elettronico non sono negati gli effetti giuridici e l ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica (Regolamento EIDAS Art. 46)

8 Documento informatico IL MUTAMENTO DI SUPPORTO, IL DIVERSO MODO DI LETTURA DEI DATI E L INDIPENDENZA DEL SINGOLO DATO RISPETTO AL CONTESTO IN CUI E INSERITO COMPORTANO PROBLEMI NUOVI RELATIVI ALLA CONSERVAZIONE SCRITTURA CONTENUTO SUPPORTO non si può più parlare di scrittura in senso stretto, ma di memorizzazione di caratteri che per essere letti richiedono una serie di strumenti specifici. Il legislatore italiano perciò ha stabilito che il documento soddisfa il requisito della forma scritta, ha cioè equiparato la forma scritta al processo di rappresentazione (memorizzazione informatica) senza ulteriori distinzioni. Il contenuto non può essere letto e compreso direttamente ma - essendo rappresentato da simboli digitali - deve essere decodificato mediante specifiche risorse di calcolo (hw sw - Formati) Cambia il rapporto tra contenuto e supporto, non più legati da un nesso fisico, ma collegati solo logicamente: gli strumenti di autenticazione non si applicano al supporto ma al contenuto, che è separabile dal supporto. Il supporto deve comunque esserci perché è condizione di esistenza del documento, inteso come prova destinata a durare nel tempo,

9 Il documento digitale nel tempo La conservazione del digitale, per far fronte all obsolescenza tecnologica, è costretta, sull onda dei riversamenti, a produrre nel tempo una serie di copie a partire dal documento digitale originale Originale Copia dell originale Copia della copia Copia della copia della copia.... Tempo 9

10 Il documento digitale nel tempo Nel processo di generazione delle copie va garantito che ogni copia prodotta sia copia autentica rispetto all originale. Solo le copie autentiche sono equipollenti all originale, in grado dunque di produrre i suoi stessi effetti giuridici e di valere come testimonianza storica in luogo dell originale. Originale Copie autentiche rispetto all originale? Tempo 10

11 Formazione del documento digitale Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche (art. 40 CAD) Le pubbliche amministrazioni nella predisposizione o nell'acquisizione dei programmi informatici, adottano soluzioni che assicurino l'interoperabilità e la cooperazione applicativa e consentano la rappresentazione dei dati e documenti in più formati, di cui almeno uno di tipo aperto, salvo che ricorrano motivate ed eccezionali esigenze (art. 68 CAD) Formato di tipo aperto: un formato di dati reso pubblico, documentato esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la fruizione dei dati stessi

12 Gestione dei formati in ParER > Per garantire la conservazione a lungo termine dei documenti archiviati, i formati con cui questi sono prodotti devono rispondere a specifici requisiti. Sotto questo profilo, sono da preferire i formati aperti, documentati, non proprietari, diffusi, trasparenti, robusti, auto-consistenti, interoperabili, accessibili. > OGNI FORMATO E CORREDATO DA INFORMAZIONI DESCRITTIVE RELATIVE ALLA VERSIONE, COPYRIGHT E MIMETYPE > La policy di ParER rispetto alla gestione dei formati dei documenti da acquisire si basa su quattro livelli di classificazione, come riportato in tabella: Formati Caratteristiche Trattamenti in fase di acquisizione Conservazione nel lungo periodo Accettati Conformi ai requisiti standard previsti per la conservazione nel lungo periodo Nessun trattamento Sì, da subito Gestiti Non conformi ai requisiti standard ma riversabili in un formato accettato Nessun trattamento Sì, nel formato riversato Non gestiti Non conformi ai requisiti standard, non migrabili in un formato accettato ma gestiti dal produttore che ne chiede comunque la conservazione Nessun trattamento No, è garantita solo la restituzione del documento nel formato originario 12

13 Conservazione dei documenti informatici Processo che ha come obiettivo primario il mantenimento dei requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti informatici nel lungo periodo La sfida è garantire che in un futuro anche lontano i documenti informatici prodotti oggi possano continuare ad essere letti e utilizzati assicurando il loro valore giuridico e la loro corretta collocazione nell'ambito dell'archivio dei soggetti produttori

14 Immodificabilità del documento informatico

15 Validità ed efficacia probatoria del documento informatico Firma ELETTRONICA (art. 21 CAD) Liberamente valutabile in giudizio il suo valore probatorio e la sua idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza SISTEMA DI GESTIONE CORRENTE Firma AVANZATA Firma QUALIFICATA Firma DIGITALE (art. 21 CAD) Se sono garantite l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, hanno l efficacia probatoria della scrittura privata (art c.c.) L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria (più difficile il disconoscimento in giudizio) Certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione.

16 Immodificabilità del documento informatico

17 Dalla dematerializzazione alla conservazione LA LUNGA STRADA VERSO LA CONSERVAZIONE 1) Documento informatico 2) Comunicazione telematica 3) Procedimento amministrativo dematerializzato 4) Registrazioni e protocollo 5) Gestione documentale 6) Accesso.. Conservazione

18 Sistemi di comunicazione telematica La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione (art. 5bis CAD) Le comunicazioni ritenute informali, che non devono necessariamente essere protocollate né sottoscritte con firma digitale, possono avvenire tramite posta elettronica tradizionale. E ovvio che l Ente che riceve una comunicazione tramite posta elettronica tradizionale può decidere in ogni caso di dare ufficialità a quanto ricevuto protocollando o fascicolando la comunicazione ricevuta Le comunicazioni ufficiali con scambio di documenti protocollati e sottoscritti digitalmente devono avvenire tramite caselle di posta elettronica certificata, istituzionale e non, collegate al sistema di protocollo

19 Dalla dematerializzazione alla conservazione LA LUNGA STRADA VERSO LA CONSERVAZIONE 1) Documento informatico 2) Comunicazione telematica 3) Procedimento amministrativo dematerializzato 4) Registrazioni e protocollo 5) Gestione documentale 6) Accesso.. Conservazione

20 Immodificabilità del documento informatico

21 Protocollo

22 Attivazione della casella di posta elettronica certificata istituzionale per ogni registro di protocollo (art. 47 CAD) Iscrizione all Indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) (art. 11 DPCM 31/10/2000)

23 Protocollo e PEC La posta certificata è uno strumento logicamente analogo alla raccomandata con ricevuta di ritorno: dà al mittente certezza (opponibile a terzi) sulla data di spedizione e sul fatto che il messaggio è stato ricevuto da qualcuno, ma non sostituisce il protocollo; garantisce che il messaggio è stato fisicamente recapitato all Amministrazione, ma non che è stato preso in carico dall Amministrazione Il protocollo è lo strumento che dichiara il transito (in ingresso o in uscita) di un documento attraverso una frontiera organizzativa, e include il concetto di presa in carico e di inserimento in un sistema di gestione dei documenti. In mancanza di una registrazione puntuale dei documenti non è possibile mantenere memoria dell azione amministrativa, garantendo i diritti e i doveri dell amministrazione e dei cittadini. La data di registrazione a protocollo è data certa, opponibile a terzi

24 Dalla dematerializzazione alla conservazione LA LUNGA STRADA VERSO LA CONSERVAZIONE 1) Documento informatico 2) Comunicazione telematica 3) Procedimento amministrativo dematerializzato 4) Registrazioni e protocollo 5) Gestione documentale 6) Accesso.. Conservazione

25 Sistema di gestione documentale Sistema di conservazione Sistema di conservazione Gli archivi ARCHIVIO CORRENTE ARCHIVIO DI DEPOSITO ARCHIVIO STORICO Gestione flussi informatici interni ed esterni: Integrazione con i servizi di firma digitale Gestione di sistemi di registrazione Gestione di un sistema di smistamento e assegnazione Gestione di un sistema di fascicolazione archivio di deposito e storico unico di tipo federato a cui gli enti produttori aderenti conferiscono i propri archivi

26 Sistema di gestione documentale Sistema di conservazione Sistema di conservazione Le figure professionali necessarie ARCHIVIO CORRENTE ARCHIVIO DI DEPOSITO ARCHIVIO STORICO RESPONSABILE DEL SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO RESPONSABILE DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI (e DELLA CONSERVAZIONE) RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE secondo le nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (2014), il Responsabile della Gestione Documentale o il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione

27 Sistema di gestione documentale Sistema di conservazione Sistema di conservazione Logiche di conservazione ARCHIVIO CORRENTE ARCHIVIO DI DEPOSITO ARCHIVIO STORICO Versamento anticipato Versamento in archivio

28 Dalla dematerializzazione alla conservazione LA LUNGA STRADA VERSO LA CONSERVAZIONE 1) Documento informatico 2) Comunicazione telematica 3) Procedimento amministrativo dematerializzato 4) Registrazioni e protocollo 5) Gestione documentale 6) Accesso.. Conservazione

29 Conservazione documenti informatici I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche (art. 43 CAD) obiettivo primario: il mantenimento dei requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti informatici nel lungo periodo La sfida è garantire che in un futuro anche lontano i documenti informatici prodotti oggi possono continuare ad essere letti e utilizzati assicurando il loro valore giuridico e la loro corretta collocazione nell'ambito dell'archivio dei soggetti produttori

30 Versamento anticipato Versamento di singoli Documenti informatici che possono trovarsi ancora nella fase attiva del loro ciclo di vita. Avviene in un momento il più possibile prossimo a quello di effettiva produzione del documento. E finalizzato a mettere in sicurezza l oggetto, mettendo in atto le misure necessarie alla sua conservazione a lungo termine, ovvero: - la produzione di copie informatiche (con le procedure di cui al comma 1, lettera j, dell art. 9 delle Regole tecniche) per migrare i formati dei file in Formati idonei alla conservazione; - il mantenimento della validità legale delle firme elettroniche e digitali eventualmente apposte sul documento; - la rilevazione di eventuali anomalie o errori nella produzione dei documenti, anche al fine di segnalare al Produttore le opportune contromisure per la loro risoluzione

31 Versamento in archivio E il versamento nel Sistema dei SIP che contengono le Aggregazioni documentali informatiche nella loro forma stabile e definitiva (Fascicoli chiusi e Serie annuali complete). E assimilabile al versamento dall archivio corrente all archivio di deposito Il SIP dell Unità archivistica, oltre ai dati di classificazione ed ai metadati descrittivi, contiene: - gli identificativi di tutte le Unità documentarie che fanno parte dell Aggregazione documentale informatica versata; - i metadati definitivi delle Unità documentarie già presenti nel Sistema qualora si renda necessario integrare o aggiornare quelli esistenti.

32 Modello di ordinamento dell archivio

33 Fascicoli e serie: aggregazioni archivistiche Insieme ordinato di documenti riferiti in modo stabile a uno stesso affare/procedimento amministrativo (FASCICOLO) Insiemi di documenti della stessa tipologia raccolti per un arco temporale definito (SERIE) riunire, ai fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento dell attività (affare/procedimento) I documenti devono essere accorpati (logicamente e fisicamente) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce i documenti e svolge le attività amministrative

34 Due modi di fare la conservazione

35 Unità archivistiche e unità documentarie UNITÀ ARCHIVISTICA UNITÁ DOCUMENTARIA UNITÁ DOCUMENTARIA UNITÁ DOCUMENTARIA DOCUMENTO [Principale] DOCUMENTO [Allegato] DOCUMENTO [Annesso] DOCUMENTO [Annotazione] Componente Compo -nente Compo -nente Compo -nente Compo -nente Compo -nente Compo -nente Compo -nente

36 Esempi di unità documentarie UNITÁ DOCUMENTARIA DOCUMENTO PROTOCOLLATO DOCUMENTO PRINCIPALE [Primario] ALLEGATO [Parte integrante] ANNESSO [Ricevute PEC consegna e accettazione] ANNOTAZIONE [Segnatura di protocollo] UNITÁ DOCUMENTARIA DELIBERA DI GIUNTA DOCUMENTO PRINCIPALE [Testo della delibera] ALLEGATO [Parte integrante] ANNESSO [Relata di pubblicazione]

37 Oggetti sottoposti a conservazione PARER opera secondo lo standard OAIS (Open Archival Information System), standard ISO (14721:2003), che definisce le caratteristiche di un archivio finalizzato alla conservazione a lungo termine di documenti informatici e alla fruizione degli stessi da parte di una comunità di riferimento. Documenti informatici (e relativi metadati) (inclusi documenti amministrativi informatici) Aggregazioni documentali informatiche (e relativi metadati)

38 Metadati SONO CONSERVATI, ASSOCIATI ALLE ENTITA CONSERVATE, METADATI DESCRITTIVI RILEVANTI PER: - L IDENTIFICAZIONE DEL DOCUMENTO DIGITALE ORIGINALE (FORMA, CONTENUTO, CONTESTO DI PRODUZIONE) - LA «CATENA DI CUSTODIA» DEL DOCUMENTO - LA RICERCA ED ACCESSO (METADATI A CARATTERE GESTIONALE) Metadati di profilo generali individuano gli elementi descrittivi essenziali comuni a tutte le tipologie di Unità archivistiche, Unità documentarie e relativi elementi Metadati di unità documentaria individuano elementi descrittivi ulteriori rispetto a quelli previsti nel profilo generale. Sono definiti per ogni tipologia di Unità archivistica e documentaria e per ogni Produttore Metadati di conservazione sono generati dal Sistema nel corso del processo di conservazione e attengono tanto all analisi e alle verifiche effettuate sugli oggetti conservati, che alla descrizione delle attività svolte dal Sistema. Includono anche i metadati provenienti da altri sistemi di conservazione

39 Pacchetti informativi Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in: a) pacchetti di versamento b) pacchetti di archiviazione c) pacchetti di distribuzione (ART. 4, comma 1 Regole tecniche) Versamento Generazione del pacchetto di archiviazione Generazione del pacchetto di distribuzione Ente Produttore Conservatore Utente Pacchetto di versamento Pacchetto di archiviazione Pacchetto di distribuzione SIP AIP DIP 39

40 Fasi del processo di conservazione 1. Trasmissione del pacchetto di versamento (SIP) da parte dell Ente 2. Acquisizione e verifica del SIP 3a. Accettazione del pacchetto e inserimento dello stesso nell Archivio dell Ente 3a1. Generazione del Rapporto di versamento + Invio Esito di versamento comprensivo del Rapporto di versamento 3a2. Inserimento del SIP nell Elenco di versamento e firma dell Elenco da parte del Responsabile della funzione archivistica 3a3. Generazione del pacchetto di archiviazione (AIP) dell unità documentaria 3a4. Creazione delle serie ESITO POSITIVO/ WARNING 3a5. Generazione del pacchetto di archiviazione (AIP) della serie NEGATIVO 3b. Rifiuto del pacchetto 3b1. Invio Esito versamento 3a6. Apposizione della firma e di una marca temporale sull Indice AIP della serie40

41 Data certa VALIDAZIONE TEMPORALE Il Riferimento temporale contenuto nel Rapporto di versamento generato dal Sistema di conservazione è da considerarsi opponibile ai terzi in base a quanto previsto dal comma 4, lettera b) dell art. 41 del DPR 22/2/2013 (pubbliche amministrazioni) Il documento digitale acquista data certa nel momento del suo versamento nel sistema di conservazione

42 Conservare le fatture File FatturaPA Notifiche SdI = Componenti dell unità documentaria METADATI DI CONSERVAZIONE (trasmessi all interno di un file XML) = Indice SIP PACCHETTO DI VERSAMENTO dell UNITÀ DOCUMENTARIA FATTURA 42

43 Quando conservare le fatture Fattura attiva emessa nel 2015 Il processo di conservazione si chiude entro il 31/12/2016 Fattura passiva registrata nel 2015 Il processo di conservazione si chiude entro il 31/12/

44 Fasi 2016 per conservare le fatture 2015 Dettaglio attività calendario 2016 Versamento fatture (attive e passive) -> entro il 31 maggio 2016 Creazione delle serie delle fatture -> entro il 10 giugno 2016 Verifica delle eventuali anomalie/versamenti falliti e comunicazione da parte di ParER all Ente -> entro il 30 giugno 2016 Gestione degli eventuali errori di versamento -> dal 1 giugno al 30 settembre 2016 Comunicazione da parte dell Ente dei dati sulla consistenza delle serie create -> dal 11 giugno al 30 settembre 2016 Nuovo controllo del contenuto della serie in seguito all inserimento dei dati sulla consistenza -> dal 1 ottobre al 31 ottobre 2016 Validazione e firma delle serie delle fatture -> dal 1 novembre al 15 dicembre

45 Dalla dematerializzazione alla conservazione LA LUNGA STRADA VERSO LA CONSERVAZIONE 1) Documento informatico 2) Comunicazione telematica 3) Procedimento amministrativo dematerializzato 4) Registrazioni e protocollo 5) Gestione documentale 6) Accesso.. Conservazione

46 Pacchetti informativi Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in: a) pacchetti di versamento b) pacchetti di archiviazione c) pacchetti di distribuzione (ART. 4, comma 1 Regole tecniche) Versamento Generazione del pacchetto di archiviazione Generazione del pacchetto di distribuzione Ente Produttore Conservatore Utente Pacchetto di versamento Pacchetto di archiviazione Pacchetto di distribuzione SIP AIP DIP 46

47 Accesso ed esibizione dei documenti L accesso può essere: 1) Al procedimento amministrativo (L. 241/1990) 2) Accesso civico (trasparenza azione amministrativa D. Lgs 33/2013) 3) Accesso ai documenti conservati per finalità di esibizione In caso di necessità di esibire il documento conservato, ParER mette a disposizione dell'ente produttore, oltre al documento firmato, il rapporto di versamento che contiene la data certa, il pacchetto di conservazione e l elenco dei controlli effettuati. Con questi elementi è possibile fornire la prove di corretta conservazione previsti dalla normativa