MANUALE D USO PREDISPOSIZIONE E INVIO DELLE PRESCRIZIONI MEDICHE

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1 Sistema per il monitoraggio della Spesa Sanitaria MANUALE D USO PREDISPOSIZIONE E INVIO DELLE PRESCRIZIONI MEDICHE 1

2 INDICE 1. INTRODUZIONE SCELTA DELLA FUNZIONALITÀ PRESCRIZIONE MEDICA PREDISPOSIZIONE E INVIO PRESCRIZIONI SELEZIONE COMPILAZIONE PRESCRIZIONE DATI IDENTIFICATIVI STAMPA DA PC: CODICE REGIONE: TIPO PRESCRIZIONE: TIPO VISITA CODICE A BARRE DELLA RICETTA CARTACEA: TIPO RICETTA: CODICE FISCALE: NON ESENTE: CODICE ESENZIONE: REDDITO: PROVINCIA: CODICE ASL: DISPOSIZIONI REGIONALI: DATI PRESCRIZIONE DESCRIZIONE: QUANTITÀ: NOTA AIFA: SUGG/RICOV/ALTRO/PULISCI: PRIORITÀ DELLA PRESTAZIONE: DIAGNOSI CODIFICATA: DIAGNOSI IN TESTO LIBERO: NUMERO CONFEZIONI/PRESTAZIONI: DATA COMPILAZIONE: DATI SOGGETTI ASSICURATI DA ISTITUZIONI ESTERE CODICE ISTITUZIONE COMPETENTE: STATO ESTERO: NUMERO DI IDENTIFICAZIONE PERSONALE: DATA DI NASCITA: NUMERO DI IDENTIFICAZIONE DELLA TESSERA: DATA DI SCADENZA: REGISTRAZIONE DELLA PRESCRIZIONE STAMPA DELLA PRESCRIZIONE GESTIONE DELLE ANOMALIE

3 1. Introduzione Il presente documento ha lo scopo di descrivere la funzione disponibile nell ambito del Sistema di Monitoraggio della Spesa Sanitaria per l acquisizione delle prescrizioni effettuate da medici del Servizio Sanitario Nazionale. La funzionalità prevista da questo servizio è: - l invio delle prescrizioni. Un passo obbligato da seguire per poter accedere all applicazione PRESCRIZIONE MEDICA è la scelta, nella home page del sistema TS, della funzione Accesso utente. 3

4 Il sistema richiede di compilare la seguente maschera, tramite inserimento del codice fiscale e di una password, rispettivamente nei campi denominati codice identificativo e parola chiave, per la verifica dell abilitazione dell utente. 4

5 2. Scelta della funzionalità Prescrizione medica L utente, se abilitato nel sistema, trova nell elenco di servizi proposti sulla sinistra dello schermo, quello denominato Prescrizione medica e può procedere come descritto nei successivi paragrafi. 3. Predisposizione e invio Prescrizioni 3.1 Selezione La funzionalità Nuova Prescrizione consente di compilare una prescrizione di prodotti farmaceutici o di prestazioni specialistiche, di effettuare una stampa sul modello di ricetta del SSN e di inviare i dati al Sistema Tessera Sanitaria (SistemaTS). La funzione viene attivata mediante la selezione evidenziata nella seguente maschera: 5

6 3.2 Compilazione prescrizione Dati identificativi La sezione contiene i dati di carattere generale facenti parte della prescrizione. Di seguito vengono riportate le regole di compilazione dei diversi elementi che la compongono Stampa da PC: Il campo, già preimpostato e non modificabile, indica che la prescrizione è effettuata in maniera elettronica, servendosi di un supporto informatico Codice Regione: Il campo indica i codici regione nei quali il prescrittore risulta operare con una delle possibili qualifiche. Il prescrittore, solo nel caso in cui lavori in diverse regioni, deve effettuare la scelta di un valore dal menù a tendina, corrispondente alla regione in cui opera in quel momento, che coincide con il codice regione riportato nel primo codice a barre del ricettario del SSN che utilizza per quella prescrizione Tipo prescrizione: Il campo deve essere compilato obbligatoriamente. Indica se viene predisposta una prescrizione per prodotti farmaceutici oppure per prestazioni specialistiche. A seguito della scelta effettuata, la prescrizione deve essere compilata in maniera omogenea, solo farmaceutica o solo specialistica. 6

7 Tipo visita Il valore del campo, preimpostato ad AMBULATORIALE, può essere cambiato, nel caso venga inserita a posteriori una prescrizione effettuata in modalità domiciliare Codice a barre della ricetta cartacea: I due campi non devono essere compilati obbligatoriamente. Nel caso in cui vengano compilati, riportare i soli numeri (escludere i caratteri S e Y ) associati ai codici a barre della ricetta cartacea che si andrà a stampare, suddivisi, come in ricetta, in prima e seconda parte Tipo ricetta: Il campo non deve essere impostato obbligatoriamente, ma solo nei casi previsti, ossia: Deve essere lasciato il valore in bianco di default, se il soggetto per il quale si sta effettuando la prescrizione è un assistito dal SSN, provvisto di codice fiscale rilevabile dalla Tessera Sanitaria, oppure se il soggetto è proveniente dalla Romania o Bulgaria ed è provvisto di tesserino ENI da cui rilevare il codice; EE per gli Assicurati extra-europei in temporaneo soggiorno UE per gli Assicurati europei in temporaneo soggiorno NA per gli Assistiti SASN con visita ambulatoriale ND per gli Assistiti SASN con visita domiciliare NE per gli Assistiti SASN da istituzioni europee NX per gli Assistiti SASN extraeuropei ST per gli Stranieri in temporaneo soggiorno Inoltre: se vengono scelti i valori EE / UE / NE / NX non deve essere impostato il campo CODICE FISCALE, ma l apposita sezione DATI SOGGETTI ASSICURATI DA ISTITUZIONI ESTERE ; se viene scelto il valore ST il codice da inserire nell apposito spazio denominato CODICE FISCALE deve iniziare per STP seguito dal numero regionale, rilevabile dall apposito tesserino Codice fiscale: Il campo deve essere compilato nei casi previsti, ossia: - per tutti i soggetti in possesso di codice fiscale rilevabile dalla Tessera sanitaria, - per tutti i soggetti Stranieri temporaneamente presenti secondo la codifica prevista il cui codice inizia per STP, - per tutti i soggetti Europei non in regola secondo la codifica prevista il cui codice inizia per ENI. Per i soggetti stranieri privi di codice fiscale il campo non deve essere compilato, mentre è obbligatorio compilare l apposita sezione a loro dedicata (cfr. paragrafo 3.2.3) 7

8 Non esente: Il campo non deve essere compilato obbligatoriamente. Deve essere biffato per i soggetti non esenti e lasciato vuoto per i soggetti esenti, per cui si deve obbligatoriamente inserire un codice esenzione nell apposito campo Codice esenzione: Il campo, suddiviso in due parti, non deve essere compilato obbligatoriamente. Nel caso in cui venga compilato per i soggetti esenti, deve essere associato alla casella Non esente vuota, ossia non biffata. Codici esenzione più lunghi di 3 caratteri vanno indicati utilizzando di seguito la prima e la seconda casella. ATTENZIONE: nel caso l assistito abbia a suo carico esenzioni di tipo sanitario, queste vengono automaticamente indicate al di sotto delle caselle del codice esenzione sotto forma di codici e nei casi previsti, coerentemente con la compilazione della ricetta, possono essere utilizzati dal prescittore. Se a carico dell assistito dovessero esistere ulteriori codici di esenzione sanitari non proposti dall applicazione, questi possono essere utilizzati dal prescrittore, come di consueto. 8

9 Reddito: Il campo non deve essere compilato obbligatoriamente. Deve essere biffato per i soggetti esenti per reddito e lasciato vuoto per i soggetti non esenti per reddito Provincia: Il campo non deve essere compilato obbligatoriamente. Nel caso in cui venga compilato, deve riportare la provincia di residenza del soggetto per cui si sta compilando la prescrizione. ATTENZIONE: l applicazione propone automaticamente la provincia di residenza dell assistito. Se questa non dovesse più essere coerente con quanto dichiara l assistito al prescrittore, può essere modificata Codice ASL: Il campo non deve essere compilato obbligatoriamente. Nel caso in cui venga compilato, deve riportare la ASL di residenza del soggetto per cui si sta compilando la prescrizione. ATTENZIONE: l applicazione propone automaticamente la ASL di residenza dell assistito. Se questa non dovesse più essere coerente con quanto dichiara l assistito al prescrittore, può essere modificata Disposizioni regionali: Il campo non deve essere compilato obbligatoriamente. Nel caso in cui venga compilato, deve rispettare le disposizioni regionali che ne dettano le regole. 9

10 3.2.2 Dati prescrizione La sezione contiene i dati di dettaglio della prescrizione Di seguito vengono riportate le regole di compilazione dei diversi elementi che la compongono Descrizione: Almeno uno dei nove campi deve essere compilato obbligatoriamente. Deve riportare la descrizione del farmaco (nel caso sia stato precedentemente scelto TIPO PRESCRIZIONE: FARMACEUTICA ) o della prestazione specialistica (nel caso sia stato precedentemente scelto TIPO PRESCRIZIONE: SPECIALISTICA ). Il primo dei nove campi che deve essere compilato è obbligatoriamente il primo in alto a sinistra, mentre per la compilazione degli altri non esistono regole da seguire. Sono stati previsti nove spazi per inserire le descrizioni, in quanto, secondo le regole nazionali di compilazione, una ricetta con TIPO PRESCRIZIONE: SPECIALISTICA può contenere al massimo otto prestazioni della stessa branca più un eventuale prelievo. Nel caso di prelievi ripetuti dovrà essere debitamente impostato il campo "Quantità" con un numero maggiore di 1. Per effettuare la ricerca, inserire almeno 3 caratteri della descrizione del farmaco o della prestazione specialistica che interessa e premere il tasto CERCA PRESCRIZIONE. Sulla base delle lettere inserite viene proposto un menù a tendina dal quale scegliere una voce. Il simbolo permette di pulire quanto inserito nel campo descrizione. Si consiglia di compilare, anche in maniera parziale, tutte le descrizioni previste e solo alla fine premere il tasto CERCA PRESCRIZIONE Quantità: Il campo deve essere compilato obbligatoriamente, laddove sia stato compilato il campo DESCRIZIONE a cui è associato. Deve essere inserito un numero maggiore di zero. Il simbolo permette di pulire quanto inserito nel campo quantità. 10

11 Nota AIFA: I campi non devono essere compilati obbligatoriamente, ma solo nei casi previsti e comunque solo se sia stato precedentemente scelto TIPO PRESCRIZIONE: FARMACEUTICA Sugg/Ricov/Altro/Pulisci: I bottoni SUGG/RICOV/ALTRO non devono essere selezionati obbligatoriamente, ma solo nei casi previsti e comunque in maniera esclusiva e solo se sia stato precedentemente scelto TIPO PRESCRIZIONE: SPECIALISTICA. Il bottone PULISCI serve ad eliminare una eventuale selezione già effettuata per uno degli altri bottoni SUGG/RICOV/ALTRO Priorità della prestazione: I bottoni U/B/D/P non devono essere compilati obbligatoriamente, ma solo nei casi previsti e comunque in maniera esclusiva e solo se sia stato precedentemente scelto TIPO PRESCRIZIONE: SPECIALISTICA. Il bottone PULISCI serve ad eliminare una eventuale selezione già effettuata per uno degli altri bottoni U/B/D/P Diagnosi codificata: Il campo non deve essere compilato obbligatoriamente, ma solo nei casi previsti. Tale campo fornisce una lista, da cui scegliere una descrizione di diagnosi secondo la classificazione ICD9-CM. Per ottenere la lista inserire, anche in maniera parziale, una diagnosi in forma testuale e premere il tasto CERCA DIAGNOSI. Il campo può essere compilato anche se viene compilato il campo DIAGNOSI IN TESTO LIBERO Diagnosi in testo libero: Il campo non deve essere compilato obbligatoriamente, ma solo nei casi previsti. Tale campo è destinato a contenere una descrizione di diagnosi in testo libero, senza fare riferimento a nessuna codifica, o comunque delle note che si vuole che appaiano nella ricetta stampata. Il campo può essere compilato anche se è stato compilato il campo DIAGNOSI CODIFICATA Numero confezioni/prestazioni: Il campo mostra il numero di confezioni di farmaci oppure di prestazioni calcolato a partire dai campi QUANTITA precedentemente impostati. Il numero che appare non è modificabile Data compilazione: Il campo è preimpostato con la data del giorno di compilazione della prescrizione. In alternativa può essere scelto il giorno precedente a quello odierno, nel caso sia stata fatta una ricetta domiciliare, che può essere inviata anche il giorno successivo alla sua compilazione. 11

12 3.2.3 Dati Soggetti Assicurati da Istituzioni Estere La sezione contiene i dati dei soggetti assicurati da istituzioni estere che usufruiscono del SSN italiano. Questa sezione deve essere compilata solo per i soggetti stranieri, per i quali non si è indicato il CODICE FISCALE e per cui si è scelto uno dei seguenti valori del TIPO RICETTA: EE / UE / NE / NX. Tutti i campi che compongono la sezione non devono essere compilati obbligatoriamente, ma se viene compilato anche uno solo dei campi che la compongono, devono essere compilati tutti. Di seguito vengono riportate le regole di compilazione dei diversi elementi che la compongono: Codice istituzione competente: Deve essere rilevato dal documento presentato dal soggetto straniero. In mancanza di tale dato inserire 0 (zero) Stato Estero: Deve essere inserito un codice esistente che segue la codifica a due caratteri (ISO alpha-2) utilizzata anche per le valute e i domini internet. ATTENZIONE: il codice per il REGNO UNITO (UNITED KINGDOM) è GB e non UK Numero di identificazione personale: Deve essere rilevato dal documento presentato dal soggetto straniero. In mancanza di tale dato inserire 0 (zero) Data di nascita: Il formato in cui inserire la data è GG-MM-AAAA Numero di identificazione della Tessera: Deve essere rilevato dal documento presentato dal soggetto straniero. In mancanza di tale dato inserire 0 (zero) Data di scadenza: il campo non deve essere compilato obbligatoriamente. Il formato in cui inserire la data è GG-MM- AAAA 12

13 3.2.4 Registrazione della prescrizione La prescrizione, una volta compilata, deve essere registrata negli archivi del SistemaTS. Se nell apposita area STATO PRESCRIZIONE non vengono segnalate anomalie (cfr. paragrafo Gestione della anomalie ) si può procedere alla registrazione della prescrizione premendo il tasto REGISTRA in basso nello schermo. Al termine di tale operazione, nell area della pagina dedicata ai messaggi appare la scritta OPERAZIONE ESEGUITA CON SUCCESSO. E POSSIBILE PROCEDERE CON LA STAMPA. Inoltre viene rilasciato all utente un protocollo, denominato NUMERO RICETTA ELETTRONICA, che testimonia l avvenuta registrazione della prescrizione negli archivi del SistemaTS. 13

14 3.2.5 Stampa della prescrizione La prescrizione compilata a video, una volta registrata, può essere stampata sull apposito modulo di colore rosso del SSN in possesso del medico. Il modulo va inserito nella stampante secondo le istruzioni della casa produttrice (fronte della ricetta rivolto verso l alto o il basso, allineamento a destra, al centro o a sinistra ecc.). Premendo il tasto STAMPA in fondo alla pagina, viene aperto un documento in formato.pdf dal quale si può procedere alla stampa premendo l apposita icona o tasto. Per poter visualizzare tale documento è necessario che nella postazione dalla quale si vuole stampare sia installato il prodotto gratuito Acrobat Reader. 14

15 3.2.6 Gestione delle anomalie Una volta compilata la prescrizione a video, premendo il tasto REGISTRA, vengono effettuati dei controlli di correttezza dei dati inseriti. In caso di compilazione non corretta, nell apposita area STATO PRESCRIZIONE in alto nella pagina, vengono segnalate due tipologie di anomalie: 1) ERRORE SCARTANTE: indica un errore che fino a quando non viene corretto non permette la registrazione della prescrizione negli archivi del SistemaTS; 2) AVVISO: indica una segnalazione di un dato che, se corretto, ne migliora la qualità, ma che permette comunque la registrazione negli archivi del SistemaTS. Una volta corretti almeno gli ERRORI SCARTANTI, l utente preme nuovamente il tasto REGISTRA per verificare se essi sono stati effettivamente eliminati. Nel caso rimanessero ancora alcuni AVVISI, l utente può effettuare due azioni: - correggere anche gli AVVISI e premere nuovamente il tasto REGISTRA per verificarne l effettiva eliminazione; - procedere comunque alla registrazione della prescrizione, nonostante la presenza di AVVISI indicata nell area Stato Prescrizione, premendo il tasto REGISTRA CON AVVISI invece che il tasto REGISTRA, che comporterebbe ancora un controllo dei dati inseriti. 15

16 Il tasto REGISTRA CON AVVISI serve a certificare che l utente è consapevole che sta registrando una prescrizione nella quale comunque è stata rilevata una situazione migliorabile dal punto di vista della qualità dei dati. 16