Strumenti di descrizione archivistica cartacei e informatizzati: tipologie, caratteristiche, finalità

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1 Strumenti di descrizione archivistica cartacei e informatizzati: tipologie, caratteristiche, finalità Ingrid Germani Corso per l apprendimento di X-Dams Bologna,

2 La lezione si svolgerà in tre parti Gli strumenti di descrizione archivistica: strumenti di corredo e strumenti di ricerca -- qualche cenno storico -- le fasi del lavoro archivistico: ordinamento e inventariazione Gli strumenti descrittivi tradizionali primari: guide, inventari, elenchi Gli strumenti descrittivi tradizionali di fronte alla sfida informatica 2

3 Qualche cenno storico Gli strumenti di descrizione archivistica ci sono sempre stati: memoria-autodocumentazione strumenti di corredo (coevi) memoria-fonte strumenti di ricerca 3

4 Strumenti di corredo (coevi) dal periodo medievale all età contemporanea esempi: inventario della Camera degli atti bolognese repertori, come quello della bolognese Assunteria di confini (sec. XVIII, seconda metà) registri di protocollo e relative rubriche introdotti con i nuovi sistemi di classificazione in base a titolari (sec. XIX-XX) 4

5 ASBO, Inventario della Camera degli atti,

6 ASBO, Inventario della Camera degli atti (particolare) 6

7 ASBO, Assunteria di confini, Repertorio, sec. XVIII seconda metà 7

8 ASBO, Assunteria di confini, Repertorio (particolare) 8

9 ASBO, Prefettura del Dipartimento del Reno, Registro di protocollo, 1803, c. 53r 9

10 Strumenti di ricerca variano a seconda dei periodi storici, troviamo esempi già dal sec. XVIII, e accompagnano soprattutto la formazione degli archivi di concentrazione es. a Bologna, gli inventari redatti per l Archivio pubblico dall Ottocento in poi, con l apertura al pubblico degli archivi, vengono elaborati strumenti adeguati alle nuove esigenze della ricerca 10

11 ASBO, Assunteria di archivio, Inventario ( campione ) degli atti degli attuari del foro civile,

12 ASBO, Assunteria di archivio, Inventario degli atti degli attuari del foro civile (particolare) 12

13 ASBO, Assunteria di archivio, Inventario degli atti degli attuari del foro civile (frontespizio) 13

14 In Italia l apertura al pubblico degli archivi si realizza su tutto il territorio nazionale dopo l Unità, in seguito all istituzione degli Archivi di Stato Gli archivisti non sono più solo conservatori di fonti ma anche mediatori di sapere storico, e vengono elaborati strumenti di ricerca per la documentazione ritenuta più preziosa e storicamente interessante: Inventario del R. Archivio di Stato in Lucca, 4 volumi pubblicati da S. Bongi tra il 1872 e il

15 Questo processo per un affinamento sempre maggiore degli strumenti di ricerca, che si svolge da un secolo e mezzo senza soluzione di continuità, è tuttora in atto Quando parliamo di informatizzazione degli strumenti di ricerca ci troviamo all interno di questo processo evolutivo Vale quindi la pena riprendere alcuni punti essenziali 15

16 Tramontata nella prima metà dell 800 l illusione che il sistema classificatorio per materia potesse essere il miglior ausilio alla ricerca, gli archivisti europei hanno fissato il principio che la documentazione deve essere in primo luogo ordinata e descritta secondo il principio di provenienza 16

17 In verità da subito è chiaro che in primo luogo esiste un problema di ordinamento archivistico, da cui consegue la corretta descrizione archivistica E ciò è tanto più evidente di fronte alle enormi quantità di documentazione che gli archivisti italiani devono fronteggiare e rendere fruibili a seguito della creazione dei primi Archivi di Stato nelle ex-capitali preunitarie ( ) - Torino, Milano, Mantova, Brescia, Venezia, Genova, Cagliari, Firenze, Siena, Pisa, Lucca, Parma, Modena, Napoli, Palermo, e solo in seguito Roma, Bologna 17

18 In questo clima culturale viene elaborato dalla dottrina archivistica toscana (Bonaini) il metodo storico : i documenti delle varie magistrature devono essere riuniti in base alla provenienza, ricostituendo l archivio di ciascuna magistratura I fondi sono inscindibili e devono essere ordinati secondo la storia dell istituto che li ha prodotti 18

19 Questo riferimento esclusivo alla storia dell istituto è stato ripreso tra gli anni 30 e 40 dal Cencetti, che lo ha portato alle estreme conseguenze, facendo coincidere l archivistica con la storia delle istituzioni Dagli anni 70 in poi (Pavone, Valenti, Zanni Rosiello) questo criterio esclusivo è stato mitigato, dimostrando che la descrizione di un archivio non può risolversi solo nella ricostruzione della storia istituzionale dell ente che l ha prodotto 19

20 Per quanto riguarda la storia istituzionale, è stato anche messo in luce come nell analisi dell ente produttore devono essere distinti vari livelli: a) la ricostruzione del livello normativo b) l individuazione della prassi amministrativa c) la presenza dell istituzione nel contesto storicopolitico generale d) i rapporti sociali che cercano forma giuridica nelle istituzioni e) i rapporti economici 20

21 In sintesi l analisi dell istituzione-ente produttore di archivio comporta una ricerca a largo spettro che comprende: 1) la storia dell istituzione in senso stretto 2) la storia del contesto storico-politico 3) la storia delle carte Tutti questi aspetti sono compresi nell ampio significato che oggi la dottrina attribuisce al metodo storico e vanno tenuti ben presenti nel preliminare lavoro di ordinamento 21

22 Ordinamento e inventariazione Due sono i momenti del lavoro archivistico, distinti e fortemente correlati: l ordinamento (verifica dell ordinamento esistente, oppure vero e proprio riordinamento) la descrizione archivistica inventariazione L utilizzo degli strumenti informatici non deve indurci a pensare che i due momenti siano ribaltati 22

23 Nella fase dell ordinamento, in cui si svolge un lavoro di ricerca e di ricognizione del materiale, lo scopo è di comprendere il funzionamento dell ente produttore,come questo si riproduce nella tipologia della documentazione e quindi nella formazione delle serie archivistiche Questa fase è funzionale a quella successiva dell inventariazione 23

24 Nella fase dell inventariazione lo scopo è di descrivere adeguatamente la realtà che ho esaminato e ordinato (o riordinato) Non è detto che per questa descrizione mi servano tutti gli elementi che ho già raccolto, e così pure me ne potrebbero servire altri Fatte salve le eccezioni, quasi mai le schede elaborate nella fase di ordinamento sono utili senza revisione alcuna nella fase di inventariazione. 24

25 Inventariazione Scopo del lavoro di inventariazione (o in senso più generale e corretto descrizione archivistica) è la redazione di uno strumento descrittivo che potrà essere guida inventario elenco strumenti primari 25

26 indici strumenti sussidiari rubriche repertori 26

27 Cos è la descrizione archivistica? L elaborazione di un esatta rappresentazione di una unità di descrizione e delle parti che eventualmente la compongono attraverso la raccolta, l analisi, l organizzazione e la registrazione di informazioni che permettano di identificare, gestire, localizzare ed illustrare il materiale documentario e il contesto ed i sistemi di archiviazione che lo hanno prodotto. Il termine indica anche il risultato di tale processo. (definizione tratta dal glossario di ISAD-G) 27

28 Questa definizione si differenzia dalla concezione della descrizione inventariale come riproduzione fedele dell originale, diffusa negli archivi e cancellerie italiane dal medioevo fino grossomodo alla fine del

29 Essendo la rappresentazione un procedimento di astrazione mentale (ad esempio una rappresentazione cartografica) per un adeguata rappresentazione di una determinata realtà occorre individuare quali sono gli elementi atti allo scopo 29

30 Il principale elemento concettuale individuato dalla teoria archivistica dall 800 in poi è come si è detto - l ordine storico, ricostruito con l ordinamento dell archivio, che si declina in vario modo a seconda del livello di descrizione (guida o inventario) 30

31 GUIDA A livello di archivio di concentrazione (quindi nella redazione di una guida), si tratta di determinare l ordine con cui vengono presentati i fondi (macrostruttura) Gli oggetti descritti in una guida sono infatti, in generale, i fondi archivistici 31

32 nella tradizione archivistica italiana, dagli inventari dell Archivio di Stato di Lucca ( ) fino alla Guida generale degli archivi di stato italiani ( ) i fondi vengono presentati secondo l ordine storico 32

33 Nella Guida generale degli archivi di stato italiani i canoni concettuali di questo ordine storico tradizionale si sono allargati, e costituiscono un modello di riferimento autorevole per quanto concerne la rappresentazione della macrostruttura di un archivio _guida 33

34 Il modello fornito dalla Guida generale, pur essendo molto autorevole, non è tassativo Il problema della macrostruttura si ripresenta anche con i sistemi informativi, soprattutto nel momento in cui un sistema viene pubblicato su web 34

35 Con quale ordine vengono presentati i fondi nel sistema informativo di un singolo Archivio di Stato? Esempio, Archivio di Stato di Bologna 35

36 Con quale ordine vengono presentati i fondi degli Archivi di Stato in un sistema archivistico territoriale nazionale? Esempio SIAS (Sistema Informativo Archivi di Stato) 36

37 INVENTARIO Anche per quanto riguarda gli inventari vi è stata una lunga evoluzione, nello sforzo di individuare gli elementi adatti alla descrizione delle unità che costituiscono un singolo fondo archivistico, fino a giungere alla metà degli anni 60 alla determinazione di alcune regole (normalizzazione): Norme per la pubblicazione degli inventari archivistici, circolare della Direzione Generale degli Archivi di Stato, circ. 39/

38 Queste norme forniscono criteri di massima per quanto riguarda l ordinamento e la sua rappresentazione nell inventario, in merito: alla periodizzazione (ovvero il rispetto in linea di massima - della periodizzazione storica generale) all ordine di distribuzione della materia (ovvero ordine delle serie) 38

39 Per quanto riguarda, in particolare, l ordine di distribuzione della materia ovvero ordine delle serie, viene ripresa la concezione introdotta in Italia dal Casanova (1928), secondo cui la struttura di un archivio è assimilabile ad uno scheletro ( ossatura dell archivio ), dove le serie possono distinguersi tra categorie direttive e categorie esecutive 39

40 Esempio di ordine delle serie Leggi, norme di attuazione, statuti, circolari Decisioni degli organi deliberanti Atti amministrativi Atti contabili Registri di protocollo e altri mezzi coevi di corredo Atti sciolti e miscellanee Archivi aggregati 40

41 Archivio del Comune di Fontanelice ( , regg. 738, voll. 23, fascc. 3083, mzz. 69, cartelle 6, bol. 1, bb. 62, ml. 2,2) Descrizione sommaria delle serie: Deliberazioni del Consiglio comunale ( , regg. 16, voll. 10) Indici delle deliberazioni del Consiglio comunale ( , regg. 2) Deliberazioni della Giunta municipale ( , regg. 10, voll. 10) Indici delle deliberazioni della Giunta municipale ( , regg. 3) Deliberazioni del Podestà ( , regg. 6) Indici delle deliberazioni del Podestà ( , reg. 1) Copie delle deliberazioni del Consiglio comunale ( , fascc. 18 in bb.15) 41

42 (segue sommario dell inventario dell archivio storico del comune di Fontanelice) Copie delle deliberazioni della Giunta municipale ( , fascc. 21 in bb. 12) Regolamenti ( , fascc. 13 in b. 1) Contratti ( , voll. 3, bb. 3) 44 Repertori dei contratti ( , regg. 2) Carteggio amministrativo ( , fascc in bb. 83) 42

43 Le norme inoltre affrontano le problematiche relative ad altri due aspetti descrittivi: 1. L Introduzione agli inventari e il suo contenuto: Inquadramento storico Descrizione dell archivio, su come era prima del riordinamento Avvertenza sui criteri di ordinamento seguiti Bibliografia e l introduzione alle singole serie 43

44 2. Grado di analiticità: L unità archivistica da tenere presente quando non si tratti di registri, volumi etc. è di massima il fascicolo o unità corrispondente Solo se il contenuto di più fascicoli o buste è assolutamente omogeneo, e identica è la forma degli atti raggruppati, si potrà unificare la voce 44

45 Le norme riportano alcuni esempi Esempio di serie omogenea Bilanci provvisori b b

46 Es. tratto dall inventario dell archivio storico di Fontanelice 4 "1945 Contabilità. Mandati art " Mandati relativi agli articoli , fascc. 16. Busta, fascc. 16 Classificazione:

47 mai invece Lettere di contenuto vario, , bb. 3 Deliberazioni, conti, etc., sec. XVIII, bb. 5 o peggio Carte sciolte secc. XVI-XX 47

48 3. Uniformità della scala adottata: una volta assunta una data unità archivistica come base per l inventariazione, si dovrà cercare di mantenerla costante nel corso del lavoro, fatte salve alcune eccezioni 48

49 Es. tratto dall inventario dell archivio storico del comune di Fontanelice 5 "1946 Contabilità. Entrate, R.P., mandati art e allegati" Ordinativi d'entrata relativi agli articoli 1-37 e ai residui attivi, mz. 1; - matrici degli ordinativi d'entrata, boll. 4; - mandati relativi ai residui passivi, fasc. 1; - mandati relativi agli articoli 3-10, fascc. 7; - "Allegati al consuntivo 1946", fasc. 1, contenente carteggio e riepiloghi vari. Busta, mz. 1, boll. 4, fascc. 8 49

50 Nelle norme troviamo indicazioni sulla descrizione delle singole voci: Numero di corda Segnatura archivistica (originaria o antica) Titolo (originale o redazionale) Contenuto / oggetto Consistenza (descrizione esterna) Datazione (Cfr. P. CARUCCI M. GUERCIO, Manuale di archivistica, Roma 2008, pp ) 50

51 Seguono alcuni esempi tratti dall inventario dell archivio storico di Fontanelice: descrizione di unità archivistiche 4 Deliberazioni della Giunta luglio novembre 3 Verbali delle adunanze della Giunta municipale. I verbali degli anni sono trascritti in parte qui e in parte nel registro successivo. Probabilmente sono riportati qui i verbali delle adunanze non sottoposte a visto dell'autorità superiore. Registro, pp. 232 Note Il piatto inferiore della copertina è staccato. 51

52 7 "Comune di Fontanelice. Deliberazioni di Giunta dal 1917 al 1925" 1917 giugno dicembre 16 Verbali delle adunanze della Giunta municipale. Il registro comprende inoltre le deliberazioni del Commissario prefettizio 1920 febbraio 2-ottobre 20; 1921 agosto dicembre 27; 1923 novembre maggio 19, cc. 25r-27v, pp e pp Registro, pp. 293 Note Il registro numera nella parte iniziale le carte, da n. 1 a n. 27 e di seguito le pagine, da n. 1 a n

53 Inventario archivio storico di Fontanelice: esempi di descrizione per unità archivistica della serie Carteggio amministrativo ( ), fascc in bb "Disposizioni per il rilascio di permessi di caccia" 1937 gennaio agosto 27 Fascicolo Note Le carte sono per lo più non protocollate nè classificate. Classificazione: 1.12 Segnatura: Busta 1, Fascicolo 1 53

54 2 "Domande sgravio imposte famiglie numerose" 1940 marzo dicembre 4 Fascicolo Note Le carte sono per lo più non protocollate nè classificate. È presente un antecedente datato 1937 agosto 7. Classificazione: 1.12 Segnatura: Busta 1, Fascicolo 2 54

55 2800 "Categoria XV Classe 2 Teatri e trattenimenti pubblici" 1965 gennaio novembre 8 Il fascicolo comprende documentazione concernente la sala da ballo in via Mengoni, 1965 febbraio ottobre 11, pratica 1, con pianta relativa. Fascicolo Classificazione: 1.12 Segnatura: Busta 83, Fascicolo 22 55

56 2806 "Categoria XV Classe 8 Incendi - Vigili del fuoco" 1965 febbraio settembre 15 Fascicolo Classificazione: 1.12 Segnatura: Busta 83, Fascicolo "Categoria XV Classe 11 Circolari riguardanti la Sicurezza pubblica" 1965 luglio 21 Fascicolo Classificazione: 1.12 Segnatura: Busta 83, Fascicolo 29 56

57 ELENCO L elenco in genere è accompagnato da specificazioni (elenco di consistenza, elenco di deposito, elenco di versamento). Consiste nella lista sommaria della documentazione di un fondo non riordinato, secondo l ordine in cui di fatto si trovano le singole unità. Pur non rispondendo l elenco a requisiti di scientificità se ne riconosce l utilità, e può costituire uno stadio preliminare nei veri e propri lavori di descrizione archivistica. 57

58 Strumenti descrittivi tradizionali e standard Il modello descrittivo della guida e dell inventario, quest ultimo normato in base alla circolare del 1966, è perfettamente in linea con il modello di rappresentazione delle regole ISAD(G). 58

59 Ciò che vi è di comune tra i modelli guida/inventario e lo standard ISAD(G) è: A) Il concetto di struttura che nello standard ISAD(G) è rappresentato dal modello ad albero rovesciato. 59

60 60

61 B) Il concetto di descrizione multilivellare: la descrizione deve iniziare dal livello più alto (fondo) e scendere di livello in livello fino al livello più basso (fascicolo e/o unità documentaria inventario), ma può anche fermarsi solo ai livelli alti (fondo serie guida ). 61

62 L esistenza di standard descrittivi autorevoli e riconosciuti come tali dalla comunità archivistica costituisce come dice Vitali un veicolo importante per tradurre i fondamenti teorici e metodologici della disciplina archivistica in strumenti operativi, ma la creazione di sistemi informativi conformi agli standard descrittivi non è di per sé garanzia di produzione di strumenti di ricerca (in questo caso informatizzati) scientificamente validi. 62

63 Come tutti sappiamo la scientificità o meno del prodotto è determinata dalla qualità dei dati che sono immessi. Sicuramente un indice di qualità è costituito dall osservanza o meno per quanto riguarda la realtà italiana dell insieme di norme e prassi quotidiana elaborate dalla nostra tradizione archivistica. 63

64 Alcuni riferimenti bibliografici P. CARUCCI, Gli inventari, in Rassegna degli Archivi di Stato, XLIX, 3 (1989), pp P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983, rist (in appendice sono pubblicate le Norme per la pubblicazione degli inventari del 1966) Guida generale degli Archivi di Stato Italiani, Introduzione a cura di P. D Angiolini e C. Pavone, vol. I, Roma, 1981, pp A. ROMITI, I mezzi di corredo archivistici e i problemi dell accesso, in Archivi per la storia, III-2 (1990), pp P. CARUCCI M. GUERCIO, Manuale di archivistica, Roma 2008, pp