KET/PET/FCE/CAE L BEL CLM. School Organiser Guidelines. Italian Schools Project

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1 KET/PET/FCE/CAE School Organiser Guidelines Italian Schools Project L BEL CLM 1

2 INDICE PARTE 1 - PREPARAZIONE E SCADENZE 3 Scegliere una sessione per i vostri candidati Organizzare le aule e ripartire i candidati nelle aule Scegliere Invigilators e Runners per gli esami Scadenze Iscrizioni L PARTE 2 - PERSONALE 6 BEL School Organisers Candidati Invigilators, Runners, Ushers e Minders PARTE 3 - ORGANIZZAZIONE 8 Esami nella vostra scuola Listening papers CLM Speaking papers Esami presso CLM BELL e altre sedi d esame PARTE 4 - RIMBORSI,TRASFERIMENTI E IDONEITÀ 7 PARTE 5 - CONTATTI 11 2

3 PARTE 1 - Preparazione e scadenze Scegliere una sessione per i vostri candidati Prima di procedere con l iscrizione,assicurarsi che la scuola abbia sufficienti aule e Invigilators (sorveglianti) per il corretto svolgimento dell esame. Scegliere le aule e ripartire i candidati nelle aule Quando calcolate il numero dei candidati per ogni aula tenete in considerazione i seguenti punti: Tutte le aule d esame devono essere collocate in un area tranquilla e poco disturbata della scuola. Tutte le aule d esame devono essere il più possibile vicine tra loro. La distanza tra il banchi dei candidati non deve essere minore di 1,25 metri. Non è permesso l uso di sedie con tavoletta ribaltabile. I banchi devono essere tutti rivolti verso la medesima direzione. I banchi devono essere sufficientemente grandi per garantire il maggior confort possibile durante lo svolgimento dell esame. Le dimensioni minime devono garantire la possibilità di posizionare sul banco un foglio A3 e uno A4 affiancati, inoltre deve esservi lo spazio sufficiente per posizionare una matita, una penna, una bottiglia d acqua ed il documento di riconoscimento. La porta di ciascun aula deve essere visibile dal Runner che sarà posizionato nel corridoio. L aula dovrà essere pulita prima della sessione d esame. Se i banchi hanno il sottobanco, assicurarsi che il materiale depositato sia rimosso. Non suddividete i candidati per nome nelle aule ma limitatevi ad indicare quanti candidati verranno posti in ogni aula. Selezionare Invigilators e Runners per l esame Gli Invigilators (sorveglianti) sono membri del personale forniti dalla vostra scuola che dovranno essere presenti in ogni aula d esame per l intera durata di ciascun paper/esame. I Runners (sorveglianti posizionati al di fuori delle aule d esame) sono membri del personale forniti dalla vostra scuola che dovranno essere posizionati nel corridoio fuori delle aule d esame. 3

4 Indipendentemente dalla sede nella quale la vostra scuola ha intenzione di ospitare l esame (nella vostra scuola o in un altra sede), come indicato nel regolamento ISP, dovrete fornire il personale necessario per la sorveglianza durante l esame. Se i candidati verranno mandati in un altra scuola, contattate lo School Organiser della scuola ospitante per verificare le loro necessità. Per calcolare quanti Invigilators e Runner sono necessari per ogni Paper e decidere chi è adatto a ricoprire questo ruolo, dovete considerare le seguenti indicazioni: Gli Invigilators possono essere insegnanti di inglese purché non abbiano personalmente preparato i candidati che andranno a sorvegliare, o altri membri del personale della scuola. Deve esserci minimo un Invigilator ogni 25 candidati. Deve esserci un Runner per ogni gruppo di aule d esame. Ogni Runner deve essere visibile da tutte le aule assegnate gli. Lo School Organiser non può assumere il ruolo di Invigilator. Non programmare scambi di Invigilators durante la sessione d esame. Iscrizione dei candidati Istruzioni per compilare il modulo di iscrizione online (esami inglese) Link allo Modulo di iscrizione online Il modulo è molto facile da usare. Completate il modulo con le informazioni richieste. Selezionate i diversi campi da compilare con l ausilio del mouse. I campi segnalati con l asterisco (*) sono obbligatori e pertanto devono essere compilati, il modulo non può essere completato e/o inviato se privo di tutte le formazioni richieste. Vi verrà chiesto di allegare un file Exel che potete scaricare durante la compilazione del modulo oppure cliccando sul seguente link: File Excel per le iscrizioni nomi candidati Scrivete i nomi dei canditati che intendete iscrivere all esame usanto il file Exel stesso. Le informazioni per ogni candidato che dovete fornire nel file Exel sono le seguenti: Nome - Cognome - Sesso - Data di nascita (Es: Mario Rossi M 12/12/90) Una volta inseriti i dati di tutti i candidati che intendete iscrivere all esame, salvate il file con il seguente nome: Nome della scuola, Nome dell esame, Data dell esame (Es: Istituto Tambosi KET 3 Maggio 2013) Cliccate seleziona file, selezionate il file Exel contenente la lista dei candidate e relative informazioni, in questo modo il file verrà allegato al modulo che avete compilato. Completato il modulo cliccare il bottone invio che si trova in fondo al modulo. 4

5 Successivamente vi arriverà una mail all indirizzo da voi indicato nel campo ufficiale con un riassunto delle informazioni da voi inviate. Una volta ricevuta la mail dovete controllare con attenzione che tali informazioni siano corrette. Se dovessero esserci degli errori vi preghiamo di contattarci al seguente indirizzo In caso di errori vi preghiamo di NON RINVIARE il modulo prima di averci contattato. Scadenze Si prega di notare che le scadenze amministrative per l iscrizione dei candidati ai vari esami sono definitive. E pertanto importante che gli organizzatori di ogni scuola e il personale di segreteria facciano tutto il possibile per raccogliere tempestivamente i nomi di tutti gli studenti che intendono sostenere gli esami, inviandoceli per tempo. Se le informazioni relative ai candidati non verranno trasmesse dalla scuola entro le scadenze stabilite, i candidati potranno accedere alla sessione d esame successiva oppure verrà richiesto il pagamento di una penale per l iscrizione alla sessione desiderata. 5

6 PARTE 2 - Personale School Organisers Come School Organisers (insegnante referente), vi viene richiesto di assicurarvi che i vostri Invigilators abbiano familiarità con le istruzioni per i sorveglianti (Invigilator Guidelines) fornitevi. Dato che sarete di punto di riferimento dell esame, è indispensabile che siate a disposizione come uno dei Runner per l intera durata dell esame scritto e come Usher per l esame orale che si terrà nella vostra scuola. Dovete essere presenti nella vostra scuola un ora prima dell inizio dell esame scritto per permettere al Supervisor di accedere al luogo nel quale si terrà l esame, dovrete fargli vedere le aule ed aiutarlo a prepararle. Il Supervisor disporrà delle informazioni necessarie per contattarvi e potrà telefonarvi per informarvi dell orario del suo arrivo presso la scuola. Stampate e distribuite ai candidati il documento Confirmation of Entry prima della data dell esame. Ponete la loro attenzione sulle date e gli orari di ogni paper, in particolare per lo Speaking paper (esame orale) che solitamente si tiene in un giorno diverso da quello dell esame scritto. I candidati devono conservare il loro documento Confirmation of Entry in un luogo sicuro in quanto in un secondo momento lo utilizzeranno per accedere ai risultati dell esame. Informate i vostri candidati che se perderanno il loro documento Confirmation of Entry dovranno contattare la loro scuola e non CLM BELL. Se un candidato dovesse richiedere a CLM BELL di procurargli una copia del proprio COE, dovrà pagare un imposta amministrativa e dovrà recarsi di persona per ritirarlo presso la segreteria di CLM BELL. Ricordate ai candidati che per sostenere l esame dovranno avere con loro un documento di riconoscimento (carta d identità, passaporto, patente di guida). L abbonamento dell autobus non è valido come documento di riconoscimento. Se un candidato dovesse dimenticare il proprio documento di riconoscimento, lo School Organiser dovrà chiedere alla segreteria della scuola una dichiarazione che dovrà essere stampata su carta intestata della scuola, contenente nome e cognome del candidato, classe, data di nascita, indirizzo e numero di telefono. Tale dichiarazione non dovrà essere data al candidato ma al Supervisor che si occuperà di verificare le informazioni tramite un colloquio con il candidato. Candidati I candidati devono portare con loro all esame lo State of Entry ed il documento di riconoscimento. I candidati dovranno rispettare il programma dell esame ed arrivare almeno 15 minuti prima dell inizio dell esame. 6

7 I candidati devono essere informati che se durante l esame dovessero tentare di comunicare tra loro, verranno segnalati all Università di Cambridge e che il loro esame potrebbe essere invalidato. Se nella vostra scuola dovessero esserci candidati con deficit mentale o fisico certificabile o difficoltà che potrebbero condizionare la loro performance durante l esame, dovrete contattare CLM BELL il prima possibile per organizzare lo Special Consideration. Invigilators, Runners, Ushers e Minders I dettagli relativi al ruolo di Invigilators, Runners, Ushers e Minders si trovano nella nuova area dedicata alle scuole del sito di CLM BELL School Zone Cambridge English Assicuratevi di leggere tali informazioni e che tutti gli Invigilators e Minders facciano lo stesso prima della sessione d esame alla quale dovranno presiedere. Per la parte scritta dell esame è necessario che gli Invigilators siano insegnanti. Potranno essere insegnanti di inglese ma assicuratevi che non abbiano preparato di persona i candidati della sessione d esame che andranno a sorvegliare. Deve esserci un Invigilator in ogni aula ogni 25 candidati. Per ogni esame scritto deve essere presente almeno un Runner. Il Runner dalla propria postazione deve poter vedere le porte di tutte le aule d esame. Tutti gli Invigilator e Runners devono essere presenti almeno 20 minuti prima dell inizio dell esame. È opportuno che lo School Organiser assuma il ruolo di Runner o Usher in modo che il Supervisor abbia un referente al quale rivolgersi durante la sessione d esame. 7

8 PARTE 3 - Organizzazione Esame presso la vostra scuola Se sarà la vostra scuola ad ospitare l esame, verificate che la preparazione della stessa avvenga prima che il Supervisor arrivi il giorno dell esame: Disporre una segnaletica chiara affinché i candidati possano trovare facilmente l aula d esame. Qualsiasi foglio, poster, ecc. contenente scritte in inglese deve essere tolto dall aula d esame. In ogni aula deve esserci un apposita area designata al deposito di tutte le borse, zaini, giacche, ecc. Le porte delle aule d esame devono essere a portata visiva del Runner che sarà posizionato nel corridoio. La distanza tra il banco di ciascun candidato non deve essere minore di 1,25 metri. I banchi devono essere tutti rivolti nella stessa direzione. Un apposita aula dotata di serratura deve essere assegnata al Supervisor per il deposito del materiale d esame. Assicuratevi che i candidati non possano accedere all area d esame fino a quando il Supervisor non dirà di essere pronto. Al suo arrivo il Supervisor (un ora circa prima dell inizio dell esame) inizierà a preparare le aule d esame. Assicuratevi che l aula d esame sia fornita di un orologio visibile a tutti i candidati, di una lavagna con gessi/pennarelli sulla quale scrivere e dell apparato acustico (stereo) per lo svolgimento del Listening Paper. Listening Papers Il buon funzionamento dell impianto di riproduzione del suono, inclusi gli auto-parlanti, dovrà essere accertato prima dell inizio dell esame. Tutto l equipaggiamento necessario (incluse le prolunghe) deve essere pronto prima dell arrivo del Supervisor. 8

9 Speaking Papers Ogni coppia di esaminatori necessita di un aula separata per lo svolgimento dell esame. Un ulteriore aula dovrà essere preparata al fine di ospitare la sala d attesa nella quale i candidati attenderanno di fare l esame. Altri due membri del personale devono essere presenti per ogni esame orale, uno di essi (Usher) deve essere lo School Organiser che rimane fuori dall aula e dovrà: compilare il registro delle presenze, dare ad ogni candidato la sua Mark-sheet (che dovrà essere portata nell aula d esame) e direzionare i candidati nell aula d esame quando gli esaminatori avviseranno di essere pronti. L altro insegnante deve supervisionare i candidati nella sala d attesa. L Usher deve controllare il documento di riconoscimento di tutti i candidati. I candidati devono avere con loro un documento di riconoscimento ufficiale dotato di foto valida e riconoscibile (carta d identità, patente, passaporto), l abbonamento dell autobus non è un documento riconosciuto come valido. Se un candidato non dovesse avere con sé un documento d identità avvisate l esaminatore. L insegnante deve accertarsi che il volume della voce proveniente dalla sala d attesa venga mantenuto il più basso possibile. L insegnante deve accertarsi che i candidati che hanno sostenuto l esame non comunichino con coloro che stanno attendendo il loro turno. Se gli esaminatori dovessero assistere ad una comunicazione tra i candidati che escono dall aula d esame e quelli che sono in procinto di entrarvi, oppure se dovessero sentire eccessivo rumore provenire da fuori l aula, possono sospendere l esame fino a quando il problema non verrà risolto. Se i candidati all esame orale sono in numero dispari, l ultima coppia di candidati andrà a formare un gruppo di tre incorporando così il candidato extra. Esame scritto presso CLM BELL o altra sede Se il vostro esame scritto si tiene presso la sede di CLM BELL di Trento o Riva, o altra sede, vi verrà richiesto di fornire del personale per il ruolo di Invigilator e Runners per tutte le parti dell esame. Esame orale presso CLM BELL Se la vostra scuola ha un elevato numero di candidati, fateli giungere presso CLM BELL a piccoli gruppi e assicuratevi che siano presenti almeno 15 minuti prima dell orario indicato come inizio dell esame. Esame presso un altra scuola Se i candidati dovessero essere mandati in un altra scuola per qualsiasi esame, mettetevi in contatto con lo School Organiser della scuola ospitante per quantificare il numero di Invigilators che necessita. Trovate il nome dello School Organiser (docente referente) sul programma dell esame scritto e orale che ricevete. 9

10 PARTE 4 - RIMBORSI,TRASFERIMENTI E IDONEITÀ RIMBORSI ISP (ITALIAN SCHOOLS PROJECT) Cambridge ESOL ha un regolamento molto severo riguardo al rimborso dei candidati per gli esami. In generale i rimborsi sono ammessi esclusivamente per motivazioni di salute o problemi familiari (ad esempio per un lutto). Il candidato riceverà il 100% del rimborso per l iscrizione pagata ma sarà richiesto il pagamento di un imposta amministrativa per l operazione. Il candidato che intende ritirare la propria iscrizione deve chiedere alla propria scuola di inviare una lettere ufficiale (su carta intestata della scuola) tramite a CLM BELL (esami.inglese@clmbell.it) preferibilmente in formato PDF, dichiarando: Nome e cognome del candidato. Data di nascita del candidato. L esame per il quale è stata fatta l iscrizione. La data dell esame per il quale è stato iscritto. La motivazione per la quale si richiede il rimborso ISP allegando: Un documento ufficiale a supporto delle motivazioni della richiesta. In caso di malattia, la scuola deve includere nell una copia del certificato medico (su carta intestata del medico) con scritto il nome del candidato, la data di nascita ed il problema di salute. In caso di motivi familiari, contattate il Responsabile d Esame di CLM BELL per riportare il problema. Tenete presente che la richiesta di rimborso deve essere inviata entro due settimane dalla data dell esame. Tenete inoltre in considerazione che il processo di richiesta, accoglimento e ricezione del rimborso può essere particolarmente prolisso. Infine considerate che CLM BELL avviserà qualsiasi candidato che desideri richiedere un rimborso di contattare direttamente il proprio School Organiser, si ricorda che CLM BELL non accetterà nessuna richiesta di rimborso non accompagnata dai documenti richiesti. 10

11 TRASFERIMENTI ISP Esame Orale I candidati possono chiedere che la data del proprio esame orale venga spostata. Faremo il possibile per stabilire una nuova data ma tenete in considerazione che può essere che non si riesca a trovare una data alternativa. In qualsiasi caso per cambiare la data dell esame orale potrà essere richiesto il pagamento di un imposta amministrativa. Esame scritto Non è possibile cambiare la sessione dell esame scritto. Una volta scaduti i termini per l iscrizione, non è più possibile il trasferimento di una sessione d esame. IDONEITÀ PER LO SCONTO ISP Cambridge ESOL offre uno sconto (Italian Schools Project) per: Studenti Full-time della scuola dell obbligo. Studenti Part-time delle scuola serali (adulti inclusi). Insegnanti, personale amministrativo e personale ausiliario che lavora nella scuola che fa l iscrizione. SEZIONE 5 - CONTATTI Paul Murphy: Cell.: (Centre Examinations Manager) Fax : Tel.: esami.inglese@clm-bell.it Il Centre Examinations Manager è il responsabile per tutti gli aspetti logistici, comprese le relazioni con i clienti, l organizzazione delle sedi, il coordinamento del personale per gli esami, tutti gli aspetti delle iscrizioni, compreso il ritiro o il trasferimento di candidati, e per il controllo della qualità. Ms. Maria Rosa Forti Tel.: (Examinations Secretary) Fax.: esami.inglese@clm-bell.it School Organiser Guidelines Italian Schools Project Vers.2_10/13 10