INDICE GENERALITA...2 REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE...3 CERTIFICAZIONE INIZIALE...4 MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE...5

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1 REGOLAMENTO GENERALE PER LA CERTIFICAZIONE DI CONFORMITA DI PRODUZIONE DI COSTRUTTORI DI VEICOLI STRADALI E COMPONENTI AD ESSI DESTINATI, SECONDO QUANTO PREVISTO E STABILITO NELLE DIRETTIVE QUADRO 2007/46/EC, 2002/24/EC E 2003/37/EC INDICE CAPITOLO GENERALITA...2 CAPITOLO REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE...3 CAPITOLO CERTIFICAZIONE INIZIALE...4 CAPITOLO MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE...5 CAPITOLO ESECUZIONE VERIFICA ISPETTIVA...5 CAPITOLO SORVEGLIANZA...7 CAPITOLO GESTIONE DEI CERTIFICATI DI CONFORMITA DI PRODUZIONE...7 CAPITOLO COMUNICAZIONE CAMBIAMENTI DA PARTE DEL COSTRUTTORE...8 CAPITOLO SOSPENSIONE, RIPRISTINO E REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE...9 CAPITOLO CONDIZIONI CONTRATTUALI Pag. 1/10

2 CAPITOLO 1 GENERALITA 1.1 Il presente Regolamento generale si applica alle certificazioni di conformità di produzione (COP) dei costruttori di veicoli stradali e componenti ad essi destinati, per i quali siano applicabili le prescrizioni delle Direttive quadro di riferimento. Nel Regolamento sono definite: Le modalità e responsabilità della certificazione del costruttore relativamente alla conformità di produzione del proprio sito produttivo rispetto al tipo omologato o da omologare; Le procedure applicate dal V.T.S. Vehicle Technical Service Ltd (di seguito VTS) per lo svolgimento della verifica ispettiva ad essa finalizzata, in conformità ai criteri dettati dal Malta Competition Consumer Affairs Authority (di seguito MCCAA); Vengono inoltre illustrate le modalità di richiesta, ottenimento, mantenimento ed eventuale sospensione e revoca di tale certificato. 1.2 VTS, in qualità di Servizio Tecnico dell Autorità di omologazione maltese MCCAA, svolge verifiche ispettive finalizzate al controllo conformità di produzione applicando i principi e i criteri definiti dall Autorità stessa e tali da garantire il raggiungimento dell obiettivo della visita. Oggetto della verifica è la rispondenza del sistema di gestione sviluppato dall Organizzazione del costruttore, agli specifici requisiti delineati da MCCAA. Da tale verifica rimane escluso l aspetto progettuale, debitamente trattato in fase di omologazione, e la conformità di prodotto, oggetto di specifici controlli definiti al punto 3.3 dell Allegato X della Direttiva quadro 2007/46/EC. Sulla base della verifica ispettiva condotta da VTS e della relativa rapportazione, MCCAA emette il certificato di conformità di produzione. 1.3 MCCAA, conformemente a quanto previsto dalle Direttive quadro di riferimento, riconosce certificati di Conformità di produzione rilasciati al costruttore da altra Autorità preposta. Qualora il costruttore che abbia inoltrato istanza di omologazione al MCCAA non sia in possesso di un certificato di conformità di produzione valido, dovrà richiedere di essere sottoposto a tale verifica da parte di MCCAA inviando formale richiesta al Servizio Tecnico VTS. Per l attività di verifica ispettiva e conseguente certificazione da parte di MCCAA, VTS applica le proprie tariffe vigenti, garantendone l equità e l uniformità di applicazione. 1.4 L accesso alla certificazione COP da parte di MCCAA attraverso verifica ispettiva VTS, è aperto ad ogni costruttore di veicoli stradali e componenti ad essi destinati, che ne faccia formale richiesta. Il certificato COP viene rilasciato al costruttore intestatario dell omologazione e certifica esclusivamente il sito di produzione verificato, relativamente al campo di applicazione in esso definito e coincidente con le omologazioni rilasciate o richieste. Pag. 2/10

3 1.5 La partecipazione di osservatori alle verifiche ispettive è previamente concordata tra VTS e l Organizzazione. L organismo garante del processo di certificazione VTS può richiedere la partecipazione di suoi osservatori agli audit effettuati da VTS, allo scopo di accertare che le modalità di valutazione adottate da VTS siano conformi alla norma applicabili. CAPITOLO 2 REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE 2.1 Per ottenere la certificazione di conformità di produzione, un costruttore deve dimostrare di aver sviluppato e di mantenere attivo e funzionante nel proprio sito produttivo, un sistema e delle procedure tali da garantire la conformità della propria produzione al prototipo omologato e di aver predisposto adeguate misure di controllo su tale conformità. A tal fine il sistema di gestione del costruttore deve soddisfare i requisiti definiti da MCCAA per la valutazione della conformità di produzione e nello specifico, il costruttore deve: I. Dimostrare di avere una gestione idonea e controllata dei seguenti processi: Ispezioni merce in entrata, selezione e monitoraggio fornitori; Formazione, addestramento e abilitazione del proprio personale; Strumentazione utilizzata in linea di produzione; Istruzioni operative per lo sviluppo del prodotto. II. Disporre di un piano di controllo della produzione che garantisca la rispondenza del prodotto ai requisiti previsti dall omologazione di riferimento. Tale piano di controllo deve almeno contenere: Elenco degli argomenti (Direttive e regolamenti di riferimento) trattati in sede di omologazione; Metodologia di controllo; Frequenza di controllo e responsabilità. 2.2 La conformità del sito di produzione del costruttore ai requisiti MCCAA sopra definiti è verificata attraverso un programma di audit che comprende: - Una verifica ispettiva iniziale;* - Verifiche ispettive di sorveglianza con frequenza biennale;* *La validità del certificato iniziale e la frequenza degli audit di sorveglianza sono subordinati all esito delle singole visite, come illustrato al successivo Capitolo 7. Pag. 3/10

4 CAPITOLO 3 CERTIFICAZIONE INIZIALE 3.1 I costruttori che secondo quanto previsto al precedente punto 1.2, devono essere verificati relativamente alla conformità di produzione e le Organizzazioni che ne facciano spontaneamente richiesta, devono fornire congiuntamente all istanza di verifica ispettiva COP, il modulo questionario informativo sul costruttore compilato e verificato in ogni sua parte. In particolare il questionario richiede che siano fornite informazioni su: Anagrafica costruttore; Anagrafica sito di produzione oggetto di verifica; Elenco eventuali altri siti di produzione interessati dalle omologazioni rilasciate; Ampiezza della struttura oggetto di verifica; Numero dipendenti; Numero delle linee di produzione del sito oggetto di verifica. 3.2 Sulla base di tali informazioni VTS predispone la propria offerta economica, alla quale allegano le Condizioni Generali di Contratto ed il presente Regolamento. L Organizzazione, congiuntamente all accettazione dell offerta, invia la documentazione in essa richiesta e di seguito elencata: Visura camerale; Organigramma aziendale; Piano di controllo della produzione. L accettazione dell offerta, nella quale è espressamente richiamato il presente Regolamento, formalizza contrattualmente il rapporto tra VTS e l Organizzazione. Il contratto stipulato tra VTS e l Organizzazione comprende: Verifica documentale in ufficio; Verifica presso il sito produttivo; Rapportazione finale; Rilascio, a buon esito, del certificato di conformità di produzione da parte di MCCAA. 3.3 A completamento, con esito positivo, della verifica ispettiva del sito produttivo, VTS emette il relativo rapporto di ispezione in cui vengono riportati anche gli eventuali rilievi, e lo trasmette a MCCAA. MCCAA, esamina il rapporto di ispezione ricevuto da VTS e rilascia il certificato COP al costruttore, la cui validità è dettagliata al successivo capitolo 7. Il sito produttivo certificato è successivamente oggetto di verifiche ispettive di sorveglianza per il cui dettaglio si rimanda al successivo Capitolo Nel caso durante la verifica iniziale siano state riscontrate non conformità di entità tale da pregiudicare il corretto funzionamento del sistema atto a garantire la Pag. 4/10

5 conformità di produzione, il MCCAA può subordinare il rilascio del certificato alla risoluzione delle stesse o prevedere di ridurre la validità del certificato secondo quanto illustrato al successivo Capitolo 7. Nel caso le non conformità non siano risolte entro i tempi stabiliti, il certificato di conformità di produzione non viene rilasciato e il costruttore non è autorizzato a emettere dichiarazioni di conformità. 3.5 Il certificato riporterà il nome e l indirizzo del costruttore, l indirizzo del sito di produzione coperto dal certificato, il campo di applicazione, la data di prima emissione, la data di emissione corrente e la data di scadenza. CAPITOLO 4 MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE 4.1 Il Costruttore deve mantenere attivo e funzionante il sistema e le procedure sviluppate all interno della propria Organizzazione, al fine di garantire in modo costante e continuativo, la conformità della produzione al tipo omologato. 4.2 MCCAA si riserva di effettuare, anche attraverso VTS, verifiche ispettive straordinarie qualora pervengano segnalazioni ritenute fondate relativamente alla presenza di significative carenze o difetti di conformità di produzione del Costruttore certificato. In caso di rifiuto, senza valide motivazioni, da parte del costruttore di sottoporsi alla verifica ispettiva straordinaria, MCCAA può decidere di avviare l iter di revoca del certificato di conformità di produzione. 4.3 La validità del certificato è confermata a seguito dell esito positivo dell ispezione straordinaria. CAPITOLO 5 ES ECUZIONE VERIFICA ISPETTIVA 5.1 Per ogni verifica ispettiva è predisposto un Piano di Audit che viene trasmesso con adeguato anticipo al Costruttore o all Organizzazione indicata dal Costruttore quale proprio sito produttivo e oggetto di verifica ispettiva. VTS attraverso il Piano di audit comunica all Organizzazione, la composizione del gruppo di audit incaricato della verifica, i nomi degli auditors ed esperti tecnici, la presenza di eventuali osservatori, interpreti o traduttori. Il Costruttore può fare obiezioni sulla nomina degli auditors, giustificandone i motivi. La composizione del gruppo di audit sarà tale da garantire le necessarie competenze affinché sia possibile il raggiungimento degli obiettivi dell audit come di seguito esplicitati. Pag. 5/10

6 5.2 La verifica ha i seguenti obiettivi: Accertare la conformità della produzione al tipo omologato; Valutare l efficacia del sistema e dei processi istituiti all interno dell Organizzazione nel garantire la continua conformità di produzione. A tal fine, nel corso della verifica gli auditors raccoglieranno informazioni attraverso: Riesame della documentazione e delle registrazioni; Osservazione di processi e attività; Interviste. 5.3 Durante l esecuzione della verifica ispettiva, ogni auditor deve essere accompagnato da una guida designata dall Organizzazione per facilitare l esecuzione dell audit e che potrà avere le seguenti responsabilità: Organizzare le visite di parti specifiche del sito. Garantire che le regole che riguardano la sicurezza del sito e le procedure di sicurezza siano conosciute e rispettate dai membri del gruppo di audit; Assistere all audit; Fornire chiarimenti o informazioni su richiesta degli auditor. 5.4 Al termine della verifica ispettiva, i rilievi vengono verbalizzati unitamente ad un primo rapporto riassuntivo, il quale viene consegnato in copia all Organizzazione e mantenuto in originale da VTS. Tale primo rapporto registra l esito generale e i tratti salienti della verifica effettuata. L Organizzazione può annotare eventuali commenti in merito ai rilievi espressi dal gruppo di audit su apposito spazio all interno del rapporto. Successivamente, il rapporto di ispezione viene maggiormente dettagliato e integrato a fini esplicativi da VTS presso i propri uffici, reso in lingua inglese e, unitamente ad eventuali evidenze raccolte, viene inviato ad MCCAA per il suo esame. Il contenuto del rapporto di ispezione finale sarà sempre perfettamente in linea con quanto dichiarato nel primo rapporto ed ha l unico scopo di dettagliare nel particolare l ispezione effettuata, per l esame di MCCAA. 5.5 In caso di esito positivo dell audit e cioè nel caso in cui durante la verifica siano state rilevate esclusivamente osservazioni non pregiudicanti per la capacità del costruttore di garantire la conformità di produzione al tipo omologato, il certificato emesso da MCCAA avrà validità 2 anni. 5.6 In presenza di non conformità che possano essere ritenute pregiudicanti per l assicurazione della conformità di produzione, a seconda dell entità delle stesse, il certificato può: Essere rilasciato in subordine alla risoluzione delle non conformità entro i tempi indicati dal gruppo di audit nel proprio rapporto; Essere rilasciato con validità inferiore ai due anni. Pag. 6/10

7 CAPITOLO 6 SORVEGLIANZA VTS effettua le verifiche ispettive di sorveglianza con periodicità biennale, in conformità a quanto stabilito da MCCAA. Tali verifiche hanno lo scopo di valutare il mantenimento da parte del Costruttore della conformità di produzione al tipo omologato e la costante ottemperanza ai requisiti definiti da MCCAA. Allo scadere della validità del certificato rilasciato, VTS ha cura di contattare il costruttore e programmare un nuovo sopralluogo presso il sito produttivo. Nel caso il costruttore intenda rinunciare alla certificazione MCCAA perché in possesso di certificato COP rilasciato da altra Autorità di omologazione, ne invierà comunicazione scritta a VTS, fornendo copia di tale certificato in corso di validità. Per le modalità di esecuzione delle verifiche ispettive di sorveglianza, si applica quanto definito al precedente capitolo 5. CAPITOLO 7 GESTIONE DEI CERTIFICATI DI CONFORMITA DI PRODUZIONE 7.1 Il certificato di conformità di produzione viene rilasciato al costruttore detentore dell omologazione, ma è relativo unicamente al sito produttivo verificato ed indicato all interno dello stesso certificato. Qualora il costruttore produca il tipo omologato in più siti, deve essere condotto un audit per ogni sito produttivo coinvolto. Per la verifica di più siti produttivi si applicano le modalità definite al capitolo MCCAA, rilascia il certificato di conformità di produzione, con validità: N.B. Due anni, a condizione che il costruttore superi con successo la visita iniziale di valutazione della conformità di produzione; Un anno o altro tempo inferiore, nel caso la commissione, in base all entità dei rilievi, abbia ragione di ritenere necessario un controllo anticipato rispetto ai due anni. In presenza di carenze o di non conformità che mettano in dubbio la capacità del costruttore di garantire la conformità di produzione, la commissione VTS in accordo con MCCAA potrebbe richiedere la risoluzione delle stesse prima dell emissione del certificato. 7.3 La validità del certificato può essere sospesa, revocata o rinunciata in accordo a quanto previsto ai Capitoli 8 e 10. Pag. 7/10

8 CAPITOLO 8 COMUNICAZIONE CAMBIAMENTI DA PARTE DEL COSTRUTTORE 8.1 Il costruttore, detentore del certificato di conformità di produzione, è tenuto a comunicare tempestivamente a VTS, che provvederà ad informare MCCAA, eventuali cambiamenti intercorsi in corso di validità del certificato, relativamente ai seguenti aspetti: 1. Ragione sociale del costruttore; 2. Sito di produzione indicato; 3. Campo di applicazione. 1. RAGIONE SOCIALE DEL COSTRUTTORE: Nel caso in cui il costruttore abbia variato la propria Ragione Sociale e a patto che persistano tutte le condizioni verificate durante la verifica ispettiva precedentemente condotta, si renderà unicamente necessaria l emissione di un nuovo certificato da parte di MCCAA. 2. SITO DI PRODUZIONE INDICATO: Il costruttore è tenuto a comunicare: N.B. L eventuale inattività per un periodo superiore a sei mesi, del sito produttivo coperto dal certificato; L eventuale chiusura del sito produttivo coperto dal certificato; L eventuale trasferimento della produzione ad altro sito produttivo rispetto a quello dichiarato e coperto dal certificato. Nell ultimo caso sarà necessario condurre una verifica ispettiva del nuovo sito di produzione ed in caso di rifiuto della visita da parte del costruttore, il certificato COP sarà sospeso o revocato. 3. CAMPO DI APPLICAZIONE: Il costruttore è tenuto a comunicare eventuali estensioni a tipologie e/o categorie di veicoli/componenti della propria produzione, diverse rispetto a quelle coperte dal certificato; VTS valuterà se i cambiamenti intervenuti richiedano una nuova verifica ispettiva o se sono tali da rientrare comunque nel campo di applicazione coperto dalla certificazione. In caso di rifiuto della visita da parte del costruttore, il certificato COP sarà sospeso o revocato. Pag. 8/10

9 CAPITOLO 9 SOS PENS IONE, RIPRISTINO E REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE 9.1 La validità del Certificato di conformità di produzione può essere sospesa nei seguenti casi: Segnalazioni pervenute da altre Autorità preposte relativamente alla presenza di non conformità di prodotto, tali da mettere in dubbio il funzionamento e l efficacia dell intero sistema in atto all interno dell Organizzazione per garantire la conformità di produzione; Segnalazioni pervenute da altri soggetti, relativamente alla presenza di significative non conformità di prodotto, tali da mettere in dubbio il funzionamento e l efficacia dell intero sistema in atto all interno dell Organizzazione per garantire la conformità di produzione. 9.2 In presenza di segnalazioni pervenute da Autorità preposte, MCCAA, anche attraverso VTS, richiede chiarimenti al costruttore e lo informa che procederà tempestivamente all esecuzione di una verifica ispettiva straordinaria finalizzata a valutare l entità della non conformità segnalata e il suo impatto sull assicurazione della conformità di produzione. Se la verifica ispettiva accerta la reale presenza della non conformità segnalata, tale da compromettere la fiducia nella conformità di produzione, MCCAA procederà alla sospensione del certificato fino a quando il costruttore non fornisca evidenza di aver ripristinato una condizione di conformità di produzione. L onere economico della verifica ispettiva è a carico del costruttore. 9.3 In presenza di segnalazioni pervenute da altro soggetto, MCCAA, anche attraverso VTS, procede ad un approfondimento e verifica della segnalazione ricevuta; qualora in seguito a tale approfondimento, la segnalazione fosse ritenuta attendibile e tale de richiedere una verifica straordinaria del sito produttivo, MCCAA, ne darà comunicazione al costruttore e procederà alla programmazione della verifica ispettiva straordinaria. Se la verifica ispettiva accerta la reale presenza della non conformità segnalata, tale da compromettere la fiducia nella conformità di produzione, MCCAA procederà alla sospensione del certificato fino a quando il costruttore non fornisca evidenza di aver ripristinato una condizione di conformità di produzione. L onere economico dell audit è a carico del costruttore. 9.4 Se la verifica ispettiva appura l inconsistenza della non conformità segnalata, la validità del certificato viene confermata. L onere economico dell audit non è a carico del costruttore. 9.5 Qualora il costruttore non acconsentisse alla conduzione della verifica ispettiva straordinaria, senza addurne fondate motivazioni, il certificato di conformità di produzione verrà revocato, con conseguente impossibilità da parte del costruttore di emettere dichiarazioni di conformità. Pag. 9/10

10 9.6 Il ripristino della certificazione è subordinato all accertamento dell eliminazione delle carenze che avevano causato la sospensione stessa. CAPITOLO 10 CONDIZIONI CONTRATTUALI Per le condizioni contrattuali trovano applicazione le disposizioni contenute nell offerta economica e nelle condizioni generali di contratto, edizione in vigore. Pag. 10/10