ALLEGATO C CAPITOLATO TECNICO. relativo alla

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1 ALLEGATO C CAPITOLATO TECNICO relativo alla procedura aperta n 278/2012 ai sensi dell Art.55 d el D.lgs. 163/2006 per l affidamento dell incarico per l attività di coordinamento, progettazione, organizzazione, realizzazione di attività di Media Relations Internazionali nel mondo ed in particolare nelle zone strategiche per Expo 2015 S.p.A. 1

2 1. OGGETTO DELL APPALTO Il presente Capitolato Tecnico disciplina l affidamento dell incarico per l attività di coordinamento, progettazione, organizzazione, realizzazione di attività di Media Relations Internazionali nel mondo ed in particolare nelle zone strategiche per Expo 2015 S.p.A. ( di seguito per brevità Expo 2015), che verranno di seguito elencate. Le condizioni, le modalità e i requisiti ai quali il servizio dovrà rispondere sono stabilite, oltre che nel presente documento nel Bando di Gara, nel Disciplinare di Gara e nello Schema di Contratto. Rientrano nelle zone strategiche i paesi di seguito elencati, classificati secondo le priorità di Expo 2015: 1) Paesi limitrofi all Italia: Francia, Svizzera, Austria, Slovenia, Germania, Croazia, Spagna, Gran Bretagna; Belgio e in particolare modo Bruxelles; 2) Russia, Cina, USA, Canada, Australia, Brasile e India; 3) Argentina, Giappone, Sudafrica, Turchia e Tunisia. Nell attività di Media Relations Internazionali, rientrano a titolo esemplificativo ma non esaustivo le seguenti attività: A. Attività di elaborazione: Elaborazione di un media relation planning su circuiti televisivi nazionali e locali, circuiti radiofonici nazionali, quotidiani e periodici a distribuzione nazionale, web; Elaborazione dei key messages; Individuazione degli opinion leaders di rilievo nei settori della sostenibilità, della nutrizione e dell innovazione nei paesi strategici; Elaborazione di un piano strategico per le Public Relations. B. Attività quotidiane: Aggiornamento continuo di media list mirate; Mantenimento di un contatto privilegiato con gli opinion leaders di interesse e le istituzioni locali; Monitoraggio dei piani editoriali e della programmazione dei servizi redazionali idonei per l inserimento ottimale dei diversi contenuti da comunicare; Individuazione e creazione di opportunità editoriali, collaborazioni speciali, allegati, inserti promozionali e pubbliredazionali; Organizzazione di interviste con il management di Expo 2015 e commissari; Raccolta e catalogazione del materiale (foto, testo, video, ecc.) necessario per la creazione di una banca dati sulle attività di comunicazione e informazione di Expo 2015; Individuazione dei potenziali partner e supporto alla realizzazione di accordi di media partnership locale nei paesi strategici; Presidio dei media, quali i canali di informazione worldwide (Cnn, National Geographic, Al Jazeera, BBC, ), per ottenere una costante presenza, sia quantitativa che qualitativa, in tutti i contenitori idonei per i diversi target (documentari, rubriche, news, approfondimenti, interviste, ecc.); 2

3 Gestione delle relazioni nei confronti degli uffici di Coordinamento redazionale dei diversi editori per favorire la migliore resa redazionale a fronte di eventuali investimenti pubblicitari; Attività di ufficio stampa per ogni paese prioritario, che comprende a titolo esemplificativo e non esaustivo: - identificazione delle testate giornalistiche generaliste e di settore (in coerenza con i temi trattati da Expo 2015) e trade di rilievo (in temine di distribuzione) nei vari Paesi e creazione di una lista di relativi contatti; - stesura e/o traduzione nella lingua locale e/o adattamento di tutti i comunicati stampa, sempre vincolati alla previa accettazione formale di Expo 2015; - allestimento e costante aggiornamento della cartella stampa di base; - ideazione, realizzazione e diffusione di una newsletter elettronica finalizzata alla pubblicizzazione delle attività e delle notizie inerenti a Expo 2015, a tutta la mailing media. Rispetto alla newsletter Expo 2015 dovranno essere selezionate le news rilevanti per l estero, corredandole della relativa traduzione: - definizione delle informazioni notiziabili per ogni paese (almeno per i paesi strategici); - Monitoraggio dei contenuti on line (giornali web, blog); - Traduzione di tutto il materiale (dall italiano in lingua locale) necessario al buono svolgimento delle attività di Expo 2015 all estero; Organizzazione delle conferenze stampa e copertura mediatica degli eventi di Expo 2015 all estero, come meglio specificato nel seguente paragrafo. Inoltre, nel corso della vigenza contrattuale, Expo 2015 richiederà anche l esecuzione delle seguenti attività: Supporto all ufficio stampa di Expo 2015 in occasione di eventuali tappe del road-show in capitali europee (allo stato si prevedono un numero massimo di 5 tappe nel biennio ) Organizzazione di 3 press tour a Milano per giornalisti stranieri (n 20 giornalisti per evento). Le attività consisteranno nell individuazione, invito ed assistenza ai giornalisti invitati. Le spese per il viaggio e il soggiorno dei giornalisti saranno a carico di Expo C. Attività legate all organizzazione di conferenze stampa per la copertura mediatica di Eventi Expo 2015 all estero (di seguito Eventi media): A titolo esemplificativo, ma NON esaustivo e NON vincolante, si riporta qui di seguito un ipotesi di palinsesto per l anno 2012 degli eventi (che non eccederanno il numero di 2) per i quali si richiede una copertura mediatica: - Evento a Bruxelles: nella più grande sala stampa d Europa, il Commissario Generale presenterà Expo Milano 2015 davanti ai giornalisti ed alle rappresentanze diplomatiche; - Supporto all ufficio stampa di Expo 2015 per International Participants Meeting (IPM) che si terrà nel mese di ottobre 2012 (evento previsto anche per l anno 2013); - Presenza di un top manager del fornitore aggiudicatario incaricato del servizio al tavolo dei comunicatori mondiali presso IPM 2012 (evento previsto anche per l anno 2013); 3

4 - Copertura worldwide della Giornata Mondiale dell Alimentazione, 16 ottobre 2012 (evento previsto anche per l anno 2013); Per gli eventi prescelti da Expo 2015 si richiederà al fornitore aggiudicatario di realizzare eventi media ponendo particolare attenzione ai seguenti aspetti: - la scelta di oratori competenti sul tema, sia per le decisioni che per le tecniche, con la partecipazione di esperti anche esterni; - la scelta di una location prestigiosa, che deve essere facilmente raggiungibile; - l indicazione dell elenco dei giornalisti invitati per testate; - la creazione ed invio dell invito: almeno due/tre settimane prima; - il comunicato stampa per annunciare la conferenza avviso per le agenzie stampa; - la preparazione dei materiali (press-kit); - i controlli e richiami telefonici; - la sistemazione della sala in cui si svolge la conferenza con tanto di materiale di Expo 2015, dotandola di tutte le attrezzature necessarie; - la fornitura di personale di supporto (traduttrice/traduttore, hostess, steward e addetti alla sicurezza) con caratteristiche e requisiti professionali specifici (conoscenze linguistiche, informatiche, ecc), se necessario - l invio specifico di materiali a testate diverse dai quotidiani quali tv, radio, settimanali, riviste; - l invio dei materiali a tutti i giornalisti presenti e non presenti; - la rassegna stampa relativa all evento (prima e dopo); - la lettera di ringraziamento ai giornalisti che hanno scritto. Per l anno 2013 sarà consegnato al fornitore aggiudicatario l elenco degli eventi 2013, che in ogni caso non supereranno il numero di 6. Si ipotizza inoltre l esecuzione di 1 evento nella prima parte dell anno E onere del fornitore aggiudicatario segnalare e proporre eventi di rilevanza internazionale che coincidano con i temi di Expo 2015 e sui quali una presenza mediatica di Expo 2015 sarebbe strategica. L aggiudicatario dovrà inoltre fornire a Expo 2015 S.p.A., su indicazione di quest ultima, tutti i servizi strettamente connessi alle attività oggetto dell appalto che, pur non compresi nell elenco sopra descritto, siano ritenuti, a giudizio insindacabile della Stazione Appaltante, necessari allo svolgimento ed al buon esito del servizio appaltato. 2. ATTIVITA MINIME PREVISTE Il fornitore aggiudicatario dovrà svolgere le seguenti attività minime, che verranno consuntivate trimestralmente: 1 servizio giornalistico e 1 servizio radiotelevisivo a semestre su un panel di testate internazionali di rilievo in termine di diffusione, concordato con Expo 2015 (1 giornale e 1 tv per paese strategico); 1 servizio giornalistico a trimestre nei giornali on-line di rilievo, definiti in accordo con Expo 2015, nei seguenti paesi strategici: Francia, Svizzera, Austria, Slovenia, Germania, Croazia, Spagna, Gran Bretagna, Belgio, Russia, Cina, USA, Brasile, India, Argentina, Giappone, Turchia, Tunisia e Sudafrica. 4

5 Con cadenza trimestrale il fornitore aggiudicatario dovrà presentare gli obiettivi raggiunti, i risultati ed i report relativi. Le mailing list e i data base creati per lo svolgimento dell attività all estero dovranno essere sempre a disposizione di Expo Si precisa che per quanto riguarda gli Eventi media, previsti all Art. 1, punto C, il buon esito degli stessi verrà valutato in base: al numero di giornalisti presenti e la loro qualifica: minimo 30 giornalisti su ogni conferenza stampa delle principali testate giornalistiche definite in base alla loro diffusione alle rassegne stampa consecutive: minimo di 30 articoli/servizi per ogni conferenza stampa. 3. ATTIVITA DI PROGETTAZIONE REALIZZAZIONE E FORNITURA A NOLEGGIO DI ALLESTIMENTI PER GLI EVENTI MEDIA L attività di progettazione, realizzazione e fornitura a noleggio di allestimenti per lo svolgimento degli Eventi media, potrà comprendere: la fornitura a noleggio, l installazione, il montaggio/lo smontaggio e l assistenza tecnica per tutta la durata dell evento di apparecchiature audiovisive (schermi al plasma, videoproiettori collegabili a PC, riproduttori di tipo Betacam, ecc..); la fornitura a noleggio di apparecchiature telefoniche standard e simili (es. fax, modem) e l attivazione di connessioni a Internet con provider in loco; la fornitura a noleggio di impianto audio professionale e l assistenza tecnica per tutta la durata dell evento; il progetto e la realizzazione dell impianto elettrico e della relativa dichiarazione di conformità ai sensi del D.M. 37/08, compresa la fornitura e la posa in opera di corpi illuminanti e l assistenza tecnica durante il periodo dell evento; la pulizia degli spazi; la copertura assicurativa (per furto, incendio, ecc..) dei beni e delle attrezzature fornite a noleggio; la messa a disposizione e la gestione di un magazzino per i materiali di proprietà Expo 2015., derivanti dalla conferenza stampa; eventuali piccoli allestimenti, quali: montaggio di fondali, realizzazione di pedane, posa in opera di grafiche e allestimenti modulari. Per ognuna delle attività sopra descritte, il fornitore aggiudicatario è invitato ad adottare misure atte a ridurre gli impatti ambientali connessi all organizzazione della propria attività, ove possibile, garantendo l adozione delle seguenti linee guida: le caratteristiche ambientali di eventuale materiale promozionale e divulgativo; le modalità per dematerializzare gli aspetti relativi alla promozione ed eventuali prenotazioni; l utilizzo di materiali riutilizzabili o riciclabili e l eventuale destino a riciclo di materiali utilizzati; 5

6 le modalità di riduzione dei rifiuti prodotti e della loro raccolta differenziata (compresa sensibilizzazione dei partecipanti); le scelte localizzative che permettano l accessibilità mediante ricorso al trasporto pubblico; l uso e la fornitura di arredi, e installazioni temporanee, fornitura e gestione IT, con caratteristiche di efficienza energetica ed a basso impatto ambientale; nel caso di eventi all aperto, in modo particolare, le modalità per la prevenzione dell inquinamento acustico e il suo controllo; ogni altro aspetto rilevante sotto il profilo dell impatto ambientale. 4. TEMPI DI CONSEGNA Expo 2015 fornirà all affidatario, il brief relativo alle attività da svolgere almeno 30 giorni solari prima della data prevista per la conferenza stampa/evento. Il fornitore aggiudicatario si impegna entro 10 giorni dalla consegna del brief a fornire una proposta completa comprensiva del budget e dei preventivi. Entro 4 giorni da tale data Expo 2015 accetterà la proposta o fornirà indicazioni per modifiche da apportare al progetto. Il fornitore aggiudicatario dovrà entro i successivi 2 giorni procedere alla modifiche concordate. In casi di particolare urgenza, le scadenze temporali saranno di volta in volta definite in accordo con Expo 2015 rispetto alle diverse fasi e azioni dei progetti. In questi casi, il fornitore aggiudicatario non potrà rifiutarsi di prestare l attività richiesta. 5. MODALITA DI GESTIONE DEL SERVIZIO Il fornitore aggiudicatario dovrà gestire le attività in stretto coordinamento con Expo Il fornitore aggiudicatario dovrà individuare, all interno della struttura organizzativa di cui si avvarrà in fase di esecuzione dell incarico, un account executive quale unico referente responsabile per tutte le comunicazioni che intercorreranno tra committente e appaltatore. La scelta dell'account dovrà essere sottoposta ad approvazione da parte di Expo Verranno valutate l esperienza professionale nei settori d attività inerenti a Expo Milano 2015 e l anzianità professionale dell account (almeno 2 anni). L account gestirà in modo esclusivo le attività di Expo L account gestirà in modo esclusivo le attività di coordinamento delle sedi distaccate durante tutti i processi di organizzazione e progettazione delle attività, e sarà responsabile della gestione di tutte le procedure amministrative relative all appalto, in coordinamento con i funzionari preposti di Expo Nel caso in cui si rendesse necessaria la sostituzione dell account executive individuato, il fornitore aggiudicatario si impegna a individuare un soggetto di pari professionalità che potrà essere nominato solo previa accettazione da parte di Expo Per ogni eventuale servizio indicato all articolo 9.2 del Disciplinare di Gara ed al precedente articolo 1 punto C sarà inoltre cura del fornitore aggiudicatario presentare un preventivo di spesa appropriato e dettagliato che dovrà essere formalmente approvato da Expo Inoltre il fornitore aggiudicatario dovrà elaborare una relazione tecnica relativa alle misure da implementare per ridurre gli impatti ambientali connessi all organizzazione delle proprie attività e sottoporla ad approvazione da parte di Expo Qualora le condizioni tecniche ed economiche della proposta non fossero giudicate soddisfacenti, è facoltà di Expo 2015 chiedere modifiche e/o integrazioni, anche sostanziali. 6

7 Nel caso in cui, nonostante ripetute modifiche e integrazioni, la proposta presentata dal fornitore aggiudicatario non soddisfi le esigenze di Expo 2015, è fatta salva la facoltà della società di attivare incarichi esterni, nel rispetto della normativa vigente. Sia in fase di pianificazione delle azioni che in quella di esecuzione, Expo 2015 potrà esercitare i controlli sull operato nelle modalità ritenute più opportune. Il fornitore aggiudicatario è tenuto altresì a garantire la moralità professionale e la capacità tecnica ed economica dei propri subfornitori/subappaltatori nonché il rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza. 6. PROPRIETA DEI PRODOTTI Qualunque progetto/materiale realizzato nell espletamento delle attività oggetto del presente capitolato rimarrà di proprietà piena ed assoluta di Expo 2015 la quale si riserva ogni diritto e facoltà in ordine all utilizzo, nonché ad ogni eventuale modifica ritenuta opportuna a suo insindacabile giudizio. È fatto divieto al fornitore aggiudicatario ed ai componenti del suo staff di utilizzare i risultati delle attività, per proprie pubblicazioni ovvero fornirli a terzi senza preventiva autorizzazione scritta di Expo CLAUSOLA DI RISERVATEZZA Il fornitore aggiudicatario si impegna a garantire la massima riservatezza e a non rendere disponibili o comunque divulgare, salvo su autorizzazione espressa di Expo 2015 a terzi, che non siano in rapporto di dipendenza e/o collaborazione con la società, i dati e/o le informazioni derivanti dall attuazione del rapporto contrattuale con Expo In ottemperanza al presente capitolato. Tale impegno non comprende dati e/o informazioni di pubblico dominio e/o già diffuse e comunque già accessibili ai terzi. 8. MODALITA DI PAGAMENTO La fatturazione dovrà essere effettuata con cadenza trimestrale posticipata. I pagamenti saranno eseguiti a mezzo bonifico bancario a 60 giorni fine mese data fattura. Tale termine di pagamento si rende necessario per garantire l adeguato espletamento delle attività amministrative particolarmente complesse anche a motivo degli obblighi di rendicontazione cui è tenuta Expo Expo 2015 procederà alla liquidazione delle fatture soltanto una volta acquisito il parere di conformità del Direttore di riferimento, responsabile del coordinamento delle risorse messe a disposizione dal fornitore aggiudicatario e del possesso della documentazione attestante il versamento delle ritenute fiscali, dei contributi previdenziali e assicurativi dei dipendenti in ottemperanza alle norme di legge vigenti. 9. PENALI Per inadempimenti e ritardi dipendenti da fatto e colpa del fornitore aggiudicatario, fatta salva la riserva di richiesta dei maggiori danni, saranno applicate le penali di seguito indicate: Mancata effettuazione delle attività minime previste all art.2 del presente capitolato: 3.000,00 per ogni attività non eseguita; 7

8 Mancata effettuazione delle attività previste dall art. 1.C del presente capitolato: 4.000,00 per ogni attività richiesta da Expo 2015 e non eseguita dall Impresa; Mancato rispetto dei tempi previsti all art. 2 e all art 4 del presente documento: 500 per ogni giorno di ritardo, fino ad un massimo di 5 giorni. Impiego di risorse non indicate in sede di offerta, senza previa autorizzazione di Expo 2015: 500 per ogni giorno di utilizzo di risorse diverse da quelle indicate in sede di offerta di comprovata pari professionalità, se non preventivamente approvato da Expo 2015, fino ad un massimo di 3 giorni; per ogni giorno di utilizzo di risorse diverse da quelle indicate in sede di offerta in caso di comprovata minore professionalità o minore anzianità di servizio, se non preventivamente approvato da Expo 2015, fino ad un massimo di 3 giorni. E fatta salva in ogni caso la possibilità per Expo 2015 di ricorrere in caso di inadempimento all esecuzione in danno, con facoltà di far eseguire il servizio a terzi addebitandone al fornitore aggiudicatario i relativi costi. 10. RISOLUZIONE DEL CONTRATTO Expo 2015 si riserva la facoltà di procedere alla risoluzione del contratto stipulato, previa diffida ad adempiere ai sensi degli artt e 1454 Codice Civile, con l applicazione di una penale pari al 10% dell importo residuo del contratto e fatta salva la richiesta di ogni maggiore danno e spesa conseguente, in caso di: - ripetute violazioni degli obblighi contrattuali in misura maggiore di quelle previste per l applicazione delle penali di cui al precedente punto 9; - sospensione o interruzione delle attività per motivi non dipendenti da cause di forza maggiore; - mancato rispetto degli obblighi previsti dalle vigenti leggi in materia previdenziale ed assicurativa dei contratti di lavoro nazionale e locale di riferimento. In caso di risoluzione del contratto per le motivazioni indicate nel presente o nel successivo articolo, Expo 2015 si riserva la facoltà di adire alla graduatoria di gara secondo la disponibilità dei concorrenti interpellati in ordine di classifica. 11. CLAUSOLE RISOLUTIVE ESPRESSE Expo 2015 si riserva, altresì, la facoltà di risolvere il contratto stipulato ai sensi e per gli effetti dell art.1456 C.C., con l applicazione di una penale pari al 10% dell importo residuo del contratto e fatta salva la richiesta di ogni maggiore danno e spesa conseguente a carico del fornitore aggiudicatario, nei seguenti casi: - grave negligenza o frode nell esecuzione degli obblighi contrattuali; - cessione dell azienda, cessazione dell attività, oppure in caso di concordato preventivo, di fallimento a carico del fornitore aggiudicatario; - violazione delle norme del Codice Etico e del Modello 231/01 di Expo 2015.; - violazione delle disposizioni in materia di tracciabilità dei pagamenti e in materia di sicurezza; - applicazione a carico del fornitore aggiudicatario di una misura di prevenzione della delinquenza di tipo mafioso. 12. OBBLIGHI IN MATERIA DI SICUREZZA, PREVENZIONE INFORTUNI ED IGIENE DEL LAVORO Le attività appaltate dovranno svolgersi nel pieno rispetto di tutte le norme vigenti in materia di prevenzione infortuni ed igiene del lavoro ed in ogni caso in condizioni di permanente sicurezza ed igiene. 8

9 I costi della sicurezza, ove previsti, relativi alle misure da adottare per eliminare o, qualora ciò non sia possibile, ridurre al minimo i rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro derivanti dalle interferenze delle lavorazioni, sono a carico del fornitore aggiudicatario. Il fornitore aggiudicatario si impegna fin d ora, nella prestazione dei servizi oggetto del presente capitolato, ad adempiere a tutti gli obblighi di sicurezza posti a suo carico dalla normativa vigente, con particolare riferimento a quelli previsti dal D. Lgs 81/08, dalla Direttiva del Consiglio delle Comunità Europee 89/391/CEE e, comunque dalla normativa vigente nel luogo in cui verrà eseguito l'appalto. In particolare il fornitore aggiudicatario dovrà curare l'attuazione, sotto la propria responsabilità esclusiva, di tutti i provvedimenti e le condizioni atte ad evitare infortuni, in osservanza alle norme legislative e regolamentari vigenti. Il fornitore aggiudicatario si impegna a rispettare tutte le norme in materia di prevenzione infortuni, sicurezza, igiene del lavoro e antincendio e si assume ogni responsabilità ad ogni effetto, sia verso i propri dipendenti che verso i terzi, per qualsiasi infortunio che si dovesse verificare durante l'esecuzione dei lavori/servizi oggetto del presente capitolato. Il fornitore aggiudicatario si impegna fin d ora a comunicare a Expo 2015, entro 15 giorni, i dati che verranno richiesti e a trasmettere la relativa documentazione, ai fini dell adempimento, in particolare, agli obblighi di cooperazione e coordinamento sanciti dall art. 26 del D. Lgs 81/08. Gli oneri relativi alla sicurezza saranno determinati di volta in volta sulla base delle attività effettivamente richieste da Expo In caso di mancata osservanza di quanto stabilito nel presente articolo Expo 2015 avrà la facoltà di risolvere il Contratto di pieno diritto con effetto immediato ai sensi e per gli effetti di cui all articolo 1456 c.c., mediante semplice comunicazione scritta al fornitore aggiudicatario e di richiedere allo stesso il risarcimento dei danni. 13. CONTROVERSIE Per la risoluzione delle controversie giudiziali che dovessero insorgere in dipendenza della procedura di gara e del conseguente contratto di prestazione di servizio sarà competente in via esclusiva il Foro di Milano. 14. NORME FINALI Per quanto non espressamente indicato nel presente Capitolato si fa riferimento alle norme di legge in vigore in quanto applicabili. 9