Regolamento per la Certificazione secondo lo Standard MSC-Marine Stewardship Council

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1 Regolamento per la Certificazione secondo lo Standard MSC-Marine Stewardship Council Regolamento approvato il: 04/03/2014 Revisione: 01 In vigore dal: 04/03/2014 RINA Services S.p.A. Via Corsica Genova - Italia tel fax web site : Regolamenti tecnici

2 INDICE GENERALITÀ... 3 CAPITOLO NORMA DI RIFERIMENTO / REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE... 5 CAPITOLO CERTIFICAZIONE INIZIALE... 6 CAPITOLO MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE CAPITOLO RICERTIFICAZIONE CAPITOLO ARMONIZZAZIONE DELLA VALUTAZIONE E CONDIVISIONE (MSC Fishery) DEL CERTIFICATO CAPITOLO SOSPENSIONE E REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE CAPITOLO RIPRISTINO CAPITOLO GESTIONE DEI PRODOTTI MARCATI MSC E SOSPENSIONE USO DEL LOGO A SEGUITO DELLA SOSPENSIONE/RITIRO DELLA CERTIFICAZIONE CAPITOLO POSSIBILITA' DI APPELLO A SEGUITO DI SOSPENSIONE O RITIRO DEL CERTIFICATO CAPITOLO TRASFERIMENTO DEL CERTIFICATO CAPITOLO CONFIDENZIALITA' CAPITOLO CONTROVERSIE Regolamento MSC_rev01_ita.docx 2/26

3 CAPITOLO 1 GENERALITÀ 1.1 Nel presente Regolamento sono definite le procedure applicate da RINA Services (di seguito RINA) per la certificazione secondo lo standard Marine Stewardship Council (di seguito MSC) dei prodotti della pesca (Fishery products) e della relativa catena di custodia (Chain of Custody) emanato dall'organizzazione MSC e le modalità di richiesta, ottenimento, mantenimento ed utilizzazione, nonché l eventuale sospensione e revoca di tale certificazione. 1.2 RINA rilascia la certificazione secondo i seguenti documenti normativi: 1.3 Campo di applicazione Marine Stewardship Council Fishery Certification; Marine Stewardship Council Chain of Custody Certification L'accesso alla certificazione è aperto a tutte le Organizzazioni secondo i seguenti campi di applicazione: per lo standard MSC Fishery: attività di pesca (inclusi crostacei, molluschi bivalvi e cefalopodi), attività di pesca supportata con ripopolamento, nelle categorie: - Cattura e Ingrasso (CAG) cattura seguita da una fase di allevamento, - Rilascio e Cattura (HAC) rilascio di organismi (uova, larve o avannotti) e seguente ricattura, - Pesca in Habitat Modificato modificazione dell habitat allo scopo di favorire le specie oggetto di pesca; per lo standard MSC Chain of Custody, in base alle caratteristiche del cliente il campo di applicazione della certificazione può essere individuato tra le seguenti opzioni: Certificazione CoC Individuale Certificazione CoC Integrata riconosciuta dall'organizzazione MSC Per organizzazioni individuali che non ricadono in uno dei casi seguenti. Applicabile nel caso in cui il cliente sia già certificato secondo uno standard di sicurezza alimentare riconosciuto (BRC, IFS, SQF e GlobalGAP Aquaculture CoC). Questa opzione consente l integrazione dell audit MSC con l audit riguardante la citata certificazione; ciò in virtù del fatto che gli aspetti già inclusi nel piano di audit della certificazione esistente non occorre siano nuovamente verificati durante la visita per MSC. Se la verifica Regolamento MSC_rev01_ita.docx 3/26

4 per lo standard di sicurezza alimentare riconosciuto è stata effettuata poco prima della richiesta per la certificazione CoC da parte dell azienda, è possibile certificare quest ultima senza aspettare l audit di sorveglianza per l altro standard. In questo caso RINA eseguirà una gap analysis per individuare i requisiti integrativi necessari ai fini della certificazione MSC Chain of Custody e una volta certificato il cliente verrà determinata la frequenza degli audit di sorveglianza cercando di sincronizzarli con quelli per lo standard già riconosciuto. Certificazione Multi -sito Per Organizzazioni con più di un sito che desiderano ricevere un solo certificato ma vogliono che ogni sito venga auditato individualmente. Certificazione gruppo Certificazione Interim di ad Riferita alle cosiddette Group Entities cioè gruppi di organizzazioni omogenee o organizzazioni multisito dotate di un singolo riferimento centrale di controllo che presentano unica richiesta collettiva al fine di operare sotto un unico certificato CoC. Può essere concessa dall'organizzazione MSC in vista dell'audit di certificazione, su proposta di RINA, nel caso sia dimostrata l'oggettiva impossibilità di effettuare un completo audit on-site prima di consentire l'ingresso del prodotto nella Chain of Custody. Tale deroga può ricorrere limitatamente ad un breve periodo di tempo, previo accertamento che il rischio conseguente sia modesto e gestibile. ASC (Aquaculture Stewardship Council) Opzione possibile per le Organizzazioni che vogliano includere nel proprio scopo di certificazione prodotti certificati ASC derivanti da attività di allevamento sostenibili La certificazione rilasciata da RINA è riferita esclusivamente alla singola Organizzazione di pesca o della filiera a valle, dove per Organizzazione s intende un gruppo, società, azienda, impresa, ente o istituzione, ovvero loro parti o combinazioni, in forma associata o meno, pubblica o privata, che abbia una propria struttura funzionale ed amministrativa. Per Organizzazioni con più unità operative, ogni singola unità operativa può essere definita come Organizzazione Inoltre, in merito allo standard MSC Fishery, l oggetto della certificazione deve essere lo stock ittico (= unità biologica distinta) selezionato dall Organizzazione combinato con il metodo e lo/gli strumenti di pesca e i mezzi utilizzati per l attività (es. imbarcazioni). In generale le marinerie che fanno richiesta di valutazione sono identificate secondo i seguenti parametri: Regolamento MSC_rev01_ita.docx 4/26

5 Regolamento per la Certificazione secondo lo Standard MSC-Marine Stewardship Council area geografica di pesca; stock oggetto di pesca; strumento di pesca utilizzato; 1.4 Scopo della certificazione gruppo o Organizzazione intestataria del certificato Lo scopo della certificazione MSC Fishery è distinguere e valorizzare le Organizzazioni che agiscono nel rispetto della sostenibilità della risorsa permettendone il mantenimento e garantendone l'uso durevole per le generazioni future Scopo della certificazione secondo lo Standard MSC Chain of Custody è assicurare che il prodotto dichiarato sostenibile a livello di cattura e che porta il marchio MSC provenga da una fonte certificata. I prodotti certificati ASC possono essere compresi nel campo di applicazione della certificazione MSC Chain of Custody. 1.5 Quotazioni Per l'attività certificativa RINA applica le proprie tariffe vigenti, garantendone l'equità e l'uniformità di applicazione. RINA può legittimamente non accettare richieste di certificazione che riguardino Organizzazioni sottoposte, o la cui produzione o attività sia sottoposta, a misure restrittive, sospensive o interdittive da parte di una pubblica Autorità. 1.6 Visite in accompagnamento con Organismo di Accreditamento L Organismo garante delle certificazioni MSC emesse da RINA (ASI - Accreditation Service International) può richiedere la partecipazione di suoi osservatori agli audit effettuati da RINA stesso, allo scopo di accertare che le modalità di valutazione adottate da RINA siano conformi alle norme per esso applicabili. La partecipazione di tali osservatori è previamente concordata tra RINA e l Organizzazione; qualora l Organizzazione non conceda il proprio benestare alla suddetta partecipazione la validità del certificato viene sospesa. (Rif: Regolamento per la certificazione di sistemi di gestione per la qualità, par 1.6) CAPITOLO 2 NORMA DI RIFERIMENTO / REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE 2.1 Per ottenere la certificazione da parte di RINA, l attività di pesca e i relativi prodotti devono soddisfare (inizialmente e nel tempo) i requisiti degli standard applicabili In particolare, per ottenere la certificazione MSC Fishery l'organizzazione deve applicare le proprie risorse per effettuare l attività di pesca sostenibile, ovvero deve: mantenere le attività di pesca ad un livello tale da permettere lo sfruttamento duraturo della popolazione ittica nel tempo senza portare al sovrasfruttamento della risorsa; gestire l attività in maniera da minimizzare l impatto ambientale permettendo all ecosistema, di cui la risorsa fa parte, di mantenere la propria struttura, produttività, funzionalità e diversità; Regolamento MSC_rev01_ita.docx 5/26

6 Regolamento per la Certificazione secondo lo Standard MSC-Marine Stewardship Council essere conforme alle norme e regolamenti locali, nazionali e internazionali vigenti in materia di pesca ed avere un sistema di gestione che permetta l adeguamento alle circostanze e il mantenimento della sostenibilità Per quanto riguarda la Certificazione MSC Chain of Custody l Organizzazione deve ottemperare ai requisiti dello Standard dimostrando di avere un efficiente sistema di gestione che assicuri la rintracciabilità del prodotto derivante da un'attività di pesca certificata MSC. CAPITOLO 3 CERTIFICAZIONE INIZIALE 3.1 Le Organizzazioni che desiderino ottenere la certificazione MSC devono fornire a RINA i dati essenziali della loro Organizzazione e relative attività svolte e la localizzazione del Sito/i, inviando l appropriato modulo MSC Application Form (MSC Standard for Sustainable Fishery Application Form o MSC Chain of Custody Application Form; disponibili sul sito compilato in tutte le sue parti sulla base dei quali viene formulata da RINA un offerta economica. Queste informazioni devono pervenire da una rappresentante autorizzato dell Organizzazione richiedente. Tali informazioni sono richieste allo scopo di verificare preventivamente le opzioni applicabili e di predisporre un offerta economica adeguata. 3.2 Le Organizzazioni, in caso di accettazione dell offerta economica, formalizzano la richiesta di certificazione inviando a RINA la medesima debitamente sottoscritta. Al ricevimento dell offerta sottoscritta dal Cliente RINA invia all'organizzazione la propria accettazione. La sottoscrizione dell offerta da parte dell'organizzazione e l'accettazione da parte di RINA formalizzano contrattualmente il rapporto tra RINA e l Organizzazione e l applicabilità del presente Regolamento, nell offerta stessa richiamato. 3.3 RINA comunica all Organizzazione i nomi dei tecnici incaricati dell effettuazione dell audit con la seguente tempistica: 3.4 per la certificazione MSC Fishery - 30 giorni prima della data di inizio dell attività di valutazione per la certificazione MSC Chain of Custody - 5 giorni lavorativi prima della data di inizio dell attività di valutazione al fine di consentire all Organizzazione eventuali obiezioni sulla nomina che saranno prese in considerazione da RINA in base delle giustificazioni addotte e con criteri di oggettività. Unitamente all offerta sottoscritta, e, comunque, prima dell'inizio dell'audit, l Organizzazione dovrà rendere disponibile a RINA la seguente documentazione: Regolamento MSC_rev01_ita.docx 6/26

7 3.4.1 Certificazione MSC Fishery: copia del certificato di iscrizione alla Camera di Commercio o documento equivalente; eventuali variazioni rispetto a quanto dichiarato nell originario Application Form; organigramma dell Organizzazione; pianta del Sito/Siti; elenco e caratteristiche delle Imbarcazioni per la pesca; Certificazione MSC Chain of Custody: 3.5 copia del certificato di iscrizione alla Camera di Commercio o documento equivalente; eventuali variazioni rispetto a quanto dichiarato nell originario Application Form; elenco delle procedure disponibili applicabili; organigramma dell Organizzazione; pianta del Sito/Siti; pianificazione degli audit interni prevista. Oltre a quelli indicati in precedenza, RINA può richiedere a propria discrezione altri documenti giudicati importanti ai fini della valutazione. 3.6 La documentazione di cui sopra è valutata da RINA per conformità alla norma di riferimento e ai requisiti del presente Regolamento. 3.7 Le finalità degli audit sono: Certificazione MSC Fishery: a) Valutazione preliminare (Pre-Assessment): valutare il grado di adeguatezza dell attività di pesca effettuata dalla Organizzazione rispetto ai requisiti dello standard MSC Fishery al fine del futuro conseguimento della certificazione nella successiva fase di Full-Assessment. Questo step è particolarmente raccomandato, per quanto non obbligatorio, ai fini del conseguimento della successiva certificazione; b) Valutazione (Full-Assessment): valutare l effettiva sostenibilità dell attività di pesca in conformità ai principi dello standard di riferimento, secondo i criteri definiti nella metodologia di valutazione e con i metodi stabiliti nel manuale di certificazione; c) Mantenimento: periodica valutazione della continua conformità ai principi dello standard e ai requisiti conseguentemente definiti per la sua soddisfazione, ivi comprese le attività di miglioramento concordate; d) Ricertificazione: conferma del mantenimento della conformità allo standard di riferimento. Nel caso sia stato effettuato il Pre-assessment, eventuali rilievi classificati come critici in tale sede dovranno essere risolti prima di procedere al il Full-Assessment. Regolamento MSC_rev01_ita.docx 7/26

8 3.7.2 Certificazione MSC Chain of Custody: a) Valutazione iniziale (Audit on Site) effettuata con le seguenti finalità: verificare il sistema di gestione dell organizzazione, ivi comprese politiche e procedure ove appropriato, ai fini della loro adeguatezza rispetto allo standard MSC Chain of Custody (per questa attività si potrà concordare col cliente l effettuazione off-site prima della verifica in sito); verificare on-site l effettiva ed efficace applicazione del sistema. b) Mantenimento: valutare periodicamente l effettivo mantenimento del sistema di gestione dell Organizzazione certificata. c) Ricertificazione: conferma del mantenimento della conformità allo standard di riferimento Le attività di audit per la certificazione MSC della pesca sostenibile si svolgeranno secondo i seguenti flussi di attività. Regolamento MSC_rev01_ita.docx 8/26

9 Figura 1: Certificazione MSC Fishery - Contatto iniziale e Pre-Assessment Regolamento MSC_rev01_ita.docx 9/26

10 Figura 2: certificazione MSC Fishery - Full-Assessment Regolamento MSC_rev01_ita.docx 10/26

11 Figura 3: Certificazione MSC Chain of Custody Regolamento MSC_rev01_ita.docx 11/26

12 3.8 Valutazione ed eventuali non conformità: Certificazione MSC Fishery Il gruppo di verifica valuta l Organizzazione rispetto ai principi e criteri del documento normativo di riferimento assegnando un punteggio fino ad un massimo di 100 punti, ove 100 rappresenta la pesca al massimo della sostenibilità teorica in relazione allo standard MSC La condizione per il conseguimento della certificazione è il raggiungimento del punteggio minimo di 80 per ciascuno degli indicatori previsti Nel caso il punteggio di uno o più indicatori sia inferiore a 60 non potrà essere proseguito l'iter di certificazione. Esso potrà essere riavviato dopo due anni dal completamento della prima valutazione Nel caso in cui venga assegnato in sede di Full-Assessment punteggio inferiore a 80, ma maggiore di 60, per uno o più indicatori di performance, il gruppo di verifica stabilisce e comunica al cliente le condizioni e tempistiche per il raggiungimento del punteggio minimo di In casi eccezionali (Exceptional circumstancies) RINA può riconoscere che il raggiungimento del livello 80 per determinati indicatori possa richiedere un periodo particolarmente lungo. Exceptional circumstancies si riferiscono a situazioni in cui, per quanto con una implementazione ottimale, il raggiungimento del punteggio 80 può richiedere tempistiche che superano il tempo previsto per il conseguimento della certificazione. Ad esempio in relazione a tempistiche necessarie per attività di ricerca rilevanti o per il determinarsi di particolari risposte o funzioni ecologiche. In tali circostanze RINA specificherà tali condizioni nel Draft e Final Report dettagliando i miglioramenti significativi e misurabili anche in termini di pianificazione dei risultati intermedi e finali ed i relativi punteggi che dovranno essere raggiunti durante il periodo di certificazione previsto. Inoltre RINA preciserà il risultato di output da raggiungere per conseguire gli 80 punti di performance alla scadenza finale Certificazione MSC Chain of Custody - le non conformità rilevate durante l audit sono classificate come: 3.9 a) Minori: non conformità che non compromettono l integrità della catena di custodia; l organizzazione può procedere verso la certificazione se le relative azioni correttive proposte vengono approvate da RINA; b) Maggiori: non conformità che compromettono l integrità della catena di custodia; queste devono essere adeguatamente risolte entro tre mesi dall Organizzazione per ottenere o mantenere la certificazione; c) Critiche: non conformità che sono assegnate dal gruppo di verifica se riscontrata un evidente inefficienza della catena di custodia dovuta all azione o mancanza di azione dell Organizzazione; in questo caso l'iter viene sospeso. A completamento con esito favorevole del flusso delle attività di valutazione e previa convalida da parte di RINA, è rilasciato un Certificato di conformità con validità di cinque anni per la Certificazione MSC Fishery e di tre anni per la MSC Chain of Custody. Regolamento MSC_rev01_ita.docx 12/26

13 La validità del certificato è subordinata al risultato dei successivi audit di sorveglianza annuali e ricertificazione Nell ambito della certificazione MSC Fishery è previsto un forte coinvolgimento pubblico in molti passaggi del processo di certificazione. Inizialmente, dopo l'accettazione dell'offerta, si ha infatti un pubblico annuncio dell avvio delle attività di certificazione, successivamente si procede al riconoscimento pubblico del metodo di valutazione preparato dal gruppo di verifica RINA. In seguito all attività di Audit il rapporto preparato dal gruppo di verifica deve essere esaminato da un gruppo di esperti designati da RINA (Peer Reviewers), dopo le eventuali revisioni, viene redatto un rapporto da inviare all'organizzazione MSC per la pubblicazione sul proprio sito internet. L'Organizzazione MSC notifica la pubblicazione del rapporto pubblico a tutti gli interessati che possono produrre commenti entro 30 giorni. Il rapporto di audit finale comprensivo delle eventuali modifiche viene infine inviato da RINA all'organizzazione MSC per la pubblicazione sul sito. Per un periodo di 15 giorni da tale pubblicazione tutte le parti che hanno partecipato al processo di certificazione (Organizzazione, esperti e in generale le parti interessate) possono, se lo ritengono necessario, iniziare la procedura di obiezione. Le obiezioni possono riguardare esclusivamente la modalità di valutazione e possibili fattori che possano aver influenzato sensibilmente l imparzialità e l adeguatezza nella valutazione effettuata da RINA. La procedura di obiezione prevede una serie di consultazioni e valutazioni sul rapporto finale di audit il cui costo è completamente a carico della parte che ha avanzato l obiezione (o suddiviso tra le parti, in caso le obiezioni vengano sollevate da più d una parte). Di seguito lo schema del Processo di Obiezione Regolamento MSC_rev01_ita.docx 13/26

14 Figura 4: Certificazione MSC Fishery - Procedura di obiezione Regolamento MSC_rev01_ita.docx 14/26

15 3.10 Eligibility date In concerto con il Cliente il RINA stabilisce la probabile data dalla quale il prodotto che deriva da una attività di pesca certificate può portare il marchio MSC. Questa data (eligibility date) può essere: la data contenuta nel certificato ottenuto dall attività di pesca; una data precedente fino ad un massimo di sei mesi prima della pubblicazione del più recente report pubblico (Public Comment Draft Report), in relazione a condizioni particolari (inizio dell anno di gestione dell attività di pesca, stagione di pesca o altra data giustificabile). La data prevista (target eligibility date) verrà opportunamente aggiornata sulla base dei progressi del processo di certificazione dell attività di pesca, e sarà comunicata all l'organizzazione MSC per la pubblicazione sul proprio sito web. Il pesce pescato dopo la reale data di eleggibilità (actual eligibility date) ma prima della data di certificazione potrà portare il marchio MSC a condizione che il la filiera successive alla cattura possegga un certificate MSC CoC in corso di validità prima della data di certificazione dell attività di pesca, e che l attività di pesca in questione sia riportata nello scopo del suddetto certificato MSC CoC o nella lista di organizzazioni under-msc-assessment che deve essere allegata al certificate MSC CoC della filiera Richiesta di registrazioni relative a prodotti certificati in caso di test di tracciabilità (tracebacks) eseguiti da MSC MSC conduce regolarmente test di tracciabilità per garantire una maggiore sicurezza agli stakeholders. Una prova di tracciabilità premette di risalire all origine dei prodotti marcati MSC fino all attività di pesca, attraverso evidenze documentali. Le aziende certificate MSC CoC devono cooperare con l Organizzazione MSC nell esecuzione delle prove di tracciabilità: 1. Fornendo le registrazioni richieste relative al materiale certificato entro 7 giorni dal ricevimento della richiesta, o in circostanze eccezionali in tempi minori, come specificato dall Organizzazione MSC. a. I dettagli finanziari possono essere rimossi se richiesto dall azienda, ma le registrazioni non possono essere alterate in altro modo. b. Le registrazioni devono essere fornite in lingua inglese se richiesto da MSC. 2. Richiedendo una eventuale proroga per iscritto ai valutatori MSC se il periodo di 7 giorni non può essere rispettato. a. Nella richiesta deve essere inclusa la giustificazione per la proroga. b. Se la richiesta di proroga on viene accettata, l originario periodo di 7 giorni deve essere rispettato. L organizzazione deve includere i suddetti requisiti nei contratti stipulati con i subcontrattisti che possano detenere i dati necessari ad eseguire test di tracciabilità. Regolamento MSC_rev01_ita.docx 15/26

16 Se le richieste dei valutatori MSC non vengono rispettate nei tempi stabiliti, questi possono richiedere l intervento di RINA. CAPITOLO 4 MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE 4.1 L Organizzazione deve mantenere la conformità allo standard di riferimento. 4.2 Al fine del mantenimento della certificazione l Organizzazione dovrà sottoporsi agli audit di sorveglianza, la cui periodicità è la seguente: 4.3 Certificazione MSC Fishery: annuale Certificazione MSC Chain of Custody: minimo annuale, con eventuale pianificazione più frequente, su decisione di RINA, in base alle regole definite dall organizzazione MSC. RINA si riserva inoltre di effettuare audit presso l Organizzazione aggiuntivi rispetto a quelli previsti con breve preavviso; in caso di rifiuto, da parte dell Organizzazione, senza valide motivazioni, RINA può avviare l iter di sospensione/revoca della certificazione. Il costo dell effettuazione dell audit aggiuntivo è a carico dell Organizzazione. CAPITOLO 5 RICERTIFICAZIONE 5.1 La periodicità della verifica di ricertificazione è la seguente: 5.2 Certificazione MSC Fishery: ogni 5 anni Certificazione MSC Chain of Custody: ogni 3 anni Modalità d esecuzione della ricertificazione per la Certificazione MSC Fishery: Se RINA acquisisce il cliente da altro organismo di certificazione segue l iter analogo a quello del Full-assessment. Inoltre: al fine di un efficace valutazione RINA acquisisce tramite l Organizzazione MSC i precedenti rapporti di verifica ispettiva; i criteri e i metodi di valutazione devono tenere conto dell aggiornamento della documentazione prescrittiva MSC, dello stato dell arte e della situazione complessiva del settore, al momento della ricertificazione, dal punto di vista scientifico, ambientale, tecnico e legislativo. Regolamento MSC_rev01_ita.docx 16/26

17 RINA verifica il soddisfacimento delle eventuali azioni correttive o di miglioramento definite e pianificate che l Organizzazione dovrebbe avere completato ai fini della ricertificazione. In caso di mancato soddisfacimento non potrà essere rilasciato il nuovo certificato Se RINA è incaricato della ricertificazione con continuità rispetto all ultima sorveglianza, deve iniziare la ricertificazione entro lo scadere del quarto anno dalla data del rilascio del certificato seguendo le stesse modalità di cui al punto Entro la scadenza del certificato in essere può essere applicata la procedura di obiezione, a meno che RINA non abbia concesso proroga di massimo sei mesi dopo la scadenza quinquennale del certificato al fine di consentire il completamento del processo di obiezione. CAPITOLO 6 ARMONIZZAZIONE DELLA VALUTAZIONE E CONDIVISIONE (MSC Fishery) DEL CERTIFICATO 6.1 Nel caso di valutazione di Fishery con aree di sovrapposizione rispetto ad altre marinerie RINA ha definito specifica istruzione interna che definisce le procedure che dovranno essere seguite al fine di assicurare la coerenza dei risultati al fine di non minare l integrità della valutazione. Tale istruzione verrà messa a disposizione del cliente allorché si configuri la sopracitata fattispecie. CAPITOLO 7 SOSPENSIONE E REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE 7.1 La validità del Certificato di conformità può essere sospesa nei seguenti casi: se l Organizzazione non consente che siano condotti gli audit programmati alle frequenze richieste; se sono riscontrate non conformità non risolte entro i tempi stabiliti da RINA; se l Organizzazione non ha rispettato i termini fissati per la comunicazione delle azioni correttive, a seguito di non conformità/osservazioni segnalate; se l'organizzazione ha apportato al suo Sistema di Gestione modifiche rilevanti che non siano state comunicate a RINA e da questi accettate; in presenza di importanti ristrutturazioni dell Organizzazione non comunicate a RINA; per rifiuto od ostacolo alla partecipazione agli audit di osservatori dell Ente di Accreditamento; per l evidenza del mancato rispetto di leggi e regolamenti cogenti applicabili; riscontro di eventuali giustificati e gravi reclami pervenuti; Regolamento MSC_rev01_ita.docx 17/26

18 7.2 per inappropriato uso del logo MSC rispetto alle regole definite dall'organizzazione MSC medesima; per inappropriato uso del logo RINA. Il mancato soddisfacimento entro il termine prescritto delle condizioni di cui al punto causa la revoca del Certificato di conformità. La revoca del Certificato di conformità può essere decisa in accordo a quanto previsto nei seguenti casi specifici: 7.3 quando si verifichino circostanze, quali quelle citate al punto 7.1 per la sospensione, che siano giudicate particolarmente gravi; qualora l Organizzazione non accetti le nuove condizioni economiche stabilite da RINA per l eventuale modifica del contratto; per ogni altro serio motivo, a giudizio RINA come ad esempio, a titolo non esaustivo, la provata incapacità dell Organizzazione di perseguire gli obiettivi di rispetto dei vincoli legislativi applicabili. L'avvenuta revoca del Certificato di Conformità è notificata per iscritto al Cliente e all'organizzazione MSC in conseguenza vengono aggiornati i relativi files pubblici e files riservati al cliente. Il Cliente che dopo la revoca intenda nuovamente accedere alla certificazione, deve presentare una nuova domanda seguendo l'intero iter. 7.4 Nel caso della certificazione MSC Fishery, qualora non siano più rispettati i requisiti dello standard, RINA avvia l iter di sospensione o ritiro del relativo certificato. In questo caso RINA invia al cliente le seguenti informazioni: 90 giorni prima dei termini previsti per la sospensione o il ritiro: giustificazione scritta del provvedimento; 30 giorni prima dei termini previsti per la sospensione o il ritiro: informazione che l organismo procederà in merito mediante comunicazione pubblica. Prima del momento della comunicazione pubblica il cliente deve contattare il Marine Stewardship Council International Ltd Logo Licensing Manager in merito alle regole per la rinuncia alle etichette ed al restante materiale predisposto per identificare il prodotto certificato MSC. Regolamento MSC_rev01_ita.docx 18/26

19 CAPITOLO 8 RIPRISTINO 8.1 Regolamento per la Certificazione secondo lo Standard MSC-Marine Stewardship Council Il ripristino a seguito di sospensione o revoca del certificato avviene seguendo iter e modalità di valutazione analoghe a quelle adottate nel caso di certificazione iniziale sia per la Certificazione MSC Fishery che la Certificazione MSC Chain of Custody In particolare per la Certificazione Chain of Custody il ripristino del certificato non può essere richiesto dal cliente prima di sei mesi dall avvenuto ritiro In caso la certificazione sia stata sospesa per la seconda volta RINA non potrà rilasciare un nuovo certificato prima della scadenza dei due anni successivi alla data della sospensione, e contestualmente il Cliente dovrà esibire a RINA completa documentazione delle attività svolte nei due anni di assenza di certificazione, per quanto applicabile all oggetto di certificazione medesimo Medesime regole saranno seguite qualora RINA sia richiesto di ripristino di certificazione da parte di cliente sottoposto a ritiro di certificato precedentemente rilasciato da altro organismo. CAPITOLO 9 GESTIONE DEI PRODOTTI MARCATI MSC E SOSPENSIONE USO DEL LOGO A SEGUITO DELLA SOSPENSIONE/RITIRO DELLA CERTIFICAZIONE 9.1 Con la sospensione o revoca della validità del certificato decade la possibilità di utilizzazione del logo MSC sui prodotti e su tutto il restante materiale ove venga apposto, nonché l utilizzo del logo RINA. 9.2 Per quanto attiene il prodotto etichettato MSC che all atto della sospensione/revoca del certificato alla organizzazione di pesca si trova nei diversi stadi della filiera dalla post-cattura alla distribuzione, RINA effettua una valutazione al fine di individuare ove sia possibile proseguire nell immissione sul mercato e dove sia necessaria l assunzione di provvedimenti atti ad evitare l immissione sul mercato di prodotto etichettato non certificato. In conseguenza vengono notificati al cliente gli adempimenti da compiere; i costi relativi alla predetta valutazione e all attuazione dei provvedimenti definiti sono a carico del cliente. 9.3 Inoltre con particolare riferimento alla certificazione MSC Fishery viene posta in atto la seguente procedura: Pesce che, al momento della sospensione non è ancora entrato nella Chain of Custody (cioè prima del punto d inizio definito per la catena di custodia certificata) non può essere venduto come certificato o entrare nelle successive Chain of Custody come pesce certificato Pesce catturato in perduranza di certificazione (quindi prima della sospensione/ritiro) può essere venduto solo alle seguenti condizioni: Regolamento MSC_rev01_ita.docx 19/26

20 a) se il pesce è rintracciabile fino al momento della cattura ed è già in possesso di una organizzazione a valle del punto definito di inizio della Chain of Custody; b) se, nella filiera a valle dell Organizzazione di pesca cui è stato sospeso/revocato il certificato, l Organismo di Certificazione che ha rilasciato il certificato MSC Chain of Custody è in grado di assicurare la sussistenza di un efficace sistema di identificazione e separazione del prodotto certificato; c) che il detentore del certificato o il licenziatario del logo siano in grado di fornire la prova che si tratta di prodotto certificato; d) nel caso nessun soggetto sia in grado di fornire la sopra menzionata prova, l'organizzazione MSC ha l autorità di stabilire la regola in base alla quale il prodotto non può entrare nella successiva Chain of Custody e quindi non può essere venduto come certificato Entro 24 ore RINA notifica all'organizzazione MSC e alla pertinente filiera la sospensione/ritiro del certificato alla Organizzazione di pesca MSC International informa i detentori del logo MSC del ricevimento della notifica di revoca/sospensione entro un giorno lavorativo L'Organizzazione MSC notifica agli altri Organismi di Controllo coinvolti e rende pubblica la sospensione/ritiro entro un giorno lavorativo dal ricevimento della notifica. CAPITOLO 10 POSSIBILITA' DI APPELLO A SEGUITO DI SOSPENSIONE O RITIRO DEL CERTIFICATO 10.1 In caso di sospensione o ritiro del certificato il cliente può presentare obiezione a RINA e in copia al MSC Chief Executive ed all'objections Panel Chair dell'organizzazione MSC entro 15 giorni dalla data della notifica. RINA risponde all obiezione entro 15 giorni dal suo ricevimento, indirizzando copia corredata da eventuale adeguata documentazione a MSC Chief Executive e all'objections Panel Chair. Il cliente se non soddisfatto può reiterare la propria obiezione entro 7 giorni dal ricevimento della risposta di RINA a MSC s Objections Panel Chair. L'Objections Panel Chair dell'organizzazione MSC entro 7 giorni decide circa l obiezione o coinvolge ulteriori esperti tecnici al fine della decisione, e può convocare le parti per tentare una soluzione in via informale o addivenire ad una risoluzione entro 15 giorni. Tale risoluzione deve considerarsi definitiva. RINA assume la propria decisione con riferimento alla risoluzione dell'objections Panel dell'organizzazione MSC, che viene pubblicata sul sito dell'organizzazione MSC. Regolamento MSC_rev01_ita.docx 20/26

21 CAPITOLO 11 TRASFERIMENTO DEL CERTIFICATO 11.1 Lo standard MSC ammette il trasferimento del certificato ad altro Organismo di Certificazione su richiesta del cliente in particolari casi di seguito citati a fronte dei quali RINA attiva la specifica istruzione interna al fine di assicurare al Cliente stesso la continuità e coerenza della certificazione. Di seguito sono individuati gli specifici casi: conseguimento dell accreditamento in tempi superiori alle esigenze del Cliente sospensione/revoca dell accreditamento richiesta del Cliente di trasferimento ad altro Organismo di Certificazione durante la valutazione o all atto della ricertificazione. In tali casi RINA fornisce i dettagli operativi sotto esplicita richiesta del Cliente. CAPITOLO 12 CONFIDENZIALITA' 12.1 L Organizzazione deve fornire ogni supporto necessario per la conduzione delle valutazioni, inclusa la messa a disposizione della documentazione relativa allo standard MSC per il quale è richiesta la certificazione e verifica e delle relative registrazioni. L Organizzazione deve inoltre consentire l accesso, in condizioni di sicurezza, a tutte le aree ove vengono svolte attività rilevanti per l oggetto della certificazione. Tutti gli atti (documentazione, lettere, comunicazioni, ecc.) relativi alle attività di certificazione e verifica sono considerati riservati e l'accesso e la consultazione dei medesimi è limitato alle funzioni coinvolte nell iter di certificazione e verifica ed all Organizzazione in oggetto. Nel caso in cui informazioni relative all Organizzazione debbano essere divulgate per obblighi di legge, RINA ne dà avviso all'organizzazione. RINA è tenuto ad assicurare all Organizzazione Marine Stewardship Council l'accesso a informazioni confidenziali relative al Cliente. RINA non è responsabile per nessuna perdita dovuta alla fornitura di informazioni false, incomplete o omissive nei documenti dovute agli atti o alle omissioni di qualsiasi soggetto esterno a RINA, tranne per le richieste esplicitamente espresse nello scopo del contratto di servizio Obbligo di informazione sui procedimenti legali L Organizzazione si impegna a: Regolamento MSC_rev01_ita.docx 21/26

22 1. notificare immediatamente a RINA tutte le situazioni irregolari rilevate dalle Autorità di controllo, nonché eventuali sospensioni o revoche di autorizzazioni, concessioni, ecc., relativamente ad aspetti legati all oggetto della certificazione; 2. notificare immediatamente a RINA eventuali procedimenti legali in corso inerenti l oggetto della certificazione, fatti salvi i limiti imposti dalla legge; 3. notificare immediatamente a RINA eventuali incidenti ambientali con impatto di lunga durata e/o che abbiano richiesto l intervento di enti esterni per la risposta e/o che abbiamo comportato comunicazioni a pubbliche autorità; 4. tenere informato RINA sugli sviluppi dei suddetti procedimenti. In relazione a quanto sopra, RINA potrà eseguire visite di controllo straordinarie ed eventualmente adottare provvedimenti di sospensione/revoca del certificato, in base alla gravità e all impatto dell evento verificatosi Facoltà di utilizzo di risorse esterne Nello svolgimento dell attività oggetto del contratto, RINA potrà avvalersi tanto di personale dipendente, quanto di soggetti esterni che operano per suo conto, purché debitamente qualificati. Tali soggetti sono tenuti al rispetto di tutti i doveri gravanti su RINA, inclusi quelli in materia di indipendenza e riservatezza Informativa ai sensi del D.Lgs. 196/2003 Ai sensi dell art. 13 del D.lgs. 196/2003, ed in relazione ai dati relativi all Organizzazione (ragione sociale; indirizzo sede principale ed eventuali sedi secondarie; nominativo e dati anagrafici dei legali rappresentanti; numeri di telefono; codice fiscale e partita iva; coordinate bancarie; altri dati inerenti l attività economica dell Organizzazione) direttamente da essa forniti a RINA e/o da RINA medesimo acquisiti nel corso del rapporto contrattuale o precontrattuale (di seguito i DATI o i DATI PERSONALI), l Organizzazione prende atto di quanto segue. 1. Il trattamento cui saranno sottoposti i DATI PERSONALI è diretto: a) alla formulazione di offerte e alle altre attività finalizzate alla costituzione del rapporto contrattuale; b) all espletamento da parte di RINA delle attività di adempimento di obblighi contabili e fiscali, di amministrazione della clientela, di gestione ed esecuzione dei contratti di fornitura dei prodotti RINA, di gestione dei pagamenti e dell eventuale contenzioso, di adempimento degli obblighi di legge e nei confronti degli enti di accreditamento, all inserimento nelle pubblicazioni periodiche RINA; c) allo svolgimento di attività di informazione e promozione circa i servizi RINA; d) In relazione alle predette finalità, il trattamento dei DATI PERSONALI potrà essere svolto manualmente ovvero con l ausilio di mezzi informatici, elettronici o comunque automatizzati e potrà consistere, alternativamente o congiuntamente, in operazioni di registrazione, conservazione, organizzazione, elaborazione, selezione, raffronto, estrazione, comunicazione, cancellazione, distruzione dei dati stessi 2. Relativamente ai DATI, non è necessaria una espressa manifestazione di consenso al trattamento, alla diffusione e alla comunicazione verso i destinatari di cui al successivo punto 7, purché ciò avvenga per le finalità indicate alle lettere a) e b) del punto 1, essendo tale consenso presunto dalla legge ovvero comunque non obbligatorio. Regolamento MSC_rev01_ita.docx 22/26

23 3. Per quanto riguarda invece il trattamento dei DATI per le finalità di cui alla lettera c) del punto 1, è necessaria una manifestazione di consenso dell organizzazione, del tutto facoltativa, per l invio di comunicazioni commerciali attraverso sistemi automatizzati di chiamata e comunicazioni elettroniche quali: posta elettronica, telefax, messaggi Mms, Sms o di altro tipo. 4. Titolare dei DATI è RINA, che ha nominato come Responsabile del Trattamento il Direttore Amministrativo, i cui dati, unitamente a quelli degli altri responsabili nominati, sono conoscibili contattando la sede sociale. 5. I DATI potranno essere comunicati, per analogo trattamento, ad altre società del gruppo al quale, in base alla disciplina dettata dall art codice civile, appartenga RINA. 6. I DATI potranno essere comunicati, anche al di fuori dell ambito territoriale dell Unione Europea, alle seguenti categorie di soggetti: corrieri/spedizionieri, istituti bancari ed intermediari finanziari non bancari; amministrazione postale servizio postel; agenti, studi professionali e società di consulenza per l espletamento da parte di tali soggetti dei servizi di assistenza in materia contabile, fiscale, gestione contenzioso e recupero crediti; consulenti ed imprese incaricati della manutenzione del sistema informativo aziendale; società di revisione, Pubbliche Amministrazioni, enti o organizzazioni ai quali RINA è tenuta a comunicare i dati per obblighi di legge o contrattuali. I soggetti appartenenti alle categorie di cui sopra ai quali i DATI possono essere comunicati, utilizzeranno tali dati in qualità di titolari, ad eccezione dei soggetti nominati responsabili. 7. I DATI verranno a conoscenza dei soggetti nominati responsabili e di quelli nominati incaricati che hanno necessità di trattarli per l espletamento degli incarichi e delle funzioni a loro affidati. 8. I DATI potranno essere soggetti a diffusione tramite inserimento nelle pubblicazioni periodiche RINA (registri, elenchi, newsletter ecc.) o sul sito internet RINA. 9. La legge riconosce all organizzazione una serie di diritti (art. 7 D.Lgs. 196/2003), tra cui quello di opporsi per motivi legittimi al trattamento in questione, di ottenere dal titolare del trattamento la conferma dell esistenza o meno dei DATI e che tali DATI vengano messi a sua disposizione in forma intelligibile; quello di conoscere l origine dei dati nonché la logica e le finalità su cui si basa il trattamento; quello di ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, il blocco, per i dati trattati in violazione della normativa vigente, o la certificazione e l aggiornamento e, se vi è interesse, l integrazione dei dati stessi. CAPITOLO 13 CONTROVERSIE 13.1 Qualsiasi controversia che dovesse insorgere fra le parti in relazione alla interpretazione ed esecuzione del Contratto è deferita ad un Collegio arbitrale composto da tre membri, dei quali i primi due nominati da ciascuna delle parti ed il terzo scelto dai due arbitri così nominati o, in caso di loro disaccordo, dal Presidente del Consiglio dell Ordine degli Avvocati di Genova, ad istanza della parte più diligente. In caso di controversia, la parte istante provvede a nominare il proprio arbitro, con l indicazione dei quesiti che intende sottoporre al Collegio, in un atto che è comunicato alla controparte a mezzo Regolamento MSC_rev01_ita.docx 23/26

24 raccomandata a.r., con invito alla nomina dell arbitro della controparte entro quindici giorni dal ricevimento. La parte intimata, nei successivi quindici giorni, provvede allo stesso modo alla nomina del proprio arbitro ed alla indicazione dei quesiti che intende sottoporre al Collegio. In caso di inerzia della parte intimata, trascorso il termine per la nomina del secondo arbitro, questi è nominato dal Presidente del Consiglio dell Ordine degli Avvocati di Genova, su richiesta avanzata dalla parte istante. I due arbitri nominati devono procedere alla nomina del terzo arbitro, che funge da Presidente del Collegio, nei quindici giorni successivi alla nomina del secondo arbitro, salvo disaccordo e conseguente ricorso della parte più diligente al Presidente del Consiglio dell Ordine degli Avvocati di Genova. Il Collegio ha sede a Genova e l arbitrato è irrituale e secondo diritto. Gli arbitri regolano essi stessi il procedimento senza formalità di procedura, fermo il rispetto del principio di contraddittorio. Il lodo arbitrale deve essere emesso entro 120 giorni dalla data di formale costituzione del Collegio, salvo proroghe eventualmente concesse dalle parti e salva la facoltà del Collegio stesso di prorogare il termine di ufficio, fino ad ulteriori 120 giorni, nell ipotesi in cui ciò si rendesse necessario per esigenze istruttorie. La decisione degli arbitri ha efficacia vincolante fra le parti. Salvo e fermo restando tutto quanto precede, le controversie relative al pagamento dei compensi e delle spese dovuti a RINA per i servizi prestati in esecuzione o comunque in relazione al contratto, nonché quelle inerenti l uso del marchio, logotipo, nome, o altro segno distintivo di RINA sono di competenza esclusiva del Foro di Genova L Organizzazione può fare ricorso contro le decisioni di RINA; esponendo le ragioni del dissenso, entro 30 giorni dalla data di notifica della decisione. Il ricorso deve essere indirizzato alla Divisione Certificazione di RINA RINA esamina il ricorso, in accordo alle proprie istruzioni interne, entro 2 mesi dalla sua presentazione, sentendo eventualmente i rappresentanti dell Organizzazione; il ricorso sarà esaminato da persone differenti da quelle che hanno effettuato l audit o l ispezione e presa la decisione di certificazione. RINA invierà al ricorrente i rapporti sul progresso e i risultati del ricorso. Il ricorso che non potrà essere risolto dalla Divisione Certificazione sarà sottoposto dal Direttore della Divisione al Comitato di Certificazione di RINA, che, dopo i relativi accertamenti, ed eventualmente dopo avere avuto contatti con il ricorrente, darà la sua opinione sul ricorso entro 60 giorni dalla data di ricezione del ricorso da parte del Comitato di Certificazione, e comunicherà tramite lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, la sua opinione al ricorrente. RINA darà formale informazione al ricorrente del termine del processo di gestione del ricorso. Ogni spesa relativa al ricorso rimane a carico dell Organizzazione salvo i casi di riconosciuta fondatezza. Regolamento MSC_rev01_ita.docx 24/26

25 Allegato: MSC Logo Use_ita Regolamento MSC_rev01_ita.docx 25/26

26 Pubblicazione: RC/C 78 Edizione Italiana RINA Services S.p.A. Via Corsica Genova - Italia tel fax web site : Regolamenti tecnici Regolamento MSC_rev01_ita.docx 26/26