Buone Prassi Farnesina che innova

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1 Buone Prassi Farnesina che innova BONIFICA ELENCO ELETTORI E SIFC Anno di riferimento: 2016 CONSOLATO D ITALIA BASILEA Responsabile del Progetto Michele Camerota / Giuseppe De Stefano Referenti per successivi contatti con l Amministrazione Giuseppe De Stefano / Michele Camerota

2 Descrizione sintetica del progetto Visto l elevato numero di plichi non recapitati (8.918, circa il 12% del totale inviati) per il Referendum «Trivelle» di aprile 2016, in occasione del voto referendario del 4 dicembre, il Consolato d Italia in Basilea ha ideato e realizzato un progetto pilota, in collaborazione con la Posta svizzera, con le seguenti finalità: 1. Abbattere il numero dei plichi non recapitati; 2. Ridurre al minimo i disagi e agevolare l esercizio del diritto di voto; 3. Incentivare il diritto al voto dei connazionali; 4. Ridurre i costi di stampa e invio materiale elettorale.

3 Settori interessati Ufficio Elettorale; Ufficio AIRE/Stato Civile.

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto In Svizzera c è un altissima mobilità abitativa con cambi di domicilio che avvengono anche più volte in un anno (se ne stimano l anno), in particolare per quanto riguarda la fascia di età compresa tra i 18 e i 40 anni. Questa notevole massa di popolazione in movimento, che comprende molti nostri connazionali, è attenta a registrare i propri cambiamenti di residenza presso le istituzioni svizzere (Comune, Posta, etc.) per ovvie ragioni di praticità, mentre non fa altrettanto presso il Consolato di riferimento, le cui anagrafi non risultano quindi aggiornate. Questa situazione ha fatto costantemente aumentare il numero dei plichi non recapitati negli ultimi appuntamenti elettorali con crescente insoddisfazione da parte dei connazionali, lunghe attese per la richiesta di duplicati e/o iscrizione in elenco aggiunto, elevati costi per la stampa e l invio del materiale elettorale senza centrare l obiettivo primario, ovvero raggiungere il maggior numero di aventi diritto al voto. Al Referendum «Trivelle» di aprile 2016 i plichi non recapitati furono ben 8.918, corrispondenti al 12% circa degli aventi diritto.

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto L esecuzione del progetto pilota consiste in due fasi: 1.Bonifica elenco elettori da applicativo; 2.Bonifica SIFC e comunicazione ai Comuni.

6 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto In Svizzera, tra le varie opzioni per comunicare il cambio di indirizzo, i cittadini possono trasmetterlo alla Posta, il cui utilizzo è ampiamente diffuso in Svizzera e garantisce altissima affidabilità. Nella maggior parte dei casi, infatti, i cittadini esprimono il consenso a comunicare a terzi i propri dati. La Posta Svizzera, oltre alla massima sicurezza e riservatezza nel trattamento dei dati forniti, fornisce tale servizio a tutte le ditte e/o imprese che lo richiedono. Dopo vari incontri in Consolato con rappresentanti della Posta svizzera, si è proceduto ad incrociare nome, cognome, cognome coniuge, data di nascita e indirizzo dei cittadini presenti nell elenco elettori Referendum Costituzionale con la banca dati della Posta.

7 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto La prima fase del progetto si è svolta dal 27 ottobre (ricezione file Posta) al 7 novembre (chiusura applicativo). L elenco elettori, contenente nominativi, è stato confrontato con i dati in possesso della Posta. Da tale confronto è scaturito quanto segue: (6,65%) nominativi con indirizzi diversi da quelli noti al Consolato; (1,69%) nominativi con indirizzi non più attuali causa trasferimento all estero, decesso o trasferimento in altra circoscrizione ma per i quali gli interessati non avevano dato l autorizzazione per inoltro a terzi; (0,34%) nominativi con indirizzi che non figurano nello stradario ufficiale della Svizzera e/o del Principato del Liechtenstein; (16,94%) nominativi i cui indirizzi non potevano essere corretti a causa di gravi errori ortografici, ambiguità nell indirizzo e/o CAP, e indirizzi esteri; (74,38%) nominativi con indirizzi per i quali è possibile correggere la via, il numero civico etc., ma dei quali non risultano variazioni.

8 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto L elenco elettori «Referendum Costituzionale» è stato confrontato con quello dei non recapitati al Referendum «Trivelle» (8.918 plichi non recapitati). Ne è risultato che degli nominativi dei plichi non recapitati, nominativi erano ancora presenti nell elenco elettori Referendum Costituzionale. Gli nominativi dei plichi non recapitati sono stati confrontati con gli indirizzi al punto 2 (1.343), al punto 3 (272) e al punto 4 (13.448) in modo da estrapolare i nominativi che avevano l indirizzo invariato rispetto al Referendum Trivelle, o comunque non correggibile, che né si erano presentati per richiedere il duplicato allo scorso Referendum né avessero nel frattempo comunicato il cambio di indirizzo. I risultanti nominativi sono stati stralciati dall elenco elettori in quanto certamente irreperibili.

9 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto Gli stessi nominativi dei plichi non recapitati sono stati incrociati successivamente con gli indirizzi al punto 1 (5.293), che risultavano avere indirizzi diversi da quelli noti al Consolato. Per di questi nominativi si è modificato l indirizzo nell applicativo elettorale previa verifica in SIFC, accertando che non ci fossero stati ulteriori aggiornamenti negli ultimi mesi/settimane. Per i restanti nominativi «correggibili» dei plichi non recapitati per il Referendum «Trivelle», sono stati operati singoli controlli: nei casi più semplici correggendo il CAP, la scrittura dell indirizzo, contattando (ove possibile) il connazionale e in caso di evidente errore stralciando il nominativo.

10 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto Oltre alle operazioni relative ai non recapitati Trivelle, si sono aggiunte quelle sugli altri nominativi presenti nell elenco elettori Referendum Costituzionale: 1. modifica dei nominativi di cui al punto 1; 2. verifica dei 272 nominativi di cui al punto 3; 3. correzione dei CAP errati; 4. stralcio (o segnalazione come trasferiti) di nominativi non appartenenti alla circoscrizione.

11 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto Conclusa la fase che ha interessato esclusivamente la parte elettorale, legata a tempi tecnici strettissimi e definiti, è iniziata quella concernente la bonifica del SIFC e quindi della parte anagrafica: registrare cancellazioni, comunicare ai Comuni cambi di indirizzo e modifiche varie in modo che per i prossimi eventi elettorali le banche dati MIN e MAECI siano il più possibile allineate e affidabili. Questa fase consiste nell analizzare circa nominativi, in alcuni casi estrapolandoli da eventuali nuclei familiari. Un operazione di bonifica di nominativo sul SIFC, compreso l invio della PEC, si aggira sugli 8/10 minuti, ossia all incirca due mesi di lavoro con 4 unità di personale. Tale operazione capitalizza lo sforzo fatto durante la fase referendaria e ha un impatto di grande rilevanza nell attività quotidiana di erogazione dei servizi.

12 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Il lavoro svolto ha ottenuto il risultato sperato, anche superiore alle aspettative. I plichi non recapitati sono stati (per il Referendum «Trivelle» 8.918) pari al 2,81%, una percentuale inferiore al 3% che la Posta considera un dato fisiologico per invii così consistenti. La percentuale dei votanti è stata del 43%, in aumento anche rispetto alle politiche Ridurre il numero dei plichi non recapitati ha significato raggiungere il maggior numero di aventi diritto al voto in tempi rapidi. Il risultato è maggiormente visibile nei primi giorni dall invio dei plichi, quando la percentuale dei votanti a Basilea era maggiore degli altri Consolati (al 24 novembre 32,5% di Basilea rispetto al 29% di media degli altri). Il numero di coloro che hanno richiesto il duplicato presentandosi in Consolato e/o tramite /posta, è stato contenuto al minimo anche nel fine settimana del novembre con un affluenza di appena 30 connazionali.

13 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Le richieste di duplicato/elenco aggiunto si sono svolte nella massima serenità senza disagi per il connazionale e per i funzionari addetti e nella maggioranza dei casi riguardavano ritardi del rilascio dei nulla-osta da parte dei Comuni italiani di residenza. L ottimizzazione del file elettori ha consentito il contenimento dei costi per la stampa del materiale elettorale e delle spese per l invio dei plichi elettorali, che comunque non sarebbero stati recapitati. Si è così passati da un preventivo di plichi da stampare e inviare a un invio effettivo di , con un ritorno di schede votate e un notevole risparmio di costi in termini di risorse finanziarie e umane.

14 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto Gli ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto sono stati: 1. Tempi tecnici ristretti nella prima fase di bonifica dell elenco elettori attraverso l applicativo elettorale (dal 25 ottobre al 7 novembre); 2. Mancanza di personale, da cui il necessario ricorso ai cosiddetti «digitatori»; 3. Ridotta disponibilità economica per la fase di ultimazione della fase di bonifica del SIFC che richiede ancora l utilizzo dei «digitatori».

15 Modalità di coinvolgimento del personale Il personale è stato coinvolto nelle varie fasi di incrocio dei dati disponibili, nel contatto con i connazionali con situazioni da verificare, nel contatto con le Autorità svizzere per la richiesta di eventuali atti di stato civile (matrimonio, decesso, etc.) e per ulteriori verifiche sugli indirizzi, i CAP e la correttezza della toponomastica, anche tramite elenchi telefonici online.

16 Conclusioni 1. Gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti e sono stati addirittura superiori alle attese soprattutto per quanto riguarda il numero dei plichi non recapitati effettivi (2.068 a fronte degli dell aprile scorso) e l alta percentuale dei votanti riscontrata nei primi giorni dall invio dei plichi; 2. Conferma di un elevato standard della qualità dei servizi offerti dalla Posta svizzera sia per quanto riguarda i dati fornitici che per la sicurezza e riservatezza sul trattamento dei dati; 3. L ultimazione del Progetto di «Bonifica SIFC», che sarà conclusa nei primi mesi del 2017, produrrà effetti positivi sull erogazione dei servizi per i connazionali e la qualità del lavoro degli Uffici (meno ressa, meno attese, meno documentazione da produrre, etc.); 4. Auspicio che tale operazione possa essere mutuata dall intera rete consolare in Svizzera e ripetuta in prossimità di eventi elettorali per garantire continuità e costante riduzione dei costi vivi e della forza lavoro necessari; 5. Sollecitare il MIN Interno per consentire un maggiore allineamento tra le banche dati e quindi per la gestione dell elenco elettori. Dall analisi dei file è apparso con ogni evidenza che i Comuni sono restii alle cancellazioni per irreperibilità. Questo causa un elevato numero di cosiddetti «solo MIN», la maggior parte dei quali costituiscono poi i plichi non recapitati. Inoltre i Comuni spesso non informano i Consolati di eventuali cambi di indirizzo loro comunicati dai connazionali, non sempre aggiornano/eliminano il «cognome coniuge» (matrimoni/divorzi) e, spesso, nei trasferimenti da una circoscrizione consolare all altra lasciano il connazionale in quella da cui è partito pur aggiornando l indirizzo di nuova dimora; 6. Valutazione da parte dell Ambasciata e per quanto possibile da parte dei Consolati, di proporre alle Autorità locali degli accordi Federali/Cantonali in modo da ricevere, come per gli atti di stato civile, gli avvisi dei cambi di indirizzo almeno dei soli cittadini italiani e così consentire un aggiornamento costante e certo del SIFC.