Approvato con deliberazione del Commissario Straordinario con i poteri della Giunta Comunale 21/03/2006 n. 38

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1 CITTA DI SALSOMAGGIORE TERME manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell archivio Approvato con deliberazione del Commissario Straordinario con i poteri della Giunta Comunale 21/03/2006 n. 38

2 Premessa:...4 CAPITOLO I...5 DISPOSIZIONI GENERALI...5 Art. 1 Ambito di applicazione...5 Art. 2 Finalità...5 Art. 3 Definizioni...5 Art. 4 Individuazione dell area organizzativa omogenea...6 Art. 5 Unicità del protocollo informatico...7 Art. 6 Modello organizzativo adottato...7 Art. 7 Servizio per la gestione informatica del protocollo...7 Art. 8 Piano di sicurezza...8 CAPITOLO II...8 I DOCUMENTI...8 Art. 9 Tipologia e classificazione dei documenti...8 Art. 10 Documento in arrivo...8 Art. 11 Documento in partenza...9 Art. 12 Documenti interni formali...9 Art. 13 Documenti interni informali...9 Art. 14 Formazione dei documenti- Aspetti operativi...9 CAPITOLO III...10 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI...10 SEZIONE I a...10 TIPI DI FLUSSO...10 Art. 15 Flusso di documenti in entrata...10 Art. 16 Flusso dei documenti in partenza...10 Art. 17 Flusso dei documenti interni formali...10 SEZIONE II a...10 FLUSSO DEI DOCUMENTI IN ENTRATA...10 Art. 18 Documenti ricevuti tramite servizio postale o corriere...10 Art. 19 Documenti ricevuti mediante consegna diretta...11 Art. 20 Documenti ricevuti tramite fax, , telegramma...11 Art. 21 Registrazione di protocollo...11 Art. 22 Segnatura di protocollo...12 Art. 23 Classificazione dei documenti ricevuti...12 Art. 24 Assegnazione e smistamento dei documenti ricevuti...13 Art. 25 Modifica delle assegnazioni...13 SEZIONE III a...13 FLUSSO DEI DOCUMENTI IN PARTENZA...13 Art. 26 Registrazione, segnatura di protocollo e classificazione dei documenti in partenza...13 Art. 27 Spedizione dei documenti in partenza...13 SEZIONE IV a...14 FLUSSO DEI DOCUMENTI INTERNI FORMALI...14 Art. 28 Registrazione e classificazione dei documenti interni formali...14 Art. 29 Spedizione documenti interni formali...14 CAPITOLO IV...14 LE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO...14 SEZIONE I a...14 IL REGISTRO DI PROTOCOLLO...14 Art. 30 Il Registro giornaliero di protocollo...14 Art. 31 Registro di emergenza...15 Art. 32 Annullamento delle registrazioni di protocollo

3 Art. 33 Accessibilità al sistema e riservatezza delle registrazioni...16 Art. 34 Protocollo differito...16 Art. 35 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo...16 SEZIONE II a...17 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE...17 Art. 36 Corrispondenza riservata o personale...17 Art. 37 Corrispondenza inviata dalla Procura della Repubblica ed indirizzata alla Polizia Municipale/ Polizia Giudiziaria...17 Art. 38 Documenti anonimi e non firmati...17 Art. 39 Documenti inerenti gare d appalto...17 Art. 40 Registrazione di documenti ricevuti a mezzo fax e successivamente pervenuti in originale...18 Art. 41 Documenti in partenza a mezzo fax...18 Art. 42 Documenti in partenza con più destinatari...18 Art. 43 Messaggi di posta elettronica convenzionale in entrata...18 Art. 44 Unico originale indirizzato a più Soggetti del Comune per competenza e/o per conoscenza...18 Art. 45 Documenti ricevuti ed assegnati per competenza e/o per conoscenza a più Uffici del Comune...18 Art. 46 Integrazioni documentarie...19 CAPITOLO V...19 GESTIONE DEGLI ARCHIVI...19 SEZIONE I a...19 ARCHIVIO CORRENTE...19 Art. 47 Fascicolazione dei documenti...19 Art. 48 Apertura del fascicolo...19 Art. 49 Assegnazione dei fascicoli...19 Art. 50 Chiusura del fascicolo...20 Art. 51 Tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei...20 Art. 52 Repertori...20 SEZIONE II a...20 GESTIONE DEGLI ARCHIVI DI DEPOSITO E STORICO...20 Art. 53 Archivio di deposito...20 Art. 54 Selezione dei documenti per la conservazione/ scarto...21 Art. 55 Conservazione del materiale presso la sezione di deposito nell archivio...21 Art. 56 Archivio storico

4 Premessa: Per gestire correttamente i flussi documentali di tipo digitale, l art. 3 del DPCM 31/10/2000, recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20/10/1998 n. 428, prescrive che all interno di ciascuna Area Organizzativa Omogenea di ogni Amministrazione Pubblica di cui al D. Lgs 30/03/2001 n. 165, sia nominato un Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico incaricato, tra l altro, di redigere il Manuale di gestione (Mdg) del protocollo informatico, della gestione dei documenti e degli archivi di cui all art. 5 dello stesso DPCM. Il Manuale di gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio. Obiettivo del Manuale di gestione è descrivere: il sistema di gestione documentale, a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna; le funzionalità disponibili agli addetti ed ai soggetti esterni, che a diverso titolo interagiscono con i documenti amministrativi. Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce un infrastruttura di base tecnico - funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell Amministrazione. Il Manuale è destinato: alla più ampia diffusione interna ed esterna; a fornire le istruzioni complete da effettuare per eseguire correttamente la formazione, la registrazione, la classificazione, la fascicolazione e l archiviazione dei documenti; agli operatori di protocollo ed agli istruttori delle pratiche in quanto strumento di lavoro e di riferimento per la gestione dei documenti degli affari e dei procedimenti amministrativi; a tutti i dipendenti (dirigenti, funzionari, ecc) che a diverso titolo accedono ai documenti gestiti dall Amministrazione; a tutti i soggetti che interagiscono con l Amministrazione. Esso disciplina: la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali ovvero, come fase transitoria, i flussi cartacei in rapporto al protocollo informatico; i livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo di processi ed azioni amministrative; l uso del titolario di classificazione e del massimario di selezione e scarto; le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno il titolo ed interesse in attuazione della trasparenza dell azione amministrativa; Il Manuale è articolato in prima parte, in cui vengono definiti l ambito di applicazione, le definizioni usate ed i principi generali del sistema e, in una seconda parte in cui sono descritte le descrizioni specifiche delle procedure di gestione dei documenti e dei flussi documentali. 4

5 CAPITOLO I DISPOSIZIONI GENERALI Art. 1 Ambito di applicazione 1. Il presente manuale disciplina, nell ambito della normativa vigente in materia, le attività di formazione, registrazione e classificazione dei documenti cartacei ed elettronici, relativi alla gestione del protocollo dell ente. Art. 2 Finalità 1. Il Protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno dell ente, anche ai fini dello snellimento e della trasparenza dell azione amministrativa. 2. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento. Art. 3 Definizioni 1. Ai fini del presente manuale si intende: per assegnazione, l operazione di individuazione dell Ufficio Utente (UU) competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono; per archivio corrente, il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione, comunque, verso i quali sussista un interesse attuale; per archivio di deposito, il complesso di documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o, comunque, verso i quali sussista un interesse sporadico; per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall Amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato; per allegato, il documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o per memoria: l allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce; per Amministrazione, il Comune di Salsomaggiore Terme; per casella istituzionale di posta elettronica, la casella di posta elettronica istituita dall AOO per la ricezione dall esterno e la spedizione all esterno dei messaggi da registrare al protocollo; per classificazione, l operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni ed alle modalità operative dell Amministrazione; cnipa pag. 7 allegati per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa; per documento analogico, un documento amministrativo formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio documenti cartacei), come le immagini su film (esempio pellicole mediche, microbiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio cassette e nastri magnetici audio e video), su supporto non digitale. 5

6 documento informatico rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; per fascicolo o pratica, insieme ordinato di documenti, che può far riferimento ad uno stesso affare/procedimento/processo amministrativo, o ad una stessa materia, o ad una stessa tipologia documentaria, che si forma nel corso delle attività amministrative del soggetto produttore, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi tutti i documenti utili allo svolgimento di tale attività; per fascicolazione, l operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi; per gestione dei documenti, l insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo ed alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi, formati od acquisiti dall Amministrazione nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato; per minuta, si intende l originale del documento conservato agli atti, cioè nel fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo trattato, recante la dicitura COPIA ; per originale, il documento nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi sostanziali e formali, comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e del destinatario; per registrazione di protocollo, l operazione di memorizzazione delle informazioni fondamentali relative al contenuto, alla forma, all autore ed alle modalità di trasmissione di un documento e deve contenere gli elementi previsti dal successivo articolo 21; per segnatura di protocollo, l apposizione o l associazione all originale del documento in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso; per servizio, l Ufficio incaricato della tenuta del protocollo informatico, inserito all interno del Servizio Affari Generali del Settore 1- Settore Affari Generali, per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; per SIC il servizio informatico del Comune di Salsomaggiore Terme; per sistema di gestione informatica di documenti, l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall Amministrazione per la gestione dei documenti; per smistamento, l operazione di individuazione dell Ufficio Utente (U.U.) competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono; per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell analisi delle competenze dell Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell attività svolta (All.C); per UOP, l Ufficio appartenente ad un Settore del Comune, abilitato alla protocollazione dei soli atti di competenza del Settore; per Ufficio centrale di protocollo, l Ufficio incaricato della tenuta del protocollo informatico; per Ufficio utente (UU), un Ufficio dell AOO che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico; ovvero il soggetto destinatario del documento, così come risulta dalla segnatura di protocollo nei campi opzionali. Art. 4 Individuazione dell area organizzativa omogenea 1. Ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti, il Comune di Salsomaggiore Terme è costituito da un'unica Area organizzativa omogenea (AOO), composta dall insieme di tutte le 6

7 sue strutture. In specifico organigramma (Allegato A) sono riportati gli insieme degli Uffici utente che compongono l area stessa. Art. 5 Unicità del protocollo informatico 1. Nell ambito dell AOO, il registro informatico di protocollo, unico per tutto l ente, si apre il 1 Gennaio e si chiude il 31 Dicembre di ogni anno. 2. Il numero di protocollo è costituito da almeno 7 cifre numeriche. 3. Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra di loro. 4. Non è permessa la tenuta di singoli registri di protocollo nei vari uffici. Art. 6 Modello organizzativo adottato 1. Per la protocollazione e la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo di tipo decentrato, che prevede la partecipazione attiva di più Uffici, secondo le abilitazioni assegnate. 2. Alla protocollazione e alla gestione dei documenti in arrivo e di quelli in uscita provvedono: l Ufficio centrale di protocollo; gli Uffici abilitati alla protocollazione, utilizzando il registro di protocollo informatico, unico per tutto il Comune e sotto il controllo dell Ufficio centrale per il protocollo, che deve vigilare sul corretto svolgimento delle operazioni decentrate di registrazione, segnatura, classificazione dei documenti. 3. Nell allegato B) al presente Manuale è riportato l elenco dei ruoli funzione e dei ruoli permessi del programma di gestione del protocollo informatico, adottato dal Comune di Salsomaggiore Terme. Art. 7 Servizio per la gestione informatica del protocollo 1. Nell ambito dell AOO è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, funzionalmente individuato in un Ufficio posto all interno del Servizio Affari Generali, ricompreso nel Settore 1- Settore Affari Generali. 2. Il Responsabile dell Ufficio per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi è individuato con provvedimento dirigenziale. 3. Al Servizio sono assegnati i seguenti compiti: attribuire il livello di autorizzazione di ciascun addetto per l accesso alle funzioni del sistema del protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione, all'inserimento ed alla modifica delle informazioni; garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo; garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo; curare le funzionalità del sistema affinché, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile, conservare le copie di salvataggio delle informazioni del sistema e del registro di emergenza in luoghi sicuri differenti; garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi; autorizzare le operazioni di annullamento della registratura di protocollo; vigilare sull'osservanza delle disposizioni delle norme correnti da parte del personale 7

8 autorizzato e degli incaricati. 4. Al Responsabile del Servizio compete, inoltre, il costante aggiornamento di tutti gli allegati al presente Manuale. 5. Le conservazioni di copie dei dati di protocollo su supporto informatico avviene a cura del SIC. Art. 8 Piano di sicurezza 1. Per quanto riguarda le misure di sicurezza adottate per la formazione, la gestione, la trasmissione, l accesso e la conservazione dei documenti, anche in relazione alle norme sulla protezione dei dati personali, si rinvia a quanto stabilito nel Documento Programmatico sulla Sicurezza ( D.P.S.), adottato dal Comune di Salsomaggiore Terme. CAPITOLO II I DOCUMENTI Art. 9 Tipologia e classificazione dei documenti 1. Il documento amministrativo come oggetto di scambio, in termini funzionali è classificabile in: arrivo: documento, con rilevanza giuridico-probatoria, prodotto da altri soggetti giuridici ed acquisito dal Comune nell esercizio delle sue funzioni; partenza: documento con rilevanza giuridico-probatoria, prodotto dal Personale del Comune nell esercizio delle sue funzioni e spedito a soggetti giuridici esterni, interno: documento scambiato tra i diversi uffici dell Amministrazione comunale. Si distingue in documento interno formale, avente preminente carattere giuridico-probatorio e documento interno informale, avente preminente carattere informativo. 2. Il documento amministrativo come oggetto di scambio, in termini tecnologici è classificabile in: cartaceo- analogico; informatico. 3. Un documento amministrativo cartaceo può essere prodotto: con strumenti analogici, quali la lettera a mano o a macchina; con strumenti informatici quale la lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura o text editor e poi stampata. In quest ultimo caso come originale si considera quello cartaceo stampato su carta intestata, dotato di firma autografa. 4. Un documento analogico può essere convertito in documento informatico tramite opportune procedure di scannerizzazione. Art. 10 Documento in arrivo 1. Possono pervenire all Ufficio centrale di protocollazione e agli Uffici abilitati mediante: posta convenzionale, ordinaria e/o prioritaria; corriere; posta raccomandata, telefax o telegramma; consegna diretta; posta elettronica non certificata ; supporto rimovibile quale, ad esempio, cd rom, dvd, floppy disk, tape, pen drive, etc, consegnato direttamente agli Uffici o per posta convenzionale e/o per corriere. 2. I documenti in arrivo pervenuti agli Uffici non abilitati alla protocollazione, sono trasmessi all Ufficio centrale di protocollazione. 8

9 Art. 11 Documento in partenza 1. I documenti in partenza sono spediti mediante: posta convenzionale, posta ordinaria e prioritaria; corriere; posta raccomandata, telefax o telegramma; consegna diretta posta elettronica non certificata ; supporto rimovibile quale, ad esempio, cd rom, dvd, floppy disk, tape, pen drive, etc, consegnato direttamente agli Uffici o per posta convenzionale e/o per corriere Art. 12 Documenti interni formali 1. I documenti interni formali, sono quelli redatti al fine di documentare fasi obbligatorie ed imprescindibili del procedimento amministrativo, importanti per attestarne la regolarità, ovvero quelli dai quali possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, devono essere protocollati. 2. La registrazione e la segnatura di protocollo di tali atti viene effettuata dall Ufficio centrale di protocollo e dalle UOP. Art. 13 Documenti interni informali 1. I documenti interni informali ovvero memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa, scambiate tra uffici, non devono essere protocollati e devono, di norma, essere trasmessi via e mail. Art. 14 Formazione dei documenti- Aspetti operativi 1. Ogni documento formato per essere inoltrato all esterno o all interno in modo formale: tratta un unico argomento, indicato in maniera sintetica ma esaustiva a cura dell autore nello spazio riservato all oggetto; è riferito ad un solo protocollo. 2. Le firme necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza vanno apposte prima della sua protocollazione. 3. L Amministrazione comunale è identificata e caratterizzata, al minimo, dal modello e dalle notizie indicate di seguito: denominazione e stemma dell'amministrazione; indicazione completa del Settore e dell ufficio utente che ha prodotto il documento; indirizzo completo dell Amministrazione (via, numero, CAP, città, provincia); numero di telefono dell Ufficio utente; numero di fax; codice fiscale dell Amministrazione; data completa, luogo, giorno, mese, anno; numero di protocollo; numero degli allegati, se presenti; oggetto del documento; sottoscrizione digitale, se trattasi di documento informatico; sigla del Responsabile del procedimento amministrativo nonché del Responsabile della 9

10 composizione del testo e firma autografa o informatica (digitale) del Direttore del Settore o di chi ne fa le veci, se trattasi di documento analogico. CAPITOLO III DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI SEZIONE I a TIPI DI FLUSSO Art. 15 Flusso di documenti in entrata 1. Le fasi della gestione dei documenti ricevuti sono: ricezione; registrazione e segnatura di protocollo; classificazione; assegnazione; smistamento ai Direttori dei Settori; Art. 16 Flusso dei documenti in partenza 1. Le fasi della gestione dei documenti in partenza sono: formazione; registrazione e segnatura di protocollo; classificazione; spedizione. Art. 17 Flusso dei documenti interni formali 1. Le fasi della gestione dei documenti interni formali sono: formazione; registrazione e segnatura di protocollo; classificazione; spedizione SEZIONE II a FLUSSO DEI DOCUMENTI IN ENTRATA Art. 18 Documenti ricevuti tramite servizio postale o corriere 1. I documenti ricevuti dall Amministrazione comunale tramite il servizio postale o corriere pervengono di regola all Ufficio centrale di protocollazione, che : individua il materiale pervenuto non soggetto a protocollazione, così come indicato all art. 35; separa: a) la corrispondenza riguardante le procedure di gara per l aggiudicazione di lavori pubblici, servizi e forniture; b) le buste recanti riservata, personale,ecc, che verranno tratte come descritto nell art. 10

11 36; c) le buste provenienti dalla Procura della Repubblica indirizzate alla Polizia Municipale, che verranno trattate come descritto dall art. 37; verifica l esattezza del destinatario indicato sulla busta o sui contenitori. Qualora pervengano documenti erroneamente indirizzati all Amministrazione comunale, l Ufficio centrale di protocollo riconsegna nel medesimo giorno i documenti stessi al servizio postale; apre le buste ed i contenitori, ad eccezione di quelli relativi, ad offerte per bandi di gara; allega le buste al documento contenuto, ad eccezione di quelle recapitate con posta ordinaria. 2. Le UOP possono ricevere solo i documenti che rientrano nella competenza del Settore nel quale sono incardinati; in caso contrario esse sono tenute a trasmette, nella stessa giornata, tali documenti all Ufficio centrale di protocollo, in busta chiusa. 3. I documenti ricevuti dagli altri Uffici utente non abilitati alla protocollazione, devono essere trasmessi nei modi e forme indicate nel comma precedente all Ufficio centrale di protocollo. Art. 19 Documenti ricevuti mediante consegna diretta 1. I documenti destinati all Amministrazione comunale possono essere presentati direttamente dal mittente o da altra persona incaricata all Ufficio centrale di protocollo o alle UOP competenti per materia. 2. Tali uffici procedono: alla verifica dell esattezza del destinatario indicato sulla busta, sui contenitori o sul documento; all apertura della busta o del contenitore, qualora il documento sia in essi contenuto; al rilascio di ricevuta, qualora venga richiesto dall interessato. In tal caso l ufficio appone il timbro dell ente recante la data di consegna e la dicitura ARRIVO su copia del documento presentato dall interessato. 3. I documenti presentati direttamente agli altri Uffici utente non abilitati alla protocollazione devono essere da questi trasmessi, nella stessa giornata, nei modi e nelle forme di cui all art. 18, comma 2, all Ufficio centrale di protocollo; stesso obbligo è posto a carico delle UOP, qualora ricevano documenti non rientranti nella competenza del Settore cui sono incardinati. Art. 20 Documenti ricevuti tramite fax, , telegramma 1. I documenti ricevuti tramite fax o posta elettronica non certificata ovvero in forma di telegramma dall Ufficio centrale di protocollazione o dalle UOP vengono verificati in ordine alla esattezza del destinatario; qualora pervengano documenti erroneamente trasmessi o spediti all Amministrazione comunale, si contatta l emittente per comunicargli l errore. 2. Nel caso in cui un documento venga ricevuto in uno dei modi o forma di cui sopra da un Ufficio utente non abilitato alla protocollazione, lo stesso si dovrà attenere a quanto indicato nell art. 18, comma 3. Stesso obbligo è posto a carico degli Uffici abilitati, qualora ricevano documenti non rientranti nella competenza del Settore cui sono incardinati. 3. Il documento ricevuto tramite telefax è un documento analogico a tutti gli effetti e, qualora ne venga accertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e la sua trasmissione non deve essere seguita dall originale. Art. 21 Registrazione di protocollo 1. I documenti ricevuti o spediti, nonché quelli interni formali, scambiati tra gli Uffici utente sono soggetti a registrazione di protocollo, ad esclusione di quelli di cui all articolo

12 2. Tale registrazione ha natura pubblica ed identifica in modo univoco un documento, individuandone data, forma e provenienza certa. 3. La registrazione di protocollo dei documenti cartacei-analogici, contiene i seguenti elementi obbligatori: numero di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema; data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema; mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti; oggetto del documento; data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; indicazione della classificazione del documento; numero degli allegati, se presenti; indicazione dell U.U. assegnatario del documento; Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono: data ed ora effettiva di arrivo; luogo di provenienza o di destinazione del documento; descrizione sintetica degli allegati; mezzo di ricezione o di spedizione; copie per conoscenza; tipo di documento. 4. In nessun caso l Ufficio centrale di protocollo né gli Uffici abilitati sono autorizzati a fornire numeri di protocollo richiesti telefonicamente o con altri mezzi, essendo tenuti ad eseguire le operazioni di protocollo sui documenti disponibili. Art. 22 Segnatura di protocollo 1. La segnatura consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile e deve essere effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. 2. La segnatura di protocollo sul documento cartaceo in arrivo è realizzata attraverso l apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale sono contenute le seguenti informazioni minime: il progressivo di protocollo; la data di protocollo; l identificazione dell Amministrazione; gli indici di classificazione del documento; il destinatario interno per competenza e quello /i eventuali per conoscenza. 3. La segnatura di protocollo sul documento in partenza consiste nella trascrizione sullo stesso del solo numero progressivo di protocollo. Art. 23 Classificazione dei documenti ricevuti 1. Tutti i documenti ricevuti e prodotti o spediti dagli U.U., indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario corrente, adottato dall AOO e descritto nell ALL. C 2. L aggiornamento del Piano di Classificazione compete esclusivamente al Responsabile per la tenuta del Protocollo informatico, il quale, dopo ogni modifica, provvede ad informare tutti i soggetti abilitati alle operazione di protocollazione e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. 12

13 Art. 24 Assegnazione e smistamento dei documenti ricevuti 1. L Ufficio centrale di protocollo assegna per competenza i documenti ricevuti dall AOO agli U.U. del Comune. 2. Ultimata l operazione di assegnazione, l Ufficio centrale di protocollo smista i documenti /affari ricevuti, inviandoli in originale ai Direttori di Settore a seconda della competenza. 3. Il Direttore del Settore assegnatario del documento, a sua volta: esegue una verifica di congruità con le proprie competenze; ritorna il documento all Ufficio centrale di protocollo, in caso di errore nell assegnazione al Settore ovvero, nel caso in cui la riassegnazione del documento avvenga all interno di un medesimo Settore, ritorna il documento all UOP di riferimento che contestualmente informa dell operazione l Ufficio centrale di protocollo. 4. Successivamente l Ufficio utente assegnatario è incaricato della gestione del procedimento cui il documento/affare è relativo e prende in carica lo stesso. 5. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal documento/affare decorrono dalla data di protocollazione dello stesso. 6. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l identificativo dell utente che effettua l operazione con la data e l ora di esecuzione. 7. La tracciatura risultante definisce, ai fini regolamentari e normativi, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità. 8. All assegnazione dei documenti/affari per gli Uffici non abilitati alla protocollazione provvede l Ufficio centrale per il protocollo. Art. 25 Modifica delle assegnazioni 1. Nel caso di assegnazione errata di un documento/affare l Ufficio Centrale di Protocollo e le UOP provvedono ad apportare le correzioni necessarie e ad inoltrarlo all U.U. competente. 2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia dei passaggi, memorizzando per ciascuno di essi, l identificativo dell utente che effettua l operazione con la data e l ora di esecuzione. SEZIONE III a FLUSSO DEI DOCUMENTI IN PARTENZA Art. 26 Registrazione, segnatura di protocollo e classificazione dei documenti in partenza 1. I documenti in partenza vengono registrati, segnati e classificati dall Ufficio centrale per il protocollo e dalle UOP sul protocollo informatico unico del Comune nei modi indicati rispettivamente dagli artt. 21, 22 e 23 del presente regolamento. Art. 27 Spedizione dei documenti in partenza 1. Per i documenti da spedire su supporto cartaceo si osservano le seguenti disposizioni: l Ufficio centrale e gli Uffici abilitati, provvedono direttamente alla registrazione, e segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione e consegnano all Ufficio Portineria del Comune i documenti, per l imbustamento, l affrancatura e la spedizione; gli altri Uffici, non abilitati alla protocollazione, trasmettono i documenti all Ufficio centrale, che provvederà alla registrazione e segnatura di protocollo, alla classificazione ed 13

14 alla loro successiva trasmissione all Ufficio Portineria del Comune, che provvederà alle operazioni di imbustamento, affrancatura e spedizione degli stessi documenti. 2. Ogni documento cartaceo-analogico in partenza deve essere redatto in due esemplari: l originale e la minuta. L originale viene inviato al destinatario mentre la minuta viene restituita al Responsabile del procedimento amministrativo, che ne cura la conservazione nel fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo trattato. SEZIONE IV a FLUSSO DEI DOCUMENTI INTERNI FORMALI Art. 28 Registrazione e classificazione dei documenti interni formali 1. I documenti formati da un Ufficio interno all AOO indirizzati ad altri Uffici interni alla medesima Amministrazione e non rientranti nelle categorie di documenti/affari esclusi dalla registrazione, di cui all art. 35 del presente regolamento, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere protocollati, con l indicazione delle seguenti informazioni: numero di protocollo; data di registrazione di protocollo; ufficio utente che ha prodotto il documento; oggetto del documento; classificazione. 2. Alla protocollazione dei documenti interni formali formati da Uffici non abilitati alla protocollazione provvede l Ufficio Centrale per il protocollo. Art. 29 Spedizione documenti interni formali 1. Effettuata la registrazione di detti documenti ciascun Settore provvede alla spedizione interna del documento depositando lo stesso nella casella della posta, assegnata ai singoli Settore, sita presso l Ufficio Segreteria del Comune. 2. Alla spedizione dei documenti interni formali prodotti da Uffici non abilitati alla protocollazione provvede l Ufficio centrale per il protocollo. CAPITOLO IV LE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO SEZIONE I a IL REGISTRO DI PROTOCOLLO Art. 30 Il Registro giornaliero di protocollo 1. Il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata che certifica l effettivo ricevimento e l effettiva spedizione di un documento ad una certa data, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso. 2. Il Responsabile dell Ufficio centrale per il protocollo informatico provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno. 14

15 3. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati in luogo sicuro a cura del SIC. 4. Il Responsabile del Servizio provvede quotidianamente alla stampa del registro giornaliero 5. Entro il 31 marzo dell anno seguente il registro di protocollo viene rilegato. Art. 31 Registro di emergenza 1. Il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo provvede allo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema nella sua interezza. 2. Sul registro di emergenza, che si rinnova ogni anno solare, dal 1 gennaio al 31 dicembre, sono riportate la causa, la data e l ora dell inizio dell interruzione, nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. 3. Le registrazioni di protocollo sono identiche a quelle eseguite sul registro di protocollo generale. 4. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro il numero totale di operazioni registrate manualmente. 5. La sequenza numerica, utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell AOO. 6. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento, registrato in emergenza, viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. 7. I documenti annotati nel registro di emergenza, trasferiti nel protocollo generale, recano, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza ed uno del protocollo generale. 8. L efficacia della registrazione è dunque garantita dal numero attribuito dal registro di emergenza, cui viene fatto riferimento per l avvio dei termini del procedimento amministrativo. 9. Ripristina la funzionalità del sistema, il Responsabile del servizio provvede alla chiusura del registro di emergenza. Art. 32 Annullamento delle registrazioni di protocollo 1. La modifica anche di una sola informazione, generata od assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile, determina l automatico e contestuale annullamento dell intera registrazione di protocollo, che può essere effettuato solo dal Responsabile del Servizio di protocollo informatico. Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullate, rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese la visualizzazione e le stampe, nonché la data, l ora, l autore dell annullamento e gli estremi dell autorizzazione all annullamento del protocollo. Le registrazioni annullate sono evidenziate dal sistema con una dicitura ben visibile. 2. L annullamento della registrazione di protocollo viene richiesta con specifica nota, adeguatamente motivata, indirizzata al Responsabile per la tenuta del protocollo. 3. A tal fine è istituito un registro ( informatico o cartaceo) per le richieste di annullamento delle registrazioni e dei dati obbligatori delle registrazioni. 4. Il registro indica i motivi dell annullamento e, se il documento è stato riprotocollato, il nuovo numero di protocollo assegnato. 5. Relativamente alle altre informazioni registrate in forma non modificabile, l annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di 15

16 immissione di dati, comporta la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito, della data, ora e autore della modifica. Art. 33 Accessibilità al sistema e riservatezza delle registrazioni 1. L accessibilità e la riservatezza delle registrazioni di protocollo è garantita dal sistema attraverso l uso di profili utente e password. 2. Gli Operatori dell ufficio centrale e delle UOP che effettuano la registrazione di protocollo di un documento inseriscono il livello di riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema. 3. Sono riservati i seguenti documenti: relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari, riguardanti dati sensibili e giudiziari dalla cui pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell attività amministrativa; individuati dalla normativa vigente. 4. Le procedure adottate per la gestione dei documenti ad accesso riservato, comprese le registrazioni, la segnatura e la classificazione sono le stesse adottate per gli altri documenti. Art. 34 Protocollo differito 1. Nel caso di temporaneo, eccezionale ed imprevisto carico di lavoro, che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa il Responsabile del servizio può differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite e conferendone valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d arrivo. Art. 35 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: Gazzette e bollettini ufficiali, notiziari della pubblica amministrazione; Giornali, riviste, libri e materiali pubblicitari; Note di ricezione circolari e note di ricezione di altre disposizioni; Materiali statistici; Atti preparatori interni; Offerte e preventivi di terzi non richieste; Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi; Biglietti d occasione ( condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, ecc); Allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione; Certificati ed affini; documentazione già soggetta, direttamente od indirettamente a registrazione particolare; richieste ferie e permessi; richieste di rimborso spese e missioni; deliberazioni del Consiglio Comunale; deliberazioni della Giunta Comunale; determinazioni; ricevute di ritorno delle raccomandante A.R.; documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente o futura; allegati se accompagnati da lettera di trasmissione, ivi compresi gli elaborati tecnici; 16

17 corsi di aggiornamento; certificati di malattia; variazione sedi ed anagrafe ditte fornitrici; convocazioni ad incontri o riunioni e corsi di formazione interni; pubblicità conoscitiva di convegni; pubblicità in generale; offerte e listini prezzi; solleciti di pagamento (salvo che non costituiscano diffida); comunicazione da parte di Enti di bandi di concorso, di domande da presentare entro..; certificazioni anagrafiche rilasciate direttamente al richiedente SEZIONE II a DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE Art. 36 Corrispondenza riservata o personale 1. La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dall Ufficio centrale di protocollo e dalle UOP, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura riservata o personale. 2. La corrispondenza con la dicitura riservata o personale non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario, il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli all Ufficio centrale di protocollo o alle UOP per la protocollazione. Art. 37 Corrispondenza inviata dalla Procura della Repubblica ed indirizzata alla Polizia Municipale/ Polizia Giudiziaria 1. Le buste contenenti corrispondenza inviata dalla Procura della Repubblica ed indirizzata alla Polizia Municipale non devono essere aperte da Personale estraneo alla Polizia Municipale; in tal caso sarà apposto sulle buste il numero di protocollazione. Successivamente il Comando di Polizia Municipale provvederà ad apporre sulla corrispondenza gli estremi della registrazione di protocollo riportata sulla busta. 2. La registrazione di protocollo riporterà nell oggetto la seguente dicitura Atto di polizia giudiziaria. Art. 38 Documenti anonimi e non firmati 1. I documenti anonimi vanno protocollati. Nel campo Mittente si indica Anonimo. 2. I documenti privi di firma vanno protocollati con l indicazione Documento non sottoscritto. E compito degli U.U. valutare se il documento privo di firma sia da ritenersi valido o meno, ai fini della sua efficacia probatoria riguardo ad un affare o ad un procedimento amministrativo. Art. 39 Documenti inerenti gare d appalto 1. Il Responsabile dei procedimenti devono comunicare al Servizio di protocollo le date e l orario di scadenza delle gare, appalti, concorsi e simili. 2. La corrispondenza riportante l indicazione offerta, gara d appalto o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l apposizione della segnatura, della data, dell ora e dei minuti in cui viene ricevuto direttamente sulla busta, plico o simili ed inviata all Uffici utente competente. 17

18 3. E compito dell U.U. competente provvedere alla custodia delle buste o dei contenitori in genere protocollati,con mezzi idonei,sino all espletamento della gara. Art. 40 Registrazione di documenti ricevuti a mezzo fax e successivamente pervenuti in originale 1. Qualora al fax faccia seguito l originale, poiché ogni documento viene individuato in un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione, l ufficio utente abilitato, dopo aver registrato il fax, deve apporre sull originale un timbro con la dicitura arrivo e l indicazione della data in cui effettivamente pervenuto l originale. Di fianco al timbro viene inserita la dicitura già pervenuto via fax il giorno..- protocollo generale n.. Art. 41 Documenti in partenza a mezzo fax 1. Sul documento trasmesso via fax occorre apporre la dicitura il presente documento inviato via fax non è seguito da originale. 2. Solo se esplicitamente richiesto dal destinatario sarà trasmesso l originale. 3. Le ricevute dell avvenuta trasmissione sono allegate al documento, conservato dal Responsabile del procedimento amministrativo. Art. 42 Documenti in partenza con più destinatari 1. Qualora i destinatari di uno stesso documento siano più di uno (1), la registrazione di protocollo è unica. Se tali destinatari siano più di venti (20), il Servizio centrale di protocollo o le UOP, sono autorizzati ad inserire nel campo destinatario la seguente dicitura Più destinatarivedere elenco nominativi allegato al documento in uscita, conservato presso il Servizio Art. 43 Messaggi di posta elettronica convenzionale in entrata 1. In attesa della costituzione della casella di posta elettronica istituzionale adibita a finalità di protocollazione i messaggi via e mail sono disciplinati come segue: nel caso di invio di documento firmato in modalità autografa e scannerizzato, esso viene trattato come un documento inviato via fax, fermo restando la provenienza certa verificata dall indirizzo e mail del mittente da parte del Responsabile del procedimento amministrativo; nel caso in cui non vi sia provenienza certa né documento digitalizzato firmato in maniera autografa, il documento viene trattato come un documento non firmato di cui all art. 38 ed il Responsabile del procedimento amministrativo valuta caso per caso l opportunità di trattare l e mail. Art. 44 Unico originale indirizzato a più Soggetti del Comune per competenza e/o per conoscenza 1. Il documento, dopo l assegnazione a cura dell Ufficio Centrale per il Protocollo o dell UOP, sarà dallo stesso trasmesso in originale al Responsabile del procedimento amministrativo competente per materia ed in copia agli altri destinatari individuati per conoscenza. Art. 45 Documenti ricevuti ed assegnati per competenza e/o per conoscenza a più Uffici del Comune 18

19 1. Nel caso in cui pervengano presso l Amministrazione comunale originali plurimi di uno stesso documento indirizzati a vari U.U. dell AOO per competenza e/o per conoscenza, ogni documento, deve essere individuato da un solo ed unico numero di protocollo Art. 46 Integrazioni documentarie 1. Chi effettua le operazioni di registrazione a protocollo non è tenuto a sindacare sulla congruità formale e sostanziale della documentazione presentata, ma deve solo descrivere il documento ed eventuali allegati. 2. Tale verifica spetta al Responsabile del procedimento amministrativo che deve comunicare all interessato la necessità di eventuali integrazioni, indicare con precisione l indirizzo al quale inviarle, specificare se l assenza della documentazione comporta interruzione o sospensione del procedimento. 3. I documenti presentati ad integrazione devono essere protocollati ed inseriti nel fascicolo relativo.rovigo 38 e cnipa pag. 74 modello CAPITOLO V GESTIONE DEGLI ARCHIVI SEZIONE I a ARCHIVIO CORRENTE Art. 47 Fascicolazione dei documenti 1. Tutti i documenti registrati e/o classificati,indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. 2. Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. 3. I documenti sono archiviati all interno di ciascun fascicolo o, all occorrenza, sottofascicolo od inserto, secondo l ordine cronologico di registrazione. 4. La responsabilità della costituzione, gestione e conservazione dei fascicoli in archivio corrente fa capo a ciascun Responsabile di procedimento amministrativo. Art. 48 Apertura del fascicolo 1. La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l operazione di apertura che comporta la registrazione delle seguenti informazioni: data di apertura del fascicolo; titolo e classe di appartenenza; oggetto del fascicolo; numero del fascicolo; ufficio utente produttore; indicazione del Responsabile del procedimento amministrativo. 2. Le informazioni di cui al comma precedente compaiono sulla camicia del fascicolo. Art. 49 Assegnazione dei fascicoli 1. Il Responsabile del procedimento amministrativo stabilisce se il documento: si colloca nell ambito di un affare o di un procedimento in corso e/o se è relativo ad un fascicolo esistente; 19

20 dà avvio ad un nuovo affare o procedimento o necessita l apertura di un nuovo fascicolo. 2. Nel primo caso seleziona con l ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico il relativo fascicolo, collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato ed assicura l inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio. 3. Nel secondo caso istituisce un nuovo fascicolo, prepara una nuova camicia del fascicolo, assicura l inserimento fisico dello stesso ed aggiorna il repertorio dei fascicoli. Art. 50 Chiusura del fascicolo 1. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all esaurimento dell affare. 2. La data di chiusura si riferisce alla data dell ultimo documento prodotto. 3. Il fascicolo viene archiviato. Art. 51 Tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei 1. I fascicoli cartacei dell archivio corrente sono conservati presso gli U.U. e formati a cura del Responsabile del procedimento amministrativo. Art. 52 Repertori 1. I fascicoli,di norma, sono annotati nei repertori dei fascicoli. 2. Il repertorio è il registro sul quale si annotano con un numero identificativo progressivo i fascicoli, secondo l ordine cronologico con cui si costituiscono all interno delle suddivisioni di livello più basso del titolario. 3. Il repertorio è lo strumento di gestione e reperimento dei fascicoli. 4. La struttura del repertorio rispecchia quella del Titolario di classificazione e,quindi, varia in concomitanza con l aggiornamento di quest ultimo. 5. Gli elementi costitutivi del repertorio sono: anno di istruzione del fascicolo; classificazione completa; numero fascicolo; anno di chiusura; oggetto del fascicolo; annotazione dello status relativo al fascicolo. SEZIONE II a GESTIONE DEGLI ARCHIVI DI DEPOSITO E STORICO Art. 53 Archivio di deposito 1. All inizio di ogni anno i Responsabile dei procedimenti amministrativi individuano i fascicoli cartacei relativi ad affari o procedimenti conclusi o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti da trasferire nell archivio di deposito. 2. Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l organizzazione che i fascicoli hanno nell archivio corrente. 3. Prima del trasferimento presso l archivio di deposito, il Responsabile del procedimento o suo incaricato è tenuto a realizzare, altresì, l operazione di sfoltimento, consistente nell eliminazione del materiale non archivistico ( es. bozze e brutte copie, fotocopie, vecchi moduli e stampati, ecc). 20