Come completare la tua offerta garantendo copertura legale ai tuoi clienti

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1 Come completare la tua offerta garantendo copertura legale ai tuoi clienti

2 IN BREVE Siti web ed applicazioni, dai più semplici ai più complessi, sono soggetti a degli obblighi imposti dalla legge. Non rispettare questi obblighi espone al rischio di sanzioni pesanti. iubenda supporta le agenzie del suo network di partner con una serie di servizi che permettono di offrire ai clienti una verifica legale realizzata in modo snello, economico e professionale. In questo modo l agenzia ha un importante occasione per aumentare il proprio margine e completare l offerta verso i propri clienti.

3 Gli obblighi imposti dalla legge Privacy Il D.lgs. 196/2003 e la sua recente revisione operata dalla direttiva e-privacy obbligano la maggior parte di siti web e applicazioni che raccolgono dati personali ad informare i propri utenti ed a richiedere, a seconda dei casi, il consenso al trattamento degli stessi. Cosa s intende per dato personale, e quando è obbligatorio fornire un informativa privacy? Nella classificazione di dato personale rientrano non solo il nome, il cognome o l indirizzo , ma anche un semplice cookie come quello impiegato da Google Analytics. L obbligo di fornire agli utenti un informativa privacy, comunemente tramite un documento chiamato Privacy Policy, si applica per la maggior parte di siti web ed app; infatti è sufficiente utilizzare Google Analytics, un form di richiesta preventivi o un modulo d iscrizione alla mailing list per essere soggetti a questo vincolo. Anche il semplice uso di Google Analytics comporta l obbligo di fornire un informativa privacy Cosa deve contenere la Privacy Policy? La Privacy Policy deve informare gli utenti circa la tipologia di dati personali raccolti (ad esempio nome, , cookie), l identità e le informazioni di contatto del titolare del trattamento (ad esempio il proprietario del sito web o applicazione), i soggetti terzi che avranno accesso a tali dati (ad esempio Google) nonché le finalità per cui i dati vengono raccolti (ad esempio statistica, advertising, invio di newsletter ecc.) e i diritti degli utenti.

4 Informazioni sui cookie La disciplina relativa all utilizzo dei cookie fa riferimento alla direttiva 2009/136/CE, che ha modificato la precedente normativa e-privacy (2002/58/CE). La normativa richiede al titolare del trattamento di fornire, oltre alla Privacy Policy, anche una Cookie Policy che indichi chiaramente quali sono i cookie utilizzati dal sito web o app e le finalità del loro utilizzo. L obbligo di informare e di acquisire il preventivo consenso dell utente sull utilizzo dei cookie ove richiesto incombe sul gestore del sito, in qualità di titolare del trattamento. I gestori dei siti, dunque, hanno l obbligo di adempiere a tali compiti. Per chiarire le modalità attraverso cui allinearsi alla cookie law, a giugno 2014 il Garante Privacy ha pubblicato delle linee guida iniziali che tuttavia mancavano di indicazioni operative. Subito dopo è stato avviato un tavolo inter-associativo promosso da Fedoweb, iab, Netcomm ed UPA le associazioni di categoria di riferimento nel mondo online che ha chiesto la collaborazione di iubenda come partner tecnico. Il risultato di questo tavolo, che ha interagito con il Garante stesso, è una serie di linee guida che vi illustriamo in dettaglio nel documento dedicato alla cookie law. Obblighi per la sicurezza dei dati personali Secondo la normativa privacy è necessario nominare formalmente i soggetti che trattano dati personali all interno dell azienda e i responsabili del trattamento, qualora presenti. Tali soggetti devono essere a conoscenza degli obblighi previsti dalla legge e rispettarli. In particolare, il titolare del trattamento dei dati personali deve nominare soggetti dipendenti o consulenti che hanno accesso ai dati personali degli utenti in funzione dell attività svolta internamente, ma senza una gestione indipendente dei dati personali (marketing, fatturazione, commerciale, legale). Il titolare del trattamento può nominare anche uno o più responsabili del trattamento dei dati personali ove tale attività sia delegata, in tutto o in parte, a un soggetto specifico che abbia competenze necessarie. Dal punto di vista pratico, questo si traduce nella semplice sottoscrizione di moduli di nomina firmati dai dipendenti che hanno accesso ai dati personali o, ad esempio, dall agenzia che si occupa di gestire il server o coordinare il marketing. Notificazione al Garante Il titolare, inoltre, nei casi che presentano particolari rischi legati alla tutela dei diritti e delle libertà delle persone interessate (Art. 37 Codice Privacy), deve notificare l Autorità Garante per la Privacy prima che il trattamento dei dati abbia inizio.

5 A tale proposito, il caso più frequente è quello di app mobili che tracciano la posizione geografica dell utente. Quando tale posizione viene messa in relazione con altri dati personali, diventa obbligatorio notificare l attività al Garante. Per altre informazioni, si veda Come funziona con le checkbox? Cosa bisogna far accettare agli utenti? La legge non impone l uso delle checkbox, bensì impone che il consenso al trattamento dei dati personali sia libero, informato e specifico. Il modo più comune per ovviare a questo requisito è quello di prevedere delle checkbox e un informativa adeguata, così da comunicare all utente quanto necessario, e così da raccogliere il suo consenso al trattamento. Condizioni Generali Le Condizioni Generali, o Termini e Condizioni o Termini di Servizio, sono il documento che disciplina il rapporto contrattuale fra il titolare del servizio fornito dal sito web o dall app e l utente. In questo documento vengono definiti i termini di utilizzo dei contenuti e del servizio, nonché le eventuali modalità di pagamento, di consegna, rimborso, cancellazione o sospensione dell account. Particolare rilevanza è assunta dalle clausole relative alla limitazione di responsabilità nel caso di malfunzionamenti del sito web, di rimborsi o di episodi di utilizzo non consentito del sito/app e dei suoi contenuti. A questo si aggiunge il rispetto delle procedure interne circa le norme in tema di commercio elettronico e di tutela del consumatore. I Termini di Servizio rappresentano il documento in relazione al quale viene valutata la responsabilità del titolare nei confronti dell utente in caso di controversie relative al servizio fornito. Le Condizioni Generali sono fondamentali per difendersi in caso di abusi, specie per gli e-commerce

6 Obblighi informativi e requisiti generici Informazioni obbligatorie in atti e corrispondenza L Art c.c. e la sua modifica ex art. 42 L. 88/2009 prevedono l obbligo per le società tenute all iscrizione al registro delle imprese d inserire nella corrispondenza, negli atti e nel sito web alcune informazioni chiave riguardanti la società. Queste informazioni sono: la sede legale della società, l ufficio del registro delle imprese dove la società è iscritta, il numero d iscrizione presso il registro delle imprese (che coincide con il codice fiscale), l eventuale stato di liquidazione a seguito dello scioglimento della società, il capitale sociale versato e quello che risulta esistente all ultimo bilancio approvato, l eventuale sussistenza di un socio unico (se la società è unipersonale) e, in caso di banche, il numero d iscrizione all albo tenuto dalla Banca d Italia. A questo si aggiungono gli obblighi del CAN-SPAM Act, una legge statunitense che obbliga ad inserire un indirizzo fisico all interno delle inviate dalle società, e che spesso si applica anche a soggetti italiani. Gli obblighi imposti dai proprietari dei servizi utilizzati Quando li sottoscrivi, la maggior parte dei servizi terzi utilizzati su siti web ed applicazioni, come Google Analytics o Google AdSense, ti obbliga all interno delle condizioni che accetti durante la registrazione ad informare gli utenti tramite la Privacy Policy circa il loro utilizzo. In altri casi, come per la pubblicazione di un applicazione Facebook, la pubblicazione è consentita solo se si fornisce il link ad una Privacy Policy.

7 Quali sono i rischi e le sanzioni? Le sanzioni per l omessa o inidonea informativa, la più comune delle violazioni in campo privacy, vanno dai ai Euro, ma per altre violazioni si può arrivare a sanzioni di Euro e persino all illecito penale. Le sanzioni per violazioni privacy possono arrivare a Euro Il rischio, invece, qualora non si disponga di un documento adeguato per Termini e Condizioni, è quello che il titolare non sia in grado di far valere le proprie ragioni in caso di uso improprio del proprio sito/app o non sia in grado di regolare le pretese degli utenti. Chi controlla l applicazione delle norme privacy? L Autorità Garante per la Privacy può ricevere segnalazioni per violazioni direttamente dagli utenti e agire di conseguenza, tuttavia il modo più comune in cui le violazioni vengono allo scoperto è tramite i controlli di routine della Guardia di Finanza, che ha il compito di verificare anche le violazioni in campo privacy. Come affrontare il problema? Il ruolo di iubenda è di assistere chi si occupa di web nel rispettare la legge in modo professionale, economico ed efficiente. Le nostre soluzioni permettono alle agenzie partner di completare la loro offerta con dei servizi di copertura legale, di migliorare il rapporto con il cliente e di mettersi al riparo dal rischio di sanzioni.

8 Quali sono le soluzioni di iubenda? iubenda offre due tipi di soluzioni: una soluzione online utilizzabile in autonomia per generare Privacy Policy, Cookie Policy e per mettere a norma il sito in relazione a tutti gli altri requisiti imposti dalla cookie law (visualizzazione del banner, blocco dei codici ecc.) ed un servizio personalizzato che prevede l assistenza diretta da parte del nostro team legale nella messa a punto dei documenti necessari (Privacy Policy, Cookie Policy e Termini e Condizioni) e nel rispetto degli altri requisiti legali illustrati. Il modo più semplice per inserire la copertura legale all interno della propria offerta La soluzione online: genera autonomamente Privacy Policy in 8 lingue Su si può trovare ed utilizzare autonomamente un generatore di Privacy Policy e Cookie Policy, in grado di guidare nella generazione di una Privacy Policy e di una Cookie Policy per siti web, app mobili ed app Facebook. Il generatore è utilizzabile gratuitamente fino al raggiungimento di alcuni limiti, mentre le licenze Pro costano 19 Euro l anno per ogni sito/app e lingua, garantendo un testo aggiornato nel tempo e modificabile in

9 modo veloce. Le lingue supportate sono 8: Italiano, Inglese, Spagnolo, Tedesco, Francese, Portoghese Brasiliano, Russo e Olandese. Pacchetti di licenze, da soli 7 Euro al mese Pensati proprio per le web agency, inoltre, ci sono dei piani mensili per l acquisto di pacchetti di licenze a prezzo scontato. Puoi scoprirli qui, insieme al pricing completo: /it/pricing. La soluzione personalizzata Molte fra le agenzie ed aziende con cui lavoriamo preferiscono che sia il nostro team ad occuparsi della copertura legale di siti web o app, redigendo sia Privacy Policy e Cookie Policy che Termini e Condizioni, e curando ogni altro requisito di legge. Si tratta di un servizio di assistenza a 360 che offriamo solo ad un numero limitato di agenzie, e che unisce l alta qualità con i prezzi competitivi (in genere fra i 690 ed i 1500 Euro per una copertura completa, in base alla complessità del progetto). Privacy Policy, Cookie Policy, Termini e Condizioni e verifica generale a partire da 690 Euro a progetto I vantaggi di questo servizio sono: Assistenza per il rispetto delle norme, ad un prezzo contenuto Verifica manuale da parte di un team esperto e specializzato Completamento dell offerta per i clienti

10 Più protetti se il cliente riceve sanzioni e vuole rivalersi sull agenzia Il team di iubenda unisce competenze sia tecniche che legali Traduzione economica in 20 lingue, grazie al network di traduttori di iubenda Un opportunità di guadagno L agenzia può applicare liberamente un markup. Nel caso di preventivi per soluzioni personalizzate, l ideale sarà concordare questo markup, così da elaborare un prezzo ottimale per il cliente. Un opportunità per completare l offerta, realizzando un margine extra Come presentare l offerta al cliente? Un opzione è mandare una al cliente avvisandolo dei rischi e delle possibili soluzioni. Ecco un possibile template: Caro Cliente, grazie ad un nuovo partner, iubenda, stiamo lavorando per assicurare che tutti i siti web del nostro network siano a regola con le norme di legge. Se, infatti, il tuo sito web non rispetta le norme sulla privacy e non si tutela esponendo delle condizioni contrattuali, può rischiare da a Euro in sanzioni, e non si tutela da eventuali usi impropri del servizio da parte degli utenti. Le sanzioni possono essere comminate dalla Guardia di Finanza a seguito di un normale controllo di routine, per questo consigliamo fortemente ai nostri clienti di adeguarsi. Possono bastare un form di contatto o l uso di Google Analytics per rendere obbligatorio il rispetto di queste norme.

11 Insieme al nostro partner iubenda, azienda composta da figure sia legali che tecniche, specializzata in questo campo, abbiamo elaborato un offerta dedicata che prevede: Analisi generale per individuare i requisiti di legge applicabili Assistenza nella redazione di una Privacy Policy e di una Cookie Policy Assistenza nella redazione di Termini e Condizioni Assistenza nell applicazione degli altri requisiti di legge generici, come quelli relativi ad atti e corrispondenza L offerta parte da 890 Euro (più IVA); scriveteci per ricevere un preventivo esatto dopo un primo esame senza impegno da parte di iubenda, così da assicurarsi il prima possibile che tutto sia in regola. L alternativa è ricorrere al servizio online di iubenda con prezzi a partire da 50 Euro all anno inclusa la nostra attività di configurazione ed installazione dei documenti generati sul vostro sito ma in questo caso senza la garanzia di compliance legale al 100% che solo l assistenza personalizzata può dare. Aspettiamo un vostro riscontro, La Web Agency Una volta comunicate le adesioni al team di iubenda, provvederemo a finalizzare i preventivi e procederemo con la redazione dei documenti e l invio delle indicazioni del caso.

12 Domande frequenti Possiamo fidarci? Chi c è dietro il servizio? Il team di iubenda è composto da figure sia legali che tecniche, unendo il meglio dei due mondi: precisione sul fronte legale e comunicazione snella grazie alle competenze tecniche. L esperienza del team spazia per la sua parte tecnica dallo sviluppo di una delle applicazioni più acquistate in Italia su App Store, alla creazione di applicazioni complesse; dalla competenza per la sua parte giuridica acquisita in studi legali internazionali fino all insegnamento presso l Università Bocconi. Fra i clienti che si affidano a noi ci sono realtà affermate come Jobrapido e AroundMe, unite alle decine di migliaia di clienti che hanno utilizzato il nostro generatore online. Quali lingue coprite? I membri del team ed un network consolidato di traduttori giuridici ci permettono di coprire più di 20 lingue. La nostra efficienza interna ci consente inoltre di fornire documenti legali localizzati a tariffe imbattibili. Grazie alla nostra efficienza interna, localizzazione in 20 lingue a tariffe imbattibili Vi occupate anche di concorsi? Sì, su richiesta ci occupiamo anche dell assistenza per l organizzazione di concorsi, con tariffe che salvo eccezioni vanno dai 1000 ai 1700 Euro. Contatti Per qualunque informazione, scrivici ad o visita.