REGIONE DEL VENETO AZIENDA UNITA LOCALE SOCIO-SANITARIA N. 6 VICENZA DELIBERAZIONE. n. 731 del O G G E T T O

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1 REGIONE DEL VENETO AZIENDA UNITA LOCALE SOCIO-SANITARIA N. 6 VICENZA DELIBERAZIONE n. 731 del O G G E T T O Attuazione DD.GG.RR.VV. n. 573/2001 e 567/2015 in materia di gestione diretta dei sinistri di responsabilità civile verso terzi in ambito sanitario e ospedaliero. Costituzione del Nucleo aziendale di valutazione sinistri e approvazione del relativo regolamento di organizzazione e di funzionamento. Proponente: Servizio Affari Legali e Amministrativi Generali Anno Proposta: 2015 Numero Proposta: 855 1

2 Il Direttore del Servizio Affari Legali e Amministrativi Generali riferisce: Con deliberazione n. 427 questa Azienda, nel dare attuazione alla DGRV n del , avente ad oggetto Adozione del modello organizzativo per la gestione della sicurezza del paziente nel Sistema Socio Sanitario del Veneto, ha istituito il Nucleo aziendale per la gestione dei sinistri, composto dal Responsabile delle funzioni per la Sicurezza del paziente, il Responsabile del Servizio Affari legali e amministrativi generali ed un medico legale, per la cura dei rapporti assicurativi per la responsabilità civile verso terzi e verso prestatori di lavoro (RCT/RCO). Nel corso degli anni, in presenza di una polizza assicurativa per la responsabilità civile verso terzi senza franchigia, tale Nucleo ha svolto funzioni di supporto all attività di gestione sinistri devoluta ai loss adjuster delle Compagnie assicuratrici dell Azienda, nonché di raccordo con la Direzione aziendale per la discussione delle tematiche assicurative e la definizione delle azioni da intraprendere in tale ambito. Con DGRV n. 573 del , avente ad oggetto Approvazione delle linee giuda per la gestione diretta, da parte delle Aziende ULSS ed ospedaliere della Regione del Veneto, dei sinistri di responsabilità civile verso terzi. Deliberazione n. 8 CR del 1 febbraio 2011 la Regione Veneto ha introdotto il principio di ritenzione del rischio per gli eventi di danno in ambito sanitario in capo alle singole aziende sanitarie, prevedendo la creazione di un Ufficio sinistri aziendale e provinciale quali unità amministrative deputate alla gestione diretta dei sinistri entro la soglia di Euro ,00 e destinate ad assorbire le funzioni del Nucleo aziendale per la gestione dei sinistri istituito ai sensi della DGRV n. 1831/2008. Con DGRV n del , avente ad oggetto D.G.R.V. n. 573 del , avente ad oggetto Approvazione delle linee giuda per la gestione diretta, da parte delle Aziende ULSS ed ospedaliere della Regione del Veneto, dei sinistri di responsabilità civile verso terzi. Deliberazione n. 8 CR del 1 febbraio Avvio del nuovo progetto è stata differita l entrata in vigore delle linee guida sopra menzionate a far data dall Con DGRV n del Determinazione degli obiettivi di salute e di funzionamento dei servizi per le Aziende ULSS del Veneto, l Azienda Ospedaliera di Padova, l Azienda Ospedaliera Universitaria Integrata di Verona e per l Irccs Istituto Oncologico Veneto per l anno 2015 la Regione ha riconfermato, all Allegato A, tra gli obiettivi del Direttore Generale per l anno 2015, l attuazione delle nuove politiche di assicurazione (obiettivo B.3) e l adozione del modello di Autoassicurazione secondo le direttive regionali (obiettivo B.3.1.). Inoltre, la Metodologia di Misurazione degli Indicatori e Criteri di verifica degli adempimenti relativa agli Obiettivi DD.GG ex DGR 2525/14, trasmessa con nota in data , prot.n , e le successive indicazioni regionali in materia, prevedono che ogni Azienda debba provvedere a costituire il Nucleo interno aziendale di valutazione dei sinistri ai sensi della DGRV n. 573/2011, comprendente la professionalità giuridica e quella medico-legale, oltre al clinical risk manager e ad un rappresentante della direzione medica aziendale, nonché all approvazione dell iter di procedimentalizzazione delle attività di analisi/valutazione/proposta/audit degli eventi dannosi. Infine, con DGRV n. 567 del la Regione Veneto ha ridefinito le aggregazioni territoriali coinvolte nel progetto di attuazione del modello di gestione diretta dei sinistri di responsabilità civile verso terzi in ambito sanitario e ospedaliero, stabilendo che per la Provincia di Vicenza l Ufficio 2

3 centrale sinistri ai sensi della DGRV n. 573/2011 sia quello dell Azienda ULSS n. 5 e disponendo che tutte le aziende sanitarie provvedano ad adottare accordi con le ULSS della propria aggregazione territoriale per disciplinare le modalità di gestione dei sinistri dell area di pertinenza. Nell ambito del modello regionale di gestione diretta dei sinistri, da attuarsi in base alle descritte direttive regionali, il costituendo Nucleo aziendale di valutazione dei sinistri dovrà, pertanto, raccordarsi con l Ufficio centrale sinistri dell ULSS n. 5 sulla base delle regole contenute nel disciplinare che sarà adottato dalle Aziende della Provincia per la gestione dei sinistri di pertinenza dell Area Vicentina e che è tuttora all esame delle singole Direzioni aziendali. In particolare, il Nucleo aziendale di valutazione dei sinistri dovrà supportare la Direzione Generale nella definizione dei sinistri di pertinenza di questa Azienda, espletando tutte le analisi e valutazioni opportune sulla proposta di definizione ricevuta dall Ufficio centrale sinistri e formulando un parere su detta proposta. In vista della istituzione del Nucleo aziendale di valutazione dei sinistri sulla base delle indicazioni regionali, il Direttore Medico, con nota in data , prot. n , ha individuato la dr.ssa Carmelita Salvatorelli quale rappresentante della direzione medica aziendale da inserire all interno dell organismo in questione, mentre il Direttore Sanitario, con comunicazione del , prot. n , ha dato indicazioni di inserire all interno del Nucleo i medici legali dr. Andrea Galassi e dr.ssa Alessandra De Salvia; infine, il Direttore Amministrativo, con nota in data , prot. n , ha designato quale componente con professionalità giuridica da inserire nel Nucleo l avv. Laura Tedeschi, Direttore del Servizio Affari legali e amministrativi generali. Da ultimo, va ricordato che negli Obiettivi DGR 2525/2015 I Trimestre 2015 è previsto che il Nucleo aziendale di valutazione dei sinistri debba dare evidenza dell attività svolta nella gestione analisi e valutazione dei sinistri e nell ambito del rischio clinico con la produzione di: Verbali degli incontri del NAVS sulla gestione dei sinistri di valore maggiore uguale euro dell anno 2015 (aperti anche in anni precedenti, pendenti o chiusi nel 2015) dai quali si evinca la metodologia e le soluzioni operative/azioni di miglioramento aziendale, poste in essere consistenti in particolare in: 1. Verbali audit ed esiti delle analisi di eventi e processi PDTA secondo criteri e tecniche di risk management; 2. Verbali di valutazione/ definizione del NAVS nella trattazione stragiudiziale fino alla scadenza della vigente polizza RCT. 3. Azioni di miglioramento e relativo monitoraggio degli indicatori previsti. Per quanto sopra il Nucleo Aziendale di Valutazione Sinistri si raccorderà con la Compagnia di assicurazione, con la quale l Azienda ha ancora in vigore la polizza RCT/RCO, per affiancare la medesima nella valutazione di sinistri di valore superiore o uguale ad euro 15,000,00, ancora pendenti, o per esaminare l attività svolta nella definizione di sinistri di tale valore non più pendenti. Alla luce di quanto sin qui rappresentato, si propone di istituire il Nucleo aziendale di valutazione dei sinistri nella composizione sopra descritta, approvandone contestualmente il regolamento di funzionamento e demandando ad un successivo provvedimento l approvazione dell iter di procedimentalizzazione delle attività di analisi/valutazione/proposta/audit degli eventi dannosi. 3

4 Il medesimo Direttore ha attestato l'avvenuta regolare istruttoria della pratica anche in relazione alla sua compatibilità con la vigente legislazione regionale e statale in materia; I Direttori Amministrativo, Sanitario e dei Servizi Sociali e della Funzione Territoriale hanno espresso il parere favorevole per quanto di rispettiva competenza. Sulla base di quanto sopra IL DIRETTORE GENERALE D E L I B E R A 1. di istituire il Nucleo aziendale di valutazione sinistri (NAVS) dell Azienda ULSS n 6, con i compiti descritti in premessa, nella seguente composizione: avv. Laura Tedeschi, Direttore dell UOC Affari legali e amministrativi generali, in qualità di Presidente; dr. Andrea Galassi e dr.ssa Alessandra De Salvia, Medici Legali; dr.ssa Tiziana Sagazio, Responsabile delle funzioni per la sicurezza del paziente; dr.ssa Carmelita Salvatorelli, rappresentante della Direzione Medica aziendale; 2. di approvare il Regolamento di funzionamento del Nucleo aziendale di valutazione sinistri dell Azienda ULSS n. 6, allegato alla presente deliberazione quale sua parte integrante; 3. di demandare ad un successivo provvedimento l approvazione dell iter di procedimentalizzazione delle attività di analisi/valutazione/proposta/audit degli eventi dannosi e delle richieste di risarcimento; 4. di prescrivere che il presente atto venga pubblicato all Albo on-line dell Azienda. ***** 4

5 Parere favorevole, per quanto di competenza: Il Direttore Amministrativo (App.to Dr. Roberto Toniolo) Il Direttore Sanitario (App.to Dr. Ennio Cardone) Il Direttore dei Servizi Sociali e della Funzione Territoriale (App.to Dr. Paolo Fortuna) IL DIRETTORE GENERALE (F.to digitalmente Ing. Ermanno Angonese) Il presente atto è eseguibile dalla data di adozione. Il presente atto è proposto per la pubblicazione all Albo on-line dell Azienda con le seguenti modalità: Oggetto e contenuto Copia del presente atto viene inviato in data odierna al Collegio Sindacale (ex art. 10, comma 5, L.R , n. 56). IL RESPONSABILE PER LA GESTIONE ATTI DEL SERVIZIO AFFARI LEGALI E AMMINISTRATIVI GENERALI Vicenza, Copia conforme all originale, composta di n. amministrativo. Vicenza, fogli (incluso il presente), rilasciata per uso IL RESPONSABILE PER LA GESTIONE ATTI DEL SERVIZIO AFFARI LEGALI E AMMINISTRATIVI GENERALI 5

6 NUCLEO AZIENDALE DI VALUTAZIONE SINISTRI REGOLAMENTO DI ORGANIZZAZIONE E DI FUNZIONAMENTO 1) DEFINIZIONI Gestione diretta dei sinistri: modalità di assunzione diretta da parte dell Azienda Sanitaria del servizio di gestione e liquidazione dei sinistri applicabile a tutte le richieste di risarcimento danni pervenute alla stessa, nei limiti del valore indicato nella stipulanda polizza assicurativa regionale, in attuazione del modello sperimentale introdotto con DGRV n. 573 del 10/05/20111 e s.m.i. Ufficio Centrale Sinistri: unità amministrativa istituita presso l Azienda Sanitaria Ulss n. 5, cui sono demandate le funzioni di istruzione, gestione, negoziazione ed eventuale liquidazione dei sinistri di tutta l aggregazione territoriale vicentina. Ufficio Assicurazioni: Ufficio istituito presso il Servizio Affari legali e amministrativi generali, cui, ad oggi, sono demandate le funzioni amministrative connesse alla gestione delle polizze assicurative aziendali e alla gestione dei sinistri. Richiesta di risarcimento: qualsiasi comunicazione scritta di richiesta danni collegata allo svolgimento dell attività istituzionale dell Azienda. Parte/Terzi: persona danneggiata e aventi diritto e/o loro legali rappresentanti. Nucleo Aziendale di Valutazione Sinistri (NAVS): organismo multidisciplinare deputato sia alla valutazione delle proposte di definizione dei sinistri che alla programmazione ed all indicazione di azioni migliorative sotto il profilo della sicurezza del paziente. Report: documento elaborato dall Ufficio Centrale Sinistri contenente l esposizione delle ragioni della pretesa, l indicazione dei documenti valutati, l illustrazione dell esito dell istruttoria documentale e tecnica espletata, nonché la proposta di definizione del sinistro (reiezione, accoglimento totale o parziale della pretesa). 2) OGGETTO DEL REGOLAMENTO Il presente regolamento disciplina l organizzazione ed il funzionamento del Nucleo Aziendale di Valutazione Sinistri dell Azienda Sanitaria ULSS n. 6, di seguito NAVS. 3) COMPOSIZIONE Il NAVS è costituito dai seguenti componenti: Nucleo Aziendale di Valutazione dei Sinistri dell Azienda ULSS n. 6 Vicenza Regolamento di organizzazione e di funzionamento 6

7 avv. Laura Tedeschi - Responsabile del Servizio Affari generali e Legali, con funzioni di Presidente; dott. Andrea Galassi Medico Legale; dr.ssa Alessandra De Salvia Medico Legale; dott.ssa Tiziana Sagazio Responsabile delle Funzioni per la sicurezza del paziente; dott.ssa Carmelita Salvatorelli Rappresentante della Direzione Medica aziendale. La nomina di ulteriori componenti e la revoca è disposta dal Direttore Generale. Il NAVS può avvalersi dell apporto e della consulenza di esperti in relazione ai propri specifici compiti e può invitare alle riunioni ogni altra figura professionale ritenuta utile ai fini di una migliore analisi e valutazione delle proposte di definizione dei sinistri sottoposte al suo parere da parte dell Ufficio Centrale Sinistri. 4) FINALITA Il NAVS ha due distinte finalità: 1. analizzare e valutare le proposte di definizione riguardanti i sinistri pervenute dall Ufficio Centrale Sinistri; 2. evidenziare le situazioni che possono essere fonte di errore sotto il profilo della sicurezza del paziente, al fine di prevenire il contenzioso e di consentire al Responsabile delle Funzioni per la sicurezza del paziente l attuazione di azioni migliorative, concorrendo alla individuazione e promozione di obiettivi generali aziendali in tema di gestione del rischio clinico. 5) COMPETENZE Il NAVS: 1. analizza e valuta le proposte di definizione dei sinistri elaborate dall Ufficio Centrale Sinistri dopo l istruttoria documentale e tecnica, eventualmente proponendo di acquisire ulteriori informazioni, documenti, perizie; 2. esprime parere in merito alla proposta di cui al precedente punto 1 di definizione del sinistro in via stragiudiziale e lo trasmette alla Direzione Aziendale. In particolare il NAVS: Nucleo Aziendale di Valutazione dei Sinistri dell Azienda ULSS n. 6 Vicenza Regolamento di organizzazione e di funzionamento 7

8 analizza e valuta il percorso assistenziale, con riferimento al sinistro oggetto di esame, nella prospettiva di prevenire eventi avversi potenzialmente correlati ai percorsi clinici analizzati; suggerisce miglioramenti, anche non direttamente collegati al sinistro in esame, ma concernenti aspetti organizzativi o assistenziali; propone l acquisizione di ulteriori informazioni, documenti, perizie; valuta situazioni che possano essere fonte di errore; propone strategie, anche comunicative, per migliorare i rapporti con l utenza e l immagine dell Azienda in relazione alle richieste di risarcimento; valuta la necessità di attivare audit clinici interni/esterni, S.E.A. (significant event audit), oppure Root Cause Analysis, con particolare attenzione agli eventi aventi maggior impatto economico, coinvolgendo le varie professionalità e le strutture aziendali; 6) RIUNIONI DEL NAVS II NAVS si riunirà di regola il secondo mercoledì di ogni mese, e comunque con periodicità idonea a soddisfare la definizione dei sinistri, su convocazione, via e- mail, del Servizio Affari legali e amministrativi generali. Le sedute non sono pubbliche e deve essere garantito l assoluto rispetto della privacy, come previsto dalla normativa vigente (decreto legislativo 30/06/2003, n. 196) e dai provvedimenti del Garante della protezione dei dati personali. Il NAVS deve ritenersi regolarmente e validamente costituito ed idoneo ad espletare le proprie funzioni con la presenza e partecipazione di tutti i suoi componenti, tranne nel caso di astensione obbligatoria. Le riunioni sono valide con la presenza di tutti i componenti e le decisioni vengono assunte a maggioranza dei componenti. Le decisioni vengono assunte a maggioranza dei componenti presenti e in caso di parità prevale il voto del Presidente. Le riunioni avvengono in orario di lavoro e la partecipazione alle stesse costituisce un adempimento di doveri d ufficio per i dipendenti. I componenti non dovranno trovarsi rispetto alle parti coinvolte nel sinistro (reclamante e medici asseritamente responsabili o comunque coinvolti) in relazione di parentela, coniugio, affinità, dipendenza, collaborazione professionale o cointeressenza economica, ovvero qualunque altra situazione idonea a diminuirne o pregiudicarne l imparzialità. Al verificarsi di tale ipotesi i componenti dovranno astenersi. Nucleo Aziendale di Valutazione dei Sinistri dell Azienda ULSS n. 6 Vicenza Regolamento di organizzazione e di funzionamento 8

9 Resta inteso che il medico legale che ha redatto il parere preliminare in punto an non potrà, per quale sinistro, ricoprire la funzione di membro del NAVS. La riunione si svolgerà, di regola, con l illustrazione da parte del Responsabile del Servizio Affari Generali e Legali delle proposte pervenute dall Ufficio Centrale Sinistri, cui seguirà la discussione e l espressione del parere di competenza. 7) SEGRETERIA L attività di segreteria del NAVS è garantita dall Ufficio assicurazioni presso il Servizio Affari legali e amministrativi generali, con la collaborazione della segreteria del servizio di medicina legale per la gestione e l organizzazione dei flussi documentali e dei rapporti di collaborazione. La segreteria svolge tutta l attività di carattere amministrativo: 1. provvede a stilare l ordine del giorno; 2. predispone la convocazione della seduta; 3. inoltra ai componenti del Nucleo le comunicazioni dell Ufficio Centrale Sinistri; 4. verbalizza le sedute. Nucleo Aziendale di Valutazione dei Sinistri dell Azienda ULSS n. 6 Vicenza Regolamento di organizzazione e di funzionamento 9