COMUNE DI ZUGLIO Provincia di Udine

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1 COMUNE DI ZUGLIO Provincia di Udine REGOLAMENTO DI ECONOMATO APPROVATO CON DELIBERA DI CONSIGLIO COMUNALE N /09/2015 DEL Art. 1 Istituzione del servizio di economato 1. In questo Ente è istituito il servizio di economato, ai sensi dell art. 153 del D.L.vo 18/08/2000 n. 267, per la gestione di cassa delle spese di ufficio di non rilevante ammontare. 2. A tale servizio è preposta quale responsabile, la dipendente dell area amministrativa, Categoria B. Art. 2 Economo dell Ente 1. Nel caso che non sia istituito il posto di economo, il servizio di economato sarà affidato ad altro dipendente in ruolo con deliberazione dell organo esecutivo. Art. 3 Servizi dell economato 1. L economo provvede: a) alla riscossione: - di piccole rendite patrimoniali occasionali;

2 - dei diritti di segreteria, stato civile ed ogni atro diritto dovuto per atti di ufficio; - dei proventi derivanti da vendite occasionali di materiali di poco valore, risultante da scarto di magazzino o dichiarato fuori uso; - del corrispettivo per la cessione di legname, mobili, macchine e oggetti fuori uso; - di pubblicazioni, riviste e altri documenti; - dei proventi dovuti per scarico di inerti presso l area a ciò adibita. - di depositi provvisori dei partecipanti a gare e deposito tasse contrattuali, diritti od altro relativi alle aggiudicazioni definitive; - delle marche segnatasse; b) al pagamento, entro il limite massimo, per ciascuno importo, di 500 per le spese relative: - all acquisto di stampati, modulistica, cancelleria, materiali di consumo occorrenti per il funzionamento degli uffici; - alle postali, telegrafiche e per acquisto carta e valori bollati; - le tasse di circolazione degli automezzi, nonché acquisto di materiali di ricambio, carburanti e lubrificanti di modesta entità e qualora non ricompresi in contratti precedentemente stipulati; - all acquisto di libri e pubblicazioni tecnico-scientifiche; - agli abbonamenti a giornali, riviste e pubblicazioni periodiche; - al facchinaggio e trasporto di materiali; - agli accertamenti sanitari per il personale dell Ente; - spese correlate ad atti/contratti soggetti a imposta di bollo, registro, di trascrizione, nonché per visure catastali, decreti, ingiunzioni, per canoni e tributi, nonché spese relative alle procedure di appalto; - ai diritti d autore (SIAE), di istruttoria pratiche richieste da Uffici/Pubbliche Amministrazioni; - ad inserzioni di avvisi e bandi su quotidiani e periodici, per abbonamento a pubblicazioni di interesse pubblico; - allacciamento alla rete telefonica, elettrica e simili; - pagamenti spese interventi manutentivi, conservativi riguardanti il patrimonio/demanio comunale Art. 4 Scritture contabili L Economo deve tenere un unico registro nel quale vengono annotate cronologicamente tutte le operazioni di gestione del fondo economale, con distinta e analitica evidenza dei movimenti relativi alla cassa economale. L Economo può tenere separati partitari le cui risultanze devono, in ogni caso, essere riportate giornalmente sul registro di cui al precedente primo comma. I movimenti relativi ai valori e oggetti ricevuti in custodia devono essere annotati in un apposito registro di carico e scarico.

3 Art. 5 Anticipazioni 1. Per svolgere l ordinario servizio economale, viene disposta a favore dell economo, all inizio del servizio e, successivamente, all inizio di ogni anno, una anticipazione dell ammontare di 5000 (cinquemila) pari al presunto fabbisogno di un trimestre, di cui l economo diviene depositario e responsabile e ne rende conto. 2. L anticipazione potrà essere, eventualmente, aumentata con delibera motivata dell organo esecutivo. Sono fatte salve eventuali anticipazioni per esigenze straordinarie finalizzate, da deliberare di volta in volta, indicando anche le modalità di rendicontazione. 3. Sia l Amministrazione che l economo non possono fare, delle somme ricevute in anticipazione, uso diverso da quello per cui vennero concesse. L Economo provvederà ad ordinare le spese sulle anticipazioni ricevute con buoni controfirmati dall Economo stesso.. Sui buoni di pagamento dovrà essere indicato il creditore, la natura della prestazione e l avvenuta registrazione dell impegno per la copertura finanziaria sul corrispondente capitolo di bilancio. L Economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione sino a che non abbia ottenuto legale discarico. Esso inoltre è soggetto agli obblighi imposti ai depositari dal Codice Civile. Art. 6 Rendiconto trimestrale - Chiusura dell esercizio 1. Il rendiconto deve essere presentato alla Ragioneria e recare l indicazione dell impiego delle somme distintamente per ciascuna tipologia di spesa di riferimento. Il rendiconto deve essere accompagnato dall attinente documentazione originale di spesa debitamente quietanzata. Il rendiconto è ammesso a discarico solo dopo che ne sia stata riconosciuta la regolarità da parte del responsabile di Ragioneria e del Segretario generale. 2. Ove vengano rilevate irregolarità, il rendiconto deve essere sottoposto alla Giunta per i conseguenti provvedimenti. Delle irregolarità rilevate il responsabile della Ragioneria o il Segretario Generale informa immediatamente il Revisore. Tutta la documentazione relativa alle spese economali, compresa quella giustificativa della spesa, deve essere conservata per non meno di cinque anni successivi a quello di riferimento. Sulla base dei rendiconti di cui ai commi precedenti le spese sostenute a carico del fondo economale sono definitivamente imputate e registrate contabilmente

4 negli specifici capitoli di spesa a cura della Ragioneria. 3. L economo, cessata la causa dell anticipazione ed in ogni caso alla fine di ogni trimestre presenta al responsabile del Servizio economico-finanziario, per la liquidazione, il rendiconto documentato delle somme eventualmente incassate e delle spese sostenute con i mandati di liquidazione. 4. Il Responsabile del Servizio economico-finanziario approva il rendiconto, dispone l emissione di reversali sui rispettivi conti di entrata per le somme riscosse e provvede all emissione di mandati sui rispettivi conti di spesa per il reintegro della anticipazione, qualora il servizio oggetto dell anticipazione sia continuativo. Art. 7 Fondi economali 1. Per far fronte ad eventuali spese non ricomprese tra quelle indicate dal precedente art. 3, lett. b), che, per la particolare natura delle prestazioni o forniture richiedono il pagamento in contanti, è affidata all economo con apposito atto dell organo esecutivo o del responsabile del servizio la gestione di specifiche anticipazioni. 2. Tali fondi saranno imputati all apposito conto del servizio proponente o specifico, per cui, in questo caso la funzione dell Economo sarà limitata alla materiale riscossione della somma liquidata, al pagamento del fornitore, al ritiro e verifica della relativa documentazione ed alla presentazione del rendiconto al servizio finanziario. 3. L economo è tenuto, per ogni singolo fondo, a redigere un apposito rendiconto contabile da sottoporre successivamente all approvazione dell organo esecutivo. 4. I fondi economali di cui al presente articolo sono utilizzati entro il termine dell esercizio finanziario di costituzione. Art. 8 Ordinazione di spese 1. L economo, prima di effettuare ogni singola spesa, dovrà accertare che la stessa trovi capienza nella disponibilità risultante dalla relativa deliberazione. 2. I pagamenti saranno effettuati previa ricevuta/fattura delle spese sostenute. Art. 9 Servizi speciali dell economo. 1. Oltre alla funzione contabile l economo provvede ai seguenti servizi,

5 eventualmente in collaborazione con altri uffici: a) E consegnatario del mobilio e degli oggetti vari che costituiscono l arredamento degli uffici quali risultano dall inventario dei mobili, degli arredi e suppellettili, ecc. dell ufficio e provvede a contrassegnare il materiale stesso con numeri di riferimento agli inventari. E pure consegnatario di tutti i beni mobili ed attrezzi destinati ad uffici e servizi dei quali non si sia nominato uno speciale consegnatario. L economo sorveglia tutti gli altri consegnatari del mobilio e del materiale vario. Egli compila gli inventari dei beni mobili e collabora con l ufficio eventualmente tenuto alla compilazione e alla revisione degli inventari generali dei quali è depositario e responsabile. b) Provvede alla ordinazione delle forniture (provviste di cancelleria e varie) dopo averne accertata la convenienza in rapporto alla qualità, al prezzo della merce e, previo esame dei cataloghi, sottoponendo i relativi preventivi all approvazione del Responsabile del Servizio economico-finanziario. Le ordinazioni di provviste e forniture varie vengono fatte dall economo su analoghe richieste dei vari uffici ed approvate dal dall organo competente secondo l ordinamento dell ente. Spetta all economo controllare, all arrivo, il materiale ordinato con i buoni di ordinazione e di questi deve costantemente conservare la matrice per il debito controllo. Nel caso, ne contesta per iscritto la regolarità, dandone nel contempo notizia al servizio finanziario. c) E depositario di oggetti smarriti e rinvenuti che venissero depositati nell Ufficio dell Ente, secondo le norme e le procedure previste dagli articoli 927 e seguenti del codice civile. Organizza il servizio di individuazione, numerazione e registrazione in apposito registro degli oggetti ritrovati. Cura la procedura, fino alla restituzione od alla loro alienazione, se non reclamati dal proprietario o dal ritrovatore, comunque secondo apposito regolamento da adottare. d) E gestore di aziende, lavori e servizi che venissero tenuti in economia e in tale qualità dirige, sorveglia, fa acquisti e pagamenti, riscuote i proventi dei servizi ecc., nei limiti e secondo le norme dei speciali regolamenti da deliberarsi per ogni singolo servizio e in conformità delle norme generali che li regolano. e) Proventi speciali. Spetta all economo la riscossione dei diritti di segreteria e di stato civile, nonché il versamento in tesoreria dei detti proventi nei modi e termini previsti dal Regolamento di Contabilità. f) Tiene il registro di carico e scarico dei bollettari, blocchetti, ecc. inerenti a servizi che l amministrazione istituisce e da cui derivano, all Ente, entrate. g) Altri servizi. In aggiunta a quelli accennati, potranno essere determinati altri servizi che siano passibili di gestione in economia e da affidarsi all economo previa approvazione degli atti di legge. 2. Per la regolare tenuta degli inventari, nonchè per le responsabilità inerenti a

6 questo e ad ogni altro servizio, si applicano le norme stabilite dalle leggi in materia. Art. 10 Magazzini economali La conservazione e distribuzione dei materiali approvvigionati dal servizio di economato avviene sotto la responsabilità dell economo e dei dipendenti consegnatari, responsabili a loro volta, della quantità dei materiali e della loro buona conservazione. Detti dipendenti devono curare la presa in consegna dei materiali, effettuando annualmente le opportune verifiche quantitative e qualitative e l ordinata collocazione degli stessi, affinché si possa facilmente provvedere alla movimentazione e al controllo. Per i materiali resisi inutilizzabili, sarà proposta, da parte degli addetti, la dichiarazione di inservibilità, per l eventuale alienazione e/o rottamazionedistruzione: Art. 11 Consegnatari dei beni I consegnatari sono i preposti agli uffici e ai servizi presso i quali i beni sono situati. I consegnatari sono responsabili, anche in ordine a quanto stabilito dall art. 9, della gestione dei beni ricevuti, sino a quando abbiano ricevuto regolare discarico. Ogni variazione del consegnatario dovrà essere segnalata all economo per la registrazione nell inventario. L economo sorveglia sulla conservazione dei beni assegnati agli uffici e servizi, o ceduti temporaneamente a terzi, segnalando all amministrazione tutte le irregolarità, perdite o deterioramenti. Art. 12 Oggetti e materiali fuori uso La dichiarazione dello stato fuori uso di un bene aspetta all Amministrazione, su proposta dell Economo, che, a seguito di apposita stima, ne propone la vendita o la distruzione in rapporto allo stato di conservazione dei medesimi. All alienazione dei mobili fuori uso si provvede, su proposta dell economo, ai sensi delle vigenti norme di legge e regolamenti.

7 I beni dichiarati fuori uso sono eliminati dall inventario con apposito verbale. Art. 13 Responsabilità dell economo 1. L economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazioni, sino a che non abbia ottenuto regolare discarico. 2. Esso è soggetto agli obblighi imposti ai depositari dalle leggi civili ed è personalmente responsabile della regolarità dei pagamenti. Art. 14 Controllo del servizio di economato 1. Il controllo del servizio di economato spetta al Segretario dell Ente. 2. Il servizio di economato sarà soggetto a verifiche ordinarie trimestrali da parte dell organo di revisione economico-finanziaria dell Ente, ai sensi dell art. 223 del D.Lgs 267/2000. L amministrazione potrà prevedere autonome verifiche di cassa. 3. All uopo l economo dovrà tenere aggiornata in ogni momento la situazione di cassa con la relativa documentazione e i documenti giustificativi delle entrate e delle spese. 4. In caso di ritardo nella presentazione periodica del conto documentato da parte dell economo, il Segretario dell Ente lo fa compilare d ufficio, promuovendo, se del caso, le relative sanzioni a carico. 5. Si provvederà a verifica straordinaria di cassa a seguito di mutamento definitivo della persona dell Economo. In caso di sua momentanea assenza, anche per congedi ordinari, il Segretario comunale provvede a nominare un sostituto e al passaggio delle consegne. Art. 15 Custodia valori e coperture assicurative L Amministrazione provvede all installazione nei locali adibiti al servizio di attrezzature e di sistemi necessari per la custodia e conservazione dei valori affidati all economo. Provvede altresì ad assicurare detti valori contro i rischi di furto e rapina, successi anche in occasione di atti di terrorismo, scioperi, tumulti popolari, sommosse anche nei tragitti dalla sede del servizio alla Tesoreria o altri uffici e servizi esterni e viceversa, nonché durante le operazioni di pagamento eseguite presso l ufficio economato.

8 Art. 16 Indennità per maneggio valori All Economo verrà corrisposta un indennità per maneggio valori fissata in sede di contrattazione decentrata integrativa ai sensi dei vigenti contratto collettivi regionali comparto unico. Art. 17 Sanzioni civili e penali 1. A prescindere dalle responsabilità penali nelle quali possa incorrere l economo, esso è soggetto oltre che alle generali responsabilità dei dipendenti dell Ente a tutte quelle particolari responsabilità previste dalle vigenti leggi per i contabili. Art. 18 Disposizioni finali Per quanto non è previsto nel presente regolamento si applicheranno le norme contenute nel D.L.vo n.267/2000 Ordinamento delle Autonomie Locali, nello statuto e nel Regolamento di Contabilità od ogni altra disposizione regolamentare o di legge. Art. 19 Entrata in vigore del regolamento economale Il presente regolamento entra in vigore a seguito della esecutività del provvedimento di adozione.