Comunicazioni Obbligatorie

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1 Progetto Servizi innovativi per l incontro tra domanda e offerta di lavoro 2 PON Governance e Azioni di Sistema Obiettivo Convergenza (FSE) Obiettivo specifico 1.1. Comunicazioni Obbligatorie a cura di Tiziana Lang Ultimo aggiornamento 30/07/2013 Comunicazioni obbligatorie 1

2 INDICE 1. Le Comunicazioni Obbligatorie I soggetti obbligati e i soggetti abilitati Governance del sistema delle comunicazioni obbligatorie Il ruolo dei soggetti istituzionali Il Sistema delle CO: funzionamento I Sistemi Informativi Regionali (SIR) e l'accentramento Gli standard tecnologici del sistema delle CO 7 6. La modulistica delle comunicazioni obbligatorie 7 7. Le C.O.: un esempio di uso statistico degli archivi amministrativi 8 Comunicazioni obbligatorie 2

3 1. LE COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE Introdotte dalla Legge 27 dicembre 2006, n.296 (Legge Finanziaria) art. 1 commi da 1180 a 1185, le comunicazioni obbligatorie (C.O.) costituiscono la base informativa di quell insieme unitario e omogeneo di dati relativi ai contratti di lavoro, utili a garantire il monitoraggio del mercato del lavoro subordinato previsto dall art. 17 del D.lgs. 276/2003 grazie alla realizzazione di una base statistica omogenea e condivisa tra amministrazioni ed enti a livello centrale e locale. Il decreto interministeriale 30 ottobre 2007 rende obbligatorio l invio delle C.O. per via telematica a partire dall 11 gennaio 2008 (in via transitoria) e dal 1 marzo 2008 in via definitiva. Dal 2008 pertanto il sistema informatico di invio delle CO, grazie a un unico modello elettronico, sostituisce le modalità di comunicazione precedentemente utilizzate dalle aziende che inoltravano le comunicazioni cartacee relative ai contratti di lavoro ai Centri per l impiego, all'inps, all'inail e al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Le comunicazioni obbligatorie riguardano tutte le instaurazioni, trasformazioni, proroghe e cessazioni di rapporti di lavoro. E il Ministero del Lavoro che inoltra le comunicazioni ricevute dai datori di lavoro all Inps, all Inail e alle altre forme previdenziali sostitutive o esclusive, nonché alla Prefettura. Il sistema delle CO è stato realizzato al fine di: semplificare le procedure amministrative per le imprese (una comunicazione unica e riduzione degli oneri economici) rendere il servizio più trasparente per assicurare maggiore semplicità del sistema e facilitare l accesso a imprese e lavoratori integrare gli archivi informatici dei diversi enti interessati al fine di dare risposta alle esigenze dei cittadini e delle imprese in modo più efficiente velocizzare il flusso di informazioni grazie all informatizzazione dei dati (riduzione dei tempi e degli sprechi) poter contare su dati unitari grazie alla definizione di standard informatici e statistici (dizionari terminologici, regole tecniche). Nell ambito del sistema delle comunicazioni obbligatorie on-line, le Regioni assumono un ruolo fondamentale in quanto le comunicazioni devono essere inviate al servizio competente nel cui ambito territoriale è ubicata la sede di lavoro e da questo riversate nel sistema nazionale. Per usufruire dei servizi informatici delle CO, i soggetti obbligati ed abilitati si devono registrare, ai fini del riconoscimento, secondo le modalità indicate da ciascuna Regione e Provincia Autonoma. Il sistema delle comunicazioni obbligatorie, quindi, si basa su un insieme di informazioni e dizionari standard utilizzati in modo uniforme in tutto il Paese: Modelli per la rilevazione dei dati Dizionari terminologici di riferimento per la classificazione delle informazioni Modalità tecnologiche per lo scambio dei modelli telematici inviati da datori di lavoro (o loro delegati). La funzionalità del sistema è garantita dall aggiornamento costante degli standard secondo regole pre-definite concordate tra MLPS e Regioni e Province Autonome (l ultimo adeguamento del sistema applicativo c è stato con il DM ). Comunicazioni obbligatorie 3

4 2. I SOGGETTI OBBLIGATI E SOGGETTI ABILITATI Sono tenuti a presentare le comunicazioni obbligatorie attraverso le modalità previste dal sistema informatico: i datori di lavoro privati, esclusi i datori di lavoro domestici e gli armatori le pubbliche amministrazioni gli enti pubblici economici le agenzie di somministrazione. I datori di lavoro sopra citati possono altresì rivolgersi per l inoltro delle CO ai seguenti soggetti abilitati a presentare le comunicazioni obbligatorie: consulenti del lavoro servizi competenti che inseriscono d'ufficio la comunicazione dottori commercialisti avvocati e procuratori legali associazioni di categoria periti commerciali ragionieri associazioni di categoria dei datori di lavoro agricoli soggetti autorizzati all'attività di intermediazione promotori di tirocini consorzi e gruppi di imprese periti agrari e agrotecnici Come anticipato sia i soggetti obbligati sia quelli abilitati devono accreditarsi al sistema delle CO per poter accedere al servizio e inviare la comunicazione. Le modalità di accreditamento sono indicate dalla Regione o Provincia Autonoma dove è situata la sede di lavoro (le agenzie di somministrazione devono dare riferimento all ubicazione delle sedi operative). Il modulo per la comunicazione informatizzata è standard per tutto il territorio nazionale. L obbligo di trasmissione telematica non si applica ai datori di lavoro domestico, che possono trasmettere i moduli anche con modalità diverse, infatti, la comunicazione va indirizzata direttamente al servizio competente ove è ubicata la sede di lavoro. 3. GOVERNANCE DEL SISTEMA DELLE COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE I soggetti istituzionali che partecipano alla governance del sistema delle CO, e sono quindi interessati a ricevere la comunicazione, sono: i Centri per l impiego dove è situata la sede di lavoro i Servizi regionali le singole Direzioni Territoriali del Lavoro, le Direzioni Regionali del Lavoro e il Ministero del Lavoro nel suo complesso gli Enti previdenziali (Inps, Inail) e gli Uffici Territoriali di Governo (Prefetture). Ciascuno dei soggetti istituzionali citati svolge un ruolo fondamentale nel funzionamento del sistema. Tale ruolo deve essere reso noto anche ai soggetti abilitati che con una sola comunicazione adempiono a tutti gli obblighi previsti nei casi di instaurazione, trasformazione, proroga e cessazione del rapporto di lavoro, ma al Comunicazioni obbligatorie 4

5 contempo devono sapere a quale dei soggetti istituzionali fare riferimento nella gestione delle diverse fasi del rapporto di lavoro. 3.1 Il ruolo dei soggetti istituzionali Centri per l impiego: sono i servizi competenti ; ricevono le comunicazioni esclusivamente mediante il nodo di coordinamento del sistema informatico della Regione o Provincia autonoma sul cui territorio sono ubicati. Servizi informatici delle Regioni: inviano, nel rispetto delle regole di cooperazione applicativa, tutte le comunicazioni al nodo di coordinamento nazionale presso il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali: condivide le informazioni relative ai rapporti di lavoro comunicati dai datori di lavoro e dai soggetti abilitati con le direzioni territoriali del lavoro (DTL) attraverso i propri servizi di rete interna, nonché con gli ispettorati del lavoro ubicati presso le Regioni e Province Autonome che hanno regionalizzato tali funzioni attraverso il sistema. 4. Il SISTEMA DELLE CO: FUNZIONAMENTO Gli utenti del Sistema delle CO (soggetti obbligati e soggetti abilitati) devono autenticarsi mediante le piattaforme indicate dalle Regioni e dalle Province autonome (disponibili in sistemi informativi regionali). Una volta inserite le proprie credenziali di accesso l utente è indirizzato verso un'area riservata dove gli vengono erogati i servizi relativi alla propria tipologia di utenza: a. nel caso di utenti del Ministero del Lavoro, delle Regioni e Province Autonome, dei Centri per l'impiego visualizzazione delle CO inviate dai soggetti obbligati e abilitati, e dalle agenzie di somministrazione; gestione delle utenze (ad es: creazione/modifica dati di accesso, disabilitazione di un utente, ecc.). b. nel caso dei soggetti obbligati e abilitati: possibilità di accedere alle varie funzionalità di inoltro delle comunicazioni obbligatorie.i datori di lavoro e i soggetti abilitati possono inoltrare le comunicazioni attraverso:la compilazione di apposite maschere web aderenti ai modelli; l'upload di file.zip contenenti più comunicazioni (formato XML). Il sistema delle CO consente a datori di lavoro e soggetti abilitati la possibilità di comunicare anche le seguenti variazioni delle comunicazioni inoltrate: rettifica proroga cessazione trasformazione annullamento. Il servizio informatico rilascia una ricevuta elettronica che certifica l avvenuta presa in carico della comunicazione da parte del sistema. Detta ricevuta riporta sia il codice della comunicazione sia la data di comunicazione certificata dal sistema (così come previsto dalla legge) che fa fede relativamente alla documentazione dell adempimento di legge, salvo prova di falso. Comunicazioni obbligatorie 5

6 Le CO una volta inserite nel sistema sono inoltrate all XML Repository e alla porta di dominio nazionale (presso il Ministero del lavoro e delle politiche sociali) per l immediato trasferimento ai sistemi informativi di tutti i soggetti competenti: enti previdenziali, altri sistemi regionali, altri soggetti interessati. Le comunicazioni inoltrate dai soggetti obbligati e abilitati sono raccolte ed archiviate in un data base XML Repository dove possono essere consultate dai vari soggetti abilitati (Centri per l impiego, Province, Regioni, Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali) nell ambito delle rispettive competenze e con riferimento alla visibilità loro concessa sui dati. La banca dati verrà utilizzata dal Ministero per statistiche in tempo reale sull andamento delle comunicazioni e per la storicizzare i dati. Per snellire le procedure amministrative il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali mette a disposizione il servizio accentramento invio comunicazioni ai datori di lavoro e ai soggetti abilitati che operano su due o più regioni. 5. I SISTEMI INFORMATIVI REGIONALI (SIR) E L ACCENTRAMENTO Date le specifiche modalità di registrazione, ciascuna Regione e Provincia Autonoma identifica, ai sensi della normativa vigente, i soggetti obbligati ed abilitati di cui sopra attivi sul proprio territorio e raccoglie i seguenti dati minimi: Codice fiscale, ragione sociale, sede legale del datore di lavoro o del soggetto abilitato; autocertificazione dei titoli che autorizzano il soggetto abilitato ad agire per conto del datore di lavoro; informativa sul trattamento dei dati personali. I soggetti obbligati ed abilitati autocertificano i dati trasmessi impegnandosi a comunicare tempestivamente alla Regione ogni variazione intervenuta. Le Regioni devono assicurare a tutti i soggetti obbligati e abilitati l'accesso ai servizi informatici, da un unico punto in ciascuna regione. La comunicazione obbligatoria effettuata ai Centri per l'impiego, ai sensi del decreto interministeriale 30 ottobre 2007, è valida anche nei confronti degli Enti previdenziali e assistenziali, degli Ispettorati del lavoro e del Ministero degli Interni - nel caso di comunicazione relativa a lavoratori immigrati. Per quanto concerne i datori di lavoro che sono dislocati su più territori (ossia che hanno sede legale, o sede di lavoro o sedi operative situate in due o più Regioni), comprese le agenzie di somministrazione, questi hanno la possibilità di accentrare l invio delle comunicazioni presso un solo Sistema Informativo Regionale (nodo regionale) scelto fra quelli delle Regioni dove sono ubicate le loro sedi. La scelta è indipendente dal numero di sedi di lavoro gestite a livello nazionale. Anche i consulenti del lavoro, in quanto soggetti abilitati, possono scegliere per l accentramento verso un solo SIR. La scelta dell accentramento deve essere comunicata dai datori di lavoro e dai soggetti abilitati al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali avendo cura di specificare il SIR prescelto, secondo le seguenti modalità: compilazione on line del modulo (form) relativo alla Comunicazione di accentramento; invio tramite fax (848/800363) della Comunicazione di accentramento auto-generatasi nel momento della compilazione del modulo on line di cui sopra debitamente sottoscritto, unitamente ad una copia del documento di identità del dichiarante. Comunicazioni obbligatorie 6

7 Il Ministero del lavoro ha istituito un servizio di assistenza tecnica on line al quale è possibile rivolgersi nel caso in cui si riscontrassero problemi tecnici nella compilazione del modello e nell invio della certificazione. 5.1 Gli standard tecnologici del sistema delle CO La modalità attraverso cui le comunicazioni obbligatorie raggiungono i destinatari è definita secondo standard tecnologici per lo scambio di informazioni. Il sistema di comunicazione adottato dalle Comunicazioni obbligatorie è definito dal Codice dell Amministrazione Digitale che fissa i criteri generali ai quali i vari attori devono adeguarsi. Il Ministero del Lavoro e le Regioni hanno definito una modalità cooperativa dei loro sistemi che da un lato garantisce la corretta connessione fra i vari nodi regionali e, dall altro, offre una serie di agevolazioni per i datori di lavoro. Es: nell accentramento delle comunicazioni, grazie al canale di cooperazione concordato tra Ministero e Regioni, il nodo che riceve la CO da parte dell impresa multi-localizzata, la invia ai nodi competenti (SIR delle altre regioni in cui l impresa ha delle sedi) attraverso il Nodo di Coordinamento Nazionale gestito dal Ministero del Lavoro. Con questo sistema l impresa/datore di lavoro multilocalizzato riceve il vantaggio di non dover imputare le CO relative alle sue diverse sedi in ciascun SIR regionale di riferimento. 6. LA MODULISTICA DELLE COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE Sono presenti i seguenti moduli: a) modulo Unificato LAV: destinato ai datori di lavoro, pubblici e privati, di qualsiasi settore. Attraverso questo modulo i datori di lavoro (ad eccezione delle agenzie di somministrazione per quanto concerne i rapporti di somministrazione dei propri lavoratori) comunicano direttamente o tramite i soggetti abilitati da loro prescelti: l assunzione di lavoratori la proroga di contratti a t.d. la trasformazione di contratti da t.d. a t.i. la cessazione dei rapporti di lavoro il distacco e il trasferimento dei lavoratori. b) modulo Unificato SOMM: questo modulo deve essere compilato dalle agenzie per il lavoro e vale per tutte le tipologie di rapporti di somministrazione: avvio di rapporto di lavoro - non contestuale alla missione; avvio di rapporto di lavoro - contestuale alla missione; trasformazione di rapporto di lavoro - in costanza di missione; trasferimento del lavoratore in costanza di missione; cessazione di rapporto di lavoro contestuale alla missione cessazione di rapporto di lavoro in assenza di missione cessazione anticipata della missione. c) modulo Unificato VARDATORI: si tratta del modulo che deve essere utilizzato dai datori di lavoro per comunicare le eventuali variazioni della ragione sociale dell azienda e i trasferimenti d azienda o di ramo d azienda. Deve essere inviato al SIR presso cui il datore di lavoro è registrato. Comunicazioni obbligatorie 7

8 d) modulo Unificato URG: da utilizzare nei casi di assunzione urgente di lavoratori dovuta a esigenze produttive (questa CO deve essere completata dal datore di lavoro/soggetto abilitato con l'invio del Modulo Unificato LAV di cui al presente elenco, entro il primo giorno utile successivo all inoltro dell Unificato URG). e) modello per la Comunicazione semplificata da utilizzare nei casi di CO per assunzioni d urgenza nel settore del turismo in caso di esigenze produttive incombenti. La comunicazione deve essere completata entro i 3 gg successivi alla data di instaurazione del rapporto di lavoro, mediante l invio del Modulo Unificato LAV. La denuncia di assunzione di colf e badanti deve essere effettuata all INPS, accedendo all'apposito sito. 7. LE C.O.: UN ESEMPIO DI USO STATISTICO DEGLI ARCHIVI AMMINISTRATIVI Dall inizio del 2008, il Sistema delle Comunicazioni Obbligatorie è andato ad arricchire il sistema delle informazioni su cui gli analisti si basano per studiare i fenomeni che muovono il mercato del lavoro (le indagini campionarie dell ISTAT e degli altri soggetti del Sistan, gli archivi sulle aziende inserite nel sistema ASIA, i dati degli archivi INPS). I dati amministrativi desumibili dal Sistema informativo delle CO restituiscono indicazioni significative sulla dinamica temporale dei rapporti di lavoro attivati e cessati, così come sui lavoratori interessati. La raccolta di informazioni sulle caratteristiche dei lavoratori (quali, ad esempio, età e sesso), sulle sedi di lavoro e sui settori di attività prevalenti dei datori di lavoro, nonché sulla forma giuridica dei rapporti di lavoro e sulla relativa durata al momento della cessazione consente di osservare l evoluzione temporale delle principali caratteristiche della domanda di lavoro dipendente e parasubordinato a livello nazionale e locale. L uso del dato amministrativo per l analisi dei fenomeni del mercato del lavoro risulta vantaggiosa da un lato per ridurre i costi delle indagini (e il disturbo sui rispondenti alle indagini statistiche), dall altro per integrare il dettaglio di informazioni delle indagini campionarie degli enti statistici. Il sistema delle comunicazioni obbligatorie si presta ad essere utilizzato come fonte per lo studio del mercato del lavoro in quanto: rappresenta fenomeni economici; fornisce informazioni di base alla collettività; costruisce quadri cognitivi utili per le decisioni dei policy makers. E da sottolineare che il numero di comunicazioni è un dato che ha valore nell ambito del monitoraggio del Sistema CO, ma non in ambito di analisi del mercato del lavoro. Il Sistema delle CO riporta dati di flusso da cui è possibile estrapolare, come detto, indicazioni riguardanti le dinamiche del mercato del lavoro dal punto di vista della domanda, dell offerta e delle tipologie contrattuali utilizzate. E possibile quindi osservare solo gli aspetti dinamici del mercato del lavoro, mentre non è possibile dare informazioni sullo stock di domanda e offerta in uno specifico momento. Le informazioni offerte dal sistema delle CO si prestano pertanto a integrare le indagini campionari dell ISTAT sulla forza lavoro. È importante sottolineare che i dati delle CO mostrano le incongruenze e le incoerenze tipiche del dato amministrativo (relativamente a una stessa comunicazione o a più comunicazioni riferite allo stesso rapporto Comunicazioni obbligatorie 8

9 di lavoro). Infatti, il Sistema gestisce le specificità del processo amministrativo al fine di ricostruire cronologicamente le informazioni contenute nelle CO che possono essere riferite ad eventi passati o futuri, che possono essere annullate o rettificate, che possono contenere incongruenze o semplicemente pervenire in ritardo. Del resto, anche gli eventi oggetto di comunicazione, relativi ad uno stesso rapporto lavorativo, possono risultare parziali rispetto alle vicende del rapporto stesso, poiché il sistema riguarda dati di flusso a partire da una data fissa a prescindere da uno stock di riferimento. Il data warehouse del Ministero può essere utilizzato per avere: statistiche su andamento C.O. storicizzazione dei dati. Dai dati disponibili si ricavano indicazioni sulle dinamiche del mercato del lavoro per: lavoratori dipendenti datori di lavoro tipologie contrattuali Comunicazioni obbligatorie. Da notare, come sopra accennato, che il numero di rapporti di lavoro attivati non coincide esattamente con il numero di lavoratori interessati dalle nuove attivazioni poiché un determinato trimestre, un lavoratore potrebbe aver contratto più di un rapporto di lavoro, così da determinare un numero complessivo di rapporti attivati superiore al numero dei lavoratori coinvolti. La misura della frammentazione del mercato del lavoro è osservabile nel confronto tra nuovi rapporti di lavoro attivati e lavoratori interessati dalle nuove attivazioni: quanto più i due valori si discostano, tanto più il mercato del lavoro è segmentato sotto il profilo della continuità contrattuale. Il sistema delle CO pertanto è in grado di monitorare tutte le informazioni che riguardano la formazione e la vita lavorativa dei cittadini (dalla ricerca della prima occupazione, all ingresso nel mercato del lavoro, fino alla pensione). A titolo esemplificativo, nel 2012 il Rapporto sulle CO ha evidenziato come si osservi, in coincidenza con la crisi economica, un ricorso crescente a forme contrattuali a termine e di breve durata. Nel medesimo periodo, inoltre, le CO rilevano come le professioni dei rapporti di lavoro attivati sono per lo più professioni poco qualificate. Per la componente maschile, ad es.: bracciante agricolo (13,4%), cameriere e assimilati (6,1%), manovali e personale non qualificato nell edilizia (5,1%). Per la componente femminile: cameriere e assimilate (9,7%), braccianti agricole (9,6%), insegnanti scuola materna (6,7%), Commesse e assimilate (5,7%). Ma sono diverse le informazioni di dettaglio che possono essere desunte dal Sistema delle CO come visto. Il Ministero del lavoro realizza report trimestrali e annuali sull andamento delle CO a partire dal 2010 resi disponibili sul sito istituzionale e su Cliclavoro. Comunicazioni obbligatorie 9