Checklist di Controllo di Primo Livello. Il flusso dei controlli di primo livello

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1 Checklist di Controllo di Primo Livello Esistono 3 tipologie di Checklist: 1. Checklist per la procedura di selezione ( PEP); 2. Checklist di controllo desk sull'attuazione di un intervento/progetto ( CONTROLLO PRIMO LIVELLO DESK); 3. Checklist di pre-certificazione della spesa ( PRECERTIFICAZIONE). Le checklist implementate sono differenti a seconda della categoria di operazione a cui un intervento/selezione appartiene. Pertanto sono presenti delle checklist per gli interventi di Appalti di Lavori, Acquisizione di Beni e Servizi, Aiuti. Il flusso dei controlli di primo livello Il flusso dei controlli di primo livello è così strutturato: 1. Verifica della procedura di selezione a. la verifica della procedura viene effettuata mediante compilazione della PEP; b. la verifica viene fatta una sola volta su tutta la procedura; c. e buona prassi, ma non bloccante, che la verifica debba avvenire prima dell attivazione di un qualsiasi intervento della procedura. Anche se il processo di verifica della procedura è in itinere, il Sistema Informatico non attua alcun blocco sulle procedure di richieste contabili (impegno e/o spese). Qualora siano operate richieste contabili e il successivo esito della verifica della Procedura di Selezione sia NEGATIVO, sarà cura del Responsabile di Linea attuare gli opportuni correttivi del caso (revoca impegno e/o eventuale recupero delle somme). 2. Verifica di primo livello DESK: a. la verifica avviene mediante compilazione della CONTROLLO PRIMO LIVELLO DESK; b. gli estremi della checklist vanno indicati su ogni successiva richiesta di liquidazione se la fase è stata espletata con esito positivo; c. la verifica, normalmente, viene effettuata una sola volta durante la vita dell intervento e comunque prima della certificazione della spesa; d. ogni qualvolta succedono degli eventi che modificano l intervento (es. varianti) la checklist va ricompilata, da questo momento in poi, nelle liquidazioni successive devono essere indicati gli estremi della nuova checklist DESK compilata (nuova versione); Anche se il processo di verifica DESK è in itinere, il Sistema Informatico non attua alcun blocco sulle procedure di richieste contabili (impegno e/o spese). Qualora siano operate richieste contabili e il successivo esito della verifica DESK sia NEGATIVO, sarà cura del Responsabile di Linea attuare gli opportuni correttivi del caso. 1

2 3. Verifica della spesa prima della certificazione: a. la verifica avviene mediante la compilazione della PRECERTIFICAZIONE; b. la verifica viene effettuata su ogni movimento; c. la verifica è bloccante ai fini della certificazione; d. propedeutiche alla precertificazione sono le checklist PEP e DESK a cura dei controllori di primo livello e di liquidazione/verifica rendicontazione del Beneficiario, compilate dal Responsabile di Linea. Operatività sul sistema di monitoraggio SIURP In questo paragrafo verrà illustrato come operare sul sistema locale di monitoraggio. 1. VERIFICA DELLA PROCEDURA SELEZIONE Per compilare la prima checklist (punto 1 paragrafo precedente PEP) bisogna andare nel sotto sistema PROCEDURA AD EVIDENZA PUBBLICA. Effettuare la ricerca della procedura desiderata ed entrare nel dettaglio. Prima di procedere con il controllo è necessario verificare il corretto censimento della tipologia di operazione (Servizi/Beni/Appalti, ecc.) in quanto la checklist da compilare dipende da questo parametro. Verificata la correttezza si può procedere con l attività di controllo. Si procede nel seguente modo: 1. cliccare nell apposito tab 2. selezionare (se non già presente) la checklist da compilare e cliccare sul tasto associa ; 3. compilare la checklist; 4. a controllo terminato chiudere la checklist con l apposito link. Una volta compilata e chiusa, la checklist, non potrà essere più modificata; il sistema mostrerà un numero di riferimento che, all occorrenza, andrà indicato nei successivi processi di controllo. 2. VERIFICA PRIMO LIVELLO DESK Per compilare la terza checklist (punto 3 paragrafo precedente CONTROLLO PRIMO LIVELLO DESK) bisogna andare nel sotto sistema GESTIONE INTERVENTI. Una volta entrati effettuare la ricerca dell intervento desiderato e andare nel dettaglio. 2

3 E necessario verificare il corretto censimento della tipologia di operazione (Servizi/Beni/Appalti, ecc.) in quanto la checklist da compilare dipende da questo parametro. Verificata la correttezza si può procedere con l attività di controllo, altrimenti è necessario chiedere al servizio helpmonit (helpmonit@regcal.it) la modifica della tipologia di operazione. Entrare nella sezione PISTA CONTROLLO, se non già presente, aggiungere una fase Controlli di PRIMO LIVELLO DESK e cliccare sul tasto SALVA. Cliccare sulla fase Controlli di PRIMO LIVELLO DESK e aggiungere una nuova attività (click su AGGIUNGI ATTIVITA ) con tipologia scegliendo dal menu a tendina Attività: la voce Controllo di primo livello DESK. Nel campo note indicare il tipo di attività di controllo (es. Controllo DESK); compilati i campi cliccare sul tasto SALVA. A questo punto è necessario cliccare sul tasto AVANZAMENTO della dimensione procedurale, selezionare l attività di controllo appena inserita e procedere con la compilazione secondo quanto indicato nella guida operativa inviata per e presente sul sistema. Una volta chiusa la checklist non è più modificabile; eventuali variazioni e/o modifiche possono essere apportate creando una nuova versione della checklist ripetendo la procedura appena descritta. 3. VERIFICA DELLA SPESA PRIMA DELLA CERTIFICAZIONE Le suddette procedure dovranno essere applicate a tutte le operazioni non concluse. Ruoli coinvolti e relative competenze Le tabelle sotto riportate individuano i ruoli e le responsabilità nella compilazione delle checklist. Progetti a Titolarità Progetti a Regia PEP CONTROLLO PRIMO LIVELLO DESK LIQUIDAZIONE RdL RdL PRECERTIFICAZIONE Progetti a Titolarità - SANATORIA Progetti a Regia - SANATORIA PEP CONTROLLO PRIMO LIVELLO DESK LIQUIDAZIONE RdL RdL LIQUIDAZIONE IN SANATORIA 3

4 Check list per trasferimento fondi eseguiti da PEP Progetti I Fase e/o spese operate da Procedura di Selezione RdL 4. VERIFICA DELLA LIQUIDAZIONE Per compilare la checklist ( LIQUIDAZIONE) bisogna andare nel sotto sistema GESTIONE INTERVENTI. Effettuare la ricerca dell intervento desiderato e entrare nel dettaglio. E necessario verificare il corretto censimento della tipologia di operazione (Servizi/Beni/Appalti, ecc.) in quanto la checklist da compilare dipende da questo parametro. Verificata la correttezza si può procedere con l attività di controllo, altrimenti è necessario chiedere al servizio helpmonit (helpmonit@regcal.it) la modifica della tipologia di operazione. O SPESE INSERITE NEL SISTEMA MONITORAGGIO PRIMA DELL ENTRATA IN VIGORE DELLE NUOVE. Per tutte le spese che si trovano in questa casistica è necessario operare in sanatoria. Entrare nella sezione PISTA CONTROLLO, se non già presente, aggiungere una fase Controlli di PRIMO LIVELLO DESK e cliccare sul tasto SALVA. Cliccare sulla fase Controlli di PRIMO LIVELLO DESK e aggiungere una nuova attività (click su AGGIUNGI ATTIVITA ) con tipologia scegliendo dal menu a tendina Attività: la voce Controllo di primo livello DESK Spese (sanatoria). Nel campo note indicare il tipo di attività di controllo (es. controllo spese in sanatoria); compilati i campi cliccare sul tasto SALVA. A questo punto è necessario cliccare sul tasto AVANZAMENTO della dimensione procedurale, selezionare l attività di controllo appena inserita e procedere con la compilazione secondo quanto indicato nella guida operativa inviata per e presente sul sistema. L attività è a cura del Controllore di Primo Livello (si veda tabelle di riepilogo pag. 3 e 4). O SPESE INSERITE NEL SISTEMA MONITORAGGIO DOPO L ENTRATA IN VIGORE DELLE NUOVE. Per le richieste di liquidazione attivate dopo l entrata in vigore delle nuove checklist il sistema propone automaticamente la nuova checklist di liquidazione. Per la fase di richiesta liquidazione il sistema obbliga l utente a compilare la checklist di liquidazione presente nell attività di Richiesta Liquidazione. La compilazione avviene secondo le modalità descritte nel manuale operativo. 4

5 O Una volta chiusa la checklist non è più modificabile. In caso di errore è necessario procedere con l annullamento della liquidazione e ripetere l operazione. L attività è a cura del Responsabile di Linea (si veda tabelle di riepilogo pag. 3 e 4). INTERVENTI PRIMA FASE E/O CON LIQUIDAZIONI OPERATE DA PROCEDURA ATTIVAZIONE/SELEZIONE. Le spese che rientrano in questa casistica vanno trattate con la stessa procedura descritta nel caso di spese in sanatoria. Entrare nella sezione PISTA CONTROLLO, se non già presente, aggiungere una fase Controlli di Gestione e cliccare sul tasto SALVA. Cliccare sulla fase Controlli di Gestione e aggiungere una nuova attività (click su AGGIUNGI ATTIVITA ) con tipologia scegliendo dal menu a tendina Attività: la voce Check list per trasferimento fondi eseguiti da PEP. Nel campo note indicare il tipo di attività di controllo (es. controllo spese in sanatoria); compilati i campi cliccare sul tasto SALVA. A questo punto è necessario cliccare sul tasto AVANZAMENTO della dimensione procedurale, selezionare l attività di controllo appena inserita e procedere con la compilazione secondo quanto indicato nella guida operativa inviata per e presente sul sistema. L attività è a cura del Responsabile di Linea(si veda tabelle di riepilogo pag. 3 e 4). Si precisa, altresì, che la checklist di liquidazione per i progetti a regia o i progetti che prevedono anticipazioni ai Beneficiari fungono da strumento per verificare/controllare la correttezza della rendicontazione della spesa prima della liquidazione del successivo anticipazione/sal/saldo. Detta procedura guida il Responsabile della Linea di Intervento e viene verificata in sede di precertificazione da parte dei controllori. Le rendicontazioni dei Beneficiari che non prevedono ulteriori liquidazioni (ad esempio il saldo viene erogato prima dell effettiva rendicontazione) devono essere controllate mediante l utilizzo della Check list per trasferimento fondi eseguiti da PEP con le modalità indicate nel sotto paragrafo Interventi PRIMA FASE E/O con liquidazioni operate da procedura di attivazione/selezione. 5