PAOLO BRECCIAROLI. Inosservanza delle norme per la redazione del rendiconto e per la tenuta della documentazione contabile: responsabilità

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1 Inosservanza delle norme per la redazione del rendiconto e per la tenuta della documentazione contabile: responsabilità Milano 18 Maggio

2 1 - CONSIDERAZIONI PRELIMINARI (Principi ed istituti condominiali) 1 a) Il condominio Il condominio, in quanto insieme delle parti comuni a servizio di unità immobiliari di proprietà singole, è disciplinato dalle disposizioni riunite sotto il capo secondo, del titolo sette del libro terzo del codice civile, nonché dalle disposizioni di attuazione del codice civile e dalle norme dettate per la comunione in generale (da art a art c.c.). Si aggiungono norme estratte dai codici di procedura civile e penale e dalla normativa complementare. 2

3 1 b) Facoltà dei condomini di intervenire in giudizio Il condominio si configura come un ente di gestione sfornito di personalità giuridica distinta da quella dei singoli condomini per cui l organo rappresentativo unitario, qual é l amministratore, non priva i singoli partecipanti della facoltà di agire a difesa dei diritti esclusivi e comuni inerenti all edificio condominiale con la conseguenza che non sussistono impedimenti a che i singoli condomini, non solo intervengano nel giudizio in cui tale difesa sia stata assunta dall amministratore, ma anche si avvalgano in via autonoma dei mezzi di impugnazione per evitare gli effetti sfavorevoli della sentenza pronunciata nei confronti del condominio rappresentato dall amministratore 3

4 1 c) L amministratore: nomina o revoca L amministratore, quando i condomini sono più di otto, viene nominato dall assemblea. Se la predetta non vi provvede, la nomina è fatta dall autorità giudiziaria su ricorso di uno o più condomini o dell amministratore dimissionario. L indicazione delle generalità, del domicilio e dei recapiti, anche telefonici dell amministratore viene affissa sul luogo di accesso al condominio o sul luogo di maggior uso comune. Viene pure affissa l indicazione delle generalità e dei recapiti, anche telefonici, della persona che svolge funzioni analoghe a quelle dell amministratore. 4

5 L amministratore può essere revocato con delibera assunta in ogni tempo dall assemblea con la maggioranza prevista per la sua nomina (o anche con modalità previste dal regolamento di condominio) 5

6 La revoca può anche essere disposta dall autorità giudiziaria su ricorso di ciascun condomino che, anche singolarmente, può chiedere la convocazione dell assemblea. In caso di mancata revoca da parte dell assemblea, ciascun condomino può rivolgersi all autorità giudiziaria Se la domanda di revoca viene accolta, il condomino ricorrente, per le spese legali, ha titolo alla rivalsa nei confronti del condominio che, a sua volta, può rivalersi nei confronti dell amministratore revocato 6

7 La revoca dell'amministratore è di due tipi, può essere senza giusta causa o con giusta causa. 7

8 La prima (senza giusta causa) può avvenire durante l'incarico con maggioranze uguali a quelle previste per la nomina (metà più uno degli intervenuti in assemblea e almeno metà del valore dell'edificio). La revoca senza giusta causa nel corso del mandato è disciplinata dall'art c.c. che recita:"la revoca del mandato oneroso... obbliga il mandante a risarcire i danni, se fatta prima della scadenza del termine... salvo che ricorra la giusta causa. In tal caso il risarcimento del danno è parametrato all'onorario non più riscosso dall'amministratore revocato. 8

9 La revoca con giusta causa è ricondotta alla presenza di "gravi irregolarità" rilevate dal Giudice su ricorso anche di un solo condomino, oltre che per delibera assembleare. 9

10 1 d) Azione diretta contro l Amministratore L amministratore di condominio configura un ufficio di diritto privato assimilabile al mandato con rappresentanza, con la conseguente applicabilità, nei rapporti tra l amministratore e ciascuno dei condomini delle disposizioni sul mandato 10

11 In caso di revoca dell amministratore nel giudizio promosso dai condomini per violazione di mandato, l interessato legittimato a contraddire è soltanto l amministratore e non il condominio il quale non è tenuto né ad autorizzare né a ratificare la resistenza in giudizio dell amministratore medesimo, trattandosi di ipotesi estranea a quelle previste dagli artt e 1131 c.c. e ciò malgrado le ripercussioni nei confronti del condominio agli effetti della pronuncia giudiziale 11

12 1 e) Prorogatio imperii In via preliminare, è opportuno richiamare l istituto della prorogatio imperii elaborato dalla giurisprudenza per ovviare a quelle situazioni di inaccettabile stallo di gestione derivanti dalla cessazione della carica di un amministratore senza che ci sia la repentina nomina di un nuovo amministratore da parte dell assemblea. Lo scopo della prorogatio imperii è quello di garantire la tutela della collettività condominiale qualora venisse a trovarsi esposta a stasi della attività amministrativa con gravi conseguenze 12

13 Secondo quanto statuito dalla Cass. 13/6/2013 n la prorogatioimperii è applicabile in ogni caso in cui il condominio rimanga privato dell opera dell amministratore e pertanto non solo nei casi di scadenza del termine di cui all art. 1129, secondo comma, c.c., o di dimissioni, ma anche nei casi di revoca e di annullamento per illegittimità della relativa delibera di nomina. Ne consegue che l assemblea può validamente essere convocata dall amministratore la cui nomina sia stata dichiarata illegittima non ostando al riguardo il dettato di cui all art. 66 d.a. c.c., secondo comma (mancanza dell amministratore), in quanto il potere di convocare l assemblea, da tale norma attribuito a ciascun condomino, presuppone la mancanza dell amministratore, che è ipotesi diversa da quella che si verifica nei casi di cessazione per qualsivoglia causa del mandato dell amministratore o di illegittimità della sua nomina 13

14 1 f) Delibere nulle e delibere annullabili. Tutti i proprietari delle singole unità immobiliari hanno diritto di partecipareall assemblea condominiale. Vi partecipano anche gli usufruttuari che però possono esercitare il diritto di voto negli affari che attengono l ordinaria amministrazione ed il semplice godimento delle cose e dei servizi comuni salvo corrispondere al proprietario l interesse delle somme spese per le riparazioni straordinarie. 14

15 I titolari della nuda proprietà decidono, invece, sulle riparazioni straordinarie (sono quelle necessarie ad assicurare la stabilità dei muri maestri e delle volte, la sostituzione delle travi, il rinnovamento per intero o per una parte dei tetti, solai, scale, argini, acquedotti, muri di sostegno o di cinta) Nudo proprietario e usufruttuario sono comunque responsabili in solido del pagamento delle spese condominiali. 15

16 Hanno pure diritto di voto gli inquilini nelle assemblee condominiali che deliberano su ordini del giorno relativi ai servizi di riscaldamento e di condizionamento d aria come previsto dall art. 10, L. 392/1978; pur senza possibilità di voto hanno diritto di intervenire nelle delibere relative alla modifica degli altri servizi comuni. Tuttavia, in caso di loro omessa convocazione, l assemblea resta pienamente valida poiché l onere di convocare l inquilino è del proprietario della casa e non dell amministratore condominiale. 16

17 All assemblea possono essere invitati anche estranei in quanto tecnici richiesti dal condominio. Tuttavia non è chiarito se la loro presenza debba essere votata a maggioranza oppure che vi debba esse l unanimità, come sostenuto dal Garante della privacy. 17

18 L amministratore è organo condominiale esecutivo per cui anche in sua assenza risulta valida l assemblea che rappresenta la suprema volontà condominiale cosicché tutte le decisioni vanno deliberate in tale sede. Ne consegue che la prassi di delegare ai consiglieri decisioni di competenza dell assemblea è illegittima. 18

19 Premesso quanto sopra, occorre precisare che in tema di condominio negli edifici debbono qualificarsi NULLE le delibere dell assemblea condominiale prive degli elementi essenziali, le delibere con oggetto impossibile e illecito (contrario all ordine pubblico, alla morale o al buon costume), le delibere con oggetto che non rientra nella competenza dell assemblea, le delibere che incidono sui diritti individuali sulle cose o servizi comuni o sulla proprietà esclusiva di ognuno dei condomini, le delibere comunque invalide in relazione all oggetto; 19

20 debbono, invece, qualificarsi annullabili le delibere con vizi relativi alla regolare costituzione in assemblea, quelle adottate con maggioranza inferiore a quella prescritta dalla legge o dal regolamento condominale, quelle affette da vizi formali, in violazione di prescrizioni legali, convenzionali, regolamentari, attinenti al procedimento di convocazione o di informazione dell assemblea, quelle genericamente affette da irregolarità nel procedimento di convocazione, quelle che violano norme richiedenti qualificate maggioranze in relazione all oggetto. 20

21 2 - RESPONSABILITA DELL AMMINISTRATORE PER INOSSERVANZA DELLE NORME PER LA REDAZIONE DEL RENDICONTO E LA TENUTA CONTABILE 2 a) Gravi irregolarità Quando ricorrono casi di grave irregolarità l amministratore incorre nella revoca del mandato professionale con giusta causa. 21

22 Sulla revoca dell amministratore il Tribunale provvede in Camera di Consiglio, con decreto motivato, sentito l amministratore in contraddittorio col ricorrente Contro tale provvedimento può essere proposto reclamo alla Corte d Appello nei termini di dieci giorni dalla notificazione o dalla comunicazione. 22

23 Su ricorso di ciascun condomino, l autorità giudiziaria può disporre la revoca se l Amministratore non rende il conto della gestione oppure in caso di gravi irregolarità, quali possono essere le irregolarità fiscali o quelle conseguenti alla mancata ottemperanza all obbligo di notiziare l assemblea dei condomini in presenza di citazione o di provvedimento che esorbiti dalle attribuzioni dell amministratore In tale caso, l amministratore, oltre ad essere revocato, è anche tenuto al risarcimento dei danni 23

24 Costituiscono inoltre gravi irregolarità in sede amministrativa contabile e di resa dei conti,l omessa convocazione dell assemblea per l approvazione del rendiconto condominiale; la gestione secondo modalità che possono generare confusione tra il patrimonio del condominio e quello personale dell amministratore o di altri condomini; l aver omesso, in sede di riscossione delle somme dovute al condominio, l azione e la conseguente esecuzione coattiva. 24

25 Sul punto si ricorda che per la riscossione dei contributi in base allo stato di ripartizione approvato dall assemblea, l amministratore, senza bisogno di autorizzazione di questa, può ottenere un decreto di ingiunzione immediatamente esecutivo, nonostante opposizione ed è tenuto a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti che lo interpellino, i dati dei condomini morosi non potendo detti creditori agire nei confronti degli obbligati in regola se non dopo l escussione dei morosi. 25

26 Oltre all azione esecutiva, all amministratore compete quando la morosità si sia protratta per un semestre di sospendere dalla fruizione dei servizi comuni suscettibili di godimento separato, il condomino moroso. Peraltro, il condomino subentrante è obbligato solidamente con il condomino dante causa a corrispondere i contributi dell anno in corso e di quello precedente. 26

27 Il condomino che cede i diritti sull unità immobiliare resta obbligato solidalmente con l avente causa per tutti i contributi maturati fino a quando la copia autentica del titolo di trasferimento è trasmessa all amministratore. 27

28 Il Tribunale di Milano con sentenza del , n ha stabilito che in materia condominale, nel caso sia alienata un unità immobiliare relativamente alla quale risultano deliberati lavori di straordinaria manutenzione, ristrutturazione o innovazione sulle parti comuni, queste ultime dovranno addebitarsi a soggetto che risultava proprietario dell immobile al momento della delibera assembleare che ha disposto gli interventi, anche in caso di esecuzione successiva. Salvo diverso accordo tra le parti. 28

29 Per il combinato disposto dell art. 1129, c. 12, punto 7 e dell art. 1130, n. 9, costituisce grave irregolarità l inottemperanza all obbligo di fornire al condomino che ne faccia richiesta, attestazione relativa allo stato dei pagamenti, degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso. 29

30 A pena di nullità della nomina, l amministratore, all atto dell accettazione della nomina stessa e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente l importo dovuto a titolo di compenso per l attività svolta. Come previsto da consolidata giurisprudenza di legittimità nel condominio l attività dell amministratore, connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, deve ritenersi compresa, quanto al suo compenso, nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell incarico e per tutta l attività amministrativa di durata annuale che non deve, pertanto, essere retribuita a parte. 30

31 Costituisce pure grave irregolarità, ai fini della revoca, l omessa, incompleta o inesatta comunicazione, in sede di accettazione della nomina, dei propri dati anagrafici e professionali, del codice fiscale, della sede legale e della denominazione dell eventuale società, del locale dove si trovano i registri condominiali: il registro di anagrafe, il registro dei verbali delle assemblee, oltre al registro di nomina e revoca dell amministratore e il registro di contabilità, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata. 31

32 2 b) Registro di anagrafe condominiale Come previsto dall art c.c., c. 12, p. 7, l inottemperanza all obbligo della tenuta del registro dell anagrafe condominiale costituisce grave irregolarità. Detto registro deve contenere le generalità dei singoli proprietari e dei titolari dei diritti reali e di diritti personali di godimento con indicazione del codice fiscale e della residenza o domicilio e i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, oltre ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell edificio. 32

33 In caso di inerzia o in caso di mancanza o incompletezza delle comunicazioni, l amministratore richiede le informazioni necessarie con lettera raccomandata. In mancanza di risposta, decorsi trenta giorni, l amministratore acquisisce direttamente le informazioni necessarie con spese a carico dei responsabili. 33

34 2 c) Registro dei verbali delle assemblee registro di nomina e revoca dell amministratore I predetti registri dei verbali delle assemblee e di nomina e revoca dell amministratore, sono obbligatori e la inottemperanza della tenuta costituisce grave irregolarità. Essi indicano, quanto al registro dei verbali delle assemblee, le deliberazioni, le eventuali mancate costituzioni delle assemblee, nonché brevi dichiarazioni dei condomini. 34

35 Al predetto registro è allegato il regolamento di condominio qualora adottato. Quanto al registro di nomina e revoca dell amministratore, sono annotate in ordine cronologico le date di nomina e revoca di ciascun amministratore del condominio, oltre ad estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. 35

36 2 d) Registro di contabilità Anche il registro di contabilità è registro obbligatorio, per il quale l inottemperanza all obbligo di tenuta costituisce grave irregolarità. Nel registro di contabilità, che può tenersi anche con modalità informatizzate, vengono annotati i singoli movimenti in entrata e in uscita in ordine cronologico e nel termine di trenta giorni da quello di effettuazione. 36

37 2 e) Documentazione inerente alla gestione L art. 1130, stabilisce che l amministratore deve conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnicoamministrativo all edificio del condominio. 37

38 Alla cessazione dell incarico, l amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizio agli interessi comuni senza diritto ed ulteriori compensi. La mancata consegna, comporta il ricorso all autorità giudiziaria a carico dell amministratore con provvedimento di urgenza. 38

39 2 f) Rendiconto condominiale (art bis c.c.) La legge di riforma del condominio introduce il nuovo art bis c.c. che riguarda in modo specifico il rendiconto condominiale. Non scioglie tuttavia il dubbio se il rendiconto debba essere di cassa e cioè documento che trascrive le entrate e le uscite avvenute, oppure di competenza. 39

40 La norma in esame stabilisce che il rendiconto condominiale contiene le voci di entrata e di uscita. Aggiunge però, anche, che deve registrare ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili e alle eventuali riserve che devono essere espressi in modo da consentire l immediata verifica. 40

41 Stabilisce che il rendiconto si compone di un registro di contabilità, di un riepilogo finanziario, nonché di una nota sintetica esplicativa della gestione con l indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti. 41

42 Il rendiconto può fotografare la situazione finanziaria dell esercizio ed in tal caso si ha il rendiconto consuntivo, oppure può costituire previsione di spesa di esercizio statuendo le rate che ogni condomino dovrà versare unitamente ai tempi, ed in tal caso si ha il rendiconto preventivo. 42

43 L omessa convocazione dell assemblea per l approvazione del rendiconto condominiale costituisce grave irregolarità e comporta la revoca dell amministratore. 43

44 L amministratore, tra le proprie attribuzioni, ha quella di eseguire le deliberazioni dell assemblea convocata annualmente per l approvazione del rendiconto condominiale e curare l osservanza del regolamento di condominio al fine di assicurare il miglior godimento a ciascuno dei condomini delle cose comuni, nonché la fruizione dei servizi nell interesse comune. Per tale motivo sull amministratore incombe l obbligo di riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell edificio e per l esercizio dei servizi comuni compiendo i relativi atti conservativi. 44

45 2 g) Il conto corrente Il conto corrente dedicato è divenuto obbligatorio per disposizione di legge dal giugno La legge di riforma n. 220 del 2012 ha indicato tra le gravi irregolarità che comportano la revoca del mandato dell amministratore per giusta causa (con decisione assunta dall assemblea a maggioranza degli intervenuti che rappresentino almeno il 50% delle quote. 45

46 In tal caso la convocazione della relativa assemblea può avvenire su iniziativa anche di un solo condomino) la mancata apertura ed utilizzazione di uno specifico conto corrente (postale o bancario) intestato al condominio. Su tale conto l amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio. 46

47 Ciascun condomino, per il tramite dell amministratore, a proprie spese, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia della rendicontazione periodica. L esistenza del conto corrente condominiale, se da una parte rende all amministratore più difficile compiere irregolarità ed appropriazione indebita, d altra parte non le può evitare del tutto, poiché il potere di prelevare e incassare denaro compete sempre all amministratore. 47

48 In alcuni condominii si è deliberato di vietare all amministratore di procedere a prelievi oltre ad una certa cifra all anno, senza l assenso scritto di uno o più consiglieri. In altri casi, con delibere assembleari, i condomini hanno vietato all amministratore di andare in rosso. Va da sé, comunque, che troppi vincoli operativi imposti all amministratore possono intralciare la gestione condominiale. Est modus in rebus!. 48

49 Va segnalato comunque che ai fini di una maggiore trasparenza gestionale il legislatore ha acconsentito di attivare un sito internet del condominio (art. 71-ter, d.a. c.c.) che può avvenire su richiesta dell assemblea che delibera con la maggioranza ex art.1136, II c., c.c.. In tal caso l amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l attivazione e la gestione del sito internet sono a carico dei condomini. 49

50 2 h) Fondo per le opere di manutenzione straordinaria (art c.p.c.). L assemblea dei condomini nel deliberare le opere di manutenzione straordinaria e le innovazioni costituisce obbligatoriamente un fondo speciale di importo pari all ammontare dei lavori. 50

51 Tuttavia se il contratto prevede che i lavori eseguiti debbano essere pagati in forma graduale in funzione del loro progressivo stato di avanzamento, il fondo può essere costituito in relazione ai singoli pagamenti dovuti. 51

52 In caso di urgenza l amministratore può ordinare lavori di manutenzione straordinaria, salvo riferirne nella prima assemblea. 52

53 Con la predetta normativa si configurano due possibilità: quella relativa a lavori di manutenzione straordinaria o di innovazione con pagamenti in unica soluzione, e quella invece che prevede che i lavori siano pagati secondo il progressivo stato di avanzamento. Nel primo caso, l amministratore deve accantonare tutto il denaro necessario ai lavori prima della loro esecuzione. Nel secondo caso invece, l amministratore deve costituire un fondo ad ogni stadio dei lavori, e cioè in corso d opera. 53

54 2 i) Fondo per la morosità dei condomini. Si tratta di un fondo predisposto per fronteggiare la morosità di qualche condomino. Detto fondo deve avere una consistenza legata allo scoperto maturato con una durata pari alla sua necessità. In caso di cessione dell unità immobiliare, il condomino subentrante è obbligato solidalmente con il condomino dante causa a corrispondere i contributi dell anno in corso e di quello precedente. 54