DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE

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1 COMUNE DI MONTOPOLI IN VAL D'ARNO Via Francesco Guicciardini n Montopoli in Val d'arno (PI) - ( 0571/ ) - COPIA - DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 52 del 27/03/2012 OGGETTO: PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DEI CONSUMI - TRIENNIO ART. 2 C L. 244/2007. L anno DUEMILADODICI addì VENTISETTE del mese di MARZO e alle ore 18.30, in Montopoli in Val d Arno, nella Casa Comunale, si è riunita la GIUNTA COMUNALE convocata nei modi di legge. Presiede la seduta: VIVALDI ALESSANDRA Assiste DOTT. PAOLO DI CARLO Segretario del Comune, incaricato della redazione del verbale. Risultano rispettivamente presenti e assenti i Signori: Cognome e Nome Qualifica Presenti Assenti VIVALDI ALESSANDRA SINDACO X CAPECCHI GIOVANNI VICE SINDACO X MATTEOLI SARA ASSESSORE X FALORNI SIMONE ASSESSORE X BELLOFATTO DARIO ASSESSORE X LORENZO GIOVANNI ASSESSORE X Accertata la legalità del numero dei presenti, si passa alla trattazione della pratica di cui all oggetto. IMMEDIATAMENTE ESEGUIBILE 1 di 1

2 LA GIUNTA COMUNALE Premesso che la legge finanziaria per il 2008 (l. 244/2007) all articolo 2, comma 594 e seguenti ha previsto che ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture le Amministrazioni pubbliche adottino piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo di: 1. Autovetture di servizio; 2. Dotazioni strumentali e informatiche; 3. Telefonia mobile; 4. Beni ed immobili ad uso abitativo e di servizio Dato atto che gli uffici finanziari hanno elaborato un piano di razionalizzazione delle spese allegato alla presente deliberazione sotto la lettera A ; Considerato che il piano è stato elaborato in base alle esigenze operative della macchina comunale che dovrà tenere conto della continua esigenza di miglioramento nelle prestazioni dei servizi alla collettività; Dato atto che si rende necessario approvare un piano di razionalizzazione per il prossimo triennio ; Considerato che la verifica delle previsioni del suddetto piano di razionalizzazione delle spese si inserisce nel sistema del controllo di gestione di cui all'art. 29 del Regolamento degli Uffici e dei Servizi approvato con propria precedente deliberazione n. 141 del 27/10/2011; Visto il parere di regolarità tecnica espresso dal Segretario Comunale ai sensi dell'art. 49 del D.Lgs. 267 del 2000 e s.m.i.; Con voti unanimi favorevoli, resi per alzata di mano; DELIBERA 1. Di dare atto delle continue esigenze di miglioramento nella prestazione dei servizi istituzionali; 2. Di dare atto della necessità di controllare l andamento di determinati aggregati di spesa, al fine di controllarne le dinamiche; 3. Di prendere atto che la situazione attuale vede comunque un andamento crescente dei costi di acquisizione dei beni e servizi, anche in relazione all'aumento dell'i.v.a., rilevando che risultano già attivate alcune importanti misure di contenimento dei costi quali le convenzioni CONSIP; 4. Di prendere atto del piano di razionalizzazione delle spese per il triennio , dando atto che i Responsabili di Settore dovranno attenersi alle indicazioni operative in esso contenute, ai quali si trasmette copia del presente atto ; 5. Di dare atto che il piano risulta coordinato con le disposizioni di cui all art. 6 comma 14 del D. L. 78/ di 2

3 Indi, stante l urgenza di provvedere La Giunta Comunale con separata votazione e con voti unanimi DELIBERA Di dichiarare il presente atto immediatamente eseguibile ai sensi dell art. 134, comma 4, del D.Lgs. n. 267/2000. ************************* 3 di 3

4 COMUNE DI MONTOPOLI IN VAL D'ARNO - Provincia di Pisa Ufficio Finanze e Bilancio PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DEI CONSUMI per il triennio ART. 2 commi 594 e seguenti finanziaria 2008 La legge finanziaria (l. 244/2007) all articolo 2, comma 594 e seguenti ha previsto che ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture le Amministrazioni pubbliche adottino piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo di: 1. Autovetture di servizio; 2. Dotazioni strumentali e informatiche; 3. Telefonia mobile; 4. Beni ed immobili ad uso abitativo e di servizio PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE AUTOVETTURE DI SERVIZIO Dotazione: Le autovetture di servizio sono indicate nel prospetto allegato A, unitamente ai costi ed ai Km. percorsi nel PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI Il piano di razionalizzazione dei costi agisce sia sul costo dei servizi manutentivi che sull acquisto dei carburanti e degli altri beni di consumo: MISURE DI RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI: OGGETTO AZIONE RISULTATI ATTESI Acquisto Effettuazione di procedimenti di Realizzazione di sconti di pneumatici gara mercato Manutenzioni varie Richiesta di sconto su prezzi di listino Realizzazione di sconti su prezzi di mercato Manutenzioni varie Elaborazione del programma di Conservazione dell efficienza manutenzioni dei mezzi e riduzione dei consumi in genere Rinnovi Programma di rinnovamento dei Recupero dell efficienza dei mezzi mezzi e riduzione dei consumi in genere MISURE DI RAZIONALIZZAZIONE DELL UTILIZZO DEI MEZZI I mezzi sopra elencati vengono attualmente utilizzati da tutto il personale comunale per la partecipazione a riunioni, convegni e giornate di studio varie, convocazioni presso regione e provincia; sopraluoghi sul territorio comunale, notifiche. Gli stessi mezzi 4 di 4

5 vengono utilizzati anche dagli amministratori sempre per la partecipazione a convegni e soprattutto riunioni istituzionali. L utilizzo che ne viene fatto è esclusivamente di natura istituzionale. Non risulta possibile sostituire in modo totalitario l utilizzo dei mezzi suddetti con mezzi di trasporto alternativi non avendo a disposizione mezzi pubblici che, sia per orario che per tempi di percorrenza, a volte costituiscano valide e potenziali alternative. E possibile porre in essere quanto segue: Istituzione di un registro per le prenotazioni dei mezzi; Individuazione di un responsabile per l assegnazione dei mezzi; Verifica della possibilità e opportunità di spostamenti congiunti, nel senso di raggiungere le diverse destinazioni per più scopi (ad esempio raggiungere la Provincia di Pisa uno stesso giorno per partecipare a più riunioni; è ovvio che ciò dipende in molte circostanze dal caso, ma si possono presentare occasioni per cui ciò è possibile). Gli automezzi di servizio in dotazione ai settori sono utilizzati esclusivamente per l espletamento delle funzioni proprie dell Amministrazione. Le misure di razionalizzazione dell uso al fine del contenimento delle spese riguardano sia la razionalizzazione dell utilizzo dei mezzi attraverso regole stabilite sia il monitoraggio delle spese di carburante e manutenzioni ordinarie. Al momento del rifornimento del carburante il dipendente è tenuto a compilare la scheda carburante predisposta dall Ufficio Economato contenente le seguenti indicazioni: data del rifornimento; targa del mezzo; costo del carburante al litro; importo totale del rifornimento; nominativo del dipendente alla guida e settore di appartenenza Le schede di carburante dovranno essere consegnate, con cadenza mensile all Ufficio Economato che provvederà ad effettuare gli opportuni controlli sui consumi di ogni automezzo e sulla correttezza della fatturazione/rendicontazione emessa dal fornitore. All interno di ogni automezzo è presente un giornale di bordo, predisposto dall Ufficio Tecnico e/o comunque al Settore al quale è assegnato il mezzo di riferimento, nel quale devono essere giornalmente registrate le seguenti informazioni: il giorno e l ora di utilizzo; il nominativo del dipendente che utilizza l auto; la destinazione ed il servizio da espletare; il giorno e l ora di rientro in sede; i chilometri percorsi; il rifornimento di carburante. Il giornale di bordo deve essere consegnato mensilmente o su richiesta dello stesso all Ufficio Tecnico. Le auto dovranno essere utilizzate esclusivamente per esigenze di servizio durante il normale orario di lavoro giornaliero e durante i turni prestabiliti di reperibilità. 5 di 5

6 Il personale è autorizzato altresì all utilizzo dell auto nel caso di chiamate d emergenza o per calamità naturali. In nessun caso è autorizzato l utilizzo dell automezzo di servizio al di fuori dell orario di lavoro, ivi incluso quello dovute a prestazioni straordinarie, al di fuori del turno di reperibilità o al di fuori delle chiamate d emergenza o per eventi calamitosi. Il dipendente che utilizza l auto è tenuto alla compilazione della scheda di carburante, da trasmettere all Ufficio Economato, e del giornale di bordo come stabilito dal presente documento. Gli Uffici che hanno in gestione automezzi provvederanno a quanto necessario, in particolare: agli affidamenti dei servizi necessari alla manutenzione ed alla riparazione degli automezzi; alla manutenzione periodica delle auto mediante le misure di razionalizzazione sopra descritte; alle riparazioni per eventuali incidenti o danni occorsi alle autovetture (previa tempestiva comunicazione dell accaduto all Ufficio economato); l effettuazione dei collaudi e delle revisioni periodiche; L ufficio economato provvederà: al pagamento delle tasse automobilistiche e delle assicurazioni relative al parco auto. L assegnazione di un auto ad uno specifico Settore non comporta l impossibilità per i dipendenti di altri settori di ottenerne l utilizzo. I Responsabili di Settore, assegnatari degli automezzi, dovranno adottare provvedimenti finalizzati ad ottimizzare l utilizzazione delle auto consentendo la massima fruibilità delle auto tra il personale complessivo dell ente. Tramite l analisi dei giornali di bordo sarà possibile verificare l utilizzo delle autovetture e per quelle che percorrono più chilometri valutarne le motivazioni rapportandole alle effettive esigenze di servizio. Obiettivo della presente parte del piano di razionalizzazione dei costi è quello di pervenire alla riduzione di almeno il 5% delle spese sostenute nell'anno precedente a quello della misurazione per la finalità di cui al presente paragrafo. Si specifica che le suddette misure avranno valore e dovranno essere adottate e perseguite per tutta la durata del piano di razionalizzazione di 6

7 PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DOTAZIONI TELEFONICHE Dotazione: TIPO IN DOTAZIONE GESTORE Spesa ) Telefonia mobile: Ufficio Tecnico e Tim 2.856,53 n. 11 cellulari personale esterno 2) Telefonia mobile: Polizia Municipale Tim 670,14 n. 3 cellulari 3) Telefonia mobile: Servizi generali Tim 3.649,32 n. 12 cellulari 4) Sim n. 4 CED N. 1 - Ufficio Tim Tecnico n. 3 5) Fax n. 3 Servizi generali Polizia Municipale Ufficio Tecnico Telecom 6) Collegamento Internet 7) Centralino telefonico 8) Numero verde n. 1 Uffici comunali Biblioteca Scuole pubbliche Uffici Comunali Telecom Toscocom (wi-fi) Telecom Polizia Municipale URP Telecom Si specifica che il costo complessivo delle voci di spesa indicate dal numero al numero 8 compreso risulta pari ad euro ,74= Le utenze telefoniche sono indicate analiticamente nel prospetto allegato B al presente piano di razionalizzazione, unitamente ai costi annui. PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI Premesso che i costi per i piani tariffari sono stati contrattati con i gestori aderendo alle convenzioni Consip, per cui i margini di risparmio non sono particolarmente elevati, i possibili interventi riguardano OGGETTO AZIONE RISULTATI ATTESI Piani tariffari Ricerca condizioni vantaggiose Mantenimento della spesa Utilizzo telefonia Protocollo di utilizzazione Diminuzione del traffico mobile Utilizzo telefonia fissa Protocollo di utilizzazione Diminuzione del traffico Colleg. Internet Protocollo di utilizzazione Sensibile riduzione della spesa Rinnovi e sostituzioni Programma di Rinnov./sostituz. Numeri verdi Analisi su eventuale eliminazione e/o Riduzione della spesa comunque protocollo di utilizzazione Servizi alternativi Istituzione di strumentazioni e Riduzione del traffico e della spesa soluzioni alternative Voip Valutazione sulla possibile Diminuzione della spesa telefonica introduzione del sistema, anche in relazione all'eventuale ottenimento di finanziamenti da parte di enti terzi 7 di 7

8 1) Regole generali di assegnazione per telefonia mobile Gli apparecchi vengono assegnati con il presente piano al settore/servizio. Il responsabile individua i soggetti cui assegnare gli apparecchi tenendo conto delle reperibilità. E opportuno che per i servizi soggetti a reperibilità vi sia un numero di telefono dedicato: meglio se possibile utilizzare un numero fisso con trasferimento di chiamata trasferibile su fisso o mobile del reperibile. Il telefono del reperibile deve essere utilizzato esclusivamente per cause di servizio. Eventuali altri utilizzi comporteranno l addebito al soggetto che ha utilizzato impropriamente l apparecchio. E opportuno che un telefono assegnato al gruppo non venga assegnato alla persona ma resti a disposizione di chiunque si debba spostare dall ufficio per motivi di servizio. E opportuno che si usi il cellulare per telefonate ad altri cellulari, mentre per telefonate su fisso è preferibile l utilizzo del fisso: ciò in quanto generalmente i piani tariffari prevedono costi per il traffico maggiori da fisso a cellulare e da cellulare a fisso piuttosto che da fisso a fisso o da cellulare a cellulare. Il principio risulta valido se corrispondente al piano tariffario sottoscritto. 2) Protocollo telefonia fissa: Il telefono deve essere utilizzato solo per telefonate di servizio e solo quando risulta necessario e/o conveniente per lo svolgimento delle mansioni d ufficio E opportuno che il telefono fisso venga utilizzato prevalentemente per chiamare numeri fissi, in quanto in genere i piani tariffari prevedono costi minori rispetto alle chiamate su cellulari. Si raccomanda anche di accorciare il più possibile la durata della chiamata. I telefoni devono essere abilitati in funzione delle necessità di servizio per cui dovrà essere richiesta la disattivazione delle chiamate a numeri speciali a pagamento e all estero di tutti i telefoni in dotazione del comune; potrà essere disposta la disattivazione dei numeri interdistrettuali (prefisso diverso dallo 0571) per gli apparecchi da utilizzare solo per collegamenti interni. 3) Misure diverse Tra le altre misure si prevede: Di valutare l eliminazione del numero verde Di valutare l'installazione dei software free per la gestione dei protocolli VOIP in tutti gli uffici; Costruzioni di agende comuni per contatti istituzionali con protocolli voip, una volta che gli stessi siano stati eventualmente adottati. Utilizzo protocolli voip per chat con contatti disponibili, una volta che gli stessi siano stati eventualmente adottati.; Progressivo incremento dell utilizzo delle in sostituzione delle telefonate; Dotazione di scanner per scannerizzazione documenti e progressivo utilizzo delle anche in sostituzione dei fax; Attivazione di protocolli di firma digitalizzata per ampliare l utilizzo delle anche per documenti per i quali viene richiesta originalità della firma. Utilizzo del fax per trasmissione documenti firmati laddove espressamente richiesto e per documenti di poche pagine. 8 di 8

9 Obiettivo della presente parte del piano di razionalizzazione dei costi è quello di pervenire alla riduzione di almeno il 5% delle spese sostenute nell'anno precedente a quello della misurazione per la finalità di cui al presente paragrafo. Si specifica che le suddette misure avranno valore e dovranno essere adottate e perseguite per tutta la durata del piano di razionalizzazione PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE SERVIZI POSTALI MISURE DI RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI: OGGETTO AZIONE RISULTATI ATTESI Raccomandate Utilizzo per i soli casi per i quali è Mantenimento della spesa ordinarie richiesta la raccomandata. La scelta Raccomandate notifica Posta prioritaria per ordinaria Pacchi postali Corrieri Posta elettronica e posta elettronica certificata resta al Responsabile di settore Trasferimento dell onere della notifica al soggetto ricevente (laddove possibile ovviamente, come nel caso delle notifiche tributarie) Utilizzo normale del mezzo postale anche in sostituzione, dove possibile, delle raccomandate. Utilizzo solo in casi eccezionali Utilizzo solo in casi eccezionali Progressivo incremento in sostituzione della posta ordinaria (in particolare si può utilizzare l per la trasmissione di inviti a manifestazioni, comunicazioni per le associazioni ecc ) Mantenimento della spesa Sensibile riduzione della spesa Riduzione della spesa postale e degli oneri diretti di lavorazione. Obiettivo della presente parte del piano di razionalizzazione dei costi è quello di pervenire alla riduzione di almeno il 5% delle spese sostenute nell'anno precedente a quello della misurazione per la finalità di cui al presente paragrafo. Si specifica che le suddette misure avranno valore e dovranno essere adottate e perseguite per tutta la durata del piano di razionalizzazione BENI ED IMMOBILI AD USO ABITATIVO E DI SERVIZIO Una parte considerevole del patrimonio immobiliare residenziale del Comune di Montopoli in Val d'arno è oggi utilizzato come ERP e pertanto soggetto all applicazione della normativa vigente che ne prevede la destinazione ai soggetti più disagiati dal punto di vista economico e sociale, conseguentemente i relativi e principali interventi di politica 9 di 9

10 abitativa non possono essere, se non solo in minima parte, riconducibili a misure di razionalizzazione per il contenimento delle spese di funzionamento. Il Comune di Montopoli V.A., per gestire il proprio patrimonio abitativo, si avvale della società APES S.c.p.a. di Pisa. Esiste n. 1 unita destinata alle emergenze abitative assegnate alla Domus Sociale s.r.l., societa in house a capitale interamente pubblico a carico della quale sono poste le spese per la gestione. Per gli immobili ad uso di servizio si rende opportuno un piano pluriennale di investimenti, che, compatibilmente con il rispetto del patto di stabilita interno, consenta di dotare gli stessi di impianti per il ricorso a fonti di energia rinnovabili per l illuminazione ed eventualmente il riscaldamento al fine di ottenere una riduzione dei costi di gestione. Per il rimanente patrimonio abitativo, l amministrazione ai fini della razionalizzazione delle spese e riduzione dei costi ora si pone l obiettivo di mantenere la procedura di stipula di contratti di locazione o di comodato gratuito ponendo a carico dei soggetti utilizzatori le spese per la gestione degli immobili. L Amministrazione Comunale, nell ambito dell obiettivo programmatico di riduzione delle spese, ha già avvertito la necessità di attivare un servizio di monitoraggio delle utenze negli edifici scolastici. Obiettivo della presente parte del piano di razionalizzazione dei costi è quello di pervenire alla riduzione di almeno il 5% delle spese sostenute nell'anno precedente a quello della misurazione per la finalità di cui al presente paragrafo. Si specifica che le suddette misure avranno valore e dovranno essere adottate e perseguite per tutta la durata del piano di razionalizzazione PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DOTAZIONI STRUMENTALI E ILLUMINAZIONE MISURE DI RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI PER ENERGIA ELETTRICA AMBIENTI: OGGETTO AZIONE RISULTATI ATTESI Consumi elettrici uffici comunali Applicazione nuove tecnologie per la riduzione dei consumi. Riduzione dei consumi e del costo Acquisti tramite ricorso al mercato (convenzione CET o similari). Consumi elettrici altri immobili per servizi pubblici Consumi elettrici ambienti diversi Protocollo. Acquisti tramite ricorso al mercato (convenzione CET o similari) Protocollo. Acquisti tramite ricorso al mercato (convenzione CET o similari) Protocollo Riduzione dei consumi e del costo Riduzione dei consumi e del costo 1. Protocollo consumi elettrici uffici comunali: - Spegnere la luce degli uffici quando ci si assenta per più di 5 minuti - Tenere spenta la luce di scale e corridoi in condizioni di luminosità normale - Spegnere la luce nei bagni dopo l utilizzo - A fine giornata spegnere le apparecchiature elettriche (pc, stampanti, calcolatrici, fotocopiatori ecc ) 10 di 10

11 - Installare e Utilizzare lampade a risparmio energetico 2. Protocollo consumi elettrici altri immobili per servizi pubblici: - Spegnere la luce degli uffici quando ci si assenta per più di 5 minuti - Tenere spenta la luce di scale e corridoi in condizioni di luminosità normale - Spegnere la luce nei bagni dopo l utilizzo - A fine giornata spegnere le apparecchiature elettriche (pc, stampanti, calcolatrici, fotocopiatori ecc ) - Installare e Utilizzare lampade a risparmio energetico 3. Protocollo consumi elettrici altri immobili per servizi diversi: - Tenere spenta la luce artificiale in condizioni di luminosità normale - Spegnere la luce nei bagni dopo l utilizzo - A fine giornata spegnere le apparecchiature potenziali assorbitici di energia elettrica - Installare e Utilizzare lampade a risparmio energetico - Illuminare solo le parti degli ambienti utilizzate (dove possibile sezionare gli impianti) - In assoluta assenza di persone all interno delle strutture disattivare i dispositivi luminosi di emergenza - Nel caso di assegnazione delle strutture a terzi, sia per periodi prolungati che per singole giornate, porre a carico di questi ultimi il costo dei consumi rilevabili da contatore. Obiettivo della presente parte del piano di razionalizzazione dei costi è quello di pervenire alla riduzione di almeno il 5% delle spese sostenute nell'anno precedente a quello della misurazione per la finalità di cui al presente paragrafo. MISURE DI RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI PER CONSUMI IDRICI: La razionalizzazione dei consumi idrici può opportunamente essere limitata all utilizzo per mantenimento del verde pubblico e per le utenze esterne (fontane) fuori dal controllo dell amministrazione comunale. 1) Protocollo consumi idrici: Si dovrà provvedere alla volturazione di tutte le utenze relative ad immobili affidati in comodato o in gestione a soggetti terzi. Si dovrà provvedere alla chiusura delle fontane pubbliche laddove non esista motivo di mantenerle aperte ed in special modo in occasione di razionalizzazione di risorsa idrica al fine di evitare il ricorso indiscriminato a tali utenze da parte dei cittadini. Obiettivo della presente parte del piano di razionalizzazione dei costi è quello di pervenire alla riduzione di almeno il 5% delle spese sostenute nell'anno precedente a quello della misurazione per la finalità di cui al presente paragrafo. Si specifica che le suddette misure avranno valore e dovranno essere adottate e perseguite per tutta la durata del piano di razionalizzazione PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE UTILIZZO DOTAZIONI INFORMATICHE 11 di 11

12 Dotazione: Server n. 2 PC n. 57 Stampanti n. 14 Scanner n. 1 Plotter n. 1 Altro n. 3 La spesa di gestione per tali dotazioni hardware ammonta nel 2011 ad 5.424,02. PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI - Ottimizzare le procedure informatiche esistenti, mediante una corretta definizione del loro ruolo nel contesto organizzativo dell Amministrazione comunale; - Governare il processo di cambiamento delle tecnologie ICT in modo efficiente ed efficace, per giungere ad una razionalizzazione dei costi delle stesse; Attuare progetti di e-government; - Migliorare l efficienza degli uffici comunali sfruttando le nuove tecnologie ICT; - Reimpostare strutturalmente il sistema informatico, onde renderlo rispondente alle nuove esigenze di completezza, tempestività ed affidabilità delle informazioni; - Garantire il corretto ed efficace funzionamento delle applicazioni, dei sistemi serventi, dei sistemi periferici e delle reti di telecomunicazione; - Garantire l aggiornamento tecnologico dei servizi informatici ed adeguare i flussi informativi sia all interno dell Amministrazione sia verso Amministrazioni ed utenti esterni; - Assicurare che il sistema informatico sia costantemente in linea con le evoluzioni delle normative del settore dell informazione (privacy, documentazione amministrativa, protocollo informatico, codice per l amministrazione digitale, ecc.) MISURE DI RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI FIRMA DIGITALE E INVIO DOCUMENTI DA PROTOCOLLO: IL TOKEN (PENNINA USB DI FIRMA DIGITALE) O LA SMART CARD, PERMETTE LA FIRMA DI UN DOCUMENTO DIGITALE CON QUALSIASI ESTENSIONE (.PDF,.DOC,.RTF, ETC.) SENZA LA NECESSITA DI STAMPARLO PER ALLEGARLO AL PROTOCOLLO E/O INVIARLO VIA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA. HA LA STESSA VALENZA DI UN DOCUMENTO CON FIRMA AUTOGRAFA MA PERMETTE UN RISPARMIO IN TERMINI DI TEMPO (NON BISOGNA ATTENDERE LA STAMPA, NON BISOGNA ANDARE ALLA STAMPANTE, ETC.) ED UN RISPARMIO ECONOMICO PER L'AMMINISTRAZIONE ELIMINANDO I COSTI RELATIVI ALLA CARTA, ALL'ENERGIA (DELLA STAMPANTE), AL TONER (RISPARMIO ANCHE RELATIVO ALLO SMALTIMENTO DEGLI STESSI), ALLA BUSTA PER L'INVIO NONCHE' ALL'AFFRANCATURA, ED INOLTRE RISPARMIO TEMPO/UOMO ALL'UFFICIO PROTOCOLLO PER L'AFFRANCATURA, E LA STAMPA DEI RELATIVI FOGLI DI TRAPORTO (DISTINTE ETC.) ALLE POSTE. N.B.: DI SEGUITO UN RIEPILOGO DEI COSTI RELATIVI ALL'AFRANCATURA (SENZA IL COSTO DELLA STAMPA, DELLA BUSTA DEL TONER...): 5. DA UNO A TRE FOGLI 0,60 6. DA QUATTRO A SEI FOGLI 1,40 12 di 12

13 7. RACCOMANDATA DA UNO A TRE FOGLI 3,90 8. RACCOMANDATA DA QUATTRO A SEI FOGLI 5,00 ETC. L'INVIO DEI DOCUMENTI ANCHE FIRMATI DIGITALMENTE TRAMITE IL SISTEMA DI PROTOCOLLO DANNO DIVERSI VANTAGGI OLTRE A QUELLI SOPRAELENCATI: 1) SE SI INVIA UNA PEC AD UN INDIRIZZO PEC SI RICEVE ENTRO POCHI MINUTI L'EFFETTIVA CONSEGNA DELLA BUSTA (DIGITALE NATURALMENTE) AL DESTINATARIO (LA VECCHIA RICEVUTA DI RITORNO), I TERMINI QUINDI PARTONO DALLA RICEZIONE DEI DOCUMENTI ERGO DALLA DATA DI INVIO. 2) SE SI INVIA UNA PEC VERSO UN INDIRIZZO ORDINARIO IL NOSTRO SERVER DI PEC CI RESTITUISCE SUBITO UNA RICEVUTA DI ACCETTAZIONE CHE CI GARANTISCE L'INVIO (MA NON LA RICEZIONE) LA VECCHIA POSTA PRIORITARIA CON IN PIU' LA CERTEZZA CHE L'INDIRIZZO DEL DESTINATARIO E' VALIDO. 3) TUTTI I DOCUMENTI ALLEGATI AD UNA PEC: SONO SEMPRE RECUPERABILI DAL PROTOCOLLO E' CERTO CHE L'INVIO COMPRENDESSE GLI STESSI (IN UNA RACCOMANDATA SEPPUR CON R/R NON SI PUO' AVERE LA CERTEZZA DI COSA LA BUSTA CONTENESSE). FAX DIGITALE: CON L'USO DI UN FAX DIGITALE SI PUO' INVIARE VIA FAX UN DOCUMENTO CREATO AL PC SENZA STAMPARLO. SI PUO' INOLTRE RICEVERE I DOCUMENTI DIRETTAMNTE IN UNA CARTELLA CON FORMATO PDF E GESTIRE TALI DOCUMENTI DIRETTAMENTE DAL JENTE. COMUNICAZIONI INTERNE: SI POTREBBE UTILIZZARE IL PROTOCOLLO PER LE COMUNICAZIONI TRA UFFICI CON LA FUNZIONE INTERNO IN MODO DA POTER ALLEGARE I DOCUMNTI/RICHIESTA E POTERLE GESTIRE NELLA PROPRIA PROCEDURA E/O NELLA PROCEDURA ITER PROCEDIMENTI OVE UTILE A GESTIRE L'INTERO ITER ANCHE TRA PIU' UFFICI. IL JENTE: TUTTE LE PROCEDURE JENTE HANNO LA POSSIBILITA' DI CREARE I DOCUMENTI/COMUNICAZIONI PROTOCOLLARLE/INVIARLE SENZA LASCIARE LA PROPRIA PROCEDURA NONCHE' DI FIRMARE DALLA STESSA DIGITALMENTE I DOCUMENTI INSERENDO ALLA RICHIESTA SOLO IL CODICE PIN DEL PROPRIO TOKEN/SMART CARD. Obiettivo della presente parte del piano di razionalizzazione dei costi è quello di pervenire alla riduzione di almeno il 5% delle spese sostenute nell'anno precedente a quello della misurazione per la finalità di cui al presente paragrafo. Si specifica che le suddette misure avranno valore e dovranno essere adottate e perseguite per tutta la durata del piano di razionalizzazione di 13

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20 PARERE SU DELIBERAZIONE DI GIUNTA/CONSIGLIO N. 52 DEL 27/03/2012 Oggetto: PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DEI CONSUMI - TRIENNIO ART. 2 C L. 244/2007. Ai sensi dell art.17, comma 1 del vigente regolamento degli uffici e dei servizi, nonchè dell art.49 -comma 1- del D. Lgs. N. 267/00, si esprime parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica del presente atto. Il Segretario Comunale Dott. Paolo Di Carlo Montopoli V.A., Ai sensi dell art.17, comma 2 del vigente regolamento degli uffici e dei Servizi, nonchè dell art.49 -comma 1- del D. Lgs. N. 267/00, si esprime parere favorevole in ordine alla regolarità contabile del presente atto che comporta: - diminuzione di entrata - impegno di spesa. Montopoli V.A., IL RESPONSABILE SETTORE FINANZIARIO Servizio Economico/Finanziario (Benedetti Dott.ssa Carla) 20 di 20

21 Fatto. Letto e sottoscritto. IL SINDACO f.to Alessandra Vivaldi IL SEGRETARIO f.to Dott. Paolo Di Carlo Il Sottoscritto Segretario Comunale certifica che la presente deliberazione viene affissa all albo pretorio per 15 giorni consecutivi a partire dal 17/09/2012 IL SEGRETARIO COMUNALE f.to Dott. Paolo Di Carlo La presente è copia conforme all originale in carta libera per uso amministrativo e d ufficio. Lì 17/09/2012 IL SEGRETARIO COMUNALE Il sottoscritto Segretario Comunale certifica che la presente deliberazione : - è stata pubblicata all albo pretorio come sopra indicato giusta la relazione del messo comunale e che contro di essa non sono stati presentati reclami ed opposizioni da parte dei Consiglieri comunali ai fini del controllo eventuale di cui all art. 127 del D.Lgs n La presente deliberazione è divenuta esecutiva il per: - decorrenza del termine di dieci giorni dalla pubblicazione ai sensi dell art. 134, comma 3, del Decreto Legislativo n.267/2000. Lì / / IL SEGRETARIO COMUNALE 21 di 21

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