COMITATO CONTROLLO DELLA QUALITA : PROCEDURA DELLA SEGRETERIA: AMMINISTRAZIONE E GESTIONE CONTABILE

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Carla Bevilacqua
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1 PG 02 Pagina 1 di 8 Oggetto: Organizzazione dell amministrazione e rispetto degli obblighi contabili Scopo: controllo della attuazione degli obblighi di legge per una corretta tenuta contabile e amministrativa Campo di applicazione: segreteria Responsabilità: per l attuazione e lo svolgimento della segreteria, per il controllo del tesoriere o Testo unico imposte sui redditi D.P.R. 917/86 o Testo unico sull IVA D.P.R. 633/72 o Codice Civile o D.Lgs. 4/12/97 n. 460 di attuazione della Legge n. 662/1996 sul riordino della disciplina tributaria degli enti non commerciali o Schema di bilancio enti non profit CNDC (Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti) Aprile 2001 Definizioni: sigle e abbreviazioni : Associazione Italiana Ematologia ed Oncologia Pediatrica CD: Consiglio Direttivo CNDC: Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti IVA: Imposta sul Valore Aggiunto D.P.R.: Decreto del Presidente della Repubblica D.Lgs: Decreto Legislativo SIP: Società Italiana Pediatria Obblighi contabili e fiscali: 1. Tenuta contabilità (PS 01) 2. Predisposizione del Bilancio: (PS 02) 3. Predisposizione delle dichiarazioni fiscali: (PS 03) 4. Conservazione della documentazione: (PS 04) 5. Altro non standardizzabile (PS 05) ALLEGATI: Procedure specifiche: 1. Tenuta della contabilità 2. Predisposizione del Bilancio 3. Predisposizione delle dichiarazioni fiscali 4. Conservazione della documentazione 5. Altro Procedure organizzative: 1.a. Rimborsi spese Moduli: 1.a.1. Richiesta di rimborso spese

2 TENUTA DELLA CONTABILITÀ: PG 02 PS 01 Pagina 2 di 8 secondo le modalità indicate dal Testo Unico Imposte sui Redditi D.P.R. 917/86; Testo Unico sull IVA D.P.R. 633/72; Codice Civile; D.Lgs. 4/12/97 n. 460 di attuazione della Legge n. 662/1996 sul riordino della disciplina tributaria degli enti non commerciali; Schema di bilancio enti non profit CNDC (Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti) Aprile 2001 e loro modificazioni. registrazione delle operazioni relative all attività svolta rispettando i termini individuati dalle normative di riferimento liquidazioni iva: ogni trimestre e calcolo acconto iva compilazione dei registri iva obbligatori nei termini previsti emissione delle fatture da parte dell associazione effettuazione dei pagamenti: o stipendio dipendente: ogni mese con bonifico bancario o contributi con F24: il 16 del mese secondo le modalità specifiche o fatture ricevute: dipende dai singoli casi (non standardizzabile) o rimborsi spese: alla fine del mese successivo alla richiesta (vedi procedura organizzativa 1.a.) o varie: es. erogazione premi (non standardizzabile) ricevimento incassi: o incasso fatture emesse: secondo gli accordi contrattuali o erogazioni liberali: non standardizzabile o incasso quote sociali (vedi procedura generale rapporti con i soci) varie ed eventuali

3 PREDISPOSIZIONE DEL BILANCIO PG 02 PS 02 Pagina 3 di 8 secondo gli schemi e le modalità previste dal Codice Civile Schema di bilancio enti non profit del CNDC (Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti) Aprile 2001 e loro modificazioni inserimento della contabilità in corso d anno per la costruzione progressiva del bilancio preparazione e registrazione delle operazioni di chiusura redazione del bilancio consuntivo comprensivo di stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa per l eventuale attività commerciale nei termini previsti dallo statuto e del rendiconto gestionale per l attività istituzionale approvazione del bilancio consuntivo secondo le modalità indicate dallo Statuto preparazione del bilancio preventivo sulla base delle prospettive di spesa approvazione del bilancio preventivo secondo le modalità indicate dallo Statuto

4 PG 02 PS 03 Pagina 4 di 8 PREDISPOSIZIONE DELLE DICHIARAZIONI FISCALI: o istruzioni ministeriali pubblicate annualmente o Modello UNICO ENTI NON COMMERCIALI che comprende tutte le dichiarazioni dovute dichiarazioni dei redditi: secondo le scadenze deliberate annualmente dal Ministero o calcolo imposte dirette e acconti o trasmissione telematica dichiarazioni iva

5 PG 02 PS 04 Pagina 6 di 8 CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE: secondo i tempi e le modalità previste dalla normativa - raccolta e conservazione dei seguenti tipi di documenti: o documenti contabili: fatture, contabili bancarie, estratti conto bancari, documenti giustificativi di spesa, ricevute di pagamento etc. o dichiarazioni fiscali: copie firmate e ricevute di attestazione di invio telematico o registri obbligatori e non o documenti relativi ai dipendenti (moduli per l assunzione, registri obbligatori, libretto del lavoro etc.) o corrispondenza varia

6 ALTRO: PG 02 PS 05 Pagina 6 di 8 - raccolta e conservazione dei seguenti tipi di documenti: o conservazione di tutti i documenti originali firmati dal Presidente di qualunque natura o contratti commerciali o corrispondenza varia o varie ed eventuali

7 RIMBORSI SPESE: PG 02 PO 1.a Pagina 7 di 8 Soggetti: - tutti i membri del Consiglio Direttivo che ne facciano richiesta - eventuali ospiti indicati dal CD Occasioni: - riunioni del CD - incontri ufficiali Spese rimborsabili: (purché documentate in originale) - mezzi di trasporto necessari a raggiungere la sede della riunione (biglietti d aereo, del treno, di bus e metro, autostrada, ricevute del taxi, NO carburante) - ricevute di ristoranti solo se la riunione ha durata superiore alla giornata (VEDI) - ricevute di hotel solo se la riunione rende necessario il soggiorno Modalità per il rimborso: - presentazione del modulo di richiesta compilato con allegati i documenti in originale (vedi modulo 1.a.1) comprovanti le spese sostenute e con l indicazione delle modalità scelte per il rimborso (assegno circolare bonifico - contanti) da far pervenire alla segreteria via posta ordinaria o prioritaria entro la fine del mese in cui si sostengono le spese Termini: vedi procedura specifica 1.a

8 PG 02 Mod. 1.a.1 Pagina 8 di 8 Da rispedire a: Segreteria A.I.E.O.P c/o Ospedale Sant Orsola Malpighi CIRC Centro Interdipartimentale di Ricerca sul Cancro (Giorgio Prodi) (Pad. 23) Via Massarenti Bologna tel fax segreteria@aieop.org RICHIESTA DI RIMBORSO DI SPESA Il/la sottoscritto/a in qualità di.. dell A.I.E.O.P. Associazione Italiana Ematologia ed Oncologia Pediatrica, con sede legale a Bologna, via Massarenti n. 11, e Segreteria a Bologna, via Massarenti 9, CF: e P.I , dichiara di aver partecipato al del / /200X tenutosi a. presso il, via n. e di aver sostenuto le seguenti spese: biglietti treno: biglietti aereo: autostrada: biglietti bus/metro taxi: altro (specificare):. TOTALE: Chiede il rimborso delle spese sostenute e allega i documenti originali. Data: / /200X Firma del dichiarante (... ) Firma del tesoriere (... ) Indicare le modalità scelte per il rimborso: contanti assegno circolare bonifico bancario (in questo caso indicare compilare le righe sottostanti) Coordinate bancarie per il bonifico: Banca di appoggio: n. C/C: ABI: CAB:

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