BOZZA PIANO COMUNICAZIONE 2015

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1 Comune di Pontecagnano Faiano Ufficio di Gabinetto BOZZA PIANO COMUNICAZIONE 2015 QUADRO NORMATIVO In relazione alla legge 150 del 7 giugno 2000, Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni, al regolamento di attuazione 422 del 21 settembre 2001, ai DPCM del 9 agosto 2001 e del 31 ottobre 2001, alla Direttiva del Ministro della Funzione pubblica del 20 marzo 2001, alla Delibera di Giunta Municipale n.140 del 2008, alla Delibera di Giunta Municipale n. 89 del 2011, alla Delibera di Giunta Municipale n. 40 del 2012 e in attuazione dei principi che regolano la trasparenza e l'efficacia dell'azione amministrativa, il Comune di Pontecagnano Faiano intende rinnovare e potenziare il piano di comunicazione istituzionale che pone come riferimento il diritto all'informazione al fine di sviluppare le relazioni tra Amministrazione e cittadini, potenziando inoltre i flussi informativi interni allo stesso ente. RUOLO DELLA COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE La comunicazione istituzionale nasce dell'esigenza dell'ente di informare correttamente il cittadino sulle attività in corso e programmate, rispondendo contemporaneamente al bisogno di chiarezza e trasparenza in merito al proprio operato. L'obiettivo è quello di contribuire alla definizione di un'immagine precisa e credibile dell'istituzione. La comunicazione, in tal senso, rappresenta una risorsa essenziale ed insostenibile per garantire efficienza alle amministrazioni locali ed un elemento strategico ed irrinunciabile per ogni reale processo di trasformazione degli apparati di miglioramento dei servizi. Il piano di comunicazione costituisce il fondamento per orientare risorse, competenze e mezzi con il proposito di favorire la massima condivisione che consenta all'amministrazione di recepire e monitorare esigenze ed aspettative riposte dai cittadini. La comunicazione istituzionale si occupa di promuovere le attività, l'identità e l'immagine dell'ente attraverso strumenti quali i comunicati stampa, manifesti, periodico istituzionale e supplemento online, promozione sui canali social, la realizzazione di campagne pubblicitarie, l'organizzazione di eventi e manifestazioni, la partecipazione a fiere ecc... Obiettivo fondamentale è il potenziamento della comunicazione interna e il coordinamento delle singole direzioni allo scopo di delineare un'immagine coerente, univoca e coordinata e l elaborazione di un monitoraggio rivolto a conoscere l'immagine del Comune percepita all'esterno. Per tutte le azioni di comunicazione si prevede, infine,

2 un attività di verifica necessaria per la valutazione dell'efficacia delle strategie di comunicazione adottate. OBIETTIVI Integrazione: tutte le attività di informazione e di comunicazione devono essere coordinate tra loro ed integrare in una strategia di comunicazione unitaria sia all'interno che all'esterno dell'ente per creare un'immagine ed un identità facilmente riconoscibile e condivisa. Programmazione: il Piano di comunicazione si pone come strumento unico ed indispensabile di programmazione e di indirizzo delle attività di informazione e di comunicazione. Visibilità: tutte le attività di informazione e di comunicazione devono contribuire ad accrescere la visibilità dell amministrazione sul territorio e farne conoscere le attività ed i compiti. Accessibilità: i messaggi prodotti devono essere improntati alla semplicità ed alla chiarezza e devono utilizzare i canali ed i contenuti che consentano la massima trasparenza su tutto ciò che riguardi l Ente. Qualità: ogni iniziativa dovrà essere funzionale al miglioramento delle prestazioni, in termini di organizzazione e di risultato e dovrà privilegiare il feed-back per orientare le attività dell Ente ai bisogni ed alle esigenze della collettività. METODOLOGIA La scelte di redigere un piano di comunicazione risponde all esigenza di definire i contenuti, i modi, i tempi e le risorse della comunicazione alle indicazioni della legge 150/2000. Il piano è stato organizzato in settori comunicativi e cioè attività che, per natura, mantengono saldo e costante il rapporto con i cittadini, il tutto in un ottica di comunicazione integrata. In tal senso è fondamentale: istituire un coordinamento per le attività di informazione e di comunicazione istituzionale realizzate dall Ente attraverso un azione di raccordo e programmazione nonché di collaborazione diretta con i servizi e gli organi politici ed istituzionali interessati; garantire la coerenza degli obiettivi di comunicazione con i fini ed i programmi generali dell ente; definire un preciso stile di comunicazione che venga utilizzato in ogni iniziativa e da tutti i settori dell amministrazione; assicurare unitarietà di immagine e d identità; definire le procedure per la verifica dell attuazione degli obiettivi del piano e per l adozione di eventuali interventi correttivi; costituire una rete territoriale di comunicazione con altri soggetti pubblici e privati, con l associazionismo, le scuole e le parrocchie. EVENTI Possono essere classificati due tipi di eventi: eventi ricorrente ed eventi nuovi. Eventi ricorrenti; si tratta di tutte quelle manifestazione che ritualmente vengono riproposte dai diversi settori, con una loro immagine definita. Essendo ben sedimentati nella mente dei cittadini, è opportuno produrre strumenti di informazione utili al pubblico ed agli addetti ai lavori attraverso brochure, depliant, ma anche comunicati stampa, appositi link sul sito ufficiale dell ente, promozione sui canali social, articoli sul periodico istituzionale e sul supplemento online. Eventi nuovi: per la loro natura necessitano della redazione di un apposito progetto di comunicazione costruito ad hoc per le rispettive manifestazioni. In fase promozionale le manifestazioni nuove saranno rese note attraverso gli strumenti suddetti ritenuti più adeguati in relazione al tipo di eventi.

3 INAUGURAZIONI Le cerimonie d inizio di nuove attività rappresentano un momento di forte attrazione e interesse pubblico, ma soprattutto di grande visibilità sull operato dell amministrazione. Le inaugurazioni possono essere di natura sociale, relative all inizio lavori pubblici o completamento di infrastrutture,. Riferite ai nuovi spazi, ai luoghi che cambiano per la città e/o per particolari gruppi di pubblico, le inaugurazioni richiedono l individuazione del target a seguito del quale impostare la campagna di comunicazione capace di creare aspettative. Esse saranno comunicate ai cittadini attraverso manifesti pubblici, brochure, comunicati stampa, canali social. Alcune inaugurazioni, in particolare di luoghi che avranno una finalità sociale, si prestano per l organizzazione di eventi collaterali (feste spettacoli) in relazione alla funzione che gli stessi contenitori svolgeranno. PROGETTI I progetti dell Ente sono comunicati innanzitutto con apposita cartellonistica chiara, attraente e di facile lettura: grafici esplicativi della trasformazione prevista, tempi certi di esecuzione, riferimenti per reperire informazione e approfondimenti. Qualora si tratti di progetti rilevanti è opportuno che vengano pubblicizzati attraverso comunicati e conferenze stampa, incontri con i cittadini (in particolare quelli che più interessanti gli interventi) ed i tecnici. Nel caso la realizzazione di detti progetti potrebbe creare disagi ai cittadini, sarebbe opportuno informarli sulla durata, modalità e finalità. Qualora la messa in opera comporti disagi alla viabilità sarebbe auspicabile consigliare ai cittadini percorsi alternativi. UFFICIO STAMPA L Ufficio Stampa rappresenta uno strumento fondamentale per garantire un informazione puntuale e costante ai cittadini. Esso cura i rapporti con gli organi di informazione scritta, radiofonica, televisiva e web, assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni sulle materie di competenza del Comune. L Ufficio Stampa redige i comunicati stampa, organizza le conferenze, allestisce una rassegna stampa quotidiana, cura la sezione news del sito internet, cura la redazione del periodico istituzionale e del supplemento online e la promozione dell Ente sui canali social. Oltre ai media locali, l ufficio individua di volta in volta quelli nazionali e specializzati in relazione al tipo di comunicazione da comunicare. In casi di particolare rilevanza, l attività dell ufficio viene affiancata da una pianificazione a pagamento su alcuni media per garantire una maggiore valorizzazione dell evento. SITO INTERNET ISTITUZIONALE Internet rappresenta un importante strumento di comunicazione. Tra i vantaggi che può offrire, oltre alla velocità ed alla possibilità di interagire con gli utenti, quello di trasmettere un indagine fortemente innovativa, una coerenza con tutti i documenti cartacei, un altissima interattività e feedback. Il sito internet istituzionale del Comune di Pontecagnano Faiano, continuamente aggiornato in tempo reale, contiene tutte le informazioni utili all utenza e si ritiene opportuno un ulteriore aggiornamento nelle sezioni dei relativi settori di competenza e un restyling grafico e strutturale per renderlo maggiormente interattivo, efficiente e, soprattutto, a misura di cittadino.

4 PERIODICO ISTITUZIONALE Il periodico istituzionale dell Ente denominato Il Comune è uno degli strumenti della comunicazione che ha già riscontrato nel periodo di pubblicazione un grande riscontro in termini di partecipazione, attenzione e condivisione. Suo scopo principale è quello di informare i cittadini sull attività dell Amministrazione comunale, sugli eventi e le iniziative culturali che riguardano la città coinvolgendo associazioni, parrocchie, scuole e soggetti pubblici. Si tratta di un grande mezzo di interazione tra la casa comunale e i cittadini di Pontecagnano Faiano grazie ad una distribuzione capillare porta a porta tesa a rafforzare il legame tra cittadinanza ed Ente. Obiettivo del Comune è rilanciare la sua pubblicazione, avvalendosi di collaborazioni giornalistiche e realizzative e di eventuali sostegni anche in forma di sponsorizzazioni, promuovendo, allo stesso tempo, nuovamente gli aggiornamenti del supplemento online. SOCIAL MEDIA COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE Il processo di comunicazione già intrapreso dall Ente è reso ancora più fluido dall ottimizzazione degli aspetti grafici, funzionali e redazionali in linea con quelle che ad oggi sono considerate le best practices di settore. Ampia e convinta è l apertura ai social media considerata l importanza di un rapporto di informazione che trova oramai nel web una delle sue massime espressioni. Il Comune di Pontecagnano Faiano rilancia la sua presenza istituzionale sui canali di massima diffusione, in particolare Facebook e Twitter, con la condivisione di notizie in tempo reale. MANIFESTI PUBBLICI Strumenti di primaria visibilità, solitamente unidirezionali e generici, i manifesti pubblici vengono realizzati a seconda del target di riferimento. Dette pubblicazioni vengono realizzati allo scopo di informare i cittadini sulle principali iniziative dell ente, culturali, sociali e di pubblica utilità. E indispensabile una condivisione dei messaggi istituzionale trasmessi alla cittadinanza. CONFERENZE STAMPA Giornate dedicate all incontra con i mass media da organizzare per promuovere le iniziative dell ente di rilevante importanza nelle fasi salienti dell attività istituzionale. SEMINARI E CONVEGNI Eventi che si configurano come momenti di apprendimento durante le diverse fasi della programmazione e della realizzazione degli interventi da rivolgere a diversi settori di target individuati con il necessario coinvolgimento dei tecnici del settore in questione. CAMPAGNE PUBBLICITARIE Si sviluppano attraverso mezzi di comunicazione di massa e prevedono un apposito budget di riferimento.

5 BROCHURE Hanno lo scopo di fornire informazioni ad un pubblico particolare, qualificato nel primo caso più diffuso nel secondo, attraverso l uso di un linguaggio semplice e diretto, corredato da immagini efficaci e funzionali allo scopo comunicativo da raggiungere. PREVISIONE DELLE RISORSE FINANZIARIE NECESSARIE Per la realizzazione del piano vengono stanziate risorse sul bilancio annuale di previsione dell esercizio finanziario in relazione ai diversi interventi da attuare. CRITERI DI VALUTAZIONE DELLE AZIONI REALIZZATE Ogni programma di azione prevede delle attività di monitoraggio e valutazione in itinere e finale per verificare l efficacia. Anche per il piano di comunicazione saranno realizzate verifiche periodiche delle singole azioni, utilizzando indici di ascolto, rilevazioni delle presenze agli eventi organizzati, indici di diffusione dei materiali cartacei, rassegna stampa, sitografia, questionari rivolti ai beneficiari finali, nonché interviste per verificare l efficacia degli strumenti attivati.