Preparazione di una proposta III

Transcript

1 Preparazione di una proposta III Costruzione del Budget e Rendicontazioni Daniele Tondini UTT-VALNET Progettualità ENEA Giornata Informativa Bologna, 11 Ottobre 2013

2 Costruzione del Budget Cos è il Budget: La previsione dei costi che si sosterranno durante la vita del progetto [e quindi dei fondi che si prevede di ottenere!]. Messa a punto contemporanea e concorrente a: Stesura del progetto; Creazione del partenariato. A carico di: Coordinatore; Contributi da tutti gli editori/partner.

3 Costruzione del Budget Deve essere: In linea (con quanto previsto dal bando); Equilibrato tra i partner (in base ai loro effort); Credibile (in base alle attività previste dal progetto). Sarà oggetto di: Valutazione; Contrattazione. Vanno identificati i costi: Per Partner/per WP/per BL/per Periodo di progetto.

4 Esempio di Budget M2RES Total Project partners Totals Staff costs Overheads Travel and accomodation costs External expertise and services LP - ENEA - IT , , , , ,00 PP1 - UCV - IT , , , , ,00 PP2 - MOV - SI , , , , ,00 PP3 - CRES - GR , , , , ,00 PP4 - ENERO - RO , , , , ,00 PP5 - SunE - RO , , , , ,00 PP6 - CL SENES - BAS - BG , , , , ,00 PP7 - ENEREA - HU , , , , ,00 PP8 - EC - HU , , ,21 - PP9 - EEE - AT , , , , ,00 PP10 - REC - HU , , , , ,00 Budget lines total (ERDF only) , , , , ,00 FLP1 - OU - ME , , , , ,00 Budget lines total , , , , ,00 10%PP1 - MESP - RS (inside LP) , , ,00 10%PP2 - EEC - AL (inside PP1) , , ,00

5 Esempio di Budget M2RES Total (details) WPs Actions WP0 Preparation activities Total Costs Staff costs Overheads Travel and accomodation costs External expertise and services act 0.1 From a project idea to a project drafting: the Expression of Interest 7.640, , act 0.2 Partner search 4.724, , act 0.3 Budget preparation 3.080, , act 0.4 The preparation of the full application form , , ,00 - WP0 TOTAL COSTS , , ,00 - Travel and External WP1 Transnational project and financial management Total Costs Staff costs Overheads accomodation costs expertise and services act 1.1 Project coordination activities & internal communication , , ,00 - act 1.2 Preparatory activities for the kick off meeting and fulfillment of the start-up requirements , , , ,00 act 1.3 Steering Committee activity & Monitoring of performance indicators and project outputs , , , ,00 act 1.4 Sound financial management, certification of expenditure , , , ,00 WP1 TOTAL COSTS , , , , ,00 WP2 Communication activities Total Costs Staff costs Overheads Expenses per Budget Lines Travel and accomodation costs External expertise and services Definition of a common M2RES Communication Concept and drafting of the M2RES act 2.1 Communication Plan and Dissemination Strategy 5.585, , act 2.2 Set up, implementation and management of the M2RES web-site , , ,00 Printing of the project publications and production and dissemination of promotional act 2.3 material , , , ,00 Publication of articles, radio/tv advertising, participation to expo, conferences, workshops act 2.4 concerning RES around Europe , , , ,00 act 2.5 Final M2RES International conference , , , ,00 WP2 TOTAL COSTS , , , ,00

6 M2RES Total (details) WPs WP 0 Period 1 15/12/ /05/2011 Period 2 01/06/ /11/2011 Expenses per period Period 3 01/12/ /05/2012 Period 4 01/06/ /11/2012 Period 5 01/12/ /05/2013 Period 6 01/06/ /02/2014 act , act , act , act , Tot , WP1 15/12/ /05/ /06/ /11/ /12/ /05/ /06/ /11/ /12/ /05/ /06/ /02/2014 act , , , , , ,94 act ,07 448, act , , , ,24 - act , , , , ,90 Tot , , , , , ,84 WP2 15/12/ /05/ /06/ /11/ /12/ /05/ /06/ /11/ /12/ /05/ /06/ /02/2014 act ,00 245, act , , , , , ,20 act , , , , ,26 act , , , , ,74 act ,00 Tot , , , , , ,21

7 M2RES Total (details) Period 2: 01/06/ /11/2011 WP 0 Total Costs Staff costs Overheads Travel and accomodation costs External expertise and services act act act act Tot WP1 Total Costs Staff costs Overheads Travel and accomodation costs External expertise and services act , , ,53 - act , ,00 - act , , , ,00 act , , , ,00 Tot , , , , ,00 WP2 Total Costs Staff costs Overheads Travel and accomodation costs External expertise and services act ,05 245, act , , ,00 act , ,24-425, ,00 act , ,34-725, ,00 act Tot , , , ,00

8 Complessità di un Budget Nell esempio, con: 14 Partner; 4 BL; 8 WP; 6 Periodi di Progetto serve: 1 File Excel con: 18 Fogli; Oltre 65,000 celle compilate.

9 Calcolo del Budget Approccio Analitico Approccio Empirico

10 Approccio Analitico Tiene conto di: Attività affidate ad ogni partner; Mesi/uomo per ogni attività; Costo orario per ogni partner; Missioni prevedibili; Acquisti di strumentazione e del loro ammortamento; Ogni altro costo preventivabile. GANTT del Progetto Popolo una matrice e ottengo le sommatorie righe/colonne

11 Approccio Analitico Pro: Buona precisione; Evita di presentare Budget troppo aleatori. Contro: Time consuming.

12 Approccio Empirico Si fa il Reverse Engineering dell Approccio Analitico: Si parte da ciò che si vuole ragionevolmente ottenere come Budget complessivo, compatibilmente col bando e la tipologia di progetto;

13 Approccio Empirico Poi si inizia a fissare dettagli sempre più approfonditi, tenendo conto di: Attività affidate ad ogni partner; Mesi/uomo per ogni attività; Costo orario per ogni partner; Missioni prevedibili; Acquisti di strumentazione e del loro ammortamento; Ogni altro costo preventivabile. GANNTT del Progetto Cioè si inseriscono i costi in modo da ottenere i totali fissati all inizio!

14 Approccio Empirico Pro: Precisione comunque accettabile; Molto più rapido dell analitico; Risultati confrontabili con quelli dell approccio analitico. Contro: Rischio di presentare Budget troppo aleatori

15 Calcolo del Budget Considerazione: L approccio empirico è preferibile per i vantaggi che porta. La sua aleatorietà non deve spaventare, in quanto il budget comunque evolve durante tutta la vita del progetto, indipendentemente dalla precisione con cui lo si calcola inizialmente. Il budget accettato in sede di contrattazione fissa i costi massimi che verranno accettati [e quindi i fondi che si potranno di ottenere!]

16 Evoluzione del Budget Durante la vita del progetto il Budget si modifica continuamente a causa di: Modifiche del consorzio; Richieste di shift da parte dei partner: Sotto il 20%; Oltre il 20%. Interventi del PO. Si deve monitorare continuamente lo scostamento Rendicontato/Budget

17 La Rendicontazione Cos è la Rendicontazione: Il processo di sottomissione ai finanziatori delle: Attività svolte; Risultati raggiunti; Costi sostenuti per ottenere i punti precedenti; Richiesta dei finanziamenti relativi. A carico di: Coordinatore (verso la UE); Tutti i Partner (verso il coordinatore).

18 La Rendicontazione Modalità e strumenti: Dipendono dal programma entro cui è finanziato il progetto; Quelle di Horizon 2020 non sono ancora note nel dettaglio; Si presenta periodicamente ed al termine del progetto; Determina l erogazione dei fondi (tranne che per l eventuale anticipo, salvo conguaglio)

19 La Rendicontazione Il Partner deve: Sintetizzare le proprie attività (per WP); Inviare tutto il materiale di supporto al punto precedente (Deliverable, Resoconti di meeting, conttatti ottenuti, ecc.); Produrre una certificazione dei costi sostenuti;

20 I costi sostenuti I costi vanno individuati e contaggiati per BL: Personale Diretto Overhead; Travel; External Expertise; Finanziari; Acquisto beni strumentali; Ecc.

21 I costi sostenuti I costi vanno documentati con: Buste paga (debitamente annullate); Fatture; M2 (missioni); Supporto fondamentale dell STG e/o AMM Si possono rendicontare solo i costi pagati entro il periodo di rendicontazione; Salvo diversa indicazione per lo specifico programma.

22 I costi sostenuti I costi vanno certificati: Si ricorre ad un ente (o un professionista) che certifica i costi e produce la: Declaration on Validation of Expenditure (DoV) che è il documento che il Partner deve inviare al coordinatore. La certificazione va prodotta per ogni rendicontazione o ogni volta che si raggiunge una soglia di costi non ancora certificati (a seconda del programma); La certificazione in alcuni paesi è la causa principale di mancate rendicontazioni!

23 La Rendicontazione Il Coordinatore deve: Fare tutte le cose che fanno i partner; + Raccogliere tutti i dati provenienti dai Partner; Sintetizzare le attività del consorzio (per WP); Gestire gli strumenti di rendicontazione del progetto messi a disposizione in quel particolare programma (dal cartaceo all online!)

24

25

26

27

28

29 Gli strumenti per Rendicontare Quelli forniti dal Programma; Quelli Creati dal Coordinatore per tenere conto di; Evoluzione del budget; Evoluzione del rendicontato; Raccolta e sintesi dei costi sostenuti; Distribuzione dei fondi ricevuti; Ecc. ecc.

30 Grazie dell attenzione!