Chi sono. Rappresentante del Programma Spazio Alpino nella Commissione Mista Stato-Regioni in materia di controlli di primo livello

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2 Chi sono Emanuela Cazzaniga Regione Lombardia Rappresentante del Programma Spazio Alpino nella Commissione Mista Stato-Regioni in materia di controlli di primo livello Coordinatore dei controllori validati per il Programma Spazio Alpino

3 Certificazione spese 1 Reporting Period = 1 Certificazione (anche per le spese pregresse) Non serve produrre certificazione nel caso la spesa sia pari a zero

4 Ammissibilità della spesa: periodo di ammissibilità Ammissibilità delle spese del Programma Spazio Alpino: da 1 GENNAIO 2007 a 31 DICEMBRE 2015 Ammissibilità dell operazione: da STARTING DATE OF PROJECT IMPLEMENTATION a CLOSURE DATE OF PROJECT IMPLEMENTATION

5 Ammissibilità della spesa Ammissibili solo le spese che riconducono ad attività previste in Application Form Specificità: INVESTMENTS: solo se descritti nella sezione 6.4 Attività fuori EU: solo se descritte nella sezione 6.3 Trasferte fuori dall area di cooperazione: ammissibili solo a Bruxelles o se previste (=approvate) in AF (casi particolari: PP fuori area)

6 Ammissibilità della spesa: periodo di ammissibilità Cambiamenti di Budget Spostamenti fra work packages, cost categories e project partner NON necessitano l approvazione se INFERIORI al 20% o INFERIORI a in entrata (si applica la soglia più favorevole al PP). In caso superino tali cifre, serve l approvazione del Programme Committee. Variazioni del timetable devono essere approvate dalla MA (se inferiore a 6 mesi) devono essere approvate dal Programme Committee (se superiori a 6 mesi) Variazioni delle reporting tranches sono permesse solo attraverso variazioni del timetable (scostamenti per Reporting Period sono accettate entro la flessibilità del 20%; se superiori potrebbero dare luogo a disimpegno automatico).

7 Ammissibilità della spesa: periodo di ammissibilità Solo se oggetto di First Written Contact Ammissibilità COSTI PREPARATORI Limitatamente al periodo dichiarato in WP1 Limitatamente alle categorie: Staff External Experts

8 Ammissibilità della spesa: tipologia di spesa Principi: spese di beni rispetto ai quali il Beneficiario NON abbia già fruito di una misura di sostegno finanziario; spese effettivamente e definitivamente sostenute; le spese supportate da una relazione tecnico amministrativa; spese previste dal Programma Alpine Space;

9 Ammissibilità della spesa: annullamento dei giustificativi TIMBRO DI ANNULLAMENTO DEL PARTNER 1 Al fine del rispetto del divieto di cumulo di finanziamenti, tutti gli originali dei documenti giustificativi di spesa devono essere annullati mediante l apposizione di un timbro Spesa sostenuta con i fondi del Programma Spazio Alpino , progetto n., per importo pari a, data di rendicontazione 2 TIMBRO DI ANNULLAMENTO DEL REVISORE Da apporre su tutti i documenti giustificativi di spesa nonché su quelli di pagamento che non contengono un diretto riferimento al documento di spesa deve essere apposto il timbro del revisore contabile certificatore a convalida del timbro di annullamento apposto dal beneficiario. Non è necessaria l apposizione del timbro di annullamento sui giustificativi di pagamento, salvo quando il nesso fra giustificativo di spesa e pagamento non sia evidente.

10 Annullamento giustificativi Fattura n.1 del 10/01/2010 Oggetto: fornitura Catering progetto XXX Programma Spazio Alpino Catering per 100 persone Costo unitario 20x IVA 20% 400 Totale 2.400

11 Flussi documentali Listing of Invoices CTA Relazione tecnico amministrativa e AF Listing of Invoices Annullamento del PP dei giustificativi Beneficiario Verifiche del FLC Out-put FLC Controllore di 1 livello Listing of Invoices FIRMATA Timbro conferma annullamento giustificativi Certificazione delle spese Certificazio ne delle spese Certificazio ne CTA CPN Listing of Invoices CTA FIRMATA Certificazione delle spese CTA Certificazio ne delle spese CTA Check list di controllo Report sui controlli Certificazione CTA CPN FLC coordinator (Ms Cazzaniga)

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15 Listing of Invoices

16 Compilato dal FLC Compilato dal PP

17 Compilato dal PP Compilato dal FLC vedi manuale TORINO11 Aprile 2011 Programmi di cooperazione transnazionale Le caratteristiche dei controlli di primo livello - Alpine Space

18 Listing of Invoice

19 Certification of expenditure

20 Promemoria + L Application Form può cambiare nel corso del progetto assicurarsi di avere sempre l ultima valida + Eleggibilità della spesa dettata anche dalla presenza del LOGO di programma verificarne presenza e correttezza + Controllo di primo livello avviene sul 100% delle spese 100% dei documenti da controllare + Buona prassi che il revisore conservi una copia delle certificazioni eseguite e di tutta la documentazione relativa (elettronica o cartacea) + Report on control inviato al FLCC soggetto a verifiche dell Autorità di Gestione e dei Controlli di secondo livello informazioni minime richieste: Data ricevuta documentazione da certificare Luogo del controllo Durata del controllo (data di chiusura) e metodo utilizzato (100%) Spiegazione delle correzioni Riferimento a documenti aggiuntivi, se necessario

21 Le Categorie di Spesa STAFF EXTERNAL EXPERTS and SERVICES INVESTMENTS GENERAL EXPENSES FINANCIAL CHARGES and GUARANTEE COSTS TORINO 11 Aprile 2011 Programmi di cooperazione transnazionale - Le caratteristiche dei controlli di primo livello - Alpine Space

22 STAFF personale assunto a tempo indeterminato; personale assunto a tempo determinato; personale assunto a progetto; costi per le trasferte, comprensivi di spese di viaggio diarie. Part-time e full-time NON AMMISSIBILE IL LAVORO VOLONTARIO I costi di STAFF comprendono il compenso lordo comprensivo di tutti gli oneri diretti e indiretti a carico sia del lavoratore sia del datore di lavoro. costi diretti elementi caratterizzanti il rapporto di lavoro in modo stabile e ricorrente (stipendio-base ed eventuali integrazioni più favorevoli, eventuale contingenza, scatti di anzianità). costi indiretti (assenze per malattia, ferie, riposi aggiuntivi per festività soppresse, festività infrasettimanali, riposi aggiuntivi per riduzione di orario di lavoro, tredicesima e quattordicesima ove previste, premi di produzione se contrattualmente previsti e chiaramente calcolabili).

23 STAFF calcolo dei costi di staff i costi sostenuti da Gennaio a Giugno vanno inclusi nel report autunnale; i costi sostenuti da Luglio a Dicembre vanno inclusi nel report primaverile In casi eccezionali e giustificati ed a certe condizioni, è possibile calcolare i costi di staff per i mesi tra il termine predefinito e quello di fissato nell AF e certificare le spese relative. Sarà responsabilità del certificatore di primo livello calcolare correttamente i costi di staff utilizzando o meno, a sua discrezione, questa procedura. Condizioni per applicazione deroga Il calcolo preliminare del tasso orario deve risultare più basso di quello calcolato secondo il metodo descritto in base alle seguenti indicazioni 1- basare il calcolo su una media di almeno 180 ore lavorative mensili. 2- basare il calcolo sui costi effettivi di staff, escludendo i pagamenti straordinari.

24 STAFF contratti a progetto Modalità di rendicontazione 1 - lavoratore a progetto assegnato alla gestione di un solo progetto. Nessun documento da compilare 2 - Lavoratore a progetto assegnato alla gestione di più progetti con chiara ripartizione nel contratto di attività, risultati e della remunerazione per ciascun progetto. Compilati i documenti "Monthly timesheet" e "Calculation of staff cost" per ciascun progetto. 3 - Lavoratore assegnato alla gestione di più progetti attraverso la stipulazione di un contratto a progetto il quale in assenza di chiara ripartizione di attività, risultati e della remunerazione per ciascun progetto. (Eccezione per i contratti già stipulati. Per i contratti da stipulare riportare chiara ripartizione di attività, risultati e remunerazione per ciascun progetto Spazio Alpino ) Per i contratti già in essere compilare un unico "Monthly time-sheet" ed un "Calculation of staff cost" per ciascun progetto.

25 STAFF: spese di viaggio Le spese di viaggio e trasferte sono sempre da inserire all interno della voce di costo che le ha generate: STAFF Sono ammissibili se: Il personale è imputato al progetto con nota d incarico; Sono accompagnate dalla documentazione attestante l autorizzazione alla missione, dalla quale si evinca chiaramente il nominativo del soggetto, la durata della missione, il motivo della missione e la destinazione. Regole particolari: utilizzo del mezzo di trasporto più economico i costi di alloggio: prezzi medi di periodo/località i meeting di progetto all interno dell area di cooperazione. diarie giornaliere solo se in linea con quelle in vigore presso le autorità pubbliche I voli aerei sono eleggibili per le distanze superiori ai 400 km in classe economica (solo se rappresentano il mezzo di trasporto più economico) TORINO 11 Aprile 2011 Programmi di cooperazione transnazionale II controlli di primo livello - Alpine Space

26 EXTERNAL EXPERTS Incarichi a Persone Giuridiche Incarichi a Persone Fisiche Appalti di opere Appalti di forniture Appalti di servizi Collaborazioni su base di note onorarie Contratto di consulenza Contratto d opera Assegni di ricerca contratti per prestazioni occasionali Ammissibili sia il compenso erogato sia i tributi e gli oneri connessi servizi IT, traduzioni; studi, perizie; catering; costi per i controlli di primo livello;

27 EXTERNAL EXPERTS spese per eventi Le spese per catering sono ammissibili solo per gli eventi pubblici rintracciabili nell AF e previa dimostrazione dell effettivo numero dei partecipanti (dovrà essere fornita la documentazione dei partecipanti - ovvero lista dei partecipanti). Non sono ammissibili le spese di catering per gli incontri di lavoro interni tra i PPs. Le cene sono permesse solo per eventi esterni ed in casi eccezionali se tali eventi sono tracciabili in AF.

28 EXTERNAL EXPERTS trasferte Le spese di viaggio e trasferte sono sempre da inserire all interno della voce di costo che le ha generate: External Experts Ammissibili se: Sono accompagnate dalla documentazione attestante l autorizzazione alla missione, dalla quale si evinca chiaramente il nominativo del soggetto, la durata della missione, il motivo della missione e la destinazione. Regole particolari: mezzo di trasporto più economico i costi di alloggio: prezzi medi di periodo/località i meeting di progetto all interno dell area di cooperazione. diarie giornaliere solo se in linea con quelle in vigore presso le autorità pubbliche i voli aerei sono eleggibili per le distanze superiori ai 400 km in classe economica. (solo se rappresentano il mezzo di trasporto più economico)

29 Affiliated institution /Enti in-house Rendicontazione al COSTO REALE (no ricarichi) Spese imputate alle categorie di costo come fossero del beneficiario

30 INVESTMENTS Il solo costo di ammortamento è da considerarsi ammissibile e va calcolato in base ai principi fiscali Equipment Small Scale Infrastructure Administrative Equipment WP1 WP2 WP3 Technical Equipment WP4. WP8 SOLO se segnalati nella sezione 6.4 AF dell AF

31 INVESTMENTS Il solo costo di ammortamento è da considerarsi ammissibile e va calcolato in base ai principi fiscali Equipment Administrative Equipment Technical Equipment WP1 WP2 WP3 WP4 WP8. Intero prezzo d'acquisto del bene è ammissibile soltanto nel caso di uso esclusivo per il Progetto e qualora il periodo di ammortamento sia uguale o inferiore alla durata del progetto. AMMISSIBILI: -PC e installazione linee telefoniche (proporzionalmente allo staff impiegato -PC portatili e telefoni cellulari sono ammissibili solo in casi giustificati (necessità ed efficienza). NON AMMISSIBILI - Stampanti, arredamento d ufficio e palmari riferiti all attività amministrative del progetto. Intero prezzo d'acquisto del bene è ammissibile soltanto nel caso di uso esclusivo per il Progetto e qualora il periodo di ammortamento sia uguale o inferiore alla durata del progetto (salvo strumentalità) AMMISSIBILI: -Software specifico, strumenti tecnici -telefoni mobili e PC portatili in caso di necessità ed attinenza -spese per l acquisto di attrezzature tecniche strettamente necessarie alla attuazione del progetto

32 INVESTMENTS Equipment Mobile Equipment PC Software specifico Immobile Equipment Stazioni di monitoraggio Installazioni GPS Cartellonistica e segnaletica Costi accessori Il solo costo di ammortamento è da considerarsi ammissibile salvo che il bene esaurisca l utilità entro la durata del progetto. ECCEZIONE per IMMOBILE EQUIPMENT: L intero costo è ammissibile se vi è strumentalità alle seguenti condizioni: 1. l acquisto è indispensabile per il raggiungimento degli obiettivi progettuali 2. il bene acquistato verrà utilizzato solo per gli obiettivi progettuali 3. il bene continuerà a produrre effetti dopo la chiusura del progetto

33 INVESTMENTS Equipment di seconda mano I costi di acquisto così come i costi di ammortamento di attrezzature di seconda mano sono ammissibili alle seguenti condizioni: Il venditore deve fornire una certificazione che dimostri che il bene non sia stato acquistato grazie a fondi pubblici nazionale o/e europei. Il prezzo dell attrezzatura non deve eccedere il suo valore di mercato e deve essere inferiore al prezzo di beni simili nuovi. L attrezzatura deve avere le caratteristiche tecniche necessarie al progetto e rispettare gli standard e le norme in vigore. Il bene non deve essere completamente ammortizzato.

34 INVESTMENTS Small Scale Infrastracture SOLO AMMORTAMENTO per la durata del progetto (dalla data di entrata in funzione) ove venga dimostrato in dettaglio l impatto transnazionale e il rapporto costo/beneficio. Ammissibili le quote comprendenti le spese sostenute dal beneficiario per la realizzazione materiale dell opera o l impianto della stessa. Solo se in AF sezione 6.4

35 Contributi in kind NON AMMISSIBILI TORINO 11 Aprile 2011 Programmi di cooperazione transnazionale Le caratteristiche dei controlli di primo livello - Alpine Space

36 GENERAL EXPENSES Spese Generali Dirette Spese Generali Indirette Ammissibili se: Sono strettamente legate all attuazione del progetto; sono già state sostenute; sono giustificate da fatture quietanzate sono collegate ai WP tecnici (WP4 WP8) NON AMMISSIBILI Calcolo Forfettario NON AMMESSO TORINO 11 Aprile 2011 Programmi di cooperazione transnazionale Le caratteristiche dei controlli di primo livello -Alpine Space

37 FINANCIAL CHARGES and GUARANTEE COSTS Ammissibili Non Ammissibili oneri relativi alle transazioni finanziarie transnazionali spese bancarie relative all apertura e alla gestione dei conti, se l attuazione di un operazione richiede conti separati; i costi delle garanzie fornite da banche o da altri istituti finanziari se prescritte dalla legislazione nazionale o comunitaria. interessi debitori le commissioni per operazioni finanziarie nazionali le perdite sui cambi Ammende penali TORINO 11 Aprile 2011 Programmi di cooperazione transnazionale Le caratteristiche dei controlli di primo livello -Alpine Space

38 CTA (Common Transnational Activities) Caratteristiche delle CTA sono collegate agli obiettivi del progetto; sono attuate da un solo partner responsabile dell attività in nome e per conto dell intero partenariato; le spese sono equamente ripartite fra tutti i partner finanziariamente coinvolti nell attuazione del WP in cui sono contenute le CTA (di conseguenza il partner attuatore NON è assimilabile a un sub-appaltatore, in quanto non opera a scopo di lucro e sostiene parte della spesa) tutti i partner coinvolti devono beneficiare della CTA. Le Common Transnational Activities seguono regole speciali appositi formulari sono stati predisposti per la loro rendicontazione e certificazione.

39 Revenues Art. 55 Regolamento (CE) 1083/2006 Valutazione Ex Ante Valutazione Ex Post Le entrate (nette) dichiarate in Application Form vengono dedotte dai costi ammissibili Es. In caso di investimenti le cui tariffe siano oggettivamente calcolabili per tutto il corso della loro vita economica l'importo delle entrate nette deve essere monitorato durante l'intero corso del periodo di riferimento dell'investimento. Qualsiasi entrata generata entro 5 anni dalla conclusione del progetto deve essere dedotta dai costi ammissibili.

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