REGOLAMENTO. Piano Welfare GRUPPO CAP

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1 REGOLAMENTO Piano Welfare GRUPPO CAP 1

2 IL PIANO WELFARE 1. Premessa e obiettivi Il Gruppo CAP considera il benessere delle persone uno degli obiettivi chiave dell azienda e crede nell importanza di dare più valore al tempo di ognuno ritenendo fondamentale contribuire allo star bene dei propri dipendenti, investendo continuamente nella capacità di conciliare la vita lavorativa con quella personale. Fare welfare per il GRUPPO CAP significa mettere in atto interventi volti a creare un ambiente di lavoro migliore, attento allo sviluppo del capitale umano, alla crescita del senso di appartenenza, all incrementare del benessere del lavoratore e della sua famiglia e quindi a favorire un buon bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata. Per questi motivi è stato avviato il 27/06/2017 il Piano Welfare GRUPPO CAP: attraverso una piattaforma web personalizzata a disposizione esclusiva dei dipendenti del Gruppo è possibile scegliere beni, servizi, fruire di prestazioni, nel rispetto di quanto previsto dagli artt. 51 e 100 del TUIR. 2. Beneficiari e tempistiche del Piano CHI NE HA DIRITTO: L accesso al piano Welfare Gruppo CAP è rivolto al personale dipendente del Gruppo CAP. Per facilitarne la fruibilità è suddiviso come segue: A. I dipendenti in servizio nel mese di gennaio di ogni anno sono beneficiari di un importo di 100,00 quale Conto WELFARE Aziendale - erogato in base al punto 6A) dell accordo di Premio di Risultato sottoscritto il 02/11/2016. B. I dipendenti che risultano in forza all atto di erogazione del Premio di Risultato a decorrere dall erogazione del Premio riferito all anno a norma del punto 6 comma 2 dell accordo di Premio di Risultato sottoscritto il 02/11/2016, potranno scegliere se convertire tutto o parte del proprio premio di risultato in welfare (Welfare Premio). VALIDITA DEL PIANO: Il Piano Welfare Gruppo CAP, avviato con comunicazione di lancio dell iniziata del 27 giugno 2016, ha la seguente validità: A. Conto WELFARE Aziendale ( 100): validità entro l anno solare di erogazione. Pertanto entro il 31 dicembre di ogni anno di riferimento è possibile fruire con il proprio Contro Welfare Aziendale di tutti i servizi presenti in piattaforma. B. Welfare Premio (conversione da Premio di Risultato): ha validità fino al mese di marzo dell anno successivo all erogazione. Pertanto entro il 31 marzo dell anno successivo all erogazione è possibile fruire con il proprio Welfare Premio di tutti i servizi presenti in piattaforma. A tale proposito si ricorda che le spese sostenute nel corso dell anno possono - se rientranti nei servizi offerti dalla piattaforma - essere chieste a rimborso anche dopo la data di scelta/conversone di destinazione del Premio di Risultato in Welfare Premio. Pertanto, l apertura della piattaforma fino al 31/03 garantisce una continuità del Piano Welfare per complessivi 15 mesi (esempio anno 2018 da gennaio 2018 a marzo 2019). SOMME RESIDUE NON UTILIZZATE: Nel caso in cui il beneficiario del Piano Welfare Gruppo CAP: 2

3 A. non abbia utilizzato l intero credito a sua disposizione quale Conto WELFARE Aziendale ( 100) entro il 31/12 di ogni anno, la quota di benefit non fruita non potrà essere monetizzata né essere convertita in un trattamento di altro genere. B. non abbia utilizzato l intero credito a sua disposizione quale Welfare Premio da Premio di Risultato entro il 31/03 dell anno successivo all erogazione, la quota di benefit non fruita non potrà essere monetizzata, né essere convertita in un trattamento di altro genere. Come condizione di miglior favore, per il personale iscritto ad un fondo di previdenza complementare, l eventuale residuo sarà destinato automaticamente in previdenza complementare. CESSAZIONE RAPPORTO DI LAVORO: I dipendenti che lasciano il Gruppo CAP nel corso dell anno potranno fruire dei servizi presenti nella piattaforma Welfare GRUPPO CAP entro e non oltre la fine del mese della data di cessazione. L eventuale credito non fruito: A. relativo al Conto WELFARE Aziendale ( 100) non sarà monetizzato né convertito in un trattamento di altro genere. C. relativo al Welfare Premio da Premio di Risultato non sarà monetizzato, né convertito in un trattamento di altro genere. Come condizione di miglior favore, per il personale iscritto ad un fondo di previdenza complementare, l eventuale residuo sarà destinato automaticamente in previdenza complementare. 3. Modalità di Conversione del Premio di Risultato: Il Premio di Risultato vigente presso il Gruppo CAP viene espresso su base annua ed è quantificabile in base al raggiungimento degli obbiettivi dell anno di riferimento ed approvati dal CDA. Per i criteri di determinazione del Premio di Risultato si rimanda al Verbale di Accordo sottoscritto il 02/11/2016. L erogazione del Premio di Risultato avviene entro il mese successivo all approvazione, da parte dell Assemblea dei Soci, del bilancio di esercizio e comunque entro il 31 luglio. Entro il mese di maggio di ogni anno, e comunque a seguito della pubblicazione del grado di raggiungimento degli obbiettivi dei singoli uffici, il personale interessato alla possibilità di convertire tutto o parte del proprio Premio di Risultato in welfare dovrà effettuare la scelta circa la quota che è interessato a destinare nel Welfare Premio. In via sperimentale per l erogazione del Premio di Risultato riferito all anno 2017, sarà facoltà del dipendente scegliere se: - Convertire interamente il proprio premio di risultato; - Convertire una percentuale del proprio premio di risultato; - Convertire una quota del proprio premio di risultato, scegliendo tra le seguenti fasce: - 200,00-400,00-600,00-800, ,00; - Convertire una quota a scelta del proprio premio di risultato. Per il premio relativo all anno 2017 da erogare entro luglio 2018 la scelta avverrà utilizzano un apposito modulo che verrà inviato a tutto il personale tramite mail. A decorrere dal Premio di Risultato relativo all anno 2018 da erogare entro luglio 2019 la scelta avverrà on line, tramite apposita sezione presente sul portale. 4. Struttura della piattaforma e del Piano 3

4 Attraverso la piattaforma WELFARE GRUPPO CAP il dipendente può decidere come utilizzare il proprio benefit e fruire dei servizi più adatti alle sue esigenze. La propria posizione sarà automaticamente aggiornata e consultabile nell Area personale. All interno della piattaforma sono visualizzabili i beni e servizi a disposizione, le convenzioni e le agevolazioni dedicate ai dipendenti, i canali di assistenza a cui rivolgersi in caso di necessità. La gestione complessiva dell iniziativa è di competenza del GRUPPO CAP con il supporto di Easy Welfare S.r.l., società che gestisce la piattaforma ed incaricata di attivare i servizi ed erogarli. 5. Regime fiscale Il Piano Welfare GRUPPO CAP è stato progettato in modo da utilizzare le agevolazioni fiscali a favore del dipendente e del GRUPPO CAP, ove previsto dalla legislazione vigente in materia fiscale. Il GRUPPO CAP garantisce il mantenimento dei servizi in conformità a quanto previsto dalla normativa di riferimento, adeguando - di concerto con Easy Welfare la fruizione del benefit in base agli eventuali cambiamenti che le norme fiscali dovessero introdurre, anche in merito al trattamento di un particolare benefit/servizio. Le spese rimborsate tramite Welfare godono di alcuni benefici fiscali, pertanto si ricorda che le stesse non potranno essere portate in detrazione anche nelle dichiarazioni dei redditi. In sede di dichiarazione dei redditi sarà invece possibile recuperare le quote non interamente rimborsate tramite Welfare, fruendo pertanto dei benefici fiscali previsti per legge. Sarà cura del dipendente beneficiario conservare copia originale di tutta la documentazione presentata sia per il rimborso tramite Welfare che in sede di dichiarazione dei redditi, documentazione questa che deve essere presentata in caso di verifica da parte dei competenti organi ispettivi. 4

5 TIPOLOGIE DI SERVIZI E BENEFICIARI Di seguito viene presentata una tabella riassuntiva dei servizi disponibili a portale. SERVIZI TIPOLOGIA BENEFICIARI Famiglia Rimborso Familiari Previdenza Complementare Versamento Dipendente Mutui Rimborso Dipendente Cassa sanitaria Versamento e Rimborso Dipendente e familiari Tempo libero Acquisto Dipendente e familiari Sport e benessere Acquisto Dipendente e familiari Viaggi e Vacanze Acquisto Dipendente e familiari Corsi di formazione Acquisto Dipendente e familiari Supporto alla persona Acquisto Dipendente e familiari Welfare Voucher Acquisto Dipendente e familiari Buoni acquisto e cofanetti Acquisto Dipendente Salva Tempo Agevolazione Dipendente e familiari Trasporti e Mobilità Acquisto e/o Rimborso Dipendente e familiari a carico Convenzioni Agevolazione Dipendente e familiari Area Shop Agevolazione Dipendente e familiari TIPOLOGIA Rimborso: la spesa è sostenuta dal dipendente nell anno in corso. Tramite portale è richiesto il rimborso allegando la relativa documentazione. Versamento: tramite portale, destinazione di una quota di benefit a uno specifico servizio. Non è richiesta alcuna documentazione. (Previdenza Complementare o Cassa Sanitaria). Acquisto: l acquisto viene operato del dipendente direttamente tramite portale. Agevolazione: il servizio prevede un agevolazione dedicata senza l utilizzo del benefit. (fruizione sconti) 5

6 FAMIGLIA Tramite il servizio è possibile chiedere il rimborso delle spese di istruzione e assistenza sostenute dal dipendente per i propri familiari. Sono ricomprese le spese di: Iscrizione e frequenza asilo nido, scuole, università, master e corsi di lingua Libri scolastici Campus estivi e vacanze studio Assistenza familiari anziani o non autosufficienti Baby sitter Sono rimborsabili i costi documentati e sostenuti nell anno in corso. Per il dettaglio delle voci accettate e della tipologia di documenti da presentare si invita a consultare i requisiti operativi a portale. Tempistiche: La richiesta può essere inserita entro e non oltre la data di fine del Piano (vedi pag. 2 paragrafo Validità del Piano ) Successivamente a tale data non risulta possibile rettificare o integrare richieste già inviate. Il dipendente accede alla pagina di servizio e verifica i requisiti operativi per la presentazione della richiesta. Seguendo la procedura guidata, inserisce in un apposito form i dati del familiare per cui ha sostenuto la spesa e carica il documento in suo possesso. Entro 20 giorni Easy Welfare verifica il giustificativo ricevuto e invia un riscontro sull idoneità della richiesta. Le spese validate positivamente saranno rimborsate con la busta paga del mese successivo alla richiesta di rimborso. 6

7 PREVIDENZA COMPLEMENTARE Il servizio consente al dipendente di versare una quota o il totale del proprio benefit a titolo di contribuzione aggiuntiva al fondo pensione complementare di categoria. Il dipendente - che deve essere già iscritto al fondo pensione può destinare una quota di premio al proprio fondo. Tempistiche: La richiesta può essere inserita entro e non oltre la data di fine del Piano. (vedi pag. 2 paragrafo Validità del Piano ) Il dipendente, accedendo alla pagina del servizio, inserisce la quota che desidera destinare alla propria posizione previdenziale. Non è necessario inoltrare alcuna documentazione. Ogni mese Easy Welfare processa le richieste pervenute e le invia all azienda, che predispone direttamente i versamenti dei contributi al fondo pensionistico integrativo secondo i tempi e le modalità previste dal fondo stesso. 7

8 MUTUI Tempistiche: Tramite il servizio il dipendente può richiedere il rimborso di una quota parte degli interessi passivi di mutuo eccedenti il Tasso Ufficiale di Sconto al 31/12, determinato dalla Banca Centrale Europea. Il mutuo deve essere stipulato in data posteriore al 01/01/97 e inerente ad acquisto, ristrutturazione o costruzione di prima e/o seconda casa. Il beneficiario del servizio è il dipendente. In caso di mutuo cointestato, la quota di interessi passivi viene rimborsata solo per la parte relativa al dipendente. Per il dettaglio delle tempistiche è possibile consultare il paragrafo procedura e i requisiti operativi riportati a portale. Gli interessi passivi possono essere rimborsati per le rate in scadenza nell anno del Piano e successive alla convalida della richiesta. Per motivi operativi, non risulta in ogni caso rimborsabile la rata di gennaio. Il dipendente accede alla pagina di servizio per verificare il dettaglio della procedura e i requisiti operativi per la presentazione della richiesta, che è suddivisa in tre principali fasi. Fase 1: nell area I TUOI MUTUI, il dipendente allega il proprio contratto di mutuo e piano di ammortamento e imposta un agenda per il Piano di Rimborso inserendo le seguenti informazioni: Quota di interessi e tasso di interesse applicato rata per rata Data di scadenza della rata Percentuale di intestazione e riferimenti della Filiale Il Piano di rimborso deve essere creato entro il 10 di ogni mese per ottenere il rimborso sulle rate in scadenza a partire dal mese successivo. Easy Welfare verifica la documentazione presentata e comunica l esito del Piano di Rimborso al dipendente. Fase 2: a seguito della convalida il dipendente può inserire le richieste di rimborso per le singole rate in scadenza, entro 10 giorni dallo scadere della rata. Durante l inserimento della richiesta occorre indicare l IBAN su cui avviene l addebito della rata del mutuo. Easy Welfare provvederà al relativo rimborso (per le rate per cui il dipendente inserisce effettivamente la richiesta sul Portale) direttamente sul medesimo conto corrente. Fase 3: all inizio dell anno successivo alla fruizione del servizio, il dipendente dovrà inserire sul Portale la Certificazione degli interessi pagati nell anno precedente. 8

9 CASSA SANITARIA Il servizio consente al dipendente di destinare una quota di benefit alla Cassa Sanitaria, per poi ottenere il rimborso delle spese sanitarie sostenute dal dipendente per sé e per i propri familiari. È possibile chiedere il rimborso di: Spese sanitarie non incluse nelle coperture sanitarie in corso Franchigie e scoperti previsti dalle coperture sanitarie in corso Sono rimborsabili i costi documentati e sostenuti nell anno in corso. Per il dettaglio delle voci accettate e della tipologia di documenti da presentare si invita a consultare i requisiti operativi a portale. Tempistiche: L adesione alla cassa sanitaria viene effettuata tramite una o più finestre di durata mensile che sono indicate nella pagina del servizio. Il mese successivo all adesione, a partire dal 10 giorno lavorativo, il dipendente può iniziare ad inserire le richieste di rimborso che devono essere presentate entro e non oltre la data di fine del Piano. Successivamente a tale data non risulta possibile rettificare o integrare richieste già inviate. Eventuali residui successivamente alla scadenza del Piano non potranno essere recuperati. Dal mese successivo all adesione alla Cassa Sanitaria, il dipendente accede alla pagina di servizio e verifica i requisiti operativi per la presentazione della richiesta. Seguendo la procedura guidata, inserisce in un apposito form i dati del beneficiario per cui ha sostenuto la spesa e carica il documento in suo possesso, indicando l IBAN su cui effettuare il rimborso. Entro 20 giorni Easy Welfare verifica il giustificativo ricevuto e invia un riscontro sull idoneità della richiesta. Le spese validate positivamente saranno rimborsate dalla cassa sanitaria sul conto corrente indicato nel mese successivo alla richiesta di rimborso. 9

10 SPORT E BENESSERE, TEMPO LIBERO, CORSI DI FORMAZIONE, SUPPORTO ALLA PERSONA, WELFARE VOUCHER, VIAGGI E VACANZE Le sezioni permettono di scegliere fra servizi dedicati all attività sportiva, ricreativa, formativa e al benessere del dipendente. Le categorie si dividono in due principali tipologie di servizi. Gli acquisti permettono di accedere a un network di strutture convenzionate con Easy Welfare, scegliere quella in linea con le esigenze ed indicare la tipologia di corso o abbonamento desiderato. WELFARE VOUCHER Tramite questa sezione è possibile acquistare servizi per il dipendente e i suoi familiari. Le tipologie di acquisto previste sono, ad esempio: Attività sportive Attività ricreative, educative e benessere Studio (solo per il dipendente) Per il dettaglio delle tipologie di abbonamenti/corsi previsti si invita a consultare i requisiti operativi a portale. Gli acquisti vengono operati direttamente da Easy Welfare per conto dell azienda e a favore del dipendente. Non può essere effettuato alcun tipo di rimborso per spese sostenute direttamente dal dipendente. Tempistiche: La richiesta può essere inserita entro e non oltre la data di fine del Piano (vedi pag. 2 paragrafo Validità del Piano ) Accedendo alla sezione dedicata, il dipendente prende visione dei requisiti operativi e dei fornitori convenzionati, ricercando su una mappa interattiva i centri disponibili nella località desiderata. Una volta selezionato il centro, può inserire la richiesta di voucher tramite l apposito form online. Il form deve essere compilato in tutti i suoi campi con le informazioni relative alla tipologia di abbonamento o corso richiesto e al beneficiario del servizo. Nel caso in cui le strutture presenti nel network non soddisfino le esigenze, è possibile segnalare un nuovo Partner accedendo al servizio SEGNALA PARTNER. Easy 10

11 Welfare valuterà la richiesta che verrà evasa previa accettazione da parte della struttura delle procedure operative ed amministrative. SERVIZI DI ACQUISTO INTEGRATI Il servizio consente al dipendente di acquistare prodotti o servizi scegliendo tra pacchetti già disponibili a portale, erogati tramite i fornitori del network di Easy Welfare. L acquisto è destinato al dipendente e ai suoi familiari. Alcuni esempi: Carnet cinema Pacchetti termali Corsi di lingua on-line Pacchetti viaggio Gli acquisti vengono operati direttamente da Easy Welfare per conto dell azienda e a favore del dipendente. Non può essere effettuato alcun tipo di rimborso per spese sostenute direttamente dal dipendente. Tempistiche: La richiesta può essere inserita entro e non oltre la data di fine del Piano. Attraverso il Portale il dipendente può prendere visione dei servizi disponibili e inserire una richiesta di acquisto. La richiesta viene confermata tramite e successivamente il dipendente riceve le informazioni su come attivare il proprio abbonamento o corso direttamente con il fornitore. Per maggiori informazioni sulle modalità e le tempistiche di erogazione dei pacchetti si rimanda alle pagine informative pubblicate a portale. 11

12 BUONI ACQUISTO E COFANETTI Tramite il servizio è possibile acquistare buoni spesa e cofanetti scegliendo tra i voucher già disponibili a portale, erogati dai fornitori del network di Easy Welfare. L acquisto è destinato al dipendente. Le tipologie di spesa previste sono card multiuso (e.g. shopping, benzina, alimentari, tecnologia) e cofanetti. Gli acquisti vengono operati direttamente da Easy Welfare per conto dell azienda e a favore del dipendente. Non possono essere rimborsate le spese sostenute direttamente dal dipendente. Tempistiche: La richiesta può essere inserita entro la data di fine del Piano. (vedi pag. 2 paragrafo Validità del Piano ) Limiti di acquisto: È possibile inserire le richieste fino a disponibilità del proprio benefit e fino ad un importo massimo annuale di 258,23 (limite annuale per la deducibilità dal reddito) secondo il costo dei pacchetti disponibili nella pagina di servizio Accedendo al portale il dipendente può prendere visione dei fornitori e scegliere la card o il cofanetto di suo interesse, per poi inserire una richiesta di acquisto. La richiesta viene confermata tramite e successivamente il dipendente riceve informazioni su come attivare il prodotto acquistato direttamente con il fornitore. Per maggiori informazioni sulle modalità e le tempistiche di erogazione dei pacchetti, oltre alla durata degli stessi, si rimanda alle pagine informative pubblicate a portale. 12

13 SALVA TEMPO I servizi Salva Tempo integrano l offerta dei benefici per il dipendente tramite agevolazioni volte a conciliare la vita lavorativa con le necessità della vita privata. I servizi sono erogati tramite il network di fornitori di Easy Welfare e sono dedicati al dipendente e al suo nucleo familiare. La sezione non prevede l utilizzo del proprio contro welfare in quanto trattasi di fruizione di sconti. Attraverso il Portale il dipendente può verificare i servizi disponibili e i riferimenti per fruire delle agevolazioni previste. Per verificare tempistiche e modalità di erogazione di ciascun servizio si invita a prendere visione della pagina informativa di ciascun servizio. 13

14 TRASPORTI E MOBILITA ABBONAMENTI TRASPORTO PUBBLICO CON FRINGE BENEFIT Il servizio permette di acquistare o rinnovare l abbonamento annuale al trasporto pubblico del dipendente. Per il dettaglio degli abbonamenti disponibili e dei costi aggiornati si rimanda alla tabella presente a portale. Non sono disponibili abbonamenti con inizio validità agosto. Limiti di acquisto: È possibile utilizzare una quota di benefit per saldare parte dell abbonamento, fino a disponibilità del proprio benefit e fino a un importo massimo annuale di 258,23. La restante parte è addebitata sulla busta paga del mese di inizio validità. Per motivi normativi e gestionali, il benefit non può essere utilizzato per gli abbonamenti con data inizio di validità gennaio o febbraio: in questi casi la quota sarà interamente scalata dalla busta paga. Tempistiche: Per il dettaglio delle tempistiche per richiedere l abbonamento si invita a consultare l informativa a portale, dove sono indicate le scadenze previste a seconda del mese di inizio validità prescelto. Attraverso il portale il dipendente potrà accedere all acquisto del proprio abbonamento, seguendo la procedura guidata. Durante la procedura seleziona l eventuale quota di benefit da utilizzare per l acquisto. L abbonamento viene consegnato direttamente in azienda nel corso della settimana precedente la data di inizio validità. ABBONAMENTI AL TRASPORTO PUBBLICO CON ADDEBITO IN BUSTA PAGA Il servizio permette di acquistare o rinnovare l abbonamento annuale al trasporto pubblico del dipendente. Per il dettaglio degli abbonamenti disponibili e dei costi aggiornati si rimanda alla tabella presente a portale. Non sono disponibili abbonamenti con inizio validità agosto. 14

15 Tempistiche: Per il dettaglio delle tempistiche necessarie per richiedere l abbonamento si invita a consultare l informativa a portale, dove sono indicate le scadenze a seconda del mese di inizio validità prescelto. Attraverso il portale il dipendente potrà accedere all acquisto del proprio abbonamento, seguendo la procedura guidata nell apposito form. L abbonamento viene consegnato direttamente in azienda nel corso della settimana precedente la data di inizio validità. RIMBORSO ABBONAMENTI AL TRASPORTO PUBBLICO LOCALE Tramite il servizio è possibile utilizzare il benefit a propria disposizione per richiedere il rimborso totale o parziale del titolo di viaggio al trasporto pubblico per il dipendente e/o per i suoi familiari a carico. Il rimborso viene erogato in busta paga il mese successivo l inserimento della richiesta. Affinché il rimborso vada a buon fine, la spesa deve essere sostenuta esclusivamente dal dipendente destinatario del benefit. Per il dettaglio delle voci accettate e della tipologia di documenti da presentare si invita a consultare i requisiti operativi a portale. Tempistiche: La richiesta può essere inserita entro e non oltre la data di fine del Piano (vedi pag. 2 paragrafo Validità del Piano ). Successivamente a tale data non risulta inoltre possibile rettificare o integrare richieste già inviate. Il dipendente accede alla pagina di servizio e verifica i requisiti operativi per la presentazione della richiesta. Seguendo la procedura guidata, inserisce in un apposito form i suoi dati o quelli del beneficiario per il quale ha sostenuto la spesa e carica la documentazione in suo possesso. Entro 20 giorni Easy Welfare verifica il giustificativo ricevuto e invia un riscontro sull idoneità della richiesta. Le spese validate positivamente saranno rimborsate con la busta paga del mese successivo alla richiesta di rimborso. 15

16 SHOP Tipi di acquisto: All interno della sezione Shop il dipendente può scegliere fra un ampia offerta di convenzioni dedicate. Inoltre può consultare una selezione di promozioni fruibili direttamente online in vari settori merceologici (tecnologia, viaggi, sport, arredamento, abbigliamento e molto altro) Per le Convenzioni, il dipendente verifica le agevolazioni proposte e acquista direttamente presso il fornitore, tramite codice sconto o presentazione del badge aziendale. Per i Partners, l utente può visualizzare le promozioni in continuo aggiornamento e, grazie ad un box dedicato, accedere al sito del partner attraverso il quale acquistare il servizio di interesse. L accesso alle offerte avviene tramite link e non prevede un codice sconto in quanto si tratta di una vetrina di promozioni. 16