La Presentazione dei bilanci d esercizio e consolidati al registro delle imprese. anno 2011

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1 La Presentazione dei bilanci d esercizio e consolidati al registro delle imprese anno 2011 Forlì, 19 maggio 2011 A CURA DI :Maria Giovanna Briganti- Conservatore Registro delle Imprese di Forlì- Cesena

2 PRESENTAZIONE DELLA PRATICA DI DEPOSITO BILANCI DI ESERCIZIO E DELL ELENCO SOCI Il deposito telematico del bilancio e dell elenco soci richiede: la predisposizione della pratica con il software FedraPlus 6.5 o programmi compatibili La sottoscrizione digitale con smart-card ; La stipula di una convenzione di pagamento ( es. Telemaco Pay - per tale convenzione rivolgersi alle singole Camere di Commercio ) L invio della pratica via Internet con la procedura Telemaco.

3 MODALITA DI PRESENTAZIONE DEL BILANCIO Bilanci on-line da utilizzare per l invio di un bilancio con riconferma dell'elenco soci dell'anno precedente (es. Società per azioni) o di un bilancio che non necessita di presentazione dell elenco soci (es. Società a responsabilità limitata, Società Cooperativa) Maggiori informazioni sono reperibili al seguente indirizzo nel link Guida ai bilanci ; FedraPlus (dalla versione 6.5 in poi) o programmi compatibili da utilizzare sia per il deposito di un bilancio con presentazione di un nuovo elenco soci, sia per l invio di un bilancio con riconferma dell'elenco soci dell'anno precedente o di un bilancio che non necessita di presentazione dell elenco soci. Gli aggiornamenti di FedraPlus sono disponibili sul sito Telemaco alla voce download software. Si ricorda che il deposito del bilancio NON rientra tra gli adempimenti compresi nella Comunicazione Unica e che per la trasmissione occorre utilizzare le funzioni di spedizione disponibili in webtelemaco.infocamere.it.

4 SPECIFICHE TECNICHE DELLE DOMANDE DI DEPOSITO DEI BILANCI - modello B, secondo istruzioni Circolare MSE n. 3628/C del 9 settembre modello S limitatamente ad elenco soci di s.p.a., s.c.p.a, s.a.p.a. (no per s.r.l. e s.c.a.r.l., società con azioni quotate in mercati regolamentati), allegato al modello B: l elenco soci va corredato dalla indicazione analitica delle annotazioni effettuate nel libro soci a partire dalla data di approvazione del bilancio dell anno precedente - allegazione dei file previsti dalle norme vigenti a seconda del tipo di soggetto obbligato al deposito.

5 FORMA DEI DOCUMENTI OGGETTO DI DEPOSITO I documenti da depositare possono essere validamente rappresentati da documenti digitali conformi e/o corrispondenti ai documenti cartacei trascritti e sottoscritti sui libri sociali, In alternativa, la documentazione informatica oggetto di deposito può essere firmata digitalmente dai soggetti sottoscrittori della documentazione originale depositata presso la società. I documenti digitali devono essere prodotti con procedimento tecnico che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura del contenuto dei documenti originali; tale procedimento potrà consistere sia nella memorizzazione digitale dell'immagine del documento cartaceo originale (scansione ottica del documento), laddove consentita per la documentazione di bilancio, sia nella riproduzione su file (in formato XBRL "PDF/A-1 ") del contenuto trascritto nei documenti originali (in questo caso il documento digitale deve riportare, in luogo delle sottoscrizioni autografe, l'indicazione dei nominativi e della qualifica dei sottoscrittori).

6 COME SUDDIVIDERE I FILE CHE COMPONGONO LA PRATICA Per la diversità dei contenuti, al fine di ridurre le possibilità di errore, e' opportuno predisporre i file come segue: Un unico file bilancio contenente il Prospetto Contabile (Stato Patrimoniale + Conto Economico) Un file con la Nota integrativa ( per le Società esenti dal XBRL si può fare un unico file con il bilancio) Un file con il Verbale di approvazione del bilancio Un file per ciascuna Relazione Un file per ciascun altro allegato Nb: se tra gli allegati c è il file che contiene il documento d identità, il codice tipo documento da inserire nel modello RP_ Riepilogo di Fedra è E20.

7 D.P.C.M. 10 dicembre DEPOSITO BILANCI- nuova tassonomia xbrl In fase di prima applicazione non sono obbligati all XBRL: -società di capitali quotate in mercati regolamentati (azioni o altri strumenti finanziari) -Società anche non quotate che redigono i bilanci di esercizio o consolidato secondo gli IAS/IFRS (applicazione di tutti i principi); -Le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione ex art. 1 D.Lgs. N.209/05; -Le società tenute a redigere i bilanci secondo il D.Lgs. N. 87/1992(banche ed altri istituti finanziari) -Le società controllate e le società incluse nel bilancio consolidato redatto dalle società indicate ai punti precedenti ATTENZIONE: LE SOCIETA ESONERATE DALL OBBLIGO DI DEPOSITO DEL BILANCIO IN XBRL DEVONO PRESENTARE TUTTA LA DOCUMENTAZIONE DI BILANCIO IN FORMATO PDF/A-1. (per i prospetti contabili in formato PDF/A-1 non è ammessa la presentazione in forma di immagini scansionate di documenti cartacei).

8 D.P.C.M. 10 dicembre DEPOSITO BILANCI- nuova tassonomia xbrl Devono depositare il bilancio in formato XBRL tutti gli altri soggetti tenuti al deposito al registro delle imprese del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato I consorzi con attività esterna relativamente alla situazione patrimoniale (Nota Unioncamere del 23 dicembre 2009) NB: E obbligatorio l utilizzo della nuova versione della tassonomia, ovvero la disponibile sui siti e ufficialmente operativa dal 30 marzo c.a. Le tassonomie sono disponibili per i seguenti prospetti contabili: - conto economico - stato patrimoniale (inclusi conti d ordine) Gli altri atti soggetti a deposito vanno prodotti in formato PDF/A-1

9 D.P.C.M. 10 dicembre DEPOSITO BILANCI- nuova tassonomia xbrl Vanno presentati in formato XBRL - BILANCI ORDINARI codice atto BILANCI ABBREVIATI codice atto BILANCI CONSOLIDATI D ESERCIZIO codice atto BILANCI PATRIMONIALI DI CONSORZI codice atto 720 Tipo documento: B06 bilancio XBRL; vanno indicate convenzionalmente pagina iniziale: 1 e pagina finale:1 Se conto economico e stato patrimoniale sono resi in formato XBRL, non occorre allegare i predetti documenti anche in formato PDF/A-1 TUTTI I FILE DEVONO ESSERE SOTTOSCRITTI DIGITALMENTE

10 NON SONO SOGGETTI A DEPOSITO Bilanci di società in fallimento, in concordato fallimentare, in liquidazione coatta amministrativa, in amministrazione straordinaria Le bozze di bilancio di esercizio ovvero i bilanci non approvati

11 LA NUOVA TASSONOMIA xbrl Novita - Nuova scheda anagrafica - Maggiore dettaglio voci - Miglioramento della traduzione automatica dei prospetti contabili di bilancio in inglese, tedesco e francese

12 LA NUOVA TASSONOMIA xbrl nuova scheda anagrafica Inserimento, in formato elaborabile, delle informazioni necessarie per adempiere agli obblighi pubblicitari disposti dall art c.c. così come novellato dalla Legge n. 88/2009, ovvero Sede sociale, ufficio e numero di iscrizione al RI Capitale sociale effettivamente versato ed esistente dall ultimo bilancio Eventuale stato di liquidazione Eventuale esistenza di un unico socio (per s.p.a. e s.r.l. unipersonali) Eventuale ente che esercita attività di direzione e coordinamento (art c.c.)

13 LA NUOVA TASSONOMIA xbrl Maggiore dettaglio delle voci Possibilità di dettagliare le riserve della voce A.VII del patrimonio netto anche per i bilanci in forma abbreviata Possibilità di precisare il contenuto di qualsiasi voce codificata attraverso delle note testuali a piè pagina (footnote) In questo modo è possibile quindi dettagliare le riserve non presenti nella tassonomia e raggruppate nella voce altre riserve o altri conti d ordine I casi in cui è necessario affiancare al formato Xbrl anche i prospetti contabili in PDF/A-1 per potere rispettare i principi di chiarezza, verità e correttezza di cui all art c.c. nella rappresentazione della situazione patrimoniale, economica e finanziaria della società diventano pertanto assolutamente eccezionali e marginale e vanno attentamente valutati in sede di redazione della bozza di bilancio

14 LA NUOVA TASSONOMIA xbrl strumenti gratuiti messi a disposizione dal sistema camerale Sono stati aggiornati alla nuova tassonomia i seguenti programmi gratuiti: Redazione istanza XBRL per compilazione sul proprio PC del file XBRL TEBE il servizio on line di validazione e visualizzazione del file XBRL Entrambi sono accessibili dal sito NB: Esistono comunque sul mercato appositi software offerti da software house

15 D.P.C.M. 10 dicembre 2008 (GU n. 304 del 31/12/08) DOCUMENTI CHE DEVONO ESSERE PRESENTATI IN FORMATO PDF/A-1 I bilanci presentati in aggiunta a quelli in formato XBRL (art. 5 comma 5 del DPCM) solo in casi eccezionali NB In tale caso non è ammessa la presentazione in forma di immagini scansionate di documenti cartacei In tale caso, poiché il bilancio approvato è diverso da quello depositato in XBRL, occorre inserire in calce alla nota integrativa la dicitura : : lo stato patrimoniale ed il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall art. art c.c..

16 D.P.C.M. 10 dicembre 2008 (GU n. 304 del 31/12/08) DOCUMENTI CHE DEVONO ESSERE PRESENTATI IN FORMATO PDF/A-1 - La nota integrativa (in attesa della definizione delle specifiche tecniche XML, come previsto dall art. 6 del DPCM) - Gli altri documenti che accompagnano il bilancio (relazione sulla gestione, relazione del collegio sindacale, il giudizio del revisore contabile, il verbale di approvazione dell assemblea, ecc.) - I bilanci presentati dai soggetti non tenuti alla presentazione nel formato XBRL NB: TUTTI I FILE DEVONO ESSERE SOTTOSCRITTI DIGITALMENTE

17 D.P.C.M. 10 dicembre 2008 (GU n. 304 del 31/12/08) es: ALTRI DOCUMENTI CHE DEVONO ESSERE PRESENTATI IN FORMATO PDF/A-1 - Per le società in liquidazione: bilancio finale di liquidazione e Rendiconto sulla gestione amministratori ex art bis comma 3 c.c. da allegare al 1 bilancio successivo alla nomina dei liquidatori - Situazioni economico-patrimoniali allegate ai progetti di fusione e scissione; - Bilancio sociale, anche in forma consolidata (DM 24/01/2008) - Patrimoni destinati ad uno specifico affare : rendiconto ex art. 2447septies c.c. da allegare al bilancio d esercizio ovvero rendiconto finale ex art. 2447novies c.c.; - Bilancio di società estere con sede secondaria in Italia - Rendiconti consolidati redatti all estero per società ex art. 27 c.5 D.Lgs. N.127/1991

18 DIRITTI DI SEGRETERIA E BOLLI Per il 2011 il D.M. 28 dicembre 2010 ha previsto che i diritti di segreteria dovuti per il deposito dei bilanci sono maggiorati di 2,60 Diritti segreteria imposta bollo modalità deposito 62,60 65,00 via telematica 92,60 65,00 supporto informatico Per le cooperative sociali 32,60 esente via telematica 47,60 esente supporto informatico

19 TERMINI DEPOSITO BILANCI 2011 Entro 30 giorni dalla data di approvazione. Ai fini del computo del termine il sabato è considerato giorno festivo e quindi si considera tempestivo il deposito effettuato il 1 gi orno lavorativo successivo (art. 3 D.P.R. n. 558/1999) Termini massimi per bilanci chiusi il 31/12/10 adempimento Approvazione termine ordinario (120gg) Approvazione termine prorogato (180gg) Approvazione in 1 convocazione 30 aprile 29 giugno Deposito Registro Imprese 30 maggio 29 luglio Approvazione in 2 convocazione 30 maggio 29 luglio Deposito Registro Imprese 29 giugno 28 agosto

20 TERMINI DEPOSITO BILANCI SOCIETA QUOTATE E stato pubblicato, sulla Gazzetta Ufficiale n. 70 del 26 marzo 2011, il Decreto-legge 25 marzo 2011, n. 26, recante "Misure urgenti per garantire l'ordinato svolgimento delle assemblee societarie annuali". Il decreto, in vigore dal 27 marzo 2011, consente di rinviare al 30 giugno 2011 la convocazione delle assemblee degli azionisti, anche se già convocate. La previsione del nuovo decreto consente alle società quotate di superare le regole statuite nel 2 comma de ll'art C.C., permettendo la convocazione della assemblea ordinaria, di cui all'articolo 2364, 2 comma, e bis, 2 comma del Codice Civile, nel termine di centottanta giorni dalla chiusura dell'esercizio 2010, anche qualora tale possibilità non sia prevista dallo statuto della società.

21 TERMINI DEPOSITO BILANCI 2010 BILANCIO CONSOLIDATO Sono tenuti a redigere il bilancio consolidato: - s.p.a., s.a.p.a. e s.r.l. che controllano un impresa; - Enti pubblici economici, cooperative e mutue assicuratrici che controllano una società per azioni o a responsabilità limitata; - Società di persone i cui soci illimitatamente responsabili siano s.p.a., s.a.p.a. e s.r.l. La data di riferimento del bilancio consolidato coincide con la data di chiusura del bilancio d esercizio dell impresa controllante Termine di presentazione: il bilancio consolidato va depositato contestualmente al bilancio di esercizio, ovvero nella medesima giornata NB: il bilancio consolidato deve essere depositato con una pratica distinta da quella di deposito del bilancio d esercizio

22 DICHIARAZIONI E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI CHE COMPONGONO LA PRATICA La domanda di deposito va firmata da: a) un amministratore o liquidatore della società Nella compilazione della distinta dovrà essere indicato, quale obbligato alla presentazione, il cognome e nome dell amministratore o del liquidatore; l amministratore (o il liquidatore) deve sottoscrivere, con il proprio dispositivo di firma digitale, la distinta, il bilancio ed ogni altro documento (file) allegato; ciascun documento, laddove non rechi le firme digitali dei soggetti sottoscrittori del documento originale depositato presso la società, dovrà essere prodotto in copia su supporto informatico con apposizione in calce, da parte del soggetto che lo sottoscrive digitalmente, della seguente dicitura: Il sottoscritto (nome e cognome), consapevole delle conseguenze penali previste all'art. 76 del D.P.R. n. 445/00, dichiara che il presente documento costituisce copia integralmente corrispondente ai documenti conservati presso la società.

23 DICHIARAZIONI E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI CHE COMPONGONO LA PRATICA La domanda di deposito va firmata da: b) Dal professionista incaricato ai sensi dell art. 31 comm2 quater e 2 quinquies della Legge 24 novembre 2000, n. 340 in tale caso il professionista, qualora non in possesso del certificato di sottoscrizione con ruolo, deve dichiarare: Il sottoscritto, iscritto all Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di.al n, dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, di non avere provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall esercizio dell attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro tempore della società all assolvimento del presente adempimento. La dichiarazione va inserita nel Modulo Note da allegare al modello B Nella compilazione della distinta dovrà essere indicato, quale obbligato alla presentazione, il cognome e nome del professionista e come qualifica quella di commercialista incaricato ; il professionista deve sottoscrivere con il proprio dispositivo di firma digitale, il bilancio ed ogni altro documento (file) allegato al bilancio; in calce a ciascun documento dovrà essere riportata la dicitura seguente: Il/la sottoscritto/a Dott./rag,ai sensi dell art.31 comma 2- quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. La dichiarazione non è richiesta se i singoli documenti recano le firme digitali dei soggetti sottoscrittori dei documenti originali depositati presso la società.

24 DICHIARAZIONI E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI CHE COMPONGONO LA PRATICA c) Da un rappresentante dell amministrazione o del liquidatore della società cui sia stata conferita procura Si precisa che, come segnalato dal Manuale Operativo Nazionale, al punto 2.2. lettera b), la Camera di Commercio di Forlì-Cesena rientra tra quelle Camere che ritengono non ancora utilizzabile la presentazione con procura autenticata ai sensi dell art. 38, comma 3-bis del D.P.R. 445/2000. Pertanto, qualora si intenda delegare ad un intermediario la composizione e la spedizione della pratica, nelle more dell adozione delle regole tecniche di cui all art. 71 del nuovo CAD, occorre allegare copia della procura e del documento di identità da cui risulti la firma autografa del delegante entrambi in formato PDF/A-1, su di essa vanno apposte la marcatura temporale e la firma digitale di un pubblico ufficiale che attesti la conformità di quanto riversato al documento originale (Delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004)

25 DICHIARAZIONI E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI CHE COMPONGONO LA PRATICA ALTRE DICHIARAZIONI: In calce alla nota integrativa va riportata la dichiarazione di veridicità del bilancio e la sua rispondenza alle risultanze delle scritture contabili. Nel caso in cui la società abbia approvato i prospetti contabili nella versione cartacea del bilancio XBRL attraverso la stampa tramite dei fogli di stile predefiniti associati alla Tassonomia, va inserita in calce alla nota integrativa, a cura del soggetto che firma digitalmente il documento, la seguente dicitura: Il sottoscritto, in qualità di.. dichiara che il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale ed il conto economico sono conformi ai corrispondenti documenti originali depositati presso la società. Luogo e data

26 DICHIARAZIONI E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI CHE COMPONGONO LA PRATICA ALTRE DICHIARAZIONI- continua In caso di società che redige il bilancio secondo i principi contabili internazionali è obbligatorio, ai fini dell esonero dall obbligo di presentazione in formato XBRL, che gli amministratori inseriscano la dicitura in modo chiaro e senza riserve nella nota integrativa la piena conformità a tutti i principi contabili internazionali in vigore al momento di formazione del bilancio d esercizio.

27 Controlli dell ufficio Registro delle Imprese E previsto un controllo automatizzato di validità del file XBRL Possibili errori rilevabili - Errore nella validazione della firma digitale apposta al file XBRL - Errore nell allegato XBRL, ovvero il file non è in formato XBRL; - Errore nel formato XBRL: il file allegato è in XBRL, ma non è conforme alla tassonomia ufficiale di riferimento, ovvero la versione 04/01/2011; - Incongruenza tra codice fiscale dichiarato nella modulistica e codice fiscale riportato nel bilancio XBRL - Il file XBRL non contiene alcun dato significativo per l esercizio - Errore di quadratura del prospetto contabile: totale attivo e totale passivo dello SP non sono congruenti; alcune voci del patrimonio netto non sono congruenti con le corrispondenti voci del CE; - Impossibilità di identificare le colonne d annualità d esercizio.

28 Controlli dell ufficio Registro delle Imprese La mancata conformità dei documenti elettronici elaborabili alle regole tecniche Gli errori contenuti nella precedente scheda non comportano l irricevibilità della pratica, ma l attivazione della procedura prevista all art. 7 del DPCM 10 dicembre 2010: - Protocollazione; - Sospensione e richiesta di correzione; - In caso di inadempimento nei termini prefissati, rigetto dell istanza NB: In caso di reinvio di bilancio su richiesta di rettifica, occorre presentare nuovamente tutta la documentazione a corredo della pratica, con l indicazione nel Modulo XX-Note che trattasi di deposito a rettifica nonché del numero di protocollo assegnato al 1 deposito

29 ALTRE RETTIFICHE SU INIZIATIVA DEL DEPOSITANTE NON è ammesso l ANNULLAMENTO di una pratica già depositata ed evasa dall ufficio Si può richiedere un NUOVO DEPOSITO Casi pratici: a) E errata o incompleta la copia depositata al RI, ma è corretto il bilancio approvato nuovo deposito, senza elenco soci, completo degli allegati, unitamente a dichiarazione amministratori nel Modello XX Note da allegare al Mod B con cui si evidenziano le parti aggiunte, modificate o soppresse. Bolli 65, diritti 30 b) E errato il bilancio approvato nuovo deposito, con elenco soci, completo degli allegati, unitamente a dichiarazione amministratori nel Modello XX Note da allegare al Mod B con cui si evidenzia che trattasi di nuova approvazione del bilancio a rettifica della precedente (riferimento n. prot. 1 pratica). Bolli 65, diritti 62,70 ovvero 92,70.

30 ALTRE RETTIFICHE SU INIZIATIVA DEL DEPOSITANTE c) E errato o incompleto l elenco soci depositato nuovo deposito elenco soci, senza bilancio, unitamente a dichiarazione amministratori nel Modello XX Note da allegare al Mod B con cui si evidenzia che trattasi di rettifica di precedente elenco depositato (riferimento n. prot. 1 pratica). Bolli 65, diritti 30 d) Viene rettificato il verbale di approvazione del bilancio nuovo deposito dell intera pratica di bilancio compreso elenco soci nel caso in cui si rettifichi la data di approvazione del bilancio-, completo degli allegati, unitamente a dichiarazione degli amministratori nel Modello XX Note da allegare al Mod B con cui si evidenzia che trattasi di rettifica della precedente delibera (riferimento n. prot. 1 pratica). Nel caso in cui la rettifica riguardi la data di approvazione del bilancio occorre altresì allegare documentazione probatoria ovvero rendere apposta dichiarazione ai sensi del DPR n. 445/00 con assunzione di responsabilità penale in caso di dichiarazione mendace o non veritiera (saranno predisposte verifiche d ufficio). Bolli 65, diritti 30.

31 PER MAGGIORI INFORMAZIONI Sul sito istituzionale della CCIAA di Forlì-Cesena nella sezione dedicata ai manuali sono pubblicati: - La guida nazionale alla presentazione dei bilanci al registro delle imprese per l anno 2011 (Unioncamere) - La guida al deposito bilanci approvata dai Conservatori del registro delle imprese della Regione Emilia Romagna in data 5 maggio 2011