Indicazioni di sintesi per guidare l utente nelle attività operative dell adempimento di deposito del bilancio d esercizio

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1 Indicazioni di sintesi per guidare l utente nelle attività operative dell adempimento di deposito del bilancio d esercizio Registro Imprese di Mantova

2 INDICE Dove scaricare la guida nazionale Modalità di presentazione del bilancio d esercizio Soggetti e relative dichiarazioni di conformità Casi particolari (trasformazione; fusione; trasferimento sede in altra provincia; liquidazione; società con fallimento chiuso; società obbligate e non obbligate al deposito del bilancio d esercizio; bilancio non approvato) Il deposito dei bilanci a rettifica L elenco soci delle s.p.a. s.a.p.a. e loro società consortili Imposta di bollo Termini per il deposito del bilancio d esercizio Sanzioni per il ritardato deposito Principali cause di sospensione della pratica Qualità della banca dati dei bilanci

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5 DOVE SCARICARE LA GUIDA

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7 1. DEPOSITO DEL BILANCIO SOLO IN FORMATO XBRL I documenti da allegare: Bilancio ordinario (codice atto 711) (PC+RF+NI) codificato esclusivamente in formato XBRL; Bilancio abbreviato (codice atto 712) (PC+NI) codificato esclusivamente in formato XBRL; Bilancio micro-imprese (codice atto 718) (PC + commenti testuali in calce allo stato patrimoniale, per permettere alle micro-imprese di non redigere la nota integrativa) codificato esclusivamente in formato XBRL; Altri documenti: relazione sulla gestione, relazione del collegio sindacale, relazione del soggetto incaricato della revisione dei conti, verbale di approvazione del bilancio, in formato PDF/A.

8 2. DEPOSITO DEL BILANCIO IN DOPPIO FORMATO (XBRL e PDF/A) Solo nel caso in cui il bilancio XBRL differisca in maniera sostanzia le dal documento approvato in assemblea, i documenti da allegare sono: Bilancio codificato in formato XBRL con inserita, in calce alla nota integrativa XBRL nel campo di testo libero dichiarazione di conformità la seguente dichiarazione: Lo stato patrimoniale ed il conto economico e/o la nota integrativa sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall art C.C. Il prospetto contabile e/o la nota integrativa in formato PDF/A e/o il rendiconto finanziario; Altri documenti: relazione sulla gestione, relazione del collegio sindacale, relazione del soggetto incaricato della revisione dei conti, verbale di approvazione, in formato PDF/A. N.B. l istanza XBRL deve comunque contenere le informazioni della nota integrativa allegata in PDF/A: la parte iniziale, le tabelle con i dati quantitativi e la parte finale con esclusione delle micro-imprese (codice 718)

9 3. SOCIETÀ ESONERATE DALLA PRESENTAZIONE DEL BILANCIO IN FORMATO XBRL I documenti da allegare sono: Bilancio ordinario, costituito da stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e rendiconto finanziario in formato PDF/A; Bilancio abbreviato, costituito da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa in formato PDF/A; Bilancio micro-imprese, costituito da stato patrimoniale e conto economico, in formato PDF/A; Altri documenti: relazione sulla gestione, relazione del collegio sindacale, relazione del soggetto incaricato della revisione dei conti, verbale di approvazione, in formato PDF/A. N.B. Nella compilazione del modello B deve essere necessariamente selezionata una delle voci di esonero dalla presentazione del bilancio in formato XBRL.

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11 IL BILANCIO PUO ESSERE PRESENTATO DA: UN AMMINISTRATORE o LIQUIDATORE della società che è il SOGGETTO OBBLIGATO PROFESSIONISTA INCARICATO iscritto all Albo dei Dottori Commercialisti che è SOGGETTO LEGITTIMATO ai sensi dell art. 31 commi 2-quater e 2-quinquies della L. 340/2000, che aggiungerà nelle note del modello B la seguente dichiarazione: «Il sottoscritto.., iscritto all albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili di al n dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, di non avere provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dell esercizio dell attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all assolvimento del presente adempimento». N.B. Si ricorda che la CCIAA di MN non accetta la procura speciale

12 SE PRESENTA IL COMMERCIALISTA INCARICATO XBRL In calce alla nota integrativa XBRL nel campo dichiarazione di conformità riportare: Il/la sottoscritto/a., ai sensi dell art. 31 comma 2 quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. GLI ALTRI DOCUMENTI POSSONO ESSERE ALLEGATI COME: COPIA DA SCANSIONE DELL ORIGINALE CARTACEO RIPORTATO SUL LIBRO SOCIALE COPIA INFORMATICA DELL ORIGINALE CARTACEO (PDF/A da Word) DUPLICATO DI ORIGINALE INFORMATICO FIRMATO DIGITALMENTE DA TUTTI GLI ORIGINALI SOTTOSCRITTORI (es: verbale di assemblea con la firma digitale del Presidente e del Segretario dell'assemblea) Su ciascun documento dovrà essere riportata la dichiarazione "Il sottoscritto, ai sensi dell'art. 31 comma 2-quinquies della L. 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all'originale depositato presso la società". Non occorre alcuna dichiarazione di conformità

13 SE PRESENTA UN AMMINISTRATORE/LIQUIDATORE 1/2 XBRL Non occorre alcuna dichiarazione di conformità (perché originale informatico) GLI ALLEGATI POSSONO ESSERE COPIA DA SCANSIONE DELL ORIGINALE CARTACEO RIPORTATO SUL LIBRO SOCIALE (ai sensi dell art. 4 DPCM) Su ciascun documento dovrà essere riportata la dichiarazione «Il/la sottoscritto/a dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa e mendace dichiarazione resa ai sensi dell art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi delle disposizioni vigenti

14 SE PRESENTA UN AMMINISTRATORE/LIQUIDATORE 2/2 DUPLICATO DI ORIGINALE INFORMATICO FIRMATO DIGITALMENTE DA TUTTI GLI ORIGINALI SOTTOSCRITTORI (es: verbale di assemblea con la firma digitale del Presidente e del Segretario dell'assemblea) Non occorre alcuna dichiarazione di conformità Considerata l ingente quantità di depositi, la CCIAA di Mantova è orientata ad accettare anche la copia informatica (PDF/A da word) dei documenti, in calce ai quali dovrà essere riportata la dichiarazione «Il/la sottoscritto/a consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell art.47 D.P.R. 445/2000, la corrispondenza del presente documento all originale analogico conservato agli atti della società»

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16 TRASFORMAZIONE Le società di capitali che si sono trasformate in società di persone prima dell approvazione del bilancio non sono tenute al deposito dello stesso, poiché manca l organo assembleare competente alla sua approvazione. Le società di persone che si sono trasformate in società di capitali sono tenute al deposito del bilancio a seconda della data di chiusura del primo esercizio prevista nell atto di trasformazione.

17 FUSIONE Le società di capitali che sono state incorporate (quindi cancellate dal RI) prima dell approvazione del bilancio non sono tenute al deposito dello stesso, poiché manca l organo assembleare competente alla sua approvazione. I consorzi (codice atto 720) e contratti di rete soggetto (codice atto 722), dovranno utilizzare la tassonomia XBRL nella forma del bilancio ordinario, abbreviato o micro-imprese, in funzione ai limiti dimensionali dell impresa stabiliti dagli art. 2423, 2435 bis e ter del C.C.

18 LIQUIDAZIONE Le società in liquidazione devono depositare solo ed esclusivamente il bilancio annuale d esercizio ai sensi dell art c.c. Si ricorda che, al deposito del primo bilancio di esercizio successivo all apertura della liquidazione, dovrà essere allegata, in formato PDF/A, anche la seguente documentazione prevista dall art bis c.c.: 1) situazione dei conti alla data di effetto dello scioglimento; 2) rendiconto sulla gestione relativo al periodo successivo all ultimo bilancio approvato; 3) eventuali osservazioni del liquidatore. Il deposito del bilancio finale di liquidazione ai sensi dell art c.c. non segue le regole del bilancio d esercizio, pertanto, non deve essere depositato con il modello B, ma con il modello S3 tramite la Comunicazione Unica.

19 TRASFERIMENTO DELLA SEDE IN ALTRA PROVINCIA Le società di capitali che trasferiscono la sede in altra provincia depositano il bilancio presso la CCIAA ove sono iscritte al momento del deposito. SOCIETA CON FALLIMENTO CHIUSO Le società di capitali il cui fallimento sia stato chiuso, possono depositare un bilancio non comparato con l ultimo esercizio d attività.

20 NON SONO OBBLIGATE AL DEPOSITO Le società che si trovano: in fallimento in concordato fallimentare in liquidazione coatta amministrativa in amministrazione straordinaria SONO OBBLIGATE AL DEPOSITO Le società che si trovano: in accordo di ristrutturazione dei debiti in concordato preventivo

21 La Camera di commercio di Mantova non accetta il deposito del bilancio non approvato

22 IMPRESE SOCIALI 1/2 L impresa sociale, di qualsiasi forma giuridica, iscritta nell apposita sezione speciale delle imprese sociali è tenuta ad eseguire presso il Registro delle Imprese un doppio deposito: 1) bilancio d esercizio redatto a seconda dei casi, ai sensi degli articoli 2423 e seguenti, 2435-bis o 2435-ter del codice civile in formato XBRL, il verbale di approvazione, la documentazione obbligatoria in base alla forma giuridica e alla tipologia di bilancio depositato in formato PDF/A; Importi: se società di capitali e cooperative - diritti di segreteria 62,70 - imposta di bollo 65,00 se cooperative sociali - diritti di segreteria 32,70 - imposta di bollo esente se start-up innovativa - diritti di segreteria esente - imposta di bollo esente se società di mutuo soccorso - diritti di segreteria 62,70 - imposta di bollo esente se enti religiosi - diritti di segreteria 62,70 - imposta di bollo esente Temine: entro 30 giorni dalla data del verbale di approvazione

23 IMPRESE SOCIALI 2/2 2) bilancio sociale (codice 716) in formato PDF/A, codice tipo documento B08 e verbale di approvazione in formato PDF/A. Importi: se società di capitali e cooperative diritti di segreteria 62,70 - imposta di bollo 65,00 se cooperative sociali - diritti di segreteria 32,70 - imposta di bollo esente se start-up innovativa - diritti di segreteria esente - imposta di bollo esente se società di mutuo soccorso diritti di segreteria 62,70 - imposta di bollo esente se enti religiosi diritti di segreteria 62,70 - imposta di bollo esente Termine: 30 giorni dalla data del verbale di approvazione L eventuale deposito del bilancio consolidato sociale (716) per gruppi di imprese sociali è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria solo se depositato contestualmente (stesso giorno) al bilancio d esercizio, indicando nelle note del modello B gli estremi di deposito del bilancio d esercizio.

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25 COME SI DEPOSITA UN BILANCIO A RETTIFICA Qualora i documenti allegati alla pratica di deposito del bilancio (anche se non ancora evaso) presentassero errori nei contenuti, è consentito esclusivamente: effettuare un nuovo deposito del bilancio allegando integralmente tutta la documentazione anche quella non modificata rispetto al primo deposito. Non sono ammesse richieste di sostituzione di files di bilanci già depositati. Il deposito del bilancio a rettifica comporta i seguenti pagamenti: diritti di segreteria : 62,70 ( 32,70 per cooperative sociali), imposta di bollo: 65,00 (salvo nei casi di esenzione).

26 AVVERTENZE PER LA COMPILAZIONE DEL MODELLO Al fine di individuare che trattasi di rettifica di un bilancio già depositato, aggiungere nelle Note del modello B, sia per FEDRA che per BILANCI ON LINE, la seguente dichiarazione: A rettifica del precedente deposito effettuato in data... prot. n... precisando le motivazioni che hanno portato al deposito del bilancio stesso

27 DISTINGUIAMO ATTENZIONE DUE ALLA CASI MOTIVAZIONE DI RETTIFICHE RETTIFI Se le rettifiche apportate hanno richiesto una nuova approvazione da parte dell assemblea, il nuovo deposito dovrà essere effettuato entro 30 giorni rispetto alla data del nuovo verbale.

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29 L ELENCO SOCI VA DEPOSITATO PER: Si ricorda che, le società per azioni, in accomandita per azioni e loro consortili non quotate in un mercato regolamentato, sono tenute a depositare unitamente al bilancio l'elenco dei soci riferito alla data di approvazione del bilancio, corredato dall'indicazione analitica delle annotazioni effettuate nel libro dei soci dalla data di approvazione del bilancio precedente. L'elenco soci dovra' essere depositato anche in caso di riconferma L'eventuale deposito dell'elenco soci separatamente dal bilancio verra' sanzionato se effettuato oltre i 30 giorni dall'approvazione.

30 RETTIFICA DEL SOLO ELENCO SOCI DI S.P.A. S.A.P.A. E LORO CONSORTILI Nel caso in cui debba essere effettuato un deposito dell elenco Soci a rettifica del precedente evaso, è necessario compilare il modello S con modalità COMUNICA, indicando nelle Note : A rettifica dell elenco soci già depositato con prot. n... in data... L elenco soci a rettifica comporta i seguenti pagamenti: diritti di segreteria Elenco Soci: 30,00 (salvi i casi di esenzione) imposta di bollo: 65,00 (salvi i casi di esenzione)

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32 COMPILARE CORRETTAMENTE LA DISTINTA Il registro delle imprese di Mantova, ai fini dell addebito dell imposta di bollo e di eventuali segnalazioni di regolarizzazione ai competenti uffici territoriali dell Agenzia delle Entrate, si basa unicamente sulla modalità di assolvimento indicata nella prima DISTINTA, non è possibile sanare con una pratica di re-invio l errata compilazione della modalità di assolvimento del bollo. L ammontare dell imposta di bollo per la domanda di deposito del bilancio è pari a 65 euro. Solo le Istituzioni di Enti Locali pagano l imposta pari a 16 euro

33 VERIFICA LA COMPILAZIONE DELLA DISTINTA Esempio di distinta presentata in bollo: Esempio di distinta presentata in esenzione dall imposta di bollo:

34 SONO ESENTI DALL IMPOSTA DI BOLLO le cooperative sociali le società iscritte nella sezione speciale delle start-up innovative e degli incubatori di start-up innovative le società iscritte nella sezione speciale delle PMI innovative il bilancio d esercizio e il bilancio sociale delle società di mutuo soccorso iscritte nella sezione delle imprese sociali il bilancio d esercizio e il bilancio sociale degli enti religiosi iscritti nella sezione delle imprese sociali i bilanci consolidati ai sensi dell art 42 d.lgs 127/91 se depositati contestualmente (stesso giorno) al bilancio d esercizio e indicando nelle Note del modello B gli estremi (data e numero di protocollo) relativi al deposito del bilancio d esercizio. i bilanci consolidati di imprese sociali iscritte nell apposita sezione del Registro Imprese, se depositati contestualmente (stesso giorno) al bilancio d esercizio e indicando nelle Note del modello B gli estremi (data e numero di protocollo) relativi al deposito del bilancio d esercizio. I bilanci consolidati della società controllante da parte della società controllata, se depositati contestualmente (stesso giorno) al bilancio d esercizio della società controllata e indicando nelle Note del modello B gli estremi (data e numero di protocollo) relativi al deposito del bilancio d esercizio.

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36 RIEPILOGHIAMO I TERMINI: Entro due mesi dalla chiusura dell esercizio consorzi e contratti di rete Entro 30 giorni dalla data del verbale di approvazione del bilancio S.P.A., S.R.L., cooperative, consorzi confidi e consorzi per l internazionalizzazione Entro il 31 maggio aziende speciali e istituzioni di enti locali Entro 4 mesi dalla chiusura dell'esercizio G.E.I.E.

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38 RITARDATO DEPOSITO DEL BILANCIO 91,56 per ogni amministratore, se depositato entro i 30 giorni successivi al termine della scadenza 274,66 per ogni amministratore, se depositato oltre i 30 giorni successivi al termine della scadenza

39 RITARDATO DEPOSITO DELL ELENCO SOCI (SOLO SE FATTO SEPARATAMENTE AL BILANCIO) 68,66 per ogni amministratore, se depositato entro i 30 giorni successivi alla scadenza 206,00 per ogni amministratore, se depositato oltre i 30 giorni successivi alla scadenza

40 RITARDATO DEPOSITO DELLA SITUAZIONE PATRIMONIALE DEL CONSORZIO 68,66 per ogni amministratore, se depositato entro i 30 giorni successivi alla scadenza 206,00 per ogni amministratore, se depositato oltre i 30 giorni successivi alla scadenza

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42 CAUSE DI SOSPENSIONE (25% DEI DEPOSITI) Mancanza degli allegati previsti per legge Distinta intestata a persona non legittimata PDF/A non conforme alle specifiche ISO A-1 Presentazione con procura Mancanza delle dichiarazioni di conformità dei file allegati Mancanza della dichiarazione di incarico del commercialista nelle note del modello B

43 RICORDIAMO CHE: Alla domanda di deposito del bilancio devono essere allegati tutti i documenti previsti dalla normativa. Qualora sia stato nominato un organo di controllo o di revisione (collegio sindacale/sindaco unico/revisore unico/società di revisione) la sua relazione va sempre allegata al bilancio. Inoltre, per i bilanci ordinari (711), serve sempre la relazione sulla gestione e per i bilanci consolidati (713) la specifica relazione del soggetto incaricato della revisione dei conti. Al fine di velocizzare i tempi di evasione dei bilanci depositati, si raccomanda di rispondere sollecitamente alle eventuali richieste di regolarizzazione inviate dalla Camera di Commercio e reperibili anche nel «Diario messaggi» di Telemaco.

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45 BILANCI ESERCIZI PREGRESSI Nell ottica di migliorare la qualità delle informazioni economicofinanziarie contenute nella banca dati del Registro delle Imprese ed in particolare di quella riferita ai Bilanci, la CCIAA di Mantova prosegue la verifica la sequenzialità dei depositi dei bilanci riferiti agli anni precedenti. Le imprese sono pertanto tenute a verificare di avere depositato tutti i bilanci d esercizio regolarmente approvati; lo stato di anomalia può essere appreso anche tramite informazioni chieste direttamente al call center ( ) che accede al cruscotto qualità delle posizioni iscritte in archivio. Si avvisa già che in carenza di deposito al registro delle imprese il procedimento di controllo si concluderà, per gli accertamenti di competenza, con la segnalazione alle autorità competenti.

46 BILANCI ESERCIZI PREGRESSI Qualora l impresa provveda al deposito dei bilanci pregressi relativi a più esercizi sociali: si invita, durante la fase di invio, a rispettare l ordine cronologico degli esercizi di riferimento, iniziando dal bilancio relativo all esercizio più vecchio; si ricorda che, nel caso di bilanci depositati fuori termine, i processi verbali verranno notificati ai sensi di legge tramite servizio postale agli obbligati e alla società in solido. E possibile contattare l ufficio tramite lo Sportello virtuale Servizi online/assistenza specialistica su pratiche R.I., per informazioni in merito al pagamento immediato delle sanzioni.