LINEE GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE DEI PROGETTI DI PROMOZIONE CULTURALE

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1 613 Allegato B LINEE GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE DEI PROGETTI DI PROMOZIONE CULTURALE Premessa Il documento, frutto di un lavoro congiunto tra la Direzione Generale Culture, Identità, Autonomie, Lombardia Informatica S.p.a e l Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Milano, definisce i criteri e le modalità per una corretta rendicontazione dei progetti finanziati ai sensi della l.r. 25/2016 Politiche regionali in materia culturale Riordino normativo Ambito Promozione Educativa e Culturale. I soggetti beneficiari devono attenersi a quanto stabilito nei seguenti punti: 1. Rendicontazione delle spese 2. Spese ammissibili 3. Spese non ammissibili 4. Tipologie di giustificativi ammessi e modalità di trattazione 5. Tipologia di quietanze ammesse e prova di transazione 6. Modalità di trasmissione dei documenti 7. Responsabilità dei dati trasmessi 8. Erogazione del saldo 9. Revoca del contributo 10. Riduzione proporzionale del contributo 11. Progetti in partenariato 12. Modulistica per la rendicontazione dei progetti finanziati 1. Rendicontazione delle spese La rendicontazione è il processo attraverso il quale il soggetto beneficiario dimostra di avere realizzato il progetto nel rispetto di quanto previsto dall Avviso Unico Ambito Promozione educativa e culturale, al fine di ottenere l erogazione del saldo del contributo assegnato. La rendicontazione deve essere prodotta mediante l uso degli schemi messi a disposizione da Regione Lombardia e deve essere corredata da una relazione finale sulle attività svolte. Le spese sono classificate per macro-voci e tipi di spesa. Ogni voce di spesa potrà riferirsi a una o più descrizioni analitiche. Ogni giustificativo (e relativa quietanza) potrà fare riferimento a una o più voci di spesa. Le spese imputabili agli interventi finanziati sono quindi articolate nelle seguenti 4 macro-voci: a) Progettazione

2 614 Bollettino Ufficiale b) Comunicazione e Promozione c) Realizzazione d) Attività di gestione MACRO-VOCI Progettazione Comunicazione e Promozione Realizzazione dell evento Attività di gestione VOCI DI SPESA AMMISSIBILI Voci di spesa, meglio descritte in tipologie al punto 2, inerenti: le attività di noleggio, affitto, rappresentanza, ospitalità trasporto, vitto, alloggio, allestimento, comunicazione; i compensi a professionisti, operatori, tecnici; la fornitura di oggettistica, servizi e altre spese amministrative DESCRIZIONI ANALITICHE Voce di descrizione sintetica ma puntuale utile a caratterizzare la VOCE DI SPESA AMMISSIBILE 2. Spese ammissibili Le spese ammissibili devono possedere i seguenti requisiti generali: Essere connesse e funzionali al progetto finanziato; Corrispondere al preventivo finanziario allegato alla domanda di finanziamento; Essere sostenute dal soggetto beneficiario o suo partner accreditato 1 ; Essere state effettuate nel corso dell anno di riferimento del bando, anche nel caso di progetti composti da più iniziative; Rappresentare costi reali ed effettivi. Tipologia di spese direttamente collegabili all attività o alla manifestazione: a) Acquisto/noleggio materiale culturale e di documentazione b) Affitto immobili (compreso pertinenze) c) Allestimento strutture d) Compenso a persone fisiche strutturate e non (esecutori / produttori / professionisti ecc.) e) Comunicazione e promozione f) Noleggio attrezzature e strumenti g) Oneri per contenuti protetti da diritto d'autore h) Premi e gadget i) Produzione evento j) Rappresentanza e ospitalità 1 Per partner accreditato si intende partner dichiarato in fase di presentazione del progetto da parte del Soggetto beneficiario e con il quale vi sia un accordo di partenariato opportunamente formalizzato.

3 615 k) Spese amministrative l) Spese gestionali e correnti (utenze e altro) m) Trasporto attrezzature e oggetti (comprese pertinenze) n) Viaggio, vitto e alloggio Per ciascuna tipologia di spesa il soggetto beneficiario indicherà descrizioni analitiche quali, ad esempio: Accoglienza Affitto sala conferenze Affitto spazi esterni/coperti Affitto uffici Arredi Assicurazione Attrezzature specifiche per attività di scena (noleggio) Attrezzature tecniche/informatiche (noleggio) Catering Diritti d'autore / proprietà intellettuale Imposte locali suolo pubblico/affissioni/rifiuti Incarico a prestatore d'opera non strutturato Incarico a prestatore d'opera personale strutturato Incarico a professionista Incarico a relatore/autore Incarico ad artista Progettazione grafica Servizi a supporto Sistema informativo (web master) Soggiorni Spese di affissione Spese di segreteria Stampa di materiale Traduzioni Trasporto di materiale Ufficio stampa Utenze Utilizzo sede Viaggi Altro (specificare) 3. Spese non ammissibili Non sono ritenute ammissibili le seguenti voci di spesa: Acquisto di beni strumentali; Ammende, sanzioni penali e interessi; Beni strumentali per l ordinaria attività d ufficio; Imposta sul valore aggiunto (IVA), salvo che costituisca un costo a carico del soggetto beneficiario; Liberalità, doni e omaggi (esclusi gadget se funzionali alla promozione e divulgazione dell iniziativa); Ogni forma di prestazione non documentata da quietanze consistenti in trasferimento di denaro (salvo fatture a compensazione);

4 616 Bollettino Ufficiale Spese di adeguamento ad obblighi di legge e/o altri oneri finanziari; Spese di manutenzione ordinaria e straordinaria degli immobili; Spese di tesseramento, quali, a titolo esemplificativo, quote di iscrizione a federazioni, associazioni internazionali, nazionali e regionali, e spese di iscrizione ad albi; Spese non quietanzate dal soggetto beneficiario o suoi partner accreditati; Spese per l acquisto di beni immobili; Spese per pubblicazioni cartacee, multimediali, gadget e materiale promozionale realizzati ove lo scopo commerciale è prevalente (l assenza di scopo commerciale va opportunamente documentata); Spese prive di una specifica destinazione (gli scontrini non parlanti saranno accettati unicamente se a corredo di note spese circostanziate); Regione Lombardia potrà chiedere chiarimenti sui giustificativi esposti e, conseguentemente, considerarli ammissibili, ammissibili parzialmente o non ammissibili. 4. Tipologie di giustificativi ammessi e modalità di trattazione Il giustificativo di spesa dovrà essere un documento fiscalmente valido (come meglio specificato in seguito). I giustificativi di spesa devono essere relativi ad attività svolte nell anno di riferimento del bando e devono essere emessi e quietanzati entro il 15 marzo dell anno successivo. I soggetti di diritto privato sono tenuti a esporre: come giustificativi, i documenti fiscalmente validi, prodotti dai fornitori di beni e/o servizi che abbiano concorso alla realizzazione del progetto; come quietanze, i documenti comprovanti la tracciabilità delle risorse finanziarie. I soggetti di diritto pubblico sono tenuti a esporre: come giustificativi, gli atti pubblici relativi alla realizzazione del progetto come quietanze, gli atti pubblici di liquidazione a favore dei soggetti incaricati di produrre beni e/o servizi. Nel caso di progetto realizzato in partenariato con soggetti di differente natura giuridica (ente pubblico + ente privato, o viceversa), il soggetto beneficiario esporrà i propri giustificativi e quelli del partner secondo la modalità di cui ai punti precedenti. Il sistema prevede la possibilità di inserire giustificativi in maniera coerente alla tipologia dell ente che li espone 2. Le spese dovranno essere compatibili con il periodo di svolgimento del progetto; in ogni altro caso, il giustificativo dovrà essere accompagnato da motivazione che attesti la pertinenza della prestazione/fornitura al progetto. Ogni giustificativo di spesa, intestato al soggetto beneficiario 3 o a un suo partner accreditato, dovrà: essere annullato in originale dallo stesso, con l indicazione che la spesa è stata sostenuta, anche solo parzialmente, con finanziamento regionale, indicando gli estremi del decreto di concessione; 2 Nel caso di soggetto beneficiario di diritto privato che abbia un partenariato composto anche da enti pubblici, questo esporrà i giustificativi del partner pubblico accedendo alla procedura di immissione di atti pubblici, allegando, inoltre, opportuna distinta riassuntiva delle spese sostenute dal partner pubblico sottoscritta dal Responsabile Unico di Procedimento (RUP) 3 In caso di busta paga o voucher, per soggetto intestatario è da intendersi il prestatore d opera (lavoratore) a cui è destinato il pagamento.

5 617 riportare la data, la descrizione e la serialità che lo rende univoco; essere un documento fiscalmente valido (come specificato in seguito) essere corredato da quietanza. Ogni giustificativo di spesa sarà esposto una sola volta, anche se concorre alla formazione di più voci di spesa 4. L inserimento dei dati nella procedura informatica prevede (salvo diversa indicazione evidenziata nelle schermate): estremi del giustificativo: data, numero identificativo, beneficiario, oggetto dettagliato della prestazione totale del giustificativo importo imputato al progetto indicazione della voce di spesa prevalente. Sono ritenuti fiscalmente validi i seguenti documenti: Biglietto di trasporto (non fatturato) da elencare in Nota rimborso spese documentate Bollettini postali Busta paga/certificazione Unica - F24 Contratto Decreto/determina (enti pubblici) Fattura/parcella/ ricevuta fiscale e assimilate (Notula, Fattura ricevuta fiscale, Ricevuta fiscale integrata, Fattura semplificata) Fattura a compensazione (da trasmettere in facsimile 5 unitamente a nota del creditore che annulla la fattura dichiarando gli importi compensati e il progetto al quale si riferiscono) Giustificativo proveniente da estero (da trasmettere in facsimile) Nota rimborso spese documentate 6 Ricevuta non fiscale ai sensi della L.398/91, emessa dal soggetto fornitore di beni/servizi Ricevuta prestazione occasionale Ricevuta non fiscale, da elencare in Nota rimborso spese documentate Scontrino fiscale parlante Scontrino fiscale, da elencare in Nota rimborso spese documentate Scontrino non fiscale, da elencare in Nota rimborso spese documentate Voucher 7 In particolare: l importo delle retribuzioni di lavoro dipendente è comprovato dalle buste paga o certificazione unica relative al lavoratore; per quanto riguarda gli oneri fiscali, previdenziali, assicurativi, dal modulo F24; il soggetto che rendiconta produrrà una nota riepilogativa contenente il costo orario (full time equivalent), il periodo di competenza, l importo imputato al progetto; 4 Se il giustificativo rappresenta anche la quietanza (caso dello scontrino fiscale parlante), il documento sarà considerato giustificativo o quietanza a seconda dei casi. 5 Facsimile: copia esatta di scritto, stampato, disegno, oggetto, ottenuta mediante riproduzione fotografica o con altre tecniche 6 Nella Nota di rimborso spese documentate possono essere elencati solo: biglietti di trasposto, ricevute non fiscali, scontrini fiscali e non fiscali 7 Nei limiti imposti dalla normativa vigente alla data della rendicontazione

6 618 Bollettino Ufficiale gli scontrini fiscali parlanti 8 sono ammessi quale documento giustificativo della spesa solo se provano che i costi sostenuti sono riferibili al soggetto beneficiario o suo partner accreditato e permettono di conoscere la natura del bene o servizio acquistato; le note di rimborso spese documentate sono comprovate da una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, ai sensi dell articolo 47 del decreto del Presidente della Repubblica n 445/2000, attestante i dati relativi al soggetto rimborsato, la causa e la data della spesa cui si riferisce il rimborso. Il soggetto beneficiario conserverà tutti i documenti contabili aventi valore probatorio della spesa sostenuta dal soggetto rimborsato; le spese di ospitalità sono comprovate da documentazione recante le generalità dei soggetti ospitati, la durata ed il luogo di svolgimento dell iniziativa per la quale i soggetti sono stati ospitati, la natura dei costi sostenuti; le spese telefoniche sono documentate con abbonamento (o attestato di ricarica) intestato al soggetto beneficiario. L importo complessivo di ogni nota rimborso spese documentata non potrà superare la cifra di _500,00. 9 Ogni singolo giustificativo non parlante non potrà superare la soglia di 50,00. Le quote eccedenti non saranno considerate. 5. Tipologia di quietanze ammesse e prova di transazione Le spese sostenute in contanti saranno ammesse per un importo massimo di 3.000,00 per l intero progetto. Le quietanze, a differenza dei giustificativi, possono essere esposte più volte, se cumulative di più giustificativi, accompagnate da una distinta da cui si evinca la corrispondenza con i giustificativi a cui la quietanza si riferisce; in caso di estratto conto bancario, deve essere evidenziata in maniera univoca la voce di estratto conto 10 di riferimento ove sia chiara la causale e, se troppo sintetica, opportunamente integrata. Le quietanze saranno effettuate esclusivamente dal beneficiario del contributo, o da un suo partner accreditato. E necessario allegare nella procedura la scansione delle quietanze come segue: Assegno: voce di estratto conto bancario (scansione) Atto di liquidazione (enti pubblici): atto di liquidazione (estremi e oggetto) Bollettino postale: bollettino postale vidimato per quietanza (scansione) Bonifico bancario: voce di estratto conto bancario (scansione) Carta di credito: voce di estratto conto bancario (scansione) Contanti: dichiarazione del creditore (scansione nota spese quietanzata) Fattura a compensazione: fattura (facsimile con apposta dicitura saldo per euro a compensazione di sottoscritta dal soggetto creditore 11 ) Pagobancomat: voce di estratto conto bancario (scansione) 8 Lo «scontrino parlante» reca, oltre ai dati del venditore, l'indicazione della natura, della quantità dei prodotti acquistati e i riferimenti fiscali dell'acquirente 9 Non è consentito il frazionamento artificioso di voci di spesa di entità superiore in più note spese. 10 Eventuali voci non pertinenti al progetto possono essere oscurate ma devono essere sempre leggibili le informazioni che identificano l estratto conto bancario. 11 Il soggetto creditore che deve sottoscrivere il documento, in questo caso, non è il soggetto beneficiario del progetto.

7 619 F24: F24 quietanzato (scansione) Scontrino fiscale parlante: scontrino (scansione) e tracciabilità della transazione Il pagamento delle retribuzioni di lavoro dipendente è comprovato dalle buste paga, e, quanto agli oneri fiscali, previdenziali, assicurativi, dal modulo F24 12 o dalla Certificazione Unica relativa al lavoratore. 6. Modalità di trasmissione dei documenti L attività di rendicontazione sarà effettuata esclusivamente tramite la procedura informatica resa disponibile da Regione Lombardia. In corrispondenza di ciascuno schema sono pubblicate anche le rispettive istruzioni per la compilazione, che preciseranno di volta in volta le modalità da seguire per la registrazione dei documenti e, ove necessario, la loro trasmissione in via telematica. Eventuali modelli specifici per la registrazione delle voci di spesa o le autodichiarazioni da allegare, saranno resi disponibili nella sezione modulistica della procedura. I documenti di cui il sistema richiede la trasmissione dovranno essere facsimili, ovvero il risultato di scansioni e il formato di file da usare sarà il PDF. Il documento dovrà, preferibilmente, essere riferito totalmente al progetto da rendicontare e riconducibile a una o più voci di spesa ammissibili e di sua pertinenza. Resta a carico del soggetto beneficiario l onere di verificare che i documenti caricati e trasmessi compaiano regolarmente nella sezione del progetto in formato elettronico. In caso negativo occorrerà ripetere la procedura. 7. Responsabilità dei dati trasmessi Regione Lombardia considera i dati inseriti dai soggetti (persona fisica), accreditati nel sistema elettronico di produzione del rendiconto, come veritieri, immessi con piena consapevolezza da parte del soggetto beneficiario e conformi alla documentazione cartacea che il soggetto beneficiario è tenuto a conservare per anni 10 presso la sede legale dell associazione/ente; tale documentazione dovrà essere disponibile per i processi di verifica e di audit che si rendessero necessari a seguito di monitoraggio o di insindacabile decisione di Regione Lombardia. 8. Erogazione del saldo L iter si conclude con l invio al protocollo, tramite la procedura informatica, della rendicontazione, che sarà presa in carico dagli uffici competenti per l attività istruttoria. L erogazione del saldo avverrà a seguito dell approvazione della rendicontazione secondo le modalità stabilite nell Avviso Unico Ambito Promozione Educativa e Culturale. 9. Revoca del contributo La revoca del contributo è prevista nei seguenti casi: Rinuncia volontaria al contributo da parte del soggetto beneficiario; Mancata realizzazione dell attività sostenuta dal contributo regionale o realizzazione in forma sostanzialmente differente dall ipotesi progettuale; 12 Nel caso di F24 cumulativi, occorre presentare un prospetto analitico redatto dal soggetto beneficiario che dettagli, con riferimento ai soli giustificativi esposti nel rendiconto, la composizione del pagamento.

8 620 Bollettino Ufficiale Documentazione contabile e/o relazione sull attività svolta non totalmente attinenti all attività sostenuta dal contributo regionale; Rendiconto con irregolarità non sanabili; Mancata produzione del rendiconto, anche a seguito di invito ultimativo a provvedere. La revoca del contributo comporta la restituzione da parte del soggetto beneficiario della quota di anticipo già erogata, incrementata degli interessi legali calcolati ai sensi dell art del Codice Civile. 10. Riduzione proporzionale del contributo Il contributo sarà ridotto proporzionalmente nei seguenti casi: Rendicontazione inferiore al 90% del costo totale del progetto preventivato (metodo di calcolo: consuntivo / preventivo * contributo concesso = contributo rideterminato); Aiuti di stato: nei casi in cui il soggetto beneficiario sia sottoposto alla verifica del rispetto del regolamento (UE) 651/2014 art. 8 e art. 53 comma 8, in materia di aiuti di Stato, il finanziamento regionale e di eventuali altri soggetti pubblici sarà cumulato e, se supera la soglia dell 80% della somma dei costi ammissibili e individuabili, la riduzione del contributo sarà in misura tale da riportare la quota di aiuti di stato all 80% del costo del progetto 13. La quota degli aiuti di stato comprende anche il contributo regionale concesso per la realizzazione del progetto. 11. Progetti in partenariato Nel caso di progetto realizzato in partenariato il soggetto beneficiario, in qualità di capofila e coordinatore del progetto, deve: Autocertificare anche le spese sostenute dai partner; Mantenere presso la propria sede fiscale anche i giustificativi (o copie conformi) esposti dal partner, per un periodo di anni Modulistica per la rendicontazione dei progetti finanziati La modulistica elaborata con il contributo di Lombardia Informatica S.p.a costituisce elemento essenziale delle procedure previste per la corretta attività di rendicontazione dei progetti finanziati. I seguenti, ed eventuali ulteriori modelli, a supporto della rendicontazione, saranno presenti nella sezione modulistica nel sito web preposto: Dichiarazione che i documenti contabili riferiti al rendiconto sono intestati al soggetto beneficiario del contributo o a un suo partner accreditato Dichiarazione di aver assolto gli obblighi tributari nel proprio paese di residenza fiscale (fornitore estero); se detta dichiarazione è redatta nella lingua d originale deve essere tradotta in italiano Dichiarazione di RUP per partner pubblico di soggetto beneficiario di diritto privato Dichiarazione per il pagamento di giustificativi tramite contanti 13 Il costo del progetto è quello composto da spese ammissibili rendicontate

9 621 Modello di distinta che accompagna pagamenti tramite F24 riferiti a più soggetti Modello di nota spese Modello di relazione a consuntivo Modello lettera di compensazione fatture Modello riepilogativo per il personale dipendente Modello di richiesta di liquidazione del saldo del contributo