ISTITUTI OSPITALIERI DI CREMONA Azienda Ospedaliera REGOLAMENTO AZIENDALE PER L ACQUISTO IN ECONOMIA DI BENI E SERVIZI

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1 ISTITUTI OSPITALIERI DI CREMONA Azienda Ospedaliera REGOLAMENTO AZIENDALE PER L ACQUISTO IN ECONOMIA DI BENI E SERVIZI 1

2 INDICE TITOLO I: DISPOSIZIONI GENERALI Art. 1. Oggetto Pag. 3 Art. 2. Finalità e Normativa di riferimento Pag. 3 Art. 3. Ambito di applicazione Pag.3 Art. 4. Organizzazione e competenze Pag.5 Art. 5. Responsabile Unico del Procedimento e Direttore Esecuzione Contratto Pag.5 Art. 6. Modalità di esecuzione degli acquisti in economia Pag.5 Art. 7. Individuazione degli operatori economici Pag.6 TITOLO II: PROCEDURE DI SCELTA DEL CONTRAENTE Art. 9. Procedura negoziata mediante Cottimo Fiduciario Pag. 6 Art. 10. Criteri di aggiudicazione Pag. 7 Art. 11. Pubblicità Pag. 7 Art. 12. Affidamento diretto ex art.125 comma 11 D.Lgs 163/2006 Pag. 8 Art. 13. Procedura negoziata ex art.57 D.Lgs.163/2006 Pag. 8 Art. 14.Conclusione delle procedure di acquisto contratto Pag. 8 Art. 15. Norme di rinvio Pag. 8 2

3 TITOLO I : DISPOSIZIONI GENERALI Art.1 - Oggetto Il presente Regolamento è adottato con riferimento e in attuazione del Dlgs 163/2006 e disciplina l ambito di applicazione, i limiti di spesa e le procedure per l acquisizione in economia di beni e servizi occorrenti all Azienda Ospedaliera. Le presenti disposizioni non si applicano nei casi rientranti tra quelli previsti dal vigente regolamento aziendale per la gestione delle casse economali. Art. 2 Finalità e normativa di riferimento Le disposizioni del presente Regolamento sono finalizzate ad assicurare che l affidamento di servizi e forniture di beni avvenga in termini temporali ristretti e con modalità semplificate, nel rispetto dei criteri di efficienza, efficacia ed economicità di gestione, dei principi comunitari di trasparenza, non discriminazione, parità di trattamento, proporzionalità, delle indicazioni contenute nella Comunicazione Interpretativa CE C-179/2006, dei principi di cui alla L.241/1990 e con particolare riferimento: alla seguente normativa nazionale: art. 97 della Costituzione D.Lgs. 163/2006 Codice dei Contratti Pubblici e ss.mm.ii., in particolare all art. 125; D.L. 52/2012 convertito in L.94/12 Disposizioni urgenti per la razionalizzazione della spesa pubblica e DL 95/2012 convertito in L.135/12 Disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini ai seguenti Regolamenti: D.P.R. N.207 del 05 ottobre 2010 e ss.mm.ii. Regolamento di esecuzione ed attuazione del Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture, in particolare artt Regolamento aziendale sull esercizio dei poteri gestionali ed amministrativi da parte dei Dirigenti alla seguente normativa Regionale: L.R. n.14/1997 e ss.mm.ii.; L.R. n.33/2007 e ss.mm.ii.; DGR 6/11/2011 n.ix/1530 Determinazione per il funzionamento e l uso della piattaforma regionale per l e-procurement denominata sistema di intermediazione telematica (SINTEL) di Regione Lombardia (art.1 c.6-bis l.33/2007) e del relativo elenco fornitori telematico; DGR 24/11/2011 N. IX/2534 Acquisto di beni e servizi in economia ed istituzione dell elenco fornitori telematico della Giunta regionale della Lombardia ; DGR 30/1/2014 N. X/1299 Patto di integrità in materia di appalti pubblici regionali ; Le acquisizioni in economia devono altresì essere effettuate nel rispetto e nei limiti previsti dalle vigenti disposizioni in materia di adesione alle convenzioni ARCA (Agenzia Regionale Centrale Acquisti) e CONSIP S.p.A e di utilizzo del MEPA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione), nonché delle disposizioni regionali in materia di aggregazioni d acquisto Art. 3 Ambito di applicazione L acquisizione in economia di beni e servizi è ammessa per importi inferiori alla vigente soglia comunitaria di cui all art.28 del D.Lgs. 163/2006 e ss.mm.ii. Tale soglia è automaticamente adeguata in relazione alla revisione periodica di cui all art. 248 del Codice dei Contratti pubblici. Gli importi monetari indicati nel presente Regolamento sono da intendersi al netto degli oneri fiscali (I.V.A.) ove dovuti. Nessuna fornitura d importo pari o superiore alla soglia comunitaria può essere artificiosamente frazionata allo scopo di sottoporla alla disciplina del presente Regolamento. 3

4 Il ricorso alle procedure di acquisto in economia è ammesso, nel limite d importo sopra indicato, per l acquisizione di beni e servizi riconducibili alle seguenti categorie: - Know-how - Licenze d uso, software e altre - Attrezzature tecnico sanitarie - Mobili e arredi - Automezzi - Attrezzature e macchine d ufficio - Attrezzature tecnico economali - Computer e macchinari elettronici - Prodotti farmaceutici ed affini - Reagenti e materiali di laboratorio - Materiale per radiologia - Presidi chirurgici e dispositivi medici - Materiale protesico - Ossigeno e altri gas - Materiale per emodialisi - Vaccini - Prodotti alimentari - Materiale di guardaroba - Materiale di pulizia - Materiale di convivenza in genere - Cancelleria - Stampati - Materiale edp - Materiale di consumo per attrezzature sanitarie - Materiale tecnico per manutenzione immobili e impianti - Materiale per manutenzione attrezzature e ricambistica - Materiale tecnico-economale - Manutenzione beni immobili e impianti - Manutenzione ordinaria mobili, macchine, autoveicoli - Manutenzione ordinaria attrezzature sanitarie e scientifiche - Manutenzione ordinaria attrezzature tecnico economali - Manutenzione software/hardware - Lavoro interinale - Smaltimento rifiuti speciali - Spese disinfestazione - Carburanti - Spese per pubblicità e promozione - Noleggi attrezzature sanitarie - Service attrezzature sanitarie - Noleggi attrezzature economali - Noleggi Apparecchiature EDP - Noleggi automezzi - Spese trasporti - Spese pubblicazione gare - Spese abbonamenti, giornali, riviste - Servizi di lavanderia - Servizi di pulizia e disinfestazione - Servizio di vigilanza - Altre spese per servizi diversi - Altri servizi economali Gli acquisti in economia sono altresì ammessi per ulteriori altri beni e servizi non rientranti nell elenco sopra indicato purché, in ogni caso, siano contenuti nel limite d importo della soglia comunitaria. Il ricorso all acquisizione in economia e altresì consentito nelle seguenti ipotesi: 4

5 a) risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per conseguire la prestazione nel termine previsto dal contratto; b) necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, se non sia possibile imporne l esecuzione nell ambito del contratto medesimo; c) prestazioni periodiche di servizi e forniture, a seguito della scadenza dei relativi contratti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria; d) urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di pericolo per persone, animali o cose, ovvero per l igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio storico, artistico, culturale. Art. 4 Organizzazione e competenze Le acquisizioni in economia vengono effettuate nell ambito delle rispettive competenze, dall UO Provveditorato Economato, dal Servizio di Farmacia, dall UO Tecnico Patrimoniale, dal Servizio Sistemi Informativi, dal Servizio di Ingegneria Clinica e dalla Direzione Amministrativa di Presidio. Qualora in base a rinnovati assetti dell organizzazione aziendale venga riconosciuta ad altre Strutture autonomia nello svolgimento dell attività contrattuale con esclusivo riferimento alle competenze affidate, alle stesse verranno attribuite autonome autorizzazioni alla spesa all inizio di ogni esercizio limitatamente alle procedure di acquisto disciplinate dal presente regolamento. Il ricorso all esecuzione in economia è stabilito all inizio di ogni esercizio con atto di deliberazione del Direttore Generale che individua, in base alle specifiche esigenze aziendali, le voci di spesa ed i limiti di importo delle singole voci di spesa. Art. 5 Responsabile Unico del Procedimento e Direttore dell Esecuzione del Contratto. Per ogni procedura di acquisto è individuato, ai sensi dell art. 10 del D.Lgs 163/2006, un Responsabile Unico del Procedimento (RUP) nonché un Direttore dell esecuzione del contratto (DEC) ai sensi dell art. 272, comma 5, del DPR 270/2010. Il RUP cura ogni singola fase di acquisizione e vigila sul corretto e razionale svolgimento del processo fino al perfezionamento dell affidamento. Il Direttore dell esecuzione del contratto verifica la corretta esecuzione del contratto e si rapporta con il RUP per gli aspetti di carattere amministrativo e di gestione dell eventuale contenzioso. Con riferimento alle specifiche forniture di beni e servizi, RUP e Direttori dell Esecuzione sono individuati con delibera n.109 del 13 maggio 2008 e successivi atti di modifica e aggiornamento. Il Direttore dell esecuzione del contratto viene nominato formalmente con il provvedimento di aggiudicazione della fornitura/servizio. Art. 6 Modalità di esecuzione degli acquisti in economia Le acquisizioni di forniture di beni e di servizi in economia disciplinate dal presente Regolamento possono essere effettuate mediante: A) amministrazione diretta B) cottimo fiduciario C) affidamento diretto Nell amministrazione diretta le acquisizioni sono effettuate, sotto la direzione del Responsabile Unico del Procedimento, con materiali e mezzi propri dell Azienda o appositamente acquistati o noleggiati e con personale dipendente o eventualmente assunto per l occasione. Nel cottimo fiduciario le acquisizioni vengono affidate a terzi mediante procedura negoziata nel limite di importo indicato all art. 125 comma 9 del D.Lgs.163/2006 e ssmm.ii. Per servizi e fornitura di importo inferiore al limite stabilito dall art. 125 comma 11 secondo capoverso del D.Lgs 163/2006 e ss.mm.ii. è consentito l affidamento diretto da parte del RUP secondo le modalità indicate al successivo art.12. 5

6 Qualora ritenuto opportuno, i contratti di servizi e forniture sotto soglia possono essere affidati anche mediante esperimento di procedure aperte, procedure ristrette, dialogo competitivo con le modalità previste dalle specifiche disposizioni del D.Lgs 163/2006 e dal D.P.R. 207/2010. Nell ambito dell attività negoziale il RUP, al fine di allineare i propri acquisti alle migliori condizioni economiche possibili di mercato, può avvalersi: - delle rilevazioni dei prezzi di mercato; - dei prezzi di riferimento pubblicati dall AVCP o dagli Osservatori Regionali, ove disponibili; - dei prezzi delle convenzioni CONSIP/ARCA qualora i beni/servizi da acquistare siano comparabili con quelli contemplati nelle convenzioni stesse; - dalle indagini effettuate presso altre Aziende Sanitarie. Art. 7 Individuazione degli operatori economici L individuazione dei soggetti da invitare al confronto concorrenziale finalizzato alla selezione degli operatori economici chiamati a fornire beni e servizi in economia avviene di norma tramite: - Elenco fornitori telematico attivato sulla Piattaforma regionale per l e-procurement denominata Sintel - Elenco fornitori abilitati al MEPA; - Indagini di mercato Gli operatori economici devono possedere i requisiti generali e di idoneità professionale di cui agli artt.38 e 39 del Codice. Gli operatori attestano il possesso dei requisiti sopra indicati mediante apposita dichiarazione. In relazione alla natura e all importo del contratto l Azienda individua, qualora ritenuto necessario, i requisiti di capacità tecnico professionale ed economico finanziari necessari alla partecipazione alle procedure di acquisto. I suddetti requisiti sono individuati secondo criteri di semplificazione rispetto alle disposizioni di cui agli artt.41 e 42 del Codice. TITOLO II : PROCEDURE DI SCELTA DEL CONTRAENTE Art. 8 Procedura negoziata mediante Cottimo Fiduciario Per le fornitura di beni e servizi di importo pari o superiore a euro e sino alla soglia comunitaria, l affidamento avviene con procedura negoziata attraverso la consultazione di almeno cinque operatori economici idonei (se sussistono in tale numero in relazione alla tipologia del bene o servizio da acquisire), nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento dei fornitori. La procedura di affidamento avviene, di norma, mediante procedura telematica gestita tramite la Piattaforma Sintel o mediante il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA), salvo casi eccezionali e motivati in cui si procede con raccomandata, telefax o posta elettronica certificata. Il RUP avvia la procedura mediante lettera di invito, senza necessità di provvedimento di indizione. La richiesta di offerta potrà prevedere un termini per la ricezione delle offerte non inferiore a 10 giorni lavorativi dalla data di trasmissione o di pubblicazione della medesima Tale termine potrà in ogni caso subire variazione in casi di motivata necessità. La lettera d'invito deve contenere le indicazioni previste dall art. 344 del DPR 207/2010 e quelle ulteriori di seguito indicate, stabilite da altre disposizioni cogenti: a) l'oggetto della prestazione, le relative caratteristiche tecniche e l'importo massimo previsto, con esclusione dell'iva; b) il codice identificativo gara (CIG) c) l importo e le modalità per il pagamento del contributo di gara all AVCP se dovuto; d) le garanzie richieste al contraente; e) il termine di presentazione delle offerte; f) il periodo in giorni di validità delle offerte stesse; g) l'indicazione del termine per l'esecuzione della prestazione; h) il criterio di aggiudicazione prescelto; i) gli elementi di valutazione, nel caso si utilizzi il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa; 6

7 j) l'eventuale clausola che preveda di non procedere all'aggiudicazione nel caso di presentazione di un'unica offerta valida; k) la misura delle penali, determinata in conformità alle disposizioni dell art.298 e dell art.145 comma 3 del D.P.R. 207/2010; l) l'obbligo per l'offerente di dichiarare nell'offerta di assumere a proprio carico tutti gli oneri assicurativi e previdenziali di legge, di osservare le norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro e di retribuzione dei lavoratori dipendenti, nonché di accettare condizioni contrattuali e penalità; m) l'indicazione dei termini di pagamento; n) i requisiti soggettivi richiesti all'appaltatore e la richiesta allo stesso di rendere apposita dichiarazione in merito al possesso dei requisiti stessi; o) ogni altro elemento necessario per la definizione della natura e della qualità della prestazione richiesta. p) le indicazioni relative al DUVRI e ai costi della sicurezza, di cui all art.26, comma 5, del D.Lgs. 81/2008 e ss.mm.ii., non soggetti a ribasso, ove previsto; q) l obbligo per l operatore economico concorrente di indicare in offerta le eventuali prestazioni che intende subappaltare a terzi; r) clausola di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all art. 3 comma 8 della l.136/2010; s) eventuale opzione di proroga o rinnovo del contratto Le specifiche tecniche del bene/servizio da acquisire, formulate tenendo conto delle indicazioni fornite dalla struttura richiedente e dalla UO/Servizio competente in materia, e tutte le altre condizioni dell offerta, possono essere definite in appositi capitolati allegati all invito. Art. 9 Criteri di aggiudicazione Gli acquisti di beni e servizi effettuati con cottimo fiduciario mediante procedura negoziata sono aggiudicati in base ad uno dei seguenti criteri: - al prezzo più basso qualora i beni o servizi oggetto del contratto siano esattamente individuabili e comparabili in quanto conformi alle caratteristiche tecniche individuate nella lettera d invito o capitolato; - all offerta economicamente più vantaggiosa, qualora oltre al prezzo siano valutati elementi diversi riferiti alla qualità delle prestazioni, variabili a seconda della natura della stesse preventivamente, definiti sulla base di quanto previsto dall art. 83 del Codice. In questo caso i criteri che saranno applicati per l aggiudicazione della gara sono menzionati nella lettera d invito o nel capitolato. Nelle procedure con il criterio del prezzo più basso la valutazione tecnica, nel caso in cui sia prevista la verifica di conformità dei prodotti ai requisiti previsti, viene effettuata dal Responsabile della UO/Servizio utilizzatore, o suo delegato, eventualmente affiancato da esperti aziendali nello specifico settore cui si riferisce l oggetto del contratto. Nelle procedure con il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa l esame e la valutazione delle offerte sono effettuati da apposita commissione giudicatrice. Art. 10 Pubblicità L esito degli affidamenti di cottimo fiduciario effettuati mediante procedura negoziata è soggetto ad avviso di post-informazione pubblicato sul sito internet dell Azienda ospedaliera come disposto dall art. 331 del DPR 270/2010. L avviso deve contenere le seguenti informazioni: - elenco degli operatori invitati - elenco degli operatori che hanno presentato offerta - operatore al quale l appalto viene affidato Art. 11 Affidamento diretto ex art. 125, comma 11, D.Lgs 163/2006 Gli acquisti in economia di valore inferiore a sono soggetti a procedura semplificata. L Azienda utilizza il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) o la piattaforma di intermediazione telematica di Regione Lombardia (SinTel). 7

8 Per importi inferiori a il RUP può prescindere dalla richiesta di più offerte e procedere all affidamento diretto. Per importi pari o superiori a ma inferiori a il RUP interpella, ove sia possibile, almeno tre operatori economici. Si può prescindere dalla richiesta di tre preventivi nei seguenti casi: - Nota specialità ed unicità del bene o servizio da acquisire in relazione alle condizioni di mercato, risultante da dichiarazione del competente responsabile aziendale in merito alla categoria del bene/servizio da acquistare - Indifferibile urgenza, determinata da circostanze impreviste, non imputabili alla stazione appaltante La scelta del contraente potrà avvenire sulla scorta di elementi oggettivi di valutazione tecnico economici individuati a monte (es. prezzo, caratteristiche tecnico- funzionali, assistenza etc) senza obbligo di attribuire alcun punteggio. Sono sempre possibili negoziazioni con il fornitore selezionato al fine di conseguire le migliori condizioni economiche e modalità di fornitura prima di addivenire alla conclusione della procedura di assegnazione Art. 12 Conclusione della procedure di acquisto - contratto La scelta del contraente avviene, di regola, a seconda delle fasce d importo di aggiudicazione come segue: - per forniture di beni e servizi di importo inferiore ai euro con Ordinativo di fornitura emesso dalla UO/Servizio competente; - per forniture di beni e servizi di importo pari o superiore ai euro con determinazione del Dirigente dell UO/Servizio competente. Le ditte affidatarie sono tenute al versamento della cauzione definitiva ex art.113 del D.Lgs 163/2006 nel caso in cui l importo della fornitura sia superiore ad Euro al netto dell Iva. La formalizzazione dei contratti conseguenti all aggiudicazione delle fornitura di beni e servizi acquisiti secondo le procedure stabilite dal presente Regolamento avviene a secondo dell importo in oggetto mediante scrittura privata non autenticata, lettera commerciale e/o emissione di ordinativo di fornitura. In caso di procedura di affidamento effettuata mediante MEPA, il contratto di fornitura è stipulato con le forme e le modalità disciplinate dal documento Regole del sistema di e-procurement della Pubblica Amministrazione emanato da Consip S.p.A. Art. 13 Norme di rinvio Per tutto quanto non contemplato nel presente Regolamento, si rinvia alle disposizioni contenute nel D. Lgs 163/2006 e nel DPR 384/2001 e s.m.i. nonché a tutte le disposizioni di legge vigenti in materia di pubbliche forniture. 8