Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private

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1 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private This project is co-funded by the Rights, Equality & Citizenship Programme of the European Union DONDENA Centro Carlo F. Dondena per la Ricerca sulle Dinamiche Sociali e Politiche Pubbliche

2 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private

3 Questo documento è stato pubblicato nell ambito del Programma REC (Rights, Equality and Citizenship) dell Unione europea - No. JUST/2014/RGEN/AG/GEND/7803. I contenuti della pubblicazione sono di esclusiva competenza del Dipartimento per le Pari Opportunità e dell Università Bocconi, centro DONDENA per la Ricerca sulle Dinamiche Sociali e Politiche Pubbliche, e in nessun modo riflettono le opinioni della Commissione europea. Si ringrazia il Comitato IBSA: Prof.ssa Marina Brollo, Prof.ssa Marilisa D Amico, Prof.ssa Daniela del Boca Si ringrazia il Management di ACEA per aver messo a disposizione locali e risorse dell Azienda al fine di svolgere la parte empirica del progetto e per le interviste rilasciate dal personale coinvolto. This project is co-funded by the Rights, Equality & Citizenship Programme of the European Union DONDENA Centro Carlo F. Dondena per la Ricerca sulle Dinamiche Sociali e Politiche Pubbliche

4 Hanno collaborato alla realizzazione del Progetto E.L.E.N.A. Per il Dipartimento Pari Opportunità della Presidenza del Consiglio dei Ministri: Cons. Monica Parrella Coordinatrice dell Ufficio per gli Interventi in materia di parità e pari opportunità coordinatrice del progetto Phd Francesca Ballacci Dott.ssa Cordialina Coppola Dott.ssa Serena Galizia Per il Centro C. F. Dondena per la Ricerca su Dinamiche Sociali e Politiche Pubbliche dell Università L. Bocconi di Milano Prof. Paola Profeta Coordinatrice Dondena Gender Initiative e responsabile scientifica del progetto Prof. Marco Bonetti Prof. Vincenzo Galasso PhD Valentina Andreozzi PhD Marta Angelici Dott.ssa Giovanna Carcapede Dott.ssa Vittoria Dicandia

5 Indice Introduzione 6 PREMESSE E CONTESTO NORMATIVO Il work-life balance nel contesto europeo 10 I più recenti atti comunitari sul tema della tutela della conciliazione tra vita professionale e familiare per donne e uomini 1.2 Il contesto normativo italiano 14 La normativa italiana sul lavoro agile per il settore pubblico e privato 1.3 Una nuova terminologia: Telelavoro, Lavoro agile/smart-working e Co-working 14 VERSO UNA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO: LAVORO AGILE E SMART-WORKING Un nuovo paradigma culturale 22 Dati europei 2.2 Le iniziative promosse dal Dipartimento per le Pari Opportunità 25 della Presidenza del Consiglio dei Ministri 2.3 I vantaggi del lavoro agile 27 L ESPERIMENTO Il progetto europeo E.L.E.N.A. Experimenting flexible Labour tools for Enterprises by engaging men And women 30 GUIDA PRATICA PER INTRODURRE LO SMART-WORKING NELLE AZIENDE Analisi del contesto di partenza 46 Le quattro leve su cui agire per promuovere il lavoro agile in azienda: aspetti culturali, analisi costi/benefici, policy organizzative, aspetti normativi 4.2 Costruzione del progetto e articolazione delle attività 48 Definizione degli obiettivi Identificazione dei destinatari Definizione della policy Pianificazione dei tempi per la realizzazione 4.3 Analisi dell efficacia e dell efficienza (costi-benefici) 50 Infrastruttura ICT Riorganizzazione del Layout fisico Formazione per lo sviluppo delle soft skills 4.4 Monitoraggio, controllo e valutazione (definizione degli indicatori di monitoraggio e valutazione) 51 Definizione degli indicatori Valutazione Test: La tua azienda è pronta per diventare Smart? 54 Conclusioni 59

6 Introduzione L idea di realizzare un kit di strumenti operativi per le aziende, che intendono introdurre il lavoro agile come modalità organizzativa di lavoro, si inserisce in un quadro storico e sociale nel quale la conciliazione tra lavoro e vita privata comincia ad assumere un ruolo essenziale per la qualità della vita nelle società moderne e ne rappresenta un obiettivo comune, in coerenza anche con le recenti disposizioni normative a livello europeo e nazionale. Una più equilibrata suddivisione tra tempi di vita e di lavoro per le donne e per gli uomini non può prescindere dal coinvolgimento attivo del mondo economico, attraverso la realizzazione, anche da parte delle aziende, di azioni mirate ed incisive. In particolare, formule di lavoro flessibile e uso dei congedi parentali anche da parte degli uomini sono strumenti che, se utilizzati più diffusamente, possono contribuire sostanzialmente ad un miglior equilibrio tra tempi di vita e di lavoro, a vantaggio sia delle donne che degli uomini. In Italia il divario occupazionale tra uomini e donne, le rigidità nell organizzazione del lavoro e la carenza di servizi sono aspetti strettamente collegati e rappresentano fattori determinanti del gender gap nel mondo del lavoro. Un ambiente di lavoro più flessibile sia sul piano spaziale che temporale può contribuire a ridurre le disparità esistenti tra lavoratori e lavoratrici con riferimento all ingresso nel mondo del lavoro, alle opportunità di carriera e alla retribuzione. Nel 2015 la Commissione Europea ha pubblicato un invito - Restricted call for proposals (the EU Member States + Iceland and Liechtenstein) - Projects to support equal economic independence of women and men JUST/2014/RGEN/AG/GEND - a presentare proposte di finanziamento a valere sulle risorse del programma REC (Rigths, Equality and Citizenship), di progetti finalizzati all elaborazione di politiche per promuovere la pari indipendenza economica di donne e uomini. Il Dipartimento per le Pari Opportunità della Presidenza del Consiglio dei Ministri, con la collaborazione scientifica di Centro Carlo F. Dondena per la Ricerca sulle Dinamiche Sociali e le Politiche Pubbliche dell Università Bocconi di Milano e in partnership con il Dipartimento per le Politiche della Famiglia della Presidenza del Consiglio dei Ministri, a seguito della presentazione dell atto di candidatura, è risultato beneficiario del finanziamento per la realizzazione del progetto denominato E.L.E.N.A. Experimenting flexible Labour tools for Enterprises by engaging men And women. Il progetto è volto a promuovere una serie di azioni finalizzate ad implementare politiche di conciliazione per il miglioramento della qualità di vita di uomini e donne (Work-life balance). Una delle principali attività realizzate in esecuzione del progetto è un espe- 8

7 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private rimento pilota sull applicazione del lavoro agile presso una grande azienda multiservizi italiana, individuata in ACEA quotata presso la Borsa italiana. I risultati della sperimentazione costituiscono la parte essenziale di questa guida operativa per l introduzione del lavoro agile nelle aziende private. Alla prima parte dedicata alle premesse e all inquadramento normativo, seguirà una seconda parte che illustrerà il nuovo paradigma di organizzazione del lavoro, ovvero lavoro agile e smart-working. Infine nella terza e ultima parte i consigli operativi di aiuto concreto alle aziende che intendono avviare percorsi di lavoro agile. migliore conciliazione delle esigenze di vita e di lavoro migliore performance ed efficienza organizzativa motivazione e produttività libertà, condivisone, soddisfazione migliora il clima e la partecipazione del proprio team PERCHÉ LAVORARE SMART? risparmio di tempo e costi incide sull impatto ambientale minor inquinamento benefici per lavoratori e datori di lavoro supporto all innovazione in azienda 9

8 PREMESSE E CONTESTO NORMATIVO

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10 PREMESSE E CONTESTO NORMATIVO 1.1. Il work - life balance nel contesto europeo L evoluzione economica e socio-demografica e le profonde trasformazioni che hanno interessato il tradizionale nucleo familiare e il mercato del lavoro hanno reso le tematiche connesse alla conciliazione tra tempi di vita lavorativa e vita privata, il cd. work life balance, di grande attualità nelle realtà sociali di tutti gli Stati membri dell Unione europea. Questi mutamenti hanno imposto un arricchimento dell agenda politica e un rinnovamento del quadro giuridico a livello europeo e nazionale che ha ampliato gli strumenti per rendere concretamente possibile la distribuzione dei compiti tra sfera lavorativa e sfera familiare per donne e uomini. Il tema ha un notevole valore sociale che si lega a una più equilibrata uguaglianza di genere e al miglidella vita delle persone e della società, con forti implicazioni anche dal punto di vista economico, in quanto lo scarso bilanciamento vita-lavoro pone ostacoli alla partecipazione al mercato del lavoro, in particolare delle donne. Le perdite economiche dovute al divario di genere nei livelli di occupazione ammontano a 370 miliardi di euro, corrispondenti al 2,8% del PIL dell UE 1. Per molto tempo gli interventi comunitari in materia di conciliazione hanno avuto come principale riferimento le problematiche della donna lavoratrice. Nel marzo 1992 il Consiglio d Europa, con la Raccomandazione 92/241/CEE 2, invitava gli Stati membri ad adottare e incoraggiare gradualmente iniziative volte a consentire alle donne e agli uomini di conciliare le loro responsabilità professionali con quelle familiari ed educative derivanti dalla custodia dei figli. Così il Consiglio ha introdotto un nuovo concetto, partendo dalla considerazione che la conciliazione non è un tema che riguarda esclusivamente le donne, ma tutti i lavoratori, dal genere. Nel 2000 è stata emanata dal Consiglio dei Ministri dell Occupazione e della Politica Sociale la Risoluzione 218/ con la quale venivano incoraggiati gli Stati membri ad accentuare la promozione della partecipazione equilibrata di donne e uomini alla vita professionale e familiare. Tra le misure introdotte: la promozione dei congedi di paternità, il rafforzamento dei servizi di sosteg Nel 2000 è stata emanata dal Consiglio dei Ministri dell Occupazione e della Politica Sociale la Risoluzione 218/2000 con la quale venivano incoraggiati gli Stati membri ad accentuare la promozione della partecipazione equilibrata di donne e uomini alla vita professionale e familiare. Tra le misure introdotte: la promozione dei congedi di paternità, il rafforzamento dei servizi di sostegno alle famiglie, l armonizzazione degli orari scolastici e di lavoro, la realizzazione di campagne informative sul tema. Inoltre, gli Stati membri venivano sollecitati ad incoraggiare le piccole e medie impese a introdurre ed intensificare pratiche gestionali che tenessero conto della vita familiare 1 Eurofound, The Gender Employment Gap: Challenges and Solutions (2016)

11 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private dei propri lavoratori e lavoratrici. Il tema della tutela della vita familiare nei suoi rapporti con la vita professionale e quello della parità di trattamento uomo-donna risulta poi evidente anche in successivi atti comunitari. no alle famiglie, l armonizzazione degli orari scolastici e di lavoro, la realizzazione di campagne informative sul tema. Inoltre, gli Stati membri venivano sollecitati ad incoraggiare le piccole e medie impese a introdurre ed intensificare pratiche gestionali che tenessero conto della vita familiare dei propri lavoratori e lavoratrici. Il tema della tutela della vita familiare nei suoi rapporti con la vita professionale e quello della parità di trattamento uomo-donna risulta poi evidente anche in successivi atti comunitari. Proposta di Direttiva del Parlamento Europeo e Del Consiglio 2017/0085 CHE COSA MIGLIORERA CON LA PROPOSTA DELLA COMMISSIONE? Congedo di paternità NORMATIVA UE ATTUALE Non ci sono norme minime per il congedo di paternità a livello UE IMPATTO DELLA PROPOSTA Tutti i padri che lavorano potranno prendere almeno10 giorni lavorativi di congedo di paternità alla nascita del figlio. Il congedo di paternità sarà retribuito almeno al livello di indennità di malattia Congedo parentale Congedo per la prestazione di assistenza Modalità di lavoro flessibile Almeno 4 mesi per genitore, di cui uno non trasferibile tra i genitori I genitori possono prendere un congedo fino agli 8 anni del figlio Non ci sono norme minime in materia di indennità/pagamento Non ci sono norme minime per i prestatori di assistenza a livello UE (ad eccezione della forza maggiore che consente di assentarsi per un breve periodo per motivi familiari imperativi e imprevisti) Non ci sono norme minime a livello UE sulla durata e sulla retribuzione del congedo Diritto di richiedere un orario di lavoro ridotto e flessibile al ritorno dal congedo parentale. Diritto per tutti i lavoratori di richiedere il lavoro a tempo parziale Almeno 4 mesi per genitore che non possono essere trasferiti tra i genitori. I genitori possono prendere il congedo in forme flessibili (a tempio pieno, a tempo parziale, in modo frammentato) I genitori possono prendere un congedo fino ai 12 anni del figlio Il congedo parentale sarà retribuito almeno al livello di indennità di malattia Tutti i lavoratori avranno diritto a 5 giorni di congedo all anno per prendersi cura di parenti gravemente malati o non autosufficienti Il congedo per la prestazione di assistenza sarà retribuito almeno al livello di indennità di malattia Tutti i lavoratori genitori di bambini fino a 12 anni e i prestatori di assistenza con parenti a carico avranno il diritto di richiedere le seguenti modalità di lavoro flessibile: 1. Orario di lavoro ridotto 2. Orario di lavoro flessibile 3. Flessibilità su posto di lavoro Fonte: Work-Life Balance factsheet - EU (2017) 13

12 PREMESSE E CONTESTO NORMATIVO I PIÙ RECENTI ATTI COMUNITARI SUL TEMA DELLA TUTELA DELLA CONCILIAZIONE TRA VITA PROFESSIONALE E FAMILIARE PER DONNE E UOMINI - Risoluzione del Parlamento Europeo del 9 giugno 2015 sulla Strategia dell UE per la parità tra uomini e donne dopo il Il Parlamento invita la Commissione europea a sostenere gli Stati membri nell adozione di provvedimenti concreti che favoriscano la conciliazione tra vita professionale e familiare prevedendo un maggiore coinvolgimento degli uomini. Nel testo si sottolinea l importanza di modalità di lavoro flessibili per la conciliazione tra vita familiare e professionale per le donne e gli uomini, la necessità di condurre campagne di sensibilizzazione per quanto riguarda l equa suddivisione dei lavori domestici e dei compiti di assistenza e cura, di introdurre un congedo di paternità di almeno 10 giorni, nonché di garantire la possibilità per entrambi i genitori di usufruire di un congedo parentale, prevedendo in particolare forti incentivi per i padri, attraverso ad esempio un congedo parentale non trasferibile. - Roadmap New start to address the challenges of work-life balance faced by working Families 5 (agosto 2015) Nel suo nome new start, un nuovo inizio, con l obiettivo di creare un sistema coerente e coordinato per la conciliazione attraverso una rete di iniziative, legislative e non, che da un lato siano in grado di supportare le diverse esigenze delle famiglie e favoriscano un maggiore equilibrio ed equità nella divisione dei compiti di cura e responsabilità familiari, e dall altro siano da incentivo per una maggiore occupazione femminile contribuendo al raggiungimento della soglia del 75% fissata nell ambito della Strategia Europa Risoluzione approvata il 13 settembre 2016 dal Parlamento Europeo 6 Creazione di condizioni del mercato del lavoro favorevoli all equilibrio tra vita privata e vita professionale, al punto 2, sottolinea che la conciliazione tra vita professionale, privata e familiare deve essere garantita quale diritto fondamentale di tutti, nello spirito della Carta dei diritti fondamentali dell Unione europea, con misure che siano disponibili a ogni individuo, non solo alle giovani madri, ai padri o a chi fornisce assistenza. Il Parlamento Europeo invita l UE e gli Stati membri a promuovere modelli di welfare aziendale che possano concretamente realizzare la conciliazione vita-lavoro (nel pubblico e nel privato). Al punto 47 il Parlamento sottolinea poi che, alla luce delle differenze nella situazione personale e familiare di ciascun lavoratore, i dipendenti dovrebbero disporre della possibilità di avvalersi di un organizzazione flessibile dell orario di lavoro in modo da adattarlo alle specifiche fasi di vita, dando la possibilità ai datori di lavori e ai dipendenti di poter liberamente concordare l organizzazione del lavoro più appropriata. Inoltre il Parlamento (punto 48) sostiene il lavoro agile come un

13 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private approccio all organizzazione del lavoro basato su una combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione e sottolinea il potenziale offerto dal lavoro agile ai fini di un migliore equilibrio tra vita privata e vita professionale e invita gli Stati membri a promuovere il potenziale offerto da tecnologie quali i dati digitali, internet ad alta velocità, la tecnologia audio e video per l organizzazione del (tele)lavoro agile. - Work-life Balance package 7 Il 26 aprile 2017 al fine di rendere effettivo e concreto il principio del work-life balance nell ambito del Pilastro europeo dei diritti sociali, la Commissione europea ha presentato un pacchetto completo di misure legislative e non legislative connesse all equilibrio tra attività professionale e vita familiare. Nell ambito delle misure legislative previste dal pacchetto 8 rientra la Proposta di Direttiva del Parlamento Europeo e Del Consiglio 2017/0085 relativa all equilibrio tra attività professionale e vita familiare per i genitori e i prestatori di assistenza. L obiettivo generale è garantire l attuazione del principio della parità tra uomini e donne per quanto riguarda le opportunità sul mercato del lavoro e il trattamento sul lavoro. Attraverso un adeguamento e un ammodernando del quadro giuridico dell UE, la direttiva si pone tra gli obiettivi specifici: migliorare l accesso ai meccanismi per conciliare attività professionale e vita familiare, quali congedi e modalità di lavoro flessibili; aumentare il numero di uomini che si avvalgono di congedi per motivi familiari e di modalità di lavoro flessibili. La proposta definisce una serie di standard minimi nuovi o più elevati per il congedo di paternità, il congedo parentale e il congedo per i prestatori di assistenza, e prevede per i genitori di bambini fino a 12 anni di età e ai prestatori di assistenza il diritto di chiedere modalità di lavoro flessibili, quali l orario di lavoro flessibile o ridotto o la flessibilità per quanto concerne il luogo di lavoro. Tra le 10 misure non legislative previste nel pacchetto Work-Life Balance rientrano: la priorità ai finanziamenti UE rivolti ai datori di lavoro, ad esempio per la realizzazione di progetti pilota per l elaborazione di meccanismi di lavoro innovativi (congedi familiari e modalità di lavoro flessibili); misure di congedo di maternità per assicurare l applicazione della legislazione esistente per proteggere le donne dalla discriminazione e dal licenziamento; la condivisione delle migliori pratiche con le parti sociali e gli Stati membri, nonché misure di sensibilizzazione sul tema. Nel corso degli anni i Paesi membri hanno introdotto all interno dei propri ordinamenti, normative, politiche che seppur legate da un comune denominatore risultano molto diversificate. La prospettiva e l ottica da cui si parte per affrontare il problema della conciliazione vanno contestualizzate entro la cornice politica e culturale di riferimento, in quanto ogni paese vanta una sua tradizione ed un suo modello di welfare

14 PREMESSE E CONTESTO NORMATIVO 1.2. Il contesto normativo italiano Abbandonare i modelli organizzativi tradizionali a favore del lavoro agile significa costruire una cornice normativa meno restrittiva per la regolazione delle prestazioni lavorative, che consenta di svolgere queste ultime secondo modalità più flessibili anche al di fuori dallo spazio fisico di lavoro in azienda. In Italia negli ultimi anni il dibattito sulla flessibilità del lavoro si è sviluppato ulteriormente. Il concetto di lavoro agile, inteso come superamento dei vincoli tradizionali di luogo e orario di lavoro, ha iniziato ad affermarsi come principio e modello di riferimento condiviso, e soprattutto a differenziarsi dal concetto del telelavoro tradizionale Una nuova terminologia: Telelavoro, Lavoro agile/smart-working e Co-working Successivamente all illustrazione del percorso normativo può risultare utile fare chiarezza sulla terminologia e indicare alcune differenze fondamentali tra Telelavoro e Lavoro agile/smartworking. Il Telelavoro si identifica sostanzialmente con la possibilità di lavorare al di fuori dell ufficio ma in una sede determinata, il domicilio del lavoratore. E una forma di organizzazione e/o di svolgimento della prestazione lavorativa che si avvale delle tecnologie dell informazione nell ambito di un contratto o rapporto di lavoro, in cui l attività lavorativa viene regolarmente svolta nei termini disciplinati dalla legge e dalla contrattazione collettiva, in una postazione di lavoro alternativa ed adeguatamente attrezzata. Introdotto con la L. n.191/1998, articolo 4, nell ottica dell ammodernamento della P.A, il Telelavoro nella pubblica amministrazione è disciplinato dal D.P.R. n.70/1999, che fornisce indicazioni sulle caratteristiche e i criteri per l installazione e l utilizzo della postazioni di telelavoro, nonché dall Accordo quadro del 24/03/2000 tra l ARAN e le OO.SS. del settore pubblico che stabilisce i punti fondamentali per l assegnazione dei dipendenti pubblici a progetti di telelavoro. Il Lavoro agile (anche noto come Smart-working) viene identificato come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, eseguita in parte all interno dei locali aziendali e in parte all esterno, senza una postazione fissa, che scaturisce da un accordo tra le parti il cui contenuto può riguardare forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro e con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per le mansioni e le attività che li richiedano. La prestazione lavorativa si svolge entro i soli limiti di durata massima dell orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva (art. 18, comma 1, Legge 22 maggio 2017 n. 81). Tale modalità, a seconda della tipologia prescelta, può essere 16

15 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private utilizzata per periodi continui, per alcuni giorni a settimana o per alcune ore al giorno. I lavoratori e le lavoratrici, utilizzando gli strumenti informatici da remoto, eventualmente messi a disposizione dal datore di lavoro, possono realizzare il risultato prestazionale prefissato, nei tempi e nei luoghi prescelti, riuscendo altresì a conciliare esigenze di vita e di lavoro. Il passaggio chiave dal Telelavoro al Lavoro agile è che il luogo di lavoro è scelto dal lavoratore conseguentemente all attività da svolgere e in relazione alle proprie esigenze. Numerosi studi (tra cui il presente) hanno evidenziato come l applicazione di Lavoro agile aiuti a migliorare e sviluppare il modello manageriale, favorisca il benessere del lavoratore, dell azienda e della società, superando barriere fisiche e culturali, sostenendo il work-life balance e migliorando la performance organizzativa riducendo l impatto sul territorio. Il Co-working identifica la condivisione di uno stesso luogo da parte di lavoratori singoli e/o appartenenti a organizzazioni diverse. E una modalità di svolgimento della prestazione lavorativa e di organizzazione delle risorse umane e strumentali basata sulla condivisione dell ambiente di lavoro ed eventualmente delle postazioni informatiche da parte di lavoratori e lavoratrici dipendenti da diversi datori di lavoro, ovvero dipendenti dallo stesso datore di lavoro ma assegnati a diverse articolazioni territoriali. Nel tempo si sono sviluppate forme di Co-working, verticali, in cui ogni azienda o professionista presente opera nei medesimi settori, ed orizzontali in cui si possono trovare nello stesso spazio soggetti che svolgono lavori completamente differenti. TELELAVORO LAVORO AGILE CO-WORKING 17

16 PREMESSE E CONTESTO NORMATIVO LA NORMATIVA ITALIANA SUL LAVORO AGILE PER IL SETTORE PUBBLICO E PRIVATO - La legge 7 agosto 2015, n. 124 recante Deleghe al Governo in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche 9 L articolo 14 Promozione della conciliazione di vita e di lavoro nelle amministrazioni pubbliche di questa legge prevede che le amministrazioni pubbliche adottino misure organizzative volte a fissare obiettivi annuali per l attuazione del telelavoro e la sperimentazione di nuove modalità spazio-temporali di svolgimento della prestazione lavorativa anche al fine di tutelare le esigenze di conciliazione tra la vita lavorativa e quella privata dei propri dipendenti. Il lavoro agile nelle pubbliche amministrazioni diventa così un obiettivo da raggiungere, misurato in termini quantitativi ed incentivato normativamente. Di tali misure (telelavoro e lavoro agile ) le amministrazioni pubbliche dovranno poter avvalersi, entro tre anni, almeno il 10 per cento dei dipendenti di ciascuna amministrazione 10, che ne facciano richiesta, con la garanzia di non subire penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera. L adozione delle misure organizzative e il raggiungimento degli obiettivi previsti dalla normativa in questione costituiranno oggetto di valutazione nell ambito dei percorsi di misurazione della performance organizzativa e individuale all interno delle amministrazioni pubbliche. Le amministrazioni pubbliche dovranno adeguare, altresì, i propri sistemi di monitoraggio e controllo interno, individuando specifici indicatori per la verifica dell impatto sull efficacia e sull efficienza dell azione amministrativa, nonché sulla qualità dei servizi erogati, delle misure organizzative adottate in tema di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti, anche coinvolgendo i cittadini, sia individualmente, sia nelle loro forme associative. L articolo 14, inoltre, dispone che le pubbliche amministrazioni procedano a stipulare convenzioni con asili nido e scuole dell infanzia e a mettere a disposizione dei propri dipendenti servizi di supporto alla genitorialità. Il terzo comma dell articolo rinvia ad una Direttiva (vedi successivo paragrafo) del Presidente del Consiglio dei Ministri il compito di definire gli indirizzi per dare attuazione alle disposizioni dello stesso articolo e comporre le linee guida con le regole finalizzate a promuovere la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti. Si richiama, altresì, l attenzione delle amministrazioni sul rispetto del principio di non discriminazione tra lavoratori subordinati a tempo indeterminato e lavoratori subordinati a tempo determinato 11. La norma intende favorire la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti pubblici, da un lato, attraverso la sperimentazione di modelli organizzativi innovativi più flessibili e idonei a rispondere agli indirizzi di policy e alle esigenze di innalzamento della qualità dei servizi pubblici, dall altro attraverso la promozione di servizi di supporto ai dipendenti con responsabilità genitoriali La norma è di diretta applicazione per tutto l universo pubblico e si applica anche alle amministrazioni costituzionali che possono, tuttavia, definire modalità e criteri per l adeguamento ai propri ordinamenti. 18

17 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private - Il DPCM 1 giugno Con il DPCM del 1 giugno 2017 è stata emanata la Direttiva n. 3/2017, recante indirizzi per l attuazione dei commi 1 e 2 dell articolo 14 della legge 7 agosto 2015, n. 124 e linee guida contenenti regole inerenti all organizzazione del lavoro finalizzate a promuovere la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti. Le linee guida oltre ad individuare l ambito di applicazione, forniscono, infatti, indicazioni pratiche a supporto delle amministrazioni per i passaggi operativi propedeutici per l avvio della sperimentazione del lavoro agile. Agli aspetti organizzativi è stata data particolare attenzione, come pure alle infrastrutture tecnologiche, alla misurazione e valutazione della performance, nonché al tema della salute e sicurezza sul lavoro. Complessivamente la Direttiva intende promuovere una nuova visione dell organizzazione del lavoro volta a stimolare l autonomia e la responsabilità dei dipendenti, costituendo, ai sensi dell art. 18, comma 3, della legge n. 81 del 2017, il filtro entro cui trovano attuazione al lavoro pubblico le disposizioni dello stesso decreto legislativo sul lavoro agile. - La legge 22 maggio 2017, n. 81, Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato 13 La legge 22 maggio 2017, n. 81, al Capo II detta specifiche disposizioni che favoriscono e promuovono il lavoro agile. La finalità del lavoro agile viene individuata non solo nel work-life balance, ma anche nell incremento della competitività. In particolare, l articolo 18 della legge 81/2017 definisce il lavoro agile quale modalita di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell attivita lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all interno di locali aziendali e in parte all esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. La prestazione dell attività lavorativa in lavoro agile non modifica la natura giuridica del rapporto di lavoro subordinato, la posizione della lavoratrice o del lavoratore all interno dell amministrazione e non modifica la relativa sede di lavoro di assegnazione. Da un punto di vista organizzativo la legge chiarisce che sarà un accordo tra il dipendente e il datore a definire nel dettaglio le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa in modalità agile. Nel provvedimento si chiarisce inoltre che il trattamento economico del lavoratore agile non dovrà essere inferiore a quello applicato ai dipendenti che svolgono le stesse mansioni in azienda. 11 Previsto dalla clausola 4 della Direttiva 1999/70/CE del Consiglio del 28 giugno 1999 relativa all accordo quadro CES, UNICE e CEEP sul lavoro a tempo determinato

18 PREMESSE E CONTESTO NORMATIVO APPROFONDIMENTI IN TEMA DI TUTELA DEL PERSONALE E INCENTIVI FISCALI Circolare INAIL n. 48 istruzioni operative sulla tutela del personale dipendente in modalità di lavoro agile 14. Il 2 novembre 2017 l INAIL ha pubblicato una circolare che fornisce le istruzioni operative per la tutela del personale dipendente del settore pubblico e privato impiegato in modalità di lavoro agile. Assicurati gli eventi connessi con l attività svolta La circolare dell Istituto precisa che l attività svolta fuori dei locali aziendali e senza una postazione fissa comporta comunque l estensione dell assicurazione obbligatoria contro gli infortuni e le malattie professionali. Lo svolgimento della prestazione in modalità agile non fa infatti, venire meno i requisiti oggettivi (lavorazioni rischiose) e soggettivi (caratteristiche delle persone assicurate) previsti ai fini della ricorrenza dell obbligo assicurativo. Gli infortuni occorsi mentre il lavoratore svolge la propria attività in modo flessibile, nel luogo prescelto dallo stesso lavoratore, sono dunque tutelati se causati da un rischio connesso con la prestazione lavorativa. Tutelati anche gli infortuni avvenuti in itinere Allo stesso modo, sono tutelati anche gli infortuni verificatisi durante il normale percorso di andata e ritorno tra l abitazione e il luogo scelto per lo svolgimento della propria attività fuori dai locali aziendali, quando la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze connesse alla prestazione stessa o dalla necessità di conciliare le esigenze di vita con quelle professionali e risponda a criteri di ragionevolezza. La classificazione tariffaria è la stessa dell attività svolta in azienda Come precisato dalla circolare, la classificazione tariffaria della prestazione svolta all esterno dell impresa segue quella cui viene ricondotta la stessa lavorazione svolta in azienda. Pertanto per gli addetti al lavoro agile non cambia nulla in tema di retribuzione imponibile su cui calcolare il premio assicurativo, che continua a essere individuata nella retribuzione effettiva della generalità dei lavoratori. Per i datori di lavoro l obbligo della comunicazione al Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali Se il personale già assicurato con l Istituto per l attività svolta in ambito aziendale è adibito in modalità agile alle medesime mansioni, che non determinano una variazione del rischio, i datori di lavoro privati o pubblici non statali non hanno alcun obbligo di denuncia ai fini assicurativi. Sono però tenuti, utilizzando l apposito modello disponibile sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali, a comunicare la sottoscrizione degli accordi con i propri dipendenti per lo svolgimento flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato

19 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private Diffusione ed effetti saranno monitorati Nell ambito dell accordo di cooperazione applicativa con il Ministero, le informazioni contenute nei modelli presentati dai datori di lavoro saranno trasmesse all Inail, con l obiettivo di realizzare un monitoraggio sulla concreta diffusione del lavoro agile e sui relativi effetti prodotti sul piano assicurativo, ai fini di un eventuale aggiornamento dei rischi assicurati. Tutela della salute e sicurezza Per la protezione della salute e sicurezza dei lavoratori, la legge prevede che il datore di lavoro consegni al lavoratore stesso e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con periodicità almeno annuale, un informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione lavorativa. Il datore di lavoro dovrà inoltre fornire al lavoratore un adeguata informativa sul corretto utilizzo delle attrezzature eventualmente messe a disposizione nello svolgimento della prestazione in modalità di lavoro agile. SGRAVI CONTRIBUTIVI PER LA CONCILIAZIONE VITA LAVORO Il 12 settembre 2017 il Ministro dell Economia e delle Finanze e il Ministro del Lavoro e delle politiche sociali hanno firmato un decreto che riconosce sgravi contributivi alle aziende del settore privato che prevedono misure di conciliazione tra vita professionale e privata, innovative e migliorative rispetto a quanto già previsto dai contratti collettivi nazionali di riferimento o dalle disposizioni vigenti. Il provvedimento di carattere sperimentale, definito in attuazione del decreto legislativo n. 80/2015, potrà contare su un totale di risorse pari a circa 110 milioni di euro per il biennio 2017 e 2018, a valere sul Fondo per il finanziamento di sgravi contributivi per incentivare la contrattazione di secondo livello. Tra le misure previste per beneficiare degli sgravi contributivi vi rientrano anche quelle appartenenti all area di intervento alla flessibilità organizzativa (lavoro agile, flessibilità oraria in entrata e uscita, part-time, banca ore, cessione solidale dei permessi con integrazione da parte dell impresa dei permessi ceduti). L insieme delle altre misure agevolate appartengono all area intervento genitorialità e alla categoria del Welfare aziendale. In particolare, per accedere ai benefici le aziende devono prevedere almeno due misure di conciliazione di cui almeno una legata alla genitorialità o alla flessibilità Tali misure, inoltre, devono essere contenute all interno dei contratti collettivi aziendali e di secondo livello sottoscritti e depositati dal 1 gennaio 2017 al 31 agosto Gli sgravi contributivi avranno una quota fissa uguale per tutte le aziende più una variabile legata al numero dei dipendenti coinvolti. 21

20 VERSO UNA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO: IL LAVORO AGILE E SMART-WORKING

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22 VERSO UNA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO: IL LAVORO AGILE E SMART-WORKING 2.1 Un nuovo paradigma culturale Negli anni più recenti la crescente diffusione di Internet e delle nuove tecnologie digitali ha fatto emergere con forza la necessità di ripensare spazi e tempi di lavoro. In particolare, nei contesti organizzativi, il concetto di flessibilità organizzativa sta diventando sempre più rilevante sia per i lavoratori poiché si traduce in un maggior e miglior bilanciamento delle esigenze di conciliazione lavoro e famiglia per uomini e donne, sia per i datori di lavoro alla ricerca di nuovi modi per incrementare la produttività e competitività, adattarsi alle nuove tecnologie e trattenere nell organizzazione i talenti, lasciandosi alle spalle i modelli di lavoro tradizionali. Siamo agli albori di un cambio di paradigma nell organizzazione del lavoro che, facendo leva sulle nuove tecnologie, intende scardinare i principi del lavoro legato alla postazione fissa, alla rigidità degli orari avvicinandosi a una modalità di lavoro agile rispetto a tempi e luoghi e agli strumenti utilizzabili per lo svolgimento dell attività lavorativa, affinché i soggetti possano gestire autonomamente il proprio lavoro e le proprie responsabilità per il raggiungimento di obiettivi e risultati prefissati. Gli elementi chiave di questa nuova metodologia di lavoro sono: - l utilizzo di tecnologie digitali collaborative e flessibili - una riorganizzazione degli spazi lavorativi - un cambiamento organizzativo (Change management) - strumenti in grado di monitorare e analizzare i risultati del lavoro per valutare l efficienza del personale. WORK FAMILY È importante evidenziare che il lavoro agile non interessa necessariamente le donne, anzi al contrario, l obiettivo è anche quello di incoraggiare gli uomini a una maggiore condivisione dei carichi familiari al fine di permettere alle donne di affermarsi nel mondo del lavoro con le stesse opportunità dei propri colleghi uomini. Un ambiente di lavoro più flessibile sia sul piano spaziale che temporale può contribuire a ridurre le disparità esistenti tra lavoratori e lavoratrici con riferimento all ingresso nel mondo del lavoro, alle opportunità di carriera e alla retribuzione. Dati europei Una recente indagine di Eurofound-ILO 1 conferma che il lavoro a distanza affidato alle nuove tecnologie è in aumento nella maggior parte dei Paesi europei. In particolare, l indagine (EWCS - European Working Conditions Survey) che distingue - tra 24

23 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private Figura 1- Percentuale di lavoratori dipendenti che svolgono lavoro a distanza (T/ICTM) nell EU28 per categoria e per paese Danimarca Svezia Paesi Bassi Regno Unito Lussemburgo Francia Estonia Finlandia Belgio Irlanda Malta Slovenia Austria Croazia Cipro Spagna Bulgaria Lettonia Lituania Romania Germania Portogallo Ungheria Slovacchia Polonia Repubblica Ceca Grecia Italia 0 Telelavoro svolto regolarmente da casa Con Tecnologie mobili T/ICTM Occasionalmente con tecnologie mobili T/ICTM Fonte: Elaborazione ILO-Eurofound - Working anytime, anywhere: The effects on the world of work su dati EWCS 2015 T/ICTM - i lavoratori che operano regolarmente da casa (T-Telework) dai dipendenti che svolgono il loro lavoro fuori dai locali dell impresa (in vari luoghi, tra cui da casa, ICT-mobile work), frequentemente o occasionalmente, rivela che nel 2015 queste tre tipologie nel loro insieme hanno rappresentato il 18% dei dipendenti nell Eu28, prevalentemente concentrati tra chi lo fa occasionalmente (10%), più che su base regolare (3% telelavoro, 5% smartworkers frequenti). Le percentuali di diffusione del lavoro a distanza affidato alle nuove tecnologie variano moltissimo secondo il Paese (Figura 1). I paesi in cui si rileva una maggiore percentuale di dipendenti che utilizzano le tecnologie ICT fuori dei locali aziendali che lo fanno con maggiore frequenza sono prevalentemente i paesi scandinavi, con il 37% della Danimarca in testa alla classifica (la media UE è pari al 17%). Tra gli altri Paesi europei con una quota relativamente elevata di lavoratori che eseguono il lavoro a distanza sono Belgio, Francia, Paesi Bassi e Regno Unito. Mentre Germania, Ungheria, Spagna e Italia rivelano valori al di sotto della media EU28. 1 Il rapporto ILO-Eurofound Working anytime, anywhere: The effects on the world of work (2017), analizza la situazione in 10 Stati membri dell UE (Belgio, Finlandia, Francia, Germania, Ungheria, Italia, Paesi Bassi, Spagna, Svezia e Regno Unito) e - fuori dall Europa - in Argentina, Brasile, India, Giappone e Stati Uniti 25

24 VERSO UNA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO: IL LAVORO AGILE E SMART-WORKING Figura 2 - Percentuale di lavoratori dipendenti che riportano che le loro ore lavorative si conciliano bene o molto bene con impegni familiari o sociali per tipo di T/ICTM e genere, EU Sempre presso la sede lavorativa Fonte: ILO-Eurofound - Working anytime, anywhere: The effects on the world of work su dati EWCS Telelavoro svolto regolarmente da casa Con Tecnologie mobili T/ICTM Molto bene Uomini Donne Uomini Donne Uomini Donne Uomini Donne Bene Occasionalmente con tecnologie mobili T/ICTM L Italia è fanalino di coda sia rispetto ai dipendenti sia scelgono di lavorare da casa che rispetto a quelli che fanno grande uso delle nuove tecnologie lavorando in diversi luoghi. I Paesi del centro e del sud dell Europa hanno generalmente una minore incidenza del lavoro a distanza. Le variazioni possono essere riconducibili a diversi fattori: la diffusione delle tecnologie, connettività Internet, competenze ICT, struttura economica, il PIL del paese e la cultura del lavoro, compresi i modelli gestionali 2. Anche la partecipazione di uomini e donne è differente, e dipende dal Paese. Ci sono Paesi con percentuali di genere molto simili come la Germania e l Ungheria. Altri come il Regno Unito, la Francia o la Svezia dove invece il lavoro a distanza è molto più diffuso tra gli uomini che tra le donne. Nel complesso gli uomini rispetto alle donne, mostrano un livello di autonomia maggiore nell impiego delle forme di lavoro flessibile. Rispetto agli uomini le donne tendono a privilegiare il lavoro da casa (piuttosto che lavorare in altri luoghi diversi dall ufficio) principalmente per bilanciare il lavoro e le attività relative alla famiglia. Tra gli effetti positivi delle nuove forme di lavoro flessibile, associate all utilizzo delle tecnologie ICT, si evidenzia che: - la performance individuale dei lavoratori a distanza (T/ICTM) risulta complessi- 2 Eurofound-ILO Working anytime, anywhere: The effects on the world of work (2017) 26

25 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private vamente positiva. Il potenziale di aumento della produttività è legato alla flessibilità spaziale e temporale: riduzione dei tempi di pendolarismo, risparmi su spazi per uffici, utilizzo più efficace del tempo di lavoro, possibilità di lavorare più a lungo e con meno interruzioni. Giocano un ruolo anche aspetti individuali come la motivazione e le competenze; - grazie alla riduzione dei tempi di spostamento e alla possibilità di organizzare meglio il tempo in base alle preferenze viene favorito un miglioramento dell equilibrio tra lavoro e vita apprezzato dai lavoratori, come dimostrano le percentuali raffigurate nella Figura 2. Nonostante la posizione ricoperta nel quadro internazionale, in Italia il numero degli Smart Worker nel corso degli ultimi anni è in continua crescita. L utilizzo di schemi di lavoro agile è di sempre maggior interesse per le imprese prevalentemente del settore privato e in particolare per le grandi imprese. Per quanto concerne il settore pubblico, sono ancora poche le amministrazioni coinvolte. Si tratta, tuttavia di una quota destinata ad aumentare grazie a una serie di interventi quali l approvazione della legge 124/2015, la Direttiva 1 giugno 2017 n, 3, che punta a coinvolgere almeno il 10% dei dipendenti di ciascuna organizzazione pubblica entro tre anni in progetti di Smart Working o di flessibilità nell organizzazione del lavoro, e le diverse iniziative promosse dal Dipartimento per le Pari Opportunità della Presidenza del Consiglio dei Ministri. L utilizzo di schemi di lavoro agili e flessibili in alcune pubbliche amministrazioni italiane si configura come una realtà già consolidata, come per Banca d Italia e Provincia Autonoma di Trento. Recentemente è stata avviata la sperimentazione del lavoro agile attraverso altri due progetti pilota presso il Ministero dell Economia e delle Finanze e la Presidenza del Consiglio dei Ministri. 2.2 Le iniziative promosse dal Dipartimento per le Pari Opportunità della Presidenza del Consiglio dei Ministri Il Dipartimento per le Pari Opportunità della Presidenza del Consiglio nell ambito dell attività finalizzate a promuovere e rafforzare le politiche concernenti la materia dei diritti e delle pari opportunità tra uomo e donna con particolare riferimento alla tematica della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro e alle carriere è impegnato recentemente con due progetti di rilievo europeo e internazionale sul tema del lavoro agile. 27

26 VERSO UNA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO: IL LAVORO AGILE E SMART-WORKING L ESPERIENZA PILOTA DELLA PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI Con la direttiva del Segretario Generale del 26 maggio 2017, in attuazione dell articolo 14 della legge 7 agosto 2015, n. 124, viene disciplinata la sperimentazione del lavoro agile all interno della Presidenza del Consiglio dei Ministri. La sperimentazione del lavoro agile in PCM consente al 10 per cento dei dipendenti della Presidenza, compresi i dirigenti, ove lo richiedano, di poter usufruire di nuove modalità spazio-temporali di svolgimento della prestazione lavorativa, senza penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera. Scopo della sperimentazione è rafforzare le misure di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro e, allo stesso tempo, di sperimentare e introdurre soluzioni organizzative innovative in grado di favorire un incremento di produttività e la realizzazione di economie di gestione. Modalità operative: il personale selezionato per la sperimentazione può svolgere la prestazione lavorativa al di fuori della sede di lavoro, anche senza fornitura di strumenti e connessioni da parte dell Amministrazione, con la possibilità di utilizzare strumenti tecnologici e con assenza di una postazione fissa durante i periodi svolti al di fuori della abituale sede di lavoro, ordinariamente per un massimo di 5 giornate al mese, divisibili anche in mezze giornate, da concordare in sede di redazione del progetto individuale. Per consentire un efficace interazione con l ufficio di appartenenza ed un ottimale svolgimento della prestazione lavorativa, il personale con qualifica non dirigenziale deve garantire, nell arco della giornata di lavoro agile, la contattabilità per almeno 3 ore, ovvero per almeno 1 ora e mezza in caso di mezza giornata, in fasce orarie anche discontinue individuate nel progetto individuale. Il progetto prevede una previa attività di sensibilizzazione destinata al personale ed alla dirigenza e la mappatura delle attività per le quali non è possibile ricorrere al lavoro agile in relazione alla natura delle attività e della modalità di svolgimento delle prestazioni. Misure da adottare in materia di sicurezza sul lavoro: l amministrazione è tenuta a consegnare al singolo dipendente ed al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, almeno annualmente, l informativa scritta contenente l indicazione dei rischi generali e dei rischi specifici connessi alla particolare modalità di prestazione. L informativa deve garantire la scelta consapevole della sede di lavoro agile. La Presidenza viene esonerata dalla responsabilità in caso di infortuni verificatisi a causa della mancata diligenza del lavoratore nella scelta di un luogo non compatibile con quanto indicato nell informativa (oltre che nei casi di mancato rispetto delle indicazioni ivi contenute). Si tratta di indicazioni puntuali che cercano di circoscrivere il perimetro delle responsabilità datoriali 28

27 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private 1 Progetto Lavoro agile per il futuro della PA Nell ambito del PON Governance e Capacità istituzionale 2014/2020 il Dipartimento per le Pari Opportunità ha sottoscritto una Convenzione con il Dipartimento della Funzione Pubblica per l attuazione di un azione di sistema finalizzata a sviluppare e diffondere il lavoro agile nelle Pubbliche Amministrazioni centrali, regionali e locali dell intero territorio nazionale. Gli obiettivi principali del progetto sono: Sperimentare in alcune PA percorsi di flessibilità lavorativa, nello spazio e nel tempo, anche in adempimento degli obblighi previsti dalla Legge 124/2015 con riferimento alla promozione della conciliazione vita/lavoro. Diffondere nelle PA un nuovo modello culturale di organizzazione del lavoro più funzionale, flessibile e capace di rispondere agli indirizzi di policy e alle esigenze d innalzamento della qualità dei servizi e di maggiore efficacia ed efficienza dell azione amministrativa. 2 Il progetto E.L.E.N.A. Experimenting flexible Labour tools for Enterprises by engaging men And women Un progetto coordinato dal Dipartimento per le Pari Opportunità della Presidenza del Consiglio dei Ministri, e realizzato con il supporto scientifico del Centro Carlo F. Dondena per la Ricerca sulle Dinamiche Sociali e le Politiche Pubbliche dell Università Bocconi di Milano e in partnership con il Dipartimento per le Politiche della Famiglia della Presidenza del Consiglio dei Ministri. (vedi paragrafo 2.4) 2.3 I vantaggi del lavoro flessibile Sono davvero molti i benefici legati all applicazione del lavoro agile che attraverso una logica win-win-win: genera vantaggi per l azienda, per i singoli dipendenti e per la società intera. PER GLI SMART-WORKERS Risparmio di tempo e costi dovuti agli spostamenti Miglioramento del work life balance Maggiore autonomia e flessibilità nella gestione del proprio lavoro Maggiore soddisfazione delle performance professionali Maggiore benessere organizzativo PER LE AZIENDE Ottimizzazione dei costi di lavoro Aumento dell efficienza e della produttività Riduzione dei costi di gestione degli spazi fisici Razionalizzazione delle risorse strumentali Riduzione del tasso di assenteismo Miglioramento del clima aziendale PER LA COLLETTIVIÀ Servizi più efficienti Riduzione degli spostamenti e miglioramento della mobilità urbana Riduzione delle emissioni CO 2 29

28 L ESPERIMENTO

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30 L ESPERIMENTO 3.1 Il progetto europeo E.L.E.N.A. Experimenting flexible Labour tools for Enterprises by engaging men And women Il progetto E.L.E.N.A. Experimenting flexible Labour tools for Enterprises by engaging men And women è un progetto coordinato dal Dipartimento per le Pari Opportunità della Presidenza del Consiglio dei Ministri, e realizzato con il supporto scientifico del Centro Carlo F. Dondena per la Ricerca sulle Dinamiche Sociali e le Politiche Pubbliche dell Università Bocconi di Milano e in partnership con il Dipartimento per le Politiche della Famiglia della Presidenza del Consiglio dei Ministri. All interno del progetto è stato istituito anche un comitato IBSA (International Board of Scientific Advisors), composto da 3 membri, scelti tra docenti universitari ed esperti di rilievo internazionale nei settori disciplinari di riferimento del progetto, con il compito di monitorare e controllare la qualità dei principali output scientifici. OBIETTIVI: Proporre nuovi strumenti di conoscenza e di intervento per migliorare l equilibrio tra tempi di vita e di lavoro della popolazione lavoratrice con la finalità di contribuire a rimuovere gli stereotipi a carico delle donne e agevolare l assunzione di responsabilità familiari da parte dei padri. Migliorare la comprensione degli effetti prodotti dall adozione di soluzioni di lavoro agile ovvero di smart-working, e alla promozione dell utilizzo dei congedi parentali e delle forme di lavoro flessibile da parte degli uomini. PRINCIPALI ATTIVITÀ: Uno studio empirico sul legame tra utilizzo di forme di lavoro agile e i suoi possibili esiti sull organizzazione e la produttività del lavoro e la qualità della vita. Un esperimento pilota con campione randomizzato tramite confronto tra Gruppo di trattamento e Gruppo di Controllo, applicato per la prima volta in Europa nell ambito della ricerca sociale. Lo studio è stato effettuato su un campione significativo di dipendenti di una grande società italiana e ha consentito di confrontare i risultati ottenuti per il gruppo di soggetti sottoposti per un periodo di 9 mesi a lavoro flessibile, con la situazione del gruppo di controllo, avente caratteristiche analoghe, non sottoposto a lavoro flessibile. UNA CAMPAGNA NAZIONALE DI SENSIBILIZZAZIONE MIRATA AD INCORAGGIARE I PADRI LAVORATORI A FARE USO DEL CONGEDO PARENTALE E DELLE FORME DI LAVORO FLESSIBILE. 32

31 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private Principali Risultati Aumento della produttività dell azienda Aumento della soddisfazione media rispetto a varie dimensioni della qualità della vita Significativo aumento della possibilità di conciliare vita e lavoro Maggiore dedizione verso l azienda Minore inquinamento ambientale Principali step 1 Analisi della letteratura sul tema del lavoro agile e sulle principali metodologie di analisi utilizzate a livello internazionale 2 Identificazione dell azienda: ACEA 3 Protocollo statistico: individuazione delle variabili utilizzate per la selezione della popolazione target randomizzazione del campione 4 Scelta della policy da adottare in azienda 5 Somministrazione di questionari pre-policy al gruppo dei Trattati e al gruppo dei Controlli. 6 Sperimentazione pilota in azienda e principali outcome 7 Somministrazione dei questionari post-policy al gruppo dei Trattati e al gruppo dei Controlli. 8 Analisi dei risultati ATTIVITÀ Individuazione dell Azienda Selezione del campione e randomizzazione Questionario Pre-policy Sperimentazione Questionario Post-policy Analisi dei risultati SETTEMBRE 2016 OTTOBRE 2016 OTTOBRE 2016 NOVEMBRE 2016 LUGLIO 2017 SETTEMBRE mesi: periodo della SPERIMENTAZIONE PILOTA L analisi della letteratura sul tema ha evidenziato la mancanza di uno studio sperimentale nel quale fossero coinvolte misure oggettive della produttività, essenziale al fine di individuare un legame di causalità tra l adozione di politiche smart e la produttività del lavoro, che può portare a un potenziale risparmio per l azienda. Infatti, senza un vero e proprio esperimento randomizzato strutturato, non è possibile fornire chiare conclusioni o descrivere i meccanismi che giocano 33

32 L ESPERIMENTO un ruolo nel raggiungimento dei risultati descritti in precedenza. Preliminarmente all avvio della sperimentazione, tenendo in considerazione criteri legati alla rappresentatività rispetto alla popolazione di dipendenti ACEA e alla misurabilità della produttività dei soggetti coinvolti nella sperimentazione, è stato individuato un campione di circa 300 dipendenti e dei relativi supervisori dell azienda. Il campione è stato casualmente suddiviso in due sottogruppi, rispettivamente costituiti da 200 e 100 soggetti, di cui i primi sono stati oggetto della sperimentazione (gruppo Trattati) e i secondi hanno continuato a lavorare secondo le preesistenti modalità costituendo il ruolo di gruppo dei Controlli. Tabella 1: Popolazione target randomizzata Genere Fascia di età Posizione Strato Campione Trattati Maschi 27/45 Impiegato Operaio /63 Impiegato Operaio Femmine 27/45 Impiegato Manager /68 Impiegato Manager Totale Ai lavoratori selezionati nel campione definitivo e ai loro supervisori sono stati somministrati specifici questionari pre-policy da compilare. Il questionario ha avuto lo scopo di raccogliere informazioni non collezionate dall azienda con l obiettivo di avere un quadro della situazione di partenza dei partecipanti alla sperimentazione. In particolare, le aree tematiche di indagine dei questionari sono state le seguenti: Tabella 2: aree tematiche Questionario Lavoratore Famiglia Produttività Impatto ambientale Flessibilità Benessere Work-life balance Dedizione all azienda Questionario Supervisore Flessibilità Costi sommersi Produttività Dedizione all azienda 34

33 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private CONSULTATE QUI LA VERSIONE INTEGRALE DEI QUESTIONARI PRE-POLICY E POST-POLICY SOMMINISTRATI AL GRUPPO DI TRATTAMENTO, AL GRUPPO DI CONTROLLO E AI SUPERVISORI mail: elena.dondena@unibocconi.it Metodologia utilizzata Per la realizzazione del progetto è stato utilizzato il modello Difference in difference. La stima difference-in-difference è una metodologia utilizzata prevalentemente in ambito socio-economico per stimare l effetto di un trattamento (ad esempio l introduzione di un provvedimento di policy) su un gruppo di soggetti ( trattati ), relativamente a un secondo gruppo di soggetti non esposti al trattamento ( controlli ). I due gruppi vengono osservati in due periodi, uno precedente e uno successivo al trattamento. Figura 3: Modello Difference in difference } Effetto del trattamento Trattati Controlli PRIMA DOPO In particolare, nel caso di questa sperimentazione i risultati dei questionari pre-policy sono stati comparati con quelli derivanti dalla compilazione dei questionari post-policy (dopo i 9 mesi di sperimentazione) ed il confronto è avvenuto anche tra i due sottogruppi in cui il campione è stato randomizzato, al fine di individuare gli effetti sia per i dipendenti sia per l azienda derivanti dell introduzione della nuova modalità di lavoro flessibile. 35

34 L ESPERIMENTO Metodologia della sperimentazione: rappresentazione grafica Figura 4: modello grafico della sperimentazione Soggetti che sperimentano un periodo di 9 mesi di lavoro agile: 1 giorno a settimana in cui si può scegliere luogo e orario di lavoro TRATTATI Lavoratori casualmente divisi in due gruppi simili Vengono misurati effetti su entrambi gruppi CAMPIONE rappresentativo della popolazione dei lavoratori dell azienda considerata CONTROLLI Soggetti con caratteristiche osservabili simili, ma senza la possibilità di fare lavoro flessibile = nessun miglioramento = effetti positivi Per quanto concerne la definizione della policy da testare in azienda, sono state analizzate anche alcune esperienze di altre realtà aziendali italiane che hanno già implementato forme flessibili di lavoro, e dopo una valutazione condivisa con l azienda, la modalità prescelta è stata quella di un giorno a settimana, non frazionabile, da programmare in accordo con l azienda su base settimanale. I risultati chiave della sperimentazione pilota nella società ACEA La sperimentazione del lavoro agile è partita il 17 ottobre 2016 su un perimetro di circa 300 dipendenti appartenenti a 9 società del Gruppo Acea (Acea, Acea Ato 2, Areti, Acea Illuminazione Pubblica, Acea Energia, Acea 8cento, Acea Elabori, Acea Gori, Acea Ato 5) I 200 dipendenti selezionati come trattati hanno iniziato la sperimentazione usufruendo in un periodo di 9 mesi. 36

35 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private DIPENDENTI COINVOLTI (Trattati + Controlli) nel progetto pilota di sperimentazione DIPENDENTI SELEZIONATI (Trattati) per il lavoro agile GIORNATE DI LAVORO AGILE usufruite RESPONSABILI DI TEAM COINVOLTI NELLA SPERIMENTAZIONE Figura 5: Fruizione mensile delle giornate di lavoro agile 700 N. medio di giorni di assenza Sett 2016 Ottobre Novembre Dicembre Gennaio 2017 Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Il 63,7% dei dipendenti selezionati come Trattati ha ritenuto positiva l introduzione del lavoro agile come modalità di lavoro in azienda I principali risultati della sperimentazione sono stati analizzati in relazione alle seguenti dimensioni: WORK FAMILY PRODUTTIVITÀ BENESSERE WORK-LIFE-BALANCE DEDIZIONE ALL AZIENDA 37

36 L ESPERIMENTO CONFRONTO TRATTATI E CONTROLLI EFFETTI + Produttività dei lavoratori + Benessere + Salute + Buonumore Stress + Dedizione all azienda Inquinamento 1. Produttività Per avere una misura il più possibile completa della produttività sono stati raccolti dati da diverse prospettive: a giudizio autoconferito dal dipendente b giudizio del supervisore c dati oggettivi forniti dalla società ACEA per ogni individuo del campione per ogni mese: dal mese prima della sperimentazione (settembre 2016) > all ultimo mese completo di sperimentazione (giugno 2017) con valori da 1 a 5, tenendo conto del livello di miglioramento/diminuzione della produttività dei soggetti coinvolti nel corso della sperimentazione. Al termine del periodo di sperimentazione del lavoro agile in azienda, tutte queste misure hanno evidenziato una crescita. In particolare, in relazione alla misura c) calcolata sui parametri ogget- Figura 6 Produttività Ottobre 2016 Giugno ,4 3,3 3,2 3,1 3 2,9 2,8 2,7 2,6 2,5 2,4 Controlli Trattati Ott Nov Dic Gen Feb Mar Apr Mag Giu 38

37 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private tivi della produzione, si evidenzia come partendo da un valore comune per entrambi i gruppi (Trattati e Controlli), la produttività ha assunto valori positivi nell analisi post sperimentazione. Vedi figura 6. Prendendo in considerazione alcuni dati oggettivi dell azienda in relazione a: giorni di assenza dal lavoro per malattia o permessi speciali si nota che dal confronto Trattati - Controlli, nel periodo della sperimentazione, il totale di assenze mensili per il gruppo Trattati diminuisce; Figura 7 Assenze malattie e permessi speciali N. medio di giorni di assenza 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 Set 16 Ott Nov Dic Gen 17 Feb Mar Apr Mag Giu Controlli Trattati giorni di assenze dal lavoro per ferie non ci sono differenze tra gruppo di trattamento e gruppo di controllo, non c è quindi collegamento tra lavoro agile e ferie. Figura 8 Ferie 1,8 N. medio di giorni di ferie 1,6 1,4 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 Set 16 Ott Nov Dic Gen 17 Feb Mar Apr Mag Giu Controlli Trattati 39

38 L ESPERIMENTO 2. Benessere Il benessere dei dipendenti è stato misurato in base alle dichiarazioni dei dipendenti riferite alla loro soddisfazione in relazione a varie dimensioni della qualità della vita che possono essere legate alla sfera lavorativa (Reddito, Salute, Lavoro, Vita sociale, Tempo libero, Vita in generale), compresi aspetti legati anche alla sfera emotiva (Capacità di concentrarsi nelle proprie attività, Perdita di sonno a causa di preoccupazioni, Ruolo utile nella vita lavorativa, Capacità di prendere decisioni, Capacità di apprezzare le attività giornaliere di un giorno normale, Sentirsi sotto sforzo, Sensazione di non poter superare le difficoltà). Al lavoratore è stato chiesto di esprimere un giudizio di soddisfazione in una scala che va da 1: per niente soddisfatto a 7 completamente soddisfatto. Le analisi condotte sui dati raccolti con i questionari mostrano una differenza statisticamente significativa, nella direzione attesa, tra il cambiamento (pre e post sperimentazione) nelle varie dimensioni della qualità della vita, riscontrato nel gruppo Trattato e in quello di Controllo. In particolare, si rileva un evidente aumento della soddisfazione media per il gruppo Trattato. Benessere: soddisfazione media 4,4 4,35 4,3 4,25 4,2 4,15 4,1 4,05 4 Pre Reddito Post 5,1 5,05 5 4,95 4,9 4,85 4,8 4,75 4,7 Pre Lavoro Post 4,100 3,900 3,700 3,500 3,300 3,100 2,900 2,700 2,500 Pre Tempo libero Post 5,5 5,4 5,3 5,2 5,1 5 4,9 4,8 4,7 4,6 4,5 Pre Vita in generale Post Controlli Trattati 40

39 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private I grafici mostrano un netto aumento di soddisfazione per il gruppo Trattati. Inoltre, distinguendo per genere, si osserva che a seguito del periodo di sperimentazione la soddisfazione in relazione a questi fattori aumenta per entrambi uomini e donne ma in misura maggiore per gli uomini. SMART-WORKING E STRESS A che cosa è dovuto il legame positivo tra flessibilità del lavoro e produttività? Come è collegato all aumento di benessere? Un possibile canale di collegamento è la riduzione dello stress dei lavoratori in presenza di Smart-working. Potendo organizzare in modo più autonomo il loro tempo e bilanciare meglio la vita familiare e lavorativa, i lavoratori sono meno stressati. Minore stress si traduce in maggiore produttività. Per testare la validità del collegamento tra stress, flessibilità del tempo e produttività, nell ambito del progetto E.L.E.N.A. è stato svolto un lab experiment che ha coinvolto circa 250 studenti universitari. I soggetti sono stati sottoposti a tre test di tipo logico-analitico: due svolti senza limiti di tempo e uno con un tempo predeterminato e con un meccanismo di richiamo del tempo mancante che genera ansia. L analisi dei risultati è ancora in corso. Evidenze preliminari suggeriscono che l esistenza del limite di tempo ha portato ad una riduzione della performance dei soggetti, a conferma dunque dell ipotesi di una relazione negativa tra stress generato da tempi di lavoro non flessibili e produttività. 41

40 L ESPERIMENTO WORK FAMILY 3. Work-life balance Per quanto concerne la conciliazione tra tempi di vita e di lavoro i lavoratori hanno risposto con una scala che va da 1: molto insoddisfatto a 5: molto soddisfatto. La soddisfazione a seguito della sperimentazione in azienda è in significativo aumento per il gruppo dei Trattati, differentemente a quanto accade per il gruppo dei Controlli. Work-life balance 3,000 2,900 2,800 2,700 2,600 2,500 2,400 Pre Controlli Trattati Post 4. Dedizione all azienda Il legame nei confronti dell azienda rispetto ai livelli pre-policy è in crescita per entrambi i gruppi oggetto della sperimentazione, non possiamo parlare in questo caso di effetto causale ma di un maggior legame segno di apprezzamento verso l iniziativa della sperimentazione. Commitment 4,4 4,35 4,3 4,25 4,2 4,15 4,1 4,05 4 Pre Controlli Trattati Post 42

41 LE TESTIMONIANZE Alcuni commenti dei partecipanti (Trattati e Supervisor) alla sperimentazione del Lavoro Agile in ACEA 43

42 L ESPERIMENTO TRATTATI Temevo di non riuscire a gestire correttamente il lavoro che solitamente facevo in ufficio, invece ho avuto massima disponibilità dalla responsabile e sono riuscita ad organizzare le mie attività lavorative negli orari a me più consoni e anzi riuscivo a produrre molto di più. La produzione del lavoro per me è raddoppiata. Anche stando a casa per un solo giorno a settimana, sono riuscita ad organizzare meglio la mia vita personale e mi sono accorta che i giorni successivi in ufficio ero molto più carica e operativa! I responsabili non mi hanno mai contattato in orari scomodi ed io ero però sempre disponibile nella fascia oraria concordata. Il fatto di poter accendere il pc anche a casa la sera e poter concludere un lavoro iniziato la mattina in ufficio mi dava un senso di tranquillità. Da questa esperienza ho tratto più vantaggi di quanto potessi mai immaginare. Dipendente gruppo Trattati Acea Ato 2 S.p.A. Sono riuscita a fare le cose con più calma e non stare in mezzo al traffico per ore come faccio di solito. dal punto di vista del lavoro non ho sconvolto le mie attività e quello che non potevo svolgere da casa lo portavo a termine tranquillamente quando ero in ufficio. Non mi sono sentita isolata nel rapporto con i colleghi perché li potevo tranquillamente contattare al telefono. Vorrei ripetere al più presto l esperimento! Dipendente gruppo Trattati Areti S.p.A. Superato il primo periodo in cui ero rimasto ancorato in una visione del lavoro tradizionale la modalità di lavoro agile ha migliorato decisamente la qualità della vita sotto diversi aspetti. E stato un circolo virtuoso sotto vari punti. Ho cominciato a lavorare in smart working anche in altri giorni e in altri momenti della giornata non necessariamente legati al giorno scelto. Il lavoro era sempre con me ma in senso positivo, in una maniera che non mi pesava. Ho lavorato con il portatile fornitomi dalla azienda in una giornata primaverile in cui ero al parco e mentre la mia bimba giocava io inviavo mail di lavoro. E stata un esperienza positiva sotto tutti gli aspetti. Dopo l esperienza fatta mi pesa sempre di più essere rientrato a lavorare nella forma organizzativa tradizionale. Speriamo che l azienda adotti il Lavoro agile in maniera continuativa! Dipendente gruppo Trattati Acea S.p.A.

43 Toolkit per l implementazione del lavoro agile nelle aziende private ALCUNI SUPERVISOR Nel mio team il lavoro agile ha funzionato anche grazie alla previa pianificazione delle attività in funzione di obiettivi da raggiungere, così il lavoratore aveva attività che poteva svolgere in qualsiasi orario durante la giornata di lavoro agile. Non tutti i lavori possono essere fatti in smart working, per esempio il contatto con il cliente. La difficoltà era per me che dovevo organizzare delle attività di back office, però una volta pianificate le attività non ho avuto problemi con i dipendenti in lavoro agile. Abbiamo costruito delle procedure anche grazie ai nostri sistemi informatici e il lavoratore in totale autonomia poteva svolgere il suo lavoro in vista di un confronto con il supervisore a fine lavoro. Proporrei di nuovo il lavoro agile nella mia azienda Responsabile ufficio acquisti Acea Ato 2 S.p.A. Dopo l esperienza di lavoro agile nel mio team ho valutato un incremento della motivazione/engagement delle risorse coinvolte nel progetto e del senso della responsabilità ed autonomia delle risorse (capacità di autorganizzazione). Ho riscontrato una maggiore motivazione a livello individuale per i soggetti coinvolti nel progetto ed un forte interesse nel prosieguo della sperimentazione. In generale posso affermare che vi sono stati dei miglioramenti di produttività dovuti anche ad un ottimizzazione dei tempi di lavoro. Le persone devono capire però che non è una giornata di ferie e nelle fasce orarie canoniche bisogna essere sempre reperibili. Come noto, in Acea abbiamo effettuato una sperimentazione che ha ricevuto buoni feed-back sia da parte dei responsabili delle risorse in smart working che da parte delle risorse stesse, in un eventuale adozione stabile dello strumento andrebbe prevista una formazione dedicata ai responsabili su come gestire al meglio le risorse in smart working, per fare ciò aiuterebbe avere dei supporti anche esterni all azienda attraverso finanziamenti pubblici ovvero la messa a disposizione di un pool di formatori esperti nella materia; inoltre un ulteriore semplificazione delle tematiche legate alla sicurezza agevolerebbe l implementazione dello strumento. Avendo una giornata di lavoro a settimana io valutavo se mi portava a casa il progetto così come lo avevo definito, non ho valutato la singola giornata ma la prestazione complessiva della risorsa. Perimetrando bene le attività riconducibili nello smart working e definendo i criteri di turnazione delle risorse nel progetto, ove non estendibile a tutte le risorse adotterei questa modalità organizzativa di lavoro in maniera stabile per la mia azienda. Supervisor Acea Energia S.p.A.

44 GUIDA PRATICA PER INTRODURRE IL LAVORO AGILE NELLE AZIENDE

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