COMUNE DI CORNUDA PROVINCIA DI TREVISO

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1 COPIA Delibera N. 114 del 08/10/2015 COMUNE DI CORNUDA PROVINCIA DI TREVISO V E R B A L E D I D E L I B E R A Z I O N E D E L L A G I U N T A C O M U N A L E OGGETTO: ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA DEI DOCUMENTI (D.P.C.M. 03/12/2013 E 13/11/2014) - APPROVAZIONE DEL PROGETTO "CONSERVAZIONE FACILE", DEL "MANUALE DI CONSERVAZIONE DEI PROCESSI DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI" E DEL "MANUALE UTENTE PER L'ESIBIZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI" L anno duemilaquindici, il giorno otto del mese di ottobre alle ore17.30, nella sede Comunale, in seguito a convocazione disposta dal Sindaco, si è riunita la Giunta Comunale nelle persone dei Signori: Presenti Assenti 1 Sartor Claudio SINDACO X 2 Gallina Enrico VICESINDACO X 3 Salogni Katiuscia ASSESSORE X 4 Viviani Silvana ASSESSORE X 5 Checuz Massimiliano ASSESSORE X 4 1 Partecipa alla seduta il Segretario Comunale Sig. CESCON IVANO. Il Sig. Sartor Claudio nella sua qualità di Sindaco assume la presidenza e, per aver constatato il numero legale degli intervenuti, dichiara aperta la seduta, passando alla trattazione dell argomento di cui all oggetto. Immediatamente eseguibile: SI NO

2 LA GIUNTA COMUNALE VISTA la relazione del Responsabile del Sistema Informativo Comunale avente per oggetto Approvazione del Progetto Conservazione Facile e del "Manuale utente per l esibizione a norma dei documenti" e del Manuale di Conservazione dei processi di formazione dei documenti informatici che di seguito si riporta: <<Il Codice della Amministrazione Digitale (CAD) disciplina la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici; sancisce inoltre il principio generale della libertà delle forme nella conservazione dei documenti informatici, stabilendo che i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali. Dalle specifiche del CAD deriva l obbligo della conservazione digitale, ovvero il processo finalizzato a garantire l accessibilità, l utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli con i metadati ad essi associati, mantenendo il valore giuridico di forma e contenuto nel tempo. Il processo di conservazione digitale dei documenti può riguardare sia i documenti informatici sia i documenti analogici ed avviene mediante la memorizzazione del documento, nel caso di documenti informatici, o dell immagine di esso su supporti ottici, nel caso di documenti analogici. Il procedimento termina con l apposizione, sull insieme dei documenti, del riferimento temporale (marca temporale) e della firma digitale da parte di un soggetto, il Responsabile della Conservazione, il quale attesta il corretto svolgimento del processo. La Normativa vigente, come premesso, permette (e anzi impone entro il 12/08/2016) la totale dematerializzazione degli archivi cartacei dando valenza probatoria legale e fiscale al documento informatico nativo o acquisito per scansione; Le direttive, i decreti e le deliberazioni che hanno portato all attuazione della conservazione digitale a norma di legge spaziano dal 1999 ad oggi e sono molto numerose e articolate. Le più recenti ed importanti sono: D.P.C.M. 03 dicembre 2013: Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del 2005 (in G.U. n. 59 del 12 marzo 2014); D.P.C.M. 13 novembre 2014: Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del (in G.U. del 12 gennaio 2015). L attuale quadro normativo ha equiparato totalmente il documento informatico al documento analogico. Oltre a tutti i documenti informatici nativi, come di seguito precisati nella classificazione conservativa, anche tutta la documentazione esistente soggetta a protocollazione dovrà, pertanto, progressivamente, essere oggetto di conservazione digitale (i documenti tradizionali, quali le fatture, i DDT, gli estratti conto bancari, la corrispondenza, i libri e i registri fiscali, i bilanci e le dichiarazioni dei redditi, i verbali e i documenti di natura tecnica, ecc.) dematerializzandoli dal tradizionale supporto cartaceo a documenti informatici. Le P.A. possono realizzare al proprio interno un sistema di conservazione secondo le suddette regole tecniche, che tuttavia sono troppo onerose sia in termini di costi economici che di risorse strumentali e di personale qualificato e, quindi, possono richiedere il servizio di conservazione a soggetti esterni, pubblici o privati, accreditati presso l Agenzia per l Italia Digitale (AgId). Poiché la quantità dei documenti pubblici da conservare e la loro tipologia è numerosa, come elencati nelle seguenti classificazioni: - Registro giornaliero del protocollo (almeno dal , dove per almeno si intende l obbligo tassativo di legge); - Fatture elettroniche passive (almeno dal ) - Determine dirigenziali

3 - Delibere di giunta e di consiglio - Documenti protocollati - Documenti generici (documenti e appunti) e relativi fascicoli - Affissioni (Albo pretorio) - Fascicolo elettorale elettronico - Contratti (almeno dal ) si pone il problema di ottimizzare al massimo questo rilevante e assiduo carico di lavoro aggiuntivo, puntando all automazione dell adempimento attraverso connettori software tra le procedure informatiche che producono nativamente i documenti informatici. L esperienza maturata in occasione dell avvio della fatturazione elettronica passiva (FattuaPA), ha fornito, a regime, risultati molto positivi avendo molto velocizzato, con accuratezza, il processo di protocollazione, accettazione, contabilizzazione, liquidazione delle fatture passive ed emissione del mandato di pagamento provvisorio, in modo quasi completamente automatizzato e distribuito, con grande risparmio di tempo-uomo dell Ufficio Ragioneria e conseguente forte riduzione dei tempi medi di pagamento e costi di produzione. Il problema della conservazione sostitutiva a norma era già presente dal 2014 ma il relativo procedimento di affidamento esterno dell incarico alla società individuata, la società INFOCERT SPA, è stato sospeso quando la Regione del Veneto annunciò l indizione di una gara regionale d appalto quadro, a cui aveva aderito con manifestazione di interesse anche l A.C. di Cornuda con deliberazione di G.C. N. 69 del 15/05/2014 recante D.G.R. Veneto n. 505 del 15/04/2014 Indirizzo programmatico per l'adesione all'accordo di collaborazione con la Regione Veneto ex art. 15 L. 241/1990 per servizi di dematerializzazione e conservazione sostitutiva dei documenti informatici per determinare l offerta economicamente più vantaggiosa della fornitura di servizi informatici vari (PEC massiva, rinnovo PEC e firme digitali, ecc ) tra i quali anche la conservazione a norma. Non essendo concluso il procedimento di gara, è necessario provvedere senza indugio in quanto già dal 12 Ottobre dovrà andare quotidianamente in conservazione sostitutiva il registro del protocollo informatico del giorno precedente. A tale scopo, tenuto conto del diritto di privativa correlata al diritto d autore riguardante le licenze d uso delle procedure software in utilizzo in modalità integrata dai vari uffici comunali, è stata chiesta una soluzione operativa all appaltatore delle procedure software gestionali, la società Kibernetes srl di Silea, iscritta al MePA di Consip SPA. La società ha soddisfatto la richiesta proponendo la fornitura di un apposito connettere software tra le procedure informatiche coinvolte del costo di 2.090,00.= i.e. oltre a 372,00.= i.e. per affiancamento formativo degli operatori ed i relativi servizi gestiti in modalità Asp (svolgimento del servizio in uno spazio web comune) in cloud con un conservatore accreditato Agid, a scelta tra la società Infocert Spa e la società PARER Spa (Polo Archivistico della Regione Emilia-Romagna), da contrattare direttamente oppure suo tramite, sfruttando l economia di scala che la sinergia del gruppo di acquisto Kibernetes srl ha spuntato per i suoi clienti per il prodotto Legaldoc in modalità Asp di InfoCert Spa, ad un prezzo, ritenuto congruo, di 900,00.= i.e. una tantum per l attivazione e di 1.080,00.= per 12 Gb di dati ( 90,00 a Gb contro 120,00.= della precedente offerta InfoCert al Comune di Cornuda) ed 8 classi di catalogazione conservativa, dalla data di attivazione fino al Il responsabile del Sistema Informativo Comunale ha optato per l unico fornitore del sistema conservativo, affidando la fornitura alla società Kibernetes srl, in modo da ridurre i rischi dei diversi interfacciamenti ed avere un unico interlocutore, in attesa dell esito della gara quadro regionale>>. CONSIDERATO che: - Con precedente deliberazione n. 12 del 05/02/2015 è stato approvato il Piano di Informatizzazione delle istanze ai sensi del co. 3-bisdell art. 24 del D.Lgs. 24/06/2014 n. 90, convertito in legge 11/08/2014 n. 114; - il Sindaco provvederà con proprio decreto alla nomina del Responsabile interno all'ente della conservazione, individuato nel responsabile ICT per questo comune con attribuzioni di programmazione, coordinamento e gestione del processo di digitalizzazione dell ente, per le iniziative e attività finalizzate alla conservazione a norma dei documenti

4 informatici, che in qualità di P.O. dell Area 1, dispone di autonomo potere di spesa e di assegnazione di risorse del bilancio dell Ente, e del suo vicario; - è necessario attivare immediatamente il servizio di conservazione sostitutiva in outsourcing inizialmente per il registro giornaliero di protocollo e progressivamente con le altre classi documentali con una società accreditata a tale scopo presso l AgId avendone tutti i requisiti tecnico-funzionali richiesti dai D.P.C.M. 03/12/2013 e 13/11/2014, dalla data di affidamento fino al (in attesa di conoscere gli esiti della gara quadro regionale); - è necessario approvare il Regolamento interno di organizzazione denominato Manuale di conservazione dei processi di formazione dei documenti informatici e Manuale Utente Esibizione a norma proposto dal responsabile del servizio, allegati alla presente deliberazione (sub A e B ) e da pubblicare nel sito web istituzionale; VISTO l'art. 48 del T.U.EE.LL. approvato con D.Lgs. n. 267 del ; RILEVATO che sulla proposta di cui alla presente deliberazione è stato espresso l allegato parere favorevole per quanto concerne la regolarità tecnico - procedurale e la regolarità contabile da parte dei Responsabili del Servizio, ai sensi dell articolo 49 del D.Lgs. 267/2000; AD UNANIMITÀ di voti favorevoli, espressi in forma palese DELIBERA 1. di approvare il regolamento interno di organizzazione denominato Manuale di conservazione dei processi di formazione dei documenti informatici e Manuale Utente per l esibizione a norma dei documenti proposto dal responsabile del servizio, allegati alla presente deliberazione (sub A e B ), da pubblicare nel sito web istituzionale; 2. di dare atto che esiste un unica Area Omogenea (AOO) per il Comune di Cornuda; 3. di dare atto che esiste un unico protocollo generale informatico; 4. di attivare immediatamente il servizio di conservazione sostitutiva in outsourcing inizialmente per il registro giornaliero di protocollo e progressivamente con le altre classi documentali con una società accreditata a tale scopo presso l AgId avendone tutti i requisiti tecnico-funzionali richiesti dai D.P.C.M. 03/12/2013 e 13/11/2014, dalla data di affidamento fino al (in attesa di conoscere gli esiti della gara quadro regionale) 5. di prendere atto che responsabile interno della conservazione sostitutiva dei documenti informatici nonché responsabile del protocollo informatico, che sarà nominato dal Sindaco, è il responsabile P.O. pro tempore dell Area 1 Ammi/va, Segreteria, Demografia, Elaborazione Dati, Urp, Protocollo e Messi, Polizia Locale sig.adriano Spader che, in qualità di responsabile ICT per questo comune con attribuzioni di programmazione, coordinamento e gestione del processo di digitalizzazione dell ente, per le iniziative e attività finalizzate alla conservazione a norma dei documenti informatici, potrà delegare i vari compiti ai collaboratori della propria area e ai responsabili delle altre Aree operative, mentre vicario del responsabile sarà nominata la dott.ssa Silvia Costa, Responsabile del protocollo informatico. Successivamente, LA GIUNTA COMUNALE RITENUTA l urgenza di dare immediato seguito al presente provvedimento; VISTO il quarto comma dell'art. 134 del T.U. EE.LL. approvato con D.Lgs. n. 267 del ; CON VOTI FAVOREVOLI UNANIMI, espressi in forma palese; DELIBERA 1. di dichiarare immediatamente eseguibile la presente deliberazione. 2. di dare atto che la presente deliberazione reca in allegato C i pareri di cui all'art. 49 del T.U.EE.LL. approvato con D.Lgs. n. 267 del

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7 Allegato "C" alla delibera di G.C. n. 114/2015 Copia conforme all'originale per uso amministrativo Cornuda 08/10/2015 IL FUNZIONARIO DI SEGRETERIA C O M U N E D I C O R N U D A Provincia di Treviso PROPOSTA DI DELIBERAZIONE DI GIUNTA COMUNALE Seduta del 08/10/2015 Al signor Segretario Comunale Oggetto: ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA DEI DOCUMENTI (D.P.C.M. 03/12/2013 E 13/11/2014) - APPROVAZIONE DEL PROGETTO "CONSERVAZIONE FACILE", DEL "MANUALE DI CONSERVAZIONE DEI PROCESSI DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI" E DEL "MANUALE UTENTE PER L'ESIBIZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI" VISTA la proposta di deliberazione e la documentazione di supporto ed istruttoria, si esprime: - in ordine alla regolarità tecnico- procedurale parere: Favorevole 08/10/2015 Il Responsabile dell'ufficio F.to Spader Adriano - in ordine alla regolarità contabile parere: Favorevole 08/10/2015 Il Responsabile dell'ufficio F.to Favero Mirco

8 Il presente verbale viene così sottoscritto: IL PRESIDENTE Fto Sartor Claudio IL SEGRETARIO COMUNALE Fto CESCON IVANO Vedasi allegato riprodotto nel testo. PARERI DEI RESPONSABILI DEI SERVIZI (Art. 49 del T.U.EE.LL. approvato con D.Lgs n. 267 del ) E copia conforme all originale, in atti IL RESPONSABILE DELL AREA 1 P.O. SPADER Adriano Cornuda, ATTESTATO DI PUBBLICAZIONE Si attesta che, ai sensi dell art. 124 del T.U.EE.LL. approvato con D.Lgs n. 267 del , copia della presente deliberazione viene pubblicata all'albo Pretorio di questo Comune per 15 giorni consecutivi a partire dal L INCARICATO DELLA PUBBLICAZIONE Fto Buratto Luciana TRASMISSIONE AI CAPIGRUPPO CONSILIARI L oggetto della presente deliberazione è inserito in elenco da trasmettersi ai capigruppo ai sensi dell art. 125 del T.U. EE.LL. approvato con D.Lgs n. 267 del IL RESPONSABILE DELL AREA 1.P.O. Fto SPADER Adriano DICHIARAZIONE DI ESECUTIVITÀ La presente deliberazione, trascorsi 10 giorni dalla sopra indicata data di inizio pubblicazione, è divenuta esecutiva in data per decorrenza dei termini di cui all art. 134 del T.U.EE.LL. approvato con D.Lgs. n. 267 del essendo stata oggetto di conferma con atto n. del così come contemplato dall art. 127 c. 2 del T.U.EE.LL. approvato con D.Lgs n. 267 del per IL RESPONSABILE DELL AREA 1.P.O. Fto SPADER Adriano