Procedura adesioni, variazioni anagrafiche e di residenza, assunzione e cessazione.

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1 Roma, 01/09/2010 Oggetto : Informazioni generali Procedura adesioni, variazioni anagrafiche e di residenza, assunzione e cessazione - Modalità versamento ultimo per aderenti che cessano la contribuzione - Comunicazione su inserimento periodi di nelle distinte di contribuzione Tipologie operazione da inserire in distinta Scadenze per invio distinte di contribuzione e bonifici. Il Fondo Pensione Byblos vuole fornire un riepilogo delle principali regole e procedure per la compilazione delle distinte di contribuzione, sull invio dei moduli di adesione, sulle comunicazioni inerenti gli aderenti al fondo (cessazioni, sospensioni del rapporto lavorativo, maternità, ). Alla luce degli orientamenti della autorità di vigilanza sui Fondi pensione e dell obbligo di comunicazione agli associati delle anomalie contributive presenti nella loro posizione, assume sempre maggior importanza la verifica da parte del Fondo della situazione contributiva dei propri aderenti. Alla luce di ciò, è necessario l invio al Fondo Pensione delle comunicazioni richiamate nella Circolare, nei tempi e nei modi previsti.

2 Procedura adesioni, variazioni anagrafiche e di residenza, assunzione e cessazione. ADESIONI L adesione del lavoratore al Fondo avviene compilando l apposito modulo ed inviandolo al fondo pensione Byblos. Questa attività può essere eseguita dall attraverso una delle seguenti modalità: Compilazione on line. L si collega al sito web del fondo, si autentica nell area riservata alle aziende e utilizzando la funzione Nuova Adesione Dipendente compila i campi presenti on line con i dati relativi all adesione. Una volta terminata la compilazione, clicca sulla funzione conferma : in tal modo i dati vengono memorizzati nel sistema; esegue con l apposita funzione la stampa del modulo di adesione con i dati precompilati on line, firma e fa firmare il modulo dal lavoratore; Compilazione manuale del modulo cartaceo. Solo nel caso non fosse possibile utilizzare la modalità on line può essere utilizzata la compilazione manuale del modulo cartaceo. Qualunque sia la modalità di compilazione prescelta dall, il modulo cartaceo firmato dal lavoratore e timbrato dall dovrà pervenire in ogni caso via raccoman al seguente indirizzo: Fondo Pensione Byblos Via Andrea Noale 206, Roma. La spedizione dei moduli di adesione va effettuata entro il 20 di ogni mese. VARIAZIONI ANAGRAFICHE, DI RESIDENZA E DI ALIQUOTA CONTRIBUTIVA Nell Area Riservata del sito internet del Fondo sono attive tre nuovi funzioni dispositive relative ai dipendenti iscritti al fondo pensione. Una volta entrata nell area riservata, l può selezionare il link Iscritti dell, cercare il dipendente e cliccare sul cognome del dipendente per il quale si vuole comunicare una variazione. Visualizzata la pagina relativa all aderente, si ha la possibilità, cliccando su una delle opzioni presenti nel menù a sinistra, di effettuare una modifiche anagrafica, una modifica di residenza o si ha la possibilità di comunicare al Fondo la variazione di aliquota contributiva dei propri dipendenti. In merito a quest ultima possibilità, ricordiamo che la comunicazione tramite web non esclude l invio del modulo cartaceo di variazione aliquota compilato in tutte le sue parti al fondo pensione Byblos.

3 CESSAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO La comunicazione della cessazione rapporto di lavoro può avvenire solo nella seguente modalità. All interno dell Area Riservata dell è attiva la funzionalità che permette di comunicare al Fondo la cessazione del rapporto di lavoro di un proprio dipendente. Selezionato il link Invio dati webuploading e poi su Invio Cessazione Legame Lavoro è possibile scaricare il tracciato in Excel e le regole di compilazione. Il tracciato compilato potrà essere caricato nella medesima Area cliccando sul tasto Sfoglia, in modo analogo all invio delle liste di contribuzione. ASSUNZIONE DIPENDENTI PRECEDENTEMENTE ISCRITTI AL FONDO L, al momento dell assunzione di un dipendente che dichiari di essere già iscritto al Fondo Pensione Byblos, dovrà consegnare congiuntamente al modulo TFR 2, il modulo di prosecuzione della contribuzione. Il neo assunto compilerà la parte relativa ai dati anagrafici e quella relativa al precedente rapporto di lavoro, mentre l avrà l obbligo di compilare la parte di propria e sottoscrivere il modulo stesso. Una volta compilato il modulo (che alleghiamo alla circolare) in tutte le sue parti l lo dovrà inviare tramite raccoman A/R al seguente indirizzo: Fondo Pensione Byblos, Via Andrea Noale 206, Roma. Nella compilazione del modulo assume particolare rilievo per l l indicazione della logia iscrizione dell aderente in quanto determina la logia di operazione da inserire nella distinta di contribuzione. In merito alle logie di operazione da indicare nelle liste vi rimandiamo al punto 4 della circolare. 2. Modalità versamento ultimo per aderenti che cessano la contribuzione Per permettere al fondo pensione il rispetto alla scadenza di legge per effettuare la liquidazione della posizione previdenziale (6 mesi dalla di ricezione da parte del Fondo del modulo di richiesta di riscatto) il versamento dei contributi residui TFR deve avvenire entro il mese successivo alla di cessazione del rapporto di lavoro.

4 3. Periodi di. Il Fondo pensione Byblos con questa comunicazione vuole fornire delle linee guida per la compilazione delle distinte di contribuzione sulle date di e in particolare per gli aderenti taciti e per gli iscritti che versano solo la quota TFR. A) Iscritti Silenti e iscritti che versano solo la quota TFR Per gli iscritti silenti e per coloro che versano solo il TFR la comunicazione dei contributi semestrali e il relativo versamento degli importi al fondo pensione avviene nel corso del mese di luglio e gennaio. Nelle distinte le date di inizio e fine / devono essere le seguenti: 1 semestre 201x: Data inizio/fine (da indicare nella sezione ) : 01/01/201x -30/06/201x Data inizio/fine (da inserire nella sezione dettaglio) : 01/01/201x -30/06/201x 2 semestre 201x: Data inizio/fine (da indicare nella sezione ) : 01/07/201x -31/12/201x Data inizio/fine (da inserire nella sezione dettaglio) : 01/07/201x -31/12/201x Sezione Azienda codice fiscale ragione sociale recapito indirizzo cap località provincia CCNL inizio valuta T Sezione Dettaglio operazione cognome nome codice fiscale sesso nascita inizio aderente contri buto TFR D TT ROSSI MARIO RSSMRA78B17A123Z M D CT VERDI ANTONIO VRDNTN82C30L736U M B) Iscritti che versano contributi e quota TFR Per gli aderenti che versano sia contributi che TFR le aziende devono comunicare la quota aderente e trimestralmente mentre la quota TFR semestralmente (vedi nota informativa del fondo pensione Byblos a pagina 7). Nelle distinte le date di inizio e fine / devono essere le seguenti: 1 trimestre 201x (quota aderente e ) : Data inizio/fine (da indicare nella sezione ) : 01/01/201x -31/03/201x Data inizio/fine (da inserire nella sezione dettaglio) : 01/01/201x -31/03/201x 2 trimestre 201x (quota aderente e ): Data inizio/fine (da indicare nella sezione ) : 01/01/201x -30/06/201x Data inizio/fine (da inserire nella sezione dettaglio) : 01/04/201x -30/06/201x

5 2 trimestre 201x (quota TFR): Data inizio/fine (da inserire nella sezione dettaglio) : 01/01/201x -30/06/201x Nelle distinte di contribuzione del 2-4 trimestre ogni aderente avrà quindi 2 righe nella sezione dettaglio : una relativa alla quota aderente e e una relativa alla quota TFR (vedi esempio sotto). Esempio 1 Trimestre codice fiscale ragione sociale recapito indirizzo cap località provincia CCNL inizio valuta T Sezione Dettaglio operazione cognome nome codice fiscale sesso nascita inizio aderente TFR D CT VERDI ANTONIO VRDNTN82C30L736U M ,15 53,15 0,00 2 Trimestre codice fiscale ragione sociale recapito indirizzo cap località provincia CCNL inizio valuta T Sezione Dettaglio operazione cognome nome codice fiscale sesso nascita inizio aderente TFR D CT VERDI ANTONIO VRDNTN82C30L736U M ,15 53,15 0,00 D CT VERDI ANTONIO VRDNTN82C30L736U M ,00 0,00 568,12 NOTA BENE : Le aziende che versano il TFR trimestralmente invece devono creare un unica riga nella sezione dettaglio con trimestrale.

6 4. Tipi operazione da inserire in distinta di contribuzione Si ricorda che nelle distinte di contribuzione possono essere inseriti due logie di operazione, a seconda del di iscrizione: 1. CT (Contributo): questo codice va inserito per tutti gli aderenti che hanno compilato un modulo di adesione; 2. TT (TFR tacito) : questa logia di operazione va inserita solo per gli iscritti taciti. Una errata compilazione può essere causa di ritardi nella fase di investimento. Si prega, quindi, di fare attenzione nella parametrizzazione del sistema di produzione delle liste di contribuzione. 5. Scadenze per invio distinte di contribuzione e bonifici Con la presente circolare cogliamo l occasione per ricordare alle aziende le scadenze per l invio delle distinte di contribuzione e dei bonifici: Invio distinta di contribuzione : entro il giorno 12 del mese di chiusura previsto dal regolamento del fondo (gennaio, aprile, luglio e ottobre); Invio bonifico : entro il giorno 16 del mese di chiusura.