GLI ARCHIVI DI DEPOSITO: UN GIANO BIFRONTE

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Gina Cavaliere
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1 GLI ARCHIVI DI DEPOSITO: UN GIANO BIFRONTE Serena Falletta 2018 Lezione 2

2 DEFINIZIONI insieme dei documenti semiattivi di un soggetto produttore deposito dove i documenti semiattivi sono conservati permanenza è di 40 > 30 anni fase critica e cruciale Limbo negli US, Purgatorio nell UK: è in questa lunga fase che il documento mantiene o perde la sua qualità informativa (che dipende dal mantenimento del vincolo archivistico) sia a fini amministrativi che di ricerca storico-scientifica. stato provvisorio di conservazione dei documenti fino alla eliminazione o all invio nell archivio storico

3 FINALITÀ La documentazione è usata meno frequentemente, ma conserva ancora un sostanziale e prevalente valore amministrativo anche nel caso in cui i documenti siano destinati alla conservazione permanente. Reperimento dei documenti e accesso inversamente proporzionale al ciclo di vita del documento aumenta l ambito di visibilità applicazione della 241/90 cultura del precedente valore amministrativo e legale dei documenti

4 PRINCIPI GENERALI responsabilità dell'ufficio accesso garantito ordine originario dei documenti non modificabile (art. 68 del dpr 445/2000 e codice b.c. 42/2004) controllo della movimentazione tempi di conservazione definiti (piano di conservazione)

5 ATTIVITÀ Trasferimento Gestione dei depositi Movimentazione Selezione Strumenti Elenchi di trasferimento Topografico Programma per la movimentazione Piano di conservazione integrato con il sistema di classificazione

6 MODELLI Archivio di deposito modello italiano Record center modello anglosassone Archivio intermedio o prearchivio modello francese e spagnolo

LA DISCUSSIONE SULLA CREAZIONE DI UN ARCHIVIO INTERMEDIO NEL MODELLO ITALIANO Casanova, 1933 per trasformare in un archivio intermedio l edificio di S.

distrettuali Il progetto nasceva dalla normativa italiana: termini di versamento di 5 anni per le carte statali (rd 31 agosto 1933, n.

7 LA DISCUSSIONE SULLA CREAZIONE DI UN ARCHIVIO INTERMEDIO NEL MODELLO ITALIANO Casanova, 1933 per trasformare in un archivio intermedio l edificio di S. Michele a Ripa Armando Lodolini, 1949 (già collaboratore di Casanova) per i dicasteri centrali: il progetto fu realizzato solo per gli archivi notarili distrettuali Il progetto nasceva dalla normativa italiana: termini di versamento di 5 anni per le carte statali (rd 31 agosto 1933, n. 133): il rischio era quello di trasformare gli AS in succursali degli archivi di deposito degli uffici pubblici e delle cancellerie giudiziarie (vedi commento dpr 1409/1963).

8 VERSAMENTO IN ADD passaggio formale di custodia eseguito previa selezione (applicazione del piano di conservazione o valutazione da parte dell archivista storico) Possibilità di ricevere anche documenti non di proprietà dell ente convenzione (trattamento, uso e consultabilità) La gestione dei trasferimenti/versamenti è attività centrale per la conservazione dell archivio.

9 FASI DEL VERSAMENTO Due fasi: Invio: elenco di consistenza dell ufficio versante, indicazione e descrizione delle serie estremi cronologici termini, modalità specifiche di conservazione ufficio responsabile Acquisizione: registrazione dei versamenti con il nome dell ente versante controllo incrociato dei diversi versamenti relativi al medesimo ufficio di provenienza collegamento delle provenienze nel sistema informativo conservazione degli strumenti di versamento

10 LO SFOLTIMENTO DEL FASCICOLO eliminazione legale di alcuni documenti prima del trasferimento all archivio di deposito, mediante la bonifica del fascicolo da originali, copie o esemplari per i quali, indipendentemente dalla chiusura del fascicolo, siano scaduti i termini di prescrizione (ad es., il cedolino dello stipendio, il foglio presenze, etc.) o risulta possibile dichiarare non necessaria la conservazione. riguarda anche copie o materiale non strettamente documentario o comunque di interesse scarsamente rilevante per la ricerca storica (appunti, copia di gazzette ufficiali o bollettini, etc.).

11 LA SELEZIONE: PROLIFERAZIONE DEI DOCUMENTI, UNA NUOVA EMERGENZA l'eccesso di carte impedisce l'accesso lo scarto come mutilazione dell archivio lo sviluppo di un ambiente di sviluppo elettronico anche per i sistemi di gestione dei documenti richiede una metodologia adeguata, principi definiti, strumenti adeguati lo sviluppo dell outsourcing, cioè del trasferimento a terzi delle funzioni di gestione dei documenti (inclusa l attività di selezione) richiede la definizione di parametri certi e di standard di qualità per l assunzione di decisioni

12 LA SELEZIONE: DEFINIZIONI valutazione: attività di analisi delle tipologie documentarie per deciderne i termini di conservazione selezione: decisione circa la durata e la destinazione finale dei documenti in base alla loro funzionalità archivistica: distruzione/conservazione scarto: risultato della selezione nel caso in cui i documenti siano destinati alla distruzione

13 SELEZIONE E VINCOLO ARCHIVISTICO Sul piano teorico...la selezione non dovrebbe esistere (Lodolini) Romiti: scarto preordinato: criteri precedenti la formazione dei docc. scarto in itinere: eliminazioni compiute dall'ente nel corso dell'attività scarto differito: sugli archivi non correnti, in fasi diverse e sulla base di responsabilità diverse

14 CRITERI OGGETTIVI DELLA SELEZIONE IN RELAZIONE AL VINCOLO conservazione dei documenti originali conservazione del contenuto giuridico (della notizia) Nella realtà la soggettività è ineliminabile e la selezione è determinata da ragioni anche pratiche, oltre che amministrative e giuridiche. controllo sulla formazione dei documenti e dei fascicoli controllo sulla accumulazione di documenti e fascicoli sviluppo di sistemi integrati (piani di conservazione/selezione: connessione con la classificazione

15 CRITERI EMPIRICI PER LA SELEZIONE selezionare per serie conservare integralmente la documentazione più antica (in Italia c è il divieto assoluto di scartare documenti anteriori al 1861) conservare le pratiche dell'ultimo ufficio che le ha trattate (garanzia di maggiore completezza) verificare la complementarietà e le lacune di serie documentarie prodotte da uffici in corrispondenza reciproca

16 IL PIANO DI CONSERVAZIONE (MASSIMARIO DI SELEZIONE CONNESSO ALLA CLASSIFICAZIONE) Strumento finalizzato a definire i criteri e le procedure attraverso i quali i documenti e i fascicoli, possono essere eliminati legalmente Ha un ruolo fondamentale in ambiente digitale e ibrido E utile se le scelte corrispondono alle concrete modalità di formazione delle aggregazioni archivistiche

17 ELENCHI DI SCARTO La proposta di scarto formulata su apposito modulo in cui sono indicate tipologie documentarie, estremi cronologici, volume motivazioni Il fascicolo inerente al procedimento di scarto è a conservazione illimitata

18 LO SCARTO DI DOCUMENTI DIGITALI Per i fascicoli informatici la proposta di scarto segue lo stesso iter per quanto riguarda l autorizzazione della soprintendenza e risponde alle indicazioni previste dalle circolari della Direzione generali archivi 40 e 41/2015

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