La classificazione. a cura di Filippo Vignato. Milano, Archivio di Stato, 9 luglio 2012

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1 a cura di Filippo Vignato Milano, Archivio di Stato, 9 luglio

2 Definizione Organizzazione dei documenti in raggruppamenti di natura logica, secondo uno schema che rispecchia le funzioni attribuite al soggetto produttore da provvedimenti istitutivi e regolamentari 2

3 Funzioni/ 1 La classificazione stabilisce un collegamento tra il singolo documento ed una funzione/attribuzione dell'ente produttore dell'archivio stabilisce un elemento di vincolo archivistico tra i documenti 3

4 Funzioni/ 2 La classificazione circoscrive l'intera produzione documentaria (da/verso l'esterno; interna) dell'ente e la distribuisce in serie archivistiche (carteggio, serie particolari) N.B. La classificazione interessa tutto il patrimonio documentario di un ente, anche quanto non è protocollato (documenti interni, registri di protocollo, database ecc.): pur non avendo il valore di prova giuridica della segnatura di protocollo, ha addirittura maggiore rilevanza nello stabilire la relazione tra il documento e l'organico complesso documentario. 4

5 Obbligatorietà (d.p.r. 445/2000) Art. 56 (Operazioni ed informazioni minime del sistema ) Insieme alle operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo, le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti Art. 50 (Attuazione dei sistemi) criteri uniformi di classificazione in ciascuna area organizzativa omogenea di una amministrazione Art. 52 (Sistema di gestione informatica di documenti): Organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato 5

6 Il piano di classificazione/ 1 uno schema generale di voci logiche, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite in modo uniforme, che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione. (direttiva Presidenza Consiglio Ministri 28 ottobre 1999, 6) 6

7 Segue uno schema: a) logico La classificazione Il piano di classificazione/ 2 Ad esempio, una "distinzione semplice ed intuitiva tra attività di funzionamento generale del soggetto (di organizzazione e pianificazione, di gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali, ecc.) e attività specifiche, istituzionali, affidate cioè al soggetto sulla base di una precisa ed esclusiva attribuzione di competenze" 7

8 Il piano di classificazione/ 3 b) gerarchico I teorici della classificazione sottolineano che le divisioni di un sistema non devono essere vuote, devono essere reciprocamente esclusive e devono essere nel loro complesso esaustive del dominio in questione. Le divisioni inoltre devono essere gerarchiche in modo da riprodurre un albero, nel quale un ramo si suddivide in altri rami. 8

9 Il piano di classificazione/ 4 c) chiaro nella formulazione delle voci d) stabile nel tempo (indipendente dall organigramma) e) tendenzialmente uniforme in enti ed uffici dotati di analoghe funzioni 9

10 Prassi/ 1 Interpretazione e selezione della voce del titolario Non guardare al singolo documento/tipologia documentaria, ma alla funzione/attribuzione ed alla tipologia di procedimento toccati da quel documento (senza parcellizzare atti dello stesso procedimento in più classifiche, sulla base di criteri formali: ad es. atti informativi rispetto a quelli dispositivi). Tener conto del rapporto tra classi e unità archivistiche/documentarie: ad una classe possono corrispondere nessuno, uno o più serie/fascicoli; invece ad una serie o ad un fascicolo corrisponde in genere una sola classifica. Prevedere il procedimento che si innesca a seguito di una segnalazione, un imput esterno. 10

11 Prassi/ 2 Interpretazione e selezione della voce del titolario - Non accettare acriticamente la classifica di provenienza del documento in arrivo, anche quando apposta da un ente o ufficio dotato di medesime funzioni. - Evitare di attribuire in modo meccanico la documentazione relativa ad una medesima materia ad una sola classifica 11

12 Prassi/ 3 Interpretazione e selezione della voce del titolario Strumenti: - glossario a) specifica il significato della voce; b) definisce nel dettaglio, se necessario, le attività che fanno capo alle singole voci; c) descrive i fascicoli - tavola di corrispondenza tra procedimenti/tipologie documentarie e classifiche 12

13 Prassi/ 4 Interpretazione e selezione della voce del titolario (...) Si potranno aggiungere nuove categorie quando occorreranno necessità nuove, e gli affari relativi non trovassero sede opportuna nelle prime quindici, neppure per analogia (Circ. Min. Int. 1 /3/1897, n , "Ordinamento degli archivi dei Comuni") 13

14 Prassi/ 5 Integrazione Prima di aggiungere nuove voci, valutare: - effettiva e costante necessità; - rischi di applicazione difforme; - effetti di ridotta interoperabilità nello scambio di dati con amministrazioni con stesso titolario di base; - errori in assunzione di materie a classi di titolario. 14

15 Prassi/ 6 Riclassificazione - è effettuata a seguito di errata classificazione, segnalata dal responsabile del procedimento; - è apposta dal responsabile del servizio archivistico o da suo incaricato; - della precedente classifica deve essere mantenuta traccia nel sistema; - non è possibile per i fascicoli già archiviati. Doppia classificazione - è apposta in fase di registrazione del documento (in entrata, in uscita un documento dovrà comunque avere una sola classifica, dovendo avere un unico oggetto); - se il documento è cartaceo, l'atto originale è conservato in una unità archivistica, la copia in un altra; - se il documento è elettronico, esso viene associato a più fascicoli ibridi o del tutto informatici. 15