STRUMENTI PER LA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI. Monica Grossi Università di Padova

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1 STRUMENTI PER LA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Monica Grossi Università di Padova 1

2 SOMMARIO 1. Definizioni 1. Norme 1. Strumenti 1. Linee guida 2

3 la nuova incertezza documentaria Lo sviluppo delle tecnologie della comunicazione telematica (fax, posta elettronica, intranet-internet) ha cambiato profondamente le forme di controllo sulla produzione documentaria e reso insufficienti i vecchi strumenti e le procedure tradizionali L instabilità prodotta dall innovazione accresce la difficoltà di sviluppare modelli organizzativi e gestionali sicuri e consolidati 3

4 alla base della gestione documentaria Il documento Il sistema documentario: Insieme di documenti Insieme di strumenti, regole e procedure per la tenuta e gestione dei documenti 4

5 SISTEMA PER LA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI REGOLE e STRUMENTI per la formazione, la tenuta, il reperimento e l uso dei documenti nella loro fase corrente e di deposito Controllo generale e sistematico da parte del soggetto produttore sulla propria documentazione 5

6 il documento amministrativo nel sistema giuridico italiano Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa approvato con dpr 445/2000) 6

7 FINALITÀ Fornire il necessario supporto documentario per lo svolgimento efficiente e a fini di testimonianza giuridicamente valida delle attività, garantendo la conservazione e la fruizione della documentazione a fini interni e di trasparenza amministrativa. 7

8 FLUSSI DOCUMENTALI E PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI PROC PROC PROC PROC GESTIONE DOCUMENTALE GESTIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO 8

9 OBIETTIVI Produzione/acquisizione di documenti attendibili Organizzazione della produzione documentaria in modo ordinato e coerente con le funzioni esercitate Trasmissione e conservazione di documenti integri, di provenienza certa e identificata Rapidità ed efficienza del reperimento 9

10 LA GESTIONE DOCUMENTALE Il modello italiano: rd 35/1900 dpr 428/1998 dpr 445/2000 (T.U.) semplificazione e razionalizzazione 10

11 POSSIBILI PERCORSI Informatizzazione gestione documentale Reingegnerizzazione dei processi 1 - Nucleo minimo protocollo 2 - Gestione documentale 3 - Workflow documentali 4 - BPR Da GEDOC2 - AIPA 11

12 Nucleo minimo protocollo 1 Registrazione di protocollo, segnatura sul documento e classificazione (funzionalità minime ex art. 56 DPR 445/00) Gestione documentale 2 Registrazione con scansione dei documenti cartacei, assegnazione per via telematica al destinatario, classificazione e fascicolazione dei documenti Workflow documentali 3 Informatizzazione dei processi documentali in entrata, in uscita e interni, eventuale integrazione con i workflow relativi ai processi primari 4 BPR Reingegnerizzazione dei processi 12

13 la normativa sulla gestione dei documenti

14 quadro normativo dpr 445/2000 (TU d.a.), capo IV dpcm 31 ott (reg. tecniche ex 428/1998) d.lgs. 82/2005 (CAD, in vigore dal ) d.lgs. 159/2006 (modifica CAD) d. lgs. 235/2010 (modifica CAD) d.lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio) 14

15 dpr 445/2000, T.U. disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (Capo IV) (1) art. 1 (Definizioni) - gestione dei documenti= insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato; è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati

16 dpr 445/2000 (2) art. 50 (Attuazione dei sistemi) - ogni Amministrazione individua, nell ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aere organizzative omogenee (AOO), assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, e di comunicazione interna tra le aree stesse

17 dpr 445/2000 (3) art. 52 (Sistema di gestione informatica dei documenti) il sistema deve: ( ) - fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dalla amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali - garantire la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato

18 dpr 445/2000 (4) art. 55 (Segnatura di protocollo) - apposizione o associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento - informazioni minime previste: -- progressivo di protocollo (art. 57: almeno 7 cifre numeriche) -- data di protocollo -- identificazione in forma sintetica dell Amministrazione o dell AOO inoltre, può includere, se disponibili al momento della registrazione di protocollo: - indice di classificazione del documento

19 dpr 445/2000 (5) art. 64 (Sistema di gestione dei flussi documentali) - le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le AOO le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d archivio per TUTTI i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo

20 dpr 445/2000 (6) art. 65 (Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali) - oltre ai requisiti di cui all art. 52 (sicurezza e integrità del sistema; corretta e puntuale registrazione di protocollo; informazioni su collegamento tra documento ricevuto e documenti formati nell adozione dei provvedimenti finali; reperimento informazioni riguardanti i documenti registrati; accesso alle informazioni del sistema, in condizioni di sicurezza e nel rispetto della privacy; corretta organizzazione dei documenti nel sistema di classificazione adottato), il sistema deve: -- fornire informazioni sul legame tra ciascun documento registrato, il fascicolo e il procedimento cui esso è associato

21 dpr 445/2000 (7) art. 67 (Trasferimento dei documenti all archivio di deposito) - RSP deve provvedere, almeno una volta ogni anno, al trasferimento dei fascicoli o serie documentarie relativi a procedimenti conclusi presso un apposito archivio di deposito - trasferimento attuato rispettando l organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell archivio corrente - RSP deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell archivio di deposito

22 dpr 445/2000 (8) art. 68 (Disposizioni per la conservazione degli archivi) - SP elabora e aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato col sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei beni culturali - deve essere tenuta traccia di movimentazioni e richieste di prelevamento - per l archiviazione e custodia dei documenti contenenti dati personali di applicano le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali

23 dpcm 31 ott. 2000, regole tecniche per il protocollo informatico di cui al dpr 20 ott. 1998, n. 428 art. 5 (Manuale di gestione) - il mdg descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio

24 GLI STRUMENTI Registrazione di protocollo per i documenti spediti e ricevuti Classificazione e ordinamento di tutti i documenti e loro inserimento in uno o più fascicoli Servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi 24

25 GESTIRE I FLUSSI DOCUMENTALI: REGOLE E STRUMENTI Determinare i criteri e le modalità di produzione/acquisizione dei documenti e garantire la identificazione della provenienza registrazione di protocollo o altri strumenti di registrazione 25

26 GESTIRE I FLUSSI DOCUMENTALI: REGOLE E STRUMENTI Organizzare l accumulazione dei documenti rispettando la loro funzione in rapporto alle attività cui essi partecipano classificazione 26

27 GESTIRE I FLUSSI DOCUMENTALI: REGOLE E STRUMENTI Conservare e trasmettere i documenti in modo sicuro, escludendo i rischi di manipolazione e dispersione strumenti di controllo di tutte le fasi di vita dei documenti (repertorio dei fascicoli, piano di conservazione) definizione di responsabilità per la tenuta e il trattamento (regolamento d archivio, manuale di gestione). 27

28 IDENTIFICARE I DOCUMENTI IN ENTRATA E IN USCITA Registrazione di protocollo Documenti esclusi dalla registrazione Registrazione particolare Segnatura di protocollo Funzionalità tecniche e operative della registrazione di protocollo 28

29 PROTOCOLLO: FINALITÀ E LIMITI Non è uno strumento di reperimento funzionale all acquisizione di informazioni strutturate Non è esaustivo: esclude molteplici categorie di documenti (interni o soggetti a specifica attività di registrazione) 29

30 FINALITÀ Finalità principale è quella giuridica: Garantire cittadini e amministrazioni della avvenuta produzione/ricezione del documento provenienza e data di registrazione del documento certezza e conservazione nel tempo delle informazioni relative 30

31 LA REGISTRAZIONE IN UN SISTEMA DOCUMENTARIO INFORMATIZZATO Il documento digitale rende rapidissimo il reperimento all interno del fascicolo d appartenenza Processi standard riducono al minimo le operazioni 31

32 445/2000: REGISTRAZIONE, INFORMAZIONI MINIME (ART. 53) Numero di protocollo del documento data di registrazione di protocollo mittente o destinatario oggetto del documento data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili impronta del documento informatico se trasmesso per via telematica 32

33 445/2000: SEGNATURA, INFORMAZIONI MINIME (ARTT ) progressivo di protocollo data di protocollo identificazione in forma sintetica della amministrazione o dell AOO E, se già disponibili codice identificativo dell ufficio assegnatario o dell ufficio che ha prodotto il documento indice di classificazione del documento 33

34 la funzione organizzativa della classificazione d archivio è strumento per la formazione dell archivio, cioè per il corretto ordinamento di tutti i documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento dell attività amministrativa 34

35 ORGANIZZARE L ARCHIVIO CORRENTE (1) Piano di classificazione Definizione delle responsabilità delle unità organizzative Tenuta del piano di classificazione 35

36 ORGANIZZARE L ARCHIVIO CORRENTE (2) Progettare il sistema di classificazione è fase cruciale dell organizzazione dei sistemi documentari contemporanei per la formazione per la conservazione 36

37 FUNZIONE ORGANIZZATIVA DELLA CLASSIFICAZIONE Definisce il rapporto tra i documenti (vincolo archivistico) nella fase di creazione dell archivio, in relazione con i compiti affidati all ente, con la struttura amministrativa e con le concrete modalità operative. 37

38 IL VINCOLO ARCHIVISTICO Legame che si crea tra i documenti nel corso dell attività condotta dal soggetto produttore: è la posizione logica che il documento assume nell archivio al momento della sua formazione in ragione della specifica funzione svolta. 38

39 CENTRALITÀ DEL VINCOLO ARCHIVISTICO L archivio mantiene la sua natura e la sua funzione nel tempo solo se in tutte le fasi di gestione i documenti sono trattati rispettando l organizzazione che hanno avuto al momento del loro primo trattamento nell archivio corrente. 39

40 LA CLASSIFICAZIONE: FINALITÀ (1) Stabilire i criteri di formazione e di organizzazione dei documenti nei fascicoli Consentirne l aggregazione e il reperimento in relazione all insieme della produzione documentaria riferita a una specifica attività Rendere possibile la gestione integrata di sistemi documentari ibridi 40

41 LA CLASSIFICAZIONE: FINALITÀ (2) Collegare le finalità documentali e quelle amministrative relative al trattamento delle pratiche (requisito per l introduzione di programmi di workflow) Facilitare le operazioni di selezione dei documenti tramite il loro collegamento alle voci finali del piano 41

42 RISULTATI DI UNA BUONA CLASSIFICAZIONE Conoscenza e gestione dei documenti Selezione programmata e razionale dei documenti organizzati per gruppi di fascicoli omogenei Conservazione qualificata 42

43 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE Schema generale di voci logiche articolate in modo gerarchico stabilite in modo uniforme che identificano le funzioni e le attività dell amministrazione che rispondono ai bisogni funzionali dell ente. 43

44 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE L ARTICOLAZIONE GERARCHICA 44

45 Articolare le voci su non più di tre livelli: I. Macroattività di funzionamento 1. Gestione delle risorse umane 1.1 Concorsi, selezioni e assunzioni Disposizioni e direttive Attività informativa Attività organizzativa dei concorsi/selezioni 45

46 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE L UNIFORMITA 46

47 NO SI A / PERSONALE A/1. Varie A/2. Missioni e incarichicensimento incarichi - anagrafe prestazioni A/3. Tessere di accesso Camera e Senato A/4. Elenchi vari richiesti (elenco per badge) A/5. Relazione annuale al Parlamento A/6. Legge 549/ corsi riqualificazione personale AREA GESTIONE PERSONALE 1. Concorsi e assunzioni 1.1 Predisposizione bandi di concorso 1.2 ricezione ed istruttoria domande 1.3 Nomina commissioni esaminatrici 2. Cessazione del rapporto 3. Trattamento economico 4. Trattamento giuridico 5. Mobilità 6. Formazione 47

48 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE: LE VOCI FUNZIONALI 48

49 NO SI 1. DIREZIONE CENTRALE DEGLI AA.GG. E DEL PERSONALE 1 Ufficio del Direttore centrale 2 Ufficio dei Consiglieri Ministeriali 3 Divisione I 4 Divisione II 4.1 Ufficio studi e servizi legislativi 4.2 Ufficio centrale per le relazioni con il pubblico 4.3 Segreteria dell ufficio statistico AREA FUNZIONAMENTO I. Pianificazione II. Organizzazione III. Consuntivazione e controlli IV. Informazione e comunicazione V. Gestione risorse umane VI. Gestione risorse finanziarie VII. Gestione risorse strumentali 49

50 PERCHÉ LE FUNZIONI E NON LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA? L approccio funzionale garantisce maggiore efficacia nel tempo 50

51 Le strutture organizzative cambiano frequentemente Le competenze vengono frequentemente trasferite da una struttura all altra Spesso le attività sono svolte da strutture costituite ad hoc e poi sciolte 51

52 FUNZIONI Insieme di tutte le attività rivolte ad uno scopo, considerate in astratto (gestione del patrimonio, del personale, ecc.). 52

53 COMPETENZE La sfera di attività affidata a ciascun soggetto (le funzioni attribuite a quel soggetto) ed esercitate secondo determinate forme e procedimenti. 53

54 LE AREE FUNZIONALI Istituzionali: comprendono le funzioni per cui un organizzazione è responsabile secondo il suo mandato o la sua missione Gestionali: comprendono le funzioni che permettono il mantenimento dell organizzazione e sono di supporto alle sue funzioni principali 54

55 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE: INDICAZIONI OPERATIVE Individuare i documenti prodotti dall ente mettendoli in relazione alle funzioni, alle competenze e alle attività della organizzazione nel suo insieme e delle sue unità organizzative analisi delle funzioni analisi della documentazione interviste ai responsabili 55

56 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE: REQUISITI Sistematicità Uniformità e chiarezza delle voci Controllo sul livello di dettaglio Strumenti-guida per uso e aggiornamento del Piano Identificazione delle strutture responsabili 56

57 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE: PRINCIPI COERENTI E FUNZIONALI Accorpare i documenti in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi li produce e svolge le attività amministrative Non mirare al reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca, ma al loro recupero in modo funzionale rispetto alle decisioni assunte o da assumere. 57

58 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE: LE VOCI ❶ Indice di classificazione: codice alfanumerico ❷ Denominazione: uno o più termini che definiscono sinteticamente la funzione o l attività ❸ Descrizione: una o più proposizioni che descrivono in modo chiaro la funzione o l attività 58

59 ESEMPIO I. Programmazione strategica I.1. Definizione degli obiettivi Attività connessa con le direttive di governo che identificano le linee di indirizzo per l azione amministrativa I.1.1. Disposizioni e direttive Norme interne, direttive, pareri e quesiti 59

60 LA QUALITÀ Definire responsabilità specifiche per la formazione e la tenuta dei fascicoli Integrare con i piani di conservazione Garantire un facile aggiornamento (2 anni) 60

61 PREOCCUPARSI DEI BISOGNI DEGLI UTENTI Disegnare un piano di classificazione logico, semplice e pratico standardizzato nella terminologia e nell uso dei codici costituito di raggruppamenti (classi e categorie) paralleli che siano vicendevolmente esclusivi 61

62 STRUMENTI DI SUPPORTO Indici per materia, per parole chiave, per indice di classificazione Repertorio dei fascicoli Manuale di gestione (nelle regole tecniche: DPCM ) 62

63 LA FASCICOLAZIONE 63

64 FINALITÀ Costruire un sistema integrato di informazioni sui documenti, basato sulla loro organizzazione funzionale in unità complesse stabili nel tempo (fascicoli) che riflettono il concreto lavoro amministrativo 64

65 I FASCICOLI Nell ambito di una voce di titolario i fascicoli sono identificati da un numero di posizione, separato dall indice di classificazione tramite una barra (es.: VIII.3.1/22) 65

66 SEGNATURA ARCHIVISTICA Stringa alfanumerica Indice di classificazione + Posizione fisica del fascicolo (es.: VIII.3.1/22) 66

67 COME GESTIRE I FASCICOLI Indice di classificazione Posizione fisica del fascicolo Titolo del fascicolo Data di apertura Data di chiusura Ufficio di assegnazione Elenco dei documenti appartenenti al fascicolo 67

68 LA GESTIONE DEI FASCICOLI Tenuta delle informazioni di movimentazione (collocazione fisica, funzionario assegnatario/richiedente, data di presa in carico e restituzione) Verifica periodica delle scadenze e dello stato dei fascicoli Trasferimento in archivio di deposito 68

69 FASCICOLI IN AMBIENTE DIGITALE: PRO E CONTRO Ricerca facilitata Produzione automatica di stampe (repertorio dei fascicoli, schede di movimentazione, iter delle pratiche) Manca l ordinamento fisico tutte le relazioni documentarie devono essere esplicitate 69

70 I RISCHI Eludendo le operazioni di classificazione e fascicolazione, si rischia la perdita di affidabilità del documento, di reperibilità contestualizzata, di efficacia nella conduzione degli affari 70

71 AVVERTENZE Controllare con massima cura le procedure e le tecniche che determinano l iter del documento Considerare sempre i documenti come appartenenti ad una pratica: mai come singole entità 71

72 ORGANIZZARE E GESTIRE L ARCHIVIO SEMI-ATTIVO Regole e procedure per la selezione, il trasferimento e la movimentazione dei fascicoli Definizione delle responsabilità Strumenti di reperimento Descrizione delle funzionalità tecniche e operative dell archivio in ambiente cartaceo e digitale 72

73 SELEZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Procedure e definizioni di responsabilità interne alle AOO Definizione delle voci per le procedure di selezione: piano di selezione integrato con il piano di classificazione 73

74 LA SICUREZZA DEL SISTEMA DI GESTIONE Diritti di accesso Procedure e strumenti per la protezione Tenuta e utilizzo del registro di protocollo di emergenza 74

75 ACCESSO E PRIVACY Definizione delle modalità di accesso (L.241/90) nel rispetto della tutela dei dati personali (Codice per la tutela dei dati personali) 75

76 IL MANUALE DI GESTIONE Strumento per il governo di tutte le funzioni di gestione dei flussi documentali ( 76

77 vantaggi del manuale Favorisce: la normalizzazione delle procedure e il trattamento sistematico di criticità generalmente sottovalutate la coerenza e l uniformità dei prodotti documentari l adesione del personale alle politiche di gestione del sistema informativo documentario Deve essere uno strumento flessibile e aggiornato, in grado di promuovere la condivisione e l interoperabilità senza imporre vincoli rigidi e inutili.

78 le componenti principali Ambito di applicazione del manuale e definizioni Modalità di trasmissione e trattamento (eventuale scansione) dei documenti per tipologie Descrizione dei flussi documentali (procedure di acquisizione, assegnazione, spedizione, circolazione) modalità di registrazione e di segnatura organizzazione dell archivio corrente (regole di classificazione/fascicolazione e formazione delle serie, relazioni con la gestione dei procedimenti amministrativi) e di deposito regole di selezione, versamento e conservazione sicurezza (diritti di accesso, protocollo di emergenza) funzioni di interoperabilità, accesso e privacy utilizzo, comunicazione e aggiornamento del manuale

79 le componenti specifiche di un ambiente digitale La gestione della casella di posta elettronica e della posta certificata La conservazione del registro di protocollo informatico (periodicità coerenti con le esigenze della sicurezza, responsabilità distinte) L uso della firma digitale (natura e titolarità, procedure di sicurezza soprattutto con riferimento al controllo degli accessi: identificabilità degli utenti, mantenimento dei file di log, ecc.) Procedure per la conservazione sostitutiva Uso di formati per i documenti in grado di garantire leggibilità nel tempo, interscambiabilità, immutabilità e persistenza e compatibilità con i meccanismi di firma (html, xml, pdf-a.tiff, txt)

80 linee guida nazionali: il progetto della Scuola superiore della p.a. Il riconoscimento dell autonomia delle amministrazioni nella definizione dei propri criteri organizzativi e regolamentari non esclude la necessità di una struttura comune degli interventi regolamentari per la gestione documentaria ( e l opportunità di linee guida per lo sviluppo di strumenti nuovi

81 LA FORMAZIONE E indispensabile all interno dell amministrazione la presenza di personale in grado di: formare il sistema documentario in ambiente digitale dialogare con gli specialisti di altre discipline seguire l evoluzione tecnologica 81

82 GRAZIE PER L ATTENZIONE monicagrossi@tiscali.it 82