V. Il manuale di gestione

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1 V. Il manuale di gestione Seminario ANAI-ASL RMF Civitavecchia Bracciano, Ospedale Padre Pio 13 giugno 2011 Silvia Trani Parte del materiale didattico a cura della Prof.ssa Mariella Guercio

2 Temi riflessioni introduttive: ruolo e funzione del manuale di gestione riferimenti normativi linee guida per la stesura

3 riflessioni introduttive: ruolo e funzione del manuale di gestione

4 la regolamentazione delle procedure interne Gli aspetti organizzativi sono cruciali per governare sistemi informativi documentari sempre più complessi. In particolare si richiedono: responsabilità definite regolamentazione diffusa delle procedure. Sono necessari strumenti generali che descrivano la politica documentaria, stabiliscano modalità di coordinamento interno: manuali di gestione e manuali operativi per la sicurezza

5 la regolamentazione del sistema documentario Costituisce uno strumento di orientamento e di guida che assicura controllo, completezza e qualità di procedure sempre più complesse e per natura instabili È uno strumento in grado di accompagnare con continuità e consapevolezza il cambiamento in corso nei modelli di comunicazione e nei contenuti del sistema informativo interno ed esterno alle amministrazioni e alle imprese Richiede la capacità di coniugare secondo una logica comune le esigenze delle diverse strutture di un amministrazione

6 il manuale nella normativa E l insieme delle norme, direttive, procedure interne che: stabiliscono le modalità concrete di formazione, utilizzo e conservazione dei documenti definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative del soggetto produttore forniscono le informazioni necessarie a un efficiente trattamento dei documenti

7 finalità del manuale descrivere il sistema di gestione e conservazione dei documenti fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio documentario individuare livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d'insieme, dal protocollo all'archivio storico. Una volta reso pubblico, secondo quanto previsto dalla normativa, esso potrà anche servire al cittadinocliente come primo livello di Carta dei servizi, un primo e significativo passo verso la certificazione di qualità del servizio

8 strumento per assicurare adeguati livelli di servizio del sistema documentario Definizione di parametri e valori di soglia in relazione a: continuità del Servizio: disponibilità del servizio protocollo informatico nelle 24 ore: 100% dal lunedi al venerdi. tempo di Ripristino: nel 99% dei casi di blocco, il servizio protocollo informatico deve ripartire entro 24 ore dal fermo; nell 1% dei casi di blocco, il servizio protocollo informatico deve ripartire entro 48 ore dal fermo. tempestività di comunicazione: in caso d anomalia o malfunzionamento del Servizio Protocollo, il fornitore è tenuto a comunicare, dal momento in cui l anomalia è accertata, al Responsabile del Servizio di Sede Centrale il problema riscontrato, la comunicazione può avvenire, anche tramite , entro 2 ore. periodo d osservazione: durante le 24 ore giornaliere dal lunedì al venerdì. oeriodo di rendicontazione: 1 mese, solare, consecutivo. Il fornitore deve garantire su tutte le postazioni di protocollazione i tempi di lavoro indicati nelle tabelle con riferimento ai tempi protocollazione documento in arrivo e in partenza,

9 Favorisce: vantaggi del manuale la normalizzazione delle procedure e il trattamento sistematico di criticità generalmente sottovalutate la coerenza e l uniformità dei prodotti documentari l adesione del personale alle politiche di gestione del sistema informativo documentario Deve essere uno strumento flessibile e aggiornato, in grado di promuovere la condivisione e l interoperabilità senza imporre vincoli rigidi e inutili.

10 le componenti principali Ambito di applicazione del manuale e definizioni Modalità di trasmissione e trattamento (eventuale scansione) dei documenti per tipologie Descrizione dei flussi documentali (procedure di acquisizione, assegnazione, spedizione, circolazione) modalità di registrazione e di segnatura organizzazione dell archivio corrente (regole di classificazione/fascicolazione e formazione delle serie, relazioni con la gestione dei procedimenti amministrativi) e di deposito regole di selezione, versamento e conservazione sicurezza (diritti di accesso, protocollo di emergenza) funzioni di interoperabilità, accesso e privacy utilizzo, comunicazione e aggiornamento del manuale

11 le difficoltà Non esiste uno schema unico né definitivo: modelli diversi per strutture organizzative di diversa complessità E complesso predisporre uno strumento di facile e immediata comunicazione che utilizzi una terminologia chiara e corretta Alto rischio di ripetizioni e ridondanza Gli schemi generali esistenti mancano di verifiche sperimentali nei settori innovativi I modelli realizzati sono legati a situazioni organizzative definite

12 i requisiti Il manuale richiede il diretto intervento (e quindi l assunzione di responsabilità) delle strutture interne dell ente E condizione essenziale la presenza (costante) di professionalità tecniche anche per assicurare un requisito essenziale: l aggiornamento

13 le criticità Necessità di una terminologia coerente e chiara Concretezza e semplicità Valutazione concreta dei diversi modelli organizzativi adottati e del loro impatto in tutte le fasi di lavoro Verifica della fattibilità delle scelte operate (soprattutto quelle di natura operativa relative alla individuazione di una o più AOO, di una rete di referenti)

14 considerazioni operative È uno strumento destinato ad avere un ruolo crescente e vitale per gestire i sistemi ibridi e, in particolare, i documenti elettronici Richiede l integrazione con allegati di qualità finalizzati a guidare gli operatori e gli utenti nell uso dei documenti (es. piani di fascicolazione, regole per la sicurezza e gli accessi, documenti per il flusso informativo e gestionale e il controllo dei procedimenti, regole per l inserimento di anagrafiche, ecc.) Un modello efficiente prevede una struttura leggera arricchita da allegati specifici e collegata alla operatività dei sistemi informatici utilizzati

15 Alcuni nodi critici: le registrazioni particolari Dal Manuale di gestione dell ACI ( Fax o che non attivino procedimenti amministrativi Non sono soggetti a registrazione di protocollo i documenti di natura contabile prodotti ed emessi dall Ente con numerazione progressiva in serie precostituite (es. mandati di pagamento, fatture, buoni d ordine o simili). Certificati Medici: per i certificati medici, inviati dal dipendente alla Segreteria di Direzione o al protocollo generale, verranno acquisiti solamente i seguenti dati: mittente e oggetto (certificato medico),

16 Alcuni nodi critici: la formazione, trasmissione e conservazione di documenti informatici L uso della firma digitale (natura e titolarità, procedure di sicurezza soprattutto con riferimento al controllo degli accessi: identificabilità degli utenti, mantenimento dei file di log, ecc.) Procedure per la riproduzione sostitutiva La gestione della casella di posta elettronica e della posta certificata La conservazione del registro di protocollo informatico (periodicità coerenti con le esigenze della sicurezza, responsabilità distinte) Uso di formati per i documenti in grado di garantire leggibilità nel tempo, interscambiabilità, immutabilità e persistenza e compatibilità con i meccanismi di firma (html, xml, pdf-a.tiff, txt)

17 Alcuni nodi critici: la gestione dei flussi e la formazione degli archivi Definizione dei modelli organizzativi per le diverse attività del sistema documentario (es. protocollazione decentrata in uscita e accentrata in arrivo?) Gestione e tenuta degli archivi cartacei e ibridi Gestione della fascicolazione condivisa

18 Riferimenti bibliografici e siti web Manuale predisposto dal Cnipa per il protocollo in ASP IT/La_Documentazione/Pubblicazioni/Quaderni/ S. Pigliapoco, Manuale di gestione (Maggioli) Materiali della Scuola superiore (schema e manuale del Ministero della giustizia): (lo schema deve essere integrato dall analisi delle linee guida per la gestione documentaria) esempi pubblicati sul sito del Cnipa dedicato al protocollo (

19 Riferimenti normativi

20 dpcm 31 ott (regole tecniche protocollo informatico) (1) - art. 3 (obiettivi di adeguamento delle PPAA) 1. le PPAA di cui al dlgs 29/93 (raz. organ.aapp e revisione disc. pub. impiego, oggi sostituito da dlgs 165/2001: tutte le amministrazioni dello Stato, compresi istituti e scuole di ogni ordine e grado e istituzioni educative, aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, Regioni, Province, Comuni, Comunità montane e loro consorzi e associazioni, istituzioni universitarie, Istituti autonomi case popolari, Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, amministrazioni, aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale) perseguono i seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo e funzionale:

21 dpcm 31 ott (regole tecniche protocollo informatico) (2) a) individuazione delle aree organizzative omogenee (AOO) e dei relativi uffici di riferimento b) nomina del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi, e nomina di un suo vicario per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo e su proposta del medesimo c) adozione, dopo la nomina del responsabile e sulla sua proposta, del manuale di gestione d) definizione, su indicazione del responsabile del servizio, dei tempi, modalità e misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal dpr 428/1998 (oggi sostituito da dpr 445/2000)

22 dpcm 31 ott (regole tecniche protocollo informatico) (3) - art. 4 (obiettivi e compiti particolari del responsabile) 1. le PPAA di cui al dlgs 29/93 (oggi dlgs 165/2001) provvedono a definire le attribuzioni del responsabile del servizio in modo da assicurargli, in particolare, il compito di: a) predisporre lo schema del manuale di gestione (mdg) b) proporre tempi, modalità e misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal dpr 428/1998 (oggi dpr 445/2000) c) predisporre il piano di sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso, conservazione dei documenti informatici d intesa con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati e con il responsabile della sicurezza dei dati personali

23 dpcm 31 ott (regole tecniche protocollo informatico) (4) - art. 5 (mdg) 1. il mdg descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio 2. nel mdg sono riportati, in particolare: a) la pianificazione, modalità e misure finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal dpr 428/1998 (oggi dpr 445/2000) b) il piano di sicurezza dei documenti informatici c) le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all interno e all esterno dell AOO

24 dpcm 31 ott (regole tecniche protocollo informatico) (5) d) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni e) l indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso AOO della stessa amministrazione e/o verso altre amministrazioni f) l indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all interno della stessa AOO g) l elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo h) l elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento

25 dpcm 31 ott (regole tecniche protocollo informatico) (6) i) il sistema di classificazione, con l indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, anche con riferimento all uso dei supporti sostitutivi l) le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e, in particolare, l indicazione delle soluzioni tecnologiche e organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l operazione di segnatura, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell ambito di ogni sessione di attività di registrazione m) la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico con particolare riferimento alle modalità di utilizzo

26 dpcm 31 ott (regole tecniche protocollo informatico) (7) n) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso ed esterno alle informazione documentali o) le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente 3. il mdg è reso pubblico dalle PPAA secondo le modalità previste dai singoli ordinamenti; esso può altresì essere reso accessibile al pubblico per via telematica ovvero su supporto informatico o cartaceo

27 Linee guida per la stesura

28 Premessa (1) 1. le regole e le procedure riportate sul mdg dovranno essere definite a conclusione delle attività preliminari di: - rilevazione e analisi dei processi produttivi interni all Amministrazione connesse con la gestione dei documenti - ridisegno dei processi produttivi interni all Amministrazione connesse con la gestione dei documenti (definizione delle linee strategiche di gestione del sistema archivistico e delle procedure ad esso collegate; introduzione di un sistema di classificazione e di un piano di conservazione; migrazione dei documenti dal supporto cartaceo al supporto informatico; ecc.)

29 Premessa (2) 2. sulla base: - funzionalità del prodotto di protocollo informatico (PdP), cioè l applicativo sviluppato/acquisito dalla AOO per implementare il servizio di protocollo informatico - risultati raggiunti dall analisi dei rischi - politiche di sicurezza adottate/ piano di sicurezza predisposto

30 Premessa (3) 3. inoltre, nella fase di analisi dei processi, occorre distinguere il sistema informativo per la gestione del protocollo informatico e gestione documentale da quello informatico per la stessa finalità (quest ultimo rappresenta il mezzo e non il fine per gestire l insieme integrato di dati, di funzioni, di tecnologie, di procedure e di documenti)

31 Attività preliminari (1) Ad esempio 1. individuazione e istituzione della AOO considerando che: - una AOO è definita come un insieme di uffici organizzativi di riferimento (UOR), cioè un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e competenze, di funzione amministrativa assegnata, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato - gli UOR raggruppano più uffici utenti (UU), cioè uffici dell AOO che utilizza i servizi messi a disposizione e caratterizzati dalle stesse competenze

32 Attività preliminari (2) - per l individuazione della/delle AOO, all art. 50, comma 5 del dpr 445/2000: Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore del testo unico presso le direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto (e di conseguenza sono organizzate su più AOO)

33 Attività preliminari (3) - prima di procedere alla individuazione della AOO è opportuno effettuare l analisi dei processi per la loro semplificazione; tale attività di riorganizzazione dell amministrazione è fondamentale, perché consente di limitare/ottimizzare le funzioni ed il numero delle unità organizzative di registrazione di protocollo (UOP) e degli UOR in modo da: a) ridurre il numero e la frammentazione dei registri di protocollo b) ottimizzare i procedimenti, i processi e l accesso ai medesimi c) definire le metriche della prestazione complessiva di processo d) dare consistenza all intero sistema di archiviazione

34 Attività preliminari (4) 2. individuazione e istituzione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione del protocollo (UOP) all interno di ciascuna AOO 3. pubblicazione dell AOO sull indice PA 4. pubblicazione dell UOP sull indice PA 5. istituzione in ogni AOO del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: a) il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa AOO b) compiti del servizio sono: - attribuire il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni

35 Attività preliminari (5) - garantire che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della vigente normativa - garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo - curare che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie al fine di rendere possibile il ripristino delle stesse nel più breve tempo possibile e, comunque entro ventiquattro ore dal blocco delle attività - conservare le copie del registro di protocollo informatico quotidianamente prodotte, in luoghi sicuri differenti da quelli di produzione

36 Attività preliminari (6) 6. individuazione delle figure responsabili dei servizi interni alla AOO: a) responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi b) responsabile della conservazione delle copie di riserva del registro di protocollo 7. fornitura degli strumenti per la firma digitale ai rappresentanti della AOO 8. definizione regole/procedure per la tutela dei dati personali 9. attivazione delle caselle di posta elettronica

37 Attività preliminari (7) 10. predisposizione del piano di classificazione 11. predisposizione del piano di conservazione 12. Attività di formazione del personale

38 Un esempio di articolazione lo schema CNIPA

39 1. Principi generali (1) 1.1. Premessa riferimenti normativi principali obiettivo del mdg destinatari del mdg (diffusione interna ed esterna) cosa disciplina il mdg (migrazione flussi cartacei verso quelli digitali o, in via transitoria, flussi cartacei in rapporto al protocollo informatico; livelli di esecuzione, responsabilità e metodi di controllo dei processi e delle azioni amministrative; uso piano di classificazione e piano di classificazione; modalità di accesso alle informazioni)

40 1. Principi generali (2) 1.2. Ambito di applicazione del manuale norma/norme di riferimento per l adozione cosa descrive denominazione AOO a cui si riferisce data di adozione 1.3. Definizioni e norme di riferimento identificativo sintetico delle norme citate nel mdg acronimi utilizzati nel mdg L elenco completo delle norme e dei regolamenti è riportato in apposito allegato

41 1. Principi generali (3) 1.4. Aree organizzative omogenee e modelli organizzativi tipo di modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti Le informazioni sulla AOO e sulle sue articolazioni (denominazioni, codici identificativi, compiti) sono riportate in apposito allegato 1.5. Servizio per la gestione informatica del protocollo denominazione Servizio, dipendenza gerarchica e riferimento atto di istituzione nome del responsabile del Servizio e riferimento atto di nomina compiti del Servizio L atto che istituisce il Servizio e nomina il responsabile è riportato in apposito allegato

42 1. Principi generali (4) 1.6. Conservazione delle copie di riserva responsabilità della conservazione delle copie di riserva del contenuto del registro informatico di protocollo a) L atto di nomina del responsabile della conservazione delle copie di riserva è riportato in apposito allegato b) Le procedure di riversamento e custodia delle copie sono illustrate nel piano di sicurezza del mdg (cfr. cap. 3) 1.7. Firma digitale L elenco delle persone titolari di firma digitale e delle deleghe per la sottoscrizione di documenti digitali è riportato in apposito allegato

43 1. Principi generali (5) 1.8. Tutela dei dati personali impostazione generale per la tutela dei dati personali Le regole e le modalità operative per la tutela dei dati personali sono illustrate nel piano di sicurezza del mdg (cfr. cap. 3) 1.9. Caselle di posta elettronica casella di posta elettronica certificata istituzionale dell AOO per la corrispondenza in ingresso e in uscita pubblicazione della casella di posta elettronica certificata sull indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) casella di posta elettronica anche di tipo tradizionale interna l amministrazione deve dotare tutti i propri dipendenti di una casella di posta elettronica

44 1. Principi generali (6) Sistema di classificazione dei documenti definizione e caratteristiche del piano di classificazione Il contenuto del piano di classificazione e le regole per il suo utilizzo sono illustrate in apposito capitolo del mdg (cfr. cap. 9) Formazione finalità formazione aree di interesse della formazione Le iniziative formative sono riportate in apposito allegato Accreditamento dell amministrazione/aoo all IPA finalità della casella di posta elettronica certificata istituzionale modalità per l accreditamento presso l IPA

45 1. Principi generali (7) Accreditamento dell amministrazione/aoo all IPA finalità della casella di posta elettronica certificata istituzionale modalità per l accreditamento presso l IPA Procedure integrative di conservazione sostitutiva

46 2. Eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico Nel capitolo vengono illustrate la pianificazione, le modalità e le tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico 2.1. Piano di attuazione obbligo di eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico attività preliminari da svolgere per eliminare i protocolli diversi dal protocollo informatico (censimento protocolli esistenti; analisi livelli di automazione; definizione degli interventi organizzativi, procedurali e tecnici da effettuare per adottare il protocollo informatico; valutazione tempi di sostituzione; stima costi derivanti)

47 3. Piano di sicurezza (1) Nel capitolo vengono illustrate le misure di sicurezza adottate per la formazione, la gestione, la trasmissione, l interscambio, l accesso e la conservazione dei documenti informatici, anche in relazione alle norme sulla protezione dei dati personali 3.1. Obiettivo del piano di sicurezza 3.2. Generalità modalità seguite per l elaborazione del piano di sicurezza struttura e contenuto del piano di sicurezza periodicità revisione del piano di sicurezza

48 3. Piano di sicurezza (2) 3.3. Formazione dei documenti - Aspetti di sicurezza 3.4. Gestione dei documenti informatici Componente organizzativa della sicurezza Componente fisica della sicurezza Componente logica della sicurezza Componente infrastrutturale della sicurezza Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza

49 3. Piano di sicurezza (3) 3.5. Trasmissione e interscambio dei documenti informatici All esterno della AOO (interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico) All interno della AOO 3.6. Accesso ai documenti informatici Utenti interni alla AOO Accesso al registro di protocollo per utenti interni alla AOO Utenti esterni alla AOO - Altre AOO / Amministrazioni Utenti esterni alla AOO - Privati

50 3. Piano di sicurezza (4) 3.7. Conservazione dei documenti informatici Servizio archivistico Servizio di conservazione sostitutiva Conservazione dei documenti informatici e delle registrazioni di protocollo Conservazione delle registrazioni di sicurezza Riutilizzo e dismissione dei supporti rimovibili 3.8. Politiche di sicurezza adottate dalla AOO finalità delle politiche di sicurezza procedure sanzionatorie perfezionamento, verifica, divulgazione delle politiche di sicurezza

51 4. Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti (1) Nel capitolo vengono illustrate le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all interno ed all esterno dell AOO definizione documento tipologie di documento in relazione al processo di gestione documentale (ricevuto; inviato; interno formale; interno informale) tipologie di documento in termini tecnologici (informatico; analogico)

52 4. Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti (2) 4.1. Documento ricevuto analisi dei diversi mezzi e modalità utilizzate dal mittente 4.2. Documento inviato modalità e strumenti per l invio 4.3. Documento interno formale caratteristiche (firma digitale e protocollazione) modalità e strumenti per lo scambio 4.4. Documento interno informale caratteristiche modalità e strumenti per lo scambio

53 4. Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti (3) 4.5. Il documento informatico definizione 4.6. Il documento analogico - cartaceo definizione 4.7. Formazione dei documenti - Aspetti operativi modalità e strumenti per la produzione elementi/informazioni del documento 4.8. Sottoscrizione di documenti informatici

54 4. Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti (4) 4.9. Requisiti degli strumenti informatici di scambio garantire l interoperabilità garantire i requisiti minimi di sicurezza (integrità messaggio; riservatezza messaggio; non ripudio del messaggio; automazione processi di protocollazione e di smistamento all interno dell AOO; certificazione avvenuto inoltro e ricezione; interoperabilità sistemi informativi pubblici; ecc.) Firma digitale finalità utilizzo verifica di validità

55 4. Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti (5) Verifica delle firme con il prodotto di protocollo informatico (PdP) operazioni previste dal PdP per la verifica della firma digitale Uso della posta elettronica certificata

56 5. Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti (1) Nel capitolo viene descritto il flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di registrazione 5.1. Generalità descrizione dei flussi di lavorazione dei documenti ricevuti dalla AOO, dall esterno o anche dall interno se destinati ad essere ritrasmessi in modo formale in seno alla AOO descrizione dei flussi di lavorazione dei documenti inviati dalla AOO, all esterno o anche all interno della AOO in modo formale

57 5. Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti (2) 5.2. Flusso dei documenti ricevuti dalla AOO diagramma flussi Provenienza esterna dei documenti Provenienza di documenti interni formali Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica non istituzionale Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili

58 5. Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti (3) Ricezione di documenti cartacei a mezzo di posta convenzionale Documenti cartacei ricevuti a mezzo di posta convenzionale e tutela dei dati personali Errata ricezione di documenti digitali Errata ricezione di documenti cartacei Attività di protocollazione dei documenti Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei

59 5. Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti (4) Conservazione dei documenti informatici Conservazione delle rappresentazioni digitali di documenti cartacei Classificazione, assegnazione e presa in carico dei documenti Conservazione dei documenti nell archivio corrente Conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente

60 5. Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti (5) 5.3. Flusso dei documenti inviati dalla AOO diagramma Sorgente interna dei documenti Verifica formale dei documenti Registratura di protocollo e segnatura Trasmissione di documenti informatici Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta Affrancatura dei documenti in partenza Conteggi spedizione corrispondenza

61 5. Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti (6) Documenti in partenza per posta convenzionale con più destinatari Trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo

62 6. Regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti (1) Nel capitolo vengono riportate le regole di smistamento e assegnazione dei documenti ricevuti 6.1. Regole disponibili con il PdP definizione dell attività di smistamento descrizione del flusso (smistamento, assegnazione e presa in carico) dei documenti registrati Gli uffici organizzativi di riferimento (UOR) destinatari dello smistamento e autorizzati all assegnazione dei documenti ricevuti dall AOO e protocollati dalle unità organizzative di registrazione di protocollo (UOP) sono riportati in apposito allegato

63 6. Regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti (2) 6.2. Corrispondenza di particolare rilevanza regole smistamento di documenti di particolare rilevanza (ad es. visione preventiva) 6.3. Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale regole assegnazione 6.3. Assegnazione dei documenti ricevuti in formato cartaceo regole per l eventuale acquisizione in formato immagine regole assegnazione

64 6. Regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti (3) 6.4. Modifica delle assegnazioni regole in caso di assegnazione errata di documenti smistamento di documenti di particolare rilevanza (visione preventiva)

65 7. UO responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e di tenuta dei documenti (1) Nel capitolo vengono individuate/indicate le unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e di tenuta dei documenti all interno della AOO a) L elenco delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo (UOP), definite/determinate dal modello organizzativo adottato dalla AOO (cfr. par. 1.4), sono riportate in apposito allegato b) Per l organizzazione e la tenuta dei documenti sono istituiti, all interno della AOO, il Servizio archivistico ed, eventualmente, il servizio per la conservazione sostitutiva; inoltre, sono definite le strutture dedicate alla conservazione dei documenti c) I citati servizi sono identificati e formalizzati prima di rendere operativo il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

66 7. UO responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e di tenuta dei documenti (2) 7.1. Servizio archivistico denominazione competenze responsabile (ruolo e nominativo) dipendenze gerarchiche L atto che istituisce il servizio e nomina il responsabile è riportato in apposito allegato

67 7. UO responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e di tenuta dei documenti (3) 7.2. Servizio della conservazione elettronica dei documenti denominazione competenze responsabile (ruolo e nominativo) dipendenze gerarchiche L atto che istituisce il servizio e nomina il responsabile è riportato in apposito allegato Archiviazione ottica dei documenti analogici Archiviazione ottica dei documenti digitali

68 8. Elenco dei documenti esclusi dalla protocollazione e dei documenti e dei documenti soggetti a registrazione particolare (1) Nota: tutti i documenti prodotti/ricevuti devono essere comunque soggetti a classificazione, fascicolazione e conservazione (temporanea o permanente) 8.1. Documenti esclusi registrazione obbligatoria per i documenti ricevuti e spediti dalla AOO e tutti i documenti informatici (dpr 445/2000, art. 53, c. 5) esclusi da registrazione di protocollo (dpr 445/2000, art. 53, c. 5): - gazzette ufficiali - bollettini ufficiali e notiziari della PA - note di ricezione circolari e altre disposizioni

69 8. Elenco dei documenti esclusi dalla protocollazione e dei documenti e dei documenti soggetti a registrazione particolare (2) - materiali statistici - atti preparatori interni - giornali - riviste - libri - materiali pubblicitari - inviti a manifestazioni [che non attivino procedimenti amministrativi] - tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare [ad es. fatture, vaglia, assegni]

70 8. Elenco dei documenti esclusi dalla protocollazione e dei documenti e dei documenti soggetti a registrazione particolare (3) - altri documenti esclusi dalla registrazione di protocollo: ad es. il CNIPA propone: - allegati se accompagnati da lettera di trasmissione - offerte o preventivi di terzi non richiesti - biglietti d occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, ecc.) - richieste ferie - richieste permessi - richieste di rimborso spese e missioni L elenco delle tipologie di documenti esclusi dalla registrazione di protocollo è riportato in apposito allegato

71 8. Elenco dei documenti esclusi dalla protocollazione e dei documenti e dei documenti soggetti a registrazione particolare (4) 8.2. Documenti soggetti a registrazione particolare Ad esempio in caso di riservatezza è previsto un registro di protocollo riservato, non disponibile alla consultazione dei soggetti non abilitati (tipologie documentarie individuate da l. 15/2005, dlgs 196/2003, dpr 184/2006) informazioni comunque necessarie: - dati identificativi di ciascun documento (persona fisica o giuridica che adotta il documenti; data; oggetto; ecc.) - numero di repertorio - dati di classificazione e fascicolazione L elenco delle tipologie di documenti soggetti a registrazione particolare è riportato in apposito allegato

72 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (1) Nel capitolo vengono riportati il sistema di classificazione dei documenti, di formazione del fascicolo e di conservazione dell archivio, con l indicazione dei tempi e delle modalità di aggiornamento, dei criteri e delle regole di selezione e scarto della documentazione, anche con riferimento all uso di supporti sostitutivi e di consultazione e movimentazione dei fascicoli predisposizione/verifica/conferma dei piani di classificazione, fascicolazione e conservazione prima dell avvio delle attività di protocollazione informatica e di archiviazione adozione del piano di classificazione e conservazione con atti formali

73 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (2) 9.1. Protezione e conservazione degli archivi pubblici Generalità - finalità del piano di classificazione, del piano di fascicolazione e del piano di conservazione - riferimenti normativi (dpcm 31 ott. 2000; dpr 445/2000) Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici Ad esempio - natura di beni culturali dei documenti e degli archivi - interventi vietati e interventi soggetti ad autorizzazione del MBAC - obblighi - normativa di riferimento (dlgs 42/2004)

74 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (3) 9.2. Titolario o piano di classificazione Titolario [meglio piano di classificazione] - definizione - caratteristiche e struttura - procedure e regole per adozione/aggiornamento/revisione - strumento non retroattivo - introduzione e utilizzo variazione Lo schema del piano di classificazione è riportato in apposito allegato

75 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (4) Classificazione dei documenti - definizione - descrizione attività - applicazione a tutti i documenti - momenti di assegnazione in base al modello organizzativo (ad es. l addetto alla registrazione di protocollo inserisce la voce di primo livelli mentre le voci di dettaglio sono attribuite dall incaricato della trattazione della pratica) - assegnazione del numero di fascicolo ed eventuale sottofascicolo

76 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (5) 9.3. Fascicoli e dossier Nota: a) nel modello CNIPA dossier = aggregazione di più fascicoli che può essere costituita a seguito di esigenze operative dell amministrazione, come ad esempio, dossier riferiti ad un ente o ad una personale che contengono fascicoli relativi a diversi procedimenti che riguardano lo stesso ente o la stessa persona ; b) dossier sinonimo di fascicolo/pratica/affare/ecc Fascicolazione dei documenti - tutti i documenti sono riuniti in fascicoli - ogni documento, dopo la sua classificazione, deve essere inserito nel fascicolo di riferimento - i documenti sono archiviati all interno di ciascun fascicolo o sottofascicolo secondo l ordine cronologico di registrazione

77 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (6) Apertura del fascicolo - indicazione soggetto preposto per apertura del fascicolo - informazioni essenziali da registrare per apertura fascicolo: - indice di classificazione - numero fascicolo - oggetto del fascicolo (in forma standardizzata) - data di apertura - AOO e UOR - collocazione fisica (in caso di fascicoli cartacei) - collocazione logica (in caso di fascicoli informatici) - eventuale livello di riservatezza Il modello di camicia di fascicolo è riportato in apposito allegato

78 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (7) Chiusura del fascicolo - momento di chiusura del fascicolo (termine procedimento / esaurimento affare) - data di chiusura si riferisce alla data dell ultimo documento prodotto - archiviazione del fascicolo rispettando l ordine di classificazione e la data di chiusura

79 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (8) Processo di assegnazione dei fascicoli - verifica esistenza del fascicolo - in caso di esistenza del fascicolo: - individuare/selezionare il fascicolo - collegare la registrazione di protocollo del documento al fascicolo - inviare il documento all UOR cui è assegnata la pratica - in caso di apertura di un nuovo fascicolo (cfr. par )

80 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (9) Modifica delle assegnazioni dei fascicoli - ufficio abilitato all operazione di fascicolazione provvede a corregge le informazioni inserite nel sistema informatico e a inviare il fascicolo all UOR competente - il sistema deve tenere traccia di questi passaggi (identificativo operatore che effettua la modifica, data e ora dell operazione)

81 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (10) Repertorio dei fascicoli - finalità (reperimento fascicoli) - per serie archivistica - nel repertorio sono indicati per ogni fascicolo: - data di apertura / data di chiusura - indice di classificazione - numero (anche del sottofascicolo e inserto) - oggetto (anche del sottofascicolo e inserto) - status (attivo / semi-attivo / da scartare / storico) - modalità di aggiornamento repertorio

82 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (11) Apertura del dossier (informazioni essenziali da inserire per l apertura del dossier) Repertorio dei dossier (finalità; informazioni da riportare; modalità di aggiornamento) 9.4. Serie archivistiche e repertori Serie archivistiche - definizione

83 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (12) Repertori e serie archivistiche - per le serie costituita da tipologie documentarie soggette a registrazione particolare (ad es. verbali, delibere, contratti) L elenco dei repertori è riportato in apposito allegato Versamento [trasferimento] dei fascicoli nell archivio di deposito - normativa di riferimento (drp 445/2000) - periodicità - procedure e modalità - strumenti

84 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (13) Verifica della consistenza del materiale riversato nell archivio di deposito - procedure - strumenti 9.5. Scarto, selezione e riordino dei documenti Operazioni di scarto - normativa di riferimento (dpr 37/2001, dlgs 42/2004) - procedure - strumenti Conservazione del materiale presso la sezione di deposito dell archivio

85 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (14) Versamento dei documenti nell archivio storico - normativa di riferimento (dpr 445/2000, dlgs 42/2004) - procedure - strumenti 9.6. Consultazione e movimentazione dell archivio corrente, di deposito e storico Principi generali - richiesta di consultazione, che può comportare la movimentazione dei fascicoli, può pervenire dall interno della AOO o da utenti esterni all AOO, per scopi giuridicoamministrativi o per scopi storici

86 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (15) Consultazione ai fini giuridico-amministrativi - - normativa di riferimento (l. 15/2006) Consultazione per scopi storici - normativa di riferimento (Codice di deontologia allegato al dlgs 196/2003, dlgs 42/2004) Consultazione da parte di personale esterno all Amministrazione - procedure - orari - servizi a disposizione dell utente Gli esempi di moduli sono riportati in apposito allegato

87 9. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione (16) Consultazione da parte di personale interno all Amministrazione - procedure Schematizzazione del flusso dei documenti all interno del sistema archivistico (diagramma delle attività, norme e responsabilità)

88 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (1) Nel capitolo vengono illustrate le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell ambito di ogni sessione di attività di registrazione Unicità del protocollo informatico in ogni AOO il registro di protocollo è unico la numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo è unica indipendentemente dal modello organizzativo adottato (centralizzato o distribuito delle UOP) la numerazione si chiude al 31 dic. di ogni anno e ricomincia dal 1 gen. dell anno successivo (dpr 445/2000, art. 57)

89 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (2) caratteristiche del numero di protocollo = almeno 7 cifre numeriche (dpr 445/2000, art. 57) il numero di protocollo individua un unico documento operazioni vietate (ad es. non è consentita la protocollazione di un documento già protocollato) finalità e natura del registro di protocollo (atto pubblico) forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti

90 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (3) Registro giornaliero di protocollo definizione = elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno produzione e conservazione per garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il suo contenuto deve essere riversato su supporti di memorizzazione non riscrivibili, conservati in luogo sicuro a cura di un soggetto appositamente nominato dalla AOO (responsabile della conservazione delle copie) identificazione della struttura nell ambito della quale avviene l operazione di versamento identificazione della struttura a cui spetta la conservazione in modalità sicura della copia del registro giornaliero di protocollo

91 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (4) Registrazione di protocollo definizione attività la registrazione è eseguita in un unica operazione elementi obbligatori comuni per ogni tipologia di documento: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile b) data di registrazione di protocollo, generata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile c) mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile

92 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (5) d) destinatario / destinatari del documento, registrato / registrati in forma non modificabile e) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile f) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili

93 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (6) Documenti informatici - ricevuti/trasmessi in modo formale sulla/dalla casella di posta elettronica certificata istituzionale - registrazione di protocollo di un documento informatico sottoscritto con firma digitale è eseguita dopo che l operatore addetto al protocollo ne ha accertata l autenticità, provenienza, integrità e ha verificato la validità della firma - verifica della validità amministrativa della firma in caso di documenti informatici in partenza

94 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (7) Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili) Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo Ad esempio ora e minuto della registrazione luogo di provenienza o di destinazione del documento tipo di documento classificazione mezzo di ricezione/spedizione (ordinaria, corriere, telefax, ecc.) collegamento a documenti precedenti e susseguenti numero degli allegati

95 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (8) riferimenti agli allegati su supporto informatico nominativo dei destinatari delle copie per conoscenza identificativo del RPA termine di conclusione del procedimento amministrativo o di lavorazione del documento livello di sicurezza data di istruzione del fascicolo numero del fascicolo (eventualmente del sottofascicolo e inserto) data di chiusura del fascicolo repertorio dei fascicoli

96 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (9) Elementi facoltativi di interesse del PdP

97 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (10) Segnatura di protocollo dei documenti definizione = apposizione / associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo informazioni minime previste (dpr 445/2000, art. 55) - progressivo di protocollo - data di protocollo - identificativo in forma sintetica dell amministrazione o dell AOO

98 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (11) Documenti informatici - dati della segnatura contenuti in un file conforme alle specifiche XML e compatibile con DTD (struttura e contenuti del file conformi alle disposizioni tecniche vigenti) - informazioni minime, obbligatorie, incluse nella segnatura: - codice identificativo dell amministrazione - codice identificativo dell AOO - numero di protocollo - data di protocollo

99 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (12) - informazioni facoltative da includere nella segnatura: - denominazione dell amministrazione - indice di classificazione - codice identificativo dell UOR a cui il documento è destinato/assegnato o che ha prodotto il documento - numero del fascicolo - inoltre, per i documenti in partenza, possono essere specificate, in via facoltativa: - persona o ufficio destinatario - identificazione degli allegati - informazioni sul procedimento

100 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (13) Documenti cartacei - segnatura di protocollo = apposizione sul documento di un segno grafico - informazioni minime, obbligatorie, incluse nella segnatura: - codice identificativo dell amministrazione - codice identificativo dell AOO - numero di protocollo - data di protocollo

101 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (14) - informazioni facoltative da includere nella segnatura: - denominazione dell amministrazione - indice di classificazione - codice identificativo dell UOR a cui il documento è destinato/assegnato o che ha prodotto il documento - numero del fascicolo - ogni altra informazione utile o necessaria, se disponibile al momento della registrazione di protocollo - il segno grafico di norma è realizzato con etichetta autoadesiva di codice a barre o con timbro tradizionale - l acquisizione dell immagine dei documenti cartacei avviene dopo l operazione di segnatura al fine di acquisire anche l immagine della segnatura

102 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (15) - in caso di acquisizione del documento cartaceo in formato immagine, il segno della segnatura di protocollo è apposto sulla prima pagina dell originale; in caso contrario il segno è apposto sul recto della prima pagina dell originale Il segno adottato dall AOO deve essere riportato in apposito allegato

103 10. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (16) Annullamento delle registrazioni di protocollo riferimenti normativi (dpr 445/2000, art. 54) la necessità di modificare anche un solo campo tra quelli obbligatori della registrazione di protocollo registrati in forma non modificabile, comporta l annullamento dell intera registrazione di protocollo l annullamento di una registrazione di protocollo deve essere richiesto con specifica nota motivata e indirizzata al RSP le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullata devono rimanere memorizzate nel registro di protocollo informatico