Il sistema di gestione informatica dei documenti e il manuale di gestione. Mauro Livraga

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1 Il sistema di gestione informatica dei documenti e il manuale di gestione Mauro Livraga

2 Sistema di gestione dei documenti Linee generali: Il sistema comporta la totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione e utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti e atti, art. 51, comma 2, dpr 445/00. Allo stato attuale si configura come un sistema ibrido. 01/01/ /01/2014 (?) È ultimamente normato anche dal CAD e da altre norme a cura di Mauro Livraga 2

3 Non solo carta a cura di Mauro Livraga 3

4 Sistema di gestione dei documenti 2 Nel sistema della gestione documentale della PP.AA., assume particolare rilevanza il fenomeno della produzione di norme, regolamenti, direttive, circolari, ecc., non sempre coordinata, da parte dello Stato ma anche delle autonomie locali. L adozione di regole precise e l utilizzo di standard in grado di garantire l interoperabilità dei sistemi informativi in uso presso le diverse istituzioni e l impiego di tecnologie ipertestuali e di sistemi di workflow, i modelli organizzativi adottati costituiscono parte delle soluzioni alla criticità prima rappresentata. La formazione del personale e la diffusione della cultura digitale sono parte della soluzione a cura di Mauro Livraga 4

5 Sistema di gestione dei documenti 3 Per garantire una gestione documentale affidabile e accurata bisogna disporre (creare) sistemi documentari aperti, di facile e rapido accesso, i cui contenuti siano accurati e completi, affidabili e autentici e, soprattutto, sempre disponibili al controllo da parte dei cittadini (Guercio) a cura di Mauro Livraga 5

6 Sistema di gestione dei documenti 4 Prevede: Gestione automatizzate dei procedimenti amministrativi; Progressiva riorganizzazione delle procedure amministrative. Consente: rapida acquisizione delle informazioni relative a: fascicolo, procedimento, responsabile, gestione fasi procedimento, informazioni singolo procedimento, informazioni statistiche, ecc a cura di Mauro Livraga 6

7 Il protocollo informatico 4.1 Il sistema di protocollo informatico non è la riproduzione informatizzata del registro cartaceo, ma un insieme integrato e coordinato di azioni relative alla produzione, gestione e conservazione dei documenti cartacei e informatici di un ente pubblico. Il solo registro di protocollo informatico non è sufficiente per creare un sistema di gestione, che deve essere integrato con un gestionale documentale a cura di Mauro Livraga 7

8 Il protocollo informatico 4.2 Il sistema deve essere unico e interoperativo. Deve prevedere un piano di sviluppo e aggiornamento. Regole. Sicurezza informatica. Privacy. Accessibilità. Consultabilità. Trasparenza e pubblicità dei dati e documenti. Continuità operativa e D.R. Conservazione a norma. Varie responsabilità/responsabilità diffuse a cura di Mauro Livraga 8

9 Gli strumenti Gli strumenti archivistici: titolario, prontuario, massimario, manuale di gestione ecc. Gli strumenti informatici: PE, PEC, gestionali, altri strumenti. I responsabili. Le regole a cura di Mauro Livraga 9

10 Continuità operativa Articolo 50 bis 1 In relazione ai nuovi scenari di rischio, alla crescente complessità dell attività istituzionale caratterizzata da un intenso utilizzo della tecnologia dell informazione, le PP. AA. Predispongono piani di emergenza in grado di assicurare la continuità delle operazioni indispensabili per il servizio e il ritorno alla normale operatività. A tali fini le PP. AA definiscono: il piano di continuità operativa e il piano di disaster recovery. Tutta la PP. AA compresi gli istituti scolastici. In caso di perdita di dati la responsabilità ricade sull ente a cura di Mauro Livraga 10

11 Continuità operativa Un efficace e efficiente piano di continuità operativa deve essere messo in relazione con la conoscenza che l organizzazione ha di se stessa e con la sua missione. Consente di ri-strutturare il proprio funzionamento. Continuità per l intera organizzazione e non solo per la documentazione. Obbligo studio di fattibilità con parere agenzia. No approccio standard a cura di Mauro Livraga 11

12 Trasparenza e pubblicità dei dati e documenti dlgs. 33/13 Accessibilità totale delle informazioni concernenti l'organizzazione e l'attività delle PP. AA. Impatto sulla gestione documentale delle PP. AA. Il responsabile della trasparenza. Dati personali, sensibili e giudiziari. Possibilità di pubblicare altri documenti e dati da quelli previsti dalla legge. Accesso civico a cura di Mauro Livraga 12

13 Trasparenza e pubblicità dei dati e documenti dlgs. 33/13 Qualità delle informazioni: integrità, aggiornamento, completezza, tempestività, conformità agli originali. Consultabilità, comprensività e accesso. Vietati i filtri in Amministrazione trasparente (differenza con albo pretorio). Procedimenti amministrativi. Moduli e formulari. Pagamenti informatici. Open data a cura di Mauro Livraga 13

14 Dematerializzazione 5 Dematerializzare Digitalizzare Decertificare 2013 a cura di Mauro Livraga 14

15 Dematerializzazione 5.1 Dematerializzare equivale a non produrre documenti cartacei: 1 sostituendo i supporti scrittori e di conservazione cartacei con quelli digitali; 2 riprogettando i sistemi documentari classici con quelli informatici a cura di Mauro Livraga 15

16 Dematerializzazione 5.2 Dematerializzare è possibile attraverso due distinti approcci: 1) informatizzare/eliminare la carta; 2) evitare di produrre carta a cura di Mauro Livraga 16

17 Dematerializzazione 5.3 Evitare di produrre carta: - privacy e sicurezza informatica; - form intelligenti su web; - pubblicità legale on line; - sportelli e procedimenti on line; - trasparenza e accessibilità a cura di Mauro Livraga 17

18 Dematerializzazione 5.4 Evitare di produrre carta: - sportelli e procedimenti on line: - informazioni di carattere generale: , portali informativi libero accesso, sms, ; - form (formulari) online: aree riservate a registrazione; - istanze on line: PEC, autenticazione informatica, firma digitale, FEA, ; - pagamenti elettronici a cura di Mauro Livraga 18

19 Conservazione 6 Conservazione Documentazione analogica Il nodo ancora non risolto della conservazione digitale 2013 a cura di Mauro Livraga 19

20 Conservazione 6.1 Le procedure di gestione e conservazione dei documenti previste per la pubblica amministrazione devono essere garantite, e risultare vincolanti, anche nel caso di affidamento a terzi -outsourcing analogico/informatico/di conservazione- sia pubblici che privati, con diretta responsabilità dell affidatario secondo quanto pattuito nel contratto. In particolare si deve: 1) contrattualizzare ogni tipo di servizio richiesto o offerto: mettere nero su bianco tutti gli impegni verbali; 2) assicurarsi che non si possano gestire i dati al di fuori delle attività contrattualizzate e senza autorizzazione da parte del fruitore del servizio: definire accuratamente la gestione della privacy; 3) contrattualizzare senza ombra di dubbio chi ha la proprietà dei dati e dei documenti; 4) contrattualizzzare l obbligo alla continuità operativa da parte del gestore; 5) definire in modo inequivoco la gestione del fine contratto, in particolare le garanzie che le eventuali copie, prodotte dal gestore/conservatore, vengano distrutte; 6) richiedere l autorizzazione da parte della competente Soprintendenza archivistica per l affidamento a terzi dell archivio informatico o parte di esso; 7) specificare chiaramente il foro competente per la discussione di eventuali controversie a cura di Mauro Livraga 20

21 Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00 7 Il manuale descrive il sistema di organizzazione e di conservazione dei documenti e fornisce istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione documentale. Ogni amministrazione è chiamata a rivedere, rivalutare, riorganizzare il proprio sistema documentario a cura di Mauro Livraga 21

22 Il Manuale di gestione 7 Importanza dei modelli di manuale per tipologia di ente che servono da base: Comune, comunità montana ecc. Il manuale è flessibile si deve adattare alle specifiche realtà operative e ai loro cambiamenti a cura di Mauro Livraga 22

23 Il Manuale di gestione 7 Il manuale è una componente necessaria di un sistema archivistico, anche il più piccolo e meno strutturato. Descrive in modo dettagliato, non tecnico, l intero sistema di gestione documentario (Allegati). Il manuale è per tutti a cura di Mauro Livraga 23

24 Il Manuale di gestione 7 Tutta la documentazione E tutte le procedure gestionali analogiche/digitali 2013 a cura di Mauro Livraga 24

25 Il Manuale di gestione 7 Il vantaggio maggiore deriva dalla standardizzazione delle prassi e procedure. Elimina duplicazioni e interferenze (Procedimenti amministrativi). Revisione periodica del Manuale. Deve essere flessibile e facilmente aggiornabile (Allegati) a cura di Mauro Livraga 25

26 Il Manuale di gestione 7 Autorizzazione ufficiale dei massimi livelli direttivi (Giunta, ecc.). Gli utenti del manuale devono avere una comprensione adeguata del sistema di gestione documentale. Formazione del personale a cura di Mauro Livraga 26

27 Il Manuale di gestione 7 Responsabile del Servizio archivistico (dpcm 31/10/2000, dpr 445/2000 Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi): - predispone lo schema del manuale, - predispone il piano della sicurezza informatica d intesa con il responsabile dei sistemi informativi, vedi anche continuità operativa a cura di Mauro Livraga 27

28 Il Manuale di gestione 7 L'affidabilità del sistema documentario descritto nel manuale dipende anche dalla pianificazione della sicurezza delle risoese digitali: formazione, gestione, trasmissione, interscamnbio, accesso, consultazione, integrità, leggibilità, privacy, backup e conservazione a cura di Mauro Livraga 28

29 Il Manuale di gestione 7 Il manuale deve dire ciò che fate, non quello che vorreste fare; pertanto il modello che adottate è uno strumento di lavoro e deve essere adeguato alla vostra realtà, non deve essere copiato a cura di Mauro Livraga 29