ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL ARCHIVIO

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1 ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL ARCHIVIO

2 Records management ottimale

3 Il fascicolo: individuazione, gestione e tenuta (1/3) La fascicolazione è l'attività di riconduzione logica e, nel caso di documenti cartacei, anche fisica di un documento all'interno dell'unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere vivo il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica relativa. Insieme alla classificazione, la fascicolazione favorisce la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall'amministrazione nel corso della propria attività.

4 Il fascicolo: individuazione, gestione e tenuta (2/3) Il fascicolo deve essere individuato: da una classificazione logica (procedimento amministrativo o affare) da una classificazione fisica all interno dell archivio (che si rispecchia nel repertorio dei fascicoli). Sulla copertina del fascicolo vanno usati dei segni convenzionali: l anno va separato da un trattino - ; il titolo va separato dalla classe da una barra / ; la classe va separata dal fascicolo da un punto. ; l oggetto va scritto tra virgolette caporali. Es VII/1.14 «Concorso a tempo indeterminato per personale amministrativo di categoria C»

5 Il fascicolo: individuazione, gestione e tenuta (3/3) La gestione e la tenuta del fascicolo cartaceo è affidata al RPA, il quale detiene tutti i documenti originali che afferiscono al fascicolo stesso. Questi chiuderà il fascicolo al 31/12 o nel momento in cui l affare risulterà esaurito. Il fascicolo verrà trasmesso al Responsabile dell Ufficio Protocollo il quale, potrà attivare le procedure di conservazione sostitutiva o trasmettere direttamente il fascicolo fisico all archivio di deposito.

6 Il repertorio dei fascicoli Elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all interno di ciascuna classe dal 1 gennaio al 31 dicembre di ogni anno. Nel repertorio sono riportati i seguenti elementi: anno d istruzione classificazione completa (titolo e classe) numero di fascicolo (ed eventuali altre partizioni) data e anno di chiusura oggetto del fascicolo (ed eventualmente l oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.) annotazione del passaggio all archivio storico o, in alternativa, l avvenuto scarto.

7 Il fascicolo si distingue in 5 tipologie Fascicolo di affare Fascicolo di attività Fascicolo di procedimento amministrativo Fascicolo di persona fisica Fascicolo di persona giuridica

8 Il fascicolo di affare Il fascicolo di affare conserva i documenti relativi ad una competenza non procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è previsto l adozione di un provvedimento finale. Es I/5.23 «Gruppo di lavoro sul sistema informativo»

9 Il fascicolo di attività Il fascicolo di attività conserva i documenti relativi ad una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento di banche dati e per la quale, non è previsto l adozione di un provvedimento finale. Es V/1.14 «Richieste dei bollettini informativi dei corsi di studio»

10 Il fascicolo di procedimento amministrativo Il fascicolo di procedimento amministrativo conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale. Es VII/1.14 «Concorso a tempo indeterminato per personale amministrativo di categoria C»

11 Il fascicolo di persona fisica Il fascicolo di persona fisica conserva i documenti relativi ad una persona fisica (personale dipendente, professionisti iscritti, studenti, etc.). Es VII/0.135 «Rossi Mario»

12 Il fascicolo di persona giuridica Il fascicolo di persona giuridica conserva i documenti relativi ad una persona giuridica (associazione, impresa, fondazione, etc.). Es VI/0.48 «Associazione Amici dell Università»

13 Il fascicolo e l efficacia Il fascicolo garantisce non solo l efficienza della gestione documentale, ma anche, in certi casi, l efficacia della azione amministrativa e del relativo provvedimento

14 Il fascicolo e il diritto di accesso Il fascicolo garantisce l esercizio del diritto di accesso, che si esercita non sui singoli documenti, ma sull intero fascicolo (e relative eccezioni). Se l archivio corrente non è organizzato attraverso le procedure di classificazione e fascicolazione dei documenti, parole come trasparenza, diritto di accesso ed efficienza diventano prive di significato.