Mail Room. Il servizio di Poste Italiane per l'efficienza e la trasparenza nella Pubblica Amministrazione Poste Mail Room

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1 Mail Room Il servizio di Poste Italiane per l'efficienza e la trasparenza nella Pubblica Amministrazione Poste Mail Room Andrea Alfieri Responsabile Posta Comunicazione Business Unit Mail 1

2 Agenda 1. Scenario: evoluzioni del mercato 2. L Offerta Mail Room di Poste Italiane 3. Progetto di sviluppo 4. Conclusioni 2

3 Scenario: evoluzioni del mercato Fenomeni in atto Riduzione documenti cartacei e dunque degli oggetti di spedizione tradizionale Digitalizzazione Documenti Contenimento della spesa nella PA Sviluppo della multicanalità e interdipendenza dei canali L obiettivo della dematerializzazione non è solo quello di eliminare i documenti in formato tradizionale e sostituirli con registrazioni informatiche, ma evitare al tempo stesso la creazione di nuovi documenti su carta Fonte: Analisi Pitney Bowes

4 Scenario: evoluzioni del mercato Digitalizzazione documenti Aumento della domanda di sistemi per la Gestione Elettronica Documentale, con previsione di tassi di crescita del 15-20% a livello mondo Nella Pubblica Amministrazione crescita della digitalizzazione tra il 2005 ed il 2006 nell ordine di +50% Aumento della domanda nella PA supportata dalla crescente attenzione da parte del Legislatore, con l emanazione di un corpus normativo dedicato alla PA digitale Documenti Trattati Digitalmente nella PA 1,4x 40% 58% ,6x 23% 37% Documenti Protocollati Documenti Archiviati Fonte: elaborazione su dati CNIPA

5 Scenario: evoluzioni del mercato - Ciclo di vita di un documento cartaceo nella Pubblica Amministrazione Ciclo documento cartaceo Protocollazione Classificazione Fascicolazione Archiviazione Selezione Conservazione Registrazione con la quale si memorizzano le informazioni principali che riguardano il documento, nonché la certificazione del doc. a partire da una certa data Attività che consente di organizzare i doc. prodotti da un determinato soggetto, identificando ne funzioni e competenze Attività di riconduzione logica di un doc. all interno dell unità archivistica che ne raccoglie i precedenti Attività che ordina per argomento o oggetto la documentazi one Ricerca di documenti precedentem ente archiviati Conservare in locali abilitati a tale funzione Il costo complessivo sostenuto dal Sistema Italia per la gestione dei documenti amministrativi è stimato tra i 6 e i 12 Mld (pari a 2-4 punti percentuale del prodotto interno lordo). Questa valutazione comprende i soli costi per la gestione fisica della carta sostenuti dalla Pubblica Amministrazione e dalle aziende Fonte: elaborazione su dati CNIPA

6 Scenario: evoluzioni del mercato Esempi di inefficienze della Gestione Tradizionale Trasmissione Documenti Acquisizione documenti tramite protocollazione Circa 115 miliardi di pagine stampate, a fronte delle quali 19,5 inutilizzate 110 Mln di documenti prodotti 160 Mln registrazioni effettuate di protocollo Costo complessivo nell ordine dei 300 Mln di Copia e distribuzione Documenti Duplicazione frequente dei documenti (in media da 9 a 11 copie per ciascun documento) Costo complessivo pari a circa 18 per documento Archiviazione Documenti 147 mln documenti archiviati 1 Documento perduto ogni 20 Circa il 3% dei Documenti archiviati in maniera erronea Costo complessivo per il recupero di un Documento non archiviato correttamente pari a circa 120 Solo per realizzare le fasi di primo smistamento e di protocollazione dei documenti sono impegnati oltre dipendenti distribuiti su uffici Fonte: elaborazione interna su base NetConsulting, IPSOS Global e Xplor Italia Research (2006) e elaborazione su dati CNIPA

7 Scenario: evoluzioni del mercato Stima riduzione costi nella Pubblica Amministrazione 1/ Mio Mandati di pagamento elettronici Posta elettronica certificata Diminuzione certificati Firma digitale Archiviazione ottica dei documenti Riduzione carico burocratico per le PMI Totale risparmio Risparmi annui a regime derivanti esclusivamente da un adozione generalizzata degli strumenti previsti dal codice della Pubblica Amministrazione digitale Fonte: indagine PCM

8 Scenario: evoluzioni del mercato Stima riduzione costi nella Pubblica Amministrazione 2/2 Un ulteriore studio di Gartner Group stima che il 24% del tempo speso in azienda da ogni singolo addetto è dedicato, alla movimentazione, distribuzione e archiviazione dei documenti elettronici e stampati su carta. ore dedicate alla gestione documenti cartacei ore lavorate in un anno 24% 76% Se applicassimo questo dato, sul numero di ore lavorate in un anno e poi sul numero dei dipendenti della Pubblica Amministrazione (circa dato Istat 2005), noteremmo che anche l ottimizzazione delle risorse impegnate assume un valore economico di notevole rilevanza 8

9 Scenario: evoluzioni del mercato Obiettivi e azioni Obiettivi richiesti alla PA Migliorare l efficienza interna Trasparenza dell azione amministrativa Velocità nelle risposte Garanzia dei tempi di ricezione Riduzione della spesa Azioni Facilità nell accessibilità dei documenti Snellimento e standardizzazione dei processi Trasparenza delle procedure Ottimizzazione delle risorse impegnate Scambio di informazioni strutturali Un operazione di dematerializzazione degli scaffali della Pubblica Amministrazione consentirà non solo una maggior convenienza economica, ma anche una maggior risparmio di tempo, delle risorse impegnate da ricollocare in altre mansioni e non ultimo una maggiore efficienza di servizi verso cittadino e imprese. 9

10 L Offerta Mail Room di Poste Italiane Mission e Value Proposition Mission Poste Italiane attraverso il nuovo Servizio di Mail Room intende proporsi come One-Stop-Shop per ogni esigenza relativa alla gestione della corrispondenza dei propri Clienti, evolvendo il proprio profilo da semplice veicolatore di corrispondenza, ad erogatore di servizi a valore aggiunto Value Proposition Fornire una soluzione integrata nelle componenti logistica e tecnologica, facendo leva sulle estese competenze di Gruppo, che consenta: - l accostamento alla gestione documentale per chi ancora non ha fatto investimenti in Risorse e Strutture - l integrazione con le eventuali soluzioni interne al Cliente già operative sui documenti con la corrispondenza in ingresso e in uscita 10

11 L Offerta Mail Room di Poste Italiane Soluzioni di Document Management Ricezione Documento Applicativo Gestione Elettronica Documento Conservazione sostitutiva Archiviazione Smaterializzazione Editing/ Publishing Invio Documento Sala Posta Fisica Sala Posta Virtuale Centro servizi gestione documentale Centro servizi gestione documentale Archiviazione documentale Archiviazione ottica sostitutiva Internet Presentment Rol, Tol, Lol PEC Post AR Copertura integrale di tutte le attività della gestione documentale Poste Italiane One-Stop-Shop per ogni esigenza relativa alla gestione della corrispondenza dei propri Clienti Evoluzione di profilo da semplice veicolatore di corrispondenza, ad erogatore di servizi a valore aggiunto 11

12 L Offerta Mail Room di Poste Italiane Le Società del Gruppo Poste Italiane coinvolte Sala Posta Attività di raccolta customizzata della corrispondenza System Integration componenti offerta Certification Authority Servizi Servizi Aggiuntivi Conservazione Sostitutiva Logistica Archiviazione fisica Offerta unica sul mercato per completezza, sfruttando il Know-How delle Società di Gruppo coinvolte e la disponibilità di una soluzione applicativa di un Partner Tecnologico esterno 12

13 L Offerta Mail Room di Poste Italiane I Modelli di Servizio A valle della Intercettazione alla Fonte, cioè della raccolta centralizzata della corrispondenza in ingresso per una o più sedi del Cliente, sono possibili due differenti Modelli di Servizio: A. In-House del Cliente Consegna della corrispondenza raccolta presso le Mail Room interne alla sede del Cliente di Poste Italiane dove viene: - protocollata - dematerializzata a scanner da risorse del Cliente B. Outsourcing Completo Consegna della corrispondenza raccolta presso le Mail Room di Poste Italiane dove viene: - protocollata - dematerializzata a scanner - trasmessa in digitale al Cliente da operatori di Poste Italiane Il documento dematerializzato può quindi essere consegnato al Cliente o per suo conto archiviato in modalità sostitutiva presso centri di stoccaggio di Poste Italiane 13

14 PROGETTO DI SVILUPPO Poste Italiane per il Ministero della Salute 1/2 dal sistema cartaceo al sistema elettronico : Poste MAIL ROOM L organizzazione attuale degli archivi del Mistero della Salute Archivi di deposito in tre sedi diverse Archivi correnti in 3 sedi faldoni 14

15 PROGETTO DI SVILUPPO Poste Italiane per il Ministero della Salute 2/2 La soluzione Poste Italiane per il Ministero della Salute Un sistema di Gestione Documentale totalmente integrato con i sistemi del Cliente Mail Room nella nuova sede (soluzione In- house ) con gestione documentale di tutto l archivio corrente. Un unico archivio di deposito (3.500 m2) totalmente robotizzato. Formazione del personale. Accesso al canale Poste Web per la gestione dei flussi delle comunicazioni in uscita. 15

16 Conclusioni Il Mercato Documentale cresce in modo elevato con una penetrazione sempre maggiore sulla Pubblica Amministrazione La crescente attenzione da parte del Legislatore sarà accelerata da regole destinate al mercato In tale contesto Poste Italiane, evolve il proprio ruolo da gestore di servizi a consulente di progetti modulari finalizzati anche alle capacità tecnologiche della Pubblica Amministrazione 16