Meno carte più efficienza. L archiviazione ottica sostitutiva in outsourcing.

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Evangelista Parente
7 anni fa
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1 . CBI 2005 Meno carte più efficienza. L archiviazione ottica sostitutiva in outsourcing. Annalisa Ghiglia Marketing Manager ANACOMP ITALIA 1

2 Agenda Introduzione CHI siamo: i servizi GED di ANACOMP Alcune referenze ed esempi di applicazioni L archiviazione ottica sostitutiva Panoramica della normativa Come trarre un reale vantaggio per la propria azienda? Come e quando affidare l attività in outsourcing? E quali sono gli impatti sull organizzazione? 2

3 CHI SIAMO 3

4 La gestione documentale in outsourcing Chi siamo >> ANACOMP Inc.: multinazionale americana fondata nel 1968 sede a San Diego (USA) Clienti nel mondo oltre 10 miliardi di pagine archiviate c/o DATA CENTER clienti del servizio ONLINE >> Anacomp Italia fondata nel MILANO oltre 100 DIPENDENTI fatturato 8,7 mil. (FY05) oltre 1,7 miliardi di pagine archiviate presso il Data Center di Milano accessi/giorno certificazione ISO9001:2000 4

5 La Gestione Elettronica in Outsourcing Emissione Trasmissione PRINT & MAIL (postalizzazione) invio elettronico (pdf via ) P.E.C. (Posta Elettronica Certificata) Controllo Business Process Outsourcing Archiviazione Conservazione Stoccaggio archivio CARTACEO Stoccaggio Microfiche ARCHIVIO OTTICO SOSTITUTIVO scansione documenti cartacei elaborazione file elettronici >> archivio su CD/DVD >> archivio via WEB microfilmatura Consultazione 5

6 Alcune Referenze 6

7 Alcune Referenze Bancarie 7

8 La Gestione Elettronica Documentale 8

9 APPLICAZIONI spool carta L evoluzione nella GED STOCCAGGIO carta STOCCAGGIO microfiche Archivizione su CD/DVD microfiche CD/DVD WEB immagini Archivizione ottico SOSTITUTIVO con firma digitale 9

10 Esempi di applicazioni GED in outsourcing contratti FIDI mutui garanzie BPO Business Process Outourcing quadratura e spunta verifica presenza/lettura bar code verifica presenza firme verifica eventuali documenti mancanti conteggio pagine di una pratica Attività presso il CLIENTE fatture Specimen di firma Documentazione del personale bonifici assegni Anacomp Data Center e/c tabulati titoli 10

11 I nostri servizi I VANTAGGI della Gestione Elettronica dei Documenti RIDUZIONE lavori manuali (gestione archivio) OTTIMIZZAZIONE delle attività di core business AZZERAMENTO spazi adibiti ad archivi cartacei RISPARMIO per costi distribuzione documentazione MINORE utilizzo della carta e maggior qualità del lavoro MIGLIORE qualità dell informazione/servizio fornito al cliente VELOCITÀ di reperimento/circolazione documenti SICUREZZA nella custodia degli originali cartacei BACK UP archivi elettronici CONTROLLO accessi (privacy) 11

12 I nostri servizi I VANTAGGI dell OUTSOURCING Nessun investimento iniziale Nessun investimento interno in qualificazione del personale Utilizzo di infrastrutturre moderne ed efficienti Riduzione dei tempi di attivazione Semplice e flessibile scalabilità Costi di esercizio calcolabili Livello di servizio garantito (S.L.A.) Sicurezza 12

13 L archiviazione ottica sostitutiva 13

14 La normativa: una breve panoramica DPR 445/00 garantisce la validità legale dei documenti informatici Regole Tecniche per la conservazione dei documenti in formato elettronico (Deliberazione CNIPA n 11/2004) Decreto attuativo per i documenti a valenza tributaria (Decreto Ministero dell economia e delle finanze del 23/01/04) Codice dell amministrazione digitale (in vigore dal 1 gennaio 2006) 14

15 Cosa si puo fare? SMATERIALIZZARE I DOCUMENTI trasformare i documenti cartacei in documenti elettronici che mantengono lo stesso valore legale conservare i documenti che già nascono elettronici Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione (delibera CNIPA 11/04) 15

16 Archiviazione Ottica Sostitutiva: i punti chiave 1. Nomina del Responsabile della Conservazione 2. Definizione e formalizzazione delle PROCEDURE di lavorazione 3. Definizione delle procedure di VERIFICA (audit) 4. Provvedere a quanto previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali 16

17 1. Il RESPONSABILE della Conservazione delibera CNIPA 11/04 - art. 5 AZIENDA FORNITORE Delega formale al FORNITORE (intesa come persona giuridica) nomina di un "responsabile del processo di conservazione e uno o più sostituti (persone fisiche) 17

18 1. Il RESPONSABILE della Conservazione: I COMPITI delibera CNIPA 11/04 - art. 5 definisce/documenta/verifica il sistema di conservazione organizza i supporti e rende disponibili le informazioni circa: contenuto, estremi identificativi del Responsabile e delle persone delegate, indicazione delle copie di sicurezza (n e ubicazione) gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità mantiene un archivio del software dei programmi in gestione adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza richiede la presenza di un pubblico ufficiale ove richiesto definisce/documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti 18

19 2. Definizione delle PROCEDURE di lavorazione AZIENDA FORNITORE Definire e documentare i processi operativi, compreso il formato dei supporti utilizzati Ricevimento dei dati/documenti Lavorazione Creazione dei volumi sostitutivi Consultazione degli archivi Consegna dei DVD sostitutivi Vincoli di conservazione Esibizione degli originali >(controlli in ingresso)< >(controlli di processo)< >(controlli in uscita)< 19

20 3. Procedure di VERIFICA AZIENDA FORNITORE Definire un processo di verifica periodica dell'integrità dei documenti archiviati Periodicità? nomina di un responsabile interno di verifica dei supporti (copie) nomina di un responsabile interno di verifica dei supporti 20

21 4. Codice Privacy (dlgs 196/03) AZIENDA FORNITORE Nomina FORNITORE quale Responsabile del Trattamento dei dati [facoltativa] DPS Documento Programmatico della Sicurezza Definizione procedure interne di SICUREZZA per la conservazione archivi 21

22 Approccio suggerito analisi delle esigenze di archiviazione: quali documenti: carta/spool? quale rilevanza: tributaria/non tributaria? periodo di conservazione (ai fini legali/fiscali)? VOLUMI analisi di fattibilità: costi/benefici archiviazione sostitutiva vs tradizionale impatti/costi organizzativi/procedurali iniziare con le applicazioni più critiche 22

23 VANTAGGI dell archiazione sostituiva Trasformare gli archivi cartacei in archivi elettronici che mantengano lo stesso valore legale Vantaggi di un sistema GED: - velocità nel reperire informazione - possibilità di ricerche con criteri logici - accesso svincolato da orari - gestione dei diritti di accesso (need to know privacy) Eliminazione costi di STAMPA ai soli fini tributari (spool) Distruzione/abbandono degli ARCHIVI CARTACEI: eliminazione costi di stoccaggio/ricerca originali 23

24 Esempi di APPLICAZIONI Fatture clienti/fornitori Libri bollati Contratti Corrispondenza Tabulati Cedolini del personale Estratti conto 24

25 Come contattarci Anacomp Italia Vicolo Diomede Pantaleoni, MILANO Tel Fax info@anacomp.it Annalisa Ghiglia aghiglia@anacomp.it 25

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