Convegno - Obiettivo dematerializzazione? Criticità e potenzialità dell innovazione nei sistemi documentali e nei processi della PA

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1 FORUM PA 2008 Convegno - Obiettivo dematerializzazione? Criticità e potenzialità dell innovazione nei sistemi documentali e nei processi della PA Dott. Dionigi Spadaccia INPS - Direttore Centrale Sistemi Informativi e Telecomunicazioni Roma, 12 Maggio 2008

2 2 Agenda L INPS Il ruolo istituzionale e gli interlocutori Strategie ICT in INPS La dematerializzazione Servizi ai cittadini Efficienza interna I principali servizi on-line

3 INPS L'INPS è il più grande ente previdenziale italiano: oltre 430 miliardi di euro in volume d affari tra entrate ed uscite 42 milioni la popolazione amministrata: 22 milioni di lavoratori 1,6 milioni di aziende 18 milioni di pensionati 2,6 milioni di beneficiari di prestazioni a sostegno del reddito L istituto è collegato con: Comuni Banche Uffici Postali Altre Pubbliche Amministrazioni (INAIL, INPDAP, Ministero dell Economia e delle Finanze, etc. ) La struttura organizzativa sul territorio è la seguente Direzione Generale 20 Direzioni Regionali 154 Direzioni Provinciali e Subprovinciali 343 Agenzie territoriali 1000 Punti-Cliente 3

4 Il ruolo istituzionale L'attività principale dell Istituto consiste nella liquidazione e nel pagamento delle pensioni di natura sia previdenziale sia assistenziale L'INPS provvede inoltre ai pagamenti di tutte le prestazioni a sostegno del reddito CONTRIBUTI PENSIONI di vecchiaia di anzianità di inabilità ai superstiti integrazione trattamento minimo etc. assegno sociale in convenzione internazionale assegno di invalidità etc. invalidità civile Gestisce inoltre la banca dati relativa al calcolo dell ISEE (indicatore della situazione economica equivalente) che permette di fruire di alcune prestazioni sociali agevolate PRESTAZIONI A SOSTEGNO DEL REDDITTO disoccupazione malattia maternità assegno nucleo familiare Tfr cassa integrazione assegno per nuclei familiari concessi dai comuni etc. 4

5 5 Gli interlocutori L INPS si interfaccia e fornisce servizi ad una platea di utenti variegata e con caratteristiche molto differenti: persone fisiche, aziende, intermediari di servizi, amministrazioni pubbliche, etc. Pubblica Amministrazione Cittadini, Pensionati, Assicurati Aziende Utenti Regioni INPS Altri Altri Enti previdenziali Intermediari Enti locali Altri Enti/Istituzioni Associazioni di Categoria Altri intermediari Sindacati e patronati Consulenti del Lavoro

6 Evoluzione architetturale Sistema Informativo Migrazione applicativa verso sistemi open Riduzione dell architettura da 3 a 2 livelli Realizzazione del sistema di Disaster Recovery e Business Continuity Trasformazione della rete telematica verso la larga banda Centralizzazione dei sistemi elaborativi gestionali Migrazione della LAN da tecnologia Token-Ring a tecnologia Ethernet 6

7 Strategie ICT in INPS 7 Qualità dei Servizi Ampliamento e miglioramento qualità dei servizi erogati M Multicanalità Ampliamento virtuale del front- end mediante l utilizzo di strutture multicanale (telefono, Internet, fax, ,..) A Automazione Automazione dei processi e dematerializzazione di atti e documenti Sinergia Sinergie ed integrazione con altri attori

8 8 La dematerializzazione: i principali vantaggi Riduzione dei costi Maggiore qualità dei dati ed efficienza dei processi Maggiore tempestività di erogazione dei servizi Centralizzazione e valorizzazione del patrimonio informativo Miglioramento del rapporto con l utenza La dematerializzazione consente notevoli risparmi diretti, in termini di carta e spazi recuperati, ed indiretti, in termini di tempo ed efficacia del recupero e presentazione dei documenti. La dematerializzazione e la conseguente automazione dei processi di gestione documentale consentono di migliorare sia la qualità delle informazioni (corretta archiviazione dei dati) sia l efficienza dei processi (riduzione dei tempi di gestione e di evasione delle pratiche). L attivazione di workflow specifici consente di migliorare la velocità di reazione sia come risposta ai bisogni del cliente sia come attivazione di nuovi servizi attraverso la disponibilità e il recupero delle informazioni digitalizzate. La gestione elettronica dei flussi documentali consente una più semplice condivisione delle informazioni, che determina una valorizzazione dell intero patrimonio informativo digitalizzato. L utilizzo di moderni strumenti di gestione elettronica ed archiviazione della documentazione cartacea su supporti digitali, rappresenta uno strumento di efficienza e trasparenza che contribuiscono al miglioramento del rapporto con l utenza.

9 La dematerializzazione: i progetti realizzati Servizi ai cittadini Efficienza interna Protocollo Informatico Gestione Documenti Protocollati Modulistica on-line Dematerializzazione documenti previdenza agricola Servizi di comunicazione (PEI, PEC, Hermes, posta elettronica) Servizi on-line (e-mens,dm10..) Mail room (Sala posta virtuale) Paperless Compilazione 730 on-line Consultazione CUD on-line Consultazione busta paga on-line La dematerializzazione degli atti produce benefici in termini di efficienza, efficacia e trasparenza dell azione amministrativa 9

10 Servizi ai cittadini - Protocollo Informatico La procedura di protocollazione consente a tutte le Agenzie di Produzione, alle Sedi Regionali e alle Direzioni Centrali di: Identificare e catalogare in modo univoco i documenti in ingresso e in uscita Certificare la data di emissione/produzione dell atto per il trattamento dei procedimenti Dematerializzare gli atti amministrativi ricevuti e/o spediti Nel corso del 2007 sono stati protocollati oltre 18 milioni di documenti 10

11 Servizi ai cittadini - Gestione Documenti Protocollati La procedura di gestione dei documenti protocollati come evoluzione del sistema di protocollazione consente di: Gestire il workflow dei documenti ricevuti all interno delle strutture Fornire informazioni utili sullo stato di lavorazione delle pratiche Ottimizzazione delle risorse mediante il controllo di gestione, strumenti per individuare colli di bottiglia e benchmark Monitorare carichi di lavoro e produttività Nel corso del 2007 sono stati gestiti oltre 4 milioni di atti amministrativi protocollati 11

12 12 Servizi ai cittadini - Modulistica on-line Attraverso il sito dell Istituto è possibile accedere direttamente alla modulistica Inps Oltre alla possibilità di scaricare il modulo, è possibile compilarlo e inviarlo direttamente Nel 2007 sono stati compilati e inviati on-line alle sedi oltre moduli

13 Servizi ai cittadini - Dematerializzazione documenti previdenza agricola Acquisizione e gestione in formato elettronico dei documenti cartacei (ex SCAU)- Regione Sardegna Risultati ottenuti: Miglioramento del livello e la qualità dei servizi offerti all utenza Diminuzione del lavoro delle sedi, liberando risorse per attività a più alto valore aggiunto Disponibilità di locali, precedentemente adibiti ad archivi, per destinarli a più idonei usi Maggiori garanzie di riservatezza delle informazioni Miglioramento della tempestività e della disponibilità delle informazioni Diminuzione di notevoli volumi cartacei Garanzia di un elevato livello della qualità dei dati e delle immagini Lavoratori Subordinati Sardegna Lavoratori Autonomi Totale N Documenti N Fogli N Immagini N Documenti Lavoratori Subordinati N Documenti Lavoratori Autonomi Totale Documenti Cagliari Iglesias Nuoro Sassari Oristano

14 Servizi ai cittadini Servizi di comunicazione Posta Elettronica dal 1997 tra soggetti (interni, esterni): comunicazioni libere Hermes: Messaggistica Elettronica Ufficiale dal 2000 tra Strutture INPS: comunicazioni ufficiali di interesse generale e pubbliche, conservate, monitorate, protocollate Posta Elettronica Istituzionale (PEI) dal 2005 tra Strutture e Uffici INPS nelle figure dei Direttori/Dirigenti/Responsabili: comunicazioni ufficiali, sicure, riservate, conservate, monitorate, protocollate Posta Elettronica Certificata (PEC) dal 2006 tra P.A., Entità esterne (patronati, cittadini, ) e Strutture-Soggetti INPS: comunicazioni ufficiali, firmate, riservate, legali, conservate, monitorate, protocollate Nel corso del 2007 sono stati inviati: oltre 28 milioni di messaggi di posta elettronica oltre messaggi Hermes oltre messaggi tra PEC e PEI 14

15 Efficienza interna Mail room (sala posta virtuale) 15 Sperimentazione sulle sedi di Viterbo e Roma Monteverde, in collaborazione con Poste Italiane, della raccolta centralizzata, dematerializzazione cartacea e conservazione ottica sostitutiva della corrispondenza in ingresso dell Istituto Obiettivi: Integrazione con il Protocollo Informatico Standardizzazione del processo Razionalizzare di risorse e spazi Maggiore efficienza Il volume dei documenti interessati dalla sperimentazione è stimato essere di circa pezzi annui

16 Efficienza interna - Paperless La procedura Paperless permette all Istituto di automatizzare i servizi interni, digitalizzando l iter procedurale: Redazione e pubblicazione digitale degli ordini e delle comunicazioni di servizio Richiesta e Approvazione delle assenze e permessi Gestione automatizzata delle missioni Richiesta di servizi di supporto o manutenzione straordinaria Richiesta di assistenza sistemistica CED Nel corso del 2007 sono stati gestiti quasi 2 milioni di documenti digitali 16

17 17 Principali servizi on-line Cittadini Aziende e Consulenti Comuni ed altri Enti CAF, Patronati, Associazioni di Categoria Visualizzazione e stampa Estratto Contributivo Simulazione Calcolo Pensione Iscrizione lavoratori domestici Variazioni anagrafiche Emissione duplicati CUD e ObisM Domanda di accredito del servizio di leva Invio dichiarazioni DM10 Consultazione e stampa DM10 Consultazione estratto conto E-mens on line Invio domande CIGS Richiesta e consultazione regolarità contributiva Iscrizione e variazione azienda Acquisizione e trasmissione dei mandati di pagamento per le prestazioni a sostegno delle famiglie Gestione ISEE Visualizzazione stato delle domande e dei pagamenti delle prestazioni Variazioni anagrafiche Trasmissione modelli reddituali Presentazione domande di pensione Consultazione stato domande di prestazione Gestione deleghe Gestione ISEE Emissione duplicato CUD e ObisM

18 18 Alcuni dati sui principali servizi on-line 1/2 Denunce e-mens + 10% DM10 - Denunce Aziendali % Dichiarazioni ISEE + 13 % INPS-risponde + 13% Totale Pin rilasciati % Estratto conto e simulaz. calcolo della pensione + 12%

19 19 Alcuni dati sui principali servizi on-line 2/2 Servizi per i comuni + 13% Servizi per i patronati + 9% Domande pensioni online + 12% Richiesta certificazioni individuali (CUD, Estratto contributivo, ) % Richieste gestite dal + 43% Contact Center multicanale