identifica il documento in maniera univoca nell ambito di una sequenza numerica collegata con l indicazione cronologica.

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1 Dal Protocollo Informatico al Knowledge Management Centro di Eccellenza in Economia e Gestione della Conoscenza Il Il problema L attività di protocollazione: certifica la provenienza e la data di acquisizione di un documento; identifica il documento in maniera univoca nell ambito di una sequenza numerica collegata con l indicazione l cronologica.

2 Il Il problema L attività protocollazione punto nevralgico di tutti i flussi di lavoro tra le Amministrazioni e all interno di esse; processo di importanza fondamentale nella strategia operativa dell intera p.a. Il Il problema Nel 1994 indagine ISTAT per Aipa ha evidenziato che la gestione del protocollo ai sensi del R.D. 35/1900 con la quasi totale assenza di supporti informatici assorbiva addetti pari al circa 7% delle risorse umane della p.a. con un costo di diverse migliaia di miliardi di vecchie lire.

3 Il Il problema Un problema sottostimato... Secondo una indagine Gartner Group del marzo 2003 le pubbliche amministrazioni ed, in misura minore, i privati hanno sottostimato le problematiche del document management. Il Il problema Adeguamento alle politiche U.E. obiettivo e-europe - amministrazioni e cittadini nella digital age; piani di e-government - le amministrazioni pubbliche più efficaci ed efficienti nei rapporti con il cittadino e con le imprese.

4 Il Il problema La P.A. è destinata a diventare uno dei maggiori fornitori di informazioni e di servizi telematici per il cittadino. Il Il problema Cosa è necessario fare: nuove metodologie operative profondi cambiamenti organizzativi revisione radicale dei processi nuove professionalità e competenze.

5 Il Il problema Gli impulsi dati dalla normativa: utilizzo del documento elettronico attuazione del progetto di informatizzazione del protocollo uso della firma digitale criteri di conservazione dei documenti elettronici. Le Le origini 1 marzo 1897 Circolare del Ministero degli Interni, valida per gli enti locali, che disciplina la gestione dei documenti inviati o ricevuti dalle amministrazioni. Regio Decreto n. 35 del 25 gennaio 1900 registro di protocollo.

6 Lo Lo schema di di evoluzione Archivio e protocollo cartaceo Protocollo informatico e Sistema documentale Document Management Knowledge Management Il Il progetto P.A. digitale... Semplificazione Innovazione

7 Gli obiettivi EFFICIENZA Qualità dei servizi erogati COMPETITIVITA Razionalizzazione della spesa Pubblica il il modello Il Knowledge Management L insieme delle azioni che catturano, distribuiscono e favoriscono il riutilizzo della conoscenza (Davenport e Prusak, 1998) La creazione di nuova conoscenza è la capacità di cambiare i comportamenti organizzativi in modo da incentivare una simile attitudine (Garvin, 1993)

8 Le Le regole P.A. digitale... Dlgs 4 marzo 2005 Il Codice della P. A. Digitale i i tempi P.A. digitale... Obbligo di applicazione dal 1 gennaio 2006

9 Le Le criticità Documento elettronico... I problemi Incremento dei volumi di carta: Facilità di stampa copie Riproduzione fotostatica Velocizzazione della comunicazione - posta elettronica La soluzione Riconoscimento validità giuridica ai documenti elettronici Lo strumento Firma Digitale I I Riferimenti Normativi Documento elettronico : il punto di partenza Legge 241/90, art. 22 ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa.

10 I I Riferimenti Normativi Documento elettronico : la formalizzazione Gli atti e i documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai Legge 15 marzo 1997 n. 59 art.15, comma 2 privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge Documento elettronico... I I Riferimenti normativi Documenti elettronici Decreto Legislativo 12 febbraio 1993 n. 39 Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche Art. 3 Gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono, di norma, predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati.

11 I I Riferimenti normativi Protocollo R.D. n. 35 del 25 gennaio 1900 Approvazione del regolamento di registratura e di archivio delle amministrazioni centrali D.P.C.M. 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del presidente della Repubblica 20 ottobre 1998 n. 428 D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Lo Lo strumento P.A. Digitale... I Documenti Informatici dlgs 4 marzo 2005 (art.17 e segg.; art.37; art.42 e segg.; art.46 e segg.) Un documento informatico, sottoscritto con una firma elettronica certificata, ha sempre e dovunque la stessa identica validità del documento cartaceo ad ogni effetto di legge e deve essere accettato da qualsiasi soggetto pubblico o privato. Anche tutti i documenti contabili che la legge impone di conservare possono essere sostituiti da documenti informatici secondo le regole prescritte dal codice e possono quindi essere conservati in forma digitale.

12 Lo Lo strumento I Documenti Informatici Dlgs 4 marzo 2005 (art.17 e segg.; art.37; art.42 e segg.; art.46 e segg.) P.A. ditale... Le pubbliche amministrazioni possono raccogliere tutti i documenti relativi ad un procedimento in un fascicolo elettronico e devono comunicare ai cittadini interessati come accedervi. Tutte le amministrazioni devono gestire i documenti con sistemi informatici mediante il protocollo elettronico (a garanzia di equità e di trasparenza scoraggiando malcostumi e forme di corruzione) e devono praticare l archiviazione elettronica che permette enormi risparmi di spazio ed il veloce reperimento dei documenti Servizio erogato I cittadini e le imprese hanno diritto di accedere a tutti gli atti che li riguardano e di partecipare a tutti i procedimenti in cui sono coinvolti tramite le moderne tecnologie informatiche e telematiche. Diritto all accesso e all invio di documenti digitali (art.4) Organizzazione Tecnologia

13 Lo Lo strumento La Posta Elettronica Certificata Dlgs 4 marzo 2005 (art.6 e art.51) Una che garantisce ora e data di spedizione e di ricezione, provenienza e integrità del contenuto costituisce una prova certa esattamente come una raccomandata con ricevuta di ritorno. Servizio erogato Documento elettronico... I cittadini e le imprese che ne fanno richiesta hanno diritto a ricevere tutte le comunicazioni dalle pubbliche amministrazioni via all indirizzo che avranno dichiarato. Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per (art.6) 31 milioni di messaggi ogni anno con un costo di 360 milioni di euro

14 I I Riferimenti Normativi Firma digitale... L.59/97 art. 15 c.2: validità giuridica dei documenti informatici ( Bassanini uno ) Firma digitale DPCM : norme tecniche per la firma digitale richiamate dal DPR 513/97 D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10, che recepisce la direttiva europea n. 1999/93/CE, del Parlamento Europeo e del Consiglio del 13 dicembre 1999 Lo Lo strumento La Firma digitale Dlgs 4 marzo 2005 (art.21) Una firma elettronica che garantisce con sicurezza l identificazione di chi firma e la sua volontà di firmare. Questa firma può sostituire per sempre sigilli, punzoni, timbri ecc. e dà validità giuridica a qualsiasi attestazione nei rapporti tra privati, tra privati e pubbliche amministrazioni e tra amministrazioni.

15 Lo Lo strumento I siti Internet delle PA (art ) Quasi tutte le pubbliche amministrazioni hanno già i loro siti Internet, che ora devono essere accessibili da tutti, anche dai disabili, reperibili, facilmente usabili, chiari nel linguaggio, affidabili, semplici. Essi devono rendere noti i seguenti dati: l organigramma per sapere chi fa cosa; gli indirizzi a cui rivolgersi per ciascuna necessità; l elenco dei servizi forniti in rete; l elenco di tutti i bandi di gara; l elenco dei procedimenti svolti da ciascun ufficio con la loro durata e il nome del responsabile. Servizio erogato Documento elettronico... Tutte le Amministrazioni pubbliche devono rendere disponibile un canale digitale sicuro, certificato e con piena validità giuridica che permetta di dialogare con la PA dal proprio computer. Diritto all uso delle tecnologie (art.3) Organizzazione Tecnologia

16 Servizio erogato Documento elettronico... I cittadini e le imprese avranno il diritto di effettuare qualsiasi pagamento verso le pubbliche amministrazioni centrali attraverso le tecnologie informatiche e telematiche in modo sicuro. Diritto di effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art.5) Organizzazione Tecnologia Servizio erogato Passaggio dall autocertificazione alla de-certificazione: eliminare la richiesta di un gran numero di certificazioni da parte delle pubbliche amministrazioni. Le basi di dati di interesse nazionale (art. 62) 35 milioni di certificati annui costo

17 Servizio erogato Entro due anni i cittadini e le imprese avranno diritto a reperire in rete tutti i moduli e i formulari e tutti i documenti rilevanti per qualsiasi pratica verso le pubbliche amministrazioni. I moduli, i formulari e i documenti che non fossero disponibili in via telematica non saranno più giudicati validi, o almeno non saranno più necessari. Diritto a reperire on line tutti i moduli e i formulari validi e aggiornati (art.58) Organizzazione Tecnologia Servizio erogato Le pubbliche amministrazioni devono organizzare i servizi in modo da controllarne periodicamente la qualità la soddisfazione dell utenza. Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art.7) Qualità dei servizi in & out

18 Lo Lo Stato dell Arte 21 amministrazioni hanno aderito al sistema di protocollo in ASP del MIT (dati febbraio 2004); 2004: 83% dei documenti della p.a. protocollati elettronicamente (un numero rilevante di utenti ha adottato protocolli informatici senza sopprimere in tutto o in parte - quelli cartacei e senza razionalizzare il sistema documentale); Circa il 27% delle P.A. ha effettuato l iscrizione all Indice delle Pubbliche Amministrazioni; certificati di Firma Digitale rilasciati dal Cnipa al 31/12/2004 La gestione dei flussi documentali è, di fatto, non applicata Lo Lo Stato dell Arte L Analisi ASSINFORM L'Italia non crede e non investe in innovazione per: Mancanza di un ruolo di spinta delle Istituzioni; Supporto debole del sistema del credito; Diffidenza della domanda (problema culturale/formativo); Frammentazione/localismo dell'offerta. (rapporto 2004)

19 Lo Lo Stato dell Arte Divaricazione Privato/Pubblico Quote % sul totale (2003) N imprese: N imprese informatizzate (valori in Mln) 2,15 2,3 2,5 60,3% nuove imprese Informatizzate nel Cosa non ha ha funzionato Pur in presenza di un quadro normativo esaustivo si sta passando da un sistema cartaceo fortemente controllato e regolamentato ad uno quasi totalmente destrutturato nel quale ogni soggetto e produttore e gestore delle regole e dei prodotti. Mancanza di infrastrutture adeguate Scarsa alfabetizzazione informatica

20 Cosa non ha ha funzionato Scarsa volontà politica di dare attuazione alla normativa (scarso snellimento delle procedure amministrative mancanza di sanzioni) Approccio esclusivamente informatico al problema della gestione documentale Rifiuto dell innovazione come reazione all espropriazione di un ruolo Cosa potrebbe non funzionare Nel pubblico come nel privato esiste una considerevole quantità di tipologie documentarie delle quali oggi non si conserva traccia: , SMS, ecc. La conservazione del cartaceo non è, quindi, più esaustiva della memoria dell organizzazione e le vigenti regole non garantiscono la durata della conservazione stessa Mancanza di una adeguata spinta da parte degli utenti finali (cittadini ed imprese) Necessità di elevati investimenti

21 La La soluzione il successo di ogni iniziativa di creazione di conoscenza organizzativa dipende dalla presenza di tre condizioni: La prima è il forte coinvolgimento nel progetto del top management delle organizzazioni partecipanti. Questo sostegno visibile è un primo passo in grado di persuadere i membri del progetto a impegnarsi in esso. La seconda condizione è l assegnazione al progetto di manager intermedi di valore con funzione di ingegneri globali di conoscenza. La terza condizione è lo sviluppo fra i partecipanti al progetto di un livello sufficiente di fiducia reciproca. (I. Nonaka H. Takeuchi) Protocollo Informatico e KM Grazie anna.rovella@unical.it