Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione. Architettura complessiva e logica di realizzazione

Transcript

1 Architettura complessiva e logica di realizzazione

2 2 Obiettivi Uno dei principali obiettivi dell applicazione è la sostituzione del processo cartaceo di trasmissione documenti con un processo interamente digitale Il termine specifico è dematerializzazione : indica la progressiva sostituzione dei documenti amministrativi tradizionali in favore del documento informatico, a cui la normativa statale, fin dal 1997 riconosce pieno valore giuridico.

3 3 Dematerializzazione E importante per l evoluzione dell attività amministrativa della P.A. è compresa tra gli obiettivi del Piano e-government 2012 ( riduzione dei flussi cartacei a favore di processi documentali totalmente informatizzati ) è uno dei temi centrali del Codice dell'amministrazione Digitale (CAD D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e successive integrazioni) costituisce una delle linee di azione per la riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, spese di spedizione, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.)

4 4 Login tramite loginfvg Soggetto appartenente ad Associazione di rappresentanza Revisore Portale regionale loginfvg Solo tramite smart-card (CRS/CNS standard)

5 5 Schema riassuntivo Protocollo Documento esteso Firmato digitalmente RICEVUTA Marcatura temporale Gestore processi Registro Regionale Cooperative 1. Presa in carico documenti CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

6 6 Processo di trasmissione 1 Acquisizione dati di trasmissione 2 Caricamento (upload) documento principale firmato 3 Caricamento (upload) allegati secondari 4 Imbustamento e firma digitale del documento di trasmissione 5 Invio documento Bozza Bozza Bozza Firmato Inviato

7 7 1 - Acquisizione dati di trasmissione Sono gestiti 3 tipi di dato: dati generali (data documento, descrizione, classifica, tipo documento, ) dati classifica* (numero RRC, frequenza revisione, anno/biennio revisione, revisore, ) dati tipologia documento (solo per il verbale di revisione) * Classifica: classifichiamo i documenti per argomento, ad esempio «Revisioni» è la prima classifica gestita.

8 8 2 - Upload documento principale firmato Il documento principale trasmesso deve essere specificato nel campo «tipo documento»: è obbligatorio il formato «nativo» del file deve essere PDF deve essere firmato esternamente al sistema con una firma Pades (PDF) o con una firma Cades (P7M) le firme elettroniche apposte (ci possono essere più firme) devono essere valide rispetto alla marcatura temporale se presente (attached o detached) o alla data di upload

9 9 3 Upload allegati secondari non sono obbligatori (e dipendono dal contesto) il formato nativo dei file deve essere un formato «conservabile» (PDF, XML, TIF/TIFF, JPG/JPEG) possono essere firmati esternamente al sistema (firma non obbligatoria) con una firma Pades (PDF) o con una firma Cades (P7M) il sistema controlla la validità delle firme elettroniche eventualmente apposte rispetto alla marcatura temporale se presente o alla data di upload

10 Imbustamento e firma della trasmissione Tutti i documenti e le informazioni da trasmettere sono «imbustate» in un unica entità chiamata documento esteso, ovvero, in un file PDF così composto: una copertina PDF che riporta i dati fondamentali della trasmissione e un indice dei file allegati un file XML, generato dal sistema, che contiene i dati strutturati inseriti tramite form tutti i file allegati (principale e secondari) il file METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), generato dal sistema, che contiene tutte le informazioni necessarie all interpretazione del documento esteso

11 Imbustamento e firma della trasmissione Il documento di trasmissione creato (documento esteso) deve essere firmato digitalmente dal mittente con la seguente modalità: Firma esterna - (s.o. Windows, s.o. Apple Macintosh) download del documento di trasmissione firma autonoma del documento upload documento di trasmissione firmato

12 12 5 Invio documento L invio del documento comporta: l apposizione di una marca temporale al documento trasmesso e la restituzione di una ricevuta con la data di ricezione (data marcatura) la sua archiviazione nel sistema documentale dell Amministrazione la protocollazione automatica dello stesso e la sua successiva disponibilità al Servizio cooperazione per la presa in carico nel Registro Regionale delle cooperative

13 13 Controlli principali I controlli principali fatti dalla funzione di salvataggio: la cooperativa deve essere iscritta al Registro Regionale delle Cooperative (RRC) e deve essere attiva la cooperativa deve aderire all Associazione di rappresentanza (se il mittente è una Associazione) il revisore deve essere iscritto all Elenco Regionale dei Revisori e deve avere un incarico attivo per la cooperativa (se il mittente è un revisore)

14 14 Controlli all invio documento Nella fase di invio vengono eseguiti i controlli sulla validità delle firme presenti sui documenti caricati nel sistema, secondo le seguenti regole: la validità della/e firma/e sul documento principale è bloccante (verbale di revisione,..) la validità della/e firma/e sugli allegati secondari non è bloccante (solo avviso)

15 15 Accesso all applicazione - riferimenti

16 16 Assistenza - riferimenti Riferimenti per il supporto tecnico Insiel: numero verde gratuito: Per chiamate* da telefoni cellulari o dall estero: *costo della chiamata a carico dell utente secondo la tariffa del gestore telefonico Per eventuali dettagli legati alla segnalazione: assistenza: assistenza.gest.doc@insiel.it Codice applicazione (da citare sempre): TDCO ()

17 17 Glossario Conservazione sostitutiva: è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico Documento informatico e documento amministrativo informatico: Il Codice dell'amministrazione Digitale (CAD - D.Lgs 7 marzo 2005, n.82) definisce il documento informatico come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ; La Marcatura Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi. E una sequenza di caratteri contenenti una data ed un orario preciso, generata da una Time Stamping Authority (TSA).

18 18 Referenti progetto Referenti responsabili di progetto Dott. Fabrizio Doretto Divisione Offerta settore «Semplificazione Amministrativa» Ing. Silvia Furlan Divisione Offerta settore «Semplificazione Amministrativa» Collaborazione per le attività inerenti la «Firma digitale» Ing. Alfonso Maria Massa Divisione Integrazione e Architetture settore «Open Source» alfonso.massa@insiel.it