DEMATERIALIZZAZIONE (1)

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1 Gestione documentale, Processi e Dematerializzazione Daniela Fuga Key Account e Product Manager, it Consult DEMATERIALIZZAZIONE (1) Pag. 1

2 DEMATERIALIZZAZIONE (2) DEMATERIALIZZAZIONE (3) Dematerializzazione Progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi tradizionalmente cartacei all atto della loro sostituzione con documenti informatici Estensione alla Pubblica Amministrazione della generale tendenza diffusa nel settore privato dell uso degli strumenti IT per il trattamento automatizzato delle informazioni nei processi produttivi Progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all interno delle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico (a cui la normativa statale ha confermato pieno valore giuridico) Pag. 2

3 GESTIONE DOCUMENTALE (1) Opportunità o necessità? GESTIONE DOCUMENTALE (2) Un numero sempre maggiore di aziende valuta l idea di implementare un sistema di gestione documentale come strumento per ottimizzare i processi aziendali e ottenere benefici nel proprio business L implementazione di un sistema di gestione documentale può portare sensibili miglioramenti all interno di una azienda I benefici sono misurabili a breve, medio e lungo termine Pag. 3

4 GESTIONE DOCUMENTALE (4) BENEFICI Riduzione generale dei costi Riduzione dei tempi di archiviazione e ricerca dei documenti Condivisione delle informazioni Rapidità nel reperimento delle informazioni (a beneficio di operatori e utenti del servizio) Recupero di spazi Risparmio di materiale cartaceo e dispositivi per la stampa Minor impatto dal punto di vista ambientale Benefica sensazione psicologica di modernità nel modo di lavorare Gestione documentale e processi La firma diventa digitale, il protocollo diventa informatico, l archiviazione diventa elettronica, la conservazione diventa sostitutiva, la circolazione dei documenti avviene su rete i processi non possono NON cambiare! Assistiamo e sentiamo la necessità di riprogettare i processi che trattano i documenti, e non solo Esemplificativo è il proliferare di problematiche di Compliance (Conservazione Sostitutiva, Protocollo Informatico, ISO, Basilea II, Sarbanes Oxley, 231,.) che richiedono la formalizzazione e l organizzazione di archivi digitali, documenti, procedure, processi, Pag. 4

5 ll sistema di Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva Pag. 5

6 Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva Archiviazione Documentale Conservazione Sostitutiva Archiviazione Documentale Processo di raccolta ordinata e sistematica dei documenti secondo determinati criteri e procedure Facoltativa e propedeutica alla Conservazione Sostitutiva Non soggetta a particolari modalità operative Obiettivo: migliorare l efficienza lavorativa Conservazione Sostitutiva Processo che permette di conservare i documenti in modo che non si deteriorino e che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità A norma di legge Sostitutiva perchè al termine del processo è consentito eliminare il cartaceo Conservazione Sostitutiva Procedura legale/informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico Conservare i documenti digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare (anche quelli rilevanti ai fini fiscali), con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso apposizione di firma digitale e marca temporale Pag. 6

7 Conservazione Sostitutiva In generale sono conservabili elettronicamente tutti i documenti, anche quelli rilevanti ai fini tributari. Sono esclusi i documenti che hanno valore storico o artistico (ad esempio i documenti che sono sotto il controllo del Ministero dei Beni e delle Attività Culturali) Per alcuni tipi di documento è necessario attendere che si pronunci l autorità competente (ad esempio le radiografie o le cartelle cliniche) Conservazione Sostitutiva rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati, intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo (*) DOCUMENTO Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro. Si distingue in originale e copia (*) ANALOGICO INFORMATICO documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (*) ORIGINALE COPIA rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (*) UNICO NON UNICO (*) Definizioni tratte da Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, Articolo 1 - Definizioni Pag. 7

8 Conservazione Sostitutiva Principio di omogeneità Conservazione omogenea per tipologia di documento entro la data prevista Relativamente ad un periodo di imposta Ordine cronologico e continuità per periodo di imposta Funzionalità di ricerca Denominazione, Ragione Sociale, Codice Fiscale, Partita IVA, Data Esibizione dei documenti Anche in caso di outsourcing del servizio Riversamento Diretto / Indiretto Conservazione Sostitutiva Responsabile della Conservazione Sostitutiva Nomina ufficiale tramite atto formale e relativa accettazione dell incarico da parte del nominato Svolge le attività di conservazione (appone firma e marca temporale, richiede la presenza del Pubblico Ufficiale nei casi in cui è necessaria, comunica l impronta dei documenti conservati alla Agenzia delle Entrate,...) Verifica costantemente il funzionamento tecnico dei processi di conservazione Verifica nel tempo disponibilità e accessibilità dei supporti di memorizzazione nonchè la leggibilità dei documenti conservati Definisce le azioni da compiere a fronte di richieste di esibizione dei documenti conservati (da parte degli organi competenti) Pag. 8

9 Sistema documentale SharePoint La piattaforma di riferimento è Microsoft SharePoint Office SharePoint 2007 o il nuovosharepoint 2010 WSS (Windows SharePoint Services) Caratteristiche Funzionali: Gestione documentale avanzata (Metadati, categorizzazione, versioning, ) Ricerca avanzata e selettiva OCR automatico full text su files scanditi Repository centralizzato Strong Security (integrazione con Active Directory e Right Management Server) Architettura flessibile, scalabile e fault tolerant Integrazione nativa con Microsoft Office System josh Archive!: archiviazione in ambiente documentale Pag. 9

10 josh Archive!: visualizzazione documento archiviato josh Archive!: creazione archivio conservato Pag. 10

11 josh Archive: apertura archivio conservato La piattaforma software per il Knowledge, WorkFlow e Document Management Pag. 11

12 josh - Architettura logica josh.doc josh.kmap josh.flow josh Designer josh Mapper Internet Explorer josh Monitor josh Client josh: Disegno processi Pag. 12

13 josh: Formalizzazione processi josh: Esecuzione processi Pag. 13

14 josh: Task Activity josh: Task Activity Pag. 14

15 josh: Monitoraggio processi egov 2012 e Dematerializzazione... grazie per l attenzione... Daniela Fuga Key Account e Product Manager, it Consult dfuga@itconsult.it Pag. 15